Shopify e-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır? Kontör Rehberi

Shopify e-Fatura Entegrasyonu, Shopify sipariş verilerini e-Fatura veya e-Arşiv belgesine dönüştüren bağlantının kurulmasıyla yapılır; Shopify tek başına GİB'e belge göndermez.

Bu rehber, Shopify mağazası yöneten işletmeler, yazılım ekipleri ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Kurulum öncesi bilgileri, API bağlantısını, müşteri ve ürün eşleştirmesini, belge türünü ve kontör düşümünü birlikte açıklar.

Shopify e-Fatura Entegrasyonu nedir ve Shopify siparişleri nasıl aktarılır?

Shopify e-Fatura Entegrasyonu, mağazadaki sipariş bilgilerinin yetkili bir e-belge sistemine aktarılması demektir. Bu sistem, alıcının e-Fatura kullanıcı durumuna göre belge türünü belirler, belgeyi oluşturur ve sonucu Shopify'a geri yazabilir. Entegrasyonun amacı yalnızca PDF üretmek değildir. Belgenin doğru formatta oluşturulması, ilgili elektronik süreçten geçirilmesi ve kayıt bilgilerinin saklanması gerekir.

Shopify siparişinde ürün adı, stok kodu, miktar, birim fiyat, indirim, kargo, vergi ve müşteri bilgileri bulunur. Entegrasyon bu alanları e-belge alanlarına eşleştirir. Sipariş ödemesi veya belirlenen başka bir durum tetikleyici olarak kullanılabilir. Böylece kullanıcı, siparişi tekrar elle fatura ekranına girmek zorunda kalmaz.

Bağlantının diğer tarafında bir özel entegratör, muhasebe yazılımı veya ara katman bulunur. Shopify'dan alınan veri önce doğrulanır. Ardından belge numarası, belge tarihi, alıcı bilgileri ve satır detayları oluşturulur. Belgenin başarılı, reddedilmiş veya bekleyen durumu Shopify siparişine etiket, not ya da uygulama alanı olarak aktarılabilir.

Örneğin internetten kahve satan küçük bir işletme, her siparişi ayrı ayrı dışarı aktarmak yerine ödeme tamamlandığında veri akışı başlatabilir. Ancak her sipariş otomatik olarak e-Fatura olmaz. Alıcının elektronik belge statüsü, işletmenin yükümlülüğü ve işlem türü dikkate alınır. Belge türünü yalnızca Shopify'daki müşteri etiketine göre seçmek güvenli değildir.

Kurulumdan önce örnek bir siparişin veri haritasını çıkarın. Sipariş numarası belge referansına, müşteri alanları alıcı bilgilerine, satırlar ürün detaylarına bağlanır. Testte Shopify toplamı ile oluşturulan belge toplamını karşılaştırın.

Shopify e-Fatura Entegrasyonu için Shopify tek başına yeterli midir?

Shopify tek başına e-Fatura düzenleme ve GİB'e gönderme sistemi değildir. Shopify, ürün, sepet, sipariş ve müşteri verilerini yönetir. E-Fatura veya e-Arşiv oluşturma işi ise e-belge süreçlerini destekleyen bir sistem üzerinden yürütülür. Bu nedenle Shopify mağazasına bir uygulama, API bağlantısı veya ara yazılım eklenmesi gerekir.

Mağazada siparişin paid, fulfilled veya completed durumuna geçmesi, yasal belgenin düzenlendiği anlamına gelmez. Bu durumlar yalnızca iş akışının tetikleyicisi olabilir. Belge numarası, elektronik gönderim sonucu ve alıcıya ait belge türü ayrıca kontrol edilmelidir. Shopify'da görünen yazdırılabilir sipariş özeti, tek başına e-Fatura yerine geçmez.

Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa, uygun koşullarda e-Fatura düzenlenir. Alıcı kayıtlı değilse genellikle e-Arşiv senaryosu değerlendirilir. Bunun yanında işlem türü, alıcı tipi ve mevzuattaki istisnalar da önem taşır. Gerçek kişi, tüzel kişi, kamu kurumu ve yabancı müşteri için istenen bilgiler aynı olmayabilir.

