Kısmi iade e-Fatura: Kısmi Kabulde Fatura Düzenlemesi

Kısmi İade ve Kısmi Kabul Durumunda e-Fatura Düzenlemesi

Kısmi iade e-fatura, alıcının teslim aldığı mal veya hizmetin bir bölümünü iade etmesi üzerine düzenlenen belgedir. Belge yalnızca iade edilen miktarı ve buna bağlı vergileri kapsar.

Bu konu; e-Fatura düzenleyen satıcıları, mal veya hizmet iade eden alıcıları ve muhasebe kayıtlarını kontrol eden mali müşavirleri ilgilendirir. Amaç, kabul edilen bölüm ile iade edilen bölümü karıştırmamaktır.

Kural olarak iade edilen malı veya hizmeti geri veren alıcı iade faturası düzenler. Sözleşme, işlem türü veya özel uygulama farklı bir belge akışı gerektiriyorsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Orijinal fatura tamamen yok sayılmaz. Alıcının kabul ettiği miktar için ilk fatura geçerliliğini korur; iade edilen bölüm ayrıca belgelenir ve ilgili stok, KDV, cari hesap kayıtları eşleştirilir.

Örneğin bir eczane, tedarikçiden gelen 12 ürünün 10 tanesini kabul edip 2 tanesini hasarlı olduğu için geri gönderebilir. Bu durumda iade belgesi 2 ürün üzerinden hazırlanır.

Yanlış: Kısmi iade gerçekleştiğinde orijinal faturanın toplamını tersine çevirmek. Doğru: Sadece geri gönderilen miktarı, ilgili bedeli ve KDV tutarını belgelemek.

Belge üzerinde orijinal fatura numarası, tarihi, iade gerekçesi ve ürün bilgileri bulunmalıdır. Sistem alanlarının adı kullandığınız portal veya özel entegratöre göre değişebilir.

Kısmi iade e-fatura hangi durumda düzenlenir?

Kısmi iade e-fatura, alıcının faturadaki mal veya hizmetlerin yalnızca bir bölümünü geri vermesi durumunda düzenlenir. İade, miktar, ürün, kalite veya kabul şartı bakımından kısmi olabilir.

Malın bir kısmı teslim edilmemişse, teslim edilen ve kabul edilen bölüm ayrı değerlendirilir. Teslim edilmeyen bölüm için doğrudan iade faturası yazmak yerine sipariş, irsaliye ve fatura akışını kontrol etmek gerekir.

Alıcı, ürünlerin bir bölümünü ayıplı, eksik, yanlış veya sözleşmeye aykırı bulabilir. Taraflar iade konusunda anlaşmadan belge düzenlemek, cari hesapta karşılıklı uyuşmazlık oluşturabilir.

Hizmetlerde kısmi iade, tamamlanmayan işin veya kabul edilmeyen hizmet bölümünün bedeliyle ilgilidir. Fiziki ürün dönmüyorsa işlemin indirim, fiyat farkı veya sözleşme düzeltmesi niteliği ayrıca incelenmelidir.

İade faturası, orijinal faturadaki tüm satırları otomatik olarak kopyalamamalıdır. Sadece geri verilen ürün veya kabul edilmeyen hizmet satırları, doğru miktar ve birim bilgileriyle seçilmelidir.

Birden fazla teslimatta farklı miktarlar geri dönüyorsa her iadenin hangi sevk ve fatura ile ilişkili olduğu kayda alınmalıdır. Böylece depo, cari hesap ve vergi kayıtları daha kolay karşılaştırılır.

İşlem, yalnızca ticari bir mesajlaşma olarak görülmemelidir. Fatura türü, KDV, stok hareketi, ödeme ve sözleşme şartları aynı dosyada birlikte değerlendirilmelidir.

Kısmi kabul ile kısmi iade arasındaki fark nedir?

Kısmi kabul, alıcının teslim edilen veya faturalanan kalemlerin yalnızca bir bölümünü onaylamasıdır. Kısmi iade ise kabul edilmeyen bölümün geri gönderilmesi ve bunun fatura ile belgelenmesidir.

Alıcı bazı ürünleri kabul etmiş fakat henüz geri gönderim yapmamışsa, fiili iade tamamlanmadan iade faturası düzenlemek uygun olmayabilir. Önce teslim, inceleme ve iade mutabakatı netleştirilmelidir.

Fatura henüz düzenlenmemişse satıcı, sipariş ve teslim belgelerine göre kabul edilen bölümü faturalandırabilir. Fatura zaten düzenlenmişse iade edilen bölüm için ayrı belge akışı gerekir.

