Netsis ile e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

Netsis e-Arşiv fatura kesme işlemi, Netsis'teki satış kaydının alıcı bilgileriyle eşleştirilip e-belge kanalına gönderilmesiyle otomatikleşir. Sistem, belgeyi oluşturur, teknik kontrollerden geçirir ve uygun iletim kanalına aktarır.

Bu rehber, Netsis kullanan küçük işletmeler, muhasebe ekipleri ve entegrasyon sorumluları için hazırlanmıştır. Veri aktarımını, alıcı türü kontrolünü, kontör tüketimini, hata takibini ve saklama adımlarını tek akışta açıklar.

Netsis e-Arşiv fatura nedir ve otomatik akış nasıl çalışır?

Netsis e-Arşiv fatura, Netsis'te kaydedilen satış verisinin elektronik belgeye dönüştürülmesi ve yetkili e-belge kanalından iletilmesi işlemidir. Otomasyon, bilgilerin yeniden yazılmasını azaltır ve belge durumunu izlemeyi sağlar.

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılar için elektronik ortamda düzenlenen fatura demektir. Alıcının statüsü, faturanın e-Fatura veya e-Arşiv olarak oluşturulmasında temel kontrol noktasıdır.

Akış genellikle Netsis satış faturasıyla başlar. Entegrasyon bağlantısı müşteri kartını, ürün satırlarını, vergileri ve toplamları alır. Sonra belgeyi uygun elektronik formata çevirir ve gönderim sonucunu Netsis'e aktarır.

Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa genel kural olarak e-Fatura akışı değerlendirilir. Alıcı kayıtlı değilse e-Arşiv seçeneği gündeme gelir. İstisna ve özel durumlar için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Otomatik akış yalnızca fatura oluşturmak anlamına gelmez. Belge numarası, gönderim durumu, benzersiz belge kimliği ve hata mesajı da izlenmelidir. Başarılı görünen bir kayıt, iletim sonucu doğrulanmadan tamamlanmış sayılmamalıdır.

Netsis sürümü, kullanılan modüller ve entegratör yapılandırması ekran adlarını değiştirebilir. Bu nedenle aşağıdaki adımlar kavramsal akışı gösterir; kendi kurulumunuzdaki menü adlarını teknik dokümandan doğrulayın.

e-Arşiv sürecinin kapsamını incelerken e-Arşiv fatura hizmeti sayfasındaki belge ve saklama açıklamalarını da karşılaştırabilirsiniz. Teknik bağlantı, muhasebe kaydı ve mevzuat kontrolü birlikte yürütülmelidir.

Netsis e-Arşiv fatura kesmek için hangi ön koşullar gerekir?

Netsis e-Arşiv fatura kesmeden önce işletmenin e-belge kullanım yetkisi, bağlantı bilgileri ve doğru cari kartları hazır olmalıdır. Eksik ön koşul, faturanın oluşturulmasını veya gönderim sonrasındaki durumu etkileyebilir.

Önce işletmenizin hangi e-belge türlerini kullanacağını mali müşavirinizle netleştirin. e-Arşiv, e-Fatura, e-İrsaliye ve diğer belgelerin yükümlülükleri aynı değildir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İkinci adım, Netsis ile e-belge hizmeti arasındaki bağlantının tanımlanmasıdır. Kullanıcı bilgileri, servis erişimi, şirket bilgileri ve belge serileri yapılandırmaya göre girilir. Bu alanların değerleri kopyalanarak değil, yetkili kaynaktan alınmalıdır.

Cari kartlarda unvan, vergi kimlik numarası veya T.C. kimlik numarası, adres, vergi dairesi ve e-posta bilgileri bulunmalıdır. Tüzel kişi ile gerçek kişi kayıtlarının karıştırılması, alıcı doğrulamasında hata oluşturabilir.

Ürün kartlarında stok kodu, ürün adı, birim, fiyat, indirim ve vergi tanımı eşleşmelidir. Netsis'teki ürün birimi ile e-belge formatının beklediği birim farklıysa, aktarım öncesinde dönüşüm kuralı belirlenmelidir.

