Hepsiburada e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu, pazaryeri siparişlerini e-belge yazılımına bağlayarak kurulur. Kurulumda satıcı hesabı, e-belge yetkisi, veri eşleştirmesi ve kontör hesabı birlikte kontrol edilir. Yalnızca Hepsiburada hesabını açmak, faturanın GİB sistemine gönderildiği anlamına gelmez.

Bu rehber, Hepsiburada üzerinden satış yapan küçük işletmeler, muhasebe ekipleri ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Siparişin faturaya dönüşmesi, e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, kontör düşümü, test ve hata takibi adımlarını tek akışta gösterir.

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu nedir ve neyi bağlar?

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu, Hepsiburada ile e-belge sistemi arasında sipariş ve fatura verisi aktarımı sağlayan bağlantı demektir. Bu bağlantı, siparişteki müşteri, ürün, tutar, vergi ve teslimat bilgilerini faturaya taşır.

Akış genellikle siparişin satıcı paneline düşmesiyle başlar. Entegrasyon yazılımı, siparişi alır ve fatura için gerekli alanları oluşturur. Belge türü belirlenince kayıt, seçilen özel entegratör veya ilgili e-belge uygulamasına gönderilir.

Gönderim sonrasında sistem, belgenin teknik ve ticari durumunu izler. GİB yanıtı, alıcının kabul veya ret bilgisi ve gönderim hataları ayrı kayıtlarda görülebilir. Hepsiburada sipariş durumu ile GİB belge durumu her zaman aynı değildir.

Entegrasyon, veriyi otomatik taşıyabilir; ancak vergi mükellefiyeti kararını işletme adına vermez. E-Fatura kapsamı, e-Arşiv kullanımı, belge senaryosu ve istisna bilgileri güncel mevzuata göre belirlenmelidir.

Hepsiburada'nın satıcı ekranındaki menü adları ve desteklediği bağlantı seçenekleri zamanla değişebilir. Bu nedenle güncel satıcı dokümanını, entegratörün bağlantı kılavuzunu ve mali müşavirinizin yönlendirmesini birlikte kontrol edin.

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonuna kimler ihtiyaç duyar?

Hepsiburada üzerinden düzenli satış yapan ve siparişlerini ayrı bir sistemde faturalandıran işletmeler bu entegrasyondan yararlanır. Özellikle günlük sipariş sayısı arttığında, elle veri girişi hata ve gecikme riskini büyütür.

Bir işletmenin Hepsiburada'da satış yapması, otomatik olarak e-Fatura mükellefi olduğu anlamına gelmez. E-Fatura başvurusu, e-Arşiv kullanımı ve diğer e-belge yükümlülükleri işletmenin durumuna ve güncel GİB kurallarına göre değerlendirilir.

Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa, uygun senaryoda e-Fatura düzenlenmesi gerekir. Alıcı kayıtlı değilse veya tüketici olarak alışveriş yapıyorsa, işlemin e-Arşiv Fatura kapsamında değerlendirilmesi gerekebilir.

Örneğin Hepsiburada'da ürün satan küçük bir eczane, kurumsal bir müşterinin vergi bilgilerini tüketici bilgilerinden ayırmalıdır. Kurumsal alıcı bilgisi doğruysa e-Fatura, bireysel alıcı bilgisi uygunsa e-Arşiv akışı çalışır.

Entegrasyon ihtiyacı yalnızca yüksek hacimli mağazalarla sınırlı değildir. Az sipariş alan bir işletme de yanlış vergi oranı, eksik adres veya mükerrer fatura riskini azaltmak için bağlantı kurabilir.

İşletme sadece satış faturası değil, tedarikçi belgelerini de aynı çalışma düzeninde izlemek isteyebilir. Gelen ve giden belgeler farklı operasyonlar olsa da, kullanılan kontör modelinin her iki yönü kapsayıp kapsamadığı ayrıca incelenmelidir.

Hepsiburada e-Fatura kurulumu öncesinde hangi bilgiler hazırlanır?

Kurulumdan önce işletme bilgileri, kullanıcı yetkileri, ürün verileri ve belge tercihleri hazırlanmalıdır. Eksik veya farklı yazılan bir vergi kimlik numarası, bağlantı kurulsa bile belge gönderimini durdurabilir.

