Netsis e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör Bağlantısı

Netsis e-Fatura entegrasyonu, şirket bilgilerinin hazırlanması, entegratör bağlantısının kurulması, kontör tanımlanması ve kontrollü test gönderimiyle yapılır.

Bu rehber, Netsis kullanan işletme sahiplerine, muhasebe ekiplerine ve mali müşavirlere yol gösterir. Sürüm farklarını, gelen-giden belge akışını, kontör hesabını ve canlıya geçiş kontrollerini tek yerde açıklar.

Netsis e-Fatura entegrasyonu nedir ve nasıl çalışır?

Netsis e-Fatura entegrasyonu, ERP içindeki fatura verilerini elektronik belge hizmetine bağlayan süreçtir. Bu bağlantı, manuel veri girişini azaltır ve belge durumlarının takip edilmesini sağlar.

Süreçte üç ana bileşen bulunur. Bunlar Netsis uygulaması, e-belge hizmeti ve GİB süreçlerine uygun belge verileridir.

Giden faturada kullanıcı Netsis üzerinde belgeyi oluşturur. Entegrasyon, gerekli alanları kontrol eder ve belgeyi hizmet sağlayıcıya iletir.

Hizmet sağlayıcı, gönderim durumunu üretir. Netsis tarafı, başarılı veya bekleyen sonucu kullanıcıya gösterebilir.

Gelen faturada belge önce elektronik kutuya ulaşır. Sonrasında belge Netsis'e alınır, cari hesapla eşleştirilir ve muhasebe onayına gönderilir.

Portal kullanımıyla entegrasyon aynı şey değildir. Portalda belge ekran üzerinden hazırlanır; entegrasyonda bilgiler Netsis'ten aktarılır.

Örneğin bir eczane sahibi, satış faturalarını Netsis'te kesebilir. Ancak reçete, stok ve cari bilgilerinin doğru eşleşmesi için ilk kurulumdan önce veri kontrolü yapmalıdır.

Yanlış: Netsis'e bağlanınca bütün cari bilgiler otomatik olarak doğru olur. Doğru: Cari kartlar, vergi bilgileri ve belge kuralları ayrıca doğrulanır.

Netsis e-Fatura kurulumu öncesi hangi bilgiler hazırlanır?

Netsis e-Fatura kurulumu öncesinde şirket kimliği, yetki bilgileri, cari kartlar ve belge ayarları hazırlanır. Bu hazırlık tamamlanmadan bağlantı kurulsa bile gönderim hataları oluşabilir.

Öncelikle işletmenin vergi kimlik numarası, unvanı, vergi dairesi, adresi ve iletişim bilgileri kontrol edilir. Bu bilgiler resmi kayıtlardaki bilgilerle aynı olmalıdır.

Gerçek kişilerde kullanılabilecek kimlik bilgileri, şirket türüne göre değişebilir. Hangi kimlik bilgisinin gönderileceğini güncel GİB kuralları ve mali müşaviriniz belirlemelidir.

Entegrasyonu kullanacak personel, yetkili kullanıcı ve mali mühür veya elektronik imza erişimi de belirlenir. Yetki paylaşımı, kurumun güvenlik politikasına göre yapılmalıdır.

Giden belge düzeninde kullanılacak seri ve sıra yapısı önceden planlanır. Mevcut numara düzeni, şube yapısı ve farklı belge türleri ayrı ayrı incelenir.

Netsis içindeki cari kartlarda vergi numarası, unvan, adres, ülke ve e-posta alanları doldurulur. Eksik adres veya hatalı vergi numarası eşleşmeyi engelleyebilir.

Şirketin hangi e-belgeleri kullanacağı da netleştirilir. Sadece e-Fatura gerekiyorsa e-Fatura ürün sayfasındaki kapsamla başlanabilir; diğer belgeler ayrıca planlanır.

