ÖTV'li Ürünlerde e-Fatura Düzenleme: Uygulama Rehberi

ÖTV'li ürünlerde e-Fatura düzenleme, ürünün ÖTV kapsamını, satıcının vergi sorumluluğunu ve KDV hesaplama sırasını birlikte kontrol etmeyi gerektirir.

Bu rehber; üretici, ithalatçı, toptancı, perakendeci ve muhasebe çalışanlarının yanlış vergi tutarı, hatalı istisna kodu ve eksik e-Fatura alanı riskini azaltır.

ÖTV e-Fatura nedir ve hangi bilgileri göstermelidir?

ÖTV e-Fatura, ÖTV kapsamındaki bir malın satışını elektronik ortamda belgeleyen ve ilgili vergi bilgilerini yapılandırılmış alanlarda taşıyan e-Faturadır.

ÖTV, belirli mallar üzerinden uygulanan özel tüketim vergisidir. Verginin konusu, oranı, sorumlusu ve vergiyi doğuran işlemi ürün grubuna göre değişebilir.

ÖTV e-Fatura, GİB sisteminde ayrı bir fatura türü anlamına gelmez. e-Fatura belgesinin içinde mal bilgileri, ÖTV hesapları ve varsa KDV bilgileri yer alır.

Her ÖTV'li ürünü satan işletme, her satışta ÖTV'yi yeniden hesaplayan taraf olmayabilir. Verginin hangi aşamada doğduğunu ve sorumlunun kim olduğunu belirlemek gerekir.

Satıcının ve alıcının e-Belge statüsü de belge kanalını etkiler. Kayıtlı alıcıya e-Fatura, diğer durumlara ise mevzuata uygun farklı belge türü gerekebilir.

Faturada yalnızca açıklama alanına ÖTV tutarı yazmak yeterli değildir. Vergi matrahı, oranı, tutarı ve toplamları yazılımın ilgili vergi alanlarında gösterilmelidir.

Proforma belge, satışın kesin vergi belgesi değildir. Bu ayrımı görmek için Proforma Fatura ile e-Fatura farkı rehberindeki belge karşılaştırmasını inceleyebilirsiniz.

Belge üzerinde satıcı ve alıcı kimlikleri, fatura tarihi, sıra numarası, teslim bilgileri, mal miktarı ve birim fiyat da eksiksiz bulunmalıdır. Vergi alanları, bu temel ticari bilgilerden bağımsız değerlendirilemez.

Örneğin üretici, ilk teslim sırasında ÖTV hesaplayan taraf olabilir. Aynı ürünü stoktan satan bayi ise alış belgesindeki bilgiyi inceler, fakat yeni satışın vergi sorumluluğunu ayrıca belirler.

Bir marketin kasasında veya muhasebe ekranında görülen ürün adı, hukuki mal tanımını tek başına kanıtlamaz. Ürün kartı, alış belgesi ve güncel vergi listesi birlikte kontrol edilmelidir.

Karşı durumda yalnızca fiyat teklifi hazırlanıyorsa ÖTV tutarı hesaplamaya dahil edilebilir, fakat bu belge kesin e-Fatura yerine geçmez. Kesin satışta vergi alanları yeniden doğrulanmalıdır.

ÖTV'li ürünlerde e-Fatura düzenleme zorunluluğu nasıl belirlenir?

ÖTV'li ürün satmak, tek başına her işletmenin aynı anda e-Fatura mükellefi olduğu anlamına gelmez; yükümlülük güncel GİB kurallarıyla belirlenir.

Önce işletmenin faaliyet alanı, mükellefiyet türü, yıllık cirosu ve özel sektör yükümlülükleri kontrol edilmelidir. Mevzuattaki hadler ve tarihler değişebildiği için sabit rakam kullanılmamalıdır.

Sonra ürünün ÖTV listesinde bulunup bulunmadığı, hangi mal tanımına girdiği ve vergiyi doğuran olayın gerçekleşip gerçekleşmediği incelenir.