Belge serisi ve sıra numarası da önceden kontrol edilmelidir. Aynı seri farklı sistemlerde eş zamanlı kullanılırsa numara çakışması yaşanabilir. Numara yönetimi için muhasebe ekibiyle yazılı bir sorumluluk planı oluşturun.

Son olarak sınırlı bir test grubuyla deneme yapın. Bir tüketici, bir ticari müşteri ve mümkünse farklı vergi senaryoları seçin. Test başarılı olsa bile canlıya geçiş öncesi güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Örneğin küçük bir markette cari kartını satış personeli, bağlantı ayarlarını teknik sorumlu yönetebilir. Canlı belge yetkisi tek kullanıcıda tutulur. Böylece yanlış cari değişikliği fark edilmeden toplu faturalara yansımaz.

Canlı geçişten önce bir tüketici ve bir şirket kaydıyla aynı ürün grubunu deneyin. Önizleme, XML alanları ve gönderim sonucunu karşılaştırın. Testte kullanılan seri numarasının gerçek seriden ayrıldığını ayrıca doğrulayın.

Netsis e-Arşiv fatura entegrasyonu hangi verileri aktarır?

Netsis e-Arşiv fatura entegrasyonu, satış belgesinin başlık, cari, satır ve toplam bilgilerini aktarır. Doğru sonuç için yalnızca fatura toplamının değil, toplamı oluşturan her alanın eşleşmesi gerekir.

Başlık verileri arasında belge tarihi, belge numarası, para birimi, senaryo bilgisi ve düzenleyen işletme bilgileri bulunabilir. Hangi alanların zorunlu olduğu, belge türüne ve kullanılan teknik bağlantıya göre değişir.

Cari bilgiler, alıcının adı veya unvanı, vergi bilgisi, adresi ve iletişim kanalıdır. Cari kartta eski adres veya yanlış kimlik numarası varsa Netsis doğru görünen, fakat doğrulamadan geçmeyen bir belge üretebilir.

Satır verileri ürün veya hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat, indirim, vergi matrahı ve vergi tutarını içerir. Satır toplamlarının başlık toplamıyla matematiksel olarak uyuşması gerekir.

Ödeme şekli, vade, banka bilgisi, kargo veya teslimat açıklaması gibi alanlar da iş akışına eklenebilir. Bu alanların her biri her faturada zorunlu değildir; fakat ticari süreç açısından eksik bırakılmamalıdır.

Entegrasyon haritalamasında Netsis alanı ile e-belge alanı karşılıklı eşleştirilir. Örneğin Netsis'teki müşteri kodu, alıcının vergi kimlik numarası yerine kullanılmamalıdır. Kod, arama için kullanılır; resmi kimlik alanı ayrıca aktarılır.

Yanlış: Netsis'teki müşteri kodunu vergi kimlik numarası alanına göndermek. Doğru: Cari karttaki resmi kimlik bilgisini ilgili e-belge alanına aktarmak ve test belgesinde doğrulamaktır.

Alan eşleştirmesini tek faturayla değil, indirimli, vergili ve dövizli örneklerle test edin. Toplam doğru görünse bile matrah veya kur alanı hatalı aktarılabilir. Muhasebe kaydıyla elektronik belgeyi satır bazında karşılaştırın.

Karşı durumda ürün kodu doğru, açıklama alanı eksik olabilir. Bu nedenle önizlemede yalnızca kodu değil, alıcıya görünen açıklamayı da inceleyin. Hizmet faturalarında açıklama ve birim bilgisi özellikle kontrol edilmelidir.

Netsis e-Arşiv fatura kesme adımları nelerdir?

Netsis e-Arşiv fatura kesme sürecinde önce satış kaydı hazırlanır, sonra alıcı türü ve veri bütünlüğü kontrol edilir. Entegrasyon, belgeyi gönderir; kullanıcı ise sonuç durumunu ve arşiv kaydını doğrular.

Menü adları Netsis sürümüne göre değişebilir. Bu yüzden aşağıdaki sıra, belirli bir ekran adı yerine her kurulumda uygulanabilecek kontrol mantığını gösterir. Canlı faturadan önce test şirketi veya kontrollü kayıt kullanın.

