Luca e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör Bağlantısı

Luca e-Fatura entegrasyonu, Luca muhasebe kayıtları ile e-Fatura servisinin güvenli veri alışverişiyle bağlanmasıdır. Kurulumda işletme bilgileri, yetki yöntemi, servis hesabı ve kontör havuzu birlikte tanımlanır.

Bu rehber, Luca kullanan işletme sahiplerine, muhasebe çalışanlarına ve mali müşavirlere yol gösterir. Manuel veri girişini azaltmak, gelen-giden belgeleri izlemek ve kontör tüketimini doğru hesaplamak için uygulanabilir adımlar sunar.

Luca e-Fatura entegrasyonu nedir ve hangi akışı kapsar?

Luca e-Fatura entegrasyonu, fatura bilgilerinin Luca ile e-belge servis sağlayıcısı arasında otomatik aktarılmasıdır. Entegrasyon, fatura oluşturma, gönderme, alma, durum izleme ve muhasebe kaydına aktarma adımlarını kapsayabilir.

Özel entegratör, işletmenin e-belgelerini GİB sistemlerine ileten ve sonuçları geri bildiren yetkili hizmet sağlayıcıdır. Luca tarafı muhasebe verilerini hazırlar, servis tarafı ise belge iletimini ve teknik yanıtları yönetir.

Akış genellikle Luca içindeki müşteri, ürün, vergi ve tutar bilgilerinin faturaya dönüştürülmesiyle başlar. Belge, yetkilendirilmiş servis üzerinden imzalanır ve alıcının durumuna göre ilgili e-belge kanalına gönderilir.

Gelen e-Faturalarda süreç ters yönde işler. Servis, işletmeye gelen belgeyi alır; Luca kullanıcısı belgeyi görüntüler, kontrol eder ve uygun muhasebe kaydını oluşturur.

Kontör, e-belge gönderme veya alma işlemlerinde kullanılan hizmet birimidir. Bu hizmet modelinde gelen her belge bir kontör, giden her belge bir kontör düşürür.

Entegrasyon yalnızca PDF dosyası indirmek anlamına gelmez. Asıl veri, e-Faturanın elektronik belge yapısındaki alanlar, durum bilgisi ve işlem kayıtlarıdır.

Luca sürümüne, kullanılan modüle ve servis sağlayıcının ekranına göre menü adları değişebilir. Bu nedenle ekrandaki alan adı farklıysa, güncel Luca ve servis dokümanındaki karşılığı kontrol edilmelidir.

Manuel portal kullanımı ile entegrasyon aynı şey değildir. Portalda belgeyi elle hazırlamak mümkün olabilir; entegrasyonda ise Luca kayıtları belirlenen kurallarla belge akışına bağlanır.

Entegrasyon kapsamını belirlerken hangi işlemlerin otomatik, hangilerinin onay gerektirdiği yazılı hale getirilmelidir. Örneğin faturanın Luca’dan servise aktarılması otomatik olabilir; cari kartın ve muhasebe hesabının son onayı kullanıcıya bırakılabilir. Bu ayrım, başarılı gönderimi hatasız muhasebe kaydıyla karıştırmayı önler.

Luca e-Fatura entegrasyonu için hangi bilgiler ve yetkiler gerekir?

Luca e-Fatura entegrasyonu için aktif e-Fatura kullanımı, doğru firma bilgileri, yetkili kullanıcı ve servis bağlantı bilgileri gerekir. Eksik bir bilgi, kurulumun tamamlanmasını veya belge gönderimini engelleyebilir.

Öncelikle işletmenin e-Fatura mükellefiyeti ve kullanılan e-belge yöntemi doğrulanır. Şirket türüne ve imzalama yöntemine göre mali mühür veya e-imza kullanımı gerekebilir.

Luca tarafında şirket kartını düzenleyebilen yönetici yetkisi bulunmalıdır. Servis hesabında da firma bilgilerini, kullanıcıları, belge serilerini ve bağlantı izinlerini yönetebilecek yetki tanımlanmalıdır.

