Yemeksepeti e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör Bağlantısı

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu, sipariş verisini fatura yazılımına aktararak kurulur; bağlantı, alan eşleştirme, belge türü seçimi, test ve kontör kontrolü birlikte yürütülür.

Bu rehber, Yemeksepeti üzerinden satış yapan kafe, restoran, market ve benzeri işletmeler için hazırlanmıştır. Siparişin fatura olmadığını, komisyon belgelerinin ayrıca izlenmesi gerektiğini ve her e-belgenin kontör kullanımını nasıl etkilediğini açıklar.

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu nedir?

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu, platformdaki sipariş bilgilerinin e-belge düzenleme sistemine kontrollü biçimde aktarılması demektir. Bu aktarım, siparişin otomatik olarak GİB belgesine dönüştüğü anlamına gelmez.

Entegrasyonun ilk katmanında sipariş numarası, ürün, miktar, fiyat, indirim, teslimat bedeli ve müşteri bilgileri alınır. İkinci katmanda bu alanlar, fatura yazılımındaki cari, stok, vergi ve belge alanlarıyla eşleştirilir.

Üçüncü katmanda sistem, alıcının e-Fatura kayıt durumunu ve gerekli kimlik bilgilerini değerlendirir. Uygun belge türü belirlendikten sonra belge oluşturulur, imzalanır ve kullanılan özel entegratör veya portal üzerinden gönderilir.

Yemeksepeti hesabındaki sipariş raporu ile GİB sistemindeki e-belge aynı kayıt değildir. Sipariş raporu satışın operasyonel kaynağıdır; e-Fatura veya e-Arşiv ise mevzuata uygun düzenlenen mali belgedir.

Yemeksepeti'nin güncel teknik bağlantı seçenekleri, işletme sözleşmesine ve kullanılan yazılıma göre değişebilir. Bu nedenle belirli bir API, ekran adı veya hazır bağlantı varmış gibi işlem yapılmamalıdır.

İşletme; API, dosya aktarımı veya manuel giriş seçeneklerinden kendisine uygun olanı kullanabilir. Hangi seçeneğin uygulanacağı, sipariş hacmi, yazılım yetenekleri ve muhasebe iş akışı incelenerek kararlaştırılır.

GİB mükellefiyetiniz ve belge senaryonuz netleştiğinde e-Fatura süreçlerini ayrıca kontrol edin. Böylece sipariş aktarımı ile resmi belge gönderimini birbirine karıştırmazsınız.

Yemeksepeti siparişlerinde faturayı kim düzenler?

Yemeksepeti siparişlerinde faturayı kimin düzenleyeceği, satışın taraflarına, sözleşmeye ve işletmenin vergi uygulamasına göre belirlenir. Tek başına platformda sipariş bulunması, faturayı mutlaka platformun düzenlediğini göstermez.

Restoran veya mağaza kendi ürününü müşteriye satıyorsa, kendi mükellefiyetine göre belge düzenleme sorumluluğu doğabilir. Ancak platformun aracılık modeli, tahsilat yapısı ve hizmet sözleşmesi ayrıca incelenmelidir.

Platformun işletmeye kestiği komisyon veya hizmet belgesi, müşteriye yapılan ürün satışından farklı bir işlemdir. Bu belge, satış faturasıyla tek satırda birleştirilmemeli; muhasebe kayıtlarında ayrı takip edilmelidir.

Müşterinin e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı, belge türü kararında önemli bir kontroldür. Kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise ilgili kurallar çerçevesinde e-Arşiv düzenlenebilir.

Yanlış: Yemeksepeti sipariş ekranındaki toplam tutarı, platformun komisyon belgesiyle birleştirerek tek fatura kesmek. Doğru: Ürün satışını ve platform hizmet bedelini ayrı belgeler ve kayıtlar olarak incelemek.

İşletme, müşterinin verdiği bilgileri doğrulamalıdır. Vergi kimlik numarası, T.C. kimlik numarası, unvan, adres ve e-posta alanları eksikse belge gönderimi öncesinde düzeltme süreci tanımlanmalıdır.

Belge düzenleme sorumluluğu, özellikle pazaryeri ve aracılık modellerinde sözleşmeyle değişebilir. Bu nedenle mali müşavirinizle satış akışını, komisyon belgesini ve müşteri tipini birlikte değerlendirin.

Güncel e-belge zorunlulukları ve istisnalar için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Yıllık güncellenen had veya uygulama koşullarını eski bir blog bilgisiyle belirlemeyin.

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu öncesi hangi bilgiler hazırlanır?

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu öncesinde işletmenin mükellefiyet, ürün, müşteri ve teknik bağlantı bilgileri hazırlanır. Eksik ana bilgiler, test aşamasında görünen küçük hataların canlı belgelerde tekrarlanmasına yol açabilir.

