Tevkifatlı e-Fatura Nasıl Kesilir? KDV Tevkifat Kodları

Tevkifatlı e-Fatura, hesaplanan KDV’nin kanunda belirtilen bölümünü alıcının vergi sorumlusu olarak üstlendiği faturadır. Satıcı, alıcının beyan edeceği KDV kısmını ayrıca gösterir.

Bu rehber, fatura düzenleyen işletmeler, muhasebe ekipleri ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Tevkifat şartlarını, kod seçimini, hesaplamayı, portal adımlarını ve düzeltme sürecini birlikte açıklar.

Tevkifatlı e-Fatura nedir ve kim düzenler?

Tevkifatlı e-Fatura, KDV’nin tamamının satıcıya ödenmediği ve bir bölümünün alıcı tarafından beyan edildiği elektronik faturadır. Uygulama, yalnızca mevzuatta belirtilen işlem ve alıcı koşulları oluştuğunda kullanılır.

Satıcı, gerçek mal veya hizmet bedelini faturada gösterir. Hesaplanan KDV’yi ayrıca belirtir. Tevkifat edilen KDV tutarı, satıcının tahsil edeceği tutardan düşer. Satıcı, kalan KDV’yi kendi beyannamesinde dikkate alır.

Alıcı, tevkifat edilen bölümü sorumlu sıfatıyla beyan eder. Bu nedenle alıcının vergi statüsü, işlemin niteliği kadar önemlidir. Aynı hizmet, farklı alıcı gruplarında farklı tevkifat sonuçları doğurabilir.

Tevkifatlı fatura için ayrı bir e-Fatura belge türü bulunmaz. Fatura, işlemin niteliğine göre SATIS veya IADE gibi uygun fatura tipiyle düzenlenir. Tevkifat bilgisi, KDV ve vergi toplamı alanlarında ayrıca tanımlanır.

Tevkifat uygulaması e-Fatura kullanılıyor diye kendiliğinden başlamaz. E-Fatura, yalnızca belgenin elektronik iletim yöntemidir. Tevkifat kararı, işlemin konusu, tarafların niteliği ve güncel KDV kuralları birlikte incelenerek verilir.

Alıcının ödeme yapacağı tutar ile faturanın vergiler dahil toplamı farklı olabilir. Bunun sebebi, alıcının tevkif edilen KDV’yi satıcı yerine vergi idaresine beyan etmesidir. Bu fark, fatura önizlemesinde açıkça kontrol edilmelidir.

Belgenin teknik gönderim adımlarını ayrıca e-Fatura ürün sayfasındaki süreç açıklamalarıyla karşılaştırabilirsiniz. Ancak mevzuat yorumu için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Tevkifatlı e-Fatura kesmeden önce hangi şartlar kontrol edilir?

Tevkifatlı e-Fatura kesmeden önce işlem konusu, alıcının statüsü ve güncel tevkifat şartı birlikte kontrol edilir. Bu üç unsurdan biri oluşmuyorsa, yalnızca alıcının talebiyle tevkifat uygulanmaz.

İlk olarak mal veya hizmetin gerçek niteliği belirlenir. Yapım, bakım, danışmanlık, temizlik, işgücü, baskı veya taşımacılık gibi açıklamalar aynı hukuki sonucu doğurmaz. Sözleşme ve teslim belgeleri de bu tanımla uyumlu olmalıdır.

İkinci olarak alıcının belirlenmiş alıcı kapsamında bulunup bulunmadığı incelenir. Kamu idaresi, belirli kurumlar veya özel statüdeki alıcılar için kurallar farklılaşabilir. Alıcının yalnızca şirket olması, tek başına yeterli kanıt değildir.

Üçüncü kontrol, satıcının KDV mükellefiyeti ve işlemin KDV’ye tabi olup olmadığıdır. İstisna, indirim, farklı oran veya özel belge durumu varsa tevkifat hesabı değişebilir. Bu nedenle önce vergi niteliği belirlenmelidir.