Bu nedenle uygulama kurulu olsa bile e-belge hesabı, yetkilendirme ve gönderim yanıtı ayrıca doğrulanır. Uygulama yalnızca veri taşıyorsa belgeyi portalda sonlandırmanız gerekebilir. Otomatik gönderim kapsamını kurulum kaydında açıkça yazın.

Yanlış: Shopify siparişini tamamlandı yapmak otomatik olarak geçerli e-Fatura keser. Doğru: Sipariş verisi, yetkili e-belge sisteminde doğrulanıp elektronik gönderim tamamlandıktan sonra belge süreci oluşur.

İşletmenin hangi e-belge türünü kullanacağı, başlama zorunluluğu ve uygulama tarihi güncel kurallara bağlıdır. Bu nedenle kurulumdan önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Entegrasyon yazılımı, işletmenin mevzuat sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Shopify e-Fatura Entegrasyonu öncesinde hangi bilgiler ve yetkiler gerekir?

Kurulumdan önce işletmenin vergi, e-belge ve Shopify erişim bilgilerinin hazır olması gerekir. Öncelikle unvan, VKN veya TCKN, vergi dairesi, iş adresi, telefon, e-posta ve fatura seri bilgileri doğrulanır. E-belge hesabının aktifliği ve kullanılacak belge türleri de kontrol edilir. Eksik şirket bilgisi, bağlantı kurulsa bile belge gönderimini durdurabilir.

Ürün tarafında stok kodu, ürün adı, birim, satış fiyatı, vergi uygulaması, indirim ve kargo satırı belirlenmelidir. Shopify'daki ürün varyantları ayrı satır olarak aktarılabilir. Aynı ürünün farklı varyantlarında farklı vergi veya birim kullanılıyorsa bu ayrım açıkça tanımlanmalıdır. Vergi oranını ürün adına bakarak otomatik tahmin etmeyin.

Müşteriden alınacak bilgiler senaryoya göre değişir. Kurumsal müşteride unvan, VKN, vergi dairesi ve adres gerekir. Gerçek kişi müşteride TCKN, ad, soyad ve adres alanları önem kazanabilir. Yabancı müşterilerde ülke, adres ve kimlik bilgileri farklı kurallara tabi olabilir. Shopify ödeme ekranında bulunmayan alanlar, özel alan veya ayrı müşteri formuyla toplanabilir.

Teknik tarafta mağaza sahibi veya yetkili personel hesabı, uygulama yükleme izni ve API erişim kapsamı gerekir. Kullanılacak bağlantının Shopify API sürümü, webhook desteği, sipariş okuma yetkisi ve müşteri verisi erişimi önceden sorulmalıdır. API anahtarını e-posta veya ortak mesaj grubunda paylaşmayın. Yetkiyi yalnızca ihtiyaç duyulan kapsamla sınırlayın.

Bilgileri tek bir kurulum tablosunda tutun. Test ve canlı API anahtarlarını ayırın; personel değiştiğinde eski erişimleri kaldırın. Müşteri verileri için erişim rolleri, saklama süresi ve destek ekibinin görebileceği alanlar işletmenin mevcut prosedürüyle birlikte gözden geçirilmelidir.

Shopify e-Fatura Entegrasyonu için API, uygulama ve portal yöntemleri nasıl karşılaştırılır?

Shopify e-Fatura Entegrasyonu için uygulama bağlantısı, özel API ara katmanı veya manuel portal yöntemi kullanılabilir. Uygulama bağlantısı daha kısa kurulum sağlayabilir. API ara katmanı özel iş kurallarına uygundur. Manuel portal ise düşük sipariş hacminde başlangıç çözümü olabilir, fakat otomasyon sağlamaz.

Hazır uygulama seçerken yalnızca uygulamanın mağazada görünmesine bakmayın. Hangi sipariş durumunu dinlediğini, e-Fatura kullanıcı kontrolünü, e-Arşiv üretimini, iade akışını ve belge sonucunu nerede gösterdiğini inceleyin. Uygulama, Shopify'daki kargo ve indirim satırlarını doğru aktarmıyorsa fatura toplamı değişebilir.

