Zirve e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

Zirve e-Arşiv Fatura kesme, Zirve'de oluşturulan fatura bilgilerinin uygun bir e-belge hizmetine aktarılıp elektronik olarak oluşturulması ve alıcıya iletilmesidir. Otomatik akış için yazılım bağlantısı, doğru şirket bilgileri ve geçerli kullanıcı yetkileri gerekir.

Bu rehber, Zirve kullanan muhasebe çalışanları, küçük işletme sahipleri ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Kurulumda hangi bilgilerin gerektiğini, e-Arşiv ile e-Fatura ayrımını, kontör hesabını ve başarısız gönderimlerde izlenecek yolu açıklar.

Zirve e-Arşiv Fatura ile otomatik fatura akışı nasıl çalışır?

Zirve e-Arşiv Fatura otomatik akışı, satış bilgilerinin muhasebe yazılımından e-belge servis sağlayıcısına aktarılmasıyla başlar. Servis, verileri kontrol eder, e-Arşiv belgesini oluşturur ve uygun kanaldan alıcıya iletir.

İlk aşamada Zirve içindeki cari, ürün, miktar, fiyat, vergi ve ödeme bilgileri kullanılır. Entegrasyon bağlantısı bu alanları e-Arşiv belgesindeki karşılıklarıyla eşleştirir. Eksik veya hatalı alan varsa belge gönderimden önce durabilir.

İkinci aşamada alıcının e-Fatura kayıt durumu dikkate alınır. Genel kural olarak e-Fatura kullanıcısı olan mükellefe e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise e-Arşiv Fatura düzenlenir. Özel durumlar için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Üçüncü aşamada servis, belgeye özgü ETTN veya UUID bilgisini üretir ve işlem sonucunu Zirve'ye geri aktarır. Ekran adları, durum seçenekleri ve aktarım yöntemi Zirve sürümüne ve kullanılan bağlantı modeline göre değişebilir.

Otomatik akış, her işlemin insan kontrolü olmadan hukuken doğru olacağı anlamına gelmez. Cari bilgilerinin, vergi oranlarının, belge tarihinin ve alıcı türünün kontrol edilmesi gerekir. Farklı yazılımlardaki benzer süreçleri görmek için e-Arşiv fatura otomatik akışı rehberine de bakabilirsiniz.

Zirve e-Arşiv Fatura entegrasyonu için hangi bilgiler gerekir?

Zirve e-Arşiv Fatura entegrasyonu için şirket kimliği, belge serisi, kullanıcı yetkisi ve servis bağlantı bilgileri hazırlanmalıdır. Bu bilgiler tamamlanmadan yapılan kurulum, belge oluşturma aşamasında eksik alan veya yetkilendirme hatası verebilir.

Şirket kartında unvan, vergi kimlik numarası veya gerekli gerçek kişi bilgileri, vergi dairesi, adres ve iletişim alanları bulunmalıdır. Şube kullanan işletmeler, her şubenin belge serisini ve adres bilgisini ayrıca kontrol etmelidir.

• İşletmenin güncel vergi ve iletişim bilgileri hazır olmalıdır.
• Zirve sürümü ve kullanılan e-belge modülü belirlenmelidir.
• e-Arşiv hizmeti alınan hesabın kullanıcı ve yetki bilgileri doğrulanmalıdır.
• Fatura serisi, sıra numarası başlangıcı ve şube tanımları kontrol edilmelidir.
• Ürün, hizmet, KDV, tevkifat ve istisna kodlarının eşleştirmesi yapılmalıdır.
• Alıcının VKN, TCKN, unvan, adres ve teslim bilgileri gereken biçimde tutulmalıdır.

Bağlantı doğrudan API ile çalışabilir veya dışa aktarma ve içe aktarma adımlarına dayanabilir. Zirve sürümünüzde hangi yöntemin bulunduğunu, servis sağlayıcının teknik dokümanından ve mali müşavirinizden doğrulayın.

Yetki bilgilerini ortak bir dosyada veya e-posta zincirinde saklamak yerine, erişimi sınırlı bir kullanıcı hesabı kullanın. Kullanıcı değişikliği, parola yenileme veya şirket bilgisi değişikliğinde bağlantı ayarlarını yeniden test edin.

Alan eşleştirmesi, otomasyonun en kritik bölümüdür. Örneğin Zirve'deki KDV kodu ile servis tarafındaki vergi kodu aynı anlama gelmiyorsa belge teknik olarak oluşsa bile muhasebe sonucu hatalı olabilir.

Zirve e-Arşiv Fatura bağlantısı nasıl kurulur?

Zirve e-Arşiv Fatura bağlantısı, önce şirket bilgilerinin doğrulanması, sonra servis hesabının tanımlanması ve son olarak test belgesi gönderilmesiyle kurulmalıdır. Üretim ortamına geçmeden önce her aşamanın sonucu kayıt altına alınmalıdır.

1. Zirve veritabanının ve şirket bilgilerinin güncel yedeğini alın.
2. Program sürümünüzde e-Arşiv veya entegrasyon modülünün etkin olduğunu doğrulayın.
3. e-Arşiv hizmeti hesabından alınan kullanıcı, parola veya API bilgilerinin geçerliliğini kontrol edin.
4. Şirket, şube, belge serisi, vergi kodu ve para birimi eşleştirmelerini yapın.
5. Tek bir düşük tutarlı test belgesi hazırlayın ve gerçek alıcı yerine test yöntemini kullanın.
6. Test sonucundaki belge numarası, ETTN, durum ve arşiv kaydını karşılaştırın.
7. Sonuç doğruysa üretim gönderimini açın ve ilk gerçek belgeleri ayrıca izleyin.

Kurulum ekranındaki menü adını kesin bir biçimde söylemek doğru değildir. Çünkü Zirve'nin sürümü, lisans türü ve kullanılan aktarım aracına göre ekranlar değişebilir. Bu nedenle güncel Zirve yardım dokümanındaki menü adlarını esas alın.

Bağlantı testi yalnızca kullanıcı adı ve parolanın kabul edildiğini göstermez. Test belgesinin alıcı türü, vergi hesaplaması, belge numarası ve servis durumuyla eşleşmesi gerekir. Birden fazla şirket kullanıyorsanız her şirketi ayrı test edin.

Farklı bir muhasebe veya satış yazılımından geçiş yapıyorsanız, alan eşleştirme mantığını görmek için e-Arşiv fatura kesme akışı örneğini inceleyebilirsiniz. Bu içerik, Zirve menülerinin yerine geçmez; kontrol noktalarını gösterir.

Zirve e-Arşiv Fatura kesme adımları nelerdir?

Zirve e-Arşiv Fatura kesme sürecinde önce alıcının belge türü belirlenir, ardından satış bilgileri girilir ve gönderimden önce toplamlar kontrol edilir. Belge ancak uygun kayıt ve bağlantı doğrulandıktan sonra gönderilmelidir.

İlk olarak cari karttan alıcının mükellefiyet türünü kontrol edin. Alıcı e-Fatura kayıtlıysa e-Fatura düzenlenmesi gerekebilir. Kayıt durumu bulunamıyor veya bilgiler çelişiyorsa belgeyi göndermeden önce GİB yöntemini ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İkinci olarak ürün veya hizmet satırlarını ekleyin. Miktar, birim, birim fiyat, iskonto, KDV, tevkifat ve istisna bilgileri faturanın ticari içeriğiyle aynı olmalıdır. Yuvarlama farkı oluşuyorsa fiyat ve vergi ayarlarını inceleyin.

Üçüncü olarak belge tarihi, vade, ödeme yöntemi, seri ve sıra numarasını kontrol edin. Seri numarası başka bir kullanıcı tarafından da kullanılıyorsa mükerrerlik riski doğar. Çok kullanıcılı yapılarda numara yönetimini tek sorumluya bağlamak daha güvenlidir.

Son aşamada belgeyi gönderin ve sonucu Zirve'deki kayıtla servis ekranında karşılaştırın. Sadece PDF dosyasını saklamak yeterli olmayabilir; elektronik belgenin XML içeriği, ETTN'si ve gönderim durumu da korunmalıdır.

Alıcıya gönderim e-posta, portal veya mevzuata uygun başka bir elektronik yöntemle yapılabilir. Teslim kanalının belge türüne uygunluğu işletmenin sorumluluk alanındadır. Güncel teslim ve raporlama kurallarını GİB duyurusu üzerinden kontrol edin.

Zirve e-Arşiv Fatura işleminde kontör nasıl hesaplanır?

Zirve e-Arşiv Fatura işleminde kontör hesabı belge hareketine göre yapılır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle yalnızca gönderilen faturalara değil, işletmenin aldığı e-belgelere de bakılmalıdır.

Bir e-Arşiv belgesinin Zirve'de taslak olarak hazırlanması ile elektronik olarak gönderilmesi aynı işlem değildir. Taslakların kontör etkisi, seçilen hizmetin sayım kuralına göre kontrol edilmelidir. Paket ekranındaki hareket dökümü, tahminden daha güvenilir veridir.

Örneğin bir işletme aynı gün 15 e-Arşiv Fatura gönderip 4 e-belge alırsa, bu belge hareketleri toplam 19 kontör olarak izlenir. Bu örnek, belge sayısının kontör planlamasına nasıl çevrileceğini gösterir.

Başarısız bir denemenin yeniden gönderimde nasıl sayılacağı, iptal edilen belgenin kontör iadesi ve ek servis bedelleri sağlayıcı sözleşmesine göre değişebilir. Bu ayrıntıları satın alma öncesinde yazılı olarak sorun.

Kontör ihtiyacını tahmin ederken aylık ortalamayı tek başına kullanmayın. Kampanya, dönem sonu, toplu satış, şube açılışı ve gelen belge yoğunluğu ayrı ayrı hesaplanmalıdır. Güncel paket koşullarını ve hizmet sağlayıcının hareket ekranını kontrol edin.

Zirve e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

Zirve e-Arşiv Fatura ile e-Fatura arasındaki temel fark, alıcının e-Fatura uygulamasındaki kayıt durumudur. e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik faturadır; e-Arşiv ise genel olarak kayıtlı olmayan mükellefler veya nihai tüketiciler için kullanılır.

Belge türü seçimi Zirve'deki satış ekranından bağımsız düşünülemez. Cari karttaki VKN veya TCKN bilgisi, alıcı türü ve güncel kullanıcı kayıt durumu birlikte değerlendirilmelidir. Yanlış belge türü seçimi, sonradan düzeltme işlemi gerektirebilir.

e-Arşiv belgesinin PDF görünümü, e-Fatura belgesinin elektronik veri yapısıyla aynı değerlendirilmemelidir. Her iki belgede de asıl kayıt, teknik format ve gönderim durumuyla birlikte izlenmelidir.

Alıcının statüsü, belge senaryosu veya işlem türü özel bir uygulamaya giriyorsa genel kurala göre karar vermeyin. Hadler, kapsamlar ve istisnalar yıllık güncellenebilir; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Perakende satış yazılımlarındaki benzer alıcı kontrolünü görmek için e-Fatura entegrasyonu ve kontör bağlantısı yazısına bakabilirsiniz. Buradaki ayrım, Zirve'deki işlem için yalnızca yöntemsel bir karşılaştırmadır.

Zirve e-Arşiv Fatura gönderiminden önce hangi kontroller yapılmalı?

Zirve e-Arşiv Fatura gönderiminden önce kimlik, tutar, vergi, numara ve teslim bilgilerinin birlikte kontrol edilmesi gerekir. Otomatik aktarım, yanlış girilmiş cari veya ürün bilgisini kendiliğinden düzeltmez.

• Alıcının e-Fatura kayıt durumu güncel yöntemle kontrol edilmiştir.
• Alıcının VKN veya TCKN bilgisi cari kartla uyumludur.
• Ürün veya hizmet açıklaması gerçek satışla eşleşmektedir.
• Miktar, birim fiyat, iskonto ve toplam tutar yeniden hesaplanmıştır.
• KDV, tevkifat, istisna ve muafiyet alanları doğru seçilmiştir.
• Belge tarihi, seri, sıra numarası ve şube bilgisi doğrudur.
• Elektronik teslim adresi veya seçilen teslim yöntemi kontrol edilmiştir.
• Gönderim sonrasında ETTN, durum ve arşiv kaydı karşılaştırılacaktır.

Yanlış: Alıcı e-Fatura kullanıcısı mı kontrol etmeden e-Arşiv seçmek. Doğru: Önce alıcı statüsünü doğrulamak, sonra belge türünü seçmektir. Bu kontrol, özellikle işletmeden işletmeye yapılan satışlarda önem taşır.

Yanlış: PDF önizlemesine bakıp XML ve gönderim durumunu incelememek. Doğru: Görsel belgeyi, elektronik kayıtla ve servis sonucuyla birlikte kontrol etmektir. PDF'de görünmeyen teknik hata, gönderim veya raporlama aşamasında ortaya çıkabilir.

Kontrol listesini her faturada aynı sırayla uygulamak, yoğun dönemlerde atlanan alanları azaltır. Ancak bu liste mali müşavir incelemesinin yerine geçmez; özel sektör, istisna ve tevkifat işlemlerinde ayrıca uzman görüşü alınmalıdır.

İşletmenizde birden fazla kullanıcı belge kesiyorsa, gönderim öncesi kontrol sorumlusu belirleyin. Kullanıcıların aynı seriyi, aynı cari kartı veya aynı fatura numarasını eşzamanlı kullanmadığını da düzenli olarak denetleyin.

Zirve e-Arşiv Fatura gönderilemediğinde ne yapılır?

Zirve e-Arşiv Fatura gönderilemediğinde önce hatanın bağlantı, yetki, veri, numara veya servis kaynaklı olduğu belirlenmelidir. Hata mesajını görmeden belgeyi silmek veya tekrar tekrar göndermek mükerrer kayıt oluşturabilir.

Yetkilendirme hatasında kullanıcı adı, parola, API anahtarı ve şirket eşleşmesi kontrol edilir. Parola değiştiyse yalnızca Zirve'deki alanı güncellemek yeterli olmayabilir; hizmet hesabındaki yetki ve aktiflik durumu da doğrulanmalıdır.

Veri hatalarında cari kart, vergi kodu, adres, tarih, para birimi ve belge satırları incelenir. Bir alanı rastgele doldurmak yerine, hatanın hangi veri eşleştirmesinden kaynaklandığı bulunmalı ve ana kart düzeltilmelidir.

Yanlış: Hata veren faturayı kopyalayıp arka arkaya göndermek. Doğru: Önce ETTN veya belge numarasıyla mevcut durum sorgulamak, sonra düzeltme veya yeniden gönderim kararı vermektir. Böylece aynı satış için birden fazla elektronik belge oluşması önlenir.

Numara veya seri hatasında, son başarılı belgenin numarasını ve Zirve'deki sıra ayarını karşılaştırın. İnternet kesintisinde ise belge yerelde kaldı mı, servise ulaştı mı, sonucu geri döndü mü sorularını ayrı ayrı yanıtlayın.

Uzman notu: Zirve ekranında belge gönderildi görünmesi, GİB veya özel entegratör tarafındaki sonucun kesinleştiği anlamına gelmeyebilir; ETTN, gönderim durumu ve raporlama sonucunu ayrıca kontrol edin.

Hata çözülemiyorsa ekran görüntüsü, belge numarası, ETTN, tarih, kullanıcı ve hata metnini birlikte kaydedin. Destek talebine bu bilgilerle başvurmak, aynı faturayı tekrar tekrar denemekten daha hızlı sonuç verir.

Zirve e-Arşiv Fatura kayıtları muhasebeyle nasıl eşleştirilir?

Zirve e-Arşiv Fatura kayıtları muhasebeyle eşleştirilirken belge numarası, ETTN, tarih, cari hesap ve toplam tutar birlikte kullanılmalıdır. Sadece dosya adına göre eşleştirme yapmak, benzer tutarlı faturaları karıştırabilir.

Satış kaydı Zirve'de oluşturulduktan sonra elektronik belge sonucu aynı kayda işlenmelidir. Başarılı, bekleyen, reddedilen veya başarısız durumlar ayrı izlenmeli; başarısız kayıtlar başarılı satış gibi kapatılmamalıdır.

Muhasebe fişinde net satış, KDV, iskonto, tevkifat ve tahsilat bilgileri faturayla uyumlu olmalıdır. Hesap planı veya entegrasyon eşleştirmesi işletmeye göre değişir; kullanılacak hesapları mali müşavir belirlemelidir.

Bir belge teknik olarak gönderilmiş görünse bile muhasebe aktarımı tamamlanmamış olabilir. Gün sonu kontrolünde Zirve satış listesi, servis gönderim listesi ve muhasebe fişleri karşılaştırılmalıdır. Fark varsa önce belge statüsü incelenmelidir.

Gelen e-belgeler de aynı disiplinle kaydedilmelidir. Gelen belgenin 1 kontör oluşturması dışında, muhasebe açısından doğru cari, gider hesabı, vergi ve ödeme bağlantısı kontrol edilmelidir.

Arşivleme sırasında XML, görsel çıktı, gönderim veya alım sonucu ve mümkünse işlem günlükleri korunmalıdır. Saklama yöntemi, süre ve erişim yetkisi için yürürlükteki mevzuatı ve işletmenizin belge saklama politikasını esas alın.

Birden fazla yazılım kullanıyorsanız, aynı faturanın hem Zirve'den hem başka bir uygulamadan muhasebeye aktarılmadığını kontrol edin. İki ayrı aktarım, satış ve vergi toplamlarında çift kayıt yaratabilir.

Küçük bir işletmede Zirve e-Arşiv Fatura akışı nasıl uygulanır?

Örneğin küçük bir eczane, gün içinde nihai tüketicilere e-Arşiv Fatura ve bazı kurumsal müşterilere e-Fatura düzenleyebilir. İşletme, satış anında önce alıcı türünü belirleyerek iki belge akışını ayırmalıdır.

Örnek senaryoda eczane 15 e-Arşiv Fatura gönderiyor ve 2 e-Fatura alıyor. Ayrıca gelen kutusuna 4 e-belge ulaşıyor. Gönderilen 15 e-Arşiv belgesi 15 kontör, alınan 4 belge 4 kontör oluşturur.

Bu senaryoda gönderilen 2 e-Fatura da belge başına 1 kontördür. Böylece yalnızca örnekte belirtilen belgeler için toplam hareket 21 kontördür. Bu hesap, taslakların veya sağlayıcıya göre farklı ek hizmetlerin dışındadır.

1. Satış personeli alıcının cari ve belge türü bilgisini kontrol eder.
2. Ürün, miktar, fiyat ve vergi bilgileri Zirve satış kaydına işlenir.
3. Yetkili kullanıcı belgeyi gönderir ve ETTN bilgisini kaydeder.
4. Gün sonunda gönderim listesi ile satış listesi karşılaştırılır.
5. Mali müşavir, istisna veya özel vergi uygulamalarını ayrıca inceler.

Bu işletmede otomasyon, kasadaki satış bilgisini tekrar yazmayı azaltabilir; fakat alıcının kayıt durumu ve vergi seçimi yine kontrol edilmelidir. Hızlı işlem, yanlış belge türünü doğru hale getirmez.

Eczane yerine kafe, market veya hizmet işletmesi düşünülse de yöntem aynıdır. Değişen bölüm, ürün kartları, teslim bilgileri, tahsilat yöntemi ve günlük işlem yoğunluğudur.

Benzer bir entegrasyonun kontör ve kurulum adımlarını görmek isteyen işletmeler, e-Fatura entegrasyonu kurulum ve kontör bağlantısı yazısını karşılaştırma amacıyla okuyabilir.

Zirve e-Arşiv Fatura otomasyonu hangi durumlarda çalışmaz?

Zirve e-Arşiv Fatura otomasyonu, bağlantı kurulmuş olsa bile eksik veri, yanlış belge türü, geçersiz yetki veya servis kesintisi nedeniyle durabilir. Otomasyonun varlığı, mevzuat ve veri doğruluğu sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

En sık görülen nedenlerden biri, cari kartın eski bilgilerle kalmasıdır. Unvan değişikliği, adres değişikliği, vergi numarası hatası veya şube bilgilerinin karışması, belge doğrulamasını etkileyebilir.

Diğer neden, Zirve sürümü ile entegrasyon aracının uyumsuz çalışmasıdır. Güncelleme sonrasında alan adları veya bağlantı ayarları değişebilir. Güncelleme öncesinde yedek alınmalı ve ilk gönderim mutlaka test edilmelidir.

Belge serisinin başka bir sistemde kullanılması, sıra numarası çakışmasına yol açabilir. Aynı şirket için farklı uygulamalardan belge kesiliyorsa seri ve numara sorumluluğu yazılı olarak belirlenmelidir.

Vergi, istisna veya tevkifat alanları da otomasyonu durdurabilir. Özellikle özel oranlı işlemlerde, ürün kartındaki varsayılan değer yerine faturanın gerçek işlemine uygun kod seçilmelidir.

Servis kesintisi veya internet problemi olduğunda kullanıcı, belgenin gerçekten dış sisteme ulaşıp ulaşmadığını kontrol etmeden yeniden gönderim yapmamalıdır. Bekleyen durumlarda servis duyurusu ve işlem günlükleri incelenmelidir.

Belgenin hangi durumda iptal, düzeltme veya yeni belge gerektirdiği işlem türüne göre değişebilir. Ceza ve tutar bilgileri yıllık güncellendiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Zirve e-Arşiv Fatura için günlük ve aylık kontrol nasıl yapılır?

Zirve e-Arşiv Fatura kullanan işletmeler, günlük gönderim kontrolü ve aylık mutabakat yapmalıdır. Günlük kontrol operasyonel hataları, aylık kontrol ise belge, kontör ve muhasebe farklarını daha erken gösterir.

Gün sonunda Zirve'deki kesilen belge sayısı servis gönderim listesiyle karşılaştırılır. Başarısız, bekleyen veya mükerrer şüpheli kayıtlar ayrı listeye alınır. Başarılı kayıtların ETTN bilgisi ve alıcı teslim durumu incelenir.

Aylık kontrolde gönderilen e-Arşiv, gönderilen e-Fatura ve alınan e-belge sayıları ayrı hesaplanır. Her gelen ve giden belgenin 1 kontör düşürdüğü kuralı üzerinden paket hareketiyle karşılaştırma yapılır.

Belge tarihi ile muhasebe kayıt tarihi farklı olabilir. Bu nedenle raporları yalnızca tarih sıralamasına göre değil, belge numarası, cari hesap ve ETTN üzerinden de eşleştirin.

İptal, iade, düzeltme veya yeniden düzenleme gereken belgeler için ayrı klasör veya durum kodu kullanın. Aynı satışın ilk belgesiyle sonraki düzeltme belgesini tek kayıt gibi değerlendirmeyin.

Ay sonunda mali müşavirle paylaşılacak dosyada satış listesi, gelen belgeler, başarısız gönderimler ve açıklaması yapılmış farklar bulunmalıdır. Bu yöntem, sonradan geriye dönük araştırma ihtiyacını azaltır.

Kontrol sıklığı, belge hacmine göre artırılabilir. Küçük işletmede günlük kısa kontrol yeterli olabilirken, çok şubeli işletmede her şube ve kullanıcı için ayrı rapor alınması gerekebilir.

Zirve e-Arşiv Fatura entegrasyonunda veri güvenliği nasıl sağlanır?

Zirve e-Arşiv Fatura entegrasyonunda veri güvenliği, yetkili kullanıcı, sınırlı erişim ve düzenli yedekleme ile sağlanır. Vergi kimlikleri, müşteri adresleri, satış tutarları ve elektronik belgeler erişim kontrolü gerektirir.

Her kullanıcıya işi için gereken yetkiyi verin. Belge oluşturma, gönderme, iptal talebi, rapor görüntüleme ve kullanıcı yönetimi yetkilerini mümkünse ayrı tutun. İşten ayrılan kullanıcıların erişimini aynı gün kapatın.

API anahtarı, parola ve benzeri bilgileri ekran görüntüsü olarak paylaşmayın. Test ve üretim bilgilerini birbirinden ayırın. Bir bağlantı yenilendiğinde eski yetkinin hâlâ aktif olup olmadığını da kontrol edin.

Yedekleme, yalnızca Zirve veritabanının kopyalanması değildir. XML dosyaları, görsel çıktılar, ETTN bilgileri, hata kayıtları ve gönderim sonuçları da işletmenin saklama planına dahil edilmelidir.

Bulut veya yerel saklama yöntemlerinden hangisi kullanılırsa kullanılsın, erişim kayıtları ve geri yükleme testi önemlidir. Yedek var görünmesi, yedeğin kullanılabilir olduğu anlamına gelmez; belirli aralıklarla örnek dosya açılmalıdır.

Çalışanlara e-Arşiv ile e-Fatura farkı, yanlış alıcı seçiminin sonucu ve hata durumunda yeniden gönderim riski anlatılmalıdır. Kısa bir şirket içi kontrol formu, yalnızca teknik eğitimden daha yararlı olabilir.

Güvenlik politikası, mevzuatın saklama ve erişim yükümlülüklerini karşılamalıdır. Güncel GİB duyurularını, kullandığınız servis sağlayıcının güvenlik açıklamalarını ve mali müşavirinizin önerilerini birlikte değerlendirin.

Zirve e-Arşiv Fatura entegrasyonu ne zaman manuel işlem gerektirir?

Zirve e-Arşiv Fatura entegrasyonu, veri akışını otomatikleştirse de her işlem tamamen müdahalesiz yürümeyebilir. Yeni şube, değişen seri, özel vergi uygulaması, olağan dışı satış veya servis kesintisi manuel kontrol gerektirebilir.

İlk kullanımda manuel test zorunlu bir hazırlık adımıdır. İşletme, üretim gönderimini açmadan önce örnek cari, örnek ürün, vergi hesabı ve teslim bilgisinin doğru sonuç verdiğini görmelidir.

Toplu veri aktarımında eski cari kartların yeni sisteme taşınması ayrıca incelenmelidir. Boş adres, hatalı ülke kodu, eksik vergi numarası veya farklı karakter kullanımı, otomatik belgeyi durdurabilir.

Alıcı özel bir senaryo, istisna veya tevkifat gerektiriyorsa varsayılan ürün ayarına güvenmeyin. İşlem koşulunu ve güncel belge düzenleme kuralını mali müşavirle birlikte doğrulayın.

Manuel işlem gereken bir başka durum, dış sistemde oluşmuş fakat Zirve'ye sonucu dönmemiş belgedir. Bu durumda önce ETTN ve belge numarasıyla sorgu yapılmalı, ardından tekil aktarım veya kayıt eşleştirmesi uygulanmalıdır.

Entegrasyon kullanılamadığında hangi alternatif kanalın hukuken uygun olduğu önceden belirlenmelidir. Portal, başka aktarım yöntemi veya bekleme kararı; işlem türü ve güncel GİB kurallarına göre değerlendirilmelidir.

Bu yöntem, otomasyonu başarısız saymak yerine istisna yönetimi kurar. Normal akış otomatik ilerler, yalnızca kontrol gerektiren kayıtlar sorumlu kullanıcıya yönlendirilir.

Özet: 5 maddede Zirve e-Arşiv Fatura otomatik akışı

Zirve e-Arşiv Fatura otomatik akışının güvenilir olması, bağlantı kurmaktan çok doğru belge türü ve veri kontrolüne bağlıdır. Aşağıdaki beş madde, günlük uygulamada izlenecek temel çerçeveyi özetler.

• Alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol ederek uygun belge türünü seçin.
• Zirve şirket, cari, ürün, vergi, seri ve şube bilgilerini güncel tutun.
• Servis hesabı ve entegrasyon yetkilerini test belgesiyle doğrulayın.
• Gönderilen ve alınan her belgenin 1 kontör düşürdüğünü paket hesabına dahil edin.
• ETTN, elektronik dosya, gönderim sonucu ve muhasebe kaydını birlikte saklayın.

Gönderim hatasında aynı belgeyi hemen yeniden yollamayın. Önce ETTN, belge numarası, servis durumu ve Zirve kaydını karşılaştırın. Özel vergi uygulamaları, hadler ve raporlama ayrıntıları için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yazılım sürümü veya entegrasyon yöntemi değiştiğinde bağlantıyı yeniden test edin. Günlük gönderim listesi ile muhasebe kayıtlarını, aylık kontör hareketiyle karşılaştırmak düzenli kontrol sağlar.

e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet belgelerinde kullanılabilen havuz kontör paketlerini efaturakontor.com üzerinden inceleyebilirsiniz; paketler 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri de güncel koşullarla birlikte görülebilir.