Kurulumdan önce bir bilgi formu hazırlamak, sorumlulukları görünür kılar. Formda firma bilgileri, kullanıcılar, belge türleri, Netsis sürümü ve test senaryoları bulunmalıdır.

Netsis sürümü e-Fatura entegrasyon yöntemini nasıl belirler?

Netsis sürümü, kullanılacak entegrasyon yöntemini ve ekran adlarını etkileyebilir. Bu nedenle kurulumdan önce ürün sürümü, ilgili modüller ve entegrasyon dokümanı birlikte incelenmelidir.

Aynı ürün ailesinde farklı sürümler, farklı bağlantı seçenekleri sunabilir. Bazı kurulumlarda hazır bağlantı, bazılarında dosya aktarımı veya servis tabanlı yöntem kullanılabilir.

Burada kesin menü adı vermek doğru değildir. Menü isimleri sürüme, lisans kapsamına ve kurumsal uyarlamalara göre değişebilir.

Netsis yöneticisi, sistemde e-belge modülünün aktif olup olmadığını kontrol eder. Entegratör tarafı ise şirket hesabının bağlantıya hazır olduğunu doğrular.

Sunucu erişimi, güvenlik duvarı, kullanıcı yetkileri ve zamanlanmış görevler de değerlendirilir. Bu kontroller, belge gönderiminin yalnızca ofis bilgisayarına bağlı kalmasını önler.

Kurulum ekibi, Netsis veritabanına doğrudan müdahale etmeden önce yedekleme prosedürünü izlemelidir. Özellikle numara serileri ve cari kartlar üzerinde değişiklik yapılmadan kayıt alınmalıdır.

Entegrasyon sorumlusu, Netsis destek ekibinden sürüme uygun teknik talimat istemelidir. Entegratörün bağlantı gereksinimleriyle bu talimatlar aynı belge üzerinde karşılaştırılmalıdır.

Belirsiz bir sürüm veya özel uyarlama varsa canlı kurulum yapılmamalıdır. Güncel GİB duyurusunu, Netsis dokümantasyonunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Netsis e-Fatura kontör bağlantısı nasıl yapılır?

Netsis e-Fatura kontör bağlantısı, doğru şirket hesabının seçilmesi, erişim bilgilerinin tanımlanması ve test belgesinin başarıyla işlenmesiyle tamamlanır.

İlk adımda e-belge hesabındaki firma bilgileriyle Netsis'teki firma bilgileri karşılaştırılır. Vergi kimlik numarası farklıysa bağlantı kurulsa bile belge akışı doğru çalışmayabilir.

Sonra kullanılacak yetkili kullanıcı veya bağlantı bilgileri, ilgili entegrasyon ekranına girilir. Bu bilgiler e-posta ile paylaşılmamalı ve yetkisiz kişilere açılmamalıdır.

Kontör paketi, e-Fatura ve desteklenen diğer e-belgelerde kullanılabilen ortak havuzdan düşer. Kullanıcı, tanımlanan paketin geçerlilik koşullarını ve kullanım kapsamını kontrol etmelidir.

Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu kural, yalnızca giden faturaları sayan bütçe planlarının eksik kalmasına yol açabilir.

Bağlantıdan sonra bir test belgesi oluşturulur ve durum sorgulanır. Test tamamlanmadan yüksek hacimli belge aktarımı başlatılmamalıdır.

Netsis'te e-Fatura cari ve belge ayarları nasıl kontrol edilir?

Netsis'te e-Fatura cari ve belge ayarları, vergi bilgileri, alıcı türü, senaryo, tutar alanları ve numara yapısı kontrol edilerek düzenlenir.

Önce cari kartın e-belge mükellefiyeti doğru tanımlanır. Alıcının vergi numarası, unvanı ve adresi resmi kayıtla uyuşmuyorsa gönderim reddedilebilir.

