T-Soft e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör

T-Soft e-Fatura entegrasyonu, T-Soft mağazasındaki sipariş ve cari verilerin e-belge servisinde işlenip uygun belgeye dönüştürülmesidir. Kurulum; yetkilendirme, veri eşleştirme, belge senaryosu, test ve kontör tanımlama adımlarından oluşur.

Bu rehber, T-Soft mağazası işleten işletme sahipleri, muhasebe ekipleri ve yazılım sorumluları için hazırlanmıştır. Amaç, siparişin hangi koşulda faturaya dönüşeceğini, gelen belgenin nasıl izleneceğini ve kontör tüketiminin nasıl hesaplanacağını netleştirmektir.

T-Soft e-Fatura entegrasyonu nedir ve nasıl çalışır?

T-Soft e-Fatura entegrasyonu, T-Soft sipariş ve müşteri verilerinin elektronik belgeye aktarılması demektir. T-Soft veri kaynağı olur; özel entegratör ise belge oluşturma, GİB iletimi ve durum takibi katmanlarını yürütür.

Entegrasyon yalnızca bir kullanıcı hesabı açmak anlamına gelmez. Ürün kodu, müşteri kimlik bilgisi, vergi bilgisi, teslimat adresi, ödeme şekli ve sipariş toplamı birlikte değerlendirilir.

Bir sipariş, belirlenen tetikleyiciye ulaştığında faturaya dönüşebilir. Tetikleyici; ödemenin tamamlanması, siparişin kargoya verilmesi veya işletmenin seçtiği başka bir durum olabilir.

Giden belgeler T-Soft üzerinden oluşturulup e-belge servislerine iletilebilir. Gelen belgeler ise entegratörün gelen kutusuna düşer ve uygun eşleştirme varsa T-Soft veya muhasebe sistemine aktarılır.

Kurulum mantığı, farklı yazılımlardaki entegrasyon süreçleriyle benzerlik taşır. Örneğin Luca e-Fatura entegrasyonu rehberinde de hesap yetkisi, veri eşleştirme ve kontör kontrolü ayrı aşamalar olarak ele alınır.

T-Soft modülünün adı, kullanılan entegratörün bağlantı yöntemi ve yetki ekranı değişebilir. Bu nedenle ekranda bulunmayan bir menüyü aramak yerine, sağlayıcının güncel kurulum dokümanındaki alan adları izlenmelidir.

T-Soft e-Fatura entegrasyonu için hangi ön koşullar gerekir?

T-Soft e-Fatura entegrasyonu öncesinde işletmenin e-belge statüsü, şirket bilgileri, yetkili kullanıcıları ve ürün verileri hazır olmalıdır. Eksik ana bilgiler, bağlantı kurulsa bile belge üretimini durdurabilir.

Önce işletmenin e-Fatura veya e-Arşiv kullanıcısı olup olmadığı doğrulanır. Hangi belgenin kullanılacağı; alıcının durumu, işlem türü ve yürürlükteki mevzuatla belirlenir.

Şirket unvanı, vergi kimlik bilgisi, vergi dairesi, adres ve e-belge hesap bilgileri aynı olmalıdır. Değişmiş şirket bilgileri varsa önce ilgili sistemlerde güncelleme yapılmalıdır.

Kurulumdan önce şu kontrol listesini tamamlayın:

• İşletmenin e-Fatura ve e-Arşiv statüsü güncel biçimde doğrulanmıştır.
• T-Soft ürün kodları, birimleri, fiyatları ve vergi tanımları kontrol edilmiştir.
• Müşteri kartlarında VKN, TCKN, unvan, ad, soyad ve adres alanları incelenmiştir.
• Entegrasyon için kullanılacak yetkili kullanıcı veya bağlantı bilgileri hazırlanmıştır.
• İade, iptal, gelen belge ve hata bildirimleri için sorumlu kişiler belirlenmiştir.

Bu kontrollerin bazıları faaliyet alanına göre değişebilir. Özellikle e-belge zorunluluğu, belge senaryosu ve istisna uygulamaları için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

T-Soft kontör bağlantısı için hangi bilgiler hazırlanır?

T-Soft kontör bağlantısı için şirket tanımları, entegratör hesabı, belge ayarları ve ürün-müşteri eşleştirmeleri hazırlanır. Kontör bağlantısı, yalnızca paket seçmekten değil, hesabın doğru belge servisine bağlanmasından oluşur.

