Yıl Sonu e-Fatura Kontrolleri: Muhasebe Kapanış Listesi

Yıl sonu e-fatura kontrolü, işletmenin ilgili yıl içindeki elektronik belgelerini muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırarak kapanış eksiklerini bulur. Bu işlem; gelen ve giden e-faturaları, e-arşiv faturalarını, belge durumlarını, KDV bilgilerini ve düzeltme ihtiyaçlarını birlikte inceler.

Bu liste, şirket sahipleri, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Amaç, son gün yoğunluğunu azaltmak ve kayıtlar arasındaki farkları kapanıştan önce görünür hâle getirmektir.

Kontrol yalnızca faturanın düzenlenip düzenlenmediğine bakmaz. Belge numarası, tarih, alıcı veya satıcı bilgisi, tutar, KDV, tevkifat, iade bağlantısı ve sistem durumunun da incelenmesi gerekir.

Yıl değişirken belge tarihi ile muhasebe dönemi her zaman aynı sonuca işaret etmeyebilir. Mal teslimi, hizmetin gerçekleşmesi, irsaliye tarihi ve fatura tarihi birlikte değerlendirilmelidir.

Bir belgenin portalda görünmesi, muhasebe kaydının doğru olduğu anlamına gelmez. Aynı şekilde muhasebe programındaki kayıt da belgenin başarıyla iletildiğini tek başına kanıtlamaz.

Kapanış sırasında her fark için belge numarası, açıklama, sorumlu kişi ve yapılacak işlem yazılı olarak kaydedilmelidir. Böylece eksik belge arama, düzeltme ve mali müşavir görüşü alma adımları birbirine karışmaz.

Vergi uygulamalarındaki süreler, teknik kurallar ve iptal yöntemleri değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Bu metin, kapanış kontrol yöntemi sunar; kişiye özel vergi görüşü yerine geçmez.

Yıl sonu e-fatura kontrolünde hangi belgeler listelenir?

Yıl sonu e-fatura kontrolünde, işletmenin düzenlediği ve aldığı tüm ilgili elektronik belge grupları ayrı listelenir. Listeyi yalnızca kesilmiş faturalarla sınırlamak, iade, tevkifat ve e-arşiv farklarını görünmez bırakabilir.

İlk grupta giden e-faturalar, gelen e-faturalar ve e-arşiv faturaları bulunur. İkinci grupta iade faturaları, fiyat farkı belgeleri, düzeltme amacıyla düzenlenen belgeler ve henüz sonuçlanmamış işlemler yer alır.

Tablodaki her kayıt için belge numarası, işlem tarihi ve muhasebe fiş numarası aynı dosyada tutulabilir. Bir belgenin birden fazla satır içermesi, kontrol listesindeki belge sayısını değiştirmez.

Eksik görünen bir belge için önce tarih aralığı, belge türü ve numara serisi kontrol edilmelidir. Arama filtresi yanlış seçildiğinde mevcut belge yokmuş gibi görünebilir.

Listeyi dışa aktarırken dosyanın alındığı tarih, kullanılan filtreler ve raporu hazırlayan kişi de yazılmalıdır. Bu bilgiler, daha sonra aynı sonucu yeniden üretmeyi ve farkın kaynağını açıklamayı sağlar.

Gelen ve giden e-fatura kayıtları nasıl karşılaştırılır?

Gelen ve giden e-fatura kayıtları, aynı dönem ve aynı belge alanları üzerinden satır satır karşılaştırılır. En güvenilir yöntem, portal listesini muhasebe programı, satış veya alış raporu ve gerektiğinde banka kayıtlarıyla eşleştirmektir.

Karşılaştırmaya belge numarası ve düzenlenme tarihiyle başlayın. Ardından vergi kimlik numarası veya kimlik numarası, unvan, para birimi, matrah, KDV, genel toplam ve muhasebe hesap kodunu kontrol edin.

