Ingenico POS e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

Ingenico POS e-Arşiv Fatura kesme, POS satış bilgisinin uygun bir entegrasyonla e-Arşiv belgesine dönüştürülmesidir. Ingenico terminali tek başına her işletmede otomatik e-Arşiv fatura oluşturmaz. POS modeli, kullanılan satış uygulaması, muhasebe sistemi ve GİB uyumlu özel entegratör birlikte çalışmalıdır.

Bu rehber, kafe, mağaza, restoran ve küçük perakende işletmelerine yol gösterir. POS slipi ile e-Arşiv faturayı ayırır, gerekli müşteri bilgilerini açıklar ve otomatik akışın hangi kontrollerden geçtiğini gösterir.

Kurulum kararı vermeden önce Ingenico cihazınızın modelini ve mevcut yazılımını öğrenmelisiniz. Ayrıca mali müşavirinizden işletmenizin e-Fatura veya e-Arşiv yükümlülüğünü teyit etmelisiniz. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Ingenico POS e-Arşiv Fatura nedir ve e-Fatura'dan farkı nedir?

Ingenico POS e-Arşiv Fatura, ödeme işleminden sonra satış verileriyle elektronik fatura oluşturulmasıdır. Akışta POS, tutar ve işlem bilgisini sağlar. Entegrasyon katmanı ise alıcı, ürün, vergi ve belge bilgilerini tamamlar.

e-Arşiv fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılar için elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa temel senaryo e-Fatura düzenlemektir. İstisnai durumlar ve özel belge senaryoları ayrıca incelenmelidir.

POS cihazı, kartlı ödeme işlemini onaylayan ödeme terminalidir. Fatura ise mal veya hizmet satışını belgeleyen ayrı bir ticari belgedir. Bu nedenle ödeme onayı, tek başına fatura düzenlendiğini göstermez.

Otomatik sistem, ödeme tutarını fatura satırlarıyla eşleştirir. Ürün adı, miktar, birim fiyat, vergi oranı ve indirim gibi alanlar ayrıca gerekir. Sadece toplam tutarı alan entegrasyon, ayrıntılı fatura için yetersiz kalabilir.

Alıcının statüsü de belge türünü belirler. Gerçek kişi, tüzel kişi, vergi mükellefi ve e-Fatura kullanıcısı bilgileri farklı doğrulamalar gerektirebilir. Entegrasyon bu ayrımı sormadan her satışa e-Arşiv kesmemelidir.

Belgenin düzenleme zamanı, satış türüne ve yürürlükteki kurallara bağlıdır. Otomatik akış bu süreleri kendiliğinden değiştirmez. İşletme, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinin yönlendirmesini esas almalıdır.

Ingenico POS satışından otomatik e-Arşiv fatura akışı nasıl işler?

Ingenico POS otomatik fatura akışı, ödeme ve fatura sistemlerinin işlem numarasıyla eşleşmesi sayesinde çalışır. Satış tamamlandığında entegrasyon, yalnızca başarılı ve daha önce işlenmemiş işlemi faturalandırır.

İlk adımda POS, işlem tutarını ve kendi işlem referansını üretir. Satış uygulaması bu referansı sipariş veya sepet numarasıyla eşleştirir. Aynı numara, mükerrer fatura kontrolünde kullanılır.

1. Kasiyer, ürünleri satış uygulamasına veya POS destekli sipariş ekranına ekler.
2. POS, ödeme türünü ve ödeme sonucunu işlem referansıyla birlikte bildirir.
3. Entegrasyon, alıcının bilgilerini ve belge türünü doğrular.
4. Ürün satırları, vergiler, indirimler ve toplam tutar fatura taslağına aktarılır.
5. GİB uyumlu özel entegratör, belgeyi ilgili teknik kurallara göre işler.
6. Sistem, belge numarasını ve durum bilgisini POS veya arka ofis ekranına döndürür.

Bu akışta ödeme başarılı görünse bile fatura durumu ayrıca kontrol edilmelidir. Ağ kopması, eksik müşteri bilgisi veya entegratör yanıt vermemesi farklı sonuçlar doğurabilir.

Fatura oluşturulduktan sonra müşteri, işletmenin belirlediği elektronik kanaldan bilgilendirilebilir. E-posta, SMS, müşteri ekranı veya basılı çıktı seçenekleri entegrasyonun tasarımına bağlıdır.

Otomasyonun güvenilir olması için işlem günlüğü tutulmalıdır. Günlükte POS işlem numarası, sipariş numarası, belge numarası, zaman damgası ve hata kodu birlikte görünmelidir.

Ingenico POS e-Arşiv Fatura entegrasyonu için hangi sistemler gerekir?

Ingenico POS e-Arşiv Fatura entegrasyonu için yalnızca bir POS cihazı yeterli değildir. Terminal, satış uygulaması, entegrasyon servisi, muhasebe veya ERP sistemi ve e-belge sağlayıcısı birlikte değerlendirilmelidir.

Öncelikle Ingenico cihazının modeli ve üzerinde çalışan uygulama belirlenir. Bazı cihazlar yalnızca ödeme alır. Bazıları ise sipariş, ürün veya müşteri ekranlarıyla haberleşebilir. Bu ayrım, kurulabilecek otomasyonun kapsamını değiştirir.

İkinci bileşen, satış verisini taşıyan uygulamadır. Ürün kodları, stok birimleri, fiyatlar ve vergi tanımları genellikle burada tutulur. POS yalnızca toplam tutarı iletiyorsa ürün satırları başka bir sistemden alınmalıdır.

Entegrasyon katmanı, POS ile e-belge servisi arasında veri dönüşümü yapar. API bağlantısı, kimlik doğrulama, durum sorgulama, tekrar deneme ve hata kaydı bu katmanda yönetilir. İşletme, bu görevlerin kimde olduğunu yazılı olarak belirlemelidir.

Muhasebe veya ERP sistemi kullanılıyorsa cari hesap ve stok kayıtları da eşleştirilebilir. Daha büyük yapılarda SAP Business One e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör gibi ERP odaklı süreçler ayrıca incelenebilir.

Ingenico cihazının desteklediği bağlantıyı öğrenmek için Ingenico POS e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör rehberindeki teknik kontrol noktalarına bakabilirsiniz. Kesin destek bilgisi için cihaz sağlayıcınızdan model bazlı teyit alın.

POS slipi ile Ingenico POS e-Arşiv faturanın farkı nedir?

POS slipi, kartlı ödeme işleminin gerçekleştiğini gösterir. e-Arşiv fatura ise mal veya hizmet satışını belgeleyen elektronik faturadır. İki belge aynı satışta birlikte oluşabilir, fakat biri diğerinin otomatik yerine geçmez.

Kasiyerin müşteriye POS slipi vermesi, fatura talebini karşılamayabilir. Fatura isteyen müşteriden gerekli alıcı bilgileri alınmalı ve uygun e-belge türü belirlenmelidir. POS uygulaması bu bilgileri almıyorsa ayrı bir ekran gerekebilir.

Yanlış: POS slipi, her durumda e-Arşiv faturanın yerine geçer. Doğru: Slip ödeme kanıtıdır; fatura yükümlülüğü ayrıca değerlendirilir.

Entegrasyon tasarımında iki belgenin numarası karıştırılmamalıdır. POS işlem referansı ödeme kaydına, e-Arşiv belge numarası ise fatura kaydına aittir. Raporlarda bu iki alan ayrı sütunlarda tutulmalıdır.

Ingenico POS ile e-Arşiv fatura keserken hangi müşteri bilgileri gerekir?

Ingenico POS ile e-Arşiv fatura keserken gerekli müşteri bilgileri, alıcının türüne ve belge senaryosuna göre değişir. Sistem, zorunlu alanları belge türüne göre göstermeli ve eksik kayıtla gönderimi engellemelidir.

Gerçek kişi alıcıda ad, soyad ve iletişim bilgileri gerekebilir. Vergi kimlik numarası veya kimlik numarası gibi alanlar, uygulanabilir kurala göre istenebilir. Hangi alanın zorunlu olduğunu güncel GİB kuralları belirler.

Şirket alıcıda unvan, vergi kimlik numarası, vergi dairesi ve adres bilgileri önem taşır. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı ayrıca kontrol edilmelidir. Kayıtlı alıcıya yanlış belge türü gönderilmesi operasyonel sorun yaratır.

Fatura satırlarında ürün veya hizmet adı, miktar, birim, birim fiyat, indirim ve vergi bilgileri bulunur. POS yalnızca toplamı iletiyorsa, satır ayrıntıları sipariş veya ERP sisteminden alınmalıdır.

Ödeme kartının tam numarası fatura verisi olarak tutulmamalıdır. Entegrasyon, ödeme tipini ve gerekliyse işlem referansını kullanmalıdır. Kişisel veriler yalnızca amaçla sınırlı, erişim kontrollü ve güvenli biçimde işlenmelidir.

Kasiyer ekranı, alıcı bilgilerini tekrar tekrar yazdırmamalıdır. Cari kayıt, QR kod, müşteri formu veya güvenli arama seçenekleri kullanılabilir. Ancak otomatik doldurma, vergi numarasını doğrulama ihtiyacını ortadan kaldırmaz.

Ingenico POS e-Arşiv Fatura entegrasyonu nasıl kurulur?

Ingenico POS e-Arşiv Fatura entegrasyonu, önce teknik envanter çıkarılarak kurulur. İşletme, POS modelini, satış yazılımını, muhasebe sistemini ve e-belge hesabını aynı proje planında toplamalıdır.

Kurulumda aşağıdaki sıra izlenirse veri kaybı ve mükerrer belge riski azalır. Her adım tamamlanmadan canlı satış akışına geçilmemelidir.

1. Ingenico POS modelini, yazılım sürümünü ve bağlantı yöntemini belgeleyin.
2. Fatura tetikleyicisini belirleyin; ödeme onayı mı, sipariş kapanışı mı kullanılacak karar verin.
3. POS, satış uygulaması ve muhasebe alanlarını ortak veri sözlüğünde eşleştirin.
4. Alıcı sorgulama, e-Fatura ayrımı ve e-Arşiv gönderim kurallarını tanımlayın.
5. Başarılı işlem, eksik bilgi, ağ kesintisi ve mükerrer işlem testlerini uygulayın.
6. Canlıya geçişte yedek işlem ve günlük mutabakat sorumluluğunu atayın.

Kimlik doğrulama bilgileri, API anahtarları veya sertifika işlemleri yetkili kişilerce yönetilmelidir. Kasiyer hesabı, teknik yönetici yetkisine sahip olmamalıdır. Kullanıcı rolleri işletmenin görev dağılımına göre sınırlandırılmalıdır.

Test sırasında gerçek müşteri verisi kullanılmaması tercih edilir. Sağlayıcının test ortamı bulunmuyorsa mali müşavir ve teknik ekip, kontrollü bir uygulama planı hazırlamalıdır. Canlı belge üretmeden önce gönderim sonucunu teyit edin.

Kurulumdan sonra yalnızca fatura oluşmasına bakmayın. POS işlem sayısı, başarılı belge sayısı, bekleyen kayıtlar ve hata kayıtları karşılaştırılmalıdır. Bu kontrol, otomasyonun satışa gerçekten eşlik edip etmediğini gösterir.

Ingenico POS e-Arşiv Fatura işleminde kontör nasıl hesaplanır?

Kontör, e-belge servisinde belge oluşturma veya işleme hakkını gösteren kullanım birimidir. Ingenico POS e-Arşiv Fatura akışında kontör hesabı, oluşturulan giden e-belge kayıtları izlenerek yapılır.

efaturakontor.com kullanım kuralında gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle giden bir e-Arşiv faturası bir kontör kullanır. İşletme, gelen e-belgeleri de aynı havuzdan izlemelidir.

Satış hacmi hesaplanırken yalnızca POS cihazı sayısı dikkate alınmaz. Günlük işlem adedi, iade veya yeniden düzenleme süreçleri, farklı satış kanalları ve gelen belgeler birlikte incelenir.

Bir API çağrısına yanıt alınamaması, aynı faturanın hemen yeniden gönderilmesini gerektirmez. Önce belge durumunu, işlem referansını ve kontör hareketini kontrol edin. Aksi halde aynı satış için ikinci belge oluşturma riski doğabilir.

Kontör raporunda tarih, belge türü, belge numarası, işlem referansı ve durum bilgisi bulunmalıdır. Bekleyen veya başarısız kayıtlar ayrı izlenmelidir. Sağlayıcının tüketim ekranı ile muhasebe kayıtları düzenli karşılaştırılmalıdır.

Kontör tüketimiyle ilgili iade, iptal veya başarısız gönderim kuralları hizmet koşullarına göre değişebilir. Bu nedenle otomatik iade varsayımı yapılmamalıdır. Güncel kullanım koşulunu ve mali müşavirinizin belge yaklaşımını kontrol edin.

Ingenico POS otomatik e-Arşiv fatura akışı hangi durumlarda çalışmaz?

Ingenico POS otomatik e-Arşiv fatura akışı, eksik veri, bağlantı kesintisi veya yanlış belge türü seçimi nedeniyle durabilir. Otomatiklik, teknik ve mevzuat kontrollerinin ortadan kalktığı anlamına gelmez.

İlk risk, POS ile sunucu arasındaki ağ bağlantısının kopmasıdır. Ödeme sonucu terminalde görünürken fatura servisine bildirim ulaşmayabilir. İşlem kuyruğa alınmalı, gönderim durumu sonradan sorgulanmalı ve satış yeniden girilmemelidir.

İkinci risk, alıcının vergi bilgilerinin eksik veya hatalı olmasıdır. Yanlış vergi numarası, hatalı unvan veya eksik adres belge gönderimini durdurabilir. Kasiyer ekranında biçim ve uzunluk kontrolleri uygulanmalıdır.

Yanlış: POS onaylandıysa e-Arşiv faturası kesinlikle oluşmuştur. Doğru: Ödeme ve belge durumları ayrı ayrı doğrulanmalıdır.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı çıkması da akışı değiştirebilir. Sistem, e-Arşiv yerine uygun e-Fatura senaryosuna yönlendirme yapamıyorsa işlem bekletilmelidir. Güncel GİB kayıt ve senaryo kuralları kontrol edilmelidir.

İade ve iptal işlemleri de normal satıştan farklı ele alınır. Orijinal belgenin numarası, iade nedeni ve yeni kayıt ilişkisi korunmalıdır. Hangi belgenin nasıl düzeltileceği, güncel mevzuat ve mali müşavir görüşüyle belirlenmelidir.

e-Arşiv faturası müşteriye nasıl teslim edilir ve nasıl saklanır?

e-Arşiv faturası, oluşturulduktan sonra müşteriye uygun elektronik kanal üzerinden teslim edilir. E-posta, SMS bağlantısı, müşteri hesabı veya işletmenin onaylı teslim yöntemi kullanılabilir.

POS ekranı, müşterinin iletişim bilgisini alabilecek şekilde tasarlanmalıdır. Ancak müşteriye gönderim yapılması, belgenin GİB tarafındaki durum kontrolünün yerine geçmez. Gönderim ve belge statüsü ayrı kayıtlar olarak tutulmalıdır.

Görsel PDF, müşterinin okuyabileceği sunum kopyası olabilir. İşletme ayrıca elektronik belge kaydını, belge numarasını, işlem referansını ve gönderim sonucunu saklamalıdır. Saklama formatı ve süresi, mevzuata ve hizmet sağlayıcının iş akışına göre belirlenir.

E-Arşiv raporlama veya bildirim süreçlerini hangi sistemin yönettiği açıkça bilinmelidir. Bazı kurulumlarda bu görevi özel entegratör üstlenir. Bazı yapılarda ERP, gönderim durumu ve rapor kayıtlarını ayrıca alır.

Denetim veya müşteri itirazında tek başına POS slipi yeterli olmayabilir. Fatura kaydı, satır ayrıntıları, teslim bilgisi ve işlem geçmişi birlikte sunulabilmelidir.

Belge teslim edilemezse hata nedeni kaydedilmelidir. Yanlış e-posta, dolu posta kutusu veya iletişim bilgisi eksikliği ayrı durumlar oluşturur. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Küçük bir kafe Ingenico POS e-Arşiv fatura akışını nasıl kullanır?

Küçük bir kafe, Ingenico POS e-Arşiv fatura akışını sipariş, ödeme ve müşteri bilgilerini eşleştirerek kullanabilir. Örnek işletmemiz Mavi Kafe olsun. Kafe, POS ile ödeme alıyor ve satışlarını ayrı bir uygulamada tutuyor.

Müşteri yalnızca ödeme yapıyorsa POS slipi düzenlenir. Müşteri fatura isterse kasiyer, alıcının gerçek kişi veya işletme olduğunu sorar. Gerekli bilgiler satış ekranına girilir ve müşteri statüsü kontrol edilir.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse satış uygulaması e-Arşiv taslağı hazırlar. Ürün satırları, toplam tutar ve vergi bilgisi siparişten alınır. Ödeme başarılıysa işlem referansı faturaya bağlanır ve gönderim başlatılır.

Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa sistem e-Arşiv yerine uygun e-Fatura akışını değerlendirmelidir. Sistem bu ayrımı yapamıyorsa belge kesme işlemi bekletilir. Kasiyerin rastgele belge türü seçmesine izin verilmemelidir.

İnternet kesintisinde Mavi Kafe, ödeme kaydını silmez. İşlem numarasıyla bekleyenler listesine alır. Sorumlu çalışan, bağlantı geri geldiğinde belge durumunu kontrol eder ve yalnızca eksik kayıtları tamamlar.

Kafe aynı zamanda internetten sipariş alıyorsa POS akışı, çevrim içi sipariş akışından ayrılmalıdır. WooCommerce e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör ve Trendyol e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör Bağlantısı bu kanal ayrımını planlarken karşılaştırma sağlar.

Ingenico POS e-Arşiv Fatura entegrasyonunda günlük kontrol nasıl yapılır?

Günlük kontrol, Ingenico POS işlem sayısını e-Arşiv fatura kayıtlarıyla karşılaştırarak yapılır. Amaç, ödeme alınmış fakat belgesi bekleyen veya iki kez işlenmiş satışları erken bulmaktır.

Aşağıdaki liste, kapanış sorumlusunun her gün uygulayabileceği temel kontrolleri içerir.

• POS kapanış raporundaki işlem sayısını satış uygulamasındaki sipariş sayısıyla karşılaştırın.
• Başarılı ödeme görünen her işlemin belge durumunu ayrıca kontrol edin.
• Bekleyen, reddedilen ve tekrar denenmesi gereken kayıtları ayrı listede tutun.
• Alıcı vergi numarası, unvan ve adres bilgilerinde biçim hatası arayın.
• Aynı işlem referansına bağlı birden fazla belge olup olmadığını inceleyin.
• e-Arşiv ve e-Fatura belge türlerinin alıcı statüsüyle uyumunu doğrulayın.
• Kontör hareketlerini belge numaralarıyla karşılaştırarak açıklanamayan düşüşleri araştırın.
• İade ve iptal kayıtlarını orijinal belge numarasıyla ilişkilendirin.

Uzman notu: API yanıtı gelmediğinde işlemi yeniden göndermeden önce belge durumunu ve işlem referansını sorgulayın.

Yanlış: Gün sonu POS toplamı fatura mutabakatı için tek başına yeterlidir. Doğru: İşlem, belge, teslim ve kontör kayıtları birlikte karşılaştırılmalıdır.

Muhasebe yazılımı kullanılıyorsa günlük rapor dışa aktarılabilir. Luca gibi muhasebe yazılımlarıyla e-belge akışını birlikte planlayan işletmeler, Luca e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör Bağlantısı içindeki veri eşleştirme başlıklarından yararlanabilir.

Ingenico POS e-Arşiv Fatura entegrasyonunun güvenilirliği nasıl ölçülür?

Entegrasyon güvenilirliği, fatura oluştuğu için değil, tüm satışların doğru ve izlenebilir işlendiği için ölçülür. İşletme günlük ve aylık raporlarda birkaç temel göstergeyi takip etmelidir.

İlk gösterge, başarılı POS işlemleri ile başarılı e-belge kayıtlarının oranıdır. Bu oran tek başına yeterli değildir. Bekleyen belgelerin yaşı, hata türleri ve manuel müdahale sayısı da incelenmelidir.

İkinci gösterge, mükerrer belge riskidir. Aynı POS işlem referansı, sipariş numarası veya sepet kodu birden fazla belgeyle eşleşiyorsa süreç durdurulmalıdır. Tekil anahtar tasarımı bu riski azaltır.

Üçüncü gösterge, alıcı bilgilerindeki hata oranıdır. Hatalar kasada mı, müşteri formunda mı, ERP aktarımında mı oluşuyor belirlenmelidir. Kaynağı bilinmeyen hatalar, yalnızca tekrar gönderilerek çözülmez.

Yetkilendirme ve erişim kayıtları da izlenmelidir. Hangi kullanıcı hangi belgeyi oluşturdu, iptal talebi kimden geldi ve hangi cihazdan işlem yapıldı soruları yanıtlanabilmelidir.

Birden fazla yazılım kullanan işletmeler, sistemlerin görevlerini yazılı hale getirmelidir. POS ödeme kaydını, satış uygulaması siparişi, entegrasyon servisi belge durumunu, muhasebe sistemi ise finansal kaydı yönetebilir.

Ingenico POS e-Arşiv Fatura akışında işletme hangi yedek planı kurmalıdır?

Ingenico POS e-Arşiv Fatura akışında yedek plan, bağlantı veya servis kesintisinde satışın ve belge takibinin kopmamasını sağlar. Yedek plan, otomatik sistemi devre dışı bırakmak değil, bekleyen işlemleri kontrollü yönetmektir.

İlk olarak kimlerin müdahale edeceği belirlenmelidir. Kasiyer satışa devam ederken teknik sorumlu entegrasyon durumunu izleyebilir. Mali müşavir ise belge türü, düzeltme ve mevzuat sorularında karar sürecine dahil edilmelidir.

İkinci olarak bekleyen işlem listesi oluşturulmalıdır. Listede tarih, POS işlem numarası, tutar, müşteri bilgisi, ödeme sonucu ve fatura durumu bulunmalıdır. Kâğıda yazılan geçici notlar daha sonra sisteme işlenmelidir.

Üçüncü olarak yeniden gönderim kuralı belirlenmelidir. Önce mevcut belge numarası ve servis yanıtı aranır. Kayıt bulunmuyorsa yetkili kişi, aynı işlem için yeni gönderimin uygunluğunu değerlendirir.

Elle fatura kesme seçeneği varsa, daha sonra otomatik sistemle mükerrerlik kontrolü yapılmalıdır. Manuel belge kesmek, teknik hata kaydını silmez. Her işlem, hangi yöntemle tamamlandığı belirtilerek kapatılmalıdır.

Yedek planın yılda yalnızca bir kez yazılması yeterli değildir. Yeni POS, yeni satış kanalı veya yeni muhasebe yazılımı eklendiğinde prosedür güncellenmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Ingenico POS e-Arşiv Fatura ile diğer satış kanalları nasıl birleştirilir?

Ingenico POS e-Arşiv Fatura ile diğer satış kanalları, ortak sipariş numarası ve tekil müşteri kaydı kullanılarak birleştirilebilir. Mağaza, web sitesi ve pazar yeri satışları aynı belgeye yanlışlıkla iki kez dönüşmemelidir.

Fiziksel mağazada ana kayıt POS işlem numarası olabilir. Web sitesinde sipariş numarası, pazar yerinde ise kanal sipariş kodu kullanılır. Entegrasyon, her kanalı ayrı tanımlayıp ortak rapor alanlarında birleştirmelidir.

WooCommerce siparişinde ödeme ve kargo durumu, POS işleminden farklı olabilir. Bu nedenle internet siparişi için mağaza POS akışını kopyalamak yerine kanalın kendi tetikleyicisi belirlenmelidir.

Trendyol gibi pazar yerlerinde müşteri bilgileri, teslimat adresi ve ödeme aktarımı platform kurallarına bağlıdır. Fatura kesme zamanı, sipariş durumu ve iade süreci ayrıca kontrol edilmelidir.

Kurumsal ERP kullanan işletmelerde cari, stok ve fatura kayıtları aynı veri sözlüğünü kullanmalıdır. Farklı sistemlerde aynı ürünün farklı vergi veya birim tanımı bulunması, toplam tutar hatalarına yol açabilir.

Birleştirme sırasında her kanala özel rapor alınması gerekir. Toplam satış, fatura türü, bekleyen kayıt ve kontör tüketimi kanal bazında görünürse sorun kaynağı daha hızlı bulunur.

Özet: 5 maddede Ingenico POS e-Arşiv Fatura akışı

Ingenico POS e-Arşiv Fatura akışının temel amacı, ödeme kaydı ile doğru elektronik faturayı güvenli biçimde eşleştirmektir. POS cihazı bu sürecin yalnızca ödeme tarafını oluşturur.

• Belge türünü doğru seçin. Alıcının e-Fatura kullanıcı durumunu ve geçerli belge senaryosunu kontrol etmeden her satışa e-Arşiv düzenlemeyin.
• Veri alanlarını tamamlayın. Alıcı bilgileri, ürün satırları, vergiler, indirimler ve işlem referansı fatura taslağına eksiksiz aktarılmalıdır.
• Ödeme ile belgeyi ayırın. POS slipi ödeme kanıtıdır; e-Arşiv fatura ise satış belgesidir. İki kaydı aynı işlem numarasıyla ilişkilendirin.
• Durumu ve kontörü izleyin. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bekleyen, başarısız veya tekrarlanan kayıtları ayrıca kontrol edin.
• Yedek prosedür uygulayın. Ağ kesintisi veya eksik veri durumunda işlemi silmeyin. Belge durumunu sorgulayın ve mali müşavirinizin yönlendirmesiyle tamamlayın.

Kurulumdan sonra günlük mutabakat, hata kodu takibi ve erişim kontrolü düzenli yapılmalıdır. Mevzuat, belge süreleri ve teknik kurallar değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kontör ihtiyacınızı efaturakontor.com paketleri üzerinden planlayabilirsiniz; tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör seçenekleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve pakete göre 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri bulunur.