Yemeksepeti ile e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

Yemeksepeti e-Arşiv fatura işlemi, sipariş verisinin e-belge sistemine aktarılması, alanların doğrulanması ve başarılı gönderim sonrası belgenin müşteriye iletilmesiyle otomatikleşir.

Bu rehber; restoran, kafe, market ve benzeri işletmelerin sipariş-fatura eşleşmesini kurmasına yardımcı olur. Ayrıca müşteri bilgisi, belge türü, iade, kontör ve muhasebe aktarımı hatalarını önceden görmenizi sağlar.

Yemeksepeti e-Arşiv fatura süreci nasıl çalışır?

Yemeksepeti e-Arşiv fatura süreci, siparişin alınmasından belgenin saklanmasına kadar birkaç ayrı kontrolden oluşur. Sipariş platformu veriyi sağlar; e-belgenin düzenlenmesi ise işletmenin kullandığı yetkili e-belge sistemi üzerinden yapılır.

e-Arşiv fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara veya nihai tüketicilere elektronik düzenlenen faturadır. Alıcının e-Fatura kayıt durumu farklıysa sistemin doğru belge türünü seçmesi gerekir.

Tipik akışta sipariş numarası, ürünler, miktarlar, tutarlar ve müşteri bilgileri aktarılır. Sistem bu verileri işletme bilgileriyle birleştirir, belgeyi oluşturur ve gönderim durumunu kaydeder.

Örneğin bir restoranın sipariş ekranında teslim edildi görünen kaydı, e-belge ekranında bekliyor olabilir. Gün sonu kontrolünde bu iki durum karşılaştırılmadan satışın tamamlandığı varsayılırsa eksik fatura fark edilmeyebilir.

Bu yüzden akışın her adımında sipariş numarası ortak anahtar olarak tutulmalıdır. Sipariş numarası platformda değişebiliyorsa, işletme kendi benzersiz referans numarasını üretmeli ve kaynak numarayla birlikte saklamalıdır.

Karşı durum olarak sipariş platformundan yalnızca gün sonunda dosya alınabiliyorsa anlık fatura beklenmemelidir. Dosyanın alındığı zaman, işlenen son sipariş ve bekleyen kayıt sayısı raporda ayrıca gösterilmelidir.

Platformdaki sipariş durumu ile faturanın durumu aynı şey değildir. Sipariş teslim edilmiş görünse bile fatura gönderimi başarısız olabilir; bu nedenle iki kaydı ayrı ayrı izlemek gerekir.

Her sipariş otomatik olarak e-Arşiv faturaya dönüşmez. Alıcının e-Fatura mükellefi olması, siparişin iptal edilmesi veya eksik müşteri verisi farklı işlem gerektirebilir.

Yemeksepeti sipariş verisi e-Arşiv faturaya nasıl dönüşür?

Yemeksepeti sipariş verisinin e-Arşiv faturaya dönüşmesi, kaynak alanların fatura alanlarıyla eşleştirilmesi sayesinde gerçekleşir. Bu eşleştirme kurulmadan yapılan otomasyon, eksik adres veya yanlış tutar üretebilir.

Sipariş numarası, fatura üzerinde doğrudan gösterilebilir veya sistemin referans alanında tutulabilir. Ürün adı, birim, miktar, birim fiyat, indirim ve vergiler ayrı alanlar olarak aktarılmalıdır.

Yanlış: Yemeksepeti ekranındaki toplam tutarı kopyalamak yeterlidir. Doğru: Ürün satırlarını, indirimleri, teslimat bedelini ve vergileri fatura kurallarına göre ayrı ayrı eşleştirmektir.

Platform komisyonu, restoranın müşteriye düzenlediği sipariş faturasıyla karıştırılmamalıdır. Komisyon belgesi veya kesintisi, işletmenin muhasebe kayıtlarında ayrıca izlenebilir ve sipariş toplamından farklı bir işlem oluşturabilir.