Fatura tipi ve senaryo, işlemin niteliğine göre seçilir. Ticari veya temel senaryo gibi seçenekler, alıcının kabul süreciyle birlikte değerlendirilmelidir.

KDV, tevkifat, istisna, iskonto, birim ve para birimi alanları ürün kartlarıyla karşılaştırılır. Netsis'teki tanım, faturadaki açıklama ve hesap kodlarıyla uyumlu olmalıdır.

Belge numarası, tarih ve şube bilgileri ayrıca incelenir. Aynı numaranın yeniden kullanılması, mükerrer kayıt veya reddedilen belge sorunu doğurabilir.

Gelen faturalar için otomatik eşleştirme kuralları belirlenebilir. Ancak otomatik muhasebeleştirme, her işletmede güvenli olmayabilir ve insan onayı gerektirebilir.

Örneğin küçük bir market, farklı KDV oranlarına sahip ürünler satabilir. Market sahibi önce ürün kartlarını kontrol etmeli, sonra düşük hacimli bir test faturası göndermelidir.

Yanlış: Cari karttaki e-posta adresi doğruysa fatura kesin olarak kabul edilir. Doğru: Vergi bilgileri, senaryo, tutar ve belge durumu birlikte kontrol edilir.

Netsis entegrasyonunda e-Arşiv ve e-İrsaliye nasıl ayrılır?

e-Arşiv ve e-İrsaliye, e-Fatura ile aynı elektronik akışta kullanılabilse de farklı belge amaçlarına sahiptir. Entegrasyonda her belge türü ayrı kuralla ve ayrı testle tanımlanır.

Genel işleyişte e-Fatura, kayıtlı alıcıya düzenlenen elektronik faturadır. e-Arşiv ise alıcının durumuna veya işlemin niteliğine göre kullanılan farklı bir fatura akışıdır.

Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı, belge türünü etkileyebilir. Bununla birlikte istisnalar bulunabileceğinden güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-İrsaliye, mal hareketini belgeleyen ayrı bir elektronik belgedir. Fatura yerine geçmez ve sevkiyat bilgileri, taşıyıcı bilgileri ile mal kalemleri ayrıca doğrulanır.

Netsis'te satış faturası ile sevk irsaliyesi arasındaki ilişki doğru kurulmalıdır. Fatura kesildiğinde irsaliye bilgilerinin otomatik geleceği varsayılmamalıdır.

Bu belge türlerini planlarken e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye kapsamlarını ayrı ayrı inceleyin. Ortak kontör havuzu, farklı belge kurallarını ortadan kaldırmaz.

Bir toptancı, aynı gün hem ürün sevk edebilir hem fatura düzenleyebilir. Bu durumda sevkiyat belgesiyle fatura numarası, tarih ve kalem bağlantısı ayrı test edilmelidir.

e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye ayarları tek seferde canlıya alınmamalıdır. Her belge türü için alıcı, senaryo, numara ve durum kontrolü yapılmalıdır.

Netsis e-Fatura test gönderimi nasıl yapılır?

Netsis e-Fatura test gönderimi, düşük riskli bir belgeyle veri, bağlantı, yanıt ve kontör düşümünü birlikte doğrular. Test sonucu kaydedilmeden canlı gönderim başlatılmamalıdır.

Testten önce firma hesabı, yetkili kullanıcı, cari kart ve numara serisi kontrol edilir. Test belgesinin gerçek satış kaydıyla karışmaması için muhasebe ekibi bilgilendirilir.

1. Test için uygun bir alıcı ve örnek ürün kartı seçilir.
2. Fatura tarihi, numarası, tutarı, vergi alanları ve açıklaması kontrol edilir.
3. Netsis üzerinden belge oluşturulur ve gönderim işlemi başlatılır.
4. Entegrasyon ekranında belgenin gönderim ve işlenme durumu izlenir.
5. Alıcı yanıtı, belge numarası ve Netsis kayıt bağlantısı karşılaştırılır.
6. Kontör bakiyesi ve işlem geçmişindeki düşüm kontrol edilir.