Önce işletmenin vergi kimlik numarası, unvanı, adresi, şubeleri, e-belge kullanıcı durumu ve belge serisi bilgileri kontrol edilir. Şahıs işletmelerinde T.C. kimlik numarası ve ad-soyad alanlarının doğruluğu ayrıca incelenir.

Sonra Yemeksepeti sipariş raporunda bulunan alanlar listelenir. Sipariş numarası, sipariş tarihi, teslimat türü, ödeme yöntemi, ürün açıklaması, miktar, indirim, vergi ve toplam tutar ayrı sütunlar olarak değerlendirilir.

Ürün kartlarında KDV oranı, birim, stok kodu ve muhasebe hesabı tanımlı olmalıdır. Menüdeki tek bir ürünün farklı vergi oranlarına tabi unsurlar içermesi durumunda mali müşavirle ayrı satır kurgusu yapılmalıdır.

Teknik tarafta API erişimi, dışa aktarma dosyası, entegrasyon kullanıcısı veya manuel aktarım yöntemi araştırılır. Yemeksepeti tarafında hangi verinin hangi formatta alınabildiği güncel işletme panelinden doğrulanmalıdır.

• İşletmenin vergi ve e-belge bilgilerinin güncel olduğu doğrulanmalıdır.
• Yemeksepeti sipariş numarasının benzersiz kayıt anahtarı olarak saklanacağı belirlenmelidir.
• Ürün, vergi, indirim ve teslimat alanlarının karşılıkları yazılımda tanımlanmalıdır.
• e-Fatura ve e-Arşiv belge senaryolarının hangi koşullarda seçileceği yazılı hale getirilmelidir.
• Test belgelerinin gerçek müşteriye gönderilmeyeceği kontrol edilmelidir.

Bu hazırlıkların sonunda örnek bir sipariş dosyası seçilir. Dosyada indirim, kısmi iade, farklı ödeme yöntemi ve müşteri bilgisi bulunan kayıtların olması, yalnızca basit sipariş testinden daha yararlıdır.

Hazırlanan alan listesi mali müşavire gösterilmelidir. Özellikle teslimat bedelinin, komisyonun ve kampanya indirimlerinin satış toplamında nasıl izleneceği teknik ekip tarafından tek başına kararlaştırılmamalıdır.

Yemeksepeti e-Fatura kurulumu hangi adımlarla yapılır?

Yemeksepeti e-Fatura kurulumu, önce veri kaynağını belirleyip sonra alanları eşleştirerek ve test belgesi göndererek yapılır. Canlı kullanıma geçmeden önce reddedilen ve eksik kalan kayıtlar ayrıca incelenmelidir.

1. İlk adımda işletmenin Yemeksepeti siparişlerini hangi yöntemle alacağı belirlenir; API, dosya aktarımı veya manuel giriş seçenekleri mevcut teknik imkânlara göre değerlendirilir.
2. İkinci adımda kullanılan e-belge hesabı ile işletme bilgileri eşleştirilir; vergi numarası, şube ve belge serisi bilgilerinin doğru hesaba ait olduğu doğrulanır.
3. Üçüncü adımda sipariş alanları fatura alanlarına bağlanır; ürün kodu, açıklama, miktar, birim fiyat, vergi, indirim ve toplam tutar için karşılık tanımlanır.
4. Dördüncü adımda alıcı türüne göre e-Fatura veya e-Arşiv senaryosu seçilir; eksik VKN, TCKN veya adres bilgisi için gönderim öncesi uyarı kuralı oluşturulur.
5. Beşinci adımda farklı sipariş örnekleriyle taslak belge hazırlanır; toplam, vergi, indirim, ödeme ve teslimat alanları kaynak raporla karşılaştırılır.
6. Son adımda onaylanan akış canlıya alınır; her gönderi için sipariş numarası, belge numarası, durum ve hata açıklaması saklanır.

Kurulumun hangi ekranda yapıldığı, kullanılan yazılımın sağlayıcısına göre değişir. Bu nedenle kullanıcı adı, parola, API anahtarı veya entegrasyon adresi gibi bilgiler yalnızca yetkili kanallardan alınmalıdır.

Testte bir siparişin birkaç kez içe alınması özellikle kontrol edilmelidir. Sipariş numarası sistemde kayıtlıysa ikinci aktarım yeni fatura oluşturmamalı veya kullanıcıya açık bir mükerrerlik uyarısı vermelidir.

Canlıya geçiş tarihi, işletmenin yoğun satış saatlerinden önce seçilmemelidir. İlk uygulama düşük hacimli bir zaman aralığında yapılırsa hatalı alanları düzeltmek ve bekleyen belgeleri incelemek kolaylaşır.