Üretici, ithalatçı veya ilk teslimi yapan mükellef ile ürünü daha sonra satan bayi aynı vergi sorumluluğuna sahip olmayabilir.

Alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olması, satıcının belgeyi hangi kanaldan göndereceği açısından ayrıca kontrol edilir. E-Fatura zorunluluğu ile ÖTV sorumluluğu birbirinden ayrılmalıdır.

Örneğin küçük bir market, tedarikçisinden ÖTV bilgileri bulunan ürünleri alıp e-Fatura kayıtlı bir şirkete satabilir. Market, alış faturasını kopyalamadan kendi satışının vergi sorumluluğunu kontrol etmelidir.

Yanlış: ÖTV'li ürün satan herkes satış tutarına aynı ÖTV oranını ekler. Doğru: Ürün, işlem aşaması ve vergi sorumlusu belirlenerek güncel kurala göre hesap yapılır.

Bu değerlendirmede güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle ithalat, ilk iktisap, ihracat ve özel teslim türlerinde genel satış mantığı yeterli olmayabilir.

Zorunluluk kontrolü için işletme bilgileri, faaliyet kodları, mevcut e-Belge başvurusu ve alıcı profili aynı dosyada toplanmalıdır. Böylece yalnızca ürünün ÖTV'li olmasıyla belge yükümlülüğü birbirine karıştırılmaz.

İşletme e-Fatura kullanıcısı değilse, alıcının statüsü ve işlem türüne göre uygulanacak belge kanalı ayrıca incelenir. Bu seçim, ÖTV hesabının doğru yapılmasından ayrı bir uyum adımıdır.

Market senaryosunda muhasebe çalışanı önce güncel kullanıcı listesinden alıcıyı sorgular, sonra ürün kartını açar ve satışın özel vergi sorumluluğunu kontrol eder. Üç kontrol tamamlanmadan belge gönderilmez.

Yanlış: Alıcının e-Fatura kullanıcısı olması, satıcının her vergi alanını otomatik doldurur. Doğru: Sistem yalnızca belge kanalına yardımcı olur; ürün ve vergi değerlendirmesi işletmeye aittir.

ÖTV e-Fatura öncesinde hangi ürün ve belge bilgileri kontrol edilir?

ÖTV e-Fatura hazırlanmadan önce ürün tanımı, miktar, birim, vergiyi doğuran işlem, satıcı rolü ve alıcı bilgileri birlikte kontrol edilmelidir.

Ürün kartında malın ticari adı, stok kodu, birimi ve gerekiyorsa teknik sınıflandırması doğru olmalıdır. Benzer görünen iki ürün farklı vergi uygulamasına sahip olabilir.

Alış faturası, gümrük belgesi, teslim tutanağı veya önceki e-Fatura ürünün vergi yapısını anlamaya yardımcı olur. Ancak önceki belge otomatik olarak yeni satışa kopyalanmamalıdır.

Aşağıdaki karşılaştırma, ÖTV tutarının her satışta aynı şekilde ele alınamayacağını gösterir.

Mal satışı ile hizmet satışının vergi alanları aynı düşünülmemelidir. Bu ayrımı genişletmek için Hizmet Faturası ile Mal Faturası arasındaki farklar yazısına bakabilirsiniz.

Fatura tarihi, teslim tarihi, para birimi, miktar, birim fiyat ve indirim bilgisi de ÖTV hesaplamasını etkileyebilir. Eksik temel veri, doğru vergi seçimini engeller.

Kontrol formunda ürün kodu, parti veya seri bilgisi, depodan çıkan miktar, alış belgesi numarası ve teslim adresi ayrı satırlarda yer almalıdır. Bu alanlar, özellikle benzer ürünlerin bulunduğu stoklarda karışıklığı azaltır.

Bir eczane, aynı ticari ada sahip farklı ambalaj veya birimlerdeki ürünleri satıyorsa yalnızca barkod açıklamasına güvenmemelidir. Ürün kartındaki birim, miktar ve vergi tanımı sipariş belgesiyle karşılaştırılmalıdır.

