İkas e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı Rehberi
İkas e-Arşiv Fatura akışında sipariş verisini, alıcı türünü, kontörü ve hata kontrolünü doğru eşleştirme rehberi.
İkas e-Arşiv Fatura kesme, uygun entegrasyonla İkas sipariş verisinin faturalama sistemine aktarılmasıdır. Doğrulanan belge, yetkili özel entegratör üzerinden oluşturulur ve sonucu İkas siparişine işlenir.
İkas e-Arşiv Fatura kesme, uygun entegrasyonla İkas sipariş verisinin faturalama sistemine aktarılmasıdır. Doğrulanan belge, yetkili özel entegratör üzerinden oluşturulur ve sonucu İkas siparişine işlenir.
Bu rehber, İkas üzerinden satış yapan mağaza sahiplerine, e-ticaret ekiplerine ve mali müşavirlerine yardımcı olur. Sipariş tetikleme, müşteri türü, ürün eşleştirmesi, kontör hesabı ve hata takibini aynı akışta açıklar.
İkas panelindeki menü adları, kullanılan bağlantı yöntemine göre değişebilir. Bu nedenle API, hazır uygulama veya özel bağlantı seçimini güncel entegrasyon dokümanıyla doğrulayın. Mevzuat kapsamındaki güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi ayrıca kontrol edin.
İkas e-Arşiv Fatura kesme nasıl çalışır?
İkas e-Arşiv Fatura akışı, siparişin alınması, verilerin aktarılması, belgenin doğrulanması ve sonucun kaydedilmesiyle çalışır. Bu işlem, tek panelde görünen sipariş ile özel entegratör hesabını birbirine bağlar.
Müşteri mağazada sipariş oluşturur. İkas; müşteri, adres, ürün, fiyat ve ödeme bilgilerini sipariş kaydında tutar. Entegrasyon bağlantısı, belirlenen sipariş olayını izler ve gerekli alanları fatura sistemine gönderir.
Özel entegratör, gönderilen verilerde zorunlu alanları ve belge kurallarını kontrol eder. Alıcı türü uygunsa e-Arşiv Fatura oluşturulur. Oluşan belge numarası, tarih ve durum bilgisi bağlantı üzerinden İkas kaydına aktarılır.
Belge genellikle PDF olarak görüntülenebilir veya alıcıya tanımlı elektronik iletişim kanalıyla gönderilebilir. E-posta gönderimi, teslimat ve arşivleme ayarlarına bağlıdır. PDF indirmek tek başına belgenin oluşturulduğunu kanıtlamaz.
Otomatik fatura için tetikleyici dikkatle seçilmelidir. Ödeme tamamlandı, sipariş hazırlandı veya sipariş gönderildi durumlarından biri kullanılabilir. Hangi durumun geçerli olduğu, işletmenin satış ve iade sürecine göre belirlenir.
İkas siparişi ile fatura kaydı arasında benzersiz sipariş numarası tutulmalıdır. Böylece aynı sipariş için ikinci kez belge oluşturma riski azalır. Bağlantı koptuğunda, provider panelindeki belge durumunu görmeden yeniden gönderim yapılmamalıdır.
İkas tarafından sunulan bağlantının kapsamı, e-Arşiv Fatura üretimiyle sınırlı olabilir. İade, iptal, e-Fatura sınıflandırması veya pazaryeri siparişleri ayrıca desteklenebilir. Bu özellikleri sözleşme ve teknik doküman üzerinden kontrol edin.
İkas e-Arşiv Fatura entegrasyonu hangi verileri taşır?
İkas e-Arşiv Fatura entegrasyonu, siparişten fatura üretmek için alıcı, satıcı, kalem, ödeme ve teslimat verilerini taşır. Her alanın faturalama sistemindeki karşılığı önceden eşleştirilmelidir.
Alıcı tarafında ad veya unvan, vergi kimlik bilgisi, adres ve iletişim alanları bulunur. Tüketici işlemlerinde gerekli bilgiler farklılaşabilir. Şirket alıcısında VKN, unvan ve vergi dairesi gibi alanlar gerekebilir.
Satıcı bilgileri entegratör hesabında sabit tanımlanır. Unvan, adres, vergi bilgileri, fatura serisi ve imza yetkisi bu kayda bağlıdır. Mağaza adresini değiştirmek, eski faturaların satıcı bilgisini geriye dönük değiştirmez.
