Uyumsoft ile e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

Uyumsoft ile e-Arşiv fatura kesme, satış veya sipariş verisinin Uyumsoft bağlantısı üzerinden doğrulanıp elektronik belgeye dönüştürülmesiyle yapılır. Otomatik akışta müşteri bilgileri, ürün satırları, vergi hesapları, belge numarası ve gönderim sonucu birlikte kontrol edilir.

Bu rehber, Uyumsoft kullanan e-ticaret işletmelerine, mağazalara ve muhasebe ekiplerine yöneliktir. Amaç; hangi verilerin gerektiğini, e-Fatura ile e-Arşiv Fatura ayrımını, entegrasyon testlerini, hata yönetimini ve kontör hesabını somutlaştırmaktır.

Uyumsoft ekran adları, bağlantı yöntemi ve yetkilendirme adımları kullanılan sürüme göre değişebilir. Bu nedenle teknik kurulumda güncel Uyumsoft dokümantasyonunu, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Uyumsoft e-Arşiv Fatura kesme süreci nasıl çalışır?

Uyumsoft e-Arşiv Fatura kesme süreci, satış verisinin hazırlanması, belge kurallarına göre doğrulanması ve yetkili elektronik belge akışına gönderilmesiyle çalışır. Sonuçta oluşan belge, ilgili teslim kanalıyla alıcıya iletilir ve kayıt altına alınır.

e-Arşiv Fatura, elektronik ortamda düzenlenen, muhafaza edilen ve alıcıya mevzuata uygun biçimde iletilen faturadır. Alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı, satışın niteliği ve düzenleyenin e-belge yükümlülüğü hangi belge türünün kullanılacağını etkiler.

Otomatik akış genellikle satış uygulaması, Uyumsoft bağlantısı ve muhasebe kayıtları arasında veri taşır. Sipariş tamamlandığında sistem müşteri kartını bulur, ürün satırlarını aktarır, indirim ve vergi hesaplarını uygular, ardından gönderim sonucunu siparişe bağlar.

Ancak her tamamlanan sipariş otomatik olarak fatura kesmeye uygun olmayabilir. İade bekleyen, adresi eksik olan, alıcı türü doğrulanmamış veya ödeme durumu kesinleşmemiş siparişler önce bekletilmelidir. PDF oluşturulması da tek başına belgenin GİB sürecinden geçtiğini kanıtlamaz; sistem durumunu ayrıca kontrol etmek gerekir.

Pratikte otomatik akışı kurmadan önce, bir siparişin hangi koşullarda faturaya dönüşeceğini yazılı karar tablosuna bağlayın. Ödeme tamamlanmadıysa bekletin; adres eksikse düzeltme isteyin; alıcı kaydı belirsizse kullanıcı onayı olmadan gönderim yapmayın.

Karşı durumda, fiziksel mağazada anında teslim edilen ve bilgileri eksiksiz alınan satışla, kargosu hazırlanmadığı için iptale açık internet siparişini aynı tetikleyiciye bağlamak doğru değildir. İlkinde ödeme sonrası, ikincisinde teslimat veya muhasebe onayı tercih edilebilir.

Örneğin küçük bir market sahibi, gün sonunda kapanan kasaları otomatik faturalamak isteyebilir. Ancak toplu satış, eksik müşteri bilgisi veya gün içi iptal varsa önce bekleyen işlem raporunu incelemelidir. Aksi halde tek sipariş için yanlış tutarlı belge oluşabilir.

Uyumsoft e-Arşiv Fatura hangi satışlarda kullanılabilir?

Uyumsoft e-Arşiv Fatura, genel olarak e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara yapılan ve e-Arşiv kurallarına giren satışlarda kullanılır. Alıcının statüsü, işletmenin e-belge yükümlülüğü ve işlemin türü birlikte değerlendirilmelidir.