Şirket tarafında vergi kimlik bilgisi, ticari unvan, adres, vergi dairesi ve e-belge kullanıcı bilgileri kontrol edilir. Bu alanlar, faturanın üzerindeki gönderen bilgilerinin doğru oluşmasını sağlar.

Müşteri kartlarında VKN veya TCKN, ad veya unvan, e-posta, fatura adresi ve teslimat adresi bulunmalıdır. Eksik kimlik bilgisi, alıcının e-Fatura mı e-Arşiv mi alacağını belirlemeyi zorlaştırabilir.

Ürün tarafında stok kodu, ürün adı, miktar, ölçü birimi, birim fiyat, indirim ve vergi bilgileri eşleştirilir. Farklı sistemlerdeki aynı ürün kodları tek bir kurala bağlanmalıdır.

Yanlış: T-Soft ürün adını faturaya aktarmak, tüm muhasebe eşleştirmesini tamamlamak demektir. Doğru: Ürün kodu, birim, vergi bilgisi ve fiyatın birlikte doğrulanması gerekir.

Bağlantı bilgileri entegratörün yöntemine göre kullanıcı, parola, API bilgisi veya sertifika içerebilir. Hangi bilginin gerektiği sağlayıcı dokümanından doğrulanmalı, tahminle bir bağlantı anahtarı üretilmemelidir.

T-Soft e-Fatura entegrasyonu kurulum adımları nelerdir?

T-Soft e-Fatura entegrasyonu kurulumu, hesap doğrulama ve veri eşleştirmesinden sonra kontrollü test gönderimiyle tamamlanır. Canlı belge üretmeden önce her adımın sonucu ayrı ayrı kaydedilmelidir.

1. Önce T-Soft hesabındaki ilgili e-belge modülünü ve seçilen özel entegratör hesabını doğrulayın.
2. Şirket, şube, depo, fatura adresi ve belge gönderici bilgilerini aynı formatta tanımlayın.
3. Ürün kodları, birimler, vergi oranları, indirimler ve kargo kalemlerini eşleştirin.
4. Müşteri kimlik alanlarının e-Fatura veya e-Arşiv seçimini desteklediğini kontrol edin.
5. Sipariş durumu, belge türü, numara serisi ve gönderim tetikleyicisini belirleyin.
6. Test belgesini inceleyip onaydan sonra canlı gönderim akışını etkinleştirin.

T-Soft yönetim panelindeki menü adları kullanılan sürüme veya modüle göre değişebilir. Entegrasyon, uygulama, e-belge veya servis ayarları altında farklı adlarla gösterilebilir.

Bağlantı kurulduktan sonra yalnızca başarılı girişe bakmayın. Bir siparişin verisinin servise ulaştığını, belgenin oluştuğunu ve durum bilgisinin T-Soft ekranına döndüğünü de kontrol edin.

Kurulum sırasında yetkiyi mümkün olduğunca sınırlı tanımlayın. Fatura ayarlarını değiştirecek kullanıcılarla yalnızca sipariş izleyecek kullanıcıların görevleri aynı olmak zorunda değildir.

T-Soft siparişleri e-Fatura belgesine nasıl dönüştürülür?

T-Soft siparişlerinin e-Fatura belgesine dönüşmesi, sipariş durumu ile belge oluşturma kuralının eşleştirilmesiyle gerçekleşir. Her siparişin otomatik faturalanması yerine, işletmenin muhasebe ve operasyon süreciyle uyumlu tetikleyici seçilmelidir.

Örneğin ödeme onayı alınmış siparişler faturalandırılabilir. Bazı işletmeler ise stok ve sevkiyat kesinleşmeden belge oluşturmak istemez; bu durumda kargoya verilen veya tamamlanan durum kullanılabilir.

Fatura satırlarına ürün kodu, açıklama, miktar, birim fiyat, indirim, vergi ve kargo bilgisi aktarılır. T-Soft ile entegratör arasındaki alan eşleştirmesi eksikse toplam tutar veya vergi matrahı hatalı görünebilir.

Belge oluşturulduktan sonra gönderildi, kabul edildi, reddedildi veya hata aldı gibi durumlar izlenir. T-Soft siparişi ile elektronik belgenin numarası birlikte saklanmalıdır.