• İşlemin gerçek konusu, sözleşme ve teslim belgesiyle aynı şekilde tanımlanmıştır.
• Satıcı ve alıcının KDV mükellefiyeti ile alıcı statüsü kontrol edilmiştir.
• Güncel mevzuatta ilgili işlem için tevkifat uygulanıp uygulanmadığı doğrulanmıştır.
• KDV oranı, matrah, tevkifat oranı ve kodu birlikte eşleştirilmiştir.
• Faturadaki KDV, tevkifat ve ödenecek tutar hesaplamaları yeniden yapılmıştır.
• Alıcının VKN veya TCKN bilgisi, posta kutusu ve fatura senaryosu doğrulanmıştır.

İşlem tarihi de ayrıca dikkate alınmalıdır. Tevkifat oranları, kapsamı ve kod açıklamaları mevzuat değişiklikleriyle güncellenebilir. Emin olmadığınız durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Tevkifat kodu nasıl seçilir ve KDV tevkifat kodları nelerdir?

Tevkifat kodu, faturadaki mal veya hizmetin hangi KDV tevkifat grubuna girdiğini gösterir. Kod, müşterinin istediği seçeneğe göre değil, işlemin gerçek konusu ve güncel GİB listesi esas alınarak seçilir.

Portal ekranlarında kod açıklamaları kısaltılmış veya farklı sırada görünebilir. Bu nedenle yalnızca kod numarasına bakmayın. Kodun tam açıklamasını, sözleşmedeki hizmeti ve alıcı koşulunu birlikte karşılaştırın.

Tablodaki kodlar sık karşılaşılan örneklerdir ve tam güncel listenin yerine geçmez. GİB listesinde işlem grupları, açıklamalar veya oran alanları güncellenebilir. Portalda görünen güncel kod açıklaması esas alınmalıdır.

Kod seçimi ile tevkifat oranı aynı işlem değildir. Önce işlem grubu belirlenir, sonra o işlem ve alıcı için geçerli oran kontrol edilir. Bazı işlemlerde alıcının statüsü, uygulanacak oranı veya tevkifat zorunluluğunu etkileyebilir.

Örneğin bakım ve onarım hizmeti için 603 kodu düşünülüyorsa, faturadaki işin gerçekten makine, teçhizat, demirbaş veya taşıt bakımına ilişkin olması gerekir. Sadece açıklamaya bakım yazılması, kod seçimini haklı çıkarmaz.

Kod konusunda tereddüt varsa iki farklı işlem grubunu rastgele denemeyin. Sözleşme, sipariş, teslim tutanağı ve alıcı bilgilerini mali müşavirinize iletin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

KDV tevkifatı hangi tutar üzerinden hesaplanır?

KDV tevkifatı, kural olarak KDV matrahı üzerinden değil, hesaplanan KDV tutarı üzerinden hesaplanır. Önce indirim ve diğer matrah unsurları dikkate alınır, ardından KDV bulunur ve tevkifat uygulanır.

Temel formül şöyledir: Tevkifat tutarı = hesaplanan KDV × tevkifat oranı. Satıcıya ödenecek tutar ise vergiler dahil toplamdan tevkifat tutarının çıkarılmasıyla bulunur.

Örnek olarak hizmet bedelinin 10.000 TL ve varsayımsal KDV oranının yüzde 20 olduğunu düşünelim. Hesaplanan KDV 2.000 TL olur. Varsayımsal 5 bölü 10 tevkifat oranında tutulacak KDV 1.000 TL’dir.

Bu örnekte faturanın vergiler dahil toplamı 12.000 TL’dir. Satıcıya ödenecek tutar 11.000 TL olur. Alıcı, kalan 1.000 TL’yi satıcıya değil, sorumlu sıfatıyla beyan edeceği vergi tutarı olarak dikkate alır.

Tevkifat tutarını 10.000 TL’lik hizmet bedeli üzerinden hesaplamak yanlıştır. Böyle bir işlem, KDV’nin değil matrahın bölünmesine yol açar. Fatura toplamı ve satıcıya ödenecek tutar da bu nedenle hatalı görünür.

İndirim varsa indirim önce matrahı etkiler. Bir faturada farklı KDV oranlarına tabi satırlar bulunuyorsa, her satır veya vergi grubu ayrı hesaplanmalıdır. Tek bir toplam oran kullanmak her zaman doğru sonuç vermez.