Başarılı test yalnızca ekranda gönderildi yazması anlamına gelmez. Belgenin işlenmiş durumu, alıcı yanıtı ve kayıt bütünlüğü birlikte incelenmelidir.

Gelen belge testi de yapılmalıdır. Bunun için başka bir yetkili göndericiden kontrollü bir e-Fatura alınır ve Netsis'e aktarım sonucu gözlemlenir.

Testte hata oluşursa aynı belgeyi art arda göndermek yerine hata kaydı alınır. Belge numarası, kullanıcı, tarih ve sistem mesajı destek incelemesi için saklanır.

Test alıcısı veya ortamı konusunda kesin bilgi yoksa doğrudan gerçek müşteriye belge göndermeyin. Güncel entegratör talimatını ve mali müşavirinizin önerdiği test yöntemini uygulayın.

Netsis'e gelen e-Faturalar nasıl alınır ve eşleştirilir?

Netsis'e gelen e-Faturalar, elektronik kutudan alınır, belge alanları okunur, cari hesapla eşleştirilir ve işletmenin onay akışına göre işlenir.

İlk kontrolde gelen kutusunda bekleyen belge bulunup bulunmadığına bakılır. Belgenin göndereni, numarası, tarihi, toplamı ve işlem durumu kaydedilir.

Sonraki adım cari eşleştirmedir. Vergi numarası, unvan ve adres bilgileri aynı göndericiye ait mevcut cari kartla karşılaştırılır.

Ürün veya hizmet kalemleri de incelenir. Netsis'te karşılığı bulunmayan kalemler için yeni kart açılması veya mevcut kartın seçilmesi gerekir.

Gelen faturanın otomatik muhasebeleştirilmesi, işletmenin kontrol seviyesine göre belirlenir. Yüksek tutarlı, istisnalı veya tevkifatlı belgeler manuel onay gerektirebilir.

Aynı belgenin ikinci kez aktarılmaması için belge numarası ve gönderen bilgisi kontrol edilir. Mükerrer görünen kayıtlarda yeniden içe aktarma yapılmadan önce işlem geçmişi incelenir.

Yanlış: Gelen belge Netsis'e geldiyse muhasebe kaydı kesinleşmiştir. Doğru: Elektronik alım, muhasebe onayı ve kayıt işlemi ayrı aşamalar olabilir.

Bir kafe, mal aldığı tedarikçiden gelen faturayı önce satın alma sorumlusuna gösterebilir. Sorumlu, miktarları irsaliyeyle karşılaştırdıktan sonra muhasebe kaydını onaylar.

Netsis e-Fatura kontör kullanımı nasıl izlenir?

Netsis e-Fatura kontör kullanımı, alınan ve gönderilen belge sayısı, bakiye ve işlem geçmişi izlenerek yönetilir. Normal akışta gelen veya giden her belge bir kontör düşürür.

Kontör planı hazırlanırken yalnızca aylık satış faturaları sayılmamalıdır. Gelen alış faturaları, e-Arşiv belgeleri ve e-İrsaliye kullanımı da tahmine eklenmelidir.

Basit hesaplama yöntemi şöyledir: gerekli kontör, beklenen giden belgeler ile beklenen gelen belgelerin toplamıdır. Farklı belge türleri kullanılıyorsa her türün planı ayrıca çıkarılır.

Örneğin bir işletme ayda 75 giden ve 45 gelen belge bekliyorsa normal kullanım 120 kontördür. İade, iptal veya yeniden işlem ihtimali için ayrıca güvenlik payı planlanır.

Bu güvenlik payının oranı işletmenin geçmiş verilerine göre belirlenmelidir. Sabit bir oran söylemek yerine son aylardaki belge sayısı ve hata tekrarları incelenmelidir.