Fatura kalemlerinde ürün adı, stok kodu, miktar, birim fiyat, indirim, vergi ve toplam tutar yer alır. Kargo bedeli veya hizmet bedeli ayrı kalem olarak gönderilecekse bunun eşleştirmesi de yapılmalıdır.
İnternet satışlarında ödeme şekli, ödeme tarihi, taşıyıcı ve teslimat bilgileri gerekebilir. Bu alanların zorunluluğu işlem türüne ve güncel GİB kurallarına göre değişir. Eksik alan, belge üretimini durdurabilir.
Yanlış: İkas ürün adını faturaya göndermek yeterlidir. Doğru: Ürün kodu, miktar, birim, vergi ve indirim alanlarını birlikte eşleştirmektir. Bu kontrol, muhasebe aktarımındaki tutar farklarını azaltır.
Alan eşleştirmesini önce az sayıda ürünle test edin. Özellikle kargo, kupon indirimi, varyant ve farklı vergi tanımları için örnek sipariş oluşturun. Benzer veri akışlarını görmek için Amazon TR e-Fatura entegrasyonu rehberindeki kurulum mantığını inceleyebilirsiniz.
İkas e-Arşiv Fatura akışında sipariş ne zaman faturaya dönüşür?
İkas siparişi, entegrasyonda tanımlanan durum gerçekleştiğinde e-Arşiv Fatura sürecine gönderilir. Ancak her sipariş durumu otomatik olarak fatura kesme anlamına gelmez.
Ödeme bekleyen siparişlerde fatura oluşturmak, tahsilat ve iptal takibini zorlaştırabilir. Bu yüzden birçok işletme, başarılı ödeme veya onaylanmış sipariş durumunu tetikleyici olarak değerlendirir. Kesin seçim, iş modeline göre yapılır.
Kapıda ödeme, havale ve sanal POS işlemleri aynı statüyü kullanmayabilir. Kapıda ödeme siparişinde faturalama anı, işletmenin teslimat ve tahsilat politikasına bağlıdır. Bu farklılık, bağlantı ayarlarında açıkça belgelenmelidir.
Entegrasyonun sipariş numarasını daha önce işleyip işlemediğini kontrol etmesi gerekir. Aynı sipariş tekrar gönderildiğinde sistem yeni belge üretmek yerine mevcut belge numarasını döndürmelidir. Bu kontrol, çift faturalamayı önleyen temel adımdır.
Sipariş tutarı veya alıcı bilgisi belge oluşturulmadan önce değişirse veri yeniden aktarılmalıdır. Belge oluşturulduktan sonra yapılan değişiklik, eski belgeyi otomatik olarak düzeltmez. İptal veya iade prosedürü ayrıca işletilmelidir.
Uzman notu: Entegrasyon başarısız göründüğünde önce belge numarası ve provider durumunu kontrol edin. Durum kesinleşmeden aynı siparişi tekrar göndermek, gereksiz ikinci belge ve ek kontör riski oluşturabilir.
İkas panelinde sipariş tamamlandı görünmesi, e-Arşiv Fatura belgesinin onaylandığını göstermeyebilir. Fatura numarası, oluşturulma zamanı ve gönderim durumunu iki sistemde karşılaştırın. Mutabakatı günlük yapmak, ay sonu yığılmasını önler.
İkas ile e-Arşiv Fatura keserken müşteri türü nasıl belirlenir?
İkas ile e-Arşiv Fatura keserken müşteri türü, alıcının e-Fatura kayıt durumu ve işlem bilgileri incelenerek belirlenir. Genel akışta e-Fatura kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya uygun e-Arşiv belgesi düzenlenir.
Bireysel müşterinin ad, soyad, adres ve gerekli kimlik alanları eksiksiz alınmalıdır. Şirket müşterisinde unvan, VKN, vergi dairesi ve adres bilgileri önem taşır. Fatura formunda seçilen müşteri türü, entegrasyon kuralıyla uyumlu olmalıdır.
VKN veya TCKN bilgisinin biçimsel olarak doğru olması yeterli değildir. Bilginin ilgili alıcıya ait olması ve kayıt durumunun güncel sorguyla doğrulanması gerekir. Yanlış kimlik bilgisi, belge reddi veya muhasebe düzeltmesi doğurabilir.