Örneğin küçük bir mahalle marketi, bir günde 30 çevrim içi sipariş alabilir. Alıcının statüsüne ve işlem koşullarına göre bazı siparişler e-Fatura, diğerleri e-Arşiv olabilir; market sahibi kargo öncesi tetikleyici seçerse stok ve fatura kayıtlarını birlikte kontrol eder.

Bu nedenle sipariş entegrasyonu, yalnızca satış kanalına bağlanmamalıdır. Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu gibi çoklu sipariş akışlarında da sipariş durumu, belge tipi ve gönderim sonucu ayrı alanlar olarak izlenmelidir.

T-Soft e-Fatura ve e-Arşiv ayrımı nasıl yapılır?

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura akışını temsil eden ve GİB sistemi üzerinden iletilen belgedir. e-Arşiv Fatura, e-Fatura yerine e-Arşiv düzenlenmesine izin verilen durumlarda oluşturulan ve elektronik arşivde saklanan faturadır.

T-Soft entegrasyonunda belge türü, müşterinin e-Fatura kayıt durumu ve işlem kuralları birlikte değerlendirilir. Müşteri kartında yalnızca e-posta bulunması, tek başına e-Fatura gönderilebileceği anlamına gelmez.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olduğu doğrulanabiliyorsa uygun e-Fatura akışı seçilir. Alıcı kayıtlı değilse ve işlem e-Arşiv düzenlemeye uygunsa e-Arşiv süreci kullanılır.

Bu seçim, T-Soft siparişindeki müşteri bilgilerinin doğru ve güncel olmasına bağlıdır. VKN veya TCKN hatası, aynı müşterinin yanlış belge türüyle eşleşmesine neden olabilir.

Ürün, sektör veya işlem bazındaki özel durumlar için tek bir genel kural uygulanamaz. Nebim e-Fatura entegrasyonu örneğinde olduğu gibi, yazılım kuralı ile mevzuat kuralı ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

Yanlış: Her çevrim içi satış otomatik olarak e-Arşivdir. Doğru: Alıcının kayıt durumu, işlemin niteliği ve geçerli mevzuat incelenerek belge tipi belirlenir.

Belge türü konusunda tereddüt varsa önce mali müşavirinizden görüş alın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmeden otomatik belge kuralını canlıya almayın.

T-Soft e-Fatura entegrasyonunda kontör hesabı nasıl yapılır?

T-Soft e-Fatura entegrasyonunda kontör hesabı, oluşturulan veya alınan elektronik belge adedi üzerinden yapılır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Tek havuz yaklaşımında e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet belgeleri aynı kontör bakiyesinden karşılanabilir. Paket kapsamı ve geçerlilik şartları satın alma öncesinde ayrıca incelenmelidir.

Örneğin T-Soft mağazası 120 giden e-Arşiv, 20 gelen e-Fatura ve 10 giden e-İrsaliye işliyorsa, örnek hesap 150 belge ve 150 kontördür.

Yanlış: Sadece mağazadan gönderilen faturalar kontör tüketir. Doğru: Gelen belgeler de birer belge olarak değerlendirilir ve her biri 1 kontör düşürür.

Bakiye planlamasında yalnızca aylık satış sayısını kullanmayın. Gelen faturaları, iade süreçlerini, e-İrsaliyeleri ve dönemsel kampanya yoğunluğunu da ayrı satırlarda tahmin edin.

Kontör bakiyesi azaldığında önce entegratör panelindeki belge hareketlerini kontrol edin. Aynı siparişin iki kez faturalandırılması, hem muhasebe kaydı hem de kontör planı açısından ayrıca incelenmelidir.

T-Soft e-Fatura entegrasyonu nasıl test edilir?

T-Soft e-Fatura entegrasyonu, canlı kullanımdan önce farklı müşteri, ürün, vergi ve belge durumlarıyla test edilmelidir. Başarılı test, yalnızca bağlantı ekranında yeşil durum görülmesi değildir.

İlk testte tek bir düşük riskli sipariş seçin. Sipariş verisinin entegratöre ulaştığını, satırların doğru oluştuğunu, toplam tutarın değişmediğini ve belge numarasının döndüğünü karşılaştırın.