Bu ayrım, kısmi kabulün otomatik olarak kısmi iade anlamına gelmediğini gösterir. Ürünün gerçekten geri dönmesi, iade belgesinin dayanağını güçlendirir.

Yanlış: Alıcı bir satırı kabul etmediğinde faturanın tamamını iade olarak kesmek. Doğru: Kabul edilen satırları orijinal belgeyle bırakıp yalnızca reddedilen ve geri dönen bölümü belgelemek.

İade işlemi, satıcı ve alıcının aynı miktar üzerinde anlaşmasını gerektirir. Tarafların farklı miktar yazması, ödeme ve KDV mutabakatında sonradan düzeltme ihtiyacı doğurur.

Kısmi iade e-fatura ne zaman kesilmelidir?

Kısmi iade e-fatura, iade edilecek bölüm kesinleştiğinde ve ilgili ticari belgeler hazır olduğunda düzenlenmelidir. Uygulanacak fatura düzenleme süresi için güncel mevzuat kontrol edilmelidir.

İade kararını yalnızca telefon görüşmesine dayandırmak yerine iade formu, teslim tutanağı, sevk belgesi veya yazılı mutabakat oluşturun. Bu belgeler, faturadaki miktarın neden azaltıldığını açıklar.

Orijinal fatura ile iade arasındaki bağlantı, iade belgesinin düzenlendiği anda kurulmalıdır. Fatura numarası, fatura tarihi, sipariş ve sevk bilgileri sistemde not edilmelidir.

İade birkaç aşamada gerçekleşiyorsa her sevkiyatın miktarı ayrı izlenebilir. Tek belgede farklı tarihlerdeki iadeleri birleştirmek, stok ve dönem kayıtlarını karıştırabilir.

İade işlemi dönem sonuna yaklaşıyorsa beklemek yerine mali müşavirle erken mutabakat yapılmalıdır. Özellikle ay veya yıl kapanışında stok, KDV ve cari hesap bakiyeleri birlikte kontrol edilmelidir.

Fatura tarihi, fiili iade tarihinden kopuk ve açıklamasız bırakılmamalıdır. Tarih uygulaması, işlem türüne ve mevzuatın ilgili hükümlerine göre değerlendirilmelidir.

Yıl sonu dosyalamasında orijinal fatura ile iade belgesini birlikte saklamak önemlidir. Bu kontrol için Yıl Sonu e-Fatura Kontrolleri: Muhasebe Kapanış Listesi yazısındaki belge ve mutabakat yaklaşımından yararlanabilirsiniz.

Kısmi iade e-fatura nasıl kesilir?

Kısmi iade e-fatura kesmek için önce orijinal fatura ve fiili iade miktarı karşılaştırılır. Ardından iade türü, satırlar, vergiler, açıklama ve alıcı bilgileri kontrol edilerek belge gönderilir.

1. Orijinal faturanın numarasını, tarihini, satıcı bilgilerini ve ilgili sipariş kaydını açın.
2. İade edilen ürün veya hizmetleri kabul edilen bölümden ayırın ve miktarlarını kesinleştirin.
3. Her satır için ürün kodunu, açıklamayı, birimi, miktarı ve uygulanmış indirimi kontrol edin.
4. Portal veya yazılımda iade işlemine uygun belge türünü ve ilişkilendirme alanlarını seçin.
5. İade edilen satırların matrahını ve orijinal işleme bağlı KDV bilgilerini hesaplayın.
6. İade gerekçesini, teslim veya sevk belgesi bilgisini ve varsa açıklama notunu ekleyin.
7. Göndermeden önce alıcının vergi kimlik bilgilerini, adresini ve e-Fatura durumunu doğrulayın.
8. Belge gönderildikten sonra sistem yanıtını, XML dosyasını ve muhasebe eşleştirmesini saklayın.

Portal ekranında alan adları farklı olabilir; bazı sistemler iade senaryosunu belge türü, bazıları fatura tipi veya işlem kodu olarak gösterir.

İade faturasında orijinal belgenin toplamını kopyalamak yerine yalnızca iade edilen satırlar yazılmalıdır. İade miktarı, teslim tutanağı ve depo kaydıyla aynı olmalıdır.

İade işleminde birden fazla belgeyi yanlışlıkla birbirine bağlamayın. Özellikle aynı tedarikçiden aynı gün gelen ürünlerde fatura numarası ve ürün kodu dikkatle karşılaştırılmalıdır.

Uzman notu: İade faturası göndermeden önce satıcıyla miktar ve tutar mutabakatı yapın; sistemin belgeyi kabul etmesi, fiili iade şartlarının doğru olduğu anlamına gelmez.