Alıcının e-Fatura kayıt durumu zaman içinde değişebilir. Eski siparişlerdeki müşteri bilgisiyle yeni siparişi otomatik sınıflandırmak yerine, bağlantının güncel sorgu yöntemini kullanın. Sorgu yapılamıyorsa işlemi manuel incelemeye alın.
Yurt dışı işlemleri, ihracat ve özel teslim senaryoları standart tüketici satışından farklı olabilir. Bu durumlarda yalnızca İkas müşteri tipine güvenmeyin. Belge türünü güncel GİB düzenlemeleri ve mali müşavir görüşüyle belirleyin.
Yanlış: Şirket unvanı yazan her siparişi e-Fatura kabul etmek. Doğru: Alıcının kayıt durumunu ve işlem şartlarını birlikte değerlendirmektir. Sadece unvan alanı, elektronik belge türünü kesinleştirmez.
Form tasarımında alıcı türünü zorunlu alan yapmak, sonraki hataları azaltır. Vergi bilgisi girilmeden sipariş tamamlanabiliyorsa, fatura öncesi kontrol adımı ekleyin. Muafiyet, had veya tarih içeren uygulamalarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.
İkas e-Arşiv Fatura için kurulum adımları nelerdir?
İkas e-Arşiv Fatura kurulumu, entegratör hesabının hazırlanması, bağlantı bilgilerinin tanımlanması, alan eşleştirmesi ve kontrollü test adımlarından oluşur. Üretim ortamına geçmeden önce belge türü ve tetikleyici netleştirilmelidir.
Önce işletmenin hangi belgeleri otomatik oluşturacağını yazılı olarak belirleyin. Sadece e-Arşiv Fatura mı, yoksa e-Fatura, iade ve diğer e-belgeler de mi aktarılacak? Kapsam, teknik bağlantının ve kontör planının temelini oluşturur.
- İkas mağaza hesabında kullanılacak hazır bağlantı, API veya uygulama yöntemini doğrulayın.
- Özel entegratör hesabında işletme bilgilerini, belge serisini ve e-Arşiv yetkilendirmesini kontrol edin.
- API anahtarı, kullanıcı bilgisi veya bağlantı tanımını yalnızca yetkili kişilerle paylaşın.
- Müşteri, ürün, ödeme, kargo ve sipariş durumu alanlarını karşılıklı olarak eşleştirin.
- Kontrollü testten sonra üretim bağlantısını açın ve ilk belgeleri manuel doğrulayın.
Bağlantı kurulurken test ortamı sunulup sunulmadığını sağlayıcıdan öğrenin. Test ortamı yoksa gerçek belge üretme ihtimali bulunduğu için örnek siparişi küçük kapsamda planlayın. Oluşan belgenin numarasını ve durumunu kaydedin.
Kurulum ekranlarında seri ve sıra ayarını rastgele değiştirmeyin. Kullanılan seri, işletmenin belge düzeniyle ve muhasebe kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır. Seri değişikliği gerekiyorsa, mali müşavir ve entegratörle birlikte planlanmalıdır.
Farklı satış kanallarında bağlantı mantığını karşılaştırmak için T-Soft e-Fatura entegrasyonu ve Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu içeriklerine bakabilirsiniz. Bu örnekler, İkas ayarlarının birebir yerine geçmez.
İkas e-Arşiv Fatura ürün ve KDV eşleştirmesi nasıl yapılır?
İkas e-Arşiv Fatura ürün eşleştirmesi, mağazadaki ürün kaydının fatura kalemiyle aynı kod, birim, miktar ve vergi bilgisine bağlanmasıdır. Ürün adı tek başına güvenilir bir eşleştirme anahtarı değildir.
Her ürün için benzersiz stok kodu kullanın. Aynı adla satılan farklı varyantlar, renkler veya paketler ayrı kodlarla tanımlanmalıdır. Böylece entegrasyon, siparişteki ürünü doğru fatura kalemine bağlar ve yanlış vergi ayarını azaltır.
KDV oranı, istisna veya muafiyet bilgisi ürün tanımında doğru seçilmelidir. Bu değerleri genel varsayımla doldurmayın. Ürünün niteliğine göre geçerli uygulamayı güncel mevzuat ve mali müşavirinizle teyit edin.
Kupon indirimi, satır indirimi ve kargo bedeli farklı şekilde aktarılabilir. İndirim sipariş toplamından düşülüyor, fakat fatura satırına taşınmıyorsa matrah ve toplam tutar uyuşmayabilir. Bu senaryoyu test siparişiyle kontrol edin.
Ondalık miktar, dövizli satış ve kuruş yuvarlaması da eşleştirmeye dahildir. İkas toplamı ile fatura sisteminin hesapladığı toplam aynı değilse, hangi sistemin yuvarlama kaynağı olduğunu belirleyin. Farkları elle kapatmak yerine ayarı düzeltin.
Ürün kataloğu toplu aktarılacaksa önce kod, birim ve vergi alanlarını temizleyin. Eski ürün kodlarını silmek, geçmiş siparişlerin izlenmesini zorlaştırabilir. Pasif ürünleri arşivleyin, fakat geçmiş belge bağlantılarını koruyun.
Ürün ve sipariş eşleştirmesini farklı platformlarda görmek için T-Soft bağlantı rehberini inceleyebilirsiniz. İkas uygulamasındaki alan adları farklı olabilir; önemli olan, verinin anlamını ve hesaplama kaynağını eşleştirmektir.
İkas e-Arşiv Fatura kontör hesabı nasıl yapılır?
İkas e-Arşiv Fatura kontör hesabında, oluşturulan her giden belge bir kontör düşürür. Kontör planlanırken gelen belgelerin de her birinin bir kontör düşürdüğü kuralı ayrıca dikkate alınmalıdır.
Basit hesaplama yöntemi, dönem içindeki giden e-Arşiv ve e-Fatura belgelerini toplamaktır. Gelen e-belgeleri, düzeltme için yeniden oluşturulan belgeleri ve gerçek üretim testlerini ayrıca izleyin. Başarısız istek ile oluşmuş belgeyi birbirinden ayırın.
Bir API çağrısının başarısız olması otomatik olarak yeni belge oluşturulduğu anlamına gelmez. Buna karşılık yeniden deneme yeni belge üretirse ek kontör kullanılabilir. Bu nedenle tekrar gönderimden önce belge numarası ve entegratör durumunu kontrol edin.
Kontör planı sadece aylık sipariş adedine göre yapılmamalıdır. İade, iptal sonrası düzeltme, farklı satış kanalları ve gelen belgeler toplam ihtiyacı değiştirebilir. Geçmiş kullanım raporunu incelemek, tahminden daha güvenilir sonuç verir.
| İşlem | Belge yönü | Kontör etkisi |
|---|---|---|
| İkas üzerinden oluşturulan e-Arşiv Fatura | Giden belge | 1 kontör |
| Alınan elektronik belge | Gelen belge | 1 kontör |
| Başarısız isteğin yeniden denenmesi | Duruma bağlıdır | Yeni belge oluşursa 1 kontör daha |
| Sadece ön izleme veya test çağrısı | Ortam ve sağlayıcı ayarına bağlıdır | Üretim belgesi oluşup oluşmadığı kontrol edilir |
Kontör raporunda tarih, belge türü, yön ve sipariş numarasını birlikte izleyin. Böylece hangi işlemin kontör tükettiğini açıklayabilirsiniz. Paket seçerken kullanılabilirlik süresini ve tüm belge türlerinde ortak havuz olup olmadığını da okuyun.
Yanlış: Hata aldıktan sonra aynı siparişi birkaç kez göndermek. Doğru: Önce belge numarasını, durumunu ve kontör hareketini kontrol etmektir. Bu işlem, gereksiz tekrar ve mükerrer belge riskini sınırlar.
İkas e-Arşiv Fatura hataları nasıl kontrol edilir?
İkas e-Arşiv Fatura hataları, önce İkas sipariş kaydında, sonra entegratör işlem günlüğünde ve son olarak belge durumunda kontrol edilir. Tek bir ekrandaki hata mesajı, gerçek nedeni her zaman göstermeyebilir.
Yaygın nedenler arasında eksik alıcı bilgisi, yanlış vergi numarası, tanımsız ürün kodu, kapalı seri ve yetkilendirme sorunu bulunur. Zaman aşımı veya ağ kesintisi de isteğin sonucunu belirsiz bırakabilir.
Önce sipariş numarasını ve gönderim zamanını kaydedin. Ardından aynı numarayla oluşmuş bir belge olup olmadığını arayın. Belge varsa tekrar üretmek yerine mevcut belgenin durumunu ve alıcıya iletimini inceleyin.
Belge bulunmuyorsa hata kodunun hangi alana işaret ettiğini belirleyin. Müşteri verisini, ürün verisini veya bağlantı kimlik bilgilerini düzelttikten sonra yalnızca ilgili siparişi yeniden işleme alın.
İkas panelinde başarılı görünen sipariş ile entegratörde başarısız görünen belge arasında fark varsa, son durumu esas alın. Sorun çözüldüğünde sipariş-fatura numarası eşleşmesini kaydedin.
Farklı satış kanallarındaki benzer hata kontrolü için Ingenico POS e-Arşiv Fatura ve Uyumsoft ile e-Arşiv Fatura akışlarını karşılaştırabilirsiniz. Bağlantı ekranları değişse de durum kontrolü mantığı benzerdir.
Hata kayıtlarını yalnızca ekran görüntüsüyle saklamayın. Sipariş numarası, belge numarası, hata zamanı ve düzeltme adımını yazılı kaydedin. Mevzuat kaynaklı retlerde teknik ayar değiştirmeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.
İkas e-Arşiv Fatura iptal ve iade süreci nasıl yönetilir?
İkas e-Arşiv Fatura iptal ve iade süreci, sipariş durumunu değiştirmekten ibaret değildir. Oluşmuş belgenin iptali, iade veya düzeltme işlemi; belgenin durumuna ve işlemin niteliğine göre ayrı yürütülür.
İkas siparişi iptal edildiğinde fatura henüz oluşmamışsa otomatik tetikleyici durdurulabilir. Fatura zaten oluşturulduysa belgeyi panelden silmek, resmi iptal anlamına gelmez. Belge numarası ve yasal kayıt ayrıca kontrol edilmelidir.
Ürün iadesinde sipariş, ödeme ve stok hareketleri faturayla birlikte değerlendirilir. İşleme uygun iade veya düzeltme belgesinin türü, alıcının niteliğine ve güncel mevzuata göre değişebilir. Mali müşavirinizin prosedürünü esas alın.
İade talebi geldiğinde önce orijinal fatura numarasını bulun. Hangi kalemlerin iade edildiğini, kargo bedelini ve iade tutarını kaydedin. Sonra entegratör ve muhasebe sistemindeki kayıtların aynı işlemi gösterdiğini doğrulayın.
Entegrasyon iade işlemini desteklemiyorsa, sipariş durumunu yalnızca manuel değiştirip bırakmayın. İlgili belgeyi sağlayıcı panelinde ve muhasebe kayıtlarında kontrol edin. Gerekli belgeyi yetkili kişiyle düzenleyip İkas siparişine bağlayın.
İptal veya iade sonrası aynı sipariş için yeni satış faturası üretilecekse tetikleyici kuralını inceleyin. Eski belge açıkken otomatik yeniden faturalama, iki ayrı satış kaydı oluşturabilir. Yeni işlem ile düzeltme işlemini ayırın.
İptal süreleri, bildirim yöntemi ve özel işlem koşulları dönemsel mevzuatla değişebilir. Bu nedenle kesin tarih veya yöntem varsaymayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek işletme içi yazılı prosedür oluşturun.
İkas e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?
İkas e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki temel fark, alıcının elektronik kayıt durumu ve belgenin iletim biçimidir. Genel iş akışında e-Fatura kayıtlı alıcıya, e-Arşiv ise kayıtlı olmayan alıcıya düzenlenir.
e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasında sistemdeki alıcı posta kutusuna gönderilir. e-Arşiv Fatura, alıcıya uygun elektronik yöntemle iletilir ve ilgili raporlama süreci yürütülür. Her iki belge de kâğıt fatura yerine elektronik kayıt sağlar.
| Karşılaştırma alanı | e-Fatura | e-Arşiv Fatura |
|---|---|---|
| Alıcı profili | Genellikle e-Fatura kayıtlı kullanıcıdır. | Genellikle kayıtlı olmayan alıcıdır. |
| İletim | Alıcının sistemdeki posta kutusuna yapılır. | Uygun elektronik iletişim ve raporlama akışı kullanılır. |
| İkas entegrasyon kararı | Alıcının kayıt durumu sorgulanır. | Alıcı ve işlem şartları doğrulanır. |
Bir PDF dosyasını e-posta ile göndermek, tek başına e-Arşiv Fatura oluşturulduğunu göstermez. Belgenin yetkili süreçte üretilmesi, numaralandırılması, raporlanması ve saklanması gerekir.
İkas entegrasyonunda belge türünü yalnızca müşteri etiketine göre seçmeyin. VKN, TCKN, kayıt durumu, işlem türü ve özel şartlar birlikte değerlendirilmelidir. Sağlayıcıdaki otomatik sorgunun hangi kaynağı kullandığını öğrenin.
Alıcı kaydı bulunamadığında sistemin varsayılan belge türünü kontrol edin. Otomatik varsayılan, her işlem için doğru sonuç vermeyebilir. Özellikle şirket müşterilerinde manuel doğrulama ve mali müşavir kontrolü yararlıdır.
Belge türlerinin ayrıntıları için güncel GİB açıklamalarını takip edin. Hadler, istisnalar, internet satışına ilişkin alanlar ve uygulama tarihleri değişebilir. Rakam veya tarih içeren kararları eski blog bilgisine göre vermeyin.
İkas e-Arşiv Fatura entegrasyonu küçük işletmede nasıl uygulanır?
İkas e-Arşiv Fatura entegrasyonu küçük işletmede, önce sipariş hacmi ve belge türleri sadeleştirilerek uygulanır. Küçük ekiplerde en önemli hedef, otomasyonu kurarken kontrol ve manuel düzeltme adımını korumaktır.
Örneğin bir kafe sahibi, İkas mağazasında paket kahve ve ekipman satıyor. Gün içinde on iki sipariş geldiğinde, yalnızca başarılı ödeme alan siparişleri faturalama kuyruğuna gönderebilir. Her belgeyi numarası ve alıcı türüyle kontrol eder.
İlk hafta işletme, otomatik oluşan belgeleri her gün karşılaştırır. Sipariş toplamı, fatura toplamı, kargo bedeli ve müşteri bilgileri aynıysa akış korunur. Fark varsa ürün veya ödeme eşleştirmesi düzeltilir.
Günlük işlem sonunda aşağıdaki kontrol listesi kullanılabilir:
- Başarılı ödeme alan tüm siparişlerin fatura durumu kontrol edilmiştir.
- Fatura numarası oluşmayan siparişler ayrı bir takip listesine alınmıştır.
- Alıcı bilgisi, ürün kalemleri ve toplam tutar örneklem yöntemiyle karşılaştırılmıştır.
- İade veya iptal edilen siparişlerin otomatik yeniden faturalaması engellenmiştir.
- Gelen ve giden belge hareketleriyle kontör raporu karşılaştırılmıştır.
Küçük işletmede aynı kişinin satış, muhasebe ve teknik işleri yürütmesi risk oluşturabilir. En azından fatura onayı, hata düzeltmesi ve kontör takibi için sorumluluklar yazılı ayrılmalıdır.
Mağaza aynı zamanda pazaryerinde satış yapıyorsa kanal bazlı sipariş numarası kullanın. Hepsiburada e-Fatura akışı gibi farklı kanallardaki kontrolleri incelemek, çoklu satış düzeninde yararlı bir karşılaştırma sunar.
Özet: 5 maddede İkas e-Arşiv Fatura akışı
Özetle İkas e-Arşiv Fatura akışının güvenilir olması, doğru tetikleyici, eksiksiz veri, uygun belge türü ve düzenli durum kontrolüne bağlıdır. Otomasyon, insan kontrolünü tamamen ortadan kaldırmaz.
- İkas siparişinin hangi durumda faturalama kuyruğuna gireceğini açıkça tanımlayın.
- Alıcı, satıcı, ürün, vergi, indirim, ödeme ve teslimat alanlarını eşleştirin.
- Alıcının e-Fatura kayıt durumunu ve işlem şartlarını belge türünden önce kontrol edin.
- Her gelen ve giden belgenin bir kontör düşürdüğünü, tekrar denemelerin durumunu izleyin.
- Belge numarası, hata kaydı, iptal ve iade adımlarını sipariş numarasıyla birlikte saklayın.
Bu beş adım, küçük mağazalarda günlük kontrolü, yüksek sipariş hacminde ise istisna yönetimini destekler. Her bağlantı yöntemi aynı ekranlara sahip olmayabilir. Teknik alan adlarını sağlayıcının güncel dokümanından doğrulayın.
Mevzuat kapsamındaki e-Arşiv koşulları, belge alanları, hadler ve tarihler güncellenebilir. Rakam içeren kararları eski içeriklere göre vermeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.
Belge hacminizi karşılaştırmak isterseniz, efaturakontor.com paketlerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar bulunur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri incelenebilir. Paketlerde 12-18 ay kullanım süresi bulunur.
Sık Sorulan Sorular
İkas e-Arşiv Fatura entegrasyonu nasıl çalışır?
İkas e-Arşiv Fatura entegrasyonu, belirlenen sipariş durumunda müşteri, ürün, ödeme ve teslimat verilerini faturalama sistemine aktarır. Özel entegratör bu verileri doğrular, uygun belgeyi oluşturur ve belge numarasıyla durumu İkas siparişine geri işler. Tetikleyici, alan eşleştirmesi ve iade desteği kullanılan bağlantı yöntemine göre değişebilir. Kurulumdan önce güncel teknik dokümanı kontrol etmek gerekir.
İkas e-Arşiv Fatura keserken hangi bilgiler gerekir?
Genellikle alıcı adı veya unvanı, adresi, gerekli kimlik ya da vergi bilgileri, ürün kodu, ürün adı, miktar, birim fiyat, vergi, indirim ve toplam tutar gerekir. İnternet satışlarında ödeme ve teslimat bilgileri de gerekli olabilir. Zorunlu alanlar işlem türüne ve güncel GİB kurallarına göre değişebileceği için mali müşavir ve entegratörle doğrulanmalıdır.
İkas e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?
Genel iş akışında e-Fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı alıcıya gönderilir. e-Arşiv Fatura ise çoğunlukla kayıtlı olmayan alıcıya düzenlenir ve uygun elektronik iletişim ile raporlama süreci kullanılır. PDF dosyasını e-posta ile göndermek tek başına e-Arşiv Fatura oluşturmaz. Alıcının kayıt durumu, işlem türü ve güncel mevzuat birlikte değerlendirilmelidir.
İkas siparişi hangi durumda otomatik faturaya dönüşür?
Bu karar entegrasyon ayarındaki tetikleyiciye bağlıdır. İşletmeler genellikle başarılı ödeme, onaylanmış sipariş veya gönderim öncesi durumlarından birini seçer. Kapıda ödeme ve havale gibi işlemlerde zamanlama farklı olabilir. Siparişin daha önce faturalandırılıp faturalandırılmadığı kontrol edilmeden tekrar gönderim yapılmamalıdır. Kesin tetikleyici, kullanılan bağlantının teknik dokümanından doğrulanır.
İkas e-Arşiv Fatura iade ve iptal işlemi nasıl yapılır?
Siparişi İkas panelinde iptal etmek, oluşturulmuş e-Arşiv Faturayı otomatik olarak resmi biçimde silmez. Önce orijinal belge numarası ve durumu kontrol edilir. Sonra işlemin niteliğine uygun iptal, iade veya düzeltme belgesi belirlenir. Uygulanacak yöntem alıcıya, belge durumuna ve güncel mevzuata göre değişebilir. Mali müşavirinizin prosedürünü izleyin.
İkas e-Arşiv Fatura kurulumu için hangi adımlar izlenir?
Önce kullanılacak hazır bağlantı, API veya uygulama yöntemini belirleyin. Ardından özel entegratör hesabındaki işletme, seri ve yetkilendirme bilgilerini kontrol edin. API bilgilerini güvenli tanımlayın, müşteri ve ürün alanlarını eşleştirin, sipariş tetikleyicisini seçin ve kontrollü test yapın. Üretime geçince ilk belgeleri numara, tutar ve alıcı bilgileri açısından manuel doğrulayın.
Tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör, ücretsiz portal, aynı gün tanımlama. Sovos altyapısı.