İkinci testte e-Fatura kullanıcısı olan bir alıcı, üçüncü testte e-Arşiv akışına uygun bir alıcı kullanın. Gerçek alıcı statüsü ve mevzuat koşulları doğrulanmadan belge türü varsayımı yapılmamalıdır.

İade veya iptal senaryosunu da test planına ekleyin. İlk belgeyle yeni işlem arasındaki bağlantı, stok hareketi, ödeme iadesi ve muhasebe kaydı birlikte izlenmelidir.

Gelen belge testi mümkünse bir örnek belge üzerinden yapılır. Belgenin gelen kutusunda görünmesi, T-Soft kartına doğru aktarılması ve tekrar içeri alınmaması kontrol edilir.

Test sonucunu tarih, sipariş numarası, belge numarası, belge tipi, gönderim durumu ve hata mesajıyla kaydedin. Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu gibi sipariş yoğunluğu yüksek akışlarda bu kayıtlar hata ayıklamayı hızlandırır.

T-Soft e-Fatura entegrasyonunda en sık hatalar nasıl çözülür?

T-Soft e-Fatura entegrasyonundaki hatalar genellikle eksik müşteri bilgisi, yanlış vergi eşleştirmesi, yetki sorunu, yinelenen sipariş veya hatalı belge durumundan kaynaklanır. Çözüm, hata mesajını ve ilgili sipariş kaydını birlikte incelemektir.

Kimlik bilgisi hatasında VKN veya TCKN, unvan, ad, soyad ve adres alanları karşılaştırılır. Şirket bilgilerinde değişiklik olduysa hem T-Soft kartı hem de entegratör tarafındaki cari kayıt güncellenir.

Yanlış: Hata alan her siparişi silip yeniden oluşturmak gerekir. Doğru: Önce hatanın veri, yetki, bağlantı veya belge kuralından kaynaklandığı belirlenir; ardından kontrollü düzeltme yapılır.

Vergi veya toplam hatasında ürün satırları, indirim, kargo, yuvarlama ve vergi tanımları incelenir. T-Soft toplamı ile oluşan belgenin matrah ve genel toplamı aynı işlem üzerinden karşılaştırılmalıdır.

Yetki hatasında kullanıcı hesabının süresi, rolü ve bağlantı bilgilerinin güncelliği kontrol edilir. Şifre veya sertifika değiştiyse, yalnızca T-Soft tarafını değil, entegratör hesabını da yenilemek gerekebilir.

Uzman notu: Aynı siparişi tekrar göndermeden önce belge numarası, entegratör durumu ve gelen cevap kodunu kontrol edin; aksi halde mükerrer belge ve ek kontör tüketimi riski oluşabilir.

Hata devam ederse sipariş numarası, müşteri kartı, zaman bilgisi ve tam hata mesajını destek ekibine iletin. Netsis e-Fatura entegrasyonu rehberindeki gibi, uygulama ile e-belge servisi arasındaki katmanı ayrı incelemek yararlı olur.

T-Soft e-Fatura entegrasyonunda iade ve iptal nasıl yönetilir?

T-Soft e-Fatura entegrasyonunda iade ve iptal, ilk belgeyi silmek yerine belgenin durumuna uygun resmi işlemle yönetilir. Sipariş iadesi, e-belge iptali ve muhasebe düzeltmesi birbirinden ayrı kontrol edilmelidir.

Ürün iadesinde önce T-Soft siparişindeki iade miktarı ve iade nedeni kaydedilir. Daha sonra ilgili belgenin türüne, durumuna ve mevzuatın izin verdiği yönteme göre yeni belge veya düzeltme süreci değerlendirilir.

İptal ile iade aynı işlem değildir. İptal, belgenin geçerliliğini sona erdirmeye yönelik süreçtir; iade ise mal veya hizmetin geri dönmesiyle ilgili ticari ve muhasebesel harekettir.

Bir belgenin gönderildi durumunda olması, her zaman tek tuşla silinebileceği anlamına gelmez. Belge senaryosu, alıcının durumu ve geçerli itiraz veya iptal yöntemi kontrol edilmelidir.

İade işleminde stok miktarı, ödeme iadesi, kargo bedeli, vergi satırları ve ilk belge numarası birlikte izlenir. Sadece sipariş durumunu değiştirmek, muhasebe tarafındaki belge ilişkisini tamamlamaz.