Kurulum tamamlandıktan sonra mali müşavir, örnek faturanın muhasebe kodlarını ve belge türünü kontrol etmelidir. Teknik olarak başarılı gönderilen bir belgenin muhasebe kurgusu ayrıca doğru olmayabilir.

Yemeksepeti sipariş verisi e-Faturaya nasıl aktarılır?

Yemeksepeti sipariş verisi e-Faturaya, kaynak rapordaki alanların fatura şablonundaki karşılıklarına dönüştürülmesiyle aktarılır. Entegrasyonun doğruluğu, yalnızca siparişin içeri alınmasıyla değil, hesaplamaların korunmasıyla ölçülür.

Örneğin sipariş numarası belge açıklamasında veya özel referans alanında saklanabilir. Bu numara, daha sonra Yemeksepeti raporu, banka hareketi ve düzenlenen belge arasında arama yapmayı sağlar.

Ürün satırında ürün adı, miktar, birim fiyat, indirim ve vergi ayrı tutulmalıdır. Sadece tek bir toplam tutarın aktarılması, iade, kampanya ve muhasebe incelemesi sırasında açıklama eksikliği yaratabilir.

Teslimat bedeli, servis bedeli, kampanya indirimi ve işletme indirimi aynı anlama gelmez. Kaynak sistemde bu alanlar ayrı gösteriliyorsa, entegrasyon da bunları ayrı kurallarla fatura toplamına taşımalıdır.

Küçük bir kafe senaryosunda üç ürünlü sipariş, kampanya indirimi ve kartla ödeme bulunabilir. Kafe sahibi önce kaynak toplamı, sonra indirimli matrahı, ardından vergi ve genel toplamı karşılaştırmalıdır.

Yanlış: Yemeksepeti raporundaki net tahsilat tutarını doğrudan müşteriye kesilecek satış faturası kabul etmek. Doğru: Müşteriye yapılan brüt satış, indirimler, teslimat ve komisyon akışını ayrı kurallarla incelemek.

Aktarım yöntemi günlük toplu işlem veya sipariş anına yakın otomatik işlem olabilir. Seçim yapılırken belge düzenleme zamanı, iptal süreci, yoğunluk ve işletmenin kontrol kapasitesi birlikte değerlendirilmelidir.

Aktarım sonrasında kaynak sipariş ile e-belge arasında tutar farkı oluşursa belge gönderilmeden durdurma kuralı kullanılmalıdır. Farkın nedeni açıklanmadan manuel olarak tutar değiştirmek, izlenebilirliği zayıflatır.

Yemeksepeti e-Fatura mı, e-Arşiv fatura mı düzenlenir?

Yemeksepeti satışında e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, alıcının e-Fatura kayıt durumu ve işlem koşullarına göre yapılır. İşletme, belge türünü yalnızca müşterinin platformdan sipariş vermesine bakarak seçmemelidir.

e-Fatura, sistemde kayıtlı alıcılar arasındaki elektronik belge akışında kullanılır. Alıcının kayıtlı olup olmadığı, unvanı ve vergi kimlik bilgileri gönderim öncesinde doğru sorgulanmalıdır.

e-Arşiv fatura, ilgili koşullarda e-Fatura kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen elektronik belgedir. Tüketici siparişlerinde müşteri bilgilerinin ve belge teslim yönteminin doğru alınması gerekir.

Bir şirket çalışanının yemek siparişi vermesi, alıcının otomatik olarak şirket olduğu anlamına gelmez. Fatura bilgisi sipariş sırasında nasıl verildiyse, işletme bu bilgilerin doğruluğunu ve belge senaryosunu ayrıca kontrol etmelidir.

e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki teknik ve hukuki ayrıntılar için e-Arşiv fatura açıklamalarını inceleyebilirsiniz. Ancak güncel istisna ve sınırlar için her zaman GİB duyurusu esas alınmalıdır.

Belge türü seçimini otomatikleştiren kural, müşteri bilgilerindeki eksikliği gizlememelidir. VKN veya TCKN bulunamadığında sistemin kullanıcıya uyarı vermesi, yanlış alıcıya belge gönderme riskini azaltır.

Güncel mevzuat; sektör, müşteri türü, işlem niteliği ve yıllık olarak güncellenen hadlere göre farklı sonuçlar doğurabilir. Rakam veya tarih içeren kararları mali müşavirinizle ve güncel GİB duyurusuyla doğrulayın.

Bir siparişin e-Arşiv olması, platform komisyon belgesinin de aynı türde olacağı anlamına gelmez. Satış belgesi ile hizmet alım belgesi, kendi tarafları ve alıcı bilgileri üzerinden ayrı değerlendirilmelidir.

Yemeksepeti kontör bağlantısı nasıl çalışır?