Kontör bakiyesi, işlem geçmişi ve kalan kullanım süresi düzenli aralıklarla kontrol edilir. Düşük bakiye, gönderimin durmasına veya işlemin destek gerektirmesine yol açabilir.

Başarısız bir yeniden gönderimin kontör etkisi, kullanılan hizmetin işlem kuralına göre doğrulanmalıdır. Aynı belgeyi kontrol etmeden tekrar göndermek hem mükerrerlik hem gereksiz tüketim riski taşır.

Gelen ve giden belgeleri ayrı raporlamak, finans planını daha doğru gösterir. Raporlarda tarih, belge türü, belge numarası ve işlem sonucu bulunmalıdır.

Netsis e-Fatura entegrasyon hataları nasıl çözülür?

Netsis e-Fatura entegrasyon hataları, önce hata mesajı ve işlem durumu okunarak çözülür. Kullanıcı, belgeyi değiştirmeden önce hangi aşamada başarısızlık oluştuğunu belirlemelidir.

Kimlik doğrulama hatasında firma bilgileri, kullanıcı yetkisi ve sertifika erişimi karşılaştırılır. Şirket hesabı ile Netsis firması farklıysa bağlantı bilgilerinin yeniden doğrulanması gerekir.

Veri hatasında cari kart, vergi numarası, adres, senaryo, vergi alanı ve numara serisi incelenir. Eksik alan tamamlandıktan sonra yeni işlem kurallara uygun şekilde başlatılır.

Bağlantı hatasında ağ erişimi, güvenlik duvarı, servis durumu ve zamanlanmış görevler kontrol edilir. Sorun yalnızca tek bilgisayarda görülüyorsa yerel erişim ayrıca incelenmelidir.

Kontör hatasında bakiye, paket kapsamı ve belge hareketi kontrol edilir. İşlem geçmişi görülmeden belgeyi tekrar göndermek, sorunun nedenini gizleyebilir.

Belge gönderilmiş ancak Netsis'te sonuç görünmüyorsa durum sorgusu yapılır. Elektronik kutudaki sonuç ile Netsis ekranındaki kayıt aynı belge numarası üzerinden karşılaştırılır.

Yanlış: Hata kodunu görmeden belgeyi silip yeniden oluşturmak çözüm olur. Doğru: Önce kayıt, numara, yanıt ve entegrasyon günlükleri saklanmalıdır.

Çözüm bulunamazsa destek talebine firma bilgileri, Netsis sürümü, işlem zamanı, belge numarası ve ekran görüntüsü eklenir. Mali müşavir, mevzuat kaynaklı alan hatalarını ayrıca değerlendirmelidir.

Netsis e-Fatura canlıya geçiş kontrol listesi nasıl hazırlanır?

Netsis e-Fatura canlıya geçiş kontrol listesi, teknik bağlantı, belge verisi, yetki, kontör ve muhasebe onayını birlikte kapsamalıdır.

Canlıya geçmeden önce sorumlular yazılı olarak belirlenir. Netsis yöneticisi teknik ayarlardan, muhasebe ekibi belge doğruluğundan, mali müşavir ise mevzuat değerlendirmesinden sorumlu olabilir.

• Firma vergi kimlik numarası ve unvanı e-belge hesabıyla eşleşmelidir.
• Netsis sürümü ve kullanılacak entegrasyon yöntemi doğrulanmalıdır.
• Yetkili kullanıcı, sertifika ve erişim bilgileri kontrollü şekilde tanımlanmalıdır.
• Cari kartlarda vergi numarası, adres ve unvan alanları tamamlanmalıdır.
• Belge serileri, sıra numaraları ve şube kuralları test edilmelidir.
• Giden ve gelen e-Fatura akışları ayrı ayrı kontrol edilmelidir.
• e-Arşiv veya e-İrsaliye kullanılacaksa bu belge türleri ayrıca test edilmelidir.
• Kontör bakiyesi, işlem geçmişi ve raporlama yöntemi belirlenmelidir.