Önce işletmenin unvanı, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası, vergi dairesi, adresi ve iletişim bilgileri kontrol edilir. Bu bilgiler, Hepsiburada satıcı hesabında ve e-belge hesabında mümkün olduğunca aynı olmalıdır.

• İşletmenin e-Fatura veya e-Arşiv kullanım durumu mali müşavirle doğrulanmalıdır.
• Hepsiburada satıcı hesabında entegrasyon yetkisi olan kullanıcı belirlenmelidir.
• Ürün kodları, ürün adları, birimler, vergi oranları ve satış fiyatları kontrol edilmelidir.
• Fatura serisi, sıra numarası ve belge tarihi için kullanılacak kurallar belirlenmelidir.
• Alıcı adı, adresi, VKN veya TCKN bilgilerinin aktarılacağı alanlar eşleştirilmelidir.
• Kontör hesabının hangi mağaza ve hangi belge türleriyle kullanılacağı kararlaştırılmalıdır.

Ürün kataloğunda farklı vergi oranları bulunuyorsa, tek bir varsayılan oran kullanmak doğru değildir. KDV, indirim, kargo, hizmet bedeli ve yuvarlama kuralları ürün veya sipariş bazında tanımlanmalıdır.

Birden fazla mağaza aynı işletmeye bağlıysa, her mağazanın sipariş numarası ve belge serisi ayrıştırılabilir. Bu ayrım yapılmadan tüm siparişleri tek kuyruğa almak, hangi faturanın hangi satış kanalına ait olduğunu zorlaştırır.

Kurulumdan önce bir test planı da yazılmalıdır. Plan; bir bireysel alıcı, bir kurumsal alıcı, indirimli ürün, kargo satırı ve hatalı adres gibi durumları içermelidir.

Hepsiburada satıcı panelinde e-Fatura entegrasyonu nasıl başlatılır?

Hepsiburada satıcı panelinde e-Fatura entegrasyonu, güncel entegrasyon veya finans ayarları üzerinden başlatılır. Menü adı değişebileceği için işlemden önce Hepsiburada'nın güncel satıcı yardım sayfası kontrol edilmelidir.

1. Satıcı hesabında yönetici veya entegrasyon yetkisi bulunan kullanıcıyla oturum açın.
2. Güncel panelde sipariş, finans, fatura veya entegrasyon ayarlarıyla ilişkili bölümü bulun.
3. e-Fatura hizmeti için kullanılacak entegratör veya bağlantı yöntemini seçin.
4. İstenen mağaza kimliği, kullanıcı bilgisi, yetkilendirme kodu veya bağlantı onayını girin.
5. Sipariş aktarımı, belge oluşturma ve durum güncelleme izinlerini tek tek inceleyin.
6. Fatura numarası, tarih, vergi, kargo ve müşteri alanlarını karşı sistemde eşleştirin.
7. Bağlantı sonucunu kaydedin ve test ekranında veri aktarımını doğrulayın.

Panelde yalnızca bir bağlantı düğmesinin görünmesi, faturaların otomatik kesileceğini göstermez. Sipariş aktarımı, belge oluşturma ve GİB'e gönderim izinleri ayrı seçenekler olarak sunulabilir.

Yetki ekranında kullanıcı rolünü dikkatle inceleyin. Sadece sipariş görüntüleme yetkisi bulunan bir kullanıcı, fatura gönderme veya durum çekme işlemini tamamlayamayabilir.

Kurulum sırasında erişim bilgilerini e-posta, sohbet veya açık metin dosyasıyla paylaşmayın. Bağlantı bilgileri değiştiğinde, eski yetkiyi kapatıp yeni bağlantıyı test edin.

Hepsiburada panelindeki işlem tamamlandıktan sonra entegratör hesabında da mağaza bağlantısını doğrulayın. İki taraftan biri etkin değilse siparişler beklemede kalabilir.

Hepsiburada mağazası ile e-Fatura hesabı nasıl eşleştirilir?

Mağaza eşleştirmesi, Hepsiburada siparişlerinin doğru e-belge hesabına ve doğru fatura serisine yönlendirilmesiyle yapılır. Eşleştirme sırasında mağaza kimliği, işletme kimliği, belge türleri ve kullanıcı yetkileri birlikte doğrulanmalıdır.

Bağlantı yöntemi kullanılan yazılıma göre değişebilir. Bazı akışlarda kullanıcı ve parola, bazılarında API anahtarı, yetkilendirme onayı veya servis erişimi gerekir. Bu bilgilerin tam biçimi, güncel Hepsiburada ve entegratör dokümanından alınmalıdır.

Bir şirketin birden fazla mağazası varsa mağaza kodu ile fatura serisi arasında kural kurulabilir. Böylece bir mağazanın siparişi diğer mağazanın fatura serisine düşmez. Aynı vergi kimliği altında çalışan mağazalarda bile bu ayrım operasyonel olarak önemlidir.

Vergi kimlik bilgisi eşleştirildiğinde unvan, adres ve vergi dairesi alanlarını da karşılaştırın. Sadece kullanıcı adı ve parola kontrolü yapmak yeterli değildir. Kimlik alanlarındaki uyuşmazlıklar, belge gönderiminde veya alıcı doğrulamasında hata oluşturabilir.

Bağlantı yetkisini mümkünse görevle sınırlı kullanıcı üzerinden verin. Kullanıcı ayrıldığında veya parola yenilendiğinde bağlantının kim tarafından güncelleneceği işletme içinde belirlenmelidir.

Entegrasyon ekranında gelen sipariş sayısı ile Hepsiburada panelindeki sipariş sayısını karşılaştırın. Eksik aktarım varsa önce tarih aralığı, mağaza filtresi, sipariş durumu ve bağlantı günlüklerini kontrol edin.

Yanlış: Her mağaza için aynı varsayılan işletme ve fatura serisini kullanmak. Doğru: Mağaza kimliğini, vergi bilgilerini ve belge serisini ayrı kurallarla eşleştirmek.

Hepsiburada e-Fatura kontör bağlantısı nasıl çalışır?

Hepsiburada e-Fatura kontör bağlantısı, bağlı mağazanın oluşturduğu veya aldığı e-belgelerin ortak kontör havuzundan düşmesini sağlar. Burada satın alınan kontörün ilgili hesapta bulunması ve mağazanın bu hesaba yetkili şekilde bağlanması gerekir.

Bu modelde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Örneğin 80 giden ve 20 gelen belge oluştuğunda, ilgili hizmet koşullarına göre toplam 100 kontör kullanım hesabına girer.

Kontör bağlantısı kurarken mağaza hesabının doğru müşteri hesabına bağlandığını kontrol edin. Yanlış hesaba yapılan bağlantı, belge akışını veya bakiye takibini beklenmeyen bir hesaba taşıyabilir.

Taslak, iptal, reddedilen belge ve yeniden gönderim işlemlerinde kontör hesabının nasıl uygulandığı hizmet koşullarına göre değişebilir. Bu nedenle sadece belge sayısını değil, hareket dökümünü ve işlem kayıtlarını da inceleyin.

Güncel kontör paketlerini karşılaştırırken yalnızca giden faturaları hesaplamayın. Gelen faturalar, e-Arşiv belgeleri ve aynı havuzda bulunan diğer e-belgeler için beklenen aylık adedi ayrı ayrı yazın.

Hepsiburada siparişlerinde e-Fatura mı e-Arşiv mi seçilir?

Hepsiburada siparişinde e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, öncelikle alıcının e-Fatura kayıt durumu ve işlemin niteliğine göre yapılır. Belge türü, yalnızca sipariş kanalına bakılarak belirlenmemelidir.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura uygulamasında düzenlenen belgedir. e-Arşiv Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara veya mevzuatın izin verdiği diğer durumlara elektronik arşiv formatında düzenlenen belgedir.

Alıcının VKN veya TCKN bilgisi doğru alınmalıdır. Eksik, hatalı veya başkasına ait kimlik bilgisiyle yapılan sorgu, yanlış belge türü seçimine ve gönderim hatasına neden olabilir.

Hepsiburada siparişindeki alıcı türü, faturadaki unvan ve teslimat bilgileriyle birlikte değerlendirilmelidir. Siparişte tüketici görünen bir alıcı sonradan şirket bilgisi isteyebilir; böyle durumlarda mevcut belgeyi değiştirme yöntemi mali müşavirle kararlaştırılmalıdır.

Entegrasyon yazılımı alıcı durumunu otomatik sorguluyorsa sonuç ekranını kontrol edin. Otomatik seçim bulunmuyorsa belge türü kuralını manuel tanımlayın ve istisna durumlarını ayrıca kaydedin.

e-Arşiv sürecinin belge düzenleme, raporlama ve saklama ayrıntıları için e-Arşiv Fatura sayfasındaki açıklamalarla güncel GİB duyurularını birlikte değerlendirin.

Mevzuat kapsamları ve uygulama şartları yıllık olarak değişebildiği için eski bir blog yazısındaki had veya tarihi doğrudan kullanmayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Hepsiburada sipariş verileri faturaya nasıl eşleştirilir?

Hepsiburada sipariş verileri faturaya, sipariş başlığı, alıcı, ürün satırı, vergi, indirim, kargo ve ödeme alanları ayrı ayrı eşleştirilerek aktarılır. Bu işlem tamamlanmadan otomatik gönderimi açmak doğru değildir.

Her ürün için stok veya ürün kodu, ürün adı, miktar, birim fiyat, ölçü birimi ve vergi oranı kontrol edilmelidir. Sipariş toplamı ile fatura toplamı arasında kuruş farkı oluşuyorsa yuvarlama kuralı belirlenmelidir.

İndirim kuponu, kampanya indirimi, kargo ücreti ve platform kesintisi aynı anlama gelmez. İndirimin satır bazında mı, fatura toplamında mı gösterileceği işletmenin muhasebe uygulamasıyla uyumlu olmalıdır.

Örneğin küçük bir eczane, Hepsiburada'da iki farklı vergi oranına sahip ürün satıyorsa bütün siparişe tek oran uygulamamalıdır. Sipariş satırları ürün kartlarıyla eşleştirilmeli, kargo bedeli de ayrı bir kural üzerinden değerlendirilmelidir.

Alıcı unvanı, adresi, il, ilçe, VKN veya TCKN alanları da kontrol edilmelidir. Sipariş verisinde bulunmayan bir alanı rastgele değerle doldurmak yerine, sistemin zorunlu alan davranışı ve mevzuata uygun alternatifleri incelenmelidir.

Yanlış: Platform kesintisini müşteriye satılan ürün indirimi gibi göstermek. Doğru: Ürün indirimi, kargo bedeli ve platform kesintisini muhasebe kuralına göre ayrı değerlendirmek.

Fatura numarasının sipariş numarasıyla aynı olması zorunlu değildir. Sipariş numarası referans olarak taşınabilir; fatura numarası ise işletmenin belge serisi ve sıra düzenine göre üretilmelidir.

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu nasıl test edilir?

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu, önce bağlantı, veri aktarımı, belge oluşturma ve GİB yanıtı ayrı ayrı kontrol edilerek test edilir. Test ortamı bulunuyorsa önce orada çalışın; bulunmuyorsa canlı işlem prosedürünü mali müşavir ve platform dokümanıyla belirleyin.

İlk kontrolde mağaza bağlantısının aktif olup olmadığını ve yeni siparişlerin sisteme ulaşıp ulaşmadığını inceleyin. Sipariş görünmüyorsa fatura alanlarına geçmeden önce tarih filtresi, sipariş durumu ve bağlantı yetkisini kontrol edin.

İkinci kontrolde tek bir siparişte alıcı, ürün, miktar, vergi, kargo ve toplam tutarı karşılaştırın. Entegrasyon ekranındaki değerleri Hepsiburada sipariş detayıyla yan yana incelemek, hatayı erken yakalar.

Üçüncü kontrolde uygun belge türünü ve fatura senaryosunu doğrulayın. Sistem belgeyi oluşturduktan sonra GİB'e gönderim, yanıt alma ve durum güncelleme adımlarının tamamını izleyin.

Üretim ortamında rastgele veya gerçekte olmayan sipariş oluşturarak test yapmayın. Test seçeneği yoksa gerçek ticari işlemin belge etkisini önceden değerlendirin ve gerektiğinde entegratör desteği alın.

Belgenin görüntüsünü incelemek tek başına yeterli değildir. Elektronik belgenin yapılandırılmış dosyası, belge numarası, tarih, alıcı bilgisi ve GİB durum kaydı birlikte saklanmalıdır.

Test sonunda siparişin bir kez aktarılmış, bir kez faturalandırılmış ve doğru duruma dönmüş olduğunu teyit edin. Aynı siparişin iki kez faturaya dönüşmediğini kontrol etmek, bağlantı testinin zorunlu parçasıdır.

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonunda hangi hatalar görülür?

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonunda en sık görülen hatalar yetki, kimlik bilgisi, alıcı durumu, vergi oranı, mükerrer sipariş ve bağlantı zaman aşımı kaynaklıdır. Hata mesajını okumadan belgeyi tekrar göndermek sorunu büyütebilir.

Kimlik bilgisi hatasında işletmenin VKN veya TCKN, unvan, adres ve vergi dairesi alanları karşılaştırılır. Alıcı hatasında ise VKN veya TCKN, unvan ve e-Fatura kayıt durumu yeniden kontrol edilir.

Vergi veya toplam tutar hatasında ürün kartı, indirim, kargo ve yuvarlama kuralları incelenir. Sipariş iki kez geldiyse önce sipariş numarası, dış referans ve mevcut belge durumu aranmalıdır.

Bağlantı hatasında API anahtarı, parola, kullanıcı yetkisi, erişim süresi ve servis durumuna bakılır. Platform veya entegratör tarafında geçici kesinti varsa aynı belgeyi art arda göndermek yerine işlem günlüğünü takip edin.

Yanlış: Reddedilen her faturayı yeni numarayla hemen yeniden göndermek. Doğru: Ret nedenini, mevcut belge durumunu ve düzeltme yöntemini inceleyip yetkili muhasebe süreciyle ilerlemek.

Teknik hata ile ticari ret aynı işlem değildir. Teknik hata bağlantı veya veri biçimi sorunu olabilir; ticari ret alıcının belgeyi kabul etmemesi anlamına gelebilir.

Belge gönderilmiş görünmesine rağmen Hepsiburada siparişi güncellenmiyorsa iki sistemi ayrı ayrı kontrol edin. GİB durumu başarılı olabilir, ancak sipariş durumunu platforma taşıyan geri bildirim bağlantısı çalışmıyor olabilir.

Çözümden sonra hatalı kaydı silmek yerine işlem geçmişini koruyun. Hatanın nedeni, düzeltme zamanı, yeni belge numarası ve ilgili sipariş referansı denetim için saklanmalıdır.

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonunda günlük kontrol nasıl yapılır?

Günlük kontrol, Hepsiburada sipariş sayısı ile oluşturulan belge sayısını ve GİB sonuçlarını karşılaştırarak yapılır. Bu kontrol, faturası oluşmayan, iki kez oluşan veya bekleyen siparişleri aynı gün fark etmeyi sağlar.

Önce günün yeni siparişlerini ve iptal edilen siparişlerini ayrı listeleyin. Sonra belge bekleyen siparişleri, gönderim kuyruğunu, kabul edilenleri ve hata alanları inceleyin.

Gelen kutusunda yeni tedarikçi belgeleri olup olmadığını da kontrol edin. Giden belgeler kadar gelen belgeler de kontör tüketebileceği için aylık kullanım tahmini yalnızca Hepsiburada satışlarına göre yapılmamalıdır.

Küçük bir kafe sahibi, akşam kapanışında üç listeyi karşılaştırabilir: Hepsiburada siparişleri, e-belge kayıtları ve banka veya ödeme raporu. Bir sipariş listede bulunuyor, diğerinde görünmüyorsa durum manuel incelenmelidir.

Uzman notu: Sipariş tamamlandı bilgisini fatura gönderildi bilgisiyle eşitlemeyin; her iki kaydın belge numarası ve GİB durumu ayrıca doğrulanmalıdır.

Kontör bakiyesi için belirli bir eşik belirleyin ve kullanım artışını haftalık izleyin. Ani artış, mükerrer gönderim, yanlış otomatik kural veya beklenmeyen gelen belge yoğunluğuna işaret edebilir.

Gelen ve giden kutularını, hata kayıtlarını ve saklama durumunu düzenli izlemek için sık sorulan sorular bölümündeki güncel açıklamaları da kontrol edebilirsiniz.

Günlük kontrolü tek kişiye bırakmak yerine yedek sorumlu belirleyin. Mali müşavir, operasyon kullanıcısı ve teknik kullanıcı hangi durumda birbirine haber vereceğini önceden bilmelidir.

Hepsiburada e-Fatura kayıtları nasıl saklanır ve denetlenir?

Hepsiburada e-Fatura kayıtları, elektronik belgenin asıl dosyası, gönderim yanıtı, sipariş referansı ve ilgili işlem geçmişi birlikte korunarak saklanır. Sadece basılı çıktı veya PDF görüntüsü, tüm elektronik kayıt ihtiyacını karşılamayabilir.

Her belge için sipariş numarası, fatura numarası, belge tarihi, belge türü, alıcı bilgisi ve GİB durumunu ilişkilendirin. Bu alanlar, belirli bir siparişten faturaya veya faturadan siparişe geriye dönük ulaşmayı sağlar.

Saklama klasörleri mağaza, belge türü ve dönem esasına göre düzenlenebilir. Dosya adlarında sipariş ve fatura referanslarının bulunması aramayı kolaylaştırır; ancak asıl kayıt üzerinde sonradan değişiklik yapılmamalıdır.

Ücretsiz e-Fatura portalı kullanılıyorsa gelen-giden kutusu, belge görüntüsü ve elektronik kayıt saklama özelliklerinin kapsamını inceleyin. Portal kullanımında da kullanıcı yetkilerini, parola güvenliğini ve dışa aktarma ihtiyacını işletme prosedürüne ekleyin.

Denetim sırasında Hepsiburada satış raporu ile e-belge raporunu aynı tarih ve mağaza filtresiyle alın. Tarih aralıkları farklı olursa sipariş ile fatura sayısı arasında gerçekte olmayan bir fark oluşabilir.

İade, iptal ve bedel düzeltme işlemlerinde orijinal sipariş ve belge ilişkisini koparmayın. Hangi işlemin hangi belgeyle bağlantılı olduğu, güncel mevzuata ve mali müşavirinizin belirlediği yönteme göre belgelenmelidir.

Belgelerin saklama süresi, erişim ve ibraz şartları mevzuata göre değerlendirilmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski saklama sürelerini veya arşiv kurallarını varsayılan kabul etmeyin.

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonunda sorumluluklar nasıl paylaşılır?

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonunda platform sipariş verisini, entegratör e-belge işlemini, işletme ise vergi ve ticari doğruluğu yönetir. Bu rollerin ayrılması, bir hatanın kaynağını daha hızlı bulmayı sağlar.

Hepsiburada tarafında mağaza bağlantısı, sipariş aktarımı ve siparişe dönen durum bilgisi izlenir. Entegratör tarafında belge oluşturma, gönderim, GİB yanıtı, kontör hareketi ve teknik günlükler takip edilir.

İşletme; ürün bilgileri, fiyat, vergi oranı, alıcı bilgileri ve fatura politikalarının doğruluğundan sorumludur. Mali müşavir ise yükümlülük, senaryo, istisna, iade ve düzeltme gibi muhasebe kararlarında yönlendirme yapar.

Bir sorun yaşandığında aynı anda üç farklı kişiden farklı ayar değişikliği istemeyin. Önce tek bir sorumlu hata kaydını açmalı, sonra platform, entegratör ve muhasebe tarafındaki kontrol sonuçlarını eklemelidir.

Yetki matrisi hazırlarken kimlerin bağlantı bilgilerini değiştirebildiğini, kimlerin belge gönderebildiğini ve kimlerin rapor alabildiğini yazılı hale getirin. Çalışan değişikliklerinde eski kullanıcı yetkilerini kapatmayı unutmayın.

Otomatik faturalandırma açık olsa bile istisna siparişleri için manuel inceleme kuralı oluşturun. Özel fiyat, farklı vergi, kurumsal alıcı değişikliği veya kısmi iade gibi işlemler otomatik akıştan ayrılabilir.

Bağlantı kesildiğinde siparişlerin kaybolmaması için bekleyen kayıtların nasıl yeniden çekileceğini öğrenin. Yeniden çekme özelliği varsa dış referans kontrolü yapın; aksi halde aynı sipariş iki kez işlenebilir.

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu ne zaman güncellenmelidir?

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu, platform paneli, entegratör servisi, ürün kataloğu veya mevzuat değiştiğinde güncellenmelidir. Güncelleme yalnızca yazılım sürümünü değil, bağlantı yetkilerini ve belge kurallarını da kapsar.

Satıcı panelindeki kullanıcı, API, izin veya bağlantı ayarları değiştiğinde test yapılmalıdır. Parola yenileme sonrasında sipariş aktarımı durabilir; bu nedenle değişiklikten sonra bir siparişin durumunu baştan sona izleyin.

Ürün kataloğu yenilendiğinde yeni ürün kodlarının, vergi oranlarının ve birimlerinin entegrasyon tarafında karşılığı bulunmalıdır. Toplu ürün yüklemesi sonrasında birkaç farklı ürün türüyle örnek fatura kontrolü yapın.

Mevzuat güncellemelerinde otomatik belge türü, raporlama, saklama veya alıcı sorgulama kuralları etkilenebilir. Tebliğ numarası veya tutar konusunda emin değilseniz rakam kullanmayın; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Entegrasyonu uzun süre değiştirmeden kullanmak, kuralların hâlâ doğru olduğu anlamına gelmez. Yeni kargo modeli, kampanya indirimi, yeni mağaza veya yeni ürün grubu eklendiğinde eşleştirmeyi yeniden gözden geçirin.

Güncelleme öncesinde mevcut ayarların ve fatura serilerinin kaydını alın. Güncelleme sonrasında bir önceki dönemle karşılaştırma yaparak sipariş sayısı, belge sayısı, hata oranı ve kontör hareketini kontrol edin.

Değişiklik canlıya alınmadan önce sorumlu kişileri bilgilendirin. Fatura akışının yoğun olduğu günlerde plansız ayar değişikliği yapmak yerine, işletmenin operasyon takvimine uygun bir kontrol zamanı belirleyin.

Özet: 5 maddede Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu

Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu, sipariş verisinin doğru belgeye dönüşmesi ve GİB yanıtının izlenmesiyle tamamlanır. Kurulum, tek bir bağlantı ekranından ibaret değildir; mağaza, işletme, ürün, alıcı, belge ve kontör ayarları birlikte çalışır.

Başarılı bir akışta sipariş bir kez alınır, doğru belge türü seçilir, tutarlar kontrol edilir, belge gönderilir ve sonuç siparişe doğru şekilde işlenir. Hata olduğunda işlem geçmişi korunur ve düzeltme mali müşavir yönlendirmesiyle yapılır.

• Hepsiburada satıcı hesabı ile e-belge hesabını aynı işletme ve mağaza bilgileriyle eşleştirin.
• e-Fatura veya e-Arşiv seçimini alıcının kayıt durumu, kimlik bilgileri ve güncel mevzuata göre yapın.
• Ürün, vergi, indirim, kargo, ödeme ve fatura serisi alanlarını otomatik gönderimden önce test edin.
• Gelen ve giden her belgenin bir kontör düşürdüğünü hesaba katarak aylık kullanımınızı izleyin.
• Hepsiburada sipariş raporu, e-belge kayıtları ve GİB durumlarını günlük veya belirlenmiş periyotlarla karşılaştırın.

Kurulum sırasında menü adı, yetki biçimi veya test yöntemi farklı görünürse güncel Hepsiburada satıcı belgelerini ve entegratör kılavuzunu esas alın. Mevzuatla ilgili belirsizliklerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kontör ihtiyacınızı karşılaştırırken efaturakontor.com paketlerinde e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için geçerli tek havuz seçenekleri 100 ile 500.000 kontör arasında inceleyebilirsiniz. Ücretsiz e-Fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama, gelen-giden kutusu, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini güncel koşullarla değerlendirin.