Belgenin sistem durumunu ayrıca inceleyin. Taslak, gönderildi, iletildi, kabul edildi, reddedildi veya benzeri durumlar kullanılan sistemde farklı anlamlara gelebilir. Ekrandaki durum açıklamasını ve işlem tarihini dosyaya ekleyin.

Gelen ve giden belge sayılarının eşit olması beklenmez. İşletme satış yaptığı için daha fazla giden fatura düzenleyebilir; satın alma zamanı, iade ve dönem farkları da iki listeyi ayırabilir.

Bu nedenle sayı eşitliği yerine belge bazlı açıklama aranır. Bir gelen fatura henüz muhasebeleştirilmemiş olabilir, bir giden fatura ise iade veya düzeltme sürecinde bulunabilir.

Mutabakat, iki farklı kaydın aynı işlemi gösterip göstermediğini karşılaştırmak demektir. Her fark için belge numarası, fark tutarı, farkın nedeni ve kapanıştan önce yapılacak işlem yazılmalıdır.

Yanlış: Gelen ve giden belge adetleri farklıysa tüm kayıtları hatalı kabul etmektir. Doğru: Farkı belge türü, dönem, iade, tahsilat ve muhasebe kaydı üzerinden açıklamaktır.

E-fatura tarihleri ve muhasebe dönemi nasıl doğrulanır?

E-fatura tarihleri, belge tarihi, teslim veya hizmet tarihi ve muhasebe dönemi birlikte değerlendirilerek doğrulanır. Yıl sonu e-fatura kontrolünün en kritik noktalarından biri, işlemin yanlış döneme kaydedilmesini önlemektir.

Önce faturanın düzenlenme tarihini kaydedin. Sonra malın teslim edildiği, hizmetin tamamlandığı veya avansın alındığı tarihle karşılaştırın. Bu tarihler farklıysa işlemin hangi döneme ait olduğunu mali müşavirle değerlendirin.

Aralık ve ocak arasındaki işlemler özel dikkat gerektirir. Örneğin mal aralık sonunda teslim edilmiş, fatura ise sonraki ay düzenlenmiş olabilir. Bu durumda yalnızca fatura tarihine bakmak yerine teslim belgesi ve ilgili muhasebe kuralı incelenmelidir.

İrsaliye, sipariş, sözleşme, hizmet kabul tutanağı ve ödeme belgesi tarihleri yardımcı kanıt sağlar. Ancak bu belgelerin varlığı, vergi uygulamasındaki sonucu otomatik olarak belirlemez.

Portal veya entegrasyon ekranındaki gönderim zamanı ile fatura tarihi de farklı olabilir. Teknik gönderim zamanı, belge üzerinde yazan tarihi değiştirmez; fakat işlemin zamanında iletilip iletilmediğini anlamaya yardımcı olur.

Belge tarihi, yanlış döneme kayıt riski taşıyorsa faturayı sessizce silmek veya tarihi sonradan değiştirmek çözüm değildir. Önce belgenin durumunu, karşı tarafla iletişimi ve uygulanacak düzeltme yöntemini belirleyin.

Özellikle yıl kapanışında stok, hizmet ve KDV kayıtları birlikte incelenmelidir. Dönem ayrımı konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; tek bir tarih üzerinden kesin sonuç vermeyin.

KDV bilgileri yıl sonu e-fatura kontrolünde nasıl incelenir?

KDV kontrolü, faturadaki matrah, hesaplanan vergi ve genel toplamın muhasebe kaydıyla karşılaştırılmasıdır. Ayrıca istisna, özel matrah, indirim ve farklı vergi uygulamalarına ait alanların doğru seçilip seçilmediği incelenir.

Her faturada vergiye tabi tutarı, uygulanan KDV bilgisini ve hesaplanan tutarı ayrı ayrı kontrol edin. Fatura toplamı ile muhasebe fişi arasında yuvarlama farkı varsa farkın sistem kaynaklı mı, veri girişinden mi oluştuğunu açıklayın.