• İşletmenin unvanı, vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası doğru yazılmıştır.
• Vergi dairesi, adres, telefon ve e-posta bilgileri resmi kayıtlarla uyumludur.
• e-Fatura kullanımının aktif olduğu ve alıcı sorgusunun çalıştığı doğrulanmıştır.
• Luca programının entegrasyonu destekleyen güncel sürümü ve ilgili modülü kullanılmaktadır.
• Servis hesabı, kullanıcı adı, parola veya API bilgileri yetkili kanaldan alınmıştır.
• Mali mühür ya da e-imza cihazının süresi ve bilgisayardaki sürücüsü kontrol edilmiştir.
• Belge numarası serileri, tarih ayarları, KDV oranları ve para birimleri gözden geçirilmiştir.

Bağlantı bilgileri e-posta içinde veya ortak bir dosyada paylaşılmamalıdır. Yetkili kişi, bilgileri doğrudan ilgili yönetim ekranına girmeli ve erişimi sınırlı tutmalıdır.

İşletme bilgileri yakın zamanda değiştiyse, yalnızca Luca kartını güncellemek yeterli olmayabilir. Servis hesabındaki şirket kaydı ve imza yetkisi de aynı bilgilerle karşılaştırılmalıdır.

Örneğin eczanede satın alma faturalarını yöneten çalışan belgeyi görebilir, fakat imza yetkisi yalnızca mali müşavirde bulunabilir. Bu görev ayrımı baştan tanımlanırsa kullanıcı, yetkisi olmayan işlemi tekrar tekrar denemek yerine doğru onay adımına yönelir.

Yanlış: Firma unvanı değişikliğini yalnızca Luca’da güncellemektir. Doğru: Servis hesabı, mali mühür ve karşı taraf bilgilerinde değişikliği ayrı ayrı doğrulamaktır.

Luca e-Fatura entegrasyonu kurulumu hangi adımlarla yapılır?

Luca e-Fatura entegrasyonu kurulumu, firma tanımından test gönderimine kadar sıralı biçimde yapılır. Menü adları sürüme göre değişse de mantıksal işlem sırası genellikle aynıdır.

Kuruluma başlamadan önce mevcut müşteri ve ürün kartlarının yedeği alınmalıdır. Ayrıca ilk deneme sırasında gerçek ticari belge oluşabileceği için test yöntemi servis sağlayıcıyla netleştirilmelidir.

1. Luca programında şirketin vergi, adres ve iletişim bilgilerini resmi kayıtlarla karşılaştırın.
2. e-Fatura servis hesabını açın veya mevcut hesabın aktif bağlantı bilgilerini doğrulayın.
3. Luca içindeki e-belge ya da entegrasyon modülünde servis sağlayıcı seçimini yapın.
4. Yetkilendirme bilgilerini, imza yöntemini ve gerekli bağlantı alanlarını güvenli şekilde tanımlayın.
5. Belge serisini, başlangıç numarasını, tarih formatını ve varsayılan para birimini kontrol edin.
6. Müşteri, ürün, vergi, birim ve ödeme bilgilerini e-Fatura alanlarıyla eşleştirin.
7. Varsa test ortamında, yoksa gerçek işlem içeren kontrollü bir belgeyle bağlantıyı sınayın.
8. Gönderim, gelen belge alma ve durum sorgulama sonuçlarını kontrol ettikten sonra kullanıma geçin.

Uygulama sırasında her adımın ekran görüntüsü yerine işlem sonucunu ve tarihini de kaydedin. Örneğin bağlantı, cari sorgusu ve belge durumu sonuçlarını saatleriyle yazmak, destek talebinde sorunun hangi aşamada başladığını gösterir.

Kurulum sırasında bağlantı başarılı görünse bile belge akışını ayrıca denemek gerekir. Başarılı kimlik doğrulama, cari eşleştirme veya belge serisinin doğru olduğu anlamına gelmez.

Bir adımda hata çıkarsa sonraki ayarlara geçmek yerine hata metni kaydedilmelidir. Hatanın bağlantı, yetki, veri, imza veya kontör kaynaklı olması çözüm yolunu değiştirir.

Luca sürümünüzde ilgili menüyü bulamıyorsanız, modülün etkinliğini ve kullanıcı rolünü kontrol edin. Güncel teknik yönlendirme için Luca dokümanını, servis yardım merkezini ve sık sorulan sorular sayfasını inceleyin.

Luca e-Fatura kontör bağlantısı nasıl tanımlanır?

Luca e-Fatura kontör bağlantısı, Luca şirket kaydının e-belge servis hesabındaki yetkili işletmeyle eşleştirilmesiyle tanımlanır. Genellikle Luca içine yalnızca kontör adedi yazılmaz; servis hesabı ve belge yetkileri bağlanır.

Önce servis panelinde işletmenin aktif hesabı ve kullanılabilir kontör bakiyesi kontrol edilir. Ardından Luca entegrasyon ekranında ilgili şirket, kullanıcı veya bağlantı profili seçilir.

Kimlik doğrulama alanları servis tarafından verilen bilgilerle doldurulmalıdır. Kullanıcı adı, parola, anahtar veya sertifika alanlarının biçimi tahmin edilmemeli; sağlayıcının güncel yönergesi izlenmelidir.

Kontör bağlantısını bir parola alanı gibi düşünmeyin; bakiye, belge yetkisi ve firma eşleşmesi birlikte çalışır. Bakiye yeterli olsa bile yanlış şirket profili seçilmişse gönderim durabilir. Bu üç kontrol aynı oturumda yapılmalıdır.

Bağlantı kaydedildikten sonra test bağlantısı veya durum sorgulama çalıştırılmalıdır. Sadece kayıt işleminin tamamlanması, kontörün Luca ekranında doğru okunacağı anlamına gelmez.

Kontör havuzu birden fazla e-belge türünü kapsıyorsa ortak bakiye farklı işlemler tarafından kullanılabilir. Paket kapsamını ve güncel kullanım koşullarını kontör paketleri sayfasından kontrol edin.

Farklı bir servis hesabından gelen bilgiler, Luca’daki eski şirket bağlantısıyla karıştırılmamalıdır. Yanlış hesap seçilirse belge başka işletmenin yetkileriyle işlenebilir veya gönderim tamamen durabilir.

Luca e-Fatura entegrasyonunda cari ve belge eşleştirmesi nasıl yapılır?

Luca e-Fatura entegrasyonunda cari ve belge eşleştirmesi, Luca kartlarındaki bilgilerin e-Fatura alanlarıyla tutarlı hale getirilmesidir. Vergi kimliği, unvan, adres, alias ve ürün bilgileri birlikte değerlendirilmelidir.

e-Fatura alıcısının vergi kimlik numarası veya gerçek kişi için kullanılan kimlik bilgisi doğru olmalıdır. Alıcı kayıtlı bir e-Fatura kullanıcısıysa, ilgili elektronik adres veya alias bilgisi de kontrol edilmelidir.

Unvan ile ticari ad aynı olmayabilir. Luca cari kartında görünen kısa ad, e-Faturada resmi unvan alanına yanlış aktarılırsa alıcı doğrulaması veya muhasebe kontrolü sorun çıkarabilir.

Ürün kartlarında birim, miktar, birim fiyat, KDV oranı ve istisna bilgileri incelenmelidir. Birim kodu ile Luca’daki açıklamanın farklı olması, elektronik belgenin reddedileceği anlamına gelmez; ancak veri kalitesini düşürür.

Ödeme yöntemi, vade, banka bilgisi ve açıklama alanları işletmenin iş akışına göre doldurulmalıdır. Gereksiz varsayılan değerler, özellikle vadeli satışlarda sonradan düzeltme ihtiyacını artırabilir.

Yanlış: Cari karttaki görünen adı, resmi unvan kontrolü yapmadan e-Fatura alıcısı olarak kullanmaktır. Doğru: Vergi kimliğini, resmi unvanı ve elektronik adresi servis sorgusuyla karşılaştırmaktır.

Gelen belgelerde tedarikçi cari kartı otomatik eşleşmiyorsa, vergi kimliği üzerinden kontrollü eşleştirme yapılmalıdır. Aynı tedarikçi için farklı cari kartlar açılması, mükerrer kayıt ve raporlama hatası oluşturabilir.

Eşleştirme kuralları kaydedilmeden önce birkaç gerçek cari örnek üzerinde kontrol yapılmalıdır. Özellikle şube, grup şirketi, farklı para birimi ve iade senaryoları ayrı ayrı incelenmelidir.

Luca e-Fatura entegrasyonunda test faturası nasıl gönderilir?

Luca e-Fatura entegrasyonunda test faturası, bağlantı, veri eşleştirmesi, imza ve belge durumunu kontrollü şekilde doğrulamak için kullanılır. Ancak test adı verilen işlem her sistemde otomatik olarak hukuki olmayan bir belge anlamına gelmez.

Önce servis sağlayıcının test veya sandbox ortamı sunup sunmadığı öğrenilmelidir. Test ortamı yoksa, rastgele veya gerçekte yapılmamış bir işlem için fatura düzenlenmemelidir.

Gerçek belge göndermeden önce alıcının e-Fatura durumunu kontrol edin. Alıcının kayıtlı olup olmadığı ve kullanılacak belge türü, gönderim kanalını doğrudan etkiler.

Deneme kaydında firma, cari, ürün, KDV, toplam, tarih ve belge serisi birlikte kontrol edilmelidir. Bir alanı denemek için diğer alanları gerçek dışı bırakmak, sonucu yanıltabilir.

Gönderimden sonra Luca ve servis panelindeki durumlar karşılaştırılmalıdır. Ekran adları değişebilir; gönderildi, işlendi, alıcıya iletildi veya hata gibi ifadelerin teknik karşılığı sistem dokümanından doğrulanmalıdır.

Test sonucu değerlendirilirken Luca işlem numarası, servis belge numarası veya UUID ve son durum birlikte kaydedilmelidir. Bu kayıtlar eşleşiyorsa akış doğrulanır; yalnızca Luca ekranında kayıt bulunması yeterli kanıt değildir.

İmza aşamasında mali mühür veya e-imza görünmüyorsa cihaz sürücüsü, sertifika süresi ve kullanıcı yetkisi kontrol edilir. Sertifika bilgisi doğru olsa bile bilgisayardaki sürücü eksikliği işlemi durdurabilir.

Belge gönderildi sanılarak aynı faturayı tekrar oluşturmak mükerrer belge riskini doğurur. Önce belge numarası, servis işlem kaydı ve gönderim sonucu incelenmeli; tekrar gönderim kararı buna göre verilmelidir.

Testte oluşan belgenin kontör tüketip tüketmediği, kullanılan ortamın ve hizmet koşullarının özelliğine bağlı olabilir. Bu ayrımı güncel servis koşullarından ve mali müşavirinizden doğrulayın.

Luca e-Fatura entegrasyonu gelen ve giden belgeleri nasıl işler?

Luca e-Fatura entegrasyonu, giden belgeleri Luca’dan servise iletir ve gelen belgeleri servisten Luca iş akışına taşır. Her iki yönde de belge durumu, kayıt tarihi ve muhasebe kontrolü ayrı izlenmelidir.

Giden faturada Luca’daki taslak bilgiler elektronik belgeye dönüştürülür. Yetkilendirme ve imza sonrası belge servise aktarılır; alıcının elektronik adresine ulaşma durumu sistemden takip edilir.

Gelen faturada servis hesabı yeni belgeyi alır ve ilgili gelen kutusunda gösterir. Kullanıcı, tedarikçiyi, tutarı, vergi bilgilerini ve belge tarihini kontrol ettikten sonra muhasebe kaydını oluşturur.

Gelen veya giden belgeyi yalnızca PDF görünümünden değerlendirmek yeterli değildir. Elektronik veri, belge numarası, UUID, gönderen, alıcı ve durum kayıtları birlikte incelenmelidir.

Bu hizmet modelinde gelen her e-Fatura bir kontör, giden her e-Fatura bir kontör düşürür. Bu nedenle sadece satış faturalarını değil, tedarikçilerden gelen faturaları da aylık tahmine dahil etmek gerekir.

Gelen faturanın Luca’ya otomatik düşmesi, muhasebe fişinin her zaman otomatik ve hatasız oluştuğu anlamına gelmez. Hesap kodu, gider merkezi, stok ve KDV kayıtları işletme politikasına göre ayrıca kontrol edilmelidir.

Giden faturanın servis panelinde görünmesi, alıcı tarafından muhasebeleştirildiğini göstermez. Alıcıya iletim durumu ile ticari kabul, iade veya itiraz gibi sonraki süreçler ayrı değerlendirilmelidir.

Gelen kutusu ve giden kutusu günlük izlenirse bekleyen belgeler daha erken fark edilir. Belge durumlarının anlamı değişebileceği için teknik açıklama ve güncel GİB duyurusu birlikte kontrol edilmelidir.

Gelen belgelerde onay sorumlusunu önceden belirlemek de önemlidir. Belgeyi yalnızca muhasebe personeli görüyorsa satın alma birimi fiyat veya miktar farkını zamanında bildiremeyebilir. Görüntüleme, onay ve kayıt adımları farklı kişiler arasında paylaşılabilir.

Luca e-Fatura kontör hesabı nasıl yapılır?

Luca e-Fatura kontör hesabı, dönem içindeki gelen ve giden belge adedinin ayrı ayrı sayılmasıyla yapılır. Bu modelde temel hesap, gelen belge sayısı artı giden belge sayısıdır.

Örneğin küçük bir eczane bir ayda 75 satış e-Faturası gönderip 120 tedarikçi e-Faturası alırsa toplam kullanım 195 kontördür. Bu hesap, fatura satırlarını değil belge adedini esas alır.

Bir faturada on ürün satırı bulunması, aynı belgenin on kontör tükettiği anlamına gelmez. Kontör planlamasında belge sayısı, belge yönü ve havuz kapsamındaki diğer e-belge işlemleri dikkate alınır.

Bu nedenle aylık tahmin yalnızca satış departmanından alınmamalıdır. Satın alma, iade, şube, e-Arşiv, e-İrsaliye veya diğer kapsamdaki belge hareketleri ayrıca incelenmelidir.

Kontör bakiyesi servis panelinden düzenli kontrol edilmelidir. Luca içinde görünen işlem sayısı ile servis panelindeki tüketim arasında fark varsa tarih aralığı, belge türü ve senkronizasyon durumu karşılaştırılmalıdır.

Kontör hesabında aşağıdaki yöntem kullanılabilir: dönem içindeki gelen belgeleri sayın, giden belgeleri sayın, kapsama giren diğer belgeleri ekleyin ve toplamı mevcut bakiyeyle karşılaştırın.

Bir işletme sadece giden faturaları hesaplayıp gelen faturaları unutursa eksik planlama yapar. Özellikle tedarikçi sayısı yüksek market, restoran ve üretim işletmelerinde gelen belge hacmi önemli olabilir.

Hangi e-belge türlerinin aynı havuzdan düşeceği, seçilen paketin güncel kapsamına göre doğrulanmalıdır. Bakiye planlamasında kampanya, kullanım süresi ve özel koşullar varsa paket ayrıntılarını ayrıca okuyun.

Luca e-Fatura entegrasyonunda hatalar nasıl çözülür?

Luca e-Fatura entegrasyonunda hata çözümü, hata kodunu ve işlemin hangi aşamada durduğunu belirlemekle başlar. Bağlantı kurulamadı, imza başarısız ve belge reddedildi ifadeleri farklı kontroller gerektirir.

İlk olarak Luca’daki işlem kaydı, servis panelindeki belge kaydı ve hata mesajı aynı tarih aralığında incelenmelidir. Ekran görüntüsü alınırken vergi bilgileri ve kişisel veriler gereksiz yere paylaşılmamalıdır.

Kimlik doğrulama hatasında kullanıcı adı, parola, şirket seçimi ve yetki rolü kontrol edilir. Sertifika hatasında mali mühür veya e-imzanın süresi, cihaz bağlantısı, sürücüsü ve işletim sistemi uyumu incelenir.

Veri hatasında cari vergi kimliği, adres, alias, ürün birimi, KDV oranı ve belge serisi tek tek karşılaştırılır. Kontör hatasında ise servis panelindeki bakiye ve ilgili hesabın doğru seçilip seçilmediği kontrol edilir.

Yanlış: Hata alan belgeyi hemen silip aynı bilgileri tekrar göndermektir. Doğru: Belge numarasını, servis yanıtını ve hata aşamasını kaydederek önce kök nedeni doğrulamaktır.

Aynı belge tekrar tekrar denenirse mükerrer kayıt veya numara karışıklığı oluşabilir. Özellikle servis tarafından kabul edilmiş fakat Luca ekranına geç yansımış belgelerde önce durum sorgulaması yapılmalıdır.

Bir hata yalnızca tek müşteride görülüyorsa cari eşleştirmesi araştırılmalıdır. Tüm belgelerde görülüyorsa bağlantı, sertifika, servis kesintisi, yetki veya sistem sürümü daha olası nedenlerdir.

Destek almadan önce aynı hatanın tüm kullanıcılarda mı, tek bilgisayarda mı görüldüğünü deneyin. Tek bilgisayardaki sorun sürücü veya ağ ayarına, tüm kullanıcılardaki sorun ise servis hesabı, yetki veya sistem tarafına işaret edebilir.

İşlem kayıtlarıyla birlikte destek talebi açarken firma bilgisi, belge numarası, saat, hata kodu ve kullanılan Luca sürümü yazılmalıdır. Çözülemeyen bağlantı sorunları için iletişim kanalından teknik destek talep edebilirsiniz.

Luca e-Fatura entegrasyonunda güvenlik ve saklama nasıl yönetilir?

Luca e-Fatura entegrasyonunda güvenlik, mali mühür veya e-imza bilgilerini korumak, kullanıcı yetkilerini sınırlamak ve belge kayıtlarını düzenli saklamakla sağlanır. Şifre paylaşımı, ortak kullanıcı ve kontrolsüz erişim risklidir.

Mali mühür veya e-imza cihazı yalnızca yetkili personelin erişebileceği bir ortamda tutulmalıdır. Sertifika parolası, Luca kullanıcısı veya servis hesabı parolası ortak mesajlaşma gruplarında paylaşılmamalıdır.

Kullanıcı rolleri görev ayrımına göre verilmelidir. Belge hazırlayan kişi ile imzalayan kişinin aynı yetkiye sahip olması zorunlu değildir; işletme, kontrol ihtiyacına göre ayrı roller tanımlayabilir.

Gelen ve giden belge kayıtlarında belge numarası, tarih, taraf bilgileri, durum ve servis işlem kaydı korunmalıdır. Muhasebe fişi ile elektronik belgenin birbirine bağlanması, sonradan yapılacak incelemeyi kolaylaştırır.

Ücretsiz e-Fatura portalında mali müşavire özel panel ve gelen-giden kutusu bulunuyorsa, erişim kişiye özel hesaplarla verilmelidir. Portalın güvenli saklama özelliği 10 yıllık arşiv imkânı sunabilir; hizmet koşulu ayrıca incelenmelidir.

Uzman notu: Entegrasyon çalışırken yalnızca PDF dosyasını yedeklemeyin; elektronik belge verisini, durum kaydını ve muhasebe bağlantısını birlikte saklayın.

Yedekleme yapılırken dosya adı belge numarası ve tarih gibi aranabilir alanlar içerebilir. Ancak kişisel veriler ve ticari bilgiler, yalnızca yetkili kişilerin erişebileceği güvenli depolarda tutulmalıdır.

Saklama süresi ile vergi mevzuatındaki ibraz yükümlülüğü aynı konu değildir. Güncel saklama kurallarını, GİB duyurularını ve mali müşavirinizin işletmenize özel değerlendirmesini kontrol edin.

Luca e-Fatura entegrasyonu günlük iş akışına nasıl yerleştirilir?

Luca e-Fatura entegrasyonu günlük iş akışına, gönderim öncesi veri kontrolü ve gelen belge takibi birlikte planlanarak yerleştirilir. Otomasyon, muhasebe sorumluluğunu ortadan kaldırmaz; kontrol adımlarını düzenler.

Güne gelen kutusundaki yeni belgeleri ve önceki gün bekleyen durumları inceleyerek başlamak pratik bir yöntemdir. Ardından satış belgeleri, imza durumu ve başarısız gönderimler kontrol edilmelidir.

• Gelen kutusunda bekleyen belgelerin tedarikçi ve tutar bilgileri kontrol edilmiştir.
• Giden faturaların servis durumları Luca kayıtlarıyla karşılaştırılmıştır.
• Hata veren belgeler için işlem numarası ve hata açıklaması kaydedilmiştir.
• Kontör bakiyesi, dönemsel belge hacmiyle karşılaştırılmıştır.
• Mali mühür veya e-imza erişiminin çalıştığı doğrulanmıştır.
• Muhasebe kaydı oluşturulan belgeler ile bekleyen belgeler ayrılmıştır.

Haftalık kontrolde mükerrer cari kartlar, başarısız aktarımlar ve eksik belge numaraları aranmalıdır. Ay sonunda gelen-giden belge sayısı, muhasebe kayıtları ve servis tüketim raporu karşılaştırılmalıdır.

Bir kafe sahibi, günlük satışlarını Luca’dan gönderirken tedarikçi faturalarını yalnızca gelen kutusunda bırakmamalıdır. Tedarikçi belgeleri de kontrol edilip muhasebe kaydına alınmazsa gider ve KDV raporları eksik kalabilir.

e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara, mevzuatın izin verdiği durumlarda e-Arşiv fatura düzenlenmesi gerekebilir. Bu işlem, e-Fatura alıcısına gönderilen belgeyle aynı süreç değildir.

Mal hareketi bulunan işletmeler, e-İrsaliye yükümlülüğünü ve kullanım şartlarını ayrıca değerlendirmelidir. Fatura entegrasyonu kurulmuş olması, her işletmenin otomatik olarak e-İrsaliye kullanacağı anlamına gelmez.

Belge türü seçimi güncel mevzuata göre yapılmalıdır. Hadler, kapsamlar ve uygulama tarihleri değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede Luca e-Fatura entegrasyonu

Luca e-Fatura entegrasyonu, doğru firma bilgisi, güvenli yetkilendirme, veri eşleştirmesi, test ve düzenli kontrol birlikte yürütüldüğünde sağlıklı çalışır. Kurulumun bir defa yapılması, sonraki kontrollerin gereksiz olduğu anlamına gelmez.

Entegrasyon kararından önce Luca sürümü, servis hesabı, imza yöntemi ve e-Fatura mükellefiyeti doğrulanmalıdır. Sonrasında gelen-giden belge akışı ile kontör tüketimi aynı operasyon planında izlenmelidir.

• İşletme bilgileri, vergi kimliği ve yetkili kullanıcılar Luca ile servis panelinde aynı olmalıdır.
• Kurulumda bağlantı bilgileri, imza yöntemi, belge serisi ve cari eşleştirmeleri birlikte kontrol edilmelidir.
• Test gönderimi, gerçek belge oluşturma ihtimali dikkate alınarak servis sağlayıcının yöntemiyle yapılmalıdır.
• Bu hizmet modelinde gelen her belge bir, giden her belge bir kontör tüketir; toplam tahmin belge adedine göre yapılmalıdır.
• Hatalar tekrar gönderilmeden önce işlem kaydı, belge durumu, sertifika, yetki ve veri alanları incelenmelidir.

Entegrasyonun geçerli olmadığı durumlar da bilinmelidir. Örneğin alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse uygun belge türü ayrıca belirlenir; her satış için aynı elektronik kanal zorunlu kabul edilmez.

Mevzuat kapsamı, saklama şartları, belge türleri ve uygulama tarihleri dönemsel olarak değişebilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmek, teknik kurulum kadar önemlidir.

efaturakontor.com'da 100'den 500.000 kontöre kadar tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri ve ücretsiz e-Fatura portalı bulunur.

Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paket türüne göre 12-18 ay kullanım süresi sunar.