Karşı durumda ürün henüz teslim edilmemiş ve yalnızca sipariş alınmışsa, kesin fatura verileri oluşmamış olabilir. Taslak fiyat bilgisi, teslim gerçekleştiğinde güncel ürün ve vergi bilgileriyle yeniden kontrol edilmelidir.

ÖTV e-Fatura hesaplama sırası nasıl uygulanır?

ÖTV e-Fatura hesaplaması, mal bedeli ve indirimlerin belirlenmesiyle başlar; ardından işlem için geçerli ÖTV ve varsa KDV hesapları oluşturulur.

İlk adımda ürünün vergisiz bedeli, miktarı ve birim fiyatı belirlenir. Fatura üzerindeki indirimler, hangi satıra veya ürün grubuna ait olduklarına göre dağıtılır.

İndirim sonrası oluşan tutar, ilgili ÖTV matrahı olabilir. Ancak ürün ve işlem türüne göre matrah yöntemi değişebileceğinden sistemdeki varsayılan ayar körü körüne kullanılmamalıdır.

ÖTV oranı veya tutarı, ürünün güncel vergi düzenlemesine göre hesaplanır. Oran bilgisi bilinmiyorsa tahmin yapılmamalı, güncel mevzuat ve mali müşavir kontrol edilmelidir.

KDV'ye tabi ve ÖTV'nin KDV matrahına dahil olduğu işlemlerde, KDV hesabı ÖTV eklenmiş matrah üzerinden yapılır. Bu kural her istisna veya özel işlem için aynı sonucu doğurmaz.

Örneğin tamamen temsili olarak net mal bedeli 900 TL, ÖTV tutarı 200 TL kabul edilirse, KDV matrahı ilgili kurala göre 1.100 TL olabilir. KDV oranı ayrıca uygulanır.

Vergiler satış fiyatına dahil verilmişse, tutarları geriye doğru ayırmak gerekir. Vergi dahil fiyatı basitçe sabit bir yüzdeyle bölmek yerine, ürünün geçerli vergi yapısı kullanılmalıdır.

Yanlış: KDV matrahı her zaman yalnızca ürünün vergisiz bedelidir. Doğru: İşlem KDV'ye tabi ve ÖTV'nin matraha dahil olduğu bir işlemse, mevzuattaki sıra izlenir.

Uygulamada hesaplama, önce satır toplamının ve indirim dağılımının kontrol edilmesiyle başlatılmalıdır. Daha sonra ÖTV satırı oluşturulmalı, son aşamada KDV matrahı ile belge toplamı karşılaştırılmalıdır.

Temsili hesapta 900 TL ve 200 TL yalnızca yöntemi göstermek içindir. Bu değerler herhangi bir ürünün güncel oranını veya resmi vergi tutarını temsil etmez; gerçek işlemde güncel kaynak kullanılmalıdır.

Yuvarlama farkları, birden fazla satırda vergi hesaplandığında büyüyebilir. Satır bazlı ve belge bazlı toplamları karşılaştırın, fark varsa yazılımın yuvarlama ayarını ve ürün birimini inceleyin.

Karşı durumda ÖTV'nin KDV matrahına dahil olmadığı veya farklı hesaplama kuralının uygulandığı özel işlem bulunabilir. Böyle bir işlemde genel satış formülü kullanılmamalı, dayanak ve teslim tarihi mali müşavirle incelenmelidir.

e-Fatura üzerinde ÖTV vergi alanları nasıl doldurulur?

e-Fatura üzerinde ÖTV, satır ve belge düzeyindeki yapılandırılmış vergi alanlarında gösterilmelidir; yalnızca fatura notuna yazılması yeterli değildir.

Her mal satırında ürün adı, miktar, birim, birim fiyat, indirim ve satır tutarı doğru olmalıdır. Vergi hesabı bu temel alanlardan türetildiği için stok kartı önem taşır.

Belge düzeyinde TaxTotal, vergi alt toplamları, matrah, oran ve vergi tutarı gibi UBL-TR alanları bulunabilir. Kullanılan yazılım bu alanları mevzuata uygun üretmelidir.