1. Netsis'te cari kartı açın ve alıcının e-Fatura kayıt durumunu güncel kaynaktan kontrol edin.
2. Satış belgesinde ürün, miktar, birim, fiyat, indirim, vergi ve teslimat bilgilerini tamamlayın.
3. Belge türünü alıcının statüsüne ve işletmenizin e-belge senaryosuna göre seçin.
4. Fatura serisini, sıra numarasını, tarihi ve para birimini gönderim öncesinde doğrulayın.
5. Belgeyi entegrasyon kuyruğuna gönderin ve oluşturulan elektronik belge kimliğini kaydedin.
6. Gönderim sonucunu, alıcıya iletim kaydını ve Netsis muhasebe durumunu karşılaştırın.

Adım adım uygulamada gönderim kuyruğunu belirli aralıklarla yenileyin. Belge uzun süre bekliyorsa aynı kaydı tekrar oluşturmayın. Önce bağlantı, bakiye, yetki ve servis durumunu kontrol edin; sonra destek kaydı açın.

Gönderimden sonra yalnızca PDF dosyasına bakmayın. Entegrasyon panelindeki durum, elektronik belgenin kabul veya hata bilgisini gösterir. Netsis kaydı ile paneldeki belge numarası ve toplam aynı olmalıdır.

Başarılı belgenin alıcıya nasıl ulaştığını da kontrol edin. E-posta, portal veya farklı dağıtım kanalı kullanılabilir. Alıcının belgeye erişememesi, belgenin teknik olarak başarılı olmasından ayrı bir takip konusudur.

İptal, iade, düzeltme veya yeniden düzenleme gereken durumlarda yeni işlem açmadan önce mali müşavirinize danışın. Her düzeltme yöntemi aynı değildir ve önceki belgenin statüsü önem taşır.

İlk canlı günün sonunda birkaç belgeyi örnekleyerek kontrol edin. Cari, vergi, toplam, belge numarası ve durum alanlarını karşılaştırın. Bu kontrol, toplu otomasyon hatalarının büyümeden yakalanmasını sağlar.

Otomatik e-Arşiv fatura akışında kontör nasıl hesaplanır?

Otomatik e-Arşiv fatura akışında kontör hesabı, oluşturulan ve iletilen elektronik belge hareketleri üzerinden yapılır. Paket seçmeden önce aylık belge hacmini, gelen belgeleri ve olası büyümeyi ayrı ayrı hesaplayın.

efaturakontor.com kontör modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca Netsis'ten gönderilecek e-Arşiv faturaları değil, sisteme alınacak diğer e-belgeler de planlamaya dahil edilmelidir.

Örneğin işletme ayda 420 e-Arşiv faturası düzenliyor ve 80 gelen elektronik belge alıyorsa, temel aylık ihtiyaç 500 kontördür. İptal, iade, test ve ek satış kanalları ayrıca değerlendirilmelidir.

Kontör hesabı belge sayısıyla yapılmalı, satır sayısıyla yapılmamalıdır. Bir faturada on ürün satırı bulunması, tek elektronik belge oluşturuluyorsa otomatik olarak on kontör anlamına gelmez.

Toplu gönderimlerde aynı satış kaydının iki kez kuyruğa alınmamasına dikkat edin. Yeniden gönderim, yeni belge oluşturuyor mu yoksa mevcut belgeyi mi sorguluyor, bunu entegrasyon kuralından doğrulayın.

Kontör bakiyesi yetersizse gönderim sırası, bekleyen belgeler ve muhasebe kaydı birbirinden ayrılabilir. Bu yüzden aylık tüketim raporunu dönem sonunda değil, yoğun satış günlerinden önce de inceleyin.

Kontör etkisiyle ilgili kararı yalnızca tahmini ciroya göre vermeyin. Belge türlerini ve hareket yönünü listeleyin, paneldeki gerçek tüketimle karşılaştırın ve hizmet koşullarını güncel haliyle kontrol edin.

