Mikro e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör Bağlantısı

Mikro e-Fatura entegrasyonu, Mikro ERP’de hazırlanan faturanın e-belge bağlantısı üzerinden gönderilip sonucunun tekrar Mikro’ya işlenmesiyle yapılır. Kurulum; hesap tanımı, veri eşleştirme, kontör bağlantısı ve kontrollü test adımlarından oluşur.

Bu rehber, Mikro kullanan küçük işletmeler, muhasebe ekipleri ve yazılım entegrasyonundan sorumlu yöneticiler içindir. Amaç, fatura bilgilerinin doğru aktarılmasını, gelen belgelerin kaybolmamasını ve kontör kullanımının doğru hesaplanmasını sağlamaktır.

Mikro e-Fatura entegrasyonu nedir ve hangi işlemleri kapsar?

Mikro e-Fatura entegrasyonu, Mikro muhasebe veya ticari yazılımındaki fatura bilgilerinin elektronik belge sistemine aktarılması demektir. Entegrasyon, gönderimden sonra belge numarası, kabul durumu ve hata bilgisini Mikro tarafına geri taşır.

Bu süreçte dört temel katman bulunur. Mikro veritabanı fatura bilgilerini üretir, entegrasyon servisi veriyi dönüştürür, e-belge sistemi gönderimi gerçekleştirir ve durum bilgisi tekrar Mikro ekranına aktarılır.

Bir satış faturası oluşturulduğunda müşteri, ürün, vergi, tutar ve belge tarihi gibi alanlar okunur. Sistem bu alanları e-Fatura formatına dönüştürür. Ardından belge alıcıya ve ilgili elektronik belge ağına iletilir.

Entegrasyon yalnızca fatura gönderme işlemi değildir. Gelen e-Faturaların alınması, belge durumlarının izlenmesi, muhasebe kayıtlarının eşleştirilmesi ve kontör hareketlerinin kontrolü de aynı iş akışının parçalarıdır.

Örneğin küçük bir eczane, Mikro’da satış faturası düzenler. Entegrasyon, e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya belgeyi gönderir. Gelen yanıtı Mikro’ya işler ve belgeyi ilgili cari hesapla ilişkilendirir.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olmaması, belgenin türünü değiştirebilir. Böyle bir durumda e-Arşiv süreci gündeme gelebilir. Alıcının statüsünü ve işlemin niteliğini güncel GİB kurallarıyla kontrol etmek gerekir.

Bu nedenle kurulumdan önce Mikro sürümü, kullanılan entegrasyon yöntemi ve işletmenin belge türleri belirlenmelidir. Menü adları sürüme göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu akışta belge sahibi değiştiğinde kayıt sorumluluğu da değişebilir. Örneğin eczanede satış faturasını kasa personeli oluştururken gelen alış faturasını muhasebe sorumlusu kontrol eder. Yetkiler bu ayrımı yansıtmalıdır.

Entegrasyonun geçerli olmadığı durum, yalnızca Mikro’nun stok veya muhasebe için kullanılması ve e-belgelerin ayrı portalda düzenlenmesidir. Bu senaryoda otomatik aktarım beklenmez; iki sistem arasındaki kayıtlar manuel karşılaştırılır.

Mikro e-Fatura entegrasyonu için hangi bilgiler ve yetkiler gerekir?

Mikro e-Fatura entegrasyonu için şirket bilgileri, e-belge hesabı, teknik bağlantı bilgileri ve Mikro kullanıcı yetkileri gerekir. Bu bilgiler eksikse bağlantı kurulsa bile fatura aktarımı veya durum sorgusu tamamlanmayabilir.

İlk olarak vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası, ticaret unvanı, adres, vergi dairesi ve iletişim bilgileri hazırlanır. Bu alanlar şirket kartındaki bilgilerle aynı olmalıdır. Farklılıklar alıcı doğrulamasında hata oluşturabilir.