Gönderim sonrasında belge durumunu, alıcı yanıtını ve cari hesap hareketini ayrı ayrı izleyin. Teknik olarak gönderilmiş bir belgenin muhasebede doğru hesaba işlenmesi ayrıca kontrol edilmelidir.

İade e-faturasında miktar, birim fiyat ve KDV nasıl yazılır?

İade e-faturasında miktar, birim fiyat ve KDV yalnızca geri verilen bölümün gerçek değerini göstermelidir. Orijinal faturadaki satır bilgileri, iade edilen kalemin özelliklerine göre esas alınır.

Aynı faturada farklı ürünlerin birim fiyatları veya indirimleri farklıysa her satır ayrı hesaplanmalıdır. İade edilen ürünün kendi fiyatı kullanılmalı, başka satırın indirimiyle toplam yapay biçimde dengelenmemelidir.

Satır indirimi, koli indirimi veya genel indirim varsa iade edilen kısma düşen tutar belirlenmelidir. İndirimin nasıl dağıtıldığı, muhasebe çalışma kağıdında açıklanabilir şekilde gösterilmelidir.

İade edilen kalemin KDV oranı ve KDV tutarı, orijinal işlemle uyumlu olmalıdır. Faturada birden fazla vergi oranı varsa her satırın matrahı ve vergisi ayrı kontrol edilmelidir.

İade belgesinde miktarı eksi yazmak yerine kullanılan yazılımın iade senaryosu izlenmelidir. Aynı işlemde hem iade türü hem de negatif miktar kullanılması, tutarın iki kez ters çevrilmesine yol açabilir.

Yanlış: Orijinal faturanın toplam KDV’sini, iki ürün iade edilmiş olsa bile aynen aktarmak. Doğru: İade edilen iki ürünün kendi matrahını ve bu matraha bağlı KDV’sini hesaplamak.

İşlem tevkifat içeriyorsa iade edilen bölüme ilişkin tevkifat hesabı ayrıca değerlendirilmelidir. Oran veya kod uydurmak yerine Tevkifatlı e-Fatura Nasıl Kesilir? KDV Tevkifat Kodları içeriğini ve güncel GİB bilgilerini kontrol edin.

İade faturası gönderilmeden önce toplam matrah, KDV, varsa tevkifat ve genel toplamın orijinal işlemle matematiksel olarak uyumlu olduğu test edilmelidir.

Hatalı e-fatura ile kısmi iade arasındaki fark nedir?

Hatalı e-fatura, belge üzerindeki bilgi veya hesap hatasının düzeltilmesini gerektirir; kısmi iade ise doğru düzenlenmiş bir işlemin bir bölümünün geri alınmasını ifade eder.

Yanlış vergi kimlik numarası, ürün kodu, miktar, fiyat veya KDV hesaplaması varsa önce düzeltme ve itiraz akışı incelenmelidir. Fiziki iade yoksa iade faturası düzenlemek sorunu çözmeyebilir.

Alıcı faturadaki ürünlerden bazılarını gerçekten geri gönderiyorsa, orijinal faturada hata bulunmasa bile kısmi iade gündeme gelir. Bu durumda düzeltme ile iade belgeleri birbirine karıştırılmamalıdır.

Ticari fatura senaryosunda sistem yanıtı, temel fatura senaryosundaki süreç ve tarafların mutabakatı farklı olabilir. Kullanılan portalın ret, kabul ve iade adımlarını güncel kılavuzdan inceleyin.

Hatalı belgeyi düzeltme yollarını ayrıntılı karşılaştırmak için Fatura Düzeltme Nasıl Yapılır? Hatalı e-Faturada Yol Haritası yazısına bakabilirsiniz.

Düzeltme belgesi düzenlenirken orijinal belgeye referans verilmesi, hangi bilginin değiştiğini açıklamayı kolaylaştırır. Ancak referans vermek, yanlış belge türünü doğru hale getirmez.

İade gerekçesi ürünün geri dönmesiyle, düzeltme gerekçesi ise fatura bilgilerinin hatalı olmasıyla ilişkilidir. Her iki durumda da mali müşavirinizin belge akışını onaylaması gerekir.

Ticari e-faturada kısmi kabul nasıl yönetilir?

Ticari e-faturada kısmi kabul, alıcının teslim veya fatura kalemlerinin bir bölümünü kabul etmesi anlamına gelir; sistemdeki kabul veya ret işlemi tek başına fiili iadeyi belgelemez.

Kısmi kabul için önce hangi kalemlerin kabul edildiği, hangilerinin geri gönderileceği yazılı olarak belirlenmelidir. Portalda bulunan işlem düğmesinin adı, bu ticari mutabakatın yerine geçmez.

Faturanın tümü reddedilecekse uygulanan süreç, yalnızca bazı kalemlerin geri gönderildiği durumdan farklı olabilir. Kısmi işlemi tam ret gibi işaretlemek cari hesap ve teslim kayıtlarını bozabilir.

Temel senaryoda ticari yanıta dayalı kabul veya ret akışı aranmayabilir. Bu nedenle senaryo bilgisi, tarafların e-Fatura uygulaması ve ilgili portal kılavuzu birlikte kontrol edilmelidir.

Sistemdeki ret yanıtı, geri gönderilen ürünün depo hareketi veya iade faturasının muhasebe belgesi yerine geçmez. Fiili iade varsa miktar, sevk ve fatura belgeleri ayrıca düzenlenmelidir.

Alıcı kısmi kabul bildirdikten sonra satıcıyla miktar konusunda anlaşamıyorsa hemen iade faturası kesmemelidir. Önce teslim tutanağı, sözleşme ve ürün inceleme sonucu karşılaştırılmalıdır.

Bu aşamada amaç, teknik ekranda işlem tamamlamak değil, kabul edilen ve edilmeyen bölümün izlenebilirliğini sağlamaktır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kısmi iade e-fatura stok ve muhasebe kaydı nasıl eşleştirilir?

Kısmi iade e-fatura, stok hareketi, cari hesap ve vergi kaydıyla aynı miktar ve tutarı göstermelidir. Belge muhasebeye işlendiğinde kabul edilen bölüm ile iade edilen bölüm ayrı izlenmelidir.

Alıcı tarafında iade edilen ürün depodan çıkmalı veya iade bekleyen alanda takip edilmelidir. Satıcı tarafında ise ürünün yeniden satılabilir, hasarlı veya inceleme bekleyen durumu ayrıca belirlenebilir.

Muhasebe hesap kodları işletmenin planına ve mali müşavirinin uygulamasına göre değişir. Bu nedenle belirli hesap numaralarını genellemek yerine fatura, stok ve cari hareketlerin birbirini karşılaması kontrol edilmelidir.

Örneğin bir eczane 12 kutuluk faturanın 2 kutusunu hasarlı olduğu için geri gönderirse, alıcı tarafında 10 kutuluk kabul ve 2 kutuluk iade hareketi görülmelidir.

Aynı örnekte iade faturası 12 kutu üzerinden hazırlanırsa stok, KDV ve cari hesap gereğinden fazla azalır. Satıcı da 2 kutu yerine tüm satışın ters kaydını oluşturmuş olur.

İade edilen ürün yeniden satılamıyorsa stok değeri ile satışa uygun stok aynı kabul edilmemelidir. Hasar, imha, garanti ve tedarikçi incelemesi gibi süreçler ayrıca kaydedilmelidir.

Dönem kapanışında e-Fatura listesi ile depo raporu, banka hareketi ve cari hesap bakiyesi karşılaştırılmalıdır. Fark görülürse belge durumu, muhasebe fişi ve teslim kaydı birlikte incelenmelidir.

Bu kontrolleri toplu yapmak isteyen işletmeler, Yıl Sonu e-Fatura Kontrolleri: Muhasebe Kapanış Listesi içeriğindeki kontrol mantığını kendi süreçlerine uyarlayabilir.

Tevkifatlı, dövizli ve pazaryeri işlemlerinde kısmi iade nasıl yapılır?

Tevkifatlı, dövizli veya pazaryeri işlemlerinde kısmi iade, temel iade adımlarına ek hesaplama kontrolü gerektirir. Her özel durumda orijinal faturanın yapısı korunarak yalnızca iade edilen bölüm incelenir.

Tevkifatlı faturada iade edilen satırlara düşen matrah, KDV ve tevkifat bölümü birlikte hesaplanmalıdır. Tevkifat kodu, oranı ve işlem türü güncel mevzuata göre mali müşavir tarafından doğrulanmalıdır.

Dövizli faturada iade tutarı yabancı para ve TL karşılığıyla uyumlu gösterilmelidir. Kur tarihi, kur türü ve muhasebe değerlemesi kullanılan uygulamaya göre değişebileceğinden rastgele kur kullanılmamalıdır.

Dövizli belgelerde uygulama ayrıntılarını görmek için Dövizli e-Fatura Nasıl Kesilir? Kur ve TL Karşılığı yazısındaki yöntemleri inceleyebilirsiniz.

Pazaryerlerinde ürün bedeli, komisyon, kargo ve iade hareketi aynı şey değildir. Ürün iadesi, platform komisyonunun mahsup edilmesiyle otomatik olarak aynı belgeye dönüştürülmemelidir.

Komisyon ve pazaryeri kesintilerinin faturalandırılması için Komisyon Faturası ve Pazaryeri Kesintileri Nasıl Faturalanır? içeriğindeki ayrımı kullanın.

Bir çevrim içi mağaza, müşterinin bir ürününü iade etmesi halinde ürün bedelini ayrı, pazaryerinin komisyon ve hizmet kesintisini ayrı izlemelidir. Sadece net banka tahsilatına bakmak yeterli değildir.

Özel hesaplama içeren işlemlerde iade belgesini göndermeden önce satıcı, alıcı, platform ve mali müşavir kayıtları karşılaştırılmalıdır. Emin olunmayan tutar veya kod için güncel GİB duyurusu kontrol edilmelidir.

Kısmi iade e-fatura için hangi kontrol listesi kullanılmalı?

Kısmi iade e-fatura kontrol listesi; orijinal belgeyi, fiili iade miktarını, KDV hesabını, stok hareketini ve taraf mutabakatını birlikte doğrulamalıdır.

• Orijinal faturanın numarası, tarihi, satıcı bilgileri ve alıcı bilgileri kontrol edilmiştir.
• İade edilen ürün veya hizmetin miktarı, birimi, kodu ve açıklaması teslim kaydıyla eşleştirilmiştir.
• Kabul edilen bölüm ile iade edilen bölüm birbirinden ayrılmıştır.
• İade gerekçesi, teslim tutanağı veya sevk belgesiyle desteklenmiştir.
• İade faturasında yalnızca geri verilen satırlar kullanılmıştır.
• Birim fiyat, satır indirimi, matrah ve KDV tutarı yeniden hesaplanmıştır.
• Varsa tevkifat, döviz, komisyon veya özel hesaplama alanları ayrıca kontrol edilmiştir.
• İade belgesi orijinal faturayla ilişkilendirilmiş ve açıklama alanı doldurulmuştur.
• Stok, cari hesap, banka ve muhasebe kayıtlarının aynı tutarı gösterdiği doğrulanmıştır.

Kontrol listesi yalnızca gönderim öncesinde değil, belge gönderildikten sonra da kullanılmalıdır. Sistem yanıtı, muhasebe kaydı ve karşı tarafın cari hareketi ayrı ayrı görülmelidir.

Bir fark bulunursa yeni bir iade faturası kesmeden önce farkın teknik, ticari veya muhasebesel nedenini belirleyin. Her fark, yeni belge düzenlenmesini gerektirmeyebilir.

İşletme sahibi, depo sorumlusu ve mali müşavir aynı kontrol adımlarını kullanırsa kısmi iadeler daha kolay izlenir. Özellikle küçük işletmelerde tek dosyalı belge arşivi pratik sonuç verir.

Belge saklama yöntemi, kullanılan portal ve muhasebe programının özelliklerine göre belirlenmelidir. İade faturası, orijinal fatura, teslim kaydı ve mutabakat yazışması birlikte saklanmalıdır.

Özet: 5 maddede kısmi iade e-fatura

Kısmi iade e-fatura işlemi, kabul edilen bölümün orijinal faturada kalmasını ve geri verilen bölümün ayrı, izlenebilir bir belgeyle gösterilmesini gerektirir.

• Kısmi kabul, alıcının faturadaki veya teslimattaki kalemlerin yalnızca bir bölümünü onaylamasıdır.
• Kısmi iade, kabul edilmeyen ve fiilen geri gönderilen mal veya hizmet bölümünün belgelenmesidir.
• İade faturasında yalnızca iade edilen miktar, ilgili bedel, indirim ve KDV bilgileri yer almalıdır.
• Hatalı fatura düzeltmesi, fiziki iade olmadığı sürece otomatik olarak kısmi iade faturası anlamına gelmez.
• İade belgesi; orijinal fatura, teslim kaydı, stok hareketi, cari hesap ve muhasebe kaydıyla eşleştirilmelidir.

Belgeyi göndermeden önce tarafların miktar ve tutar mutabakatını yapması, sonradan ret ve düzeltme ihtiyacını azaltır. Emin olunmayan kod, tarih veya vergi uygulamasında güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kısmi kabul gerçekleştiğinde kabul edilen kalemleri ayrı, iade edilen kalemleri ayrı gösterin. Faturanın tamamını tersine çevirmek veya yalnızca net tahsilata bakmak doğru sonuç vermez.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur.

Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgileri için paketler ve kampanya sayfalarını inceleyebilirsiniz.