ÖTV ve KDV aynı faturada bulunuyorsa, vergi alt toplamları birbirine karıştırılmamalıdır. Her verginin matrahı, oranı ve tutarı ayrı kontrol edilmelidir.

TaxCategory ve TaxScheme gibi teknik alanlarda seçilen vergi tanımı, yazılımın güncel kod listesiyle uyumlu olmalıdır. Kullanıcı, kodu yalnızca benzer açıklamaya bakarak seçmemelidir.

Uzman notu: Açıklama alanına ÖTV yazmak, hatalı vergi kodunu düzeltmez; gönderimden önce yapılandırılmış vergi alanlarını ve hesaplama özetini birlikte inceleyin.

Birçok uygulama gönderim öncesinde matrah ve toplam kontrolleri yapar. Bu kontroller yardımcıdır, fakat ürünün gerçekten hangi vergi rejiminde olduğunu işletme ayrıca doğrulamalıdır.

Teknik doğrulama başarılı olsa bile hukuki vergi hesabı yanlış olabilir. Bu nedenle taslak faturayı ürün kartı, alış belgesi ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırarak onaylayın.

Bir satırda vergi kodu seçildiğinde, aynı kodun belge toplamına doğru taşınıp taşınmadığı ön izleme ekranında görülmelidir. Görsel faturadaki değer ile XML içindeki yapılandırılmış alan aynı sonucu vermelidir.

Örneğin iki farklı ÖTV'li ürün aynı belgede bulunuyorsa, her satırın matrahı ve vergi tutarı ayrı incelenir. Tek bir açıklama satırı, iki ürünün farklı vergi yapısını açıklamaya yetmez.

Karşı durumda yalnızca açıklama alanında ÖTV yazılmış, fakat TaxTotal içinde vergi satırı oluşmamışsa belge gönderilmemelidir. Teknik ekran izin verse bile eksik yapılandırılmış veri sonradan muhasebe sorununa dönüşebilir.

ÖTV e-Fatura nasıl kesilir: adım adım uygulama

ÖTV e-Fatura kesmek için önce alıcı ve ürün bilgileri doğrulanır, ardından vergi yapısı seçilir, hesaplama kontrol edilir ve belge gönderimden sonra izlenir.

Aşağıdaki sıra, üretici veya bayi yazılımında taslak oluştururken kullanılabilecek genel bir kontrol akışıdır. Ekran adları kullanılan özel entegratöre göre değişebilir.

1. Alıcının vergi kimlik bilgilerini ve e-Fatura kayıt durumunu güncel kaynaklardan kontrol edin.
2. Ürünü doğru stok kartından seçin ve miktar, birim, birim fiyat ile teslim bilgilerini girin.
3. İndirim, nakliye veya ek bedellerin hangi satıra ait olduğunu belgeye uygun şekilde belirleyin.
4. Ürünün ÖTV kapsamını, vergiyi doğuran işlemi ve satıcının vergi sorumluluğunu kontrol edin.
5. ÖTV matrahını, tutarını ve varsa KDV matrahını yazılımın yapılandırılmış vergi alanlarında oluşturun.
6. İstisna veya tevkifat varsa ilgili şartı, kodu ve açıklamayı güncel kurala göre doğrulayın.
7. Ön izleme ekranında toplamları kontrol edip faturayı gönderin ve teknik yanıtını takip edin.

Gönderimden önce alıcı, adres, tarih, fatura numarası ve para birimi gibi temel alanlar da incelenmelidir. Vergi hesabı doğru olsa bile kimlik hatası belgeyi sorunlu hale getirebilir.

Gönderim sonrası oluşan sistem yanıtı, belgenin teknik durumunu gösterir. Alıcı reddi, iptal ve düzeltme süreçleri için güncel e-Fatura prosedürü ayrıca uygulanmalıdır.