İlk canlı gününde tüm belgeleri tek seferde aktarmak yerine küçük bir işlem grubu izlenebilir. Başarılı kayıtlar görüldükçe kapsam kontrollü biçimde genişletilir.

Gün sonu mutabakatında Netsis kayıtları, elektronik kutu ve muhasebe raporu karşılaştırılır. Eksik veya fazla görünen belgeler, sonraki gönderimden önce araştırılır.

Kontrol listesi yalnızca ilk kurulum için kullanılmaz. Sürüm değişikliği, kullanıcı değişimi, yeni şube veya yeni belge türünde yeniden uygulanmalıdır.

Canlıya geçiş tarihi belirlenirken yoğun fatura günü tercih edilmemelidir. Destek alabilecek personelin hazır olduğu daha sakin bir zaman seçilmesi hata yönetimini kolaylaştırır.

Portal kullanımı ile Netsis e-Fatura entegrasyonu nasıl karşılaştırılır?

Portal, belgelerin web ekranından hazırlanıp takip edilmesini sağlar; Netsis e-Fatura entegrasyonu ise ERP verilerinden elektronik belge akışı oluşturur.

Az sayıda belge düzenleyen işletmeler portalı tercih edebilir. Bu yöntemde cari, ürün, tutar ve açıklama bilgileri kullanıcı tarafından ekrana girilir.

Çok sayıda belge üreten işletmelerde Netsis entegrasyonu daha uygun bir iş akışı sunabilir. Ancak bunun için cari kartların, ürün kartlarının ve kullanıcı yetkilerinin düzenli tutulması gerekir.

Portal ile entegrasyon birbirinin zorunlu alternatifi değildir. Entegrasyon kesintisinde portal geçici işlem kanalı olarak kullanılabilir; bunun için yetki ve belge numarası planı önceden hazırlanmalıdır.

Portalda alınan bir belgenin Netsis'e ayrıca işlenmesi gerekebilir. Bu aktarım otomatik değilse manuel giriş, mükerrerlik ve veri hatası riski taşıyabilir.

Ücretsiz e-Fatura portalının gelen-giden kutusu, mali müşavir paneli ve saklama özellikleri farklı bir kullanım modeli oluşturur. Bu özellikleri e-Fatura hizmeti kapsamıyla birlikte değerlendirin.

Bir serbest çalışan, ayda birkaç belge için portalı kullanabilir. Bir dağıtım işletmesi ise ürün ve cari verileri zaten Netsis'te bulunduğu için entegrasyon akışını planlayabilir.

Seçim yapılırken yalnızca belge sayısı dikkate alınmaz. Kullanıcı sayısı, muhasebe süreci, gelen belge hacmi, destek ihtiyacı ve kayıt kontrolü de karşılaştırılır.

Netsis e-Fatura entegrasyonunda güvenlik ve yetki nasıl yönetilir?

Netsis e-Fatura entegrasyonunda güvenlik, kullanıcı yetkilerinin sınırlandırılması, sertifika erişiminin korunması ve işlem kayıtlarının tutulmasıyla yönetilir.

Her personel için ortak kullanıcı kullanmak yerine görev bazlı yetki tanımlanmalıdır. Belge oluşturma, gönderme, iptal, gelen belge onayı ve raporlama ayrı görevler olabilir.

Mali mühür veya elektronik imza erişimi yetkisiz kişilere bırakılmamalıdır. Sertifika bilgileri ortak klasörde, e-posta ekinde veya açık metin dosyasında tutulmamalıdır.

Entegrasyon hesabının firma eşleşmesi düzenli aralıklarla kontrol edilir. Şube, dönem veya şirket değişikliklerinde eski bağlantı bilgilerinin kullanılmadığı doğrulanır.