Özel API bağlantısı, birden fazla satış kanalı veya muhasebe sistemi bulunan işletmelerde anlamlı olabilir. Bunun karşılığında API sürümü değişiklikleri, webhook tekrarları, erişim anahtarları ve logların izlenmesi gerekir. Sipariş hacmi düşükse manuel portal yöntemi teknik olarak daha basit olabilir. Ancak yöntemi seçerken günlük tekrar sayısını ve hata düzeltme süresini hesaplayın.

Yöntem seçerken üç günlük sipariş ve düzeltme kaydı tutun. Çok sayıda manuel adres düzeltmesi varsa hata yönetimi güçlü bir akış gerekir. Düşük hacimde ise bakım yükü, otomasyon kazancını aşabilir.

Uzman notu: Yeniden denemede mükerrer belgeyi engelleyen kontrolün ve hata logunun nerede tutulduğunu kurulumdan önce sorun.

Shopify e-Fatura Entegrasyonu ürün ve müşteri verilerini nasıl eşleştirir?

Veri eşleştirme, Shopify sipariş alanlarının e-belge alanlarına doğru bağlanması demektir. Sipariş numarası, tarih, para birimi, müşteri adı, adres, vergi kimlik bilgisi ve satır toplamları birlikte aktarılır. Ürün satırında stok kodu, açıklama, miktar, birim fiyat, indirim ve vergi bilgisi bulunmalıdır. Bir alanın yanlış eşleşmesi, toplamı veya alıcıyı hatalı gösterebilir.

Ürün eşleştirmesinde SKU alanı özellikle önemlidir. Shopify'daki ürün başlığı değişse bile sabit stok kodu, muhasebe ve stok takibini destekler. Varyantların SKU bilgisi yoksa aynı ürün farklı satırlarda karışabilir. Kargo bedeli, hediye paketi, kupon indirimi ve ücretsiz ürün satırlarının faturada nasıl gösterileceği önceden belirlenmelidir.

Müşteri eşleştirmesinde şirket müşterisi ile tüketici müşterisi ayrımı yapılır. Kurumsal müşteri formunda unvan, VKN, vergi dairesi ve açık adresin ayrı alanlarda tutulması gerekir. Müşteri yalnızca şirket adını yazdıysa VKN otomatik olarak doğru kabul edilmemelidir. Bilgi eksikse belge oluşturma öncesi doğrulama veya manuel inceleme adımı eklenmelidir.

E-Fatura ve e-Arşiv senaryosunda alıcı bilgisinin kontrolünü entegrasyon servisi yapabilir. Bunun nasıl çalıştığı, kullanılan servisin kapsamına bağlıdır. İşletme, müşteri kaydındaki vergi numarasını ve belge türünü gerektiğinde gözden geçirmelidir. [E-Fatura ürün sayfasında](/urun/e-fatura) belge alanları ve iş akışı hakkında kullanılan yönteme göre ayrıntı kontrol edilebilir.

Yanlış: Ürün başlığını ve satış fiyatını aktarmak, fatura eşleştirmesi için yeterlidir. Doğru: SKU, miktar, birim, vergi, indirim, kargo ve müşteri kimlik bilgileri birlikte doğrulanmalıdır.

Eşleştirmeyi önce tek ürün ve iki müşteri tipiyle deneyin. Sonra kargo, kupon ve varyant içeren siparişte aynı kontrolü tekrarlayın. Böylece toplam farkının ürün, indirim veya müşteri alanından kaynaklandığını ayırabilirsiniz.

Shopify e-Fatura Entegrasyonu ile kontör bağlantısı nasıl çalışır?

Kontör bağlantısı, e-belge işlemlerinin ön ödemeli kullanım birimiyle eşleştirilmesi demektir. Bu modelde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bir siparişin kaç ürün satırına sahip olduğu tek başına kontör sayısını belirlemez. Kontör hesabı, oluşturulan veya alınan belge sayısı üzerinden izlenir.