İlk uygulamada bir deneme taslağı hazırlamak, ürün kartındaki vergi alanlarını gerçek gönderimden önce görmeyi sağlar. Deneme sırasında fatura numarası, toplamlar ve alıcı bilgileri ayrıca kontrol edilmelidir.

Küçük market örneğinde çalışan önce sipariş belgesini açar, stoktan doğru ürünü seçer, teslim miktarını girer ve ÖTV kontrolünü tamamlar. Sonra muhasebe sorumlusu ön izlemeyi onaylar.

Karşı durumda taslak fatura alıcıya gönderilmeden önce fark edilen hata, belge üzerinde düzeltilebilir. Gönderilmiş belgede ise iptal, itiraz, iade veya yeni belge süreci işlem türüne göre belirlenmelidir.

ÖTV'li ürünlerde indirim, iade ve düzeltme nasıl yapılır?

ÖTV'li ürünlerde indirim, iade ve düzeltme işlemleri, ilk faturadaki vergi matrahı ile vergiyi doğuran işlemin hukuki durumuna göre düzenlenir.

İndirim fatura kesilmeden önce yapılıyorsa, indirim ilgili ürün satırına veya ürün grubuna doğru dağıtılmalıdır. İndirim sonrası ÖTV ve KDV matrahı yeniden hesaplanır.

Fatura gönderildikten sonra fark edilen hata, basitçe yeni bir e-Fatura düzenlenerek her zaman düzeltilemez. İptal, itiraz veya yeni belge yöntemi işlem türüne göre belirlenir.

İade halinde iade edilen miktar, ilk faturanın numarası, ürün bilgisi ve vergi tutarlarıyla uyumlu olmalıdır. İade işleminin vergi etkisi satıcının ve alıcının kayıtlarında birlikte izlenmelidir.

Kısmi iade, tüm faturayı tersine çevirmek yerine yalnızca iade edilen ürün veya miktarı kapsayabilir. Yazılımda satır seçimi yapılırken ilk belgedeki vergi yapısı korunmalıdır.

Fiyat farkı veya sonradan yapılan ticari iskonto, hangi döneme ve hangi teslimata ait olduğu belirtilerek incelenmelidir. Bu tür işlemler stok ve muhasebe kayıtlarını da etkiler.

Vergi oranı sonradan değiştiğinde, eski teslim tarihine yeni oran uygulanıp uygulanmayacağı varsayılamaz. Teslim, fatura ve vergiyi doğuran olay tarihleri mali müşavirle karşılaştırılmalıdır.

Proforma aşamasındaki fiyat değişikliği ile kesilmiş e-Faturadaki düzeltme aynı işlem değildir. Bu nedenle taslak, kesin fatura ve iade belgeleri ayrı dosya düzeniyle saklanmalıdır.

Önce ilk faturadaki satır, miktar, matrah ve vergi tutarı çıkarılmalıdır. Sonra iade veya indirim belgesinin hangi kısmı tersine çevirdiği açıkça belirlenmelidir; tüm faturayı otomatik kopyalamak doğru sonuç vermeyebilir.

Örneğin küçük bir market, on adetlik teslimin iki adedini iade alırsa yalnızca iade edilen miktarı esas alan kayıt hazırlamalıdır. İlk faturanın numarası ve ürün satırı yeni belgede izlenebilir olmalıdır.

Karşı durumda hata yalnızca taslakta bulunuyorsa yeni bir düzeltme belgesi oluşturulmaz. Taslak silinir veya düzenlenir; gönderimden sonra kullanılan yöntem için güncel GİB uygulaması ve mali müşavir görüşü kontrol edilir.

ÖTV e-Fatura istisna kodu nasıl seçilir?

ÖTV e-Fatura istisna kodu, yalnızca işlem gerçekten istisna şartlarını taşıyorsa ve güncel kod listesinde karşılığı bulunuyorsa seçilir.

ÖTV istisnası ile KDV istisnası aynı kavram değildir. Bir işlem ÖTV bakımından istisnalı olabilirken KDV bakımından farklı kurala tabi olabilir.