Otomatik akışta önce taslak belge üretmek, sonra gönderime izin vermek mümkündür. Ancak işletme, kullandığı yazılımın taslak ve doğrudan gönderim seçeneklerini ayrı ayrı destekleyip desteklemediğini kontrol etmelidir.

Yemeksepeti bağlantısında doğrudan API, dışa aktarma dosyası veya desteklenen bir ara yazılım kullanılabilir. Mevcut yöntem, hesabın yetkilerine ve platformun güncel entegrasyon seçeneklerine göre doğrulanmalıdır.

Alan eşleştirmesi yapılırken indirim satırının negatif değer olarak mı, ayrı bir alan olarak mı aktarıldığı test edilmelidir. KDV dahil fiyat kullanan kaynakla KDV hariç çalışan muhasebe sistemi arasında dönüşüm açıkça tanımlanmalıdır.

Dosya aktarımı kullanılan senaryolarda sütun başlıkları, tarih biçimi ve ondalık ayraç her aktarımda aynı kalmalıdır. Bu yöntem API bağlantısına göre daha fazla manuel kontrol gerektirebilir; ancak küçük hacimde uygulanabilir olabilir.

Otomatik e-Arşiv fatura entegrasyonu için hangi bilgiler gerekir?

Otomatik e-Arşiv fatura entegrasyonu için işletme bilgileri, ürün tanımları, alıcı alanları ve bağlantı yetkileri gerekir. Bu bilgiler eksikse sistem siparişi alabilir fakat geçerli belge oluşturamayabilir.

Kurulumdan önce işletmenin vergi ve adres bilgileri, kullanılacak seri, ürün kodları, vergi tanımları ve müşteri iletişim alanları hazırlanmalıdır. Bilgiler e-belge sağlayıcısındaki kayıtlarla aynı olmalıdır.

• İşletmenin vergi kimlik bilgileri, unvanı ve fatura adresi sistemde güncel olmalıdır.
• Yemeksepeti sipariş numarası, fatura referansı olarak kaydedilmelidir.
• Ürün adları, birimleri, fiyatları ve vergi tanımları fatura satırlarına eşleştirilmelidir.
• Müşterinin adı, adresi, e-posta bilgisi ve gerekli kimlik alanları doğru aktarılmalıdır.
• İade, indirim, teslimat bedeli ve komisyon gibi özel alanlar ayrı işlenmelidir.
• Bağlantı kullanıcıları, API anahtarları veya dosya aktarım izinleri yetkili kişilerde bulunmalıdır.

Kimlik veya vergi bilgisi eksikse otomasyonun belirsiz bir değer üretmesine izin verilmemelidir. Müşteriden istenecek alanlar, belge türüne ve güncel GİB uygulamasına göre belirlenmelidir.

Kurulumdan önce örnek bir sipariş seçip tüm alanları test ortamında kontrol etmek daha güvenlidir. Gerçek gönderimden önce ürün toplamı, vergi toplamı ve müşteri bilgisi karşılaştırılmalıdır.

GİB kurallarındaki alan ve senaryo değişiklikleri entegrasyon tasarımını etkileyebilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kurulum formunda zorunlu alanların yanında, boş bırakıldığında ne yapılacağı da yazılı olmalıdır. Örneğin e-posta yoksa belgeyi bekletmek, alternatif iletim seçmek veya kullanıcı onayı istemek seçenekleri işletme tarafından belirlenmelidir.

Test siparişinde yalnızca başarılı belgeyi değil, eksik adresli ve iade edilmiş kaydı da deneyin. Böylece canlıya geçmeden önce hatalı verinin durdurulduğu ve kullanıcıya açıklama gösterildiği doğrulanır.

Yemeksepeti e-Arşiv fatura akışı nasıl kurulur?

Yemeksepeti e-Arşiv fatura akışı, kaynak bağlantının seçilmesi, alan eşleştirmesi, test gönderimi ve hata takibi sırasıyla kurulur. Otomasyon, canlıya geçmeden önce örnek siparişlerle denenmelidir.