Yuvarlama da önemlidir. Kuruş farkları, satır toplamları ile fatura toplamının farklılaşmasına neden olabilir. Kullanılan yazılımın hesaplama yöntemini ve önizlemedeki KDV, tevkifat, toplam alanlarını gönderimden önce kontrol edin.

Tevkifatlı e-Fatura hesaplama örneği küçük işletmede nasıl yapılır?

Tevkifatlı e-Fatura hesaplama, küçük işletmede önce hizmetin kapsamını ve alıcının tevkifat şartını doğrulayarak yapılır. Aşağıdaki market örneği, yöntemi göstermek içindir ve gerçek işlem için mevzuat kontrolü gerekir.

Bir mahalle marketi, işyerinin düzenli temizliği için hizmet alıyor olsun. Marketin belirlenmiş alıcı sayılıp sayılmadığı ve hizmetin ilgili tevkifat grubuna girip girmediği önce incelenir. Market olmak, tek başına tevkifat şartı oluşturmaz.

Şartların oluştuğunu varsayalım. Hizmet bedeli 10.000 TL, örnek KDV oranı yüzde 20 ve örnek tevkifat oranı 7 bölü 10 olsun. Hesaplanan KDV 2.000 TL, tevkifat tutarı ise 1.400 TL olur.

Faturanın vergiler dahil toplamı 12.000 TL kalır. Satıcının marketten tahsil edeceği tutar 10.600 TL olur. Market, 1.400 TL’lik tevkifat bölümünü satıcıya ödemeyerek sorumlu sıfatıyla beyan sürecine alır.

Yanlış: Temizlik hizmeti görüldüğünde her market müşterisine otomatik olarak tevkifat uygulanır. Doğru: Hizmet grubu, alıcının statüsü, güncel oran ve kod birlikte doğrulanır; şart yoksa satıcı KDV’nin tamamını tahsil eder.

Marketin aldığı hizmet yalnızca temizlik malzemesi satışı olsaydı sonuç değişebilirdi. Mal teslimi ile hizmet ifasını ayırmak gerekir. Faturadaki satırlar, sipariş formu ve sözleşme aynı ekonomik işlemi göstermelidir.

Bu senaryoda amaç, oranı ezberletmek değildir. Uygulamadaki oranlar işlem grubuna ve mevzuata göre değişebilir. Gerçek faturada güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

GİB portalında tevkifatlı e-Fatura nasıl kesilir?

GİB veya kullandığınız e-Fatura portalında tevkifatlı e-Fatura, yeni fatura ekranında KDV ve tevkifat alanları doldurularak kesilir. Ekran adları değişebilir, fakat işlem sırası genel olarak aynıdır.

Önce alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını ve VKN veya TCKN bilgisini doğrulayın. Alıcının posta kutusu yanlışsa belge gönderilemez veya yanlış hesaba yönlenebilir. Bu kontrol, tutar hesaplamasından önce yapılmalıdır.

1. Yeni fatura ekranını açın ve alıcı bilgilerini VKN veya TCKN ile doğrulayın.
2. İşleme uygun fatura tipini seçin ve satış veya iade durumunu kontrol edin.
3. Mal veya hizmet satırlarını miktar, birim fiyat, indirim ve açıklamayla ekleyin.
4. Her satır için doğru KDV oranını ve vergilendirilecek matrahı tanımlayın.
5. Tevkifat alanını açıp güncel kodu ve geçerli tevkifat oranını seçin.
6. Hesaplanan KDV, tevkifat, toplam ve ödenecek tutarı önizlemede karşılaştırın.
7. Belgeyi imzalayın, gönderin ve gönderim durumunu sistemden takip edin.

Fatura tipi alanında ayrı bir tevkifat belge türü aramayın. İşlem satışsa SATIS, iade ise uygun IADE tipi kullanılır. Tevkifat, fatura tipinden ayrı olarak vergi detaylarında gösterilir.

Gönderimden sonra yalnızca PDF görünümüne güvenmeyin. Belgenin sistem durumunu, alıcı posta kutusunu ve XML doğrulama sonucunu kontrol edin. Teknik ret varsa hata açıklamasını düzeltmeden aynı belgeyi tekrar göndermeyin.