İstisna değerlendirmesinde alıcının niteliği, ürünün kullanım amacı, teslim yeri, ihracat durumu ve gerekli belgeler dikkate alınabilir. Her işlemde aynı belge seti aranmaz.

Yazılımda benzer açıklamalı bir kodun seçilmesi, işlemi otomatik olarak istisnalı yapmaz. Kodun dayanağı ve şartları fatura öncesinde kontrol edilmelidir.

İstisna nedeniyle vergi tutarı sıfır görünüyorsa, matrah, vergi türü ve açıklama alanlarının birbiriyle uyumlu olması gerekir. Sıfır tutar, her durumda istisna anlamına gelmez.

KDV istisna kodlarının seçimi için KDV İstisnalı e-Fatura: İstisna Kodları Nasıl Seçilir? rehberinden kod mantığını ayrıca inceleyebilirsiniz.

İhracat, kamuya teslim, özel kullanım veya kanunda belirtilen başka bir durum söz konusuysa, işlem belgeleri saklanmalıdır. İstisna dayanağı bulunmayan faturada kod kullanılmamalıdır.

Güncel kod listesi, tebliğ ve GİB uygulaması değişebileceği için kodu ezberden seçmeyin. Emin olmadığınızda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Pratik kontrol için kodun adı, dayandığı işlem şartı, alıcı niteliği ve destekleyici belgeyi aynı kayıt üzerinde eşleştirin. Kod seçimi, fatura gönderiminden önce ikinci bir çalışan tarafından da incelenebilir.

Bir eczane, özel kullanım iddiasıyla istisna kodu seçmeden önce alıcının sunduğu belgeleri ve ürünün kullanım amacını dosyalamalıdır. Sadece müşterinin sözlü beyanı, istisna şartının yerine geçtiğini göstermez.

Karşı durumda işlem yalnızca KDV istisnasına tabi olabilir, fakat ÖTV bakımından istisna bulunmayabilir. Bu durumda iki verginin kodu ayrı değerlendirilir; bir vergiye ait kod diğerine kopyalanmaz.

ÖTV e-Fatura ile KDV tevkifatı aynı anda uygulanır mı?

ÖTV e-Fatura ile KDV tevkifatı aynı faturada bulunabilir; ancak KDV tevkifatı, ÖTV tutarının otomatik olarak bölüneceği anlamına gelmez.

Tevkifat, belirli KDV işlemlerinde hesaplanan KDV'nin bir kısmının alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla beyan edilmesi mekanizmasıdır. ÖTV ise ayrı bir vergi türüdür.

Bu nedenle önce işlemin KDV tevkifatına tabi olup olmadığı belirlenir. Alıcının niteliği, hizmet veya mal türü ve işlem koşulları bu değerlendirmeyi etkileyebilir.

ÖTV tutarı, KDV matrahı ve tevkifata konu KDV tutarı ayrı alanlarda gösterilmelidir. Bir verginin kodu, diğer verginin hesaplama alanına yazılmamalıdır.

Tevkifat uygulanıyorsa faturadaki toplam, ödenecek tutar ve sorumlu sıfatıyla beyan edilecek bölüm birbiriyle uyumlu olmalıdır. Yazılımın tevkifat özetini ayrıca kontrol edin.

Tevkifat oranları ve kapsamı mevzuata göre değişebildiğinden sabit oran vermek doğru değildir. Güncel kural, alıcının statüsü ve işlem türü üzerinden incelenmelidir.

Uygulama adımlarını görmek için Tevkifatlı e-Fatura Nasıl Kesilir? rehberindeki KDV tevkifat kodu açıklamalarından yararlanabilirsiniz.

Yanlış: KDV tevkifatı varsa ÖTV de aynı oranda azaltılır. Doğru: ÖTV, KDV ve tevkifat ayrı vergi alanlarında hesaplanır; yalnızca mevzuatın izin verdiği tutar ödenecek toplamı etkiler.