Yoğun pazar yeri siparişlerinde iade kayıtları farklı kanallardan gelebilir. Bu nedenle T-Soft sipariş numarası ile e-belge numarasını aynı raporda saklamak, mükerrer düzeltme riskini azaltır.

İptal veya iade kuralı konusunda emin değilseniz güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle özel senaryo veya istisna içeren işlemlerde otomatik kural yerine onaylı iş akışı kullanın.

T-Soft ile e-belge entegrasyonunda güvenlik sorumluluğu nasıl paylaşılır?

T-Soft e-Fatura entegrasyonunda güvenlik sorumluluğu, mağaza hesabı, entegratör hesabı ve muhasebe kullanıcıları arasında paylaşılır. Her kullanıcı yalnızca görevine yetecek yetkiye sahip olmalıdır.

Bağlantı kullanıcı adı, parola, API anahtarı veya sertifika bilgileri ortak mesajlaşma kanallarında paylaşılmamalıdır. Yetkili kişi değiştiğinde eski kullanıcının erişimi kapatılmalı ve bağlantı bilgileri yenilenmelidir.

Ürün ve müşteri verilerinde kişisel bilgiler bulunabilir. Adres, telefon, e-posta ve kimlik bilgilerinin hangi kullanıcılar tarafından görülebileceği işletmenin görev tanımlarına göre sınırlandırılmalıdır.

Belge arşivi ve işlem kayıtları düzenli kontrol edilmelidir. Ücretsiz e-Fatura portalındaki gelen-giden kutusu, belge durumlarının izlenmesi ve 10 yıl güvenli saklama ihtiyacının yönetilmesi için kullanılabilir.

Entegrasyon kesildiğinde siparişleri rastgele tekrar göndermeyin. Önce son başarılı belgeyi, bekleyen siparişleri, servis durumunu ve T-Soft tarafındaki gönderim kayıtlarını karşılaştırın.

Günlük veya haftalık mutabakat raporu hazırlamak, bağlantı sorunlarını erken fark ettirir. Rapor; sipariş adedi, oluşan belge adedi, başarısız kayıtlar, gelen belgeler ve kullanılan kontörleri içerebilir.

Veri saklama, yetki ve muhasebe kayıtlarıyla ilgili şirket politikanızı mali müşaviriniz ve ilgili hizmet sağlayıcınızla netleştirin. Teknik bağlantının çalışması, tüm idari sorumlulukların otomatik olarak devredildiği anlamına gelmez.

Özet: 5 maddede T-Soft e-Fatura entegrasyonu

T-Soft e-Fatura entegrasyonu için başarılı sonuç, teknik bağlantı ile muhasebe kuralının birlikte kurulmasına bağlıdır. Aşağıdaki beş madde, kurulumdan günlük kontrole kadar temel kararları özetler.

Bu maddeleri canlı kullanıma geçmeden önce sorumlu kişilerle birlikte imzalayarak kontrol listesine dönüştürebilirsiniz. Her işletmenin belge senaryosu ve sipariş tetikleyicisi aynı olmayacağı için varsayılan ayarları doğrudan kullanmayın.

• Önce e-Fatura ve e-Arşiv statünüzü, şirket bilgilerinizi ve güncel mevzuat koşullarını mali müşavirinizle doğrulayın.
• T-Soft ürün, müşteri, vergi, ödeme, kargo ve sipariş durumu alanlarını entegratör hesabındaki alanlarla eşleştirin.
• e-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-belge türleri için gönderim tetikleyicisini, numara serisini ve hata sorumlusunu belirleyin.
• Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için satış, alış, iade ve irsaliye adetlerini birlikte planlayın.
• Canlıya geçmeden önce örnek sipariş, gelen belge, iade, hata ve mükerrer gönderim kontrollerini tamamlayın.

Kurulumdan sonra günlük belge durumlarını ve dönemsel kontör tüketimini raporlayın. Böylece teknik bağlantı, muhasebe kaydı ve operasyon süreci aynı kontrol döngüsünde tutulur.

İhtiyaca göre havuz kontör paketlerini inceleyebilirsiniz; efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli paketler 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur.

Ücretsiz e-Fatura portalı kullanılabilir; kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve kullanım süresi 12-18 aydır.