Yemeksepeti kontör bağlantısı, sipariş sayısına değil, oluşturulan ve alınan e-belge sayısına göre izlenir. Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür; bu nedenle sipariş ile belge adedi aynı olmayabilir.

Örneğin işletme yüz sipariş almış olabilir, fakat bunların bir bölümü aynı gün toplu işlem dışında bırakılmış olabilir. Buna karşılık platformun gönderdiği komisyon belgeleri de gelen belge olarak ayrıca kontör kullanabilir.

Kontör hesabı yapılırken giden e-Fatura ve e-Arşiv belgeleri birlikte değerlendirilir. Alınan e-Fatura, e-Arşiv veya diğer tanımlı e-belgeler de gelen belge adedine göre toplam kullanımı etkiler.

Yanlış: Aylık kontör ihtiyacını yalnızca Yemeksepeti sipariş sayısına eşitlemek. Doğru: Giden satış belgeleri, gelen hizmet belgeleri, iptaller ve yeniden düzenleme ihtimalini ayrı kalemler halinde hesaplamak.

Bir işletme için basit tahmin yöntemi, geçmiş dönemdeki giden belge sayısını ve gelen belge sayısını ayrı toplamaktır. Ardından test, düzeltme ve olağan dışı yoğunluk için işletmenin kendi verisine dayalı pay eklenir.

Kontör hesabı, kullanılan entegratör hesabıyla doğru işletmeye bağlanmalıdır. Şube, vergi numarası veya farklı şirket hesabı karışırsa belge gönderimi ve kontör düşümü beklenmeyen hesapta gerçekleşebilir.

Bu bağlantının teknik ayrıntıları, kullanılan portal veya yazılımın hesap yapısına göre değişir. Paket seçmeden önce son aylardaki giden ve gelen belge adetlerini raporlayın.

Uzman notu: Kontör planını sipariş adedine göre değil, her ay oluşan giden ve gelen e-belge adetlerine göre yapın; özellikle komisyon belgelerini hesaba katmayı unutmayın.

Kontörün yetmemesi, belge düzenleme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Bakiye takibi, başarısız gönderimler ve bekleyen belgeler günlük kontrol listesine eklenmelidir.

Yemeksepeti entegrasyonunda mükerrer fatura nasıl önlenir?

Yemeksepeti entegrasyonunda mükerrer fatura, her siparişe benzersiz kayıt anahtarı verilip gönderim durumları saklanarak önlenir. Sipariş numarası, bu kontrolün temel alanı olabilir ancak tek başına yeterli görülmemelidir.

Sistem her siparişi içe alırken sipariş numarası, işletme hesabı, şube ve sipariş tarihi birlikte kaydedilmelidir. Aynı numara farklı şubelerde kullanılabiliyorsa şube kodu benzersiz anahtara dahil edilmelidir.

Belge oluşturulduğunda taslak, gönderildi, kabul edildi, reddedildi, iptal bekliyor veya manuel incelenecek gibi durumlar tutulabilir. Durum adları yazılıma göre değişse de her geçişin tarihi ve hata mesajı saklanmalıdır.

İletim sırasında bağlantı kesilirse sistemin otomatik tekrar denemesi yeni belge açmadan önce önceki gönderim sonucunu sorgulamalıdır. Sonuç bilinmiyorsa kullanıcıya ikinci kez göndermek yerine inceleme kaydı gösterilmelidir.

İptal edilen veya iade edilen siparişlerde mevcut belgenin durumu incelenmelidir. Yeni belge düzenlemek yerine mevzuata uygun iptal, iade veya düzeltme yöntemi gerekip gerekmediği mali müşavir tarafından belirlenmelidir.

Ürün toplamı ile fatura toplamı arasında kuruş farkı oluşabilir. Yuvarlama kuralı kaynak raporla aynı değilse, entegrasyon canlıya alınmadan önce birkaç farklı ürün ve indirim kombinasyonuyla test edilmelidir.

Mükerrerlik kontrolü yalnızca teknik ekip tarafından yapılmamalıdır. Muhasebe sorumlusu, aynı sipariş numarasının raporda bir kez; ilgili e-belgenin ise doğru belge durumuyla göründüğünü dönemsel olarak karşılaştırmalıdır.

Şüpheli kayıtlar silinmemelidir. Kaydı silmek yerine neden bekletildiği, hangi kullanıcı tarafından incelendiği ve sonraki işlemin ne olduğu açıklanmalıdır.

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu nasıl test edilir?

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu, canlı kullanımdan önce farklı sipariş türleri ve alıcı senaryolarıyla test edilir. Başarılı test, yalnızca belgenin gönderildiğini değil, kaynağın belgeyle doğru eşleştiğini gösterir.