Kontrol sırası, önce ÖTV'nin hesaplanması, sonra KDV matrahının belirlenmesi ve en son tevkifat özetinin incelenmesi şeklinde kurulabilir. Bu sıra, her işlemin özel mevzuat koşulu ayrıca doğrulanarak uygulanmalıdır.

Örneğin kurumsal bir alıcıya yapılan teslimde tevkifat ihtimali varsa, alıcının statüsü ve malın işlem türü kontrol edilir. Uygunluk yoksa yalnızca alıcı kurumsal olduğu için tevkifat satırı eklenmez.

Karşı durumda işlem KDV tevkifatına girmiyor, fakat ÖTV içeriyorsa fatura yalnızca ÖTV ve KDV alanlarıyla düzenlenir. Boş veya sıfır tevkifat alanı, kapsam dışı işlemi açıklamak için kullanılmamalıdır.

ÖTV e-Fatura muhasebe kayıtlarına nasıl aktarılır?

ÖTV e-Fatura muhasebeye aktarılırken satış veya alış tutarı, stok hareketi, ÖTV, KDV ve cari hesap etkileri ayrı kontrol edilmelidir.

e-Faturanın başarılı biçimde muhasebe programına aktarılması, vergi hesabının doğru olduğu anlamına gelmez. Entegrasyon yalnızca veriyi taşıyabilir; hesap planı eşleştirmesi ayrıca incelenir.

Satış faturasında ürün geliri, stok çıkışı, alacak veya tahsilat, ÖTV ve KDV hesapları işletmenin muhasebe politikasına göre ayrıştırılır.

Alış faturasında ise stok maliyeti, indirilecek vergiler, satıcı borcu ve gerekiyorsa ÖTV'nin maliyet veya vergi yapısı değerlendirilir. Hesap kodları işletmeye göre değişebilir.

Fatura toplamı ile muhasebe fişi, stok miktarı ve vergi raporları dönem sonunda karşılaştırılmalıdır. Fark varsa önce ürün kartı ve vergi eşleştirmesi incelenir.

Bu aktarım sürecinde e-Fatura kayıtları muhasebe programına nasıl aktarılır? yazısındaki dosya, eşleştirme ve kontrol adımlarını kullanabilirsiniz.

İade ve fiyat farkı belgeleri ilk faturadan bağımsız kaydedilmemelidir. İlgili e-Fatura numarası, ürün satırı ve vergi tutarı muhasebe kaydında izlenmelidir.

Mutabakat sırasında GİB sistemindeki belge durumu, muhasebe programındaki kayıt ve işletmenin stok raporu birlikte karşılaştırılmalıdır. Sadece banka hareketlerine bakmak vergi farklarını göstermeyebilir.

Aktarım öncesinde ürün kodu ile muhasebe hesabı, vergi kodu ile vergi hesabı ve cari hesap bilgisi eşleştirilmelidir. Bu eşleştirmeler farklı dönemlerde değişebileceği için düzenli olarak gözden geçirilmelidir.

Bir toptancı, aynı ürünün alış ve satış faturalarını karşılaştırırken yalnızca toplam tutara bakmamalıdır. Miktar, stok çıkışı, ÖTV satırı ve KDV matrahı ayrı ayrı mutabık olmalıdır.

Karşı durumda muhasebe yazılımı vergiyi tek hesapta topluyorsa, bu kayıt otomatik olarak hatalı kabul edilmez. Ancak işletmenin hesap planı, vergi raporlaması ve mali müşavir talimatıyla uyumu ayrıca belgelenmelidir.

ÖTV e-Fatura hataları nasıl önlenir?

ÖTV e-Fatura hataları, gönderim öncesi ürün, vergi, alıcı ve toplam kontrollerinin yazılı bir listeyle yapılması sayesinde önemli ölçüde azaltılabilir.

En sık hata, alış faturasındaki ÖTV bilgisinin yeni satışa sorgusuz taşınmasıdır. Satışın vergiyi doğuran olay olup olmadığı her işlemde ayrıca değerlendirilmelidir.