1. Yemeksepeti hesabında kullanılabilen API, dosya aktarımı veya desteklenen bağlantı yöntemini belirleyin.
2. e-Belge sisteminde işletme, seri, ürün ve vergi tanımlarını kontrol edin.
3. Sipariş numarası, ürün satırları, müşteri alanları ve toplam tutar eşleştirmesini yapın.
4. İptal, iade, indirim ve teslimat bedeli senaryolarını test siparişleriyle deneyin.
5. Başarılı, bekleyen ve hatalı belge durumlarını gösteren ekran veya raporu belirleyin.
6. Test sonuçları doğrulandıktan sonra canlı gönderimi yetkili kullanıcıyla başlatın.

Bağlantı kurulurken tek siparişin birden fazla kez alınmasını önleyen bir referans kuralı gerekir. Sipariş numarası veya benzersiz işlem anahtarı kullanılmıyorsa aynı sipariş için iki belge oluşabilir.

Yemeksepeti dışındaki satış kanalları da aynı sisteme bağlanacaksa her kanalın kaynak bilgisi ayrı tutulmalıdır. Örneğin kasa verisi için Ingenico POS ile e-Arşiv fatura akışı farklı bir alan eşleştirmesi gerektirebilir.

Otomatik akışın çalışması, platformda her zaman sınırsız ve doğrudan bağlantı bulunduğu anlamına gelmez. Hesap yetkileri, teknik dokümantasyon ve sağlayıcının güncel destek kapsamı kurulumdan önce incelenmelidir.

Kurulum için pratik bir uygulama sırası şöyledir: önce düşük hacimli bir günün siparişleri seçilir, sonra üç farklı müşteri tipiyle test yapılır, en son hata raporu ve muhasebe aktarımı incelenir. Sonuçlar kayda alınmadan canlıya geçilmemelidir.

Elle fatura kesmek, bağlantı desteği olmayan veya çok az sipariş alan işletmelerde geçici olarak daha uygun olabilir. Ancak sipariş hacmi artınca manuel yöntemin maliyetini ve hata oranını yeniden değerlendirmek gerekir.

Yemeksepeti siparişlerinde müşteri ve fatura bilgileri nasıl doğrulanır?

Müşteri ve fatura bilgileri, alıcının tüketici veya vergi mükellefi olmasına göre doğrulanır. Sistem, müşterinin bildirdiği bilgileri olduğu gibi aktarmak yerine zorunlu alan ve biçim kontrolleri yapmalıdır.

Nihai tüketici siparişinde ad, soyad, teslimat adresi ve iletişim bilgileri kullanılabilir. Şirket adına fatura talebinde ise unvan, vergi bilgisi ve adres gibi alanların eksiksiz alınması gerekir.

Alıcının e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığı belge türünü etkileyebilir. Uygun kontrol yapılamıyorsa işletme, belgenin e-Arşiv olarak mı yoksa farklı bir e-belge olarak mı düzenleneceğini mali müşaviriyle netleştirmelidir.

Adres alanında teslimat adresi ile fatura adresi aynı olmayabilir. Sistem iki alanı ayırmıyorsa belge üzerinde yanlış adres oluşabilir ve müşteri düzeltme talebiyle karşılaşabilir.

Otomasyon, eksik e-posta bilgisinde belgeyi otomatik gönderilmiş kabul etmemelidir. Gönderim kanalı ve belgeye erişim durumu ayrıca kaydedilmeli, başarısız iletimler için işletmeye uyarı verilmelidir.

Yemeksepeti siparişlerinde müşteri verisi kişisel bilgi içerir. Yetki tanımları, erişim kayıtları ve saklama politikası işletmenin kullandığı sistemle birlikte değerlendirilmelidir.

Bir market, aynı müşterinin teslimat adresiyle şirket fatura adresini farklı girdiğini görebilir. Bu durumda sistem adresleri birleştirmemeli; müşteri talebi, sipariş kaydı ve düzenlenen belgedeki adres ayrı ayrı incelenmelidir.

Kimlik bilgisi zorunlu olan bir senaryoda alan boşsa otomatik olarak sıfır, anonim veya örnek bilgi yazmak geçerli çözüm değildir. Belge gönderimi durdurulmalı ve düzeltme için yetkili kullanıcıya görev açılmalıdır.

Adres veya vergi alanı sonradan değiştirilecekse önce kaynak siparişin ham kaydı korunmalıdır. Değişiklik yapan kullanıcı, değişiklik zamanı ve yeni değer kayda alınmadan doğrudan belge düzenleme ekranı güncellenmemelidir.

e-Arşiv faturada tarih, numara ve belge türü nasıl yönetilir?

e-Arşiv faturada tarih, belge numarası ve belge türü sistem tarafından tutarlı şekilde üretilmelidir. Sipariş tarihi, teslimat tarihi ve fatura düzenleme tarihi aynı olmak zorunda değildir.

Fatura tarihi, belgenin gerçekten düzenlendiği zamanı yansıtmalıdır. Siparişin önceki güne ait olması, işletmeye gerçeğe aykırı tarih seçme hakkı vermez; özel durumlar mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Yanlış: Ay sonunda bütün Yemeksepeti siparişlerini tek tarihle belgelemek. Doğru: Her belgenin gerçek düzenleme tarihini kullanmak ve sipariş tarihini ayrıca referans olarak saklamaktır.

Belge numarası serisi, aynı işletmenin diğer e-belgeleriyle çakışmayacak şekilde yönetilmelidir. İptal edilen veya hatalı belgeler silinerek numara boşluğu gizlenmemeli, sistem kayıtları korunmalıdır.

Belge türü seçimi alıcının statüsü, işlem senaryosu ve güncel mevzuatla ilişkilidir. Otomasyon yalnızca sipariş kanalına bakarak her belgeyi e-Arşiv olarak işaretlememelidir.

Seri, tarih ve belge türü değişiklikleri canlı sisteme alınmadan test edilmelidir. Güncel teknik ve hukuki gereklilikler için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Adım adım kontrolde önce seri ve son kullanılan numara, sonra tarih, ardından belge türü incelenebilir. Bu sıra, numara çakışmasıyla yanlış belge türünün birbirine karıştırılmasını önler.

Manuel düzeltme gereken işletmelerde geriye dönük tarih seçmek yerine olay kaydı açıklanmalı ve uygun belge işlemi mali müşavirle belirlenmelidir. Özellikle dönem kapanışları sonrasında bu ayrım önem taşır.

Yemeksepeti e-Arşiv faturada iptal ve iade nasıl işlenir?

Yemeksepeti e-Arşiv faturada iptal ve iade, sipariş durumundan bağımsız olarak fatura durumunun da incelenmesini gerektirir. Siparişin iptal edilmesi, düzenlenmiş faturanın kendiliğinden ortadan kalktığı anlamına gelmez.

Fatura henüz oluşturulmadan sipariş iptal edilirse sistem belge üretimini durdurabilir. Fatura gönderilmişse iptal, düzeltme veya iade senaryosu kullanılan e-belge yöntemine göre ayrıca yürütülmelidir.

İade talebinde önce hangi ürünlerin geri döndüğü, hangi miktarın etkilendiği ve orijinal belgenin numarası belirlenmelidir. Kısmi iade ile tam iade aynı muhasebe ve belge akışını oluşturmayabilir.

Otomasyon, iade edilen siparişi tekrar satış gibi göndermemelidir. İade kaydı orijinal sipariş ve belgeyle ilişkilendirilmezse gelir, stok ve vergi kayıtlarında uyumsuzluk görülebilir.

Platformdaki iptal kodları ile e-belge sistemindeki hata açıklamaları farklı olabilir. Bu nedenle entegrasyonda iptal nedeni, işlem zamanı, sipariş numarası ve fatura numarası birlikte saklanmalıdır.

İade veya iptal işleminin hangi yöntemle tamamlanacağı, alıcının türüne ve güncel mevzuata göre değişebilir. Uygulamadan önce e-belge sağlayıcısının ekranını ve mali müşavirinizin yönlendirmesini kontrol edin.

Örneğin kafe, iki ürünlü siparişin yalnızca bir ürününü iade aldıysa tüm siparişi iptal edilmiş gibi işaretlememelidir. İade miktarı, ürün satırı ve orijinal belge numarası birlikte kontrol edilmelidir.

Yanlış: Platformdaki iptal düğmesine basınca gönderilmiş fatura yok sayılır. Doğru: Fatura durumunu ayrı sorgulamak, uygun iptal veya iade belgesini ilgili kayıtla ilişkilendirmektir.

Yemeksepeti ile e-Arşiv fatura entegrasyonunda kontör nasıl hesaplanır?

Yemeksepeti e-Arşiv fatura entegrasyonunda kontör hesabı, oluşturulan ve gönderilen e-belge sayısına göre yapılır. Aynı havuzdaki gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.

Örnek olarak bir kafe, bir gün içinde tamamlanan 120 sipariş için ayrı ayrı 120 e-Arşiv faturası düzenliyorsa 120 giden belge oluşur. Bu sayı, sipariş adedinden değil oluşturulan belge adedinden takip edilmelidir.

Bir siparişte birden fazla belge düzenlenirse belge sayısı artar. Buna karşılık işletmenin siparişleri birleştirme veya tek belge düzenleme yöntemi, mevzuata ve ticari sürece uygun olmadan yalnızca kontör azaltmak amacıyla seçilmemelidir.

İptal edilmeden önce belge oluşturulmamış sipariş, giden belge olarak oluşmayabilir. Ancak gönderilmiş belgenin iadesi, iptali veya yerine yeni belge düzenlenmesi ayrı bir işlem yaratabilir; kesin hesap için kullanım raporu incelenmelidir.

Başarısız denemenin kontör tüketip tüketmediği, sağlayıcının işlem ve raporlama kuralına göre kontrol edilmelidir. Başarısız bir isteğin otomatik olarak ücretsiz veya ücretli olduğu varsayılmamalıdır.

Kontör planlamasında yalnızca Yemeksepeti siparişleri değil, aynı havuzdaki diğer e-belgeler de hesaba katılmalıdır. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet kullanımları birlikte izlenebilir.

Örneğin işletme aynı havuzdan ayda 800 e-Arşiv, 100 e-İrsaliye ve gelen belgeler kullanıyorsa yalnızca yemek siparişi adedine bakmak yetersizdir. Kullanım planı, tüm belge türlerinin raporları toplanarak hazırlanmalıdır.

Kontör raporunda taslak, başarısız, başarılı ve iptal sonrası oluşan belgelerin nasıl sınıflandığı okunmalıdır. Rapor tanımı anlaşılmıyorsa kesin tüketim hesabı için sağlayıcı kaydı ve işlem detayları birlikte incelenmelidir.

Otomatik fatura akışında hata kontrolü nasıl yapılır?

Otomatik fatura akışında hata kontrolü, sipariş sayısını belge sayısıyla ve başarılı gönderimleri sistem kayıtlarıyla karşılaştırarak yapılır. Sadece faturanın ekranda görünmesi, muhasebe aktarımının tamamlandığını göstermez.

Günlük kontrolde toplam sipariş, iptal siparişi, oluşturulan belge, başarılı belge, bekleyen belge ve hatalı belge sayıları listelenmelidir. Bu rakamlar farklıysa farkın nedeni sipariş bazında bulunmalıdır.

Örneğin 50 siparişten 48 belge başarılı, 1 belge bekleyen ve 1 belge hatalı görünüyorsa iki işlem ayrı takip edilmelidir. Bekleyen belge için süre, hatalı belge için hata kodu kaydedilmelidir.

Uzman notu: Aynı siparişi yeniden göndermeden önce belge numarası, sipariş referansı ve gönderim durumunu kontrol edin; aksi halde mükerrer belge oluşabilir.

Yaygın hatalar eksik müşteri adresi, yanlış alıcı türü, tanımsız ürün, vergi eşleşmemesi, bağlantı yetkisi ve yinelenen sipariş numarasıdır. Her hata için kullanıcıya anlaşılır bir açıklama gösterilmelidir.

Otomatik tekrar deneme özelliği varsa aynı belgeyi ikinci kez üretmek yerine ilk belgenin durumunu sorgulamalıdır. Teknik hata ile hukuki veri hatası aynı yöntemle çözülemez.

Haftalık veya aylık mutabakat sırasında Yemeksepeti sipariş raporu, e-belge raporu ve muhasebe kaydı karşılaştırılmalıdır. Uyuşmazlıklar büyümeden, ilgili sipariş ve belge numarası üzerinden düzeltilmelidir.

Kontrol tablosu sipariş numarası, belge numarası, durum, hata kodu ve son deneme zamanını içerebilir. Bu alanlar, destek talebinde aynı kaydı yeniden aramadan sorunun nerede oluştuğunu göstermeye yardımcı olur.

Yanlış: Hatalı belgeyi silip siparişi tekrar içeri almak. Doğru: İlk denemenin hata nedenini düzeltmek, mevcut referansı sorgulamak ve yalnızca tekil gönderim kuralıyla yeniden denemektir.

Yoğun saatlerde oluşan bağlantı kesintisi, veri hatasından farklı ele alınmalıdır. Bağlantı geri geldiğinde sistem önce alınan son sipariş numarasını sorgulamalı, eksik aralığı tamamlamalı ve yinelenen kayıtları işaretlemelidir.

Yemeksepeti e-Arşiv fatura ile muhasebe yazılımı nasıl bağlanır?

Yemeksepeti e-Arşiv fatura ile muhasebe yazılımı, belge durumu kesinleştikten sonra bağlanmalıdır. Taslak veya hatalı belgelerin doğrudan muhasebe kaydına aktarılması, gelir ve vergi raporlarında fark oluşturabilir.

Muhasebe aktarımında belge numarası, tarih, müşteri, ürün satırları, vergi toplamı, indirim, teslimat bedeli ve sipariş referansı korunmalıdır. Platform komisyonu ise satış faturasıyla aynı kayıt gibi işlenmemelidir.

Netsis kullanan işletmeler, bağlantı kapsamını görmek için Netsis ile e-Arşiv fatura kesme rehberini inceleyebilir. Luca veya Mikro gibi yazılımlarda da alan ve aktarım yöntemi ayrıca doğrulanmalıdır.

Mikro kullanan işletmeler için Mikro e-Fatura entegrasyonu ve kontör bağlantısı farklı bir kurulum mantığı gösterebilir. Bu içerikler, Yemeksepeti bağlantısının her muhasebe yazılımında aynı olmadığını açıklar.

Birden fazla satış kanalı olan işletme, her siparişin kaynak bilgisini muhasebe aktarımında korumalıdır. Shopify gibi başka bir kanal da kullanılıyorsa Shopify e-Fatura entegrasyonu ayrı bir veri kaynağı olarak ele alınmalıdır.

Muhasebe aktarımı doğrudan bağlantı, dosya aktarımı veya sağlayıcının desteklediği başka bir yöntemle yapılabilir. Kullanılan yazılımın güncel sürümü, aktarım formatı ve mükerrer kayıt kontrolü canlıya geçmeden test edilmelidir.

Muhasebe aktarımı öncesinde örnek bir başarılı, bir iade ve bir komisyon kaydı seçilmelidir. Her kaydın hesap kodu, vergi toplamı ve sipariş referansı mali müşavir tarafından kullanılan kayıt düzeniyle karşılaştırılmalıdır.

Karşı durum olarak yalnızca e-belge portalı kullanılıyorsa otomatik muhasebe aktarımı bulunmayabilir. Böyle işletmeler belge raporunu dışa aktarıp muhasebe yazılımındaki formatla eşleştirmeli, aktarım sonrası mükerrer kayıt kontrolü yapmalıdır.

Yemeksepeti e-Arşiv fatura kurulumu hangi işletmeler için uygundur?

Yemeksepeti e-Arşiv fatura kurulumu, düzenli sipariş alan ve sipariş bilgilerini muhasebe kayıtlarıyla eşleştirmek isteyen işletmeler için uygundur. Restoran, kafe, pastane, market ve benzeri işletmeler bu akışı kullanabilir.

Örnek olarak küçük bir kafe sahibini düşünelim. Kafe, Yemeksepeti üzerinden günlük 40 sipariş alıyor ve her siparişi elle portala giriyorsa sipariş numarası, tutar ve müşteri bilgisi hatası riski artar.

Bu işletme önce ürün listesini ve müşteri alanlarını eşleştirir. Ardından üç örnek siparişi test eder, başarılı belgeleri kontrol eder ve ancak sonuçlar tutarlıysa canlı otomatik gönderime geçer.

Otomasyon, kafe sahibinin günlük kontrolünü tamamen ortadan kaldırmaz. İşletme her gün hatalı, bekleyen ve iptal edilen belgeleri gözden geçirmeli; ay sonunda sipariş ve fatura toplamlarını karşılaştırmalıdır.

Sipariş sayısı çok düşükse manuel portal kullanımı daha basit olabilir. Buna karşılık yüksek hacim, çoklu kanal, sık iade veya düzenli muhasebe aktarımı otomatik akışın değerini artırabilir.

Kurulumun uygun olmadığı durumlarda eksik müşteri verisi, belirsiz ürün tanımı veya platformun dış bağlantı desteğinin bulunmaması sayılabilir. Bu durumda önce veri standardı kurulmalı, sonra teknik entegrasyon değerlendirilmelidir.

İşletme seçim yaparken yalnızca günlük sipariş adedini değil, çalışma saatlerini ve personel sayısını da değerlendirmelidir. Gece yoğunluğu yaşayan bir restoran için ertesi gün toplu kontrol, eksik veya hatalı belge riskini büyütebilir.

Karşı durumda, müşteri bilgilerinin çoğu eksik ve ürün kataloğu sürekli değişiyorsa entegrasyon hemen kurulmayabilir. Önce standart ürün kodları, zorunlu alanlar ve iade prosedürü belirlenmeli; ardından bağlantı testi yapılmalıdır.

İşletme e-Arşiv yerine farklı bir belge uygulamasına tabi olabilecek bir alıcıyla karşılaşırsa otomatik kuralı durdurmalıdır. Alıcı türü ve işlem niteliği netleşmeden belge gönderilmesi, sonradan düzeltme ihtiyacını artırır.

Özet: 5 maddede yemeksepeti e-arşiv fatura akışı

Yemeksepeti e-arşiv fatura akışının güvenilir çalışması, sipariş verisiyle e-belge kaydının aynı referans üzerinden izlenmesine bağlıdır. Otomasyon, doğru veri ve düzenli kontrolle birlikte kullanılmalıdır.

• Yemeksepeti siparişleri, ürün, müşteri, tutar ve sipariş numarası alanları korunarak e-belge sistemine aktarılmalıdır.
• Alıcının tüketici veya e-Fatura mükellefi olması, düzenlenecek belge türünü etkilediği için doğrulama yapılmalıdır.
• Fatura tarihi, belge numarası, seri, iptal ve iade kayıtları gerçeğe uygun şekilde yönetilmelidir.
• Giden ve gelen belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için tüm e-belge kullanımları birlikte planlanmalıdır.
• Başarılı, bekleyen ve hatalı belgeler sipariş raporu ile düzenli karşılaştırılmalı, mükerrer gönderim önlenmelidir.

Kurulumdan önce platformun güncel bağlantı yöntemini, e-belge sağlayıcısının desteklediği aktarım biçimini ve muhasebe yazılımının alanlarını kontrol edin. Mevzuat veya teknik gereklilik değişirse güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir ve ücretsiz e-Fatura portalını kullanabilirsiniz. Paketler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanım süresi sunar.