İlk testte tek ürünlü, standart bir sipariş kullanılabilir. Ürün adı, miktar, fiyat, vergi ve toplam tutar kaynak raporla satır satır karşılaştırılır.

İkinci testte kampanya indirimi, teslimat bedeli ve farklı ödeme türü bulunan sipariş seçilir. İndirimin matrahı ve nihai toplamı, işletmenin onayladığı muhasebe kuralına göre incelenir.

Üçüncü testte e-Fatura kayıtlı bir alıcı ile e-Fatura kayıtlı olmayan bir alıcı ayrı ayrı değerlendirilir. Belge türü, alıcı bilgisi, gönderim sonucu ve teslim kaydı birlikte kontrol edilir.

Dördüncü testte eksik veya hatalı müşteri bilgisi kullanılır. Sistem bu kaydı sessizce göndermemeli; eksik VKN, TCKN, adres veya e-posta alanını açıkça göstermelidir.

Beşinci testte aynı sipariş dosyası yeniden içeri alınır. Beklenen sonuç yeni belge oluşturulmaması, mevcut kaydın gösterilmesi veya kontrollü bir mükerrerlik uyarısı verilmesidir.

Test tablosuna sipariş numarası, kaynak toplamı, belge türü, belge numarası, gönderim sonucu ve hata açıklaması yazılabilir. Bu tablo, teknik ekip ile mali müşavirin aynı örnek üzerinden konuşmasını sağlar.

Test ortamının gerçek müşteriye bildirim gönderip göndermediği önceden sorulmalıdır. Deneme belgesi yanlışlıkla gerçek alıcıya giderse belge iptali veya düzeltme süreci gündeme gelebilir.

Canlıya geçişten sonra ilk hafta her gün örneklem yapılmalıdır. Hacim arttıkça haftalık veya aylık kontrol düzenine geçilebilir; sıklık, işletmenin riskine ve sipariş sayısına göre belirlenir.

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu için hangi kontrol tablosu kullanılmalı?

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu için kontrol tablosu, siparişten belgeye ve belgeden muhasebeye kadar her aşamayı ayrı satırda izlemelidir. Böylece hata, yalnızca müşteri şikâyetinden sonra değil, işlem sırasında görülür.

Tablonun ilk sütununda kontrol adı, ikinci sütununda kaynak kayıt, üçüncü sütununda belge karşılığı bulunabilir. Son sütuna sorumlu kişi ve kontrol tarihi eklemek, işlemi kişiselleştirilmiş bir denetime dönüştürür.

Günlük kontrolde tüm siparişleri incelemek mümkün değilse, hatalı ve yüksek tutarlı kayıtlar önceliklendirilebilir. Ancak belge gönderim durumu ve kontör düşümü dönem sonunda toplu olarak mutlaka karşılaştırılmalıdır.

Haftalık kontrolde iptal, iade, reddedilen belge ve yeniden denenen kayıtlar filtrelenmelidir. Aynı siparişin hem başarılı hem bekleyen görünmesi, durum yönetiminde inceleme gerektirir.

Aylık kontrolde Yemeksepeti satış raporu, düzenlenen e-belgeler, banka veya ödeme kuruluşu hareketleri ve platform komisyon belgeleri birlikte incelenmelidir.

Tablo, işletmenin kullandığı yazılımda otomatik raporlanamıyorsa elektronik tabloyla da tutulabilir. Önemli olan format değil, kayıtların değişiklik geçmişi ve sorumlu kullanıcı bilgisinin korunmasıdır.

Bir fark bulunduğunda yalnızca toplamı düzeltmek yerine kaynağı araştırın. Eksik sipariş, yanlış vergi eşlemesi, iade, komisyon kesintisi veya tekrar aktarım ihtimallerinden hangisinin oluştuğu açıkça yazılmalıdır.

Yemeksepeti e-Fatura kayıtları muhasebeyle nasıl mutabıklaştırılır?

Yemeksepeti e-Fatura kayıtları muhasebeyle, satış raporu, düzenlenen belgeler, tahsilat hareketleri ve komisyon belgeleri ayrı ayrı karşılaştırılarak mutabıklaştırılır. Tek bir banka tutarı, tüm bu kayıtların yerine geçmez.

Önce dönem içindeki sipariş toplamı belirlenir. Ardından iptal, iade, indirim ve teslimat kalemleri ayrıştırılır; düzenlenen satış belgelerinin toplamı ile raporun ilgili kısmı karşılaştırılır.

Platformun işletmeye yaptığı ödeme, komisyon veya hizmet bedeli düşülmüş net tutar olabilir. Bu net ödeme, müşteriye düzenlenen brüt satış belgesiyle aynı tutar olarak muhasebeleştirilmemelidir.