İkinci olarak e-belge hesabına ait kullanıcı bilgileri, bağlantı adresi veya servis anahtarı gibi teknik veriler gerekir. Mali mühür ya da elektronik imza kullanımı, seçilen yönteme göre değişebilir. Hassas bilgiler ortak dosyalarda tutulmamalıdır.

Mikro tarafında şirket, şube, depo, kasa, cari hesap, stok ve fatura serileri incelenir. Entegrasyon kullanıcısının fatura oluşturma, veri okuma ve durum güncelleme yetkileri ayrıca kontrol edilir.

• Şirketin vergi ve unvan bilgilerinin Mikro kayıtlarıyla eşleştiği doğrulanmalıdır.
• e-Fatura hesabının aktifliği ve kullanılan bağlantı bilgilerinin güncelliği kontrol edilmelidir.
• Mikro kullanıcılarının veri okuma, belge oluşturma ve durum güncelleme yetkileri incelenmelidir.
• Fatura serileri, sıra numaraları, şube kodları ve belge tarihleri önceden belirlenmelidir.
• Kurulumdan önce veritabanı yedeği alınmalı ve test için sınırlı bir şirket kaydı seçilmelidir.

Yanlış: Entegrasyon hesabı açıldığında Mikro’daki her kullanıcının otomatik olarak yetkili olduğunu varsaymak. Doğru: Kullanıcı rolünü, şirket erişimini ve belge güncelleme yetkisini ayrı ayrı test etmek.

Bu bilgilerin bir kısmı yalnızca teknik ekipte, bir kısmı mali müşavirinizde bulunabilir. Yetki paylaşımını görev bazında yapın. Eksik veya güncel olmayan bilgilerle canlı gönderim başlatmayın.

Kurulum bilgilerini tek dosyada toplamak yerine rol bazlı kayıt tutun. Teknik ekip servis ve yetkileri, mali müşavir belge kurallarını, işletme sahibi ise şirket ve şube kapsamını onaylamalıdır. Böylece değişikliklerin sorumlusu belirlenir.

Mikro e-Fatura entegrasyonu kurulumu nasıl planlanır?

Mikro e-Fatura entegrasyonu kurulumu, önce mevcut belge akışının çıkarılması, sonra teknik bağlantının ve veri eşleştirmenin planlanmasıyla yapılır. Doğrudan canlı ortama geçmek yerine küçük bir kapsamla pilot uygulama başlatılmalıdır.

Önce işletmenin hangi belgeleri düzenlediği yazılır. Satış faturası, alış faturası, iade, e-Arşiv ve e-İrsaliye ihtiyaçları birbirinden ayrılır. Her belge türü için farklı veri alanları ve kontrol kuralları bulunabilir.

Sonra Mikro’daki işlem akışı incelenir. Fatura kim tarafından oluşturuluyor, kim onaylıyor, kim gönderiyor ve gelen belgeyi kim muhasebeleştiriyor soruları cevaplanır. Sorumluluklar yazılı değilse hatalar genellikle kullanıcı değişiminde artar.

Kurulum planında önce geliştirme veya test ortamı, ardından sınırlı canlı kullanım düşünülmelidir. Sağlayıcının test imkânı yoksa düşük riskli bir müşteri ve kontrollü bir belgeyle doğrulama yapılmalıdır.

Veri hazırlığı da planın ayrı bir aşamasıdır. Cari kartlardaki vergi bilgileri, stok kodları, birim tanımları, vergi oranları ve fatura serileri temizlenmeden teknik bağlantı tek başına yeterli olmaz.

Her adım için beklenen sonuç belirlenmelidir. Örneğin gönderilen faturanın belge numarası alması, durumunun Mikro’da görünmesi ve aynı belgenin ikinci kez oluşmaması ayrı kontrol noktalarıdır.

Pratik uygulama sırası şöyledir: önce belge akışını yazın, sonra örnek cari ve stokları temizleyin, ardından bağlantı yöntemini doğrulayın ve en son canlı şirketi açın. Pilot tamamlanmadan tüm şubeleri etkinleştirmeyin.

Kurulum kararı verilirken sorumlu kişiyi ve geri dönüş planını da yazın. Bağlantı çalışmazsa hangi kullanıcı portalı kontrol edecek, hangi kayıt Mikro’ya işlenecek, hangi belgeler bekletilecek önceden belirlenmelidir.

Entegrasyon kapsamını ve teknik gereksinimleri belirlerken e-Fatura ürün sayfasındaki belge akışını da inceleyebilirsiniz. Mevzuata bağlı alanlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mikro e-Fatura entegrasyonu hangi bağlantı yöntemleriyle yapılır?

Mikro e-Fatura entegrasyonu, Mikro sürümüne ve seçilen hizmetin teknik desteğine göre API, web servis, entegrasyon modülü veya dosya aktarımıyla yapılabilir. Uygun yöntem, işletmenin belge hacmi ve otomasyon ihtiyacı incelenerek seçilmelidir.

API veya web servis bağlantısı, Mikro ile e-belge sistemi arasında doğrudan veri alışverişi sağlar. Fatura oluşturma, gönderme, durum sorgulama ve gelen belge alma işlemleri otomatikleşebilir. Bunun için servis adresi, kimlik doğrulama ve alan eşleştirmesi gerekir.

Entegrasyon modülü, Mikro içinde veya yanında çalışan hazır bir bağlantı katmanı sunabilir. Bu yöntemde menü adları ve seçenekler Mikro sürümüne göre değişir. Kurulumdan önce desteklenen sürümü ve işlevleri yazılı olarak doğrulayın.

Dosya aktarımı, verinin belirli bir dosya formatında üretilip sisteme alınmasıdır. Düşük hacimli işletmelerde kullanılabilir. Ancak dosya üretimi, yükleme, hata takibi ve tekrar kontrolü daha fazla manuel işlem gerektirebilir.

Dosya aktarımı, internet veya servis kesintisinde geçici çözüm gibi görülebilir; ancak dosyanın hangi faturaya ait olduğu ayrıca izlenmelidir. Otomatik durum dönüşü yoksa kullanıcı kabul bilgisini Mikro’ya kendisi işlemelidir.

Seçim yapılırken yalnızca gönderim özelliğine bakmayın. Gelen fatura alma, durum sorgulama, iptal veya iade süreçleri, kontör takibi ve hata kayıtlarının tutulup tutulmadığını da inceleyin.

Birden fazla şubesi olan işletmelerde bağlantının şirket ve şube bazında nasıl çalıştığı ayrıca sorulmalıdır. Gerekli teknik yanıt alınmadan canlı bağlantı kurmayın. Belirsiz noktaları güncel entegrasyon dokümanıyla doğrulayın.

Mikro e-Fatura bağlantısında kontör tanımı nasıl çalışır?

Mikro e-Fatura bağlantısında kontör, elektronik belge işlemlerini karşılayan kullanım birimi demektir. Kontör tanımı, entegrasyon hesabının hangi kontör havuzunu kullanacağını ve belge hareketlerinin hangi hesaba yazılacağını belirler.

Kontör bağlantısı genellikle hizmet hesabı, entegrasyon paneli veya tanımlı müşteri hesabı üzerinden yapılır. Paneldeki hesap ile Mikro bağlantısındaki şirket bilgilerinin aynı işletmeye ait olması gerekir. Yanlış hesap eşleşmesi belge gönderimini etkileyebilir.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca satış faturalarını saymak yeterli değildir. Gelen e-Faturalar, gönderilen e-Faturalar ve kullanılan diğer e-belge türleri için ayrı toplam yapılmalıdır.

Tek havuz mantığında e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet işlemleri aynı kontör bakiyesinden karşılanabilir. Hangi belge türlerinin hesabınıza dahil olduğunu hizmet koşullarından kontrol edin.

Uzman notu: Kontör bakiyesini yalnızca ay sonunda değil, gönderim öncesinde ve gelen kutusu kontrolünde de izleyin. Düşük bakiye, teknik bağlantı doğru olsa bile belge akışını durdurabilir.

İlk kontör kontrolü için bağlantıdan önce mevcut bakiyeyi not edin. Tek bir test belgesi gönderin, paneldeki düşümü kaydedin ve Mikro’daki belge hareketiyle eşleştirin. Hesap adı farklıysa canlı kullanımı durdurun.

Bakiyenin yeterli olduğu halde gönderim duruyorsa sorun mutlaka kontör değildir. Hesap yetkisi, şirket eşleşmesi, belge türü veya servis erişimi ayrı ayrı incelenmeli; teknik neden bulunmadan paket değişikliği yapılmamalıdır.

Yanlış: Mikro bağlantısı kurulduğunda kontörlerin otomatik olarak doğru şirkete yazılacağını düşünmek. Doğru: Entegrasyon hesabını, şirket bilgisini ve ilk belge sonrası kontör hareketini birlikte doğrulamak.

Kontör kapsamını ve kullanım süresini incelerken kontör paketleri sayfasındaki güncel bilgileri kontrol edin. İptal, tekrar gönderim veya hatalı belge hareketlerinin nasıl değerlendirildiğini ayrıca hizmet sağlayıcınıza sorun.

Gelen ve giden Mikro e-Fatura kontör hesabı nasıl yapılır?

Gelen ve giden Mikro e-Fatura kontör hesabı, her belge hareketini ayrı sayarak yapılır. Bir ayda 80 giden ve 35 gelen belge varsa temel kullanım toplamı 115 kontördür.

Bu hesap belge adedine dayanır, kullanıcı sayısına dayanmaz. Üç Mikro kullanıcısının aynı faturayı onaylaması üç kontör anlamına gelmez. Kontör hesabında esas olan, e-belge olarak gerçekleşen gelen veya giden işlemdir.

Küçük bir kafe örneğinde ay içinde 60 satış e-Faturası ve 20 alış e-Faturası bulunabilir. Bu işletme için gelen-giden toplamı 80 belge olur. Ayrıca e-Arşiv veya e-İrsaliye kullanımı varsa bunlar da havuzdan düşebilir.

Şube sayısı hesabı doğrudan belirlemez. Her şubedeki belge adedi ayrı izlenir ve toplam havuz kullanımına eklenir. Aynı belgeyi iki kez göndermeye çalışan işlemlerde kontör kuralı sağlayıcıya göre değişebileceğinden kayıtlar incelenmelidir.

Örneğin bir markette ay boyunca 70 giden ve 40 gelen belge oluşuyorsa temel kullanım 110 kontördür. Buna e-Arşiv veya e-İrsaliye hareketleri ekleniyorsa tahmin ayrı belge türleriyle genişletilmelidir.

Yanlış: Sadece kesilen satış faturalarını aylık ihtiyaca yazmak. Doğru: Gelen kutusunu, diğer belge türlerini ve dönemsel artışı ayrı satırlarda toplayıp bakiyeyi güvenlik payıyla izlemek.

Aylık tahmin için son dönemlerdeki gelen ve giden belge adetlerini ayrı sütunlarda toplayın. Ardından kampanya, dönemsel satış, yeni şube ve e-İrsaliye gibi artış yaratacak işlemleri ayrıca değerlendirin.

Bakiyeyi kontrol ederken yalnızca Mikro raporuna güvenmeyin. Entegrasyon panelindeki kontör hareketi, gönderim kayıtları ve gelen kutusu toplamıyla karşılaştırın. Fark varsa belge numarası ve işlem zamanı üzerinden mutabakat yapın.

Belge hacminiz değişiyorsa paket seçeneklerini değerlendirirken hem gelen hem giden hareketleri hesaba katın. Güncel kullanım kuralları değişebileceği için sağlayıcının açıklamasını ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mikro e-Fatura entegrasyonunda cari ve vergi bilgileri nasıl eşleştirilir?

Mikro e-Fatura entegrasyonunda cari ve vergi bilgileri, vergi kimlik bilgisi, unvan, adres ve müşteri statüsü üzerinden eşleştirilir. Eşleştirme hatası, doğru görünen bir faturanın alıcı doğrulamasında reddedilmesine yol açabilir.

Cari kartlarda vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası eksiksiz olmalıdır. Unvan alanı, adres ve ülke bilgisi de kontrol edilmelidir. Aynı müşteriye ait mükerrer cari kartlar varsa gönderimden önce birleştirme planı yapılmalıdır.

Stok eşleştirmesinde ürün kodu, ürün adı, birim, miktar ve vergi bilgisi dikkate alınır. Mikro’daki stok kodu ile entegrasyon sistemindeki kod aynı değilse bir eşleştirme tablosu gerekir.

Adım adım eşleştirmede önce vergi numarasını ana anahtar kabul edin, sonra unvan ve adresi kontrol edin, üçüncü adımda ürün kodu ve birimi bağlayın. Anahtar bulunmuyorsa otomatik eşleştirmeyi zorlamayın.

Vergi oranı, istisna kodu ve tevkifat gibi alanlar işlem türüne göre değişebilir. Bu alanları varsayılan değerlerle doldurmayın. İşlemin niteliğini mali müşavirinizle doğrulayın ve güncel GİB kurallarını inceleyin.

Yanlış: Cari karttaki unvanın doğru görünmesini vergi bilgilerinin de doğru olduğu şeklinde yorumlamak. Doğru: Unvan, vergi numarası, adres, alıcı statüsü ve belge türünü birlikte kontrol etmek.

Alıcı bilgisi değiştiğinde eski cari kartı hemen silmeyin. Önce açık faturaları ve geçmiş belgeleri ayırın, yeni kartın vergi numarasını doğrulayın, ardından hangi kaydın aktif kullanılacağını muhasebe ekibiyle kesinleştirin.

İlk eşleştirmede en çok kullanılan müşteriler ve stoklar seçilmelidir. Daha sonra istisna, iade, yabancı para veya farklı birim içeren kayıtlar ayrı senaryolarla test edilmelidir.

Gelen belgelerde de aynı kontrol gerekir. Alıcının gönderdiği stok kodu Mikro’daki kodla farklı olabilir. Bu durumda belgeyi otomatik kaydetmeden önce cari ve stok eşleştirmesini kullanıcı onayına bırakmak daha güvenlidir.

İlk Mikro e-Fatura gönderimi nasıl test edilir?

İlk Mikro e-Fatura gönderimi, önce bağlantı ve veri kontrolü yapılarak, ardından sınırlı bir belgeyle test edilmelidir. Testin amacı sadece faturanın gitmesi değil, belgenin durumunun Mikro’ya doğru dönmesidir.

İlk adımda şirket bilgilerini, gönderici hesabını, fatura serisini, alıcı statüsünü ve kontör bakiyesini kontrol edin. Fatura tarihi, tutar, vergi bilgisi, ürün birimi ve cari hesap bilgisi de incelenmelidir.

1. Mikro’da test için seçilen cari ve ürün kartlarını kontrol edin.
2. Belge türünü ve alıcının e-Fatura veya e-Arşiv durumunu doğrulayın.
3. Faturayı düşük riskli, gerçek iş akışını temsil eden bir örnekle oluşturun.
4. Gönderim sonucunu, belge numarasını ve durum bilgisini entegrasyon panelinde izleyin.
5. Durumun Mikro’ya işlendiğini ve aynı belgenin ikinci kez oluşmadığını kontrol edin.

Test onayında üç kayıt saklayın: Mikro fatura numarası, entegrasyon işlem kimliği ve paneldeki belge sonucu. Bu üç bilgi aynı belgeyi göstermiyorsa gönderim başarılı görünse bile mutabakat tamamlanmış sayılmaz.

Sağlayıcının ayrı bir test ortamı bulunuyorsa önce orada çalışın. Test ortamı yoksa gerçek belge gönderimi konusunda mali müşavirinizle ve alıcıyla koordinasyon kurun. Yanlış belge düzenlememek için onay adımını açık bırakın.

Başarılı gönderimden sonra gelen yanıtın Mikro’da hangi alana yazıldığını kontrol edin. Belge numarası, gönderim zamanı, kabul veya hata durumu ve teknik açıklama ayrı ayrı görünmelidir.

Testte hata alınırsa aynı belgeyi arka arkaya göndermeyin. Önce hata kodunu, fatura numarasını ve işlem zamanını kaydedin. Sonra veri eşleştirmesini veya bağlantı bilgisini düzeltip kontrollü tekrar deneyin.

Test sonuçlarını kısa bir kayıt haline getirin. Kullanılan cari, stok, belge türü, gönderim sonucu ve kontör hareketi yazılı olursa sonraki kullanıcılar aynı süreci tekrarlayabilir.

Gelen e-Faturalar Mikro sistemine nasıl aktarılır?

Gelen e-Faturalar, entegrasyon bağlantısının gelen kutusunu sorgulaması ve belgeleri Mikro’daki ilgili cari kayda aktarmasıyla işlenir. Otomatik aktarım olsa bile belge kontrolü ve muhasebe onayı insan denetimi gerektirir.

İlk kontrol, belgenin gerçekten işletmeye ait olup olmadığıdır. Unvan, vergi numarası, belge numarası, tarih ve tutar incelenmelidir. Yanlış alıcıya gelen veya mükerrer görünen belgeler doğrudan muhasebeleştirilmemelidir.

İkinci kontrol cari ve stok eşleştirmesidir. Gelen faturadaki tedarikçi kodu, ürün kodu veya birim Mikro’da farklı olabilir. Sistem eşleşme bulamazsa kullanıcıya uyarı vermeli ve belge manuel kontrol kuyruğunda kalmalıdır.

Örneğin eczaneye gelen ilaç tedarikçisi faturası, cari kartla eşleşse bile stok birimi ve miktarı ayrıca incelenir. Ürün kodu uyuşmuyorsa belgeyi bekletmek, yanlış stok girişinden sonra düzeltme yapmaktan daha kontrollüdür.

Gelen belge onaylandığında muhasebe hesabı, stok hareketi, masraf merkezi ve vergi bilgileri işletmenin kayıt düzenine göre işlenir. Bu alanların otomatik dolması, mali müşavir onayının yerine geçmez.

Manuel onay kuralı özellikle ilk haftalarda önemlidir. Otomatik kaydetme yalnızca cari, stok ve muhasebe eşleştirmeleri tekrarlı testlerle doğrulandığında düşünülebilir; istisnalı belgeler için ayrı onay gerekir.

Gelen kutusu düzenli aralıklarla kontrol edilmelidir. Özellikle yoğun dönemlerde yalnızca Mikro’daki alış faturalarını kontrol etmek yeterli değildir. Entegrasyon paneli, gelen belge listesi ve muhasebe kayıtları karşılaştırılmalıdır.

Gelen faturalar için kabul, ret, iade veya itiraz gibi işlemler mevzuata bağlı olabilir. Bu işlemlerin sürelerini ve yöntemini güncel GİB duyurusu ile mali müşavirinizden doğrulayın.

Gelen belge akışıyla ilgili teknik sorular için sık sorulan sorular bölümünü inceleyebilirsiniz. Belge içeriği, muhasebe kaydı ve yasal işlem ayrımını netleştirmeden otomatik onay kuralı oluşturmayın.

Mikro e-Fatura entegrasyonunda hata ve durum kayıtları nasıl izlenir?

Mikro e-Fatura entegrasyonunda hata ve durum kayıtları, belge numarası, işlem zamanı, hata açıklaması ve bağlantı yanıtı birlikte incelenerek izlenir. Sadece başarısız yazısını görmek, sorunun kaynağını belirlemek için yeterli değildir.

Kimlik doğrulama hataları genellikle hesap bilgisi, servis anahtarı veya yetkiyle ilgilidir. Veri hataları cari, stok, vergi veya belge formatındaki eksikliklerden kaynaklanabilir. Sistem hataları ise bağlantı veya servis erişimiyle ilgili olabilir.

Alıcı statüsü, yanlış belge türü veya eksik zorunlu alanlar da gönderimi etkileyebilir. Hata mesajındaki belge numarasını ve alan adını kaydedin. Aynı hatayı farklı belgelerde tekrarlıyorsa ortak veri alanını araştırın.

Yanlış: Hata alan faturayı silip yeniden oluşturmak. Doğru: Önce hata kaydını saklamak, nedeni düzeltmek ve yeni gönderimin önceki belgeyle karışmadığını kontrol etmek.

Hata incelemesini sırayla yapın: önce hesap erişimini, sonra zorunlu veri alanlarını, ardından alıcı statüsünü ve servis yanıtını kontrol edin. Aynı hata sürüyorsa yeni belge üretmeden teknik kaydı destek ekibine iletin.

Durum izleme ekranında hazırlanan, gönderilen, kabul edilen, reddedilen veya bekleyen kayıtlar bulunabilir. Bu adlandırmalar kullanılan sisteme göre değişebilir. Her durumun ne anlama geldiğini teknik dokümandan doğrulayın.

Bekleyen durumlar için süre ve sorumlu kişi belirleyin. Servis yanıtı gelmeyen belgeyi tekrar göndermeden önce panelde aynı belge numarasıyla kayıt bulunup bulunmadığını kontrol edin.

Günlük kontrolde başarısız ve bekleyen belgeler ayrı listelenmelidir. Belge numarası, cari adı, tutar, oluşturulma zamanı ve son hata açıklaması rapora yazılmalıdır. Böylece muhasebe ekibi eksik kayıtları fark eder.

Teknik destek talebinde şirket bilgilerini, belge numarasını, hata zamanını ve ekran görüntüsünü paylaşın. Mali mühür, servis anahtarı veya kişisel verileri açık şekilde göndermeyin.

Mikro e-Fatura entegrasyonu için hangi kontroller ne zaman yapılır?

Mikro e-Fatura entegrasyonu için kontroller günlük belge akışında, aylık mutabakatta ve sistem değişikliklerinden sonra yapılmalıdır. Kontrol zamanı belirlenmezse bağlantı hataları ve eksik muhasebe kayıtları geç fark edilir.

Günlük kontrolde giden belgeler, gelen kutusu, başarısız işlemler ve bekleyen durumlar incelenir. Gün sonu Mikro raporu ile entegrasyon panelindeki belge adedi karşılaştırılır. Fark bulunursa belge numaraları üzerinden araştırma yapılır.

Aylık kontrolde gelen ve giden belge sayıları ayrı ayrı toplanır. Kontör hareketi, fatura raporu ve muhasebe kayıtları karşılaştırılır. İptal, iade, tekrar gönderim ve manuel oluşturulan belgeler ayrıca işaretlenir.

• Günlük olarak gelen ve giden belge kutularının kontrol edildiği doğrulanmalıdır.
• Başarısız, bekleyen ve mükerrer görünen belgeler ayrı raporlanmalıdır.
• Aylık belge adetleri Mikro raporu ile entegrasyon panelinde karşılaştırılmalıdır.
• Kontör hareketleri, gelen-giden belge toplamlarıyla mutabık hale getirilmelidir.
• Mikro sürümü, entegrasyon modülü veya kullanıcı yetkisi değiştiğinde yeniden test yapılmalıdır.
• GİB duyuruları ve mali müşavir yönlendirmeleri düzenli olarak kontrol edilmelidir.

Kontrol sonucu yalnızca toplam sayı olarak saklanmamalıdır. Eksik belge numaraları, başarısız işlem nedenleri, kontör farkı ve alınan aksiyon aynı raporda yer almalıdır.

Personel değişikliğinde eski kullanıcının erişimini kapatıp yeni rolü sınırlı yetkiyle test edin. Kontrolün geçerli olmadığı durum, sadece rapor görüntüleyen kullanıcıdır; bu kişiye belge gönderme yetkisi verilmemelidir.

Şirket yeni bir şube açtığında, yeni bir fatura serisi kullandığında veya e-Arşiv gibi başka bir belge türüne geçtiğinde bağlantı yeniden gözden geçirilmelidir. Her değişiklik canlı gönderimden önce sınırlı testle doğrulanmalıdır.

e-İrsaliye gibi farklı bir süreç de kullanılacaksa bunun veri alanları e-Fatura ile karıştırılmamalıdır. e-İrsaliye sayfasını inceleyerek belge türlerinin ayrı iş akışlarını karşılaştırabilirsiniz.

Özet: 5 maddede mikro e-Fatura entegrasyonu nasıl yapılır?

Mikro e-Fatura entegrasyonu; hesap bilgilerini hazırlayarak, teknik bağlantıyı kurarak, verileri eşleştirerek, kontrollü test yaparak ve kontör hareketlerini izleyerek tamamlanır.

• 1. Mikro sürümünü, şirket bilgilerini, belge türlerini ve kullanıcı yetkilerini kurulumdan önce kontrol edin.
• 2. API, web servis, entegrasyon modülü veya dosya aktarımı seçenekleri arasından işletmenize uygun yöntemi seçin.
• 3. Cari, stok, vergi, belge serisi ve alıcı statüsü alanlarını eşleştirip eksik kayıtları düzeltin.
• 4. İlk gönderimi sınırlı bir örnekle test edin ve belge durumunun Mikro’ya döndüğünü doğrulayın.
• 5. Gelen ve giden her belgenin 1 kontör düşürdüğünü dikkate alarak bakiye ve belge adetlerini düzenli karşılaştırın.

Canlı kullanıma geçiş kaydında bağlantı tarihi, test belgesi, kullanıcı onayı, başlangıç bakiyesi ve sorumlu kişi yer almalıdır. Bu kayıt, yeni şube veya sürüm değişikliğinde hangi ayarın yeniden doğrulanacağını gösterir.

Entegrasyon kullanılamadığında portal üzerinden manuel belge düzenleniyorsa aynı faturayı Mikro’dan tekrar göndermeyin. Önce belge numarası ve durumunu kontrol edin; aksi halde mükerrer kayıt ve gereksiz kontör hareketi riski doğabilir.

Entegrasyonun çalışması, her belgenin otomatik olarak doğru muhasebeleştiği anlamına gelmez. Gelen belgelerde cari ve stok kontrolü, giden belgelerde ise alıcı statüsü ve belge türü doğrulaması sürdürülmelidir.

Mevzuat, belge türleri, kullanım koşulları ve yıllık güncellenen tutarlar değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Teknik bağlantı sorunlarında belge numarasını, hata zamanını ve işlem kaydını birlikte inceleyin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır; kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır.

Ücretsiz e-fatura portalı, mali müşavire özel panel, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama seçenekleriyle portal üzerinden de işlem yapılabilir.