İşlem günlükleri, gönderim zamanı, kullanıcı, belge numarası ve sonuç bilgisini içermelidir. Bu kayıtlar hata incelemesi ve iç kontrol için yararlıdır.

Personel değişikliğinde eski kullanıcının erişimi kapatılır. Yeni kullanıcıya yetki verilirken önce test ortamında sınırlı işlem yaptırılması daha güvenlidir.

Güvenlik ayarları teknik ekibe bırakılabilir; fakat belge onay sorumluluğu işletme içinde açıkça tanımlanmalıdır. Böylece hatalı bir faturanın kim tarafından onaylandığı görülebilir.

Güvenlik yöntemi hakkında kesin karar vermeden önce Netsis yöneticinizin, entegratörünüzün ve mali müşavirinizin görüşünü alın. Güncel GİB duyurusunu ayrıca kontrol edin.

Netsis e-Fatura entegrasyonunda raporlama ve mutabakat nasıl yapılır?

Netsis e-Fatura raporlaması, Netsis kayıtlarıyla elektronik belge durumlarının karşılaştırılmasıyla yapılır. Amaç, oluşturulan, gönderilen, alınan ve muhasebeleştirilen belgeleri ayırmaktır.

Giden belgeler için tarih, seri, sıra, alıcı, tutar ve gönderim durumu raporlanır. Reddedilen veya bekleyen belgeler, başarılı belgelerden ayrı izlenir.

Gelen belgelerde gönderen, belge numarası, tarih, tutar, cari eşleşme ve onay durumu tutulur. Bu alanlar satın alma ve muhasebe raporlarıyla karşılaştırılır.

Günlük mutabakat, yoğun çalışan işletmelerde pratik olabilir. Daha düşük hacimli işletmeler haftalık kontrol yapabilir; ancak dönem kapanışından önce mutlaka karşılaştırma yapılmalıdır.

Kontör raporu da belge raporuna eklenir. Giden ve gelen belge adetleri, diğer e-belge hareketleri ve kalan bakiye ayrı başlıklarda gösterilir.

Bir raporda belge Netsis'te görünürken elektronik kutuda yoksa durum sorgulanır. Elektronik kutuda görünmesine rağmen Netsis'te yoksa aktarım görevi veya eşleştirme kuralı incelenir.

Raporlar yalnızca toplam tutarı göstermemelidir. Belge numarası ve işlem durumu bulunmadığında eksik kayıtların hangi belgeye ait olduğu anlaşılamaz.

Mutabakat dosyaları, kurumun saklama politikasına ve mevzuat gerekliliklerine göre korunur. Saklama süresi konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Netsis e-Fatura entegrasyonunda hangi işlemler canlıdan önce tekrarlanır?

Netsis e-Fatura entegrasyonunda canlıdan önce gönderim, alım, durum sorgulama, eşleştirme ve raporlama işlemleri tekrarlanır. Tek başarılı test, bütün akışların hazır olduğunu göstermez.

Önce farklı cari kartlarla iki giden belge denenir. Bir belgede standart ürün, diğerinde farklı vergi veya iskonto yapısı kullanılabilir.

Sonra gelen belge alınır ve Netsis'teki cari kartla eşleştirilir. Bu belge, satın alma personelinin onay sürecinden geçirilerek muhasebe kaydıyla karşılaştırılır.

Belge durumu değiştiğinde Netsis ekranının güncellenip güncellenmediği incelenir. Kullanıcıların yalnızca belge oluşturma ekranına değil, durum ve gelen kutusu ekranına da erişimi olmalıdır.

Farklı kullanıcı rolleriyle giriş denenir. Yetkisi olmayan personelin gönderim veya onay yapamadığı, yetkili personelin ise gerekli ekranları görebildiği doğrulanır.

Kontör hareketi test sonrasında incelenir. Gelen ve giden belgenin her biri için birer kontör düşüldüğü görülmeli ve işlem geçmişiyle eşleştirilmelidir.