Komisyon belgesi geldiğinde belge tarihi, hizmet dönemi, vergi bilgisi ve tutar kontrol edilir. Gelen belge hesabına bir kontör düşeceği için bu belgelerin sisteme gerçekten ulaşıp ulaşmadığı da izlenmelidir.

İşletme, satış raporundaki sipariş numarasını belge açıklamasına taşıdıysa eşleştirme kolaylaşır. Bu bilgi yoksa tarih, tutar, şube ve ödeme yöntemi birlikte kullanılarak kontrollü bir karşılaştırma yapılmalıdır.

Mutabakat sonucunda fark bulunması, otomatik olarak vergi hatası olduğu anlamına gelmez. Tahsilat zamanlaması, platform kesintisi, iade, bekleyen sipariş veya dönem farkı da sonucu değiştirebilir.

Gerekli durumlarda e-Mutabakat süreçleri için ayrı kontrol akışı oluşturulabilir. Bu sayfa, Yemeksepeti entegrasyonunun muhasebe ve cari hesap kontrollerinden farklı bir süreci anlatır.

e-Defter kayıtları, e-Fatura entegrasyonunun kendiliğinden tamamlandığı anlamına gelmez. Belgenin muhasebe fişine doğru aktarılması ve dönem kayıtlarıyla eşleştirilmesi ayrıca mali müşavir tarafından incelenmelidir.

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu otomatik mi, manuel mi yapılır?

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu, teknik erişim ve sipariş hacmine göre otomatik, dosya tabanlı veya manuel yapılabilir. Her işletme için tek bir yöntem doğru değildir; kontrol ihtiyacı belirleyici olmalıdır.

API erişimi ve uyumlu yazılım varsa sipariş alanları belirli aralıklarla otomatik alınabilir. Bu yöntemde bağlantı kesintisi, tekrar deneme, veri değişikliği ve belge durumu için ayrı log kuralları bulunmalıdır.

Dosya tabanlı yöntemde Yemeksepeti raporu dışa aktarılır, alanlar kontrol edilir ve uygun formata dönüştürülür. Dosya aktarımı, küçük işletmelerde otomasyona göre daha görünür bir ara kontrol sağlayabilir.

Manuel yöntem, düşük sipariş hacminde veya teknik bağlantı bulunmadığında kullanılabilir. Ancak kullanıcı; her siparişin belge durumunu, müşteri bilgilerini ve tekrar işleme riskini kendisi takip etmelidir.

Yanlış: Otomatik aktarım kullanıldığı için insan kontrolüne gerek olmadığını düşünmek. Doğru: Otomatik akışta da günlük hata, mükerrer kayıt, belge türü ve toplam tutar kontrollerini sürdürmek.

Manuel yöntemin geçerli olmadığı durumlar, yüksek sipariş hacmi veya kısa sürede belge düzenleme gerektiren yoğun operasyonlardır. Bu durumlarda gecikme ve veri giriş hatası riski artabilir.

Otomatik yöntemin de uygun olmadığı durumlar; platformdan alınan verinin eksik olması, ürün vergi yapısının karışık olması veya sözleşme akışının netleşmemesidir. Önce veri kalitesi düzeltilmelidir.

İşletme karar verirken yalnızca bağlantı maliyetine bakmamalıdır. Günlük işlem süresi, hata düzeltme süresi, kontör kullanımı, raporlanabilirlik ve mali müşavirle çalışma biçimi de hesaplanmalıdır.

Teknik seçenekleri karşılaştırırken güncel bağlantı imkanlarını sağlayıcıdan yazılı olarak isteyin. Kullanılabilir olmayan bir API üzerine iş akışı kurmak, canlıya geçişte gereksiz gecikme oluşturur.

Yemeksepeti entegrasyonunda hangi hata mesajları incelenmelidir?

Yemeksepeti entegrasyonunda hata mesajları, veri eksikliği, alıcı doğrulaması, tutar hesaplaması, bağlantı ve belge durumu başlıklarıyla incelenmelidir. Hata metni silinmeden kaydedilirse tekrar eden nedenler daha kolay bulunur.

Eksik müşteri bilgilerinde VKN, TCKN, unvan, adres veya e-posta alanı sorun çıkarabilir. Sistem, genel bir gönderim hatası yerine hangi alanın eksik olduğunu açıkça göstermelidir.

Vergi hatalarında ürün kartındaki oran ile fatura satırındaki oran karşılaştırılır. Farklı ürünlerin aynı satırda birleştirilmesi, özellikle farklı vergi uygulaması bulunan menülerde ayrıntılı kontrol gerektirir.

Tutar hatalarında indirim sırası, teslimat bedeli, servis bedeli ve yuvarlama kuralı incelenir. Kaynak rapor ile belge arasındaki küçük fark bile açıklanmadığında sonraki mutabakatı zorlaştırabilir.

