Bizim Hesap ile e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Akış

Bizim Hesap e-Arşiv fatura kesme süreci, satış verilerinin desteklenen bir entegrasyonla e-Arşiv hizmetine aktarılması ve oluşan belge durumunun Bizim Hesap'a geri yazılmasıdır. Otomatik akışın çalışması, Bizim Hesap hesabınızın ve seçtiğiniz e-belge servisinin güncel entegrasyon desteğine bağlıdır.

Bu rehber, Bizim Hesap kullanan küçük işletme sahipleri, e-ticaret yöneticileri ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Kurulum ön koşullarını, müşteri ve ürün alanlarının eşleştirilmesini, e-Fatura ile e-Arşiv ayrımını, kontör hesabını ve hata kontrolünü birlikte ele alır.

Bizim Hesap e-Arşiv fatura nedir ve otomatik akış nasıl çalışır?

Bizim Hesap e-Arşiv fatura, Bizim Hesap'ta oluşturulan satış kaydının elektronik fatura hizmetine aktarılmasıyla düzenlenen e-Arşiv belgesidir. e-Arşiv Fatura, e-Fatura uygulamasında kayıtlı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen ve mevzuata uygun biçimde saklanması gereken fatura türüdür.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya elektronik ortamda fatura düzenleme yöntemidir. Belgenin oluşturulması, gönderilmesi, alıcıya iletilmesi ve saklanması farklı kontrol aşamaları içerir. Bu nedenle yalnızca PDF dosyasının oluşması, sürecin bütününün tamamlandığını göstermez.

Otomatik akış genellikle dört veri hareketinden oluşur. Önce müşteri, ürün, fiyat, vergi ve ödeme bilgileri Bizim Hesap'ta kaydedilir. Sonra entegrasyon bu bilgileri e-belge servisinin beklediği formata çevirir. Servis belgeyi işler, numara veya kimlik bilgisi üretir ve sonucu bağlantılı sisteme aktarır.

Bu yapı, Bizim Hesap'ta fatura kaydının bulunmasını tek başına yeterli saymaz. Belgenin gönderim kuyruğuna alınması, teknik doğrulamadan geçmesi ve servis tarafından başarılı olarak raporlanması ayrı adımlardır. Alıcıya e-posta gönderilmesi de belge oluşturma işleminden farklı bir kontroldür.

Entegrasyonun doğrudan çalışıp çalışmadığını güncel Bizim Hesap dokümanından ve e-belge servisinin bağlantı listesinden doğrulayın. Desteklenmeyen bir bağlantıyı varmış gibi kurmaya çalışmak, eksik fatura, çift gönderim veya manuel veri girişine yol açabilir.

Yanlış: Bizim Hesap'ta satış faturası oluştuğu anda e-Arşiv belgesi kesinleşmiştir. Doğru: Belge, e-belge servisindeki durum kaydı başarılı olduktan ve gerekli gönderim kontrolleri tamamlandıktan sonra sonuçlandırılmış kabul edilmelidir.

Örneğin bir çevrim içi mağaza, sipariş kaydını Bizim Hesap'ta oluşturabilir. Ancak stoktan düşme, ödeme onayı ve e-Arşiv gönderim sonucu ayrı sistemlerden geliyorsa, her hareketin aynı sipariş numarasıyla izlenmesi gerekir.

Bir belgenin durumunu kontrol ederken taslak, kuyruğa alınmış, gönderilmiş, başarılı veya hatalı gibi etiketleri karşılaştırın. Ekran adları servise göre değişebilir. Esas kontrol, servis kayıt numarası ve belgenin görüntülenebilir çıktısıdır.

Bizim Hesap e-Arşiv fatura kesmek için hangi ön koşullar gerekir?

Bizim Hesap e-Arşiv fatura kesmek için işletmenin e-Arşiv düzenleme yetkisi, doğru mükellef bilgileri ve desteklenen bir bağlantı yöntemi bulunmalıdır. Bu üç koşuldan biri eksikse otomatik fatura akışı başlamaz veya belge gönderim aşamasında hata verir.