Kontör planında kampanya, sezon ve iade dönemlerini ayrı senaryo olarak hesaplayın. Örneğin bayram satışında belge sayısı artıyorsa yalnızca önceki ayın tüketimine göre karar vermek yetersiz kalır.

Yanlış: Gelen kutusundaki belgeleri hesap dışı bırakmak. Doğru: Gelen ve giden her belgeyi ayrı hareket olarak sayıp panel raporuyla ay sonu tahminini karşılaştırmaktır.

Netsis e-Arşiv fatura hataları nasıl kontrol edilir?

Netsis e-Arşiv fatura hataları, Netsis kaydı, entegrasyon kuyruğu ve gönderim sonucu birlikte incelenerek bulunur. Tek bir ekrandaki başarılı ibare, belgenin tüm süreçte sorunsuz tamamlandığını göstermeyebilir.

İlk kontrol, hata mesajının hangi aşamada oluştuğudur. Veri doğrulama, belge oluşturma, yetkilendirme, gönderim veya alıcıya iletim aşamalarından biri başarısız olabilir. Aşama bilinmeden yapılan düzeltme, sorunu tekrarlatır.

İkinci kontrol, ilgili cari ve ürün kartlarının kaynak verisidir. Vergi bilgisi, adres, birim, para birimi ve toplam alanlarını Netsis kaydıyla elektronik belge önizlemesinde karşılaştırın.

Uzman notu: Hata mesajını kopyalayıp saklayın; yalnızca ekran görüntüsü almak, belge numarası ve zaman bilgisini kaybettirebilir. Destek talebine belge kimliğini, Netsis kayıt numarasını ve oluşma saatini ekleyin.

Yanlış: PDF oluştu diye e-Arşiv belgesini başarılı kabul etmek. Doğru: Entegrasyon durumunu, elektronik belge kimliğini ve gönderim kaydını birlikte doğrulamaktır.

Bir hata düzeltildiğinde yalnızca yeni denemeyi değil, ilk kaydın durumunu da işaretleyin. Böylece ekip reddedilen belge ile bekleyen belgeyi karıştırmaz. Destek kaydına yapılan düzeltmenin saatini yazın.

Karşı durum, Netsis'te satış kaydı başarılı görünürken entegrasyon panelinde yetki hatası görülmesidir. Bu kayıtta satış hareketini silmeden bağlantı bilgilerini inceleyin. Düzeltme sonrası aynı belge kimliğini sorgulayın.

Aynı kaydı tekrar tekrar göndermek yerine önce mevcut belge durumunu sorgulayın. Belge kabul edilmişse yeni kayıt oluşturmak mükerrer işlem riski doğurabilir. Belge reddedilmişse hata düzeltilmeden yeniden gönderim yapılmamalıdır.

Teknik hata devam ederse Netsis entegrasyon logunu ve hizmet sağlayıcının işlem kaydını karşılaştırın. GİB kaynaklı duyuru veya bakım bilgisi varsa işlemi buna göre planlayın.

Vergi veya belge senaryosu konusunda tereddüt oluştuğunda teknik destek, mali müşavir ve güncel GİB duyurusunu birlikte değerlendirin. Mevzuat tutarları ve uygulama ayrıntıları yıllık güncellenebildiği için eski ekran notlarına güvenmeyin.

Netsis e-Arşiv fatura için küçük işletme senaryosu nasıl uygulanır?

Bir eczane sahibi, Netsis'te stok ve satış kayıtlarını tutarken bireysel müşterilere e-Arşiv fatura düzenleyebilir. Kurumsal müşterinin e-Fatura kayıt durumu varsa aynı satış için farklı belge akışı gerekebilir.

Satış görevlisi önce cari kartı veya müşteri bilgilerini seçer. Ürünler barkod ya da stok koduyla eklenir. Miktar, birim, indirim ve vergi bilgisi Netsis'teki tanımlarla belgeye aktarılır.

Alıcı tüketiciyse sistem, işletmenin yapılandırmasına göre e-Arşiv fatura akışını başlatır. Müşteri iletişim bilgisi, belge teslim tercihi ve gerekli kimlik alanları işlem sırasında kontrol edilmelidir.