İstisna veya vergi uygulanmayan işlemlerde gerekçe, kod ve açıklama alanları önemlidir. Sadece toplam tutarın doğru görünmesi, istisna bilgisinin doğru olduğu anlamına gelmez.

KDV kayıtlarını satış ve alış raporlarıyla karşılaştırırken aynı dönem filtresini kullanın. Farklı tarih aralıkları, iptal belgeleri veya iade işlemleri karşılaştırmayı yanıltabilir.

İade faturaları, fiyat farkları ve tevkifatlı faturalar KDV mutabakatını ayrıca etkileyebilir. Bu belgeleri normal satış veya alış faturalarıyla aynı kategoriye koymak, beyan hazırlığında açıklanamayan farklar oluşturabilir.

Yanlış: Genel toplam faturadaki toplamla aynıysa KDV kaydını tamamlanmış kabul etmektir. Doğru: Matrahı, vergi tutarını, istisna veya tevkifat bilgisini ve muhasebe hesaplarını ayrı ayrı doğrulamaktır.

Bir faturada KDV kodu, oranı veya hesaplama sonucu şüpheli görünüyorsa önce kaynak işlem incelenmelidir. Uygulanacak oran ve beyan dönemi için güncel mevzuatı ve mali müşavirinizin değerlendirmesini esas alın.

Tevkifatlı faturalar yıl sonu e-fatura kontrolünde nasıl doğrulanır?

Tevkifatlı e-fatura kontrolü, işlemin tevkifat kapsamına girip girmediğini ve seçilen kodun işlemle uyumlu olup olmadığını incelemektir. Hesaplanan KDV, alıcı tarafından alıkonulan tutar ve satıcıya ödenecek net tutar birlikte değerlendirilir.

İlk olarak mal veya hizmetin niteliğini, alıcının durumunu ve sözleşmedeki uygulamayı kontrol edin. Tevkifat kodu yalnızca alışkanlıkla seçilmemeli; işlem türü, tarafların niteliği ve güncel kurallar dikkate alınmalıdır.

Faturadaki matrah, hesaplanan KDV, tevkifat tutarı ve tahsil edilecek toplam birbirinden ayrıştırılmalıdır. Muhasebe fişinde yalnızca net ödeme tutarının bulunması, tevkifat kaydının doğru kurulduğunu kanıtlamaz.

Tevkifatlı faturaları kontrol ederken [tevkifatlı e-Fatura nasıl kesilir](/blog/kdv-tevkifatli-e-fatura-nasil-kesilir-tevkifat-kodlari) başlıklı rehberdeki işlem akışından yararlanabilirsiniz. Kod ve oran konusunda güncel GİB açıklamasıyla mali müşavir görüşünü birlikte değerlendirin.

Alıcı ve satıcı kayıtları arasında tevkifat tutarı bakımından fark varsa belge numarasını, muhasebe fişini ve beyan hazırlığındaki kaydı birlikte inceleyin. Fatura toplamı doğru görünse bile yanlış kod, sonraki kayıtları etkileyebilir.

Yanlış: Karşı tarafın önerdiği tevkifat kodunu belgeyi incelemeden kullanmaktır. Doğru: İşlemin niteliğini, tarafların durumunu ve güncel kod açıklamasını kontrol ederek seçim yapmaktır.

Tevkifat hatası bulunan bir belgenin nasıl düzeltileceği, belgenin durumuna ve işlem türüne göre değişebilir. Belgeyi iptal etmeden veya yeni fatura düzenlemeden önce mali müşavirinizden ve gerektiğinde sistem sağlayıcınızdan süreç bilgisi alın.

İade ve iptal gereken e-faturalar nasıl ayrıştırılır?

İade ve iptal gereken e-faturalar, önce işlemin ticari niteliği ve belgenin sistem durumu belirlenerek ayrıştırılır. Malın geri gönderilmesi, faturadaki bilginin hatalı olması ve alıcının belgeyi kabul etmemesi aynı işlem değildir.

İade işleminde ürünün veya hizmetin neden geri döndüğü, hangi ilk faturaya bağlı olduğu ve iade miktarı kaydedilmelidir. İade belgesinin açıklamasında ilgili ilk faturaya açık referans verilmesi, muhasebe eşleştirmesini kolaylaştırır.

İptal, itiraz, ret ve iade süreçleri farklı sonuçlar doğurabilir. E-faturanın portalda görünmemesi, otomatik olarak geçersiz olduğu anlamına gelmez; belgenin durum ekranı ve işlem geçmişi incelenmelidir.

İade faturası düzenleme adımlarını karşılaştırmak için [İade Faturası Nasıl Kesilir? e-Fatura ve e-Arşivde İade Süreci](/blog/iade-faturasi-nasil-kesilir-e-fatura-ve-e-arsivde-iade-sureci) rehberine bakabilirsiniz. Uygulanacak yöntem, belge türüne ve somut işleme göre değişebilir.

Yıl sonu listesinde her iade veya iptal adayı için ilk belge numarası, karşı taraf, tarih, tutar ve mevcut durum ayrı sütunlarda tutulmalıdır. Böylece aynı işlem hem satışta hem iade kaydında iki kez sayılmaz.

İade beklenen fakat henüz belgelendirilmeyen işlemler de ayrı bir bekleyenler listesine alınmalıdır. Bu kayıt, işlemin tamamlandığı anlamına gelmez; yalnızca kapanış sonrasında takip edilmesi gereken konuyu gösterir.

Hatalı faturayı sistemden silmek yerine mevcut durumunu ve uygulanabilir düzeltme yolunu belirleyin. İptal veya itiraz süreleri ve yöntemleri güncellenebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

E-arşiv faturalar ile e-fatura kayıtları nasıl kontrol edilir?

E-arşiv kontrolü, e-arşiv faturalarının seri, sıra, tarih, tutar ve rapor durumunu satış kayıtlarıyla karşılaştırmaktır. E-fatura ve e-arşiv farklı belge akışları olsa da yıl sonu satış toplamında birlikte değerlendirilmelidir.

Önce e-arşiv fatura listesini ilgili dönem filtresiyle alın. Her kaydın belge numarası, düzenlenme tarihi, müşteri bilgisi, matrahı, KDV bilgisi ve genel toplamını satış raporuna aktarın.

Ardından sistemdeki gönderim veya raporlama durumunu kontrol edin. Bir faturanın düzenlenmiş görünmesi ile ilgili teknik raporun başarılı olması farklı kontrollerdir; kullanılan ekranın durum açıklaması dikkate alınmalıdır.

E-fatura alıcısı olan bir müşteriye yanlışlıkla e-arşiv, e-arşiv alıcısı olan bir müşteriye yanlışlıkla e-fatura düzenlenmiş olabilir. Müşterinin belge türü ve düzenleme anındaki bilgiler bu farkın nedenini araştırmak için incelenmelidir.

Aynı satışın önce e-arşiv, sonra e-fatura olarak iki kez kaydedilmediğini de kontrol edin. Özellikle manuel düzenleme ile entegrasyon ekranının birlikte kullanıldığı işletmelerde çift kayıt riski artabilir.

İnternet satışı, perakende satış, tahsilat belgesi veya farklı müşteri gruplarında ek kurallar bulunabilir. Bu nedenle tek bir kontrol şablonunu bütün satış kanallarına uygulamak yerine kanal bazında belge akışı oluşturun.

E-arşiv listesini muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırdıktan sonra eksik, mükerrer ve durum bekleyen belgeleri ayrı sekmelere ayırın. Raporların teknik saklama ve iletim kuralları için güncel GİB duyurusunu kontrol edin.

Kontör ve elektronik belge arşivi yıl sonunda nasıl kontrol edilir?

Kontör kontrolü, kullanılan elektronik belge adedi ile kalan kontör bakiyesini karşılaştırarak yeni dönem öncesindeki kullanım riskini görmektir. Bu kontrol, muhasebe doğruluğundan ayrı yürütülür; kontör bakiyesi belgenin vergi geçerliliğini göstermez.

Kontör, belirli bir elektronik belge işlemi için kullanılan hizmet birimi demektir. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle yalnızca düzenlenen faturaları saymak, gerçek tüketimi eksik gösterebilir.

Yıl sonu sayımında giden e-fatura, gelen e-fatura, e-arşiv, e-irsaliye ve diğer kullanılan e-belge türleri ayrı sütunlarda listelenmelidir. Kullanılan hizmetin kapsamına göre hangi belgelerin havuzdan düşürüldüğünü sözleşme veya panel açıklamasından doğrulayın.

Kalan bakiyeyi kontrol ederken bekleyen, hatalı, tekrar gönderilmiş veya test amaçlı belgelerin nasıl sayıldığını ayrıca inceleyin. Sistem raporu ile manuel belge sayısı arasında fark varsa işlem tarihleri ve belge türleri üzerinden ayrıştırma yapın.

Elektronik arşivde belge dosyasının açılabildiği, görüntüdeki alanların okunabildiği ve belgeye ait işlem geçmişinin erişilebilir olduğu kontrol edilmelidir. Saklama süresi ve erişim yöntemi kullanılan portalın koşullarıyla birlikte incelenmelidir.

Arşiv klasörlerinde dışa aktarılan rapor, mutabakat tablosu, düzeltme yazışması ve mali müşavir notu aynı belge numarasıyla ilişkilendirilebilir. Bu yöntem, denetim veya sonradan yapılacak muhasebe incelemesinde aramayı hızlandırır.

Kontör süresinin dolması, belgeyi muhasebe açısından otomatik olarak geçersiz kılmaz; fakat yeni belge işlemlerinin kesintiye uğramaması için dönem sonunda bakiye ve kullanım süresi kontrol edilmelidir. Güncel hizmet koşullarını ayrıca inceleyin.

Hatalı e-fatura bulunduğunda kapanıştan önce ne yapılır?

Hatalı e-fatura bulunduğunda önce hatanın türü ve belgenin sistem durumu belirlenir, ardından uygun düzeltme yolu seçilir. Belgeyi doğrudan silmek veya aynı numarayla yeniden düzenlemek güvenli bir kapanış yöntemi değildir.

Hataları teknik, ticari ve muhasebesel olarak üç gruba ayırabilirsiniz. Teknik hata gönderim veya durum problemidir; ticari hata alıcı, ürün ya da tutarla ilgilidir; muhasebesel hata ise hesap veya dönem kaydındaki uyumsuzluktur.

Her hata için belge numarası, hata açıklaması, fark tutarı, mevcut durum, karşı tarafla iletişim ve önerilen işlem yazılmalıdır. Bu kayıt, aynı belgenin farklı çalışanlar tarafından tekrar tekrar incelenmesini önler.

Belgenin düzeltilmesi gereken yöntemi anlamak için [Fatura Düzeltme Nasıl Yapılır? Hatalı e-Faturada Yol Haritası](/blog/fatura-duzeltme-nasil-yapilir-hatali-e-faturada-yol-haritasi) rehberini inceleyebilirsiniz. Somut olayda mali müşavir değerlendirmesi önceliklidir.

Yanlış: Hatalı belgeyi arşivden kaldırıp yeni belgeyi açıklama olmadan düzenlemektir. Doğru: İlk belgeyi koruyup durumunu belgelemek, uygun iptal, ret, iade veya düzeltme adımını belirlemektir.

Düzeltme tamamlandıktan sonra yeni belgenin ilk belgeyle ilişkisi muhasebe kaydında gösterilmelidir. Eski ve yeni tutarların toplam kayda nasıl yansıdığı, KDV ve stok etkileriyle birlikte kontrol edilmelidir.

Kapanışa çok az zaman kalmışsa teknik destek kaydı, karşı taraf yazışması ve mali müşavir görüşü aynı dosyada tutulmalıdır. Süre veya mevzuat konusunda emin olunmayan durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Muhasebe kapanış listesi küçük işletmede nasıl uygulanır?

Muhasebe kapanış listesi, küçük işletmede sorumlu kişi ve tamamlanma tarihi belirlenmiş kısa kontrol adımlarından oluşmalıdır. Liste, belgeyi yalnızca incelemekle kalmamalı; farkın kim tarafından ve ne zaman çözüleceğini de göstermelidir.

Örneğin küçük bir eczane, aralık satışlarını kapatırken e-fatura, e-arşiv, iade ve tedarikçi faturalarını birlikte kontrol edebilir. Eczane sahibi satış raporunu alır, muhasebe çalışanı gelen faturaları eşleştirir, mali müşavir ise dönem ve KDV farklarını değerlendirir.

Bu senaryoda üç farklı dosya açmak yerine gelen belgeler, giden belgeler ve bekleyen düzeltmeler için tek bir ana tablo kullanılabilir. Her satırda belge numarası, tarih, karşı taraf, tutar, durum ve sorumlu kişi bulunmalıdır.

1. İlgili yılın gelen ve giden e-fatura listelerini aynı tarih aralığıyla dışa aktarın.
2. E-arşiv faturalarını satış raporu ve tahsilat kayıtlarıyla belge numarası üzerinden karşılaştırın.
3. Belge tarihini teslim, hizmet, irsaliye ve muhasebe dönemi bilgileriyle birlikte değerlendirin.
4. Matrah, KDV, tevkifat, istisna ve genel toplam alanlarını muhasebe fişleriyle eşleştirin.
5. İade, iptal, ret ve düzeltme bekleyen belgeleri ilk faturalarıyla ilişkilendirin.
6. Eksik veya mükerrer kayıtlar için sorumlu kişi, son işlem tarihi ve açıklama yazın.
7. Sonuç tablosunu mali müşavire gönderip kapanış onayını ve açık konuları kaydedin.

Kapanış öncesi onay listesi

• Gelen ve giden belge listeleri aynı dönem filtresiyle dışa aktarılmıştır.
• E-arşiv faturaları satış raporu ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmıştır.
• KDV, tevkifat, istisna ve toplam tutar farkları açıklanmıştır.
• İade, iptal, ret ve düzeltme bekleyen belgeler ayrı listelenmiştir.
• Kontör bakiyesi, elektronik arşiv erişimi ve belge saklama durumu kontrol edilmiştir.
• Açık kalan maddeler sorumlu kişi ve son işlem tarihiyle kaydedilmiştir.

Bu listenin tamamı her işletmede aynı sürede bitmez. Belge hacmi yüksek işletmelerde süreç belge türü, şube, satış kanalı veya muhasebe hesabına göre bölünmelidir.

Tek kişiyle çalışan küçük bir işletmede bile kontrolün sonunda tarih ve imza veya elektronik onay bulunmalıdır. Böylece kapanışın hangi verilere göre yapıldığı, sonraki düzeltmelerde yeniden görülebilir.

Yıl sonu e-fatura kontrolünde hangi kanıtlar saklanır?

Yıl sonu e-fatura kontrolünde saklanacak kanıtlar, yapılan karşılaştırmanın nasıl sonuçlandığını gösterecek rapor ve belge setinden oluşur. Sadece son Excel dosyasını saklamak, farkların hangi kaynaklardan çıkarıldığını kanıtlamaya yetmez.

Öncelikle portal veya entegrasyon ekranından alınan gelen-giden belge raporlarını saklayın. Raporun tarih aralığı, belge türü, alınma zamanı ve kullanılan filtreleri dosya adında veya açıklamasında belirtin.

Muhasebe programından alınan satış, alış, KDV ve iade raporları aynı dönem bilgisiyle arşivlenmelidir. Portal raporuyla muhasebe raporunun farklı tarihlerde alınması, sonradan oluşan belge değişikliklerini açıklamak için ayrıca not edilmelidir.

Hatalı veya bekleyen belgeler için karşı taraf yazışmaları, teknik destek kayıtları, iade talebi, teslim belgesi ve mali müşavir görüşü gibi yardımcı kanıtlar tutulabilir. Her ek dosya ilgili belge numarasıyla adlandırılmalıdır.

Arşivdeki dosyanın açılabilirliği belirli aralıklarla test edilmelidir. Dosyanın yalnızca bilgisayarda bulunması yeterli değildir; yetkili kişilerin gerektiğinde belgeyi okuyabilmesi ve işlem geçmişini anlayabilmesi gerekir.

Güvenli saklama yöntemi seçilirken erişim yetkisi, yedekleme, dosya bütünlüğü ve saklama politikası incelenmelidir. Kişisel veriler içeren faturalar, herkesin erişebildiği ortak klasörlerde kontrolsüz bırakılmamalıdır.

Uzman notu: Kapanış dosyasında yalnızca hataları değil, hatasız bulunan ana raporları da saklayın. Daha sonra yapılacak incelemede hangi kapsamın kontrol edildiği ancak bu şekilde anlaşılır.

Belge saklama süresi ve teknik arşiv gereklilikleri için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. İşletmenizin kullandığı portalın saklama koşullarını da sözleşme ve hizmet açıklamasından doğrulayın.

Özet: 5 maddede yıl sonu e-fatura kontrolü

Yıl sonu e-fatura kontrolü, beş temel adımda belge kapsamını, dönem doğruluğunu, vergi alanlarını, düzeltmeleri ve kanıt dosyasını birlikte yönetir. Aşağıdaki özet, muhasebe kapanış listesine doğrudan aktarılabilir.

• Belge kapsamını tamamlayın: Gelen ve giden e-faturaları, e-arşiv faturalarını, iade ve düzeltme belgelerini aynı dönem ölçütleriyle listeleyin. Belge numarası, tarih, karşı taraf, tutar ve sistem durumunu her satıra ekleyin.
• Dönemi doğrulayın: Fatura tarihini teslim, hizmet, irsaliye ve muhasebe dönemi bilgileriyle karşılaştırın. Aralık ve ocak arasındaki işlemlerde yalnızca fatura tarihine dayanmayın; güncel kuralları mali müşavirinizle değerlendirin.
• Vergi alanlarını inceleyin: Matrah, KDV, istisna, tevkifat, genel toplam ve muhasebe hesaplarını birlikte kontrol edin. Tevkifatlı işlemlerde kodun ve alıkonulan tutarın işlemle uyumunu ayrıca doğrulayın.
• Düzeltmeleri ilişkilendirin: İade, iptal, ret veya hatalı belge adaylarını ilk faturalarıyla eşleştirin. Hiçbir belgeyi açıklamasız silmeyin; mevcut durumunu, yapılacak işlemi ve sorumlu kişiyi kaydedin.
• Kanıt dosyasını kapatın: Portal raporlarını, muhasebe listelerini, fark tablosunu, yazışmaları, destek kayıtlarını ve mali müşavir notlarını saklayın. Kontör bakiyesi ile arşiv erişimini de kapanışın ayrı bir maddesi olarak kontrol edin.

Bu beş madde tamamlandığında her belge için işlem yapılmış olması gerekmez. Bekleyen konuların sorumlusu, son tarihi ve gerekçesi yazılıysa kapanış sonrasında kontrollü takip yapılabilir.

İhtiyacını karşılaştırmak isteyen işletmeler, efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir; ücretsiz e-fatura portalı, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama sunar. Seçilen kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paketlerde 12-18 ay kullanım süresi bulunur.