İlk olarak işletmenin vergi kimlik bilgileri, unvanı, adresi, vergi dairesi ve iletişim bilgileri kontrol edilmelidir. Gerçek kişi işletmelerinde kullanılan kimlik veya vergi bilgisi, sistemdeki müşteri tipiyle uyumlu olmalıdır. Ünvanın resmi kayıtlardan farklı yazılması, teknik kabulden sonra muhasebe kontrolünde sorun çıkarabilir.

İkinci olarak e-Arşiv hizmetinin hangi yöntemle kullanılacağı belirlenir. Bu yöntem bir özel entegratör bağlantısı, bir uygulama programlama arayüzü veya yetkili portal olabilir. API anahtarı, kullanıcı adı, parola, sertifika ya da firma kodu gerekip gerekmediği hizmet sağlayıcının güncel kurulum belgesinden öğrenilmelidir.

Üçüncü kontrol alıcı tarafındadır. Alıcının e-Fatura kayıt durumu, vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, unvanı ve adresi doğrulanır. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa belge türü otomatik olarak e-Arşiv seçilmemelidir; işlem türü ve güncel mevzuat birlikte değerlendirilmelidir.

Son olarak canlı ve test ortamı ayrımı yapılmalıdır. Servis test ortamı sunuyorsa önce örnek müşteri ve ürünlerle deneme yapılır. Canlı hesaba geçmeden önce mali müşavirinizle belge senaryosunu, numara düzenini ve güncel GİB duyurularını kontrol edin.

Kurulum öncesinde ayrıca bilgisayar, internet bağlantısı, sertifika ve kullanıcı yetkisi kontrol edilmelidir. Fatura kesme yetkisi olmayan bir kullanıcıda satış kaydı oluşsa bile gönderim butonu görünmeyebilir veya işlem yetkilendirme hatası verebilir.

• İşletmenin unvanı, vergi bilgileri ve adresi resmi kayıtlarla karşılaştırılmıştır.
• Bizim Hesap ile seçilen e-belge servisinin güncel bağlantısı doğrulanmıştır.
• Canlı ve test ortamı bilgileri birbirinden ayrılmıştır.
• Alıcıların e-Fatura kayıt durumu ve kimlik bilgileri kontrol edilmiştir.
• Mali müşavir, belge senaryosu ve numara düzeni hakkında bilgilendirilmiştir.

Bu liste tamamlanmadan canlı belge göndermek yerine eksik bilgiyi belirleyin. Özellikle yeni kurulan işletmelerde vergi dairesi veya adres güncellemesi sisteme geç yansıyabilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bizim Hesap e-Arşiv entegrasyonu nasıl kurulur?

Bizim Hesap e-Arşiv entegrasyonu, önce desteklenen bağlantının doğrulanması, sonra kimlik bilgilerinin tanımlanması ve alanların eşleştirilmesiyle kurulur. Menü adları ve gerekli kimlik bilgileri hesap türüne veya servis sürümüne göre değişebileceği için ekrandaki güncel yönergeler esas alınmalıdır.

1. Bizim Hesap ile kullanacağınız e-belge servisinin güncel entegrasyon veya API desteğini doğrulayın.
2. İşletme bilgilerini, yetkili kullanıcıyı ve canlı ya da test ortamı tercihlerini hazırlayın.
3. Ürün, müşteri, vergi, fatura tarihi, para birimi ve ödeme alanlarını karşılıklı eşleştirin.
4. Gönderim öncesi alıcı tipi, vergi kimliği ve belge senaryosu için doğrulama kuralları tanımlayın.
5. Test ortamı varsa birkaç farklı müşteri ve ürünle başarılı, hatalı ve eksik veri denemeleri yapın.
6. Canlı geçişten sonra ilk belgelerin durumunu, numarasını ve içerik çıktısını manuel olarak karşılaştırın.

Kurulum mantığını karşılaştırmalı görmek için IdeaSoft e-Fatura entegrasyonu ve Paraşüt e-Fatura entegrasyonu içeriklerindeki bağlantı, alan eşleştirme ve kontör kontrolü adımlarından yararlanabilirsiniz. Bu yazılar Bizim Hesap'ın birebir ekranlarını değil, benzer entegrasyon mantığını açıklar.

Bizim Hesap için hazır bağlantı bulunmuyorsa iki seçenek vardır. Veriler desteklenen bir dosya formatıyla aktarılabilir veya yazılım geliştiriciniz servis API'sine özel bağlantı hazırlayabilir. Hazır bağlantı yokken otomatik çalışıyor varsayımıyla canlı fatura göndermeyin.

Yetkilendirme sırasında kullanılan kullanıcı bilgilerinin kopyalanması yerine, servis tarafından verilen güncel bilgiler kullanılmalıdır. Süresi dolmuş bir sertifika veya yanlış firma kodu, alan eşleştirmesi doğru olsa bile gönderimi durdurabilir.

Kurulum bittikten sonra bağlantı testi ile gerçek belge gönderimini birbirinden ayırın. Bağlantı testi yalnızca kimlik doğrulamayı gösterebilir. Gerçek test, müşteri, ürün, vergi, toplam ve alıcı iletim bilgilerinin birlikte işlendiği örnek belgedir.

Bizim Hesap e-Arşiv fatura alanları nasıl eşleştirilir?

Bizim Hesap e-Arşiv fatura alan eşleştirmesi, kaynak sistemdeki her bilginin e-belge servisindeki doğru hedef alana gönderilmesi demektir. Özellikle alıcı kimliği, ürün miktarı, vergi bilgisi ve fatura numarası yanlış eşleştirilirse belge içeriği hatalı oluşabilir.

Alan eşleştirmesinde önce zorunlu alanları, sonra açıklama ve yardımcı alanları kontrol edin. Bir alan boş bırakılabiliyorsa bunun gerçekten opsiyonel olduğunu varsaymayın. Servisin şema kuralları ve güncel entegrasyon dokümanı birlikte incelenmelidir.

Ürün kartında miktar, birim ve birim fiyat ayrı değerlerdir. Örneğin üç adet ürün ile toplam fiyatın tek alana yazılması, satır toplamını veya vergi hesabını bozabilir. İndirim satırda mı, fatura genelinde mi uygulanıyor, ayrıca belirlenmelidir.

Fatura numarası ve tarih alanları da özel dikkat ister. Bizim Hesap'taki taslak numarası ile e-belge servisinin ürettiği resmi numara aynı olmayabilir. Canlı testten sonra iki kaydı numara, tarih ve toplam üzerinden karşılaştırın.

Yanlış: Ürün açıklamasını, ürün kodu alanına yazmak ve ürün kodunu açıklamaya taşımak sorun oluşturmaz. Doğru: Kod, açıklama, miktar, birim ve fiyat alanları hedef şemadaki karşılıklarıyla eşleştirilmelidir.

Bizim Hesap'ta e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?

Bizim Hesap'ta e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki temel fark, alıcının e-Fatura uygulamasındaki kayıt durumu ve belgenin iletim senaryosudur. Belge türü, yalnızca müşterinin e-posta adresine bakılarak seçilmemelidir.

e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler arasındaki elektronik fatura senaryosunu ifade eder. Alıcı bilgileri kayıtlı kullanıcı sorgusuyla ve işlem koşullarıyla değerlendirilir. Belge, alıcının sistemine tanımlanan elektronik kanal üzerinden iletilir.

e-Arşiv Fatura, genel olarak e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya elektronik fatura düzenleme yöntemidir. Belge alıcıya e-posta, bağlantı veya diğer yetkili yöntemlerle ulaştırılabilir. Kullanılan iletim biçimi, belgenin teknik ve mevzuat şartlarını ortadan kaldırmaz.

Bir müşterinin şirket olması, otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı olduğu anlamına gelmez. Aynı şekilde vergi kimlik numarası bulunması da tek başına belge türünü belirlemez. Alıcı kayıt durumu, işlem tarihi ve güncel GİB kuralları birlikte kontrol edilmelidir.

Örneğin çevrim içi satış yapan bir kırtasiye, bireysel müşteriye e-Arşiv fatura hazırlayabilir. Aynı kırtasiye, e-Fatura kullanıcısı olan bir okulun satın alma siparişinde farklı bir belge akışı kullanabilir. Müşteri kartı türü buna göre güncel tutulmalıdır.

Alıcı bilgisi daha sonra değişmişse eski müşteri kartını kullanmaya devam etmek risklidir. Vergi numarası, unvan veya kayıt durumu değişen müşteride yeni doğrulama yapın. Gerektiğinde mali müşavirinizden hangi senaryonun kullanılacağını yazılı olarak teyit edin.

Belge türlerini teknik olarak ayırmak için e-Fatura uygulaması ile e-Arşiv özelliklerinin güncel açıklamalarını karşılaştırabilirsiniz. Bu karşılaştırma, Bizim Hesap ekranındaki seçeneklerin hangi belge akışına karşılık geldiğini anlamaya yardımcı olur.

Bizim Hesap ile e-Arşiv fatura kesme adımları nelerdir?

Bizim Hesap ile e-Arşiv fatura kesme işlemi, satış kaydının hazırlanması, belge bilgilerinin doğrulanması, gönderim ve sonuç kontrolü sırasıyla yürütülmelidir.

İlk adımda müşteri kartını açın ve alıcı tipini kontrol edin. Gerçek kişi, tüzel kişi, vergi numarası, kimlik numarası, adres ve e-posta alanlarını güncel satış bilgileriyle karşılaştırın. Daha önce kullanılan kartın güncel olduğunu varsaymayın.

İkinci adımda ürün veya hizmet satırlarını ekleyin. Miktar, birim, birim fiyat, indirim ve vergi ayarlarını kontrol edin. Aynı ürünün farklı vergi koşulları varsa tek kartı her işlemde kullanmak yerine uygun kart veya kural seçilmelidir.

Üçüncü adımda fatura tarihi, para birimi, ödeme yöntemi ve açıklama alanlarını inceleyin. Sistem varsayılan tarihi otomatik getirebilir. İşlemin gerçek tarihiyle gösterilen tarihi karşılaştırmadan belgeyi gönderim kuyruğuna almayın.

Dördüncü adımda alıcı durumuna göre belge türünü seçin. e-Fatura kullanıcısına e-Arşiv göndermek yerine, güncel kayıt durumu ve işlem senaryosunu yeniden doğrulayın. Belge türü seçiminin yalnızca e-posta gönderim tercihi olmadığını unutmayın.

Beşinci adımda ön izleme veya doğrulama ekranını açın. Unvan, adres, satır toplamı, vergi, genel toplam ve ödeme bilgisini kaynak satış kaydıyla karşılaştırın. Hata görürseniz gönderimden önce taslağı düzeltin.

Altıncı adımda belgeyi gönderin ve servis durumunu izleyin. Başarılı kayıt, belge numarası veya servis kimliği oluştuğunda bu bilgiyi Bizim Hesap kaydıyla ilişkilendirin. E-posta iletimi ayrıca başarısız olabilir.

İlk canlı belgelerde günlük kontrol yapın. Birkaç başarılı işlemden sonra da rastgele örnekleme sürdürülmelidir. Yanlış: Ön izleme ekranını görmek, belgenin gönderildiğini kanıtlar. Doğru: Gönderim sonucu ve servis durum kaydı birlikte kontrol edilmelidir.

Bizim Hesap e-Arşiv fatura kontörü nasıl hesaplanır?

Bizim Hesap e-Arşiv fatura kontörü, kullanılan e-belge servisinin belge başına tüketim kuralına göre hesaplanır. efaturakontor.com modelinde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür; bu nedenle yalnızca e-Arşiv gönderimlerini değil, diğer belge hareketlerini de izlemek gerekir.

Bir giden e-Arşiv belgesi oluşturulup başarıyla işlendiğinde, ilgili kontör hareketinin servis ekranında görünmesi beklenir. Taslak kaydı, silinen taslak veya başarısız denemenin nasıl sayıldığı ise kullanılan hizmetin kuralına göre değişebilir. Bu ayrımı satın alma öncesinde yazılı olarak doğrulayın.

Örnek olarak bir işletme aynı gün yirmi beş müşteriye giden e-Arşiv fatura düzenliyorsa, bu belgeler için yirmi beş kontörlük hareket oluşur. Aynı dönemde alınan dört e-belge de gelen belge olarak ayrıca kontör etkisi yaratır.

DİKKAT: Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. E-posta gönderimi için ayrıca kontör düşüp düşmediğini varsaymayın; servis sözleşmesindeki belge ve ek hizmet tanımlarını kontrol edin.

Kontör planlaması yaparken aylık ortalamayı tek başına kullanmayın. Kampanya dönemi, toplu sipariş, iade belgesi, farklı e-belge türleri ve şube sayısı tüketimi artırabilir. Son aylardaki gerçek belge sayısını türlerine göre ayırarak tahmin hazırlayın.

Tek havuz kullanan işletmeler, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer e-belge türlerinin toplamını aynı raporda izleyebilir. Kontör hareketlerini e-belge kontör paketleri seçenekleriyle karşılaştırırken, paketin kullanım süresi ve belge kapsamını birlikte okuyun.

Yanlış: Sadece giden e-Arşiv faturalarını saymak yeterlidir. Doğru: Gelen ve giden tüm belgeleri, belge türünü ve tekrar gönderim ihtimalini ayrı sütunlarda izlemek gerekir.

Bizim Hesap otomatik fatura akışında hata nasıl bulunur?

Bizim Hesap otomatik fatura akışında hata bulmak için önce hatanın kaynak sistemde mi, entegrasyonda mı, e-belge servisinde mi oluştuğunu ayırmak gerekir. Aynı belgeyi rastgele tekrar göndermek, çift kayıt ve belirsiz durum oluşturabilir.

Alıcı kimliği hatalarında önce VKN veya TCKN uzunluğunu ve müşteri tipini kontrol edin. Unvanın yazım biçimi, adresin eksikliği ve alıcı kayıt durumunun eski olması da gönderimi etkileyebilir. Müşteri kartını düzelttikten sonra taslak verisini yeniden oluşturun.

Vergi ve toplam hatalarında satır bazındaki miktar, birim fiyat, indirim ve vergi oranını inceleyin. Kaynak sistemdeki toplam ile e-belge servisinin hesapladığı toplam farklıysa yuvarlama kuralını ve fiyatın vergi dahil olup olmadığını karşılaştırın.

Yetkilendirme hatalarında API anahtarı, kullanıcı adı, parola, sertifika, firma kodu ve ortam bilgisini kontrol edin. Test anahtarını canlı ortamda veya canlı anahtarı test ortamında kullanmak, doğru alan eşleştirmesine rağmen bağlantıyı başarısız kılabilir.

Ağ kesintisi, servis yoğunluğu veya zaman aşımı sonrasında belgenin gerçekten gönderilip gönderilmediği belirsiz kalabilir. Bu durumda yeni belge açmadan önce servis numarası, gönderim kuyruğu ve durum sorgusu ekranını kontrol edin.

Hata incelemesinde şu sırayı uygulayın: hata kodunu kaydedin, ilgili taslağı ayırın, kaynak veriyi karşılaştırın, entegrasyon günlüklerini inceleyin ve düzeltilmiş veriyi kontrollü biçimde yeniden deneyin. Aynı müşteriyle yeni bir fatura açmak yerine önce mevcut kaydı netleştirin.

Uzman notu: Zaman aşımı görülen belgelerde önce sorgulama yapın; belgenin oluşmadığından emin olmadan tekrar gönderim başlatmayın.

Hata mesajı açıklayıcı değilse tarih, belge numarası, müşteri tipi, ortam ve ekran görüntüsünü birlikte saklayın. Genel sorun çözümü için e-dönüşüm sık sorulan sorular sayfasını inceleyin; mevzuat niteliğindeki konularda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Küçük işletme Bizim Hesap e-Arşiv akışını nasıl test eder?

Küçük işletme, Bizim Hesap e-Arşiv akışını canlı kullanmadan önce farklı alıcı, ürün, vergi ve ödeme senaryolarıyla test etmelidir. Tek bir başarılı deneme, otomatik fatura akışının bütün koşullarda doğru çalıştığını göstermez.

Örnek olarak iki çalışanlı, internetten kırtasiye ürünü satan bir işletmeyi düşünün. İşletme çoğunlukla bireysel müşterilere satış yapıyor, ancak ay içinde birkaç kurumsal okul siparişi de alıyor. Bu iki müşteri grubu aynı belge türüne zorunlu olarak sahip değildir.

İlk testte eksiksiz adresi ve standart ürünleri olan bireysel müşteri kullanılır. Müşteri kartı, ürün satırı, vergi, ödeme ve e-posta bilgisi doldurulur. Ön izleme çıktısı, Bizim Hesap satış kaydıyla satır satır karşılaştırılır.

İkinci testte e-Fatura uygulamasına kayıtlı olduğu doğrulanan kurumsal alıcı kullanılır. Bu test, alıcı kayıt durumuna göre belge türünün değişebileceğini görmenizi sağlar. Kayıt sonucu net değilse belge göndermeden mali müşavirinizden görüş alın.

Üçüncü testte eksik adres, hatalı kimlik numarası veya boş e-posta gibi kontrollü bir veri kullanılır. Amaç canlı müşteriye hata göndermek değildir. Amaç, sistemin gönderimden önce uyarı üretip üretmediğini ve hatanın nerede göründüğünü belirlemektir.

Test sonrasında belge numarası, durum, XML veya görüntü çıktısı ve Bizim Hesap kayıt numarası aynı dosyada tutulabilir. Böylece çalışanlar hangi ekranın kaynak, hangi ekranın sonuç kaydı olduğunu karıştırmaz.

Bu yaklaşım her işletmede aynı şekilde uygulanmaz. Çok şubeli yapılarda kullanıcı yetkileri, numara serileri ve stok kaynakları ayrıca test edilmelidir. Fiziksel satış ile çevrim içi sipariş aynı anda akıyorsa, sipariş kimliği tekrarını da kontrol edin.

Bizim Hesap e-Arşiv faturaları nasıl saklanır ve kontrol edilir?

Bizim Hesap e-Arşiv faturalarını saklamak için belge görüntüsünü, elektronik asıl dosyayı, durum bilgisini ve ilgili satış kaydını birlikte izlemek gerekir. Yalnızca e-posta ekindeki PDF dosyasını saklamak, teknik ve muhasebesel kontrol için her zaman yeterli olmayabilir.

Elektronik belge servisinden alınan XML veya servis tarafından sunulan asıl format, belge verilerinin makine tarafından okunabilir kaydıdır. PDF veya benzeri görüntü, insan gözüyle kontrolü kolaylaştırır. İki dosyanın aynı belge numarasına ve toplam bilgisine ait olması gerekir.

Arşiv kontrolünde belge numarası, belge tarihi, alıcı kimliği, genel toplam, vergi toplamı ve gönderim durumu karşılaştırılmalıdır. Bir fatura Bizim Hesap'ta görünmesine rağmen servis arşivinde bulunmuyorsa, kaydın gerçekten gönderilip gönderilmediğini araştırın.

Yetkili kullanıcılar, arşivlenen belgelere erişirken görevlerine uygun izinlere sahip olmalıdır. Her çalışana sınırsız silme veya düzeltme yetkisi vermek yerine, oluşturma, görüntüleme ve iptal talebi yetkilerini ayırın.

Düzenli yedekleme yapılacaksa dosyaların adlandırma standardı belirlenmelidir. Örneğin belge numarası, tarih ve müşteri kodu aynı dosya adında kullanılabilir. Kişisel verileri içeren dosyaları ortak ve yetkisiz klasörlerde saklamayın.

Saklama süresi, formatı ve erişilebilirlik şartları mevzuata ve hizmet sağlayıcının koşullarına göre değerlendirilmelidir. Bu süreler ve uygulama ayrıntıları güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yanlış: PDF dosyasını indirmek, elektronik arşiv yükümlülüğünü tek başına tamamlar. Doğru: Asıl elektronik dosya, görüntü çıktısı, durum kaydı ve satış bağlantısı birlikte korunmalıdır.

Bizim Hesap e-Arşiv fatura iptal, iade ve düzeltme süreci nasıl yönetilir?

Bizim Hesap e-Arşiv fatura iptal, iade ve düzeltme süreci belge durumuna, işlemin niteliğine ve güncel mevzuata göre yönetilir. Gönderilmiş bir faturayı Bizim Hesap'tan silmek, e-belge servisindeki resmi kaydı otomatik olarak ortadan kaldırmaz.

Önce belgenin taslak mı, kuyruğa alınmış mı, başarılı mı veya hatalı mı olduğunu belirleyin. Taslaklarda düzeltme imkânı bulunabilir. Başarılı olarak işlenmiş belgelerde ise servis ekranındaki iptal, itiraz veya ilgili işlem yöntemi değerlendirilmelidir.

Malın geri gelmesi ile faturanın teknik olarak iptal edilmesi aynı olay değildir. İade edilen ürün, teslim durumu, ödeme ve muhasebe kaydı ayrıca incelenmelidir. Hangi belgenin düzenleneceği, işlem türü ve mali müşavir görüşüyle netleştirilmelidir.

Müşterinin faturayı e-posta ile geri göndermesi, tek başına resmi iptal kanıtı sayılmamalıdır. Talebi, ilgili belge numarasını ve işlem nedenini kaydedin. Sonra kullandığınız e-belge servisinin güncel prosedürünü uygulayın.

Düzeltme gereken alanı da sınıflandırın. Yazım hatası, alıcı kimliği, vergi bilgisi, miktar veya toplam hatasının her biri aynı yöntemle çözülemeyebilir. Özellikle alıcı kimliği hatalarında yeni işlem açmadan önce uzman görüşü alın.

İptal veya iade işlemi sonrasında Bizim Hesap kaydını, e-belge servisindeki durumu ve muhasebe fişini karşılaştırın. Bir sistemde kapatılan kaydın diğerinde açık kalması, dönem sonu raporlarında fark yaratabilir.

Yanlış: Hatalı faturayı Bizim Hesap'tan silmek yeterlidir. Doğru: Belgenin e-belge servisindeki durumu incelenmeli, uygun iptal veya iade adımı uygulanmalı ve tüm kayıtlar birlikte güncellenmelidir.

İptal, itiraz ve iade için geçerli süreler veya yöntemler yıllık mevzuat güncellemelerinden etkilenebilir. Rakam veya tarih varsaymayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek işlem kaydını dosyalayın.

Özet: 5 maddede Bizim Hesap e-Arşiv fatura kesme

Bizim Hesap e-Arşiv fatura kesme sürecini güvenli yönetmek için bağlantı, veri, belge türü, sonuç ve arşiv kontrollerini birlikte yürütün.

• Bizim Hesap ile e-belge servisinin güncel entegrasyon desteğini doğrulayın ve test-canlı ortamlarını birbirinden ayırın.
• İşletme, müşteri, ürün, vergi, tarih, ödeme ve iletişim alanlarını hedef e-Arşiv şemasındaki karşılıklarıyla eşleştirin.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin ve e-Fatura ile e-Arşiv seçimini yalnızca e-posta adresine göre yapmayın.
• Giden ve gelen belgelerin her biri için kontör hareketini, gönderim sonucunu ve olası tekrar gönderimleri izleyin.
• Başarılı belgenin numarasını, durumunu, elektronik asıl dosyasını, görüntüsünü ve Bizim Hesap satış kaydını birlikte saklayın.

Hata oluştuğunda önce belge durumunu sorgulayın, sonra kaynak veriyi ve entegrasyon kaydını karşılaştırın. İptal, iade veya düzeltme işlemlerinde belgeyi yalnızca kaynak sistemden silmeyin.

Belge hacminizi ayrıca değerlendirmek isterseniz, e-belge kontör paketleri sayfasında kapsam ve kullanım koşullarını inceleyebilirsiniz.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli ortak havuz paketleri 100 ile 500.000 kontör arasında sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama koşullarını ayrıca kontrol edebilirsiniz.

Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini güncel koşullarla inceleyerek, ihtiyacınızı mali müşavirinizle netleştirin.