Portal kullanımıyla ilgili ekran farklılıkları için sık sorulan sorular sayfasını inceleyebilirsiniz. Güncel ekran adları, entegratör veya portal sürümüne göre değişebilir.

Entegrasyon programında tevkifatlı e-Fatura alanları nasıl doldurulur?

Entegrasyon programında tevkifatlı e-Fatura, UBL-TR yapısındaki vergi ve toplam alanları doğru eşleştirilerek oluşturulur. Tevkifat bilgisini yalnızca açıklama notuna yazmak, elektronik belge açısından yeterli değildir.

İlk eşleştirme fatura satırlarında yapılır. Satırın miktarı, birim fiyatı, indirim tutarı, KDV matrahı ve KDV oranı ayrı alanlarda taşınmalıdır. Satır açıklaması, teknik vergi alanlarının yerine geçmez.

Vergi toplamında hesaplanan KDV için ilgili TaxSubtotal yapısı oluşturulur. KDV matrahı ve KDV tutarı, faturadaki satırların toplamıyla uyumlu olmalıdır. Farklı KDV oranları varsa vergi alt toplamları ayrıştırılmalıdır.

Tevkifat bölümü için entegrasyonun WithholdingTaxTotal ve ilişkili TaxSubtotal alanlarını doğru üretmesi gerekir. Tevkifat kodu, oranı ve tutarı aynı işlemle ilişkilendirilmelidir. Alan isimleri yazılıma göre farklı bir kullanıcı arayüzüyle gösterilebilir.

LegalMonetaryTotal içindeki vergiler hariç toplam, vergiler dahil toplam ve PayableAmount değerleri birbirini tutmalıdır. PayableAmount, satıcının tahsil edeceği net tutarı göstermelidir. Tevkifat tutarının burada düşülmemesi, alıcı ödeme tutarını yanlış gösterir.

Bir entegrasyon hatası aldığınızda önce XML içindeki tutarları kontrol edin. Kod doğru olsa bile KDV alt toplamı veya PayableAmount yanlışsa belge reddedilebilir. Hata mesajını saklayın ve yazılım sağlayıcınıza teknik örnekle iletin.

Üretim öncesi testte aynı faturanın portal görünümünü ve alıcı sistemindeki görünümünü karşılaştırın. XML alanlarıyla PDF çıktısı farklıysa gönderimden önce düzeltin. Teknik doğrulama sorularında SSS sayfasındaki açıklamalar da yardımcı olabilir.

Tevkifatlı e-Fatura üzerinde hangi bilgiler bulunur?

Tevkifatlı e-Fatura üzerinde taraf bilgileri, işlem satırları, KDV matrahı, hesaplanan KDV, tevkifat bilgisi, vergiler dahil toplam ve ödenecek tutar bulunmalıdır. Bu alanlar hem görüntüde hem elektronik veri yapısında tutarlı olmalıdır.

Satıcı bilgileri unvan, adres, vergi kimlik numarası ve belge numarasıyla gösterilir. Alıcının unvanı, adresi ve VKN veya TCKN bilgisi de doğru yazılmalıdır. E-Fatura gönderiminde posta kutusu bilgisi ayrıca önem taşır.

Satır açıklaması, hizmetin veya malın gerçek niteliğini anlatmalıdır. Örneğin makine bakım hizmeti ile makine satışı aynı ifadeyle yazılmamalıdır. Kod seçimi, bu açıklama ve destekleyici sözleşmeyle çelişmemelidir.

KDV matrahı ve KDV tutarı, tevkifat öncesi hesaplamayı gösterir. Tevkifat tutarı, bu KDV’nin alıcı tarafından beyan edilecek kısmıdır. Ödenecek tutar ise satıcının tahsil edeceği, tevkifat düşülmüş net tutardır.

Belgenin açıklama veya not alanında tevkifat kodu ve uygulama açıklaması destekleyici biçimde yer alabilir. Ancak yalnızca not yazmak, yapılandırılmış tevkifat alanlarını doldurma zorunluluğunu ortadan kaldırmaz.

Fatura görüntüsünde toplam 12.000 TL, ödenecek 11.000 TL gibi farklı değerler görülebilir. Bu farkın yanında tevkifat tutarı açıkça görünmelidir. Alıcı muhasebesi, ödeme talimatını ödenecek tutara göre düzenlemelidir.

Belgeyi göndermeden önce PDF ile XML verisini karşılaştırın. Özellikle kod, oran, tevkifat tutarı ve PayableAmount alanlarını kontrol edin. Muhasebe yazılımına aktarılan kayıt, faturadaki elektronik verilerle aynı sonucu vermelidir.

Tevkifatlı e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark nedir?

Tevkifatlı e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki temel fark, KDV tevkifatının kendisi değil, belgenin alıcıya hangi elektronik kanaldan iletildiğidir. Tevkifat şartları oluşuyorsa kanal değişse bile hesaplama mantığı korunur.

Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa belge, kural olarak e-Fatura uygulaması üzerinden alıcının posta kutusuna gönderilir. Alıcının kullanıcı durumu ve gönderim adresi düzenleme öncesinde doğrulanmalıdır. Yanlış kanal seçimi belge akışını bozabilir.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse, işlemin e-Arşiv fatura kapsamında değerlendirilip değerlendirilmeyeceği incelenir. E-Arşivde alıcı posta kutusu yerine ilgili teslim ve raporlama kuralları uygulanır.

Tevkifatlı e-Arşiv fatura düzenlenebilmesi, otomatik olarak her e-Arşiv işleminde tevkifat uygulanacağı anlamına gelmez. İşlem konusu, alıcı niteliği ve güncel mevzuat yine kontrol edilir.

E-Fatura ve e-Arşivde matrah, KDV, tevkifat, toplam ve ödenecek tutar aynı hesaplama mantığıyla incelenir. Ancak iptal, teslim, raporlama ve alıcıya ulaşma süreçleri belge kanalına göre farklılaşabilir.

Satıcı, tevkifat uygulanması gereken bir işlemi e-Arşiv düzenleyerek tevkifattan çıkaramaz. Aynı şekilde alıcı e-Fatura kullanıcısıysa, yalnızca sistemde daha kolay göründüğü için e-Arşiv seçmek doğru olmaz.

Kanal seçimi ve belge saklama ayrıntıları için e-Arşiv fatura açıklamalarını inceleyin. Güncel e-Fatura ve e-Arşiv kurallarını, özellikle alıcı statüsü değiştiğinde, mali müşavirinizle teyit edin.

Tevkifatlı e-Faturada en sık yapılan hatalar nelerdir?

Tevkifatlı e-Faturada en sık yapılan hatalar, yanlış kod seçmek, tevkifatı matrah üzerinden hesaplamak ve alıcının statüsünü kontrol etmemektir. Bu hatalar, faturanın tutarlarını ve muhasebe kayıtlarını birlikte etkiler.

İlk hata, hizmet adını okuyup kodu doğrudan seçmektir. Örneğin bakım kelimesi, her durumda 603 kodu anlamına gelmez. Mal teslimi, parça satışı ve bakım hizmeti ayrı ayrı değerlendirilmelidir.

İkinci hata, hesaplanan KDV yerine matrahı bölmektir. Tevkifat, 10.000 TL hizmet bedelinin belirli kısmı değildir. Hesaplanan KDV’nin geçerli oranla çarpılması sonucu bulunan tutardır.

Üçüncü hata, müşterinin her talebini mevzuat şartı kabul etmektir. Alıcı belirlenmiş alıcı kapsamında değilse veya işlem tevkifat grubuna girmiyorsa, tevkifat uygulaması yanlış olur.

Yanlış: Tevkifat oranı değiştiğinde yalnızca ödenecek tutar değiştirilir. Doğru: Kod, oran, tevkifat tutarı, vergiler dahil toplam ve PayableAmount birlikte yeniden hesaplanır.

Dördüncü hata, tevkifat bilgisini yalnızca fatura notuna yazmaktır. Elektronik belgenin vergi alanları doldurulmalı, not alanı ise açıklamayı desteklemelidir. XML doğrulaması yapılmadan belge gönderilmemelidir.

Son hata, gönderim durumunu kontrol etmemektir. Teknik ret, alıcı posta kutusu sorunu veya tutar uyumsuzluğu fark edilmezse muhasebe kaydı gecikebilir. Her gönderim sonrasında belge durumunu ve alıcıya ulaşmasını kontrol edin.

Tevkifatlı e-Fatura nasıl kontrol edilir, iptal veya düzeltme nasıl yapılır?

Tevkifatlı e-Fatura, gönderim öncesinde hesaplama ve XML alanlarıyla; gönderim sonrasında ise sistem durumu ve alıcı süreciyle kontrol edilir. İptal veya düzeltme yöntemi, belgenin senaryosuna ve hatanın niteliğine göre belirlenir.

Taslak aşamasındaki faturada alıcı, satır, KDV, kod, oran ve tutar doğrudan düzenlenebilir. Gönderimden önce önizleme ile elektronik veri karşılaştırılmalıdır. Taslağı silmek veya yeniden oluşturmak, gönderilmiş belgeyi iptal etmek anlamına gelmez.

Gönderilmiş belgede önce durum kodunu inceleyin. Teknik olarak reddedilen belge, ret nedenindeki alan düzeltilerek yeniden hazırlanabilir. Alıcıya ulaşmış veya kabul edilmiş bir belge ise tek taraflı silinemez.

Fatura senaryosu da önemlidir. Ticari fatura senaryosunda alıcının kabul veya ret süreci bulunabilir. Temel fatura senaryosunda süreç farklı işler. İptal ve itiraz için geçerli süreleri güncel GİB kılavuzundan kontrol edin.

Hata tutar veya tevkifat kodundaysa, uygun iptal, iade, fiyat farkı veya yeni fatura süreci değerlendirilir. Hangi belgenin düzenleneceği, malın iade edilip edilmediğine ve muhasebe kaydının durumuna bağlıdır.

Fatura beyan dönemine veya muhasebe kayıtlarına girdiyse, yalnızca portalda işlem yapmak yeterli olmayabilir. Satıcı ve alıcı kayıtları birlikte incelenmelidir. Bu noktada mali müşavirinizin yönlendirmesi olmadan düzeltme yapmayın.

Alıcıyla bakiye ve belge eşleştirmesi için e-Mutabakat süreçlerini de kullanabilirsiniz. Uyuşmazlığı kayıt altına almak, iptal veya düzeltme kararını belgelemek açısından önemlidir.

Tevkifatlı e-Fatura göndermeden önce hangi kontrol listesi uygulanır?

Tevkifatlı e-Fatura göndermeden önce kontrol listesi kullanmak, kod ve tutar hatalarını azaltır. Kontrol, yalnızca faturanın PDF görünümünü değil, alıcı bilgilerini, vergi alanlarını ve elektronik gönderim durumunu kapsamalıdır.

Önce fatura üzerindeki ticari bilgiler kontrol edilir. Tarih, numara, alıcı kimliği, satıcı bilgisi ve satır açıklaması sipariş veya sözleşmeyle karşılaştırılır. Bu bilgilerden biri hatalıysa vergi hesaplaması doğru olsa bile belge sorunlu olur.

• Alıcının e-Fatura kullanıcısı olduğu ve doğru posta kutusunun seçildiği doğrulanmıştır.
• Fatura tipi, işlemdeki satış veya iade durumuyla uyumludur.
• Mal veya hizmet satırlarında miktar, birim fiyat, indirim ve açıklama kontrol edilmiştir.
• KDV matrahı ve KDV tutarı, satır hesaplarıyla yeniden karşılaştırılmıştır.
• Tevkifat kodu, işlem konusu ve alıcının vergi statüsüyle eşleştirilmiştir.
• Tevkifat oranı güncel mevzuat veya mali müşavir bilgisiyle doğrulanmıştır.
• Vergiler dahil toplam, tevkifat tutarı ve ödenecek tutar birbirini tamamlamaktadır.
• Belge imzalandıktan sonra gönderim sonucu ve alıcı sistem durumu takip edilecektir.

Kontrol listesi tamamlandığında belgeyi imzalayın ve gönderin. Gönderimden sonra sistemin verdiği belge numarasını ve durum bilgisini saklayın. Alıcıya ulaştığı doğrulanmadan faturayı tamamlanmış kabul etmeyin.

Bu kontrol, her işlemde aynı sonucu üretmez. İstisna, iade, farklı KDV oranı, özel alıcı statüsü veya geçmiş dönem düzeltmesi varsa ek inceleme gerekir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Tevkifatlı e-Fatura muhasebe kaydıyla nasıl eşleştirilir?

Tevkifatlı e-Fatura muhasebe kaydıyla eşleştirilirken satıcıya ödenecek tutar ile sorumlu sıfatıyla beyan edilecek KDV ayrı izlenir. Fatura toplamının tamamını satıcı borcu olarak kaydetmek, tevkifat tutarını yanlış sınıflandırabilir.

Satıcı açısından kayıt, hizmet veya mal bedeliyle hesaplanan KDV’yi gösterir. Tahsil edilecek KDV, tevkifat bölümü kadar azalır. Tevkif edilen KDV’nin hangi hesapta izleneceği, işletmenin muhasebe planı ve mali müşavir uygulamasına göre belirlenir.

Alıcı açısından mal veya hizmet bedeli, indirilecek KDV ve sorumlu sıfatıyla beyan edilecek tevkifat tutarı ayrı değerlendirilir. Alıcının kendi vergi beyannamesindeki indirim ve beyan koşulları ayrıca kontrol edilmelidir.

Örneğin 12.000 TL vergiler dahil toplamı ve 1.000 TL tevkifatı bulunan bir faturada satıcı borcu 11.000 TL olabilir. 1.000 TL ise satıcıya yapılacak ödeme değil, ilgili beyan sürecinde izlenecek tutardır.

Muhasebe programı faturayı içeri alırken KDV oranı, tevkifat kodu ve tutarı doğru okuyabilmelidir. PDF’den elle kayıt yapmak, özellikle çok satırlı veya farklı oranlı faturalar için ek hata riski oluşturur.

Ay sonu mutabakatında fatura toplamı, satıcı cari hesabı ve vergi kayıtları birlikte karşılaştırılmalıdır. Cari bakiye ile fatura toplamı arasında fark varsa, farkın tevkifat kaynaklı olup olmadığı açıklanmalıdır.

Muhasebe kaydı uygulamaları işletmenin hesap planına göre değişebileceği için örnek tutarları doğrudan hesap kodu olarak kullanmayın. Kendi kayıt düzeninizi mali müşavirinizle belirleyin ve güncel beyan kurallarını kontrol edin.

Tevkifatlı e-Fatura ile ödeme tutarı neden farklı görünür?

Tevkifatlı e-Faturada vergiler dahil toplam ile ödenecek tutarın farklı görünmesinin nedeni, KDV’nin bir bölümünün alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla beyan edilmesidir. Bu fark, fatura hatası değilse açıkça gösterilmelidir.

Faturanın vergiler dahil toplamı, matrah ile hesaplanan KDV’nin toplamını ifade eder. Tevkifat tutarı bu toplamdan düşülerek satıcıya ödenecek net tutar bulunur. Alıcının vergi sorumluluğu, satıcıya yapılacak ödemeden ayrılır.

Örneğin 20.000 TL matrah ve 4.000 TL hesaplanan KDV bulunan bir işlemde toplam 24.000 TL olur. Varsayımsal 5 bölü 10 tevkifat, 2.000 TL’dir. Satıcıya ödeme 22.000 TL olarak görünür.

Ödeme emrinde 22.000 TL, muhasebe kaydında 24.000 TL fatura toplamı bulunabilir. Aradaki 2.000 TL’nin tevkifat olduğu açıklanmazsa, satıcı eksik ödeme yapıldığını veya alıcı borç bıraktığını düşünebilir.

Fatura ekranındaki alan adları yazılıma göre değişir. Vergiler dahil toplam, tevkifat tutarı ve ödenecek tutarın hangi alanda gösterildiğini portal yardımından kontrol edin. Banka ödeme talimatını net ödenecek tutara göre oluşturun.

Farkın tevkifattan kaynaklanıp kaynaklanmadığını anlamak için fatura satırlarını ve vergi alt toplamlarını inceleyin. İndirim, kur farkı, yuvarlama veya iade gibi başka bir unsur varsa, farkın sebebi farklı olabilir.

Bu ayrımı alıcıya açıklamak için faturanın not alanına kısa bir açıklama eklenebilir. Ancak açıklama, elektronik vergi alanlarının ve muhasebe kaydının yerini tutmaz. Her iki taraf aynı hesaplamayı kullanmalıdır.

Tevkifatlı e-Fatura düzenlerken hangi mevzuat kaynakları izlenir?

Tevkifatlı e-Fatura düzenlerken KDV mevzuatı, GİB duyuruları, güncel uygulama kılavuzları ve kullanılan entegrasyonun teknik kuralları birlikte izlenir. Tek bir eski tabloya dayanarak kod veya oran seçmek güvenli değildir.

Önce işlemin KDV tevkifat kapsamındaki hizmet veya teslim tanımına uyup uymadığı incelenir. Ardından alıcı grubuna ilişkin şartlar kontrol edilir. Son aşamada fatura formatındaki güncel kod ve oran alanları doğrulanır.

Mevzuat değişikliklerinde işlem grubu aynı kalsa bile oran, alıcı kapsamı veya teknik kod listesi değişebilir. Bu nedenle şirket içi Excel dosyalarını ve eski fatura şablonlarını otomatik olarak güncel kabul etmeyin.

GİB duyurularında elektronik belge uygulamalarına ilişkin teknik güncellemeler de yayımlanabilir. Portalınızın güncel sürümünü kullanmak, tek başına mevzuat kontrolü anlamına gelmez. Vergi değerlendirmesi ayrıca yapılmalıdır.

Bir işlem için farklı yorumlar varsa sözleşme, hizmetin fiili içeriği, alıcı bilgileri ve fatura tarihini mali müşavirinize sunun. Belirsizliği yalnızca kod açıklamasına bakarak çözmeye çalışmayın.

KDV oranları, tevkifat oranları, hadler ve idari sonuçlar dönemsel olarak güncellenebilir. Rakam vermek yerine güncel kaynağı izlemek gerekir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mevzuat takibiyle teknik gönderim takibini ayırmak faydalıdır. Vergi açısından uygun karar verildikten sonra portal veya entegrasyon alanları doldurulmalıdır. Böylece teknik olarak geçerli görünen fakat vergi açısından yanlış belge riski azalır.

Özet: 5 maddede tevkifatlı e-Fatura nasıl kesilir?

Tevkifatlı e-Fatura kesmenin temel yolu, işlemi sınıflandırmak, alıcıyı doğrulamak, KDV üzerinden hesap yapmak, kodu seçmek ve gönderim sonrası durumu izlemektir.

1. İşlemin mal teslimi veya hizmet ifası olduğunu, gerçek kapsamını ve KDV niteliğini belirleyin.
2. Alıcının e-Fatura durumunu, VKN veya TCKN bilgisini ve tevkifat bakımından statüsünü kontrol edin.
3. KDV matrahını ve hesaplanan KDV’yi bulun, tevkifatı yalnızca hesaplanan KDV üzerinden uygulayın.
4. Güncel GİB listesine göre tevkifat kodunu ve oranını seçerek elektronik vergi alanlarını doldurun.
5. Toplam, tevkifat, ödenecek tutar, XML, imza ve gönderim durumunu birlikte kontrol edin.

Bu beş adım, basit bir hizmet faturasında başlangıç çerçevesi sağlar. İade, istisna, farklı KDV oranı, çoklu satır veya özel alıcı statüsü varsa ek inceleme gerekir.

Kodun doğru olması, faturanın bütün hesaplarının doğru olduğu anlamına gelmez. KDV matrahı, vergiler dahil toplam, ödenecek tutar ve muhasebe kaydı da aynı sonucu vermelidir.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; kontör planlamasında belge hacmini bu kuralla hesaplayın. Güncel mevzuat için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İşlem hacmine göre efaturakontor.com havuz kontör paketleri, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet belgelerinde geçerlidir; paketler 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur.

Ücretsiz e-Fatura portalı 10 yıl güvenli saklama ve gelen-giden kutusu sağlar; kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanım süresi bulunur.