Bağlantı hatasında ilk işlem, belgenin gerçekten gönderilip gönderilmediğini kontrol etmektir. Kullanıcı, sonuç belirsizken yeniden gönderim yaparsa aynı sipariş için ikinci belge oluşma riski taşır.

Reddedilen belge için hata kodu, açıklama, düzeltme zamanı ve yeni gönderim durumu saklanmalıdır. Reddedilen belgeyi silip yeniden oluşturmak, geçmiş işlemin nedenini görünmez hale getirebilir.

İptal veya iade sonrasında satış belgesinin durumu ayrıca kontrol edilir. Hangi yöntemin uygulanacağı işlem tarihine, belgenin türüne ve mevzuata göre değişebileceğinden mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Her hata için sorumlu kişi ve hedef çözüm süresi belirlenebilir. Ancak mevzuata bağlı süreler hakkında kesin rakam vermek yerine güncel GİB duyurusu ve mali müşavir yönlendirmesi esas alınmalıdır.

Hata raporunu haftalık incelemek, aynı ürün veya müşteri alanındaki sistematik problemi ortaya çıkarabilir. Tek tek belgeleri düzeltmek yerine temel veri eşleştirmesini düzeltmek daha kalıcı sonuç verir.

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonunda güvenli kayıt yönetimi nasıl yapılır?

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonunda güvenli kayıt yönetimi, sipariş, belge, hata ve kullanıcı hareketlerinin birlikte saklanmasıyla yapılır. Kayıtların yalnızca sonuç belgesinden ibaret olması denetim izini eksik bırakır.

Her işlemde kaynak sipariş numarası, aktarım zamanı, kullanılan kullanıcı, belge numarası ve gönderim sonucu tutulmalıdır. Bu alanlar, aynı siparişin hangi aşamada kaldığını anlamayı sağlar.

API anahtarı, parola ve entegrasyon kullanıcı bilgileri ortak dosyada paylaşılmamalıdır. Yetki, yalnızca işlem için gerekli hesaplara verilmeli; ayrılan çalışanların erişimleri zamanında kapatılmalıdır.

Dosya aktarımı kullanılıyorsa indirilen raporların hangi dönem ve şubeye ait olduğu dosya adında veya kayıt tablosunda belirtilmelidir. Aynı dosyanın iki kez işlenmesini önleyen kontrol uygulanmalıdır.

Portalda gelen ve giden kutuları düzenli incelenmelidir. Giden belgede gönderim sonucu, gelen belgede ise belge tarihi, gönderen bilgisi ve ilgili hizmet veya komisyon açıklaması kontrol edilmelidir.

Elektronik saklama süresi ve erişim yöntemi, kullanılan sistemin sözleşmesiyle birlikte incelenmelidir. Ücretsiz e-Fatura portalında 10 yıl güvenli saklama sunuluyorsa, işletme kendi erişim ve yedekleme sorumluluğunu da netleştirmelidir.

Belgeyi bilgisayara indirmek, resmi sistemdeki saklama ve erişim kurallarının tamamını tek başına karşılamayabilir. Arşivleme politikasını mali müşavir ve bilgi işlem sorumlusu birlikte yazılı hale getirmelidir.

İşletme personeli, müşterinin kimlik ve iletişim bilgilerini yalnızca gerekli işlem amacıyla kullanmalıdır. Yetkisiz kişilere rapor göndermek veya ortak e-posta hesabında açık veri tutmak güvenlik riski yaratır.

Güvenli kayıt yönetimi, entegrasyonun çalışıp çalışmadığından bağımsız bir görevdir. Bağlantı kesildiğinde bile son başarılı aktarımın ve bekleyen siparişlerin görülebilmesi, operasyonun kontrollü sürmesini sağlar.

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu ne zaman mali müşavire danışılmalıdır?

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonunda mali müşavire, belge sorumluluğu, vergi oranı, müşteri senaryosu, iade, komisyon ve dönem kaydı belirsiz olduğunda danışılmalıdır. Teknik bağlantı tek başına mali değerlendirme yerine geçmez.

İlk danışma noktası, Yemeksepeti satışının kimin adına yapıldığını belirlemektir. Platformun aracılık, tahsilat veya hizmet modeli sözleşmeden incelenmeden satış belgesinin tarafları kesinleştirilmemelidir.

İkinci nokta, menüdeki ürünlerin vergi ve muhasebe hesaplarıdır. Hazır yemek, paketli ürün, içecek veya ek hizmet aynı kayıt kuralına tabi olmayabilir.

Üçüncü nokta, müşteri bilgileridir. Şirket bilgisiyle sipariş veren müşterinin alıcı bilgileri eksikse, belge türü ve düzenleme yöntemi hakkında teknik ekip tek başına karar vermemelidir.