Alıcı bir şirketse önce e-Fatura kayıt durumu kontrol edilir. Kayıtlı alıcı için e-Fatura, kayıtlı olmayan uygun alıcı için e-Arşiv gündeme gelebilir. Güncel GİB kaydı ve özel durumlar ayrıca incelenmelidir.

Fatura gönderildikten sonra eczane sahibi Netsis'teki satış ve stok hareketini, entegrasyon panelindeki belge durumuyla eşleştirir. Gün sonu kontrolünde toplamlar ve belge numaraları örneklenerek karşılaştırılır.

Belge müşteriye ulaşmadıysa yalnızca yeniden e-posta göndermek çözüm olmayabilir. Önce elektronik belgenin kabul durumunu, sonra dağıtım adresini ve hizmet sağlayıcının iletim kaydını kontrol etmek gerekir.

Bu senaryo market, kafe veya küçük perakende işletmesine de uyarlanabilir. Ancak sektörün özel belge, ödeme, teslimat veya arşiv kuralları varsa mali müşavirinizden ayrıca görüş alın.

Küçük işletme senaryosunda yoğun kasa saatleri için sorumlu yedek kişi belirleyin. Ana kullanıcı izinliyse bekleyen belgeler birikmemelidir. Ancak yedek kullanıcıya gereğinden geniş teknik yetki vermeyin.

Netsis e-Arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

Netsis e-Arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki temel fark, alıcının e-Fatura sistemindeki kayıt durumu ve kullanılan elektronik senaryodur. İki belge de elektronik düzenlenebilir; fakat alıcı yönlendirmesi aynı değildir.

Aşağıdaki tablo genel ayrımı gösterir. Özel sektör, kamu, ihracat, tüketici ve istisnai işlemlerde farklı kurallar bulunabilir. İşlem öncesinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Alıcı türünü yalnızca cari kart adına bakarak seçmeyin. Aynı şirketin farklı şubeleri veya eski kayıtları bulunabilir. Vergi kimlik bilgisiyle yapılan güncel sorgu, manuel seçime göre daha güvenilir bir kontrol sağlar.

Netsis'te varsayılan belge türü tanımlı olsa bile her satışın aynı kurala uyduğu varsayılmamalıdır. Kamu, ihracat, özel matrah veya istisna gibi işlemler için ayrı senaryo gerekebilir.

Yanlış belge türü seçilirse sonradan düzeltme süreci doğabilir. Bu nedenle otomatik yönlendirme kuralı, önce test kayıtlarında denenmeli ve muhasebe sorumlusu tarafından onaylanmalıdır.

Netsis e-Arşiv fatura PDF, XML ve saklama süreci nasıl yürür?

Netsis e-Arşiv fatura saklama süreci, elektronik belgenin asıl dosyası, görsel kopyası ve işlem durumunun birlikte korunmasını gerektirir. PDF, okunabilir sunum sağlar; fakat her durumda elektronik asılın yerine geçmez.

Elektronik asıl belge çoğunlukla yapılandırılmış XML formatında tutulur. PDF veya benzeri görsel çıktı, kullanıcıların belgeyi kolay okumasına yardımcı olur. Hangi dosyanın asıl kabul edildiğini hizmet ve mevzuat kuralları belirler.

Her belge için benzersiz kimlik, tarih, numara, alıcı ve toplam bilgisi saklanmalıdır. Arama yapılabilen bir arşiv, denetim veya müşteri talebinde belgenin hızlı bulunmasını sağlar.

Arşivde erişim yetkilerini de tanımlayın. Satış kullanıcısı belge oluşturabilirken, iptal veya teknik ayar yetkisi yalnızca sorumlu personele verilebilir. Yetki değişiklikleri işten ayrılan kullanıcılar için hemen güncellenmelidir.

Yedekleme yapılırken yalnızca Netsis veritabanı düşünülmemelidir. Entegrasyon kayıtları, elektronik asıllar, görsel çıktılar ve hata logları ayrı ayrı değerlendirilmeli, geri yükleme denemesi periyodik olarak yapılmalıdır.

Arşiv kontrolünü ayda bir örnek belge indirerek yapın. XML dosyasının açılması, PDF ile eşleşmesi ve belge kimliğinin panelde bulunması üç ayrı kontrol olarak kaydedilsin.

Karşı durumda yalnızca PDF açılıyorsa arşiv tamamlanmış sayılmaz. Elektronik asılın eksikliği veya kimlik eşleşmemesi, denetim sırasında belgeyi bulmayı zorlaştırabilir. Yedekleme sorumlusu bu testi kayıt altına almalıdır.

Saklama süresi, işletmenin yükümlülükleri ve kullanılan hizmetin kapsamı birlikte kontrol edilir. Dijital arşivde dosyanın açılabildiğini, bütünlüğünün korunduğunu ve gerektiğinde dışa aktarılabildiğini test edin.

Arşivleme yöntemi konusunda belirsizlik varsa güncel GİB duyurusunu, hizmet sözleşmesini ve mali müşavirinizin önerisini birlikte inceleyin. Eski bir PDF klasörü, tek başına düzenli elektronik belge arşivi sayılmayabilir.

Netsis e-Arşiv fatura entegrasyonu diğer satış kanallarıyla nasıl bağlanır?

Netsis e-Arşiv fatura entegrasyonu, pazar yeri veya e-ticaret kanalından gelen siparişi Netsis satış kaydına dönüştürür. Fatura, siparişin tekrarından değil, doğrulanmış tek bir satış kaydından üretilmelidir.

Trendyol gibi kanallarda sipariş durumu, müşteri bilgisi ve ödeme verisi Netsis'e aktarılır. Benzer bir yapı için Trendyol e-Fatura entegrasyonu kurulum rehberini inceleyebilirsiniz.

Shopify mağazasında ise sipariş, teslimat ve müşteri alanları farklı kaynaklardan gelebilir. Shopify ile e-Arşiv fatura kesme rehberi, kanal verisinin otomatik fatura akışına nasıl yaklaştığını örnekler.

T-Soft ve IdeaSoft bağlantılarında da temel konu, sipariş alanlarının Netsis cari ve stok kartlarıyla eşleştirilmesidir. Ayrıntılı karşılaştırma için T-Soft e-Fatura entegrasyonu ve IdeaSoft e-Fatura entegrasyonu içeriklerine bakabilirsiniz.

Datasoft gibi farklı ticari yazılımlarda da ürün, cari, vergi ve sipariş durumlarının aynı mantıkla haritalanması gerekir. Datasoft e-Fatura entegrasyonu rehberi, alan eşleşmesi ve kontör bağlantısı açısından yararlı bir karşı örnektir.

Kanal sayısı arttıkça her kaynak için ayrı hata kuyruğu oluşturun. Sipariş numarası, Netsis kayıt numarası ve elektronik belge kimliğini aynı tabloda tutmak, mükerrer faturayı ayırmayı kolaylaştırır.

Bir kanal ödeme bilgisini, diğeri teslimat bilgisini gönderiyorsa kaynak önceliğini baştan belirleyin. Aynı alanın iki farklı kaynaktan dolması, toplamın veya alıcı adresinin değişmesine yol açabilir.

Birden fazla kanal kullanıyorsanız benzersiz sipariş numarasını ana anahtar yapın. Netsis'e aynı sipariş iki kez gelirse entegrasyonun mükerrer kayıt kontrolü bulunmalıdır. Bu kontrol yoksa faturadan önce manuel inceleme uygulanmalıdır.

Kanal bağlantısı tamamlandıktan sonra her satış kaynağından örnek sipariş seçin. Ürün, cari, ödeme, belge türü, fatura numarası ve gönderim durumu uçtan uca karşılaştırılmadan toplu otomasyona geçmeyin.

Netsis e-Arşiv fatura geçişinde hangi kontrol listesi kullanılmalıdır?

Netsis e-Arşiv fatura geçişinde kontrol listesi, teknik bağlantıyı ve muhasebe doğrulamasını aynı plana almalıdır. Aşağıdaki maddeler canlı kullanımdan önce, pilot sırasında ve ilk gün sonunda uygulanabilir.

Listeyi tek kişinin onayına bırakmayın. Teknik sorumlu bağlantıyı, satış sorumlusu müşteri ve ürün verisini, mali müşavir ise belge türünü ve mevzuat tarafını kontrol etmelidir.

• İşletmenin e-Arşiv kullanımı ve ilgili e-belge yükümlülükleri güncel GİB bilgileriyle doğrulanmıştır.
• Netsis şirket, kullanıcı, belge serisi ve entegrasyon bağlantısı bilgileri yetkili kişi tarafından kontrol edilmiştir.
• Cari kartlardaki unvan, vergi bilgileri, adres ve iletişim alanları güncellenmiştir.
• Ürün kartlarındaki birim, fiyat, indirim ve vergi eşleşmeleri örnek belgelerle test edilmiştir.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumu, belge gönderiminden önce kontrol edilmektedir.
• Başarılı, reddedilmiş, bekleyen ve teknik hatalı belgeler için ayrı işlem sorumluları belirlenmiştir.
• Netsis kaydı, elektronik belge kimliği, PDF görünümü ve gönderim sonucu karşılaştırılmıştır.
• Kontör tüketimi, bekleyen belge sayısı ve yoğun dönem ihtiyacı için takip yöntemi kurulmuştur.

Kontrol listesindeki her madde için tarih ve sorumlu adı ekleyin. Sadece tamamlandı işareti koymak yerine, hangi test belgesinde doğrulama yapıldığını yazın.

İlk hafta günlük örnekleme yapın ve tekrar eden hataları sınıflandırın. Aynı hata üç kez görülüyorsa kullanıcı eğitimi yerine alan eşleştirmesini veya otomasyon kuralını inceleyin.

Yanlış: Canlıya geçişten sonra tüm eski faturaları topluca yeniden göndermek. Doğru: Önce mevcut belge durumlarını ayırmak, yalnızca gerçekten gönderilmemiş kayıtları kontrollü biçimde işleme almaktır.

Mevzuat değişiklikleri, Netsis sürüm güncellemeleri ve entegrasyon değişikliklerinde listeyi yeniden çalıştırın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmek, eski prosedürlerin oluşturacağı riski azaltır.

Özet: 5 maddede Netsis e-Arşiv fatura otomasyonu

Netsis e-Arşiv fatura otomasyonu, yalnızca satış belgesini elektronik formata çevirmek değildir. Doğru alıcı yönlendirmesi, eksiksiz veri, güvenli gönderim, durum takibi ve düzenli arşiv birlikte çalışmalıdır.

Entegrasyonu kurarken önce işletme yükümlülüğünü ve belge senaryosunu doğrulayın. Ardından Netsis cari, ürün ve belge alanlarını eşleştirin. Canlı kullanımdan önce sınırlı testle hata ve mükerrer kayıt riskini ölçün.

Günlük operasyonda başarılı belge ile yalnızca oluşturulmuş belgeyi ayırın. Kontör tüketimini belge hareketi üzerinden izleyin. İptal, iade, özel senaryo ve mevzuat değişikliklerinde mali müşavirinizden görüş alın.

• Alıcının e-Fatura kayıt durumu doğrulanmadan e-Arşiv belge türü seçilmemelidir.
• Cari, ürün, vergi, toplam ve belge numarası alanları Netsis ile elektronik belge arasında eşleşmelidir.
• Gönderim sonucu, elektronik belge kimliği ve alıcıya iletim kaydı birlikte kontrol edilmelidir.
• Gelen ve giden belgelerin kontör etkisi aylık hacim hesabına dahil edilmelidir.
• Elektronik asıl, görsel çıktı, işlem logu ve erişim yetkileri düzenli biçimde saklanmalıdır.

Netsis kullanan işletmeler, e-belge kapsamındaki diğer ihtiyaçlarını da e-Arşiv fatura bilgilerinden başlayarak ve kendi muhasebe süreçleriyle karşılaştırarak planlayabilir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri bulunur.

Netsis entegrasyonu öncesinde paket kapsamını, kontör hareketini ve saklama koşullarını inceleyerek güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.