Bireysel müşteriye yapılan mağaza, internet sitesi veya hizmet satışlarında alıcı çoğunlukla e-Fatura kayıtlı değildir. Bu durumda müşteri bilgilerinin doğru alınması ve e-Arşiv Fatura belgesinin uygun kanaldan düzenlenmesi gerekir. Bireysel alıcıdan alınan ad, soyad, adres ve mevzuatın istediği kimlik bilgileri işlem türüne göre kontrol edilmelidir.

Vergi mükellefi olan bir şirketin e-Fatura kayıtlı olup olmadığı varsayımla belirlenemez. Vergi kimlik numarasıyla kayıt durumu kontrol edilmeden e-Arşiv düzenlemek, yanlış belge türü ve muhasebe uyumsuzluğu doğurabilir. Ayrıca bazı sektörler, satış türleri veya özel uygulamalar farklı belge kuralları getirebilir.

Yanlış: Her kurumsal müşteriye e-Arşiv Fatura kesmek ve alıcının durumunu sonradan incelemek.

Doğru: Müşteri kartındaki vergi kimlik numarasını kontrol edip, güncel GİB kurallarına göre e-Fatura veya e-Arşiv kanalını seçmek.

İşletmenin zorunlu e-belge kapsamına girip girmediği de ayrıca incelenmelidir. Ciro, faaliyet alanı, mükellefiyet türü ve GİB tarafından yayımlanan güncel düzenlemeler belirleyici olabilir. Emin olunmayan durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Uyumsoft e-Arşiv Fatura entegrasyonu için hangi bilgiler gerekir?

Uyumsoft e-Arşiv Fatura entegrasyonu için işletme kimlik bilgileri, müşteri ve ürün kartları, belge ayarları, yetkilendirme bilgileri ve gönderim tercihleri gerekir. Bağlantı API, web servis, dosya aktarımı veya hazır bir bağlayıcıyla kurulabilir.

İşletme tarafında unvan, vergi kimlik numarası, vergi dairesi, merkez adresi, iletişim bilgileri, fatura seri yapısı ve elektronik belge yetkisi hazırlanır. Kullanılan entegrasyon yöntemine göre kullanıcı adı, parola, erişim anahtarı, mali mühür veya e-imza yetkilendirmesi de gerekebilir.

Ürün kartlarında ürün adı, birim, birim fiyat, indirim bilgisi, vergi tanımı ve stok kodu bulunmalıdır. Müşteri kartında ise alıcı türü, ad veya unvan, adres, ülke, ilçe, il, e-posta ve gerekli kimlik bilgileri tutarlı olmalıdır. Aynı müşteri için farklı yazımlarla açılmış tekrar kartlar eşleştirme hatasına neden olabilir.

Kurulumdan önce test ve canlı ortam ayrımı netleştirilmelidir. Test anahtarının canlı belgelerde, canlı yetkinin test ekranında kullanılması veri güvenliği ve belge kontrolü açısından risk oluşturur. Yetkili kullanıcıların rolü sınırlandırılmalı, erişim bilgileri e-posta veya açık metin dosyasıyla paylaşılmamalıdır.

Entegrasyon talebinde ayrıca fatura kesme tetikleyicisi yazılı olarak belirlenmelidir. Tetikleyici ödeme tamamlanması, siparişin kargoya verilmesi, hizmetin tamamlanması veya muhasebe onayı olabilir. Bu karar satış modeline göre değişir ve mali müşavirle birlikte belgelenmelidir.

Kurulum toplantısında önce kaynak alanların listesini çıkarın, sonra her alanın zorunlu olup olmadığını işaretleyin. Bir örnek siparişi test ortamında gönderin, oluşan XML ve görüntülenebilir belgeyi karşılaştırın, ardından hata yanıtını düzelterek aynı testi tekrarlayın.

Yanlış: Canlı bağlantıyı kurup ilk gün tüm bekleyen siparişleri topluca göndermek.

Doğru: Önce sınırlı bir sipariş grubunu işleyip belge numarası, tutar, durum ve muhasebe kaydını kontrol ettikten sonra kapsamı kademeli artırmak.

Otomatik Uyumsoft e-Arşiv Fatura akışı hangi adımlardan oluşur?

Otomatik Uyumsoft e-Arşiv Fatura akışı, siparişin uygunluğunun kontrol edilmesinden gönderim sonucunun muhasebe kaydına işlenmesine kadar ilerler. Akışın her adımında hata durumunun siparişi durdurup durdurmayacağı önceden tanımlanmalıdır.

1. Sistem, siparişin ödeme, teslimat ve iade durumunu kontrol eder.
2. Müşterinin e-Fatura kayıt durumu ve alıcı tipi, tanımlı kurallara göre doğrulanır.
3. Ürün, hizmet, miktar, birim fiyat, indirim ve vergi satırları hazırlanır.
4. Fatura tarihi, seri, sıra, para birimi, ödeme bilgisi ve açıklamalar oluşturulur.
5. Hazırlanan belge Uyumsoft bağlantısına, yetkili elektronik belge akışı üzerinden gönderilir.
6. Sistem, gönderim yanıtını alır ve başarılı, bekleyen veya hatalı durumu siparişe işler.
7. Belge numarası, gönderim kimliği, teslim bilgisi ve muhasebe kaydı saklanır.

Bu sıralama, satış kanalındaki sipariş numarası ile fatura numarasını birbirine karıştırmayı önler. Sipariş numarası ticari operasyonu, fatura numarası ise resmi belgeyi ifade eder. İki numara aynı olmak zorunda değildir; ancak aralarında erişilebilir bir referans bulunmalıdır.

Otomasyonun faturayı yalnızca bir kez üretmesi gerekir. Kullanıcı aynı siparişi tekrar gönderdiğinde sistem önce önceki gönderimin sonucunu sorgulamalıdır. GİB veya servis yanıtı alınamayan durumlarda doğrudan yeniden belge oluşturmak, mükerrer fatura riskini artırır.

Uyumsoft e-Arşiv Fatura entegrasyonunda veri eşleştirme nasıl yapılır?

Uyumsoft e-Arşiv Fatura entegrasyonunda veri eşleştirme, satış uygulamasındaki alanların fatura şemasındaki karşılıklarıyla açıkça bağlanmasıdır. Doğru eşleştirme yapılmazsa belge oluşsa bile müşteri, vergi, tutar veya muhasebe bilgileri hatalı görünebilir.

Önce müşteri alanları eşleştirilir. Ad veya unvan, vergi kimlik numarası, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, adres, il, ilçe ve iletişim alanlarının hangi kaynaktan alınacağı belirlenir. Boş alanlar için varsayılan değer kullanılıyorsa bu değer mali müşavir tarafından onaylanmalıdır.

Ürün satırlarında miktar, ölçü birimi, birim fiyat, iskonto, matrah ve vergi bilgisi ayrı alanlar olarak taşınmalıdır. Kargo bedeli, hizmet bedeli, kupon indirimi ve yuvarlama farkı ürün satırıyla karıştırılmamalıdır. Ondalık basamak ve yuvarlama yöntemi iki sistemde farklıysa toplam tutar uyuşmazlığı oluşabilir.

Belge kimliği ve tekrar kontrolü de eşleştirmenin parçasıdır. Kaynak sistemdeki sipariş kimliği, oluşturulan faturanın benzersiz kimliğiyle ilişkilendirilmelidir. Gönderim zaman aşımına uğradığında aynı kaynak kimliğiyle durum sorgulanmalı, yeni kimlikle ikinci belge üretilememelidir.

Yanlış: Ürün fiyatını tek toplam tutar olarak gönderip indirim ve vergi ayrıntılarını sonradan elle düzeltmek.

Doğru: Miktar, fiyat, indirim, vergi ve toplam alanlarını ayrı eşleştirip test faturasında satır toplamlarını karşılaştırmak.

Para birimi kullanılan satışlarda kur bilgisi, fatura para birimi ve yerel para karşılığı ayrıca kontrol edilmelidir. Tevkifat, istisna, ihracat veya özel vergi senaryoları standart satıştan farklı olabilir. Bu alanlarda otomatik varsayım yapmak yerine güncel teknik kılavuz ve mali müşavir görüşü kullanılmalıdır.

Özel vergi veya istisna içeren belgelerde standart akışı otomatikleştirmek yerine onay adımı ekleyin. Kural güncellendiğinde eski siparişleri geriye dönük otomatik değiştirmeyin; etkilenen kayıtları mali müşavirle ayrı değerlendirin.

E-ticarette Uyumsoft e-Arşiv Fatura otomasyonu nasıl kurulur?

E-ticarette Uyumsoft e-Arşiv Fatura otomasyonu, mağaza veya pazaryerindeki sipariş verisinin fatura kurallarıyla eşleştirilmesi ve uygun sipariş olayında belgeye dönüştürülmesiyle kurulur. En önemli karar, faturanın hangi sipariş statüsünde kesileceğidir.

Shopify veya İkas gibi mağaza sistemlerinde ödeme tamamlandı, sipariş hazırlandı ve iade edildi statüleri ayrı ele alınmalıdır. Mağaza bağlantısında müşteri adresi eksikse otomatik fatura durmalı, kullanıcıya düzeltme görevi açılmalıdır. Shopify bağlantısının kurulum ve kontör boyutunu anlatan Shopify e-Fatura entegrasyonu rehberi bu ayrımı planlamak için karşılaştırmalı bir örnek sunar.

Pazaryerlerinde komisyon, kargo, indirim, sipariş iptali ve teslimat tarihi mağaza siparişinden farklı gelebilir. Hepsiburada gibi kanallarda platformun gönderdiği alanların hangi fatura alanlarına aktarılacağı önceden test edilmelidir. Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu yazısı, pazaryeri verisinin fatura akışına bağlanırken incelenecek başlıkları gösterir.

ERP kullanan işletmelerde sipariş kaynağı, stok sistemi ve muhasebe kaydı aynı müşteriyi farklı kodlarla tutabilir. Odoo kullananlar için Odoo ile e-Arşiv Fatura akışı, Mikro kullananlar için de Mikro e-Fatura entegrasyonu rehberi alan eşleştirme ve gönderim sırasını değerlendirmeye yardımcı olur.

Otomatik fatura, ödeme alınmadan önce kesilecekse bu karar açıkça belgelenmelidir. İade veya iptal ihtimali yüksek siparişlerde ödeme ve teslimat olaylarının ayrılması, sonradan düzeltme işlemlerini azaltır. İkas kullanan ekipler, İkas e-Fatura entegrasyonu rehberindeki sipariş-kontör bağlantısını da kendi akışlarıyla karşılaştırabilir.

Uyumsoft e-Arşiv Fatura gönderildikten sonra hangi kontroller yapılır?

Uyumsoft e-Arşiv Fatura gönderildikten sonra belge numarası, gönderim sonucu, alıcıya teslim durumu, muhasebe kaydı ve saklama durumu kontrol edilir. Başarılı görünen bir işlemin kaynak siparişe doğru bağlanması da günlük mutabakatın parçasıdır.

Öncelikle sistemdeki belge durumuna bakılmalıdır. Taslak, gönderim bekliyor, başarıyla iletildi, hata aldı veya iptal edildi gibi adlandırmalar kullanılan yazılıma göre değişebilir. Durum adı tek başına yeterli değildir; belge numarası, işlem zamanı ve servis yanıtı birlikte incelenmelidir.

Alıcıya e-posta, portal veya başka bir kabul edilen kanal üzerinden iletim yapılmış olabilir. Ancak e-posta gönderilmiş olması, belgenin elektronik belge sistemindeki doğrulama sonucunun yerine geçmez. Alıcı adresinin doğru yazılması, teslim kaydının tutulması ve gerektiğinde yeniden iletim prosedürünün bilinmesi gerekir.

Saklama sürecinde XML veya elektronik belge verisi, görüntülenebilir kopya, gönderim yanıtı ve kaynak sipariş referansı birlikte korunmalıdır. Yalnızca PDF saklamak, teknik doğrulama veya denetim sırasında yetersiz kalabilir. Belge türüne ilişkin saklama ve ibraz yükümlülükleri için e-Arşiv Fatura ürün bilgilerini ve güncel mevzuatı inceleyin.

İade veya iptal sonrasında kaynak faturanın durumu değişiyorsa, stok ve muhasebe kayıtları da aynı referans üzerinden güncellenmelidir. Kullanıcı faturayı sistemden sildiğinde resmi belge kaydı yok olmaz. İşlem geçmişi, yetkili kullanıcı ve düzeltme gerekçesi ayrıca izlenmelidir.

Gün sonu kontrolünde satış kanalı raporu ile Uyumsoft belge listesini aynı tarih aralığında dışa aktarın. Sipariş numarası, fatura numarası, toplam tutar ve durum alanlarını karşılaştırın; eksik veya çift kayıtları ayrı inceleme kuyruğuna alın.

Bu kontrol her satışta elle yapılmak zorunda değildir. Eşleşmeyen tutar, boş belge numarası veya bekleyen durum için otomatik uyarı üretilebilir; fakat uyarının kapatılması yetkili kullanıcı onayına ve açıklama girilmesine bağlanmalıdır.

Uyumsoft e-Arşiv Fatura akışında kontör hesabı nasıl yapılır?

Uyumsoft e-Arşiv Fatura akışında kontör hesabı, gönderilen ve alınan elektronik belgelerin adedi üzerinden yapılır. Efaturakontor.com sisteminde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu kural bütçe planlamasında belge adediyle birlikte dikkate alınmalıdır.

Örneğin bir işletme ay içinde 120 giden e-Arşiv Fatura ve 30 gelen elektronik belge işliyorsa toplam belge hareketi 150 kontör olarak hesaplanır. Bu örnekte kontör, sipariş satırı veya müşteri sayısına göre değil, belge hareketine göre değerlendirilir. Tek faturada beş ürün bulunması, belge sayısını beş yapmaz.

Tek havuz yapısında e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi e-belge türleri aynı kontör bakiyesinden etkilenebilir. Bu nedenle yalnızca e-Arşiv fatura sayısını tahmin etmek yetersiz kalır. Aylık raporda belge türü, gelen-giden yönü, başarılı işlem ve bekleyen işlem ayrı izlenmelidir.

Başarısız gönderimin, yeniden denemenin veya iptal işleminin kontör etkisi kullanılan hizmet koşullarına göre ayrıca incelenmelidir. Paneldeki hareket kaydı ile fatura raporunu karşılaştırmadan kesin tüketim hesabı yapılmamalıdır. Özellikle otomatik tekrar denemelerde aynı belgenin birden fazla kez işlenmediği kontrol edilmelidir.

Kontör planı hazırlanırken son üç veya altı aylık gerçek belge adedi, kampanya dönemleri, iade oranı ve yeni e-belge türleri dikkate alınabilir. Tahmini sayı belirsizse tek bir aylık ortalamaya güvenmek yerine düşük, normal ve yoğun dönem senaryoları hazırlanmalıdır.

Uyumsoft e-Arşiv Fatura otomasyonunda hangi hatalar görülür?

Uyumsoft e-Arşiv Fatura otomasyonunda en sık görülen hatalar eksik alıcı bilgisi, yanlış belge türü, vergi hesap uyuşmazlığı, yetki sorunu, zaman aşımı ve mükerrer gönderimdir. Her hata, belge yeniden oluşturulmadan önce kaynağıyla birlikte incelenmelidir.

Eksik adres veya kimlik bilgisi müşteri kartında düzeltilir. Yanlış vergi tanımı ürün kartında, hatalı seri veya tarih ayarı ise belge yapılandırmasında ele alınır. API yetki hatasında erişim anahtarı, ortam bilgisi, kullanıcı rolü ve bağlantı süresi kontrol edilir. Bu kontroller yapılmadan aynı işlemi tekrar göndermek çözüm üretmez.

Zaman aşımı en dikkatli yönetilmesi gereken durumlardan biridir. Sistem yanıt vermediğinde belge hiç oluşmamış olabilir, fakat gönderim kabul edilmiş de olabilir. Önce kaynak sipariş kimliği ve gönderim kayıtlarıyla durum sorgulanmalı, yalnızca kesin olarak başarısız olduğu anlaşılan işlem yeniden denenmelidir.

Uzman notu: Gönderim sonucu bilinmeyen bir faturayı doğrudan yeniden oluşturmayın; önce belge numarası, benzersiz kimlik ve servis yanıtını kontrol ederek mükerrer belge riskini azaltın.

Günlük hata raporunda hata kodu, sipariş numarası, müşteri, işlem zamanı ve sorumlu kullanıcı bulunmalıdır. Aynı hata birkaç gün tekrarlanıyorsa tek tek fatura düzeltmek yerine alan eşleştirmesi veya ürün kartı kuralı değiştirilmelidir.

Hata düzeltildikten sonra yalnızca belgenin başarı durumuna değil, stok, cari, gelir ve ödeme kayıtlarına da bakılmalıdır. Entegrasyon bağlantısı düzelmiş olsa bile daha önce bekleyen siparişler otomatik olarak işlenmeyebilir; bekleyenler için kontrollü bir yeniden işleme listesi oluşturulmalıdır.

İkinci bir karşı durum, bağlantı hatasının yalnızca tek siparişi etkilememesidir. Servis kesintisinde kuyruktaki tüm kayıtlar bekleyebilir. Bu nedenle yeniden deneme aralığı belirlenmeli, sistem normale döndüğünde kayıtlar sıra ve benzersiz kimlik kontrolüyle işlenmelidir.

Yanlış: Hata listesinde yalnızca kırmızı durum simgesini saklamak.

Doğru: Hata kodu, kaynak veri, ilk deneme zamanı, son deneme sonucu ve sorumlu kullanıcıyı birlikte kaydetmek.

Özel vergi veya istisna içeren belgelerde standart akışı otomatikleştirmek yerine onay adımı ekleyin. Kural güncellendiğinde eski siparişleri geriye dönük otomatik değiştirmeyin; etkilenen kayıtları mali müşavirle ayrı değerlendirin.

Uyumsoft e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

Uyumsoft e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki temel fark, alıcının elektronik fatura sistemindeki kayıt durumu ve belgenin teslim akışıdır. e-Fatura kayıtlı alıcılar için ilgili posta kutusu akışı, e-Arşiv ise genel olarak kayıtlı olmayan alıcılara yönelik elektronik belge akışı kullanılır.

Tablodaki ayrım genel çalışma mantığını gösterir; istisna, sektör ve güncel düzenleme varsa işlem değişebilir. Bir müşterinin şirket olması otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı olduğu anlamına gelmez. Vergi kimlik numarası ve güncel kullanıcı durumu kontrol edilmelidir.

Yanlış: e-Arşiv ile e-Fatura arasındaki farkı yalnızca belgenin PDF görünümü sanmak.

Doğru: Alıcı kaydı, gönderim kanalı, sistem yanıtı ve saklama verisini birlikte değerlendirerek belge türünü belirlemek.

Satış yazılımında belge türü için tek bir sabit kural tanımlamak yerine alıcı kaydıyla çalışan bir karar kuralı kurulmalıdır. Kuralın istisnaları mali müşavir tarafından onaylanmalı ve değişiklikler test ortamında denenmelidir.

Uyumsoft e-Arşiv Fatura entegrasyonu nasıl test edilir?

Uyumsoft e-Arşiv Fatura entegrasyonu, canlıya geçmeden önce farklı müşteri, ürün, ödeme, iade ve hata senaryolarıyla test edilir. Testin amacı yalnızca faturanın oluştuğunu görmek değil, tüm verinin doğru taşındığını ve sonucun kaynak siparişe işlendiğini kanıtlamaktır.

• İşletme unvanı, vergi bilgisi ve adresinin belge üzerinde doğru göründüğünü kontrol edin.
• e-Fatura kayıtlı ve kayıtlı olmayan alıcı senaryolarını ayrı ayrı deneyin.
• Ürün miktarı, birim fiyatı, indirim, vergi ve genel toplamı karşılaştırın.
• Ödeme tamamlanmamış siparişin yanlışlıkla faturalanmadığını doğrulayın.
• İade, iptal ve kısmi iade işlemlerinin kaynak faturayla ilişkilendirildiğini inceleyin.
• Bağlantı kesildiğinde sistemin aynı siparişi mükerrer göndermediğini test edin.
• Gönderim sonucu, belge numarası ve muhasebe kaydının raporlarda göründüğünü doğrulayın.

Örneğin bir eczane sahibi olan Ayşe Hanım, mağazadaki bireysel satışlar için e-Arşiv akışını test eder. Aynı gün vergi kimlik numarası bulunan kurumsal bir alıcıya satış yaptığında sistem önce alıcı kaydını kontrol eder. Ürün kartındaki vergi bilgisi, ödeme durumu ve teslim sonucu onaylanmadan belgeyi canlıya göndermez.

Test ortamı bulunmuyorsa canlı sistemde rastgele sahte belge oluşturmak yerine sağlayıcının önerdiği kontrollü yöntemi kullanın. Testten sonra oluşan deneme kayıtlarının muhasebe ve raporlama etkisini mali müşavirle inceleyin. Canlıya geçiş tarihi, sorumlu kişi ve geri alma planı yazılı olmalıdır.

Kontrol tamamlandığında örnek belgelerden biri arşivlenmeli, biri iptal veya iade senaryosuyla incelenmeli, biri de bağlantı hatası sonrasında tekrar kontrol edilmelidir. Bu belgeler gerçek üretim kayıtlarıysa mevzuata uygun düzeltme ve saklama prosedürü uygulanmalıdır.

Özet: 5 maddede Uyumsoft e-Arşiv Fatura akışı

Uyumsoft e-Arşiv Fatura akışının güvenilir çalışması, doğru belge türü seçiminden başlayıp gönderim, teslim, saklama ve kontör mutabakatına kadar uzanır. Aşağıdaki beş madde, kurulum ve günlük operasyon için temel kontrol çerçevesini verir.

• Alıcıyı doğrulayın: Müşterinin e-Fatura kayıt durumunu, kimlik bilgilerini ve satışın niteliğini kontrol etmeden otomatik belge türü seçmeyin.
• Veriyi eşleştirin: Ürün, müşteri, miktar, fiyat, indirim, vergi, para birimi ve ödeme alanlarını kaynak sistemle fatura şemasına ayrı ayrı bağlayın.
• Tetikleyiciyi belirleyin: Faturanın ödeme, teslimat, hizmet tamamlanması veya muhasebe onayı sonrasında kesileceğini işletme sürecine göre yazılılaştırın.
• Sonucu izleyin: Gönderim durumu, belge numarası, teslim bilgisi, muhasebe kaydı ve kaynak sipariş referansını aynı raporda karşılaştırın.
• Kontörü planlayın: Gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü dikkate alarak tüm e-belge türleri için dönemsel tüketim tahmini yapın.

Otomatik akışın amacı kullanıcı müdahalesini tamamen kaldırmak değil, tekrarlanabilir kontroller oluşturmaktır. Eksik veri, yanlış alıcı statüsü, belirsiz gönderim sonucu veya özel vergi senaryosu bulunduğunda işlem insan onayına bırakılmalıdır.

Mevzuat, GİB teknik kuralları ve kullanılan entegrasyon sürümü değişebileceği için sabit varsayımlar düzenli olarak gözden geçirilmelidir. Özellikle belge türü, saklama, iptal, iade ve teslim yöntemlerinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu teknik koşulları değerlendirirken paket kapsamını, belge başına kontör kuralını ve entegrasyon yetkilendirmesini birlikte inceleyin. efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar, ücretsiz e-Fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ile sunulur; kullanım süresi 12-18 aydır.