İşletme, test sonuçlarını tarih ve belge numarasıyla kaydetmelidir. Bu kayıt, canlıya geçişte hangi senaryoların doğrulandığını gösterir.

Mevzuat kapsamındaki özel durumlar testte yoksa canlıda otomatik olarak doğru sonuç beklenmemelidir. İstisna, tevkifat veya özel senaryo için mali müşavir onayı alınmalıdır.

Netsis e-Fatura entegrasyonu için destek talebi nasıl hazırlanır?

Netsis e-Fatura entegrasyonu için destek talebi, teknik bilgileri ve belge örneğini içermelidir. Eksik bilgi, sorunun yeniden sorulmasına ve çözüm süresinin uzamasına neden olabilir.

Talepte Netsis sürümü, işletme kodu, kullanıcı rolü, işlem tarihi ve belge numarası yazılır. Şirketin vergi kimlik numarası güvenli kanaldan paylaşılmalıdır.

Hata mesajı olduğu gibi aktarılmalıdır. Kullanıcının kendi yorumunu eklemek yerine ekranda görünen metin, oluştuğu aşamayla birlikte belirtilmelidir.

Gönderim mi, alım mı, durum sorgusu mu başarısız oldu sorusu açıkça yazılır. Böylece destek ekibi doğru işlem günlüğünü inceleyebilir.

Ekran görüntüsünde gereksiz kişisel veya ticari bilgiler varsa paylaşım öncesinde maskelenir. Sertifika parolası, kullanıcı parolası ve gizli anahtarlar hiçbir talebe eklenmez.

Belgeyi yeniden göndermeden önce destek önerisi beklenir. Özellikle numarası oluşmuş veya karşı tarafa ulaşmış belgelerde tekrar işlem yapmak mükerrerlik oluşturabilir.

Teknik hata ile mevzuat hatası ayrılmalıdır. Alanın hangi kurala göre doldurulacağı bilinmiyorsa güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Destek talebini sık sorulan sorular bölümündeki genel kontrollerle hazırlamak faydalı olabilir. Sorun devam ederse iletişim sayfasındaki güncel kanalları kullanın.

Özet: 5 maddede Netsis e-Fatura entegrasyonu

Netsis e-Fatura entegrasyonu için başarı ölçütü, yalnızca bağlantının kurulması değildir. Doğru veri, kontrollü belge akışı, gelen-giden kayıtları ve kontör takibi birlikte tamamlanmalıdır.

• Hazırlık: Firma bilgileri, yetkili kullanıcılar, Netsis sürümü, cari kartlar ve belge türleri kurulumdan önce doğrulanmalıdır.
• Bağlantı: Netsis firması ile e-belge hesabı aynı kimlik bilgileriyle eşleştirilmeli, erişim bilgileri güvenli biçimde tanımlanmalıdır.
• Kontör: Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürdüğü için satış, alış ve diğer belge hacimleri birlikte hesaplanmalıdır.
• Test: Giden e-Fatura, gelen e-Fatura, durum sorgusu, cari eşleştirme ve raporlama canlı işlemden önce denenmelidir.
• İzleme: Canlı kullanımda belge durumu, işlem geçmişi, kontör bakiyesi ve Netsis kayıtları düzenli olarak karşılaştırılmalıdır.

Kurulum adımlarını belge türlerine göre ayırmak, hataların kaynağını daha hızlı bulmanızı sağlar. Sürüm veya mevzuat değişikliğinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kontör ihtiyacınızı belirledikten sonra paketler sayfasında 100'den 500.000 kontöre kadar tek havuz seçeneklerini inceleyebilirsiniz.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontörleri, ücretsiz e-Fatura portalı, mali müşavire özel panel ve 10 yıl güvenli saklama seçenekleri bulunur. Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini satın alma öncesinde kontrol edebilirsiniz.