Örneğin Shopify mağazası bir gün içinde 30 giden e-Arşiv veya e-Fatura belgesi oluşturmuşsa 30 kontör kullanılır. Aynı gün dört gelen e-Fatura alınmışsa toplam kullanım 34 kontördür. Bu hesap sipariş sayısıyla çoğu zaman örtüşür. Ancak bir siparişin birden fazla belgeye bölünmesi, manuel tekrar veya farklı belge akışları toplamı değiştirebilir.

Tek havuz modelinde e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer desteklenen e-belge türleri aynı kontör bakiyesinden karşılanabilir. Shopify entegrasyonunda giden belge oluşturma işlemi, gelen belge kutusunu kullanma işleminden ayrı izlenmelidir. Panelde bakiye, belge durumu, işlem tarihi ve belge numarası kontrol edilmelidir.

Belge gönderilmeden önce kontör yeterliliğini kontrol eden uyarı bulunması yararlıdır. Yetersiz bakiye, bağlantı hatası veya eksik müşteri bilgisiyle karıştırılmamalıdır. Aynı belgenin yeniden oluşturulması veya tekrar gönderilmesi yeni kullanım doğurabilir. Bu nedenle yeniden deneme işleminden önce mevcut belge numarasını ve durumunu kontrol edin.

Kontör raporunda giden belge, gelen belge ve tekrar deneme kayıtlarını ayrı izleyin. Hata alan bir isteğin kontör etkisini varsaymayın; mevcut belge numarası ve panel hareketini kontrol edin. Paket hesabına diğer e-belge akışlarını da ekleyin.

Kontör ihtiyacını tahmin etmek için aylık giden belge sayısını, gelen belge sayısını ve olası bölünmüş faturaları ayrı yazın. Paket seçimi yapılırken yalnızca Shopify siparişlerini değil, muhasebe ve diğer e-belge akışlarını da hesaba katın. Güncel kullanım seçeneklerini [kontör paketleri sayfasında](/paketler) inceleyebilir, işlem kurallarını mali müşavirinizle netleştirebilirsiniz.

Shopify e-Fatura Entegrasyonu kurulum adımları nelerdir?

Shopify e-Fatura Entegrasyonu kurulumu, işletme bilgilerinin doğrulanması, bağlantı yetkisinin verilmesi ve test siparişinin kontrol edilmesi sırasıyla yapılır. Kuruluma doğrudan canlı siparişlerle başlamak yerine önce belge türleri ve tetikleyiciler yazılı hale getirilmelidir. Aşağıdaki sıra, temel bir mağaza bağlantısı için uygulanabilir.

1. İşletmenin vergi bilgilerini, e-belge türlerini ve fatura serilerini mali müşavirle netleştirin.
2. E-belge hesabını ve kullanılacak kontör bakiyesini doğrulayın.
3. Shopify mağazasında uygulama yükleme veya API erişim yetkisini belirleyin.
4. Shopify ürün, müşteri, kargo ve indirim alanlarını e-belge alanlarıyla eşleştirin.
5. Ödeme tamamlandı, sipariş oluşturuldu veya başka bir tetikleyici arasından uygun akışı seçin.
6. Farklı müşteri ve ürün senaryolarıyla test belgesi oluşturup sonuçları kontrol edin.
7. Canlı akışı açın ve her belge numarasını Shopify siparişiyle birlikte izleyin.

Kurulum ekranında API anahtarı, mağaza adresi, uygulama erişimi veya webhook adresi istenebilir. Alan adları kullanılan uygulamaya göre değişir. Yetkilendirme sırasında sipariş okuma, müşteri okuma ve sipariş güncelleme izinlerinin neden istendiğini anlayın. Kullanılmayan yazma veya silme izinlerini vermek yerine daha sınırlı yetki tercih edin.

Canlıya geçmeden önce bir e-Fatura alıcısı, bir e-Arşiv alıcısı, indirimli ürün ve eksik verili sipariş senaryosu deneyin. Her testte Shopify sipariş numarası, oluşturulan belge numarası, belge türü ve gönderim durumu eşleşmelidir. Kurulum ekranı veya yetkilendirme konusunda belirsizlik varsa [iletişim sayfasından](/iletisim) destek akışını ve hesabınıza özel talimatları öğrenin.

Kurulum kaydına bağlantıyı kimin açtığını, seçilen tetikleyiciyi ve test siparişlerini yazın. Bu kayıt, izinli personel değiştiğinde bekleyen belgelerin izlenmesini ve teknik destek talebinin hızlı anlaşılmasını sağlar.

Shopify e-Fatura Entegrasyonu siparişten belgeye hangi akışla çalışır?

Shopify e-Fatura Entegrasyonu, siparişi belirlenen tetikleyicide alır, verileri doğrular, belge türünü seçer ve sonucu siparişe işler. En sık kullanılan tetikleyici, ödemenin tamamlanmasıdır. Fakat işletme, ön sipariş, kapıda ödeme, manuel sipariş veya kısmi gönderim gibi durumlarda farklı kurala ihtiyaç duyabilir.

Akışın ilk adımında sipariş numarası ve ödeme durumu okunur. İkinci adımda müşteri ile ürün alanları kontrol edilir. Üçüncü adımda alıcının e-Fatura kullanıcı durumu ve belge senaryosu değerlendirilir. Sonra belge oluşturulur ve elektronik gönderim sonucu alınır. Başarılı sonuçta belge numarası Shopify siparişine yazılmalı, hata sonucunda sipariş tekrar otomatik gönderilmemelidir.

Bir siparişin ödeme durumu ile kargoya verilme durumu aynı değildir. İşletme faturayı ödeme anında kesmek istiyorsa, iade ve iptal riskini ayrıca yönetmelidir. Kargoya teslim sonrasında kesilecekse, gecikme ve belge düzenleme zamanlaması mali müşavirle değerlendirilmelidir. Entegrasyon uygulaması bu seçimi kendiliğinden doğru yapamaz.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı olduğunda e-Fatura, diğer alıcılarda uygun e-Arşiv akışı seçilebilir. Bu belgenin müşteriye nasıl iletileceği de tanımlanmalıdır. E-posta eki olarak gönderilen PDF, belgenin görsel kopyası olabilir; resmi elektronik kayıt ve gönderim durumu ayrıca sistemde tutulur. E-Arşiv ayrıntıları için [e-Arşiv Fatura sayfasını](/urun/e-arsiv-fatura) inceleyebilirsiniz.

Farklı bir satış kanalında da benzer akış uygulanır. Örneğin [Hepsiburada e-Fatura Entegrasyonu](/blog/hepsiburada-e-fatura-entegrasyonu-nasil-yapilir-kurulum-ve-kontor-baglantisi) konusunda sipariş verisinin belgeye aktarılması ve kontör kullanımının izlenmesi aynı temel mantıkla ele alınır. Ancak her platformun müşteri alanları ve sipariş durumları farklıdır.

Webhook aynı bildirimi tekrar gönderebildiği için sipariş numarasıyla tekilleştirme kuralı önemlidir. Belge numarası oluşmuşsa ikinci bildirim yeni belge açmamalıdır. Yanıt gecikirse sonucu bilinmeyen kaydı hemen yeniden göndermeyin; panel ve logları karşılaştırın.

Shopify e-Fatura Entegrasyonu iadeleri ve hatalı faturaları nasıl yönetir?

İade ve hatalı fatura yönetimi, belgenin oluşturulup oluşturulmadığına göre yapılır. Sipariş henüz e-belgeye dönüşmediyse sipariş iptal akışı uygulanabilir. Belge oluşturulmuş veya gönderilmişse, Shopify siparişini silmek belgeyi ortadan kaldırmaz. Belgenin türüne, durumuna ve iade kapsamına göre uygun düzeltme süreci belirlenmelidir.

Tam iadede tüm sipariş satırları, kargo ve indirim etkisi birlikte incelenir. Kısmi iadede yalnızca dönen ürünlerin miktarı, fiyatı ve vergi tutarı dikkate alınır. Shopify'daki refund kaydı ile e-belge sistemindeki iade veya düzeltme kaydı birbirine bağlanmalıdır. Bir taraf güncellenip diğer taraf bırakılırsa muhasebe ve müşteri bakiyesi uyuşmayabilir.

Belge alıcıya gönderilmeden önce fark edilen eksik VKN, yanlış adres veya hatalı satır için gönderim durumunu kontrol edin. Belge gönderildikten sonra doğrudan satır bilgisini değiştirmek yerine mevzuata uygun iptal, iade veya yeni belge yöntemini mali müşavirle değerlendirin. GİB uygulamalarında belge türüne ve işlem durumuna göre farklı sonuçlar oluşabilir.

Yanlış: Shopify'da siparişi silmek, daha önce oluşturulmuş e-Faturayı iptal eder. Doğru: Sipariş kaydı korunur, elektronik belgenin durumu ayrıca incelenir ve uygun düzeltme süreci yürütülür.

Örneğin iki üründen biri iade edildiğinde Shopify refund kaydındaki miktar, ilgili satır ve kargo etkisi birlikte incelenir. Tam iade ile kısmi iadenin aynı komutla işlenmesi tutar uyuşmazlığı doğurabilir.

Tekrar gönderim düğmesine basmadan önce aynı siparişe bağlı belge numarası, gönderim zamanı ve hata metni kontrol edilmelidir. Teknik hata ile mevzuat kaynaklı ret aynı şekilde çözülmez. Vergi kimlik bilgisi hatasında müşteri kaydı düzeltilir. Yetki veya servis hatasında bağlantı incelenir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Shopify e-Fatura Entegrasyonu test ve hata kontrolü nasıl yapılır?

Test süreci, farklı müşteri, ürün ve sipariş durumlarında belge sonucunu karşılaştırarak yapılır. Tek bir başarılı test, entegrasyonun canlı kullanım için yeterli olduğunu göstermez. Özellikle e-Fatura kullanıcı sorgusu, e-Arşiv ayrımı, kargo bedeli, indirim, eksik VKN ve iade senaryoları ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

• Bir e-Fatura kullanıcısına ait kurumsal müşteri siparişi doğru belge türüyle oluşuyor mu kontrol edin.
• E-Fatura kullanıcısı olmayan gerçek kişi siparişinde e-Arşiv akışının çalıştığını doğrulayın.
• Ürün SKU, miktar, birim fiyat, vergi ve indirim toplamlarının Shopify ile eşleştiğini karşılaştırın.
• Kargo bedelinin ayrı satır veya tanımlı işlem kuralına göre aktarıldığını inceleyin.
• Eksik VKN, vergi dairesi veya adres içeren siparişin otomatik gönderilmediğini test edin.
• Aynı sipariş yeniden işlendiğinde ikinci ve mükerrer belge oluşmasını engelleyen kontrolü deneyin.
• Belge numarası, gönderim sonucu, hata açıklaması ve kontör düşümünün kayda geçtiğini doğrulayın.

Hata kayıtlarında önce zaman, Shopify sipariş numarası, kullanılan tetikleyici ve belge durumunu yazın. Ardından hata metnini değişiklik yapmadan saklayın. Yetkilendirme hatası, veri doğrulama hatası, bağlantı kesintisi ve kontör yetersizliği farklı müdahale gerektirir. Aynı işlemi körlemesine tekrar etmek yeni belge veya yeni kontör kullanımı oluşturabilir.

Test sonuçlarını bir kabul kaydı olarak saklayın. Her senaryoda beklenen belge türü, oluşan numara, toplam tutar, kontör hareketi ve hata sonucu yazsın. Canlıya geçişten sonra ilk kayıtları manuel karşılaştırın.

Güvenlik için API anahtarlarını parola yöneticisinde saklayın, uygulama erişimlerini düzenli aralıklarla gözden geçirin ve personel ayrıldığında yetkileri kaldırın. Loglarda müşteri verisi tutuluyorsa erişimi sınırlandırın. Shopify API değişiklikleri ve e-belge servis duyuruları takip edilmelidir. Teknik test tamamlandıktan sonra canlıya geçiş tarihini mali müşavir ve operasyon sorumlusuyla paylaşın.

Shopify e-Fatura Entegrasyonu küçük işletmede nasıl planlanır?

Küçük işletmede Shopify e-Fatura Entegrasyonu, sipariş hacminden çok belge türü ve veri doğruluğu dikkate alınarak planlanır. Örneğin çevrim içi satış yapan küçük bir kafe, tüketicilere çoğunlukla e-Arşiv belgesi düzenleyebilir. Kurumsal alıcıların e-Fatura kullanıcı durumu ise ayrı kontrol edilmelidir. Aynı mağazada iki belge akışı birlikte çalışabilir.

Varsayımsal olarak kafe bir günde 15 giden belge ve 2 gelen e-Fatura işlemi yönetiyorsa, o gün için 17 kontör kullanımı hesaplanır. Bu örnek, bir siparişin bir belge oluşturduğu varsayımına dayanır. Sipariş bölünür, ek belge oluşur veya aynı kayıt farklı işlem olarak gönderilirse gerçek kullanım artabilir. Bu nedenle kontör planı yalnızca sipariş sayısıyla yapılmamalıdır.

Günlük iş akışında önce ödeme ve müşteri bilgileri kontrol edilir. Sonra başarılı belgeler ile bekleyen veya reddedilen belgeler ayrılır. Haftalık olarak Shopify sipariş toplamı, belge toplamı ve kontör kullanım raporu karşılaştırılır. Ay sonunda mali müşavire hata listesi, iade kayıtları ve manuel oluşturulan belgeler birlikte iletilir.

Shopify mağazası muhasebe programının bütün işlevlerini kendiliğinden karşılamaz. Banka hareketleri, stok maliyeti, gider belgeleri ve personel kayıtları ayrıca yönetilebilir. Sipariş faturası oluşturulduktan sonra muhasebe aktarımı gerekiyorsa, entegrasyonun bu özelliği destekleyip desteklemediği sorulmalıdır. Küçük hacimde portal kullanımı mümkün olabilir; tekrar sayısı arttığında otomatik akışın bakım yükü hesaplanmalıdır.

Örneğin küçük bir eczane, Shopify üzerinden tüketici siparişleri alırken ayda birkaç kurumsal satış yapabilir. VKN alanını zorunlu tutsa bile belge türünü yalnızca bu alana göre kesinleştirmemelidir. Gün sonunda bekleyen kayıtları, haftada bir kontör ve iade raporunu kontrol etmelidir.

Özet: 5 maddede Shopify e-Fatura Entegrasyonu nasıl yapılır?

Shopify e-Fatura Entegrasyonu, mağaza siparişini doğrudan GİB'e göndermek değil, Shopify ile yetkili e-belge sistemi arasında kontrollü veri akışı kurmaktır. Doğru sonuç için teknik bağlantı, müşteri ve ürün bilgileri, belge türü, iade süreci ve kontör kullanımı birlikte planlanmalıdır.

• Shopify e-Fatura Entegrasyonu için önce işletme bilgilerini, e-belge hesabını ve mali müşavir onayını hazırlayın.
• Shopify API veya uygulama bağlantısında sipariş, ürün, müşteri, kargo ve indirim alanlarını doğru eşleştirin.
• Alıcının e-Fatura kullanıcı durumuna göre e-Fatura veya uygun e-Arşiv akışını belirleyin.
• Gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü dikkate alarak belge bazlı kullanım hesabı yapın.
• Canlıya geçmeden önce ödeme, eksik bilgi, mükerrer gönderim, iade ve hata senaryolarını test edin.

Bu beş kontrolü görev listesine dönüştürün: veri doğrulama, belge türü, gönderim durumu, iade kaydı ve kontör hareketi. Her başlık için sorumlu belirlemek, teknik çalışma ile günlük muhasebe kontrolünü ayırır.

Son kontrolde bekleyen, reddedilen ve başarılı belgeleri ayrı sayın. Shopify sipariş sayısı ile belge sayısı arasındaki farkı açıklayamıyorsanız canlı otomasyonu durdurup tetikleyici ve tekrar gönderim kayıtlarını inceleyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belge türleri, teknik uygulama ve güncel yükümlülükler değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Entegrasyon ekranındaki hata mesajını, belge numarasını ve Shopify sipariş numarasını birlikte saklamak, sonradan yapılacak incelemeyi kolaylaştırır.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur. Paketlerde kullanım süresi 12-18 ay arasındadır; işletmeniz için güncel koşulları ilgili sayfalardan kontrol edebilirsiniz.