• Ürünün güncel ÖTV kapsamı ve vergi sorumlusu kontrol edilmiştir.
• Alıcının vergi kimlik bilgileri ve e-Fatura statüsü doğrulanmıştır.
• Miktar, birim, birim fiyat ve indirim bilgileri siparişle karşılaştırılmıştır.
• ÖTV matrahı, oranı ve tutarı yapılandırılmış vergi alanlarında incelenmiştir.
• Varsa KDV matrahı, KDV tutarı ve toplam vergi birbirinden ayrılmıştır.
• İstisna veya tevkifat kodunun işlem şartlarına uyduğu belgelenmiştir.
• Fatura toplamı, ödenecek tutar ve muhasebe aktarımı ön izlemede karşılaştırılmıştır.
• Gönderim sonrası teknik yanıt ve belge saklama kaydı takip edilmiştir.

Küçük bir market, aynı ürün grubunda farklı tedarikçilerden gelen faturaları karşılaştırırken yalnızca ürün adına bakmamalıdır. Ürün kodu, birim, vergi alanı ve teslim şartı da eşleşmelidir.

Yanlış: Ön izleme ekranındaki toplam doğru görünüyorsa fatura kesinlikle mevzuata uygundur. Doğru: Görsel toplam, XML verisi, ürün dayanağı ve muhasebe kaydı birlikte kontrol edilir.

Kontrol listesindeki her madde için sorumlu kişi ve kontrol tarihi belirlemek, hatanın kaynağını sonradan bulmayı kolaylaştırır. Özellikle vergi kodu değişikliklerinde eski ürün kartlarının toplu şekilde incelenmesi gerekir.

Gönderimden sonra teknik yanıt alınması, belgenin ticari ve vergisel açıdan tümüyle doğru olduğunu göstermez. Alıcı kabulü, muhasebe aktarımı ve dönem sonu mutabakatı ayrıca tamamlanmalıdır.

Karşı durumda belge henüz taslaksa gönderim yapılmadan tüm alanlar düzeltilebilir. Belge gönderilmişse yeni işlem başlatmadan önce mevcut durum, karşı tarafın yanıtı ve uygulanacak düzeltme yöntemi incelenmelidir.

Özet: 5 maddede ÖTV'li ürünlerde e-Fatura düzenleme

ÖTV'li ürünlerde e-Fatura düzenleme, ürünün vergi kapsamı ile işlem aşamasını belirleyip ÖTV, KDV ve varsa tevkifatı ayrı alanlarda göstermektir.

En güvenli uygulama, faturayı göndermeden önce ürün kartını, dayanak belgeleri, alıcı statüsünü, vergi hesaplarını ve muhasebe aktarımını birlikte kontrol etmektir.

• ÖTV'li ürün satışı tek başına e-Fatura zorunluluğunu açıklamaz; işletmenin faaliyetini, güncel GİB kurallarını ve alıcının e-Belge statüsünü ayrıca kontrol edin.
• ÖTV hesabında ürün, teslim aşaması, satıcı sorumluluğu, indirim ve matrah sırasını belirleyin; bilmediğiniz oran veya tutarı tahmin ederek faturaya yazmayın.
• ÖTV ve KDV tutarlarını açıklama alanında değil, matrah, oran, vergi tutarı ve alt toplamları taşıyan yapılandırılmış e-Fatura alanlarında gösterin.
• İstisna ve tevkifat kodlarını yalnızca işlem şartları sağlanıyorsa kullanın; ÖTV istisnası, KDV istisnası ve KDV tevkifatının farklı kavramlar olduğunu unutmayın.
• İade, fiyat farkı ve düzeltme belgelerini ilk faturayla ilişkilendirin; teknik gönderim yanıtını, muhasebe kaydını ve stok hareketini dönem sonunda birlikte mutabıklaştırın.

Mevzuat, istisna kodları, tevkifat kapsamı ve vergi tutarları değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmeden kesin oran veya ceza hesabı yapmayın.

İhtiyacınız varsa efaturakontor.com paketlerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontörlerini inceleyebilirsiniz; paketler 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama bulunur; kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır.