Simpra POS e-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır? Kurulum

Simpra POS e-Fatura entegrasyonu, POS satışlarının seçilen e-belge hizmetine aktarılması ve belge durumlarının POS'a işlenmesiyle yapılır. Kurulum; işletme bilgileri, yetkilendirme, alan eşleştirme, test ve kontör kontrolü adımlarından oluşur.

Bu rehber, mağaza, kafe, restoran ve mali müşavir ekiplerine yarar. Belgenin yanlış alıcıya gitmesini, e-Fatura ve e-Arşiv karışıklığını, başarısız gönderimleri ve beklenmeyen kontör tüketimini önlemek için uygulanabilir bir sıra verir.

Simpra POS e-Fatura entegrasyonu nedir ve hangi belgeleri kapsar?

Simpra POS e-Fatura entegrasyonu, satış ekranı ile e-belge servisinin veri alışverişini kuran bağlantıdır. POS, müşteri ve kalem bilgilerini gönderir; servis belgeyi oluşturur, GİB akışını yürütür ve sonucu geri bildirir.

Entegrasyonun kapsamı genellikle e-Fatura ve e-Arşiv faturadır. İşletmenin ayrıca e-İrsaliye, e-SMM veya e-MM kullanması, POS bağlantısının bu belgeleri otomatik kapsadığı anlamına gelmez; her belge türü ayrıca doğrulanmalıdır.

Simpra POS sürümü, lisans seviyesi ve seçilen entegratör yöntemi belirleyicidir. Bu nedenle doğrulanmamış bir menü adını, API adresini veya tek tip kurulum ekranını kesin bilgi gibi kullanmayın; güncel Simpra ve sağlayıcı dokümanını esas alın.

Veri akışı tek yönlü olmak zorunda değildir. Giden faturanın numarası, UUID değeri, gönderim zamanı ve durum kodu POS'a dönebilir; gelen faturalar ise ayrı gelen kutusu veya muhasebe iş akışında izlenebilir.

Örneğin küçük bir kafe, müşteriden vergi bilgilerini alır, siparişi POS'ta kapatır ve faturayı gönderir. Ancak POS fişi düzenlenmişse aynı satışın ayrıca faturalandırılması, işletmenin belge senaryosu ve güncel mevzuat kontrolü gerektirir.

Netsis gibi ERP bağlantılarında da temel mantık benzerdir, fakat alan eşleştirmeleri değişir. Farkı görmek için Netsis e-Fatura entegrasyonu rehberine bakabilir; Simpra ayarlarını kendi sürümünüzün belgeleriyle karşılaştırabilirsiniz.

Kurulumun teknik olarak tamamlanması, mevzuat sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Fatura zamanı, belge senaryosu, iade ve iptal işlemleri işletmenin kayıt düzeniyle birlikte değerlendirilir; sistem yalnızca tanımlanan akışı uygular.

Simpra POS e-Fatura entegrasyonu için işletme bilgileri nasıl hazırlanır?

Simpra POS e-Fatura entegrasyonu başlamadan önce işletme ve kullanıcı bilgileri eksiksiz hazırlanmalıdır. VKN veya TCKN, unvan, vergi dairesi, adres, telefon, e-posta, şube kodu ve yetkili kullanıcı bilgileri aynı kaynaktan kontrol edilmelidir.

Özel entegratör hesabındaki ticari bilgilerle POS kartındaki bilgiler çelişirse belge reddedilebilir veya düzeltme gerektirebilir. Ünvanı kısaltmayın; resmi kayıttaki yazımı, noktalama işaretlerini ve adres bilgisini mali müşavirinizle teyit edin.

Müşteri kartlarında VKN veya TCKN alanı, kişi veya şirket ayrımı ve e-Fatura kayıt durumu önemlidir. Boş müşteri kartı, rastgele vergi numarası veya yalnızca telefon numarası, doğru belge türünü belirlemek için yeterli olmayabilir.

Ürün kartlarında stok kodu, açıklama, birim, miktar, birim fiyat, KDV oranı ve indirim alanlarını inceleyin. POS'taki adet ile e-belgedeki birim kodu farklıysa, dönüşüm kuralı kurulmadan canlı gönderim başlatmayın.

• İşletmenin e-belge kullanıcı durumu GİB kayıtlarından ve mali müşavirden doğrulanmıştır.
• Şube, kasa ve kullanıcı kodları POS ile e-belge hesabında eşleştirilmiştir.
• Müşteri kartlarında VKN, TCKN, unvan ve adres alanları kontrol edilmiştir.
• Ürün kartlarında birim, KDV, indirim ve fiyat bilgileri incelenmiştir.
• Belge serisi, numara başlangıcı ve tarih ayarları yazılı olarak onaylanmıştır.

Bu hazırlık yalnızca merkez şubeyi kapsamamalıdır. Her şubenin kasa kodu, belge serisi, adresi ve kullanıcı yetkisi ayrıysa, şube bazında eşleştirme tablosu oluşturun; tek bir varsayılan tanım kullanmayın.

İşletme bilgilerinde değişiklik varsa entegrasyon başlamadan önce kayıtları güncelleyin. Unvan, adres, vergi bilgisi veya şube yapısı sonradan değiştiğinde, eski belgeler ile yeni belgelerin hangi bilgilerle üretildiğini ayrıca raporlayın.

Simpra POS ile e-Fatura entegrasyonunda yetkilendirme nasıl yapılır?

Yetkilendirme, Simpra POS'un e-belge hesabına güvenli biçimde bağlanmasına izin veren erişim bilgilerinin tanımlanmasıdır. Kullanılacak yöntem; sağlayıcının sunduğu API, kullanıcı yetkisi, token veya sertifika seçeneklerinden hangisinin desteklendiğine bağlıdır.

Önce üretim hesabı ile test hesabını ayırın. Test ortamında oluşturulan kayıtların canlı GİB belgesi olup olmadığını varsaymayın; ekranın ortam bilgisini ve sağlayıcı dokümanındaki açıklamayı mutlaka kontrol edin.

Erişim bilgilerini e-posta, ortak not dosyası veya POS ekran görüntüsüyle paylaşmayın. Yetkiyi yalnızca entegrasyonu kuran kullanıcıya verin; görev değişikliğinde parola, token ve erişim izinlerini iptal ederek yenileyin.

1. Simpra POS ve e-belge hesabındaki işletme bilgilerinin aynı olduğunu doğrulayın.
2. Sağlayıcının önerdiği test veya üretim erişim yöntemini belirleyin.
3. Gerekli kullanıcı, token, endpoint veya sertifika bilgilerini güvenli kanaldan alın.
4. Bağlantı testini çalıştırın ve dönen hata mesajını kaydedin.
5. Belge gönderme ve durum sorgulama yetkilerini ayrı ayrı deneyin.

Bağlantı ekranında endpoint, kullanıcı, parola, token veya sertifika alanlarından yalnızca desteklenenleri doldurun. Bir alanın adı benziyor diye rastgele değer girmeyin; eksik teknik parametreleri sağlayıcıdan yazılı olarak isteyin.

Bağlantı başarılı görünse bile henüz fatura gönderilmiş sayılmaz. Yetkilendirme testi, belge oluşturma testi ve GİB yanıt testi ayrı kaydedilmeli; her testin tarihini, kullanıcı adını ve sonucunu kurulum dosyasına yazın.

Simpra POS bağlantısı bir aracı yazılımla kuruluyorsa, erişim sorumluluklarını önceden belirleyin. POS firması, entegratör ve işletme arasında hangi tarafın teknik destek vereceği belirsiz kalırsa hatalar uzayabilir.

Simpra POS e-Fatura bağlantısında alan eşleştirme nasıl yapılır?

Simpra POS bağlantısında alan eşleştirme, POS verisinin e-belge XML alanlarına hangi kuralla aktarılacağını belirler. Müşteri, ürün, vergi, indirim, ödeme ve belge numarası alanları ayrı ayrı eşleştirilmelidir.

Satış tamamlandığında tetikleyicinin ne olduğunu netleştirin. Fatura, ödeme onayından sonra mı, vardiya kapanışında mı, kullanıcı onayından sonra mı gönderilecek? İşletme bunu bilmezse tekrar deneme ve mükerrer belge riski artar.

Giden belgenin durumu POS'a dönmüyorsa operatör yalnızca gönderildi yazısına güvenmemelidir. Belge numarası, UUID, alıcı, toplam ve servis yanıtı birlikte görülmeden muhasebe kaydı kesinleşmiş kabul edilmemelidir.

Nebim gibi perakende sistemlerinde varyant, barkod ve şube bilgileri öne çıkar. Nebim e-Fatura entegrasyonu rehberi farklı bir ticari yazılımda eşleştirmelerin nasıl düşünülmesi gerektiğine örnek verir; Simpra alanları yine ayrıca teyit edilmelidir.

Yanlış: POS'taki toplam tutarı tek alana yazıp vergi ve indirim ayrıntılarını önemsememektir. Doğru: Satır tutarlarını, vergi matrahını, vergiyi, indirimi ve genel toplamı birbirini doğrulayacak şekilde eşleştirmektir.

Hepsiburada siparişlerinde de sipariş numarası, müşteri bilgisi ve fatura bilgisi aynı işlem zincirinde izlenmelidir. Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu yazısı kanal siparişleri için kontrol mantığını gösterir; POS satış akışını birebir değiştirmez.

Ödeme yöntemi, banka veya kasa bilgisi ile fatura bilgisi aynı alan değildir. POS'ta kart, nakit veya açık hesap seçimi bulunması, e-belgenin ödeme aktarımının otomatik olarak doğru olduğu anlamına gelmez.

Alan eşleştirmesi tamamlandığında birkaç farklı ürün, müşteri ve indirim kombinasyonu oluşturun. Tek bir basit satışın başarılı olması, çoklu vergi oranlarının ve şube bilgilerinin doğru aktarıldığını kanıtlamaz.

Simpra POS satışında e-Fatura mı e-Arşiv mi kesilir?

Simpra POS satışında e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, alıcının e-Fatura kullanıcı durumuna ve satış senaryosuna göre yapılır. E-Fatura kullanıcısına e-Fatura, uygun olmayan alıcıya ise yürürlükteki koşullar içinde e-Arşiv uygulanır.

Bu seçim yalnızca POS'taki müşteri tipine bakılarak yapılmamalıdır. Vergi kimlik numarası, TCKN, alıcı unvanı, adresi ve GİB kullanıcı sorgusu birlikte değerlendirilir; sonuç alınamıyorsa manuel doğrulama prosedürü uygulanır.

e-Arşiv, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılar için kullanılan elektronik fatura senaryosudur. Ancak her tüketici işlemi otomatik olarak e-Arşiv faturaya dönüşmez; fiş, fatura ve özel durum kurallarını mali müşavirinizle güncel mevzuata göre belirleyin.

Bir markette şirket müşterisi vergi bilgilerini doğru girerse POS, alıcı kaydını kontrol ederek e-Fatura senaryosuna yönlenebilir. Aynı markette bireysel müşteri için isim, TCKN ve iletişim bilgileri gereken senaryolar ayrıca tanımlanmalıdır.

Restoran ve yemek platformu satışlarında siparişi alan taraf ile faturayı düzenleyen taraf karıştırılmamalıdır. Yemeksepeti e-Fatura entegrasyonu rehberi kanal akışı için fikir verir; Simpra'da fatura sorumluluğu sözleşme ve operasyonla doğrulanmalıdır.

GİB kayıt sorgusu başarısızsa sistemi varsayılan olarak e-Fatura'ya zorlamak güvenli değildir. Belge türü, özel durum, iade veya iptal adımı değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Alıcı bilgisi sonradan değiştirildiğinde belgeyi sessizce yeniden üretmeyin. İlk belgenin durumu, iptal veya iade gerekip gerekmediği ve yeni belgenin hangi senaryoda düzenleneceği kayıt altına alınmalıdır.

Belge türü kuralını kasa personelinin yorumuna bırakmak yerine POS içinde mümkünse açık seçenekler ve doğrulama uyarıları kullanın. Bu seçeneklerin isimleri Simpra sürümüne göre değişebileceğinden, canlı işlem öncesinde uygulamalı test yapın.

Simpra POS kontör bağlantısı nasıl çalışır ve ihtiyaç nasıl hesaplanır?

Simpra POS kontör bağlantısı, gönderilen ve alınan e-belgelerin ortak kontör havuzundan düşülmesini sağlayan kullanım ilişkisidir. efaturakontor.com kuralına göre gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör tüketir.

Bu nedenle yalnızca POS'tan çıkan faturaları saymak eksik bütçe oluşturur. Gelen e-belge veya hesaptaki diğer desteklenen e-belge türleri de belge hareketi oluşturuyorsa toplam ihtiyaca dahil edilmelidir; kapsamı paket şartlarından doğrulayın.

Aylık tahmin için geçmiş satış adedini, fatura kesilen siparişleri, şube sayısını ve beklenen gelen belge hacmini ayrı yazın. Deneme, iade, iptal ve yeniden oluşturma süreçlerinde yeni belge üretimi olup olmadığını sağlayıcı kayıtlarından kontrol edin.

Kontör, belge sayısına bağlı bir kullanım birimidir; ürün satırı, müşteri satırı veya KDV satırı olarak ayrı ayrı hesaplanmamalıdır. Yine de başarısız tekrar denemelerde yeni belge kaydı oluşup oluşmadığını varsaymayın; işlem logunu ve güncel kullanım koşullarını inceleyin.

Örneğin küçük bir eczane, kasadan çıkan faturaları ve tedarikçilerinden gelen belgeleri ayrı sayaçta izler. Ay sonu yalnızca satış faturalarını paketle karşılaştırırsa gelen belgeler için kontör açığı yaşayabilir; haftalık kontrol daha güvenlidir.

Yanlış: Sadece günlük satış sayısını kontör ihtiyacı kabul etmektir. Doğru: Giden ve gelen tüm belge hareketlerini, şubeleri ve farklı e-belge türlerini kullanım raporuyla birlikte hesaplamaktır.

Simpra POS e-Fatura entegrasyonu testi hangi adımlarla yapılır?

Simpra POS e-Fatura entegrasyonu testinde başarı, yalnızca bağlantı ekranının yeşil görünmesiyle ölçülmez. Başarılı testte satış verisi doğru aktarılmalı, belge türü doğru seçilmeli, servis yanıtı alınmalı ve kayıt POS ile portalda eşleşmelidir.

Teste başlamadan önce gerçek müşteriler yerine işletmenin belirlediği güvenli test kayıtlarını kullanın. Test hesabı ile üretim hesabını karıştırmayın; sağlayıcının test belgesi, simülasyon veya kontrollü canlı belge prosedüründen hangisini istediğini öğrenin.

En az bir bireysel müşteri, bir şirket müşterisi ve farklı vergi oranlarına sahip ürünlerle senaryo kurun. İndirim, çoklu satır, farklı ödeme yöntemi ve şube seçimi gibi işletmede gerçekten kullanılan durumları da test edin.

Her test sonucunda POS kaydı, e-belge numarası, UUID, tarih, toplam, alıcı bilgisi ve durum kodunu karşılaştırın. Bu alanlardan biri farklıysa yalnızca faturanın ekranda görünmesine bakarak entegrasyonu başarılı kabul etmeyin.

1. Test müşterisini ve ürünlerini POS üzerinde oluşturun.
2. Satışı tamamlayıp seçilen belge senaryosunu kontrol edin.
3. Belgenin servis ekranında oluştuğunu ve yanıt aldığını doğrulayın.
4. Belge numarası ile toplam tutarı POS kaydıyla karşılaştırın.
5. Test sonucunu ekran görüntüsü ve işlem numarasıyla arşivleyin.

Test sırasında bağlantı koparsa aynı satış için hemen yeni belge üretmeyin. Önce ilk isteğin karşı tarafa ulaşıp ulaşmadığını, belgenin beklemede olup olmadığını ve tekrar gönderim seçeneğinin nasıl çalıştığını kontrol edin.

Test sonuçlarını kasa sorumlusu, teknik yetkili ve mali müşavir birlikte değerlendirmelidir. Teknik olarak gönderilen bir belgenin muhasebe hesabına yanlış aktarılması, yalnızca entegratör ekranında yapılan kontrolle fark edilmeyebilir.

Simpra POS e-Fatura entegrasyonunda oluşan hatalar nasıl düzeltilir?

Simpra POS e-Fatura hataları, önce hata kodu ve belge durumunun okunmasıyla düzeltilir. Kullanıcı, eksik alan, alıcı, tutar, bağlantı ve mükerrer belge hataları aynı yöntemle çözülmez.

Kimlik doğrulama hatasında kullanıcı, parola, token, sertifika ve ortam bilgilerinin güncelliğini kontrol edin. Yetki değişmişse yalnızca POS'u yeniden başlatmak çözüm sağlamaz; erişim tanımının sağlayıcı tarafında da yenilenmesi gerekir.

Eksik alan hatasında hata mesajının işaret ettiği müşteri, ürün veya belge alanını bulun. Adres, vergi numarası, birim, KDV veya belge serisi tamamlandıktan sonra aynı kaydı kontrollü biçimde yeniden deneyin.

Alıcı bulunamadığında VKN veya TCKN yazımını, müşteri türünü ve GİB kayıt sorgusunu kontrol edin. Geçici sorgu sorunu ile alıcının gerçekten kayıtlı olmaması ayrılmadan e-Fatura senaryosunu zorla seçmeyin.

Yanlış: Zaman aşımı alınca aynı faturayı yeni numarayla hemen göndermektir. Doğru: Önce servis kayıtlarından ilk isteğin kabul edilip edilmediğini sorgulamak, ardından sağlayıcının önerdiği tekrar yöntemini uygulamaktır.

Toplam tutar hatasında satır fiyatı, miktar, indirim, KDV matrahı, vergi ve yuvarlama kurallarını birlikte inceleyin. POS ile e-belge hizmetinin kuruş yuvarlama yöntemi farklıysa, alan eşleştirmesi ve hesaplama kuralı yeniden değerlendirilmelidir.

Mükerrer belge şüphesinde ilk belgenin numarasını, UUID değerini ve durumunu saklayın. İptal, iade veya düzeltme gerekip gerekmediği belge senaryosuna göre mali müşavir ve ilgili hizmet sağlayıcıyla kararlaştırılmalıdır.

Çözülemeyen hatalarda ekran görüntüsü yerine işlem zamanı, kullanıcı, belge numarası, hata kodu ve gönderilen ortam bilgisini paylaşın. Bu bilgiler teknik incelemeyi hızlandırır ve aynı hatanın farklı kasalarda tekrarlanıp tekrarlanmadığını gösterir.

Simpra POS e-Fatura entegrasyonu mali müşavirle nasıl yönetilir?

Simpra POS e-Fatura entegrasyonu mali müşavirle birlikte yönetildiğinde teknik gönderim ile muhasebe kaydı aynı kurala bağlanır. Mali müşavir; belge senaryosu, hesap planı, seri, tarih, iade ve mutabakat kontrollerini doğrulamalıdır.

Kurulumdan önce mali müşavire POS'un hangi işlemlerde fatura oluşturacağını yazılı olarak bildirin. Perakende satış, şirket müşterisi, tüketici satışı, iade, iskonto ve platform siparişi gibi durumlar ayrı ayrı listelenmelidir.

Belge serisi ve numara düzeni, POS'taki kasa veya şube yapısıyla uyumlu olmalıdır. Aynı seri farklı sistemlerde kullanılıyorsa numara çakışması ve denetimde açıklanamayan boşluk oluşmaması için sorumluluk açıkça belirlenmelidir.

Günlük veya haftalık mutabakat raporunda POS satış toplamı, gönderilen belge toplamı, başarısız işlemler ve bekleyen kayıtlar karşılaştırılmalıdır. Bu rapor, sadece toplam ciroyu değil, işlem sayısı ve belge durumlarını da göstermelidir.

Luca gibi muhasebe yazılımlarıyla e-Fatura süreçlerinin nasıl ele alındığını görmek için Luca e-Fatura entegrasyonu rehberini inceleyebilirsiniz. Bu yaklaşım, Simpra POS kayıtlarının muhasebe aktarımından önce hangi alanlarla kontrol edileceğini düşünmeye yardımcı olur.

Gelen belgelerde kabul, ret, ödeme ve muhasebeleştirme adımları ayrı takip edilmelidir. Bir belgenin gelen kutusunda görünmesi, onun otomatik olarak muhasebe kaydına alındığı veya ödendiği anlamına gelmez.

Mali müşavir değiştiğinde veya yetkili personel ayrıldığında erişim listesini güncelleyin. Eski kullanıcının portal, POS ve rapor erişimi açık kalırsa belge gizliliği ve onay süreçleri kontrol dışına çıkabilir.

Simpra POS e-Fatura entegrasyonunda güvenlik ve saklama nasıl sağlanır?

Simpra POS e-Fatura entegrasyonunda güvenlik, erişim yetkilerini sınırlamak ve her belge hareketini izlenebilir tutmakla sağlanır. Kullanıcı hesabı, teknik bağlantı, belge arşivi ve rapor erişimi aynı kişiye zorunlu olarak verilmemelidir.

Kasa personeli satış ve müşteri bilgisi girebilir; teknik kullanıcı bağlantı ayarlarını yönetebilir; mali müşavir ise rapor ve muhasebe kayıtlarını inceleyebilir. Bu roller işletmenin görev dağılımına göre tanımlanmalı ve düzenli olarak gözden geçirilmelidir.

VKN, TCKN, adres ve iletişim bilgileri kişisel veya ticari veri içerebilir. Bu verileri içeren dışa aktarımlar şifreli kanallardan paylaşılmalı, ortak bilgisayarlarda açık bırakılmamalı ve gereksiz kopyalar silinmelidir.

Elektronik belgelerin saklama süresi, kullanılan hizmetin sözleşmesi ve yürürlükteki mevzuatla birlikte kontrol edilmelidir. Portalda 10 yıl güvenli saklama sunuluyorsa, bunun hangi belge türlerini, indirme kayıtlarını ve erişim yetkilerini kapsadığını ayrıca inceleyin.

Her gün düzenli yedek almak tek başına yeterli değildir. Yedeklerin geri yüklenebilirliği, dosya bütünlüğü, belge numarası, UUID ve durum bilgilerinin birlikte korunması belirli aralıklarla test edilmelidir.

Belgeleri portal üzerinden de izliyorsanız gelen ve giden kutularını ayrı yetkilerle yönetin. e-Fatura hizmeti seçiminde arşiv, kullanıcı, rapor ve entegrasyon erişimlerinin kapsamını teknik ekip ile mali müşavir birlikte değerlendirmelidir.

Şifre veya token süresi dolduğunda bağlantının kesilmesi beklenebilir. Süre bitişlerini takvimde izleyin; bağlantı kopmadan önce yenileme sorumluluğunu ve test prosedürünü belirleyin.

Güvenlik incelemesinde yalnızca başarılı işlemleri değil, başarısız oturumları ve yetki değişikliklerini de kaydedin. Olağan dışı saatlerde yapılan gönderimler veya beklenmeyen kullanıcı hareketleri hızlıca araştırılabilir.

Simpra POS e-Fatura entegrasyonu devreye alma kontrol listesi nedir?

Simpra POS e-Fatura entegrasyonu devreye alınmadan önce işletme bilgileri, yetkiler, alanlar, belge senaryoları, kontör ve hata prosedürü birlikte onaylanmalıdır. Bu kontrol, teknik bağlantıdan daha geniş bir hazırlık gerektirir.

Canlıya geçiş gününde ürün kartlarında toplu değişiklik yapmayın. Önce mevcut verinin yedeğini alın, hangi kullanıcıların işlem yapacağını belirleyin ve ilk canlı belgeleri deneyimli bir personelin gözetiminde kontrol edin.

• Üretim hesabı ve test hesabı birbirinden ayrılmıştır.
• Simpra POS şube, kasa ve kullanıcı bilgileri e-belge hesabıyla eşleştirilmiştir.
• e-Fatura kullanıcı sorgusu ve e-Arşiv yönlendirme kuralı test edilmiştir.
• Ürün, müşteri, KDV, indirim ve ödeme alanları karşılaştırılmıştır.
• Belge serisi, numarası, UUID değeri ve durum ekranı kontrol edilmiştir.
• Gelen ve giden belgelerin kontör tüketimi kullanım raporuyla doğrulanmıştır.
• Zaman aşımı, mükerrerlik ve eksik alan hataları için işlem prosedürü yazılmıştır.
• Mali müşavir, kasa sorumlusu ve teknik yetkili sonuçları onaylamıştır.

Canlıya geçişten sonra ilk gün gönderilen belgeleri gün içinde birkaç kez inceleyin. Alıcı, belge türü, toplam tutar ve durum bilgisi doğruysa işlem hacmini kademeli artırın; sorun görülürse kaydı saklayarak akışı durdurun.

Uzman notu: Zaman aşımı veya bağlantı kopması sonrasında yeni fatura üretmeden önce ilk isteğin durumunu mutlaka sorgulayın. Aynı satış için iki ayrı belge oluşması, sonradan düzeltme gerektirebilir.

Devreye alma kaydında kullanılan yazılım sürümü, bağlantı yöntemi, test senaryoları, onaylayan kişiler ve canlıya geçiş tarihi bulunmalıdır. Sonraki güncellemelerde aynı kayıt, değişiklik geçmişi olarak kullanılabilir.

İşletme ayrıca manuel yedek prosedürünü belirlemelidir. Entegrasyon geçici olarak çalışmazsa hangi satışların bekletileceği, hangi belgelerin sonradan oluşturulacağı ve mali müşavire kimin bilgi vereceği önceden yazılmalıdır.

Özet: 5 maddede Simpra POS e-Fatura entegrasyonu

Özetle, Simpra POS e-Fatura entegrasyonu yalnızca bir bağlantı bilgisi girmekten oluşmaz. Doğru sonuç için işletme verisi, belge senaryosu, alan eşleştirmesi, test, kontör ve muhasebe kontrolü birlikte yürütülmelidir.

• Hazırlık: VKN veya TCKN, unvan, adres, şube, kullanıcı, müşteri ve ürün bilgilerini canlı bağlantıdan önce doğrulayın.
• Yetkilendirme: Test ve üretim ortamlarını ayırın; yalnızca desteklenen API, token, kullanıcı veya sertifika yöntemini sağlayıcı dokümanına göre tanımlayın.
• Belge seçimi: Alıcının GİB e-Fatura kullanıcı durumunu kontrol edin; e-Fatura ve e-Arşiv kararını müşteri bilgileriyle birlikte uygulayın.
• Kontör takibi: Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için yalnızca POS satışlarını değil, tüm belge hareketlerini sayın.
• Kontrol: Belge numarası, UUID, alıcı, toplam, durum, muhasebe kaydı ve hata loglarını düzenli olarak karşılaştırın.

Kurulumdan sonra ilk canlı işlemleri küçük bir kapsamla izlemek, toplu hataları erken yakalar. Şube, kasa, müşteri ve ürün çeşitliliği arttıkça kontrol listesi ile kullanım raporu birlikte güncellenmelidir.

Mevzuat hadleri, teknik koşullar ve GİB uygulamaları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Teknik entegrasyon bilgileri için de kullandığınız Simpra sürümünün ve hizmet sağlayıcının güncel dokümanını esas alın.

Kontör ihtiyacınızı karşılaştırmak isterseniz efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini başvuru öncesinde kontrol edebilirsiniz.