Dördüncü nokta, iade ve iptaldir. Siparişin hazırlanması, teslim edilmesi, tahsil edilmesi ve belgenin gönderilmesi farklı zamanlarda gerçekleşebilir; doğru düzeltme adımı işlem durumuna göre belirlenmelidir.

Beşinci nokta, platform komisyonudur. Komisyonun satıştan düşülmesi, ayrı hizmet belgesinin kaydı ve net ödeme tutarının banka ile eşleştirilmesi birlikte değerlendirilmelidir.

Güncel zorunluluk, yıllık had, belge süresi veya ceza tutarı sorulduğunda rakamsal bilgiyi eski içerikten almayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mali müşavire gönderilecek dosyada örnek sipariş, kaynak rapor, oluşturulan belge, komisyon belgesi ve tahsilat hareketi bulunmalıdır. Sadece ekran görüntüsü göndermek, alan ve tutar karşılaştırmasını zorlaştırabilir.

Danışma sonunda teknik kurallar yazılı hale getirilmelidir. Hangi belge türünün, hangi alıcı bilgisiyle ve hangi muhasebe hesabıyla kullanılacağı ekip içinde aynı şekilde uygulanmalıdır.

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu hangi raporlarla izlenir?

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu, sipariş, belge, kontör, hata, iade ve mutabakat raporlarıyla izlenir. Tek başına satış raporu, entegrasyonun bütün aşamalarını göstermeye yetmez.

Sipariş raporu; dönem, şube, sipariş numarası, ürün, ödeme yöntemi ve toplam tutar bilgisini verir. Bu rapor, e-belge kayıtlarıyla eşleştirme için temel kaynak olarak saklanmalıdır.

Belge raporu; e-Fatura veya e-Arşiv numarası, tarih, alıcı, tutar ve gönderim durumunu göstermelidir. Kaynak sipariş numarası belgeyle ilişkilendirilemiyorsa raporun denetim değeri azalır.

Kontör raporu, giden ve gelen belge kullanımını ayrı izlemelidir. Her giden belge bir kontör, her gelen belge de bir kontör düşürdüğü için toplam bakiye belge adetleriyle karşılaştırılmalıdır.

Hata raporu, başarısız aktarımın nedenini ve sonraki işlemini göstermelidir. Bekleyen kayıtların aynı gün mü, sonraki iş gününde mi veya mali müşavir incelemesinden sonra mı ele alınacağı işletme prosedüründe yazabilir.

İade ve iptal raporu, ilgili sipariş numarasını belge numarasıyla birlikte göstermelidir. Bu ilişki kurulmazsa düzeltme işlemleri yanlış siparişe veya yanlış döneme bağlanabilir.

Raporların saklama süresi, işletmenin belge ve muhasebe politikasıyla uyumlu olmalıdır. Yasal süreler ve elektronik arşiv koşulları için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yönetici raporu hazırlarken yalnızca toplam satışa bakmamalıdır. Bekleyen belge sayısı, reddedilen belge oranı, eksik müşteri verisi ve kullanılabilir kontör de aynı özet içinde bulunmalıdır.

Her raporda üretim zamanı ve veri dönemi yazmalıdır. Böylece sonradan alınan güncel rapor ile önceki rapor arasındaki farkın gerçek değişiklik mi, aktarım farkı mı olduğu anlaşılır.

Özet: 5 maddede Yemeksepeti e-Fatura Entegrasyonu

Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonunu doğru kurmak için sipariş kaynağı, belge sorumluluğu, veri eşleştirme, kontör hesabı ve muhasebe kontrolü birlikte ele alınmalıdır. Aşağıdaki beş madde, uygulama öncesi ve sonrası temel kontrol çerçevesini verir.

• Yemeksepeti siparişi, tek başına e-Fatura değildir; sipariş verisi ayrıca mevzuata uygun e-belgeye dönüştürülmelidir.
• Faturayı kimin düzenleyeceği, satış tarafları, platform sözleşmesi ve işletmenin mükellefiyet bilgileri incelenerek belirlenmelidir.
• e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, alıcının kayıt durumu ve işlem koşulları üzerinden yapılmalı; eksik VKN veya TCKN gönderimden önce durdurulmalıdır.
• Kontör hesabı sipariş sayısına göre değil, giden ve gelen belge adetlerine göre yapılmalıdır; her belge bir kontör düşürür.
• Kaynak sipariş, e-belge, komisyon, tahsilat, iade, hata ve muhasebe kayıtları düzenli raporlarla karşılaştırılmalıdır.

Canlıya geçmeden önce farklı sipariş örnekleriyle test yapın ve mükerrer kayıt kontrolünü zorunlu tutun. Mevzuat, had ve belge sürelerinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı da kullanılabilir. Paket tanımlaması Sovos altyapısına aynı gün yapılır ve kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır.