Gelen e-Fatura Kontrol Listesi: Kabul Öncesi Rehber

Gelen e-Faturaları Kabul Etmeden Önce Kontrol Listesi, belgenin göndericisini, alıcısını, içeriğini, vergisini ve teslimini doğrulamayı gerektirir. Kontrol tamamlanmadan verilen kabul, hatalı tutarın muhasebe ve ödeme kayıtlarına taşınmasına neden olabilir.

Bu kontrol listesi, satın alma çalışanlarına, işletme sahiplerine ve mali müşavirlerle çalışan küçük işletmelere yarar. Amaç, hatalı veya mükerrer faturayı zamanında ayırmak, doğru belgeyi doğru dönemde kaydetmek ve gerektiğinde uygun düzeltme yolunu seçmektir.

Gelen e-fatura kontrol neden kabulden önce yapılır?

Gelen e-fatura kontrol, faturanın yalnızca ekranda açılıp görüntülenmesinden daha kapsamlıdır. Alıcı, belgenin gerçekten kendi işletmesine ait olduğunu ve gerçek bir mal veya hizmet alımını gösterdiğini incelemelidir.

Kontrol edilmeden işleme alınan fatura, yanlış vergi numarası veya hatalı unvan içerebilir. Ayrıca teslim alınmayan ürünler, yanlış miktarlar veya farklı fiyatlar ödeme planına girebilir. Bu nedenle kabul öncesi inceleme, satın alma ve muhasebe kayıtlarını birbirine bağlar.

İnceleme sırasında üç kayıt birlikte karşılaştırılır. Bunlar sipariş veya sözleşme, teslim belgesi ve gelen e-Faturadır. Faturadaki tutar, bu kayıtların hiçbirinde karşılığı olmayan bir kalemi tek başına haklı çıkarmaz.

Örneğin işletme, aylık temizlik hizmeti alıyor olabilir. Hizmet dönemi sözleşmeye, birim bedel sözleşmedeki fiyat listesine, fatura tutarı ise hesaplama tablosuna uymalıdır. Sözleşme yoksa mali müşavir ve ilgili birim ek açıklama istemelidir.

Uzman notu: Faturayı kabul etmek ile faturayı ödeme planına almak aynı işlem değildir. İç onay, sistemdeki e-Fatura yanıtından ayrı tutulmalıdır.

Bu yaklaşım her faturada aynı belgelerin bulunacağı anlamına gelmez. Fiziki ürünlerde irsaliye ve teslim fişi önemlidir; danışmanlık gibi hizmetlerde ise sözleşme, dönem ve iş teslim raporu daha belirleyici olur.

Gelen e-fatura kontrol listesi hangi temel alanları kapsar?

Gelen e-fatura kontrol listesi, kimlik, belge, ticari içerik, hesaplama ve kayıt başlıklarından oluşur. Her başlık, faturanın farklı bir hata riskini yakalar ve inceleme sırasını belirler.

İlk kontrol kimlik bilgileridir. Alıcı ve gönderici unvanı, VKN veya TCKN, adres ve belge numarası incelenir. Ardından fatura tarihi, senaryo, para birimi, satırlar, KDV ve ödenecek toplam karşılaştırılır.

• Gönderici unvanı ve vergi kimlik numarası, bilinen tedarikçi kaydıyla aynı olmalıdır.
• Alıcı bilgileri, işletmenin vergi bilgileri ve e-Fatura kullanıcı hesabıyla uyuşmalıdır.
• Fatura numarası ve ETTN, daha önce kaydedilmiş belgeler arasında tekrar etmemelidir.
• Mal veya hizmet satırları, sipariş ve teslim kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.
• Miktar, birim fiyat, iskonto, vergi matrahı ve KDV tutarı yeniden kontrol edilmelidir.
• Vade, ödeme yöntemi ve banka bilgileri, sözleşme veya sipariş şartlarına uymalıdır.
• Temel, ticari veya ilgili özel senaryo bilgisi, yapılacak işlemle uyumlu olmalıdır.
• XML dosyası, görüntü ve sistem işlem kayıtları birlikte saklanmalıdır.

Bu listenin bütün maddeleri her işlemde aynı ağırlığı taşımaz. Örneğin peşin alınan düşük tutarlı bir hizmette vade kontrolü sınırlı kalabilir; ancak vergi kimliği ve tutar kontrolü yine yapılmalıdır.

Kontrol sonucu temizse belge iç onaya gönderilir. Uyuşmazlık varsa çalışan, faturayı sessizce düzeltmemeli veya yalnızca PDF üzerinde değişiklik yapmamalıdır. Hata türü kaydedilmeli ve doğru düzeltme yolu belirlenmelidir.

Gelen e-faturada alıcı ve gönderici bilgileri nasıl doğrulanır?

Gelen e-faturada alıcı ve gönderici doğrulaması, unvan ile vergi kimlik numarasının birlikte incelenmesiyle yapılır. Sadece ticari unvanın tanıdık görünmesi, faturanın doğru işletmeye düzenlendiğini kanıtlamaz.

Göndericinin unvanı, VKN veya TCKN bilgisi, tedarikçi kartındaki kayıtla karşılaştırılır. Adres değişmiş olabilir; bu nedenle adres farkı tek başına sahte belge göstergesi değildir. Ancak kimlik numarası farkı, işlem durdurularak açıklanmalıdır.

Alıcı bilgilerinde işletmenin tam unvanı, vergi numarası, adresi ve gerekiyorsa şube bilgisi incelenir. Yanlış alıcı bilgisi, faturanın başka bir işletmeye ait olabileceğini gösterir. Muhasebe sistemi bu belgeyi otomatik olarak kendi hesabına almamalıdır.

e-Faturanın elektronik dosyası, görsel çıktısından daha geniş teknik bilgi taşıyabilir. PDF veya görüntü, XML içeriğini okumaya yarar; tek başına kaydedilmiş bir PDF, elektronik iletim kaydının yerine geçmez. Teknik alanları incelemek için e-Fatura hizmetinin temel özelliklerini ayrıca kontrol edebilirsiniz.

Yanlış: Tedarikçi adı tanıdık olduğu için vergi numarasını kontrol etmemek. Doğru: Unvanı, VKN veya TCKN bilgisini tedarikçi kartı ve sistem kaydıyla karşılaştırmak.

Bu kontrol, aynı grubun farklı şirketleri arasında özellikle önemlidir. Şirket unvanları benzer olabilir, fakat vergi numaraları farklıdır. Fatura doğru şirkete ait değilse ödeme yapılmadan önce gönderenle ve mali müşavirle görüşülmelidir.

Gelen e-faturada tarih, numara ve senaryo nasıl incelenir?

Düzenleme tarihi, fatura numarası, ETTN ve senaryo; belgenin izlenebilirliğini belirleyen temel alanlardır. Bu alanlar, faturanın doğru döneme, doğru işlem akışına ve doğru tedarikçiye bağlanmasını sağlar.

Fatura numarası, ETTN ile aynı kavram değildir. Numara, göndericinin belge serisindeki numaradır; ETTN ise elektronik belgenin teknik kimliğidir. Mükerrerlik kontrolünde bu iki alan birlikte aranmalıdır.

Yanlış: Düzenleme tarihini ödeme vadesi sanmak. Doğru: Fatura tarihini, hizmet veya teslim dönemini ve ayrıca vade alanını ayrı ayrı kaydetmek.

Senaryo bilgisi de işlem yöntemini etkiler. Temel senaryoda ticari faturadaki kabul veya ret akışı bulunmaz. Ticari senaryoda ise sistem yanıtı için mevzuatta öngörülen süreç izlenmelidir. Uyuşmazlığın türüne göre hatalı e-Faturada düzeltme yollarını değerlendirin.

Gelen e-faturadaki mal veya hizmet satırları nasıl kontrol edilir?

Gelen e-faturadaki satır kontrolü, fatura içeriğinin gerçek teslim veya hizmetle aynı olup olmadığını gösterir. Ürün adı, miktar, birim, birim fiyat, indirim ve satır toplamı birlikte incelenmelidir.

Ürün faturasında stok kodu veya ürün açıklaması, işletmenin sipariş kaydıyla karşılaştırılır. Birim bilgisi de önemlidir; koli, adet, kilogram veya saat birbirinin yerine kullanılamaz. Miktar aynı görünse bile birim farklıysa toplam maliyet değişebilir.

Birim fiyat ile miktar çarpımı, satır tutarıyla uyumlu olmalıdır. İskonto satır bazında veya fatura genelinde uygulanabilir. İndirimin matrahı, KDV hesabı ve ödenecek toplam üzerindeki etkisi ayrı kontrol edilmelidir.

Birden fazla satır bulunan faturada yalnızca genel toplamı kontrol etmek yeterli değildir. Bir satırdaki fazla miktar, başka satırdaki eksik bedelle tesadüfen dengelenebilir. Bu nedenle satırlar sipariş, teslim fişi veya hizmet kabul raporuyla tek tek eşleştirilmelidir.

Hizmet faturalarında fiziksel miktar yerine hizmet dönemi ve kapsamı incelenir. Örneğin yazılım bakım faturasında lisans sayısı, destek dönemi ve sözleşmedeki bedel kontrol edilir. Hizmet teslim raporu yoksa ilgili birimden yazılı teyit alınabilir.

Satır açıklaması çok genel olduğunda, muhasebe sınıflaması ve giderin niteliği belirsizleşir. Bu durumda çalışan faturayı kendi yorumuyla değiştirmemelidir. Göndericiden açıklama veya düzeltilmiş belge istenmeli, yapılan yazışma belge dosyasında tutulmalıdır.

Gelen e-faturada KDV, tevkifat ve toplamlar nasıl doğrulanır?

Gelen e-faturada KDV kontrolü, vergi matrahı, KDV tutarı, varsa tevkifat ve ödenecek toplamın birlikte hesaplanmasıyla yapılır. Faturadaki oran veya kod, işlemin niteliğine ve güncel mevzuata uygun olmalıdır.

Önce mal veya hizmet bedeli belirlenir. İskonto ve ek bedellerin hangi matraha dahil edildiği incelenir. Ardından satır veya toplam bazındaki KDV tutarı yeniden hesaplanır. Kuruş farkları varsa sistemin yuvarlama yöntemiyle açıklanabilir olmalıdır.

Tevkifatlı faturada KDV'nin tamamı satıcıya ödenecek tutar olarak görünmeyebilir. Tevkifat oranı, işlem türü, tevkifat kodu, hesaplanan KDV ve alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla izlenecek bölüm birlikte incelenir.

Tevkifat kodu yalnızca seçilmiş bir menü değeri değildir. Kodun işlemle uyuşması, faturadaki hesaplamanın doğru vergi uygulamasını göstermesi gerekir. Şüphede tevkifatlı e-Fatura kontrol adımlarını inceleyin ve mali müşavirinizden teyit alın.

Ödenecek toplam ile muhasebeye alınacak vergi tutarı aynı alan olmayabilir. Özellikle tevkifat, iskonto, nakliye veya fiyat farkı bulunan belgelerde her tutarın işlevi ayrıştırılmalıdır. Faturadaki kod veya tutar açıklanamıyorsa kabul işlemi bekletilmelidir.

Vergi oranları, uygulama kapsamları ve bazı hadler dönemsel olarak güncellenebilir. Bu nedenle kesin oran veya ceza tutarı yazılı bir kaynaktan doğrulanmadan işlem yapılmamalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Dövizli gelen e-faturada kur ve TL karşılığı nasıl kontrol edilir?

Dövizli gelen e-fatura kontrolü, para birimi, kur, yabancı para tutarı ve TL karşılığının birbiriyle tutarlı olmasına odaklanır. Faturadaki döviz cinsi ile sözleşmede kararlaştırılan para birimi aynı olmalıdır.

Önce her satırın yabancı para tutarı incelenir. Miktar ile yabancı para birim fiyatının çarpımı, satır toplamını vermelidir. Sonra kullanılan kurun tarihi, yönü ve kaynağı değerlendirilir. TL karşılığı, yabancı para tutarı ile kullanılan kurun matematiksel sonucunu göstermelidir.

Kurun hangi tarihe göre alınacağı, işlemin niteliğine ve uygulanacak mevzuata göre değişebilir. Fatura tarihi, teslim tarihi veya muhasebe kayıt tarihi otomatik olarak aynı sonuç üretmez. Sözleşmedeki kur maddesi ve mali müşavir görüşü birlikte değerlendirilmelidir.

KDV matrahının döviz üzerinden mi, TL karşılığı üzerinden mi gösterildiği de incelenir. KDV ve ödenecek toplamın para birimi, fatura tasarımıyla uyumlu olmalıdır. Kur farkı ayrıca faturalanmışsa bunun dayanağı ve ilgili dönem kontrol edilir.

Örneğin ithal ürün tedarikçisinin faturasında 1.000 avro tutar, kur bilgisi ve TL karşılığı bulunabilir. Kur alanı eksikse çalışan kendi kurunu yazmamalıdır. Önce göndericiden açıklama istemeli ve dövizli e-Faturada kur ve TL karşılığı yöntemini incelemelidir.

Fatura tamamen TL düzenlenmişse yabancı para hesabı yapılmaz. Ancak sözleşme dövizliyse, TL faturanın hangi kurla oluştuğu yine açıklanabilir olmalıdır. Bu kontrol, kur farkı doğurabilecek işlemlerde özellikle önem taşır.

Gelen e-fatura sipariş ve teslim kayıtlarıyla nasıl eşleştirilir?

Gelen e-fatura, sipariş, sözleşme ve teslim kaydıyla eşleştirilerek kabul edilmelidir. Bu eşleştirme, faturada gerçekten alınan mal veya hizmetin bulunup bulunmadığını ve bedelin önceden onaylanıp onaylanmadığını gösterir.

Ürün alımında sipariş numarası, irsaliye numarası, teslim tarihi, miktar ve depo giriş kaydı birlikte kontrol edilir. Faturada sipariş numarası bulunmuyorsa, tedarikçi kartı veya satın alma dosyasındaki açıklamalar kullanılır. Eşleşmeyen belge ayrıca incelenir.

Fiziki teslim gerçekleşmeden kesilen veya teslim miktarını aşan faturalar için otomatik kabul yapılmamalıdır. Kısmi teslim varsa, teslim alınan miktar ile fatura miktarı ayrıştırılır. Kalan miktarın daha sonra faturalanacağı veya mevcut belgenin düzeltileceği yazılı şekilde netleştirilir.

Bir market sahibi, 50 koli içecek siparişi verip 48 koli teslim almış olsun. Gelen faturada 50 koli yazıyorsa, market önce teslim fişini ve depo girişini karşılaştırmalıdır. İki koli teslim edilmediyse fatura açıklama alınmadan ödeme listesine aktarılmamalıdır.

Hizmet alımlarında irsaliye yerine iş emri, dönem raporu, puantaj veya teslim tutanağı kullanılabilir. Örneğin kafe için alınan bakım hizmetinde servis formu ve tamamlanan iş kalemleri kontrol edilir. Fiziki ürün bulunmayan işlemlerde miktar yerine kapsam öne çıkar.

İrsaliye ile e-Fatura arasındaki belge türleri aynı değildir. İrsaliye teslim hareketini, fatura ise mali işlemi gösterir. Bu nedenle bir belgenin varlığı diğerinin tutar ve içerik kontrolünü ortadan kaldırmaz.

Gelen e-fatura kabul veya ret sürecinde hangi adımlar izlenir?

Gelen e-faturada kabul veya ret işlemi, faturanın senaryosuna ve hata türüne göre yürütülür. İç onay vermek, her durumda GİB sistemi üzerinden kabul yanıtı göndermek anlamına gelmez.

Ticari senaryoda alıcının kabul veya ret yanıtı oluşturabileceği bir işlem akışı bulunur. Temel senaryoda ise ticari faturadaki aynı yanıt akışı bulunmaz. Bu ayrım, çalışanın yanlış menüyü seçmesini ve geçersiz bir ret beklentisi oluşturmasını önler.

1. Belgenin senaryosunu, gönderici bilgilerini ve sistemdeki durumunu kontrol edin.
2. Fatura satırlarını sipariş, teslim ve hizmet kabul kayıtlarıyla karşılaştırın.
3. Uyuşmazlığın türünü, tutarını ve ilgili belge numarasını içeren kısa bir kayıt oluşturun.
4. Senaryoya uygun yanıtı verin veya göndericiden düzeltme sürecini başlatmasını isteyin.
5. Yanıtı, yazışmayı ve son belgeyi aynı elektronik dosyada saklayın.

Ret gerekçesi yalnızca fatura notuna yazılan kısa bir ifadeden ibaret kalmamalıdır. Yanlış miktar, yanlış alıcı, mükerrer belge veya teslim edilmeyen ürün gibi neden açıkça belirtilmelidir.

Her uyuşmazlıkta ret yanıtı doğru çözüm değildir. Bazı hatalar için iade faturası, yeni fatura, fiyat farkı belgesi veya muhasebesel açıklama gerekebilir. İşleme başlamadan önce mali müşavirle ve tedarikçiyle yöntem netleştirilmelidir.

Yanıt süresiyle ilgili kurallar mevzuata ve senaryoya göre uygulanır. Süreyi kaçırmamak için gelen kutusu her iş günü kontrol edilmeli, bekleyen belgeler sorumlu kişiye atanmalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Gelen e-fatura muhasebe ve arşiv kayıtlarına nasıl aktarılır?

Gelen e-fatura, doğrulama tamamlandıktan sonra muhasebe kaydına ve elektronik arşive aktarılır. Kayıt sırasında belge tarihi, gider veya stok niteliği, vergi bilgisi, ödeme planı ve ilgili cari hesap birlikte dikkate alınır.

Stok alımı ile hizmet alımının muhasebe etkisi aynı olmayabilir. Ürün faturası stok girişine, hizmet faturası gider veya ilgili maliyet hesabına bağlanabilir. Sabit kıymet niteliğindeki alımlar ise ayrı değerlendirilmelidir.

İndirilecek KDV değerlendirmesi, faturanın yalnızca teknik olarak sisteme düşmesine bağlı değildir. Belgenin içeriği, işlemle bağlantısı, dönem uygunluğu ve mevzuat şartları mali müşavir tarafından incelenmelidir.

Arşivde XML dosyası, görüntü, ETTN, işlem durumu ve varsa uygulama yanıtı birlikte tutulmalıdır. Sadece e-posta eki veya PDF saklamak, belgenin izlenebilirliğini zayıflatabilir. Dosya adında tedarikçi, tarih ve fatura numarası kullanılabilir.

Mükerrer kayıtları önlemek için muhasebe sistemi ETTN, fatura numarası ve tedarikçi vergi numarasıyla arama yapmalıdır. Aynı belge farklı e-posta kanallarından geldiğinde ikinci kez kayıt açılmamalıdır.

Her gelen fatura doğrudan gider hesabına yazılmaz. Avans, depozito, stok, sabit kıymet, fiyat farkı ve hizmet dönemi gibi durumlar farklı kayıt gerektirebilir. Sınıflandırma belirsizse çalışan kendi hesabını seçmemeli, mali müşavirden onay almalıdır.

Gelen e-faturada iade, komisyon ve özel durumlar nasıl yönetilir?

Gelen e-faturadaki özel durumlar, belgenin normal satın alma faturası gibi işlenmesini engelleyebilir. İade, komisyon, pazaryeri kesintisi, fiyat farkı ve kısmi teslim ayrı belge ilişkileriyle incelenmelidir.

İade işleminde hangi malın veya hizmetin, hangi faturaya dayanarak geri verildiği açıkça belirlenir. İade miktarı ve tutarı, ilk belgeyle karşılaştırılır. Uygulanacak belge türü ve düzenleme yöntemi işlem koşullarına göre mali müşavirle değerlendirilir.

İade faturası düzenleme adımlarını öğrenmek için e-Fatura ve e-Arşivde iade sürecini inceleyebilirsiniz. İlk faturanın numarası, iade gerekçesi ve iade edilen kalemler kayıt altına alınmalıdır.

Pazaryeri işlemlerinde satıcı, satış bedeli ile komisyon kesintisini karıştırmamalıdır. Pazaryeri tarafından gönderilen komisyon faturası, satış müşterisine düzenlenen fatura ile aynı belge değildir. Bu ayrımı açıklayan komisyon faturası ve pazaryeri kesintileri rehberine bakılabilir.

Mahalle eczanesi örneğinde, tedarikçi faturasında 30 kutu ürün görünürken depoya 28 kutu girmiş olabilir. Eczane çalışanı iki kutuyu sistemden silmemelidir. Teslim kaydını saklamalı, tedarikçiden açıklama istemeli ve iade veya düzeltme yolunu belirlemelidir.

Her fiyat farkı, doğrudan iade faturası anlamına gelmez. Sözleşmedeki iskonto, dönemsel prim veya kampanya bedeli farklı bir belgeyle açıklanabilir. Belgenin niteliği anlaşılmadan manuel tutar değişikliği yapılması, cari hesap ve vergi kayıtlarını bozabilir.

Özet: 5 maddede gelen e-fatura kontrol

Özet: 5 maddede gelen e-fatura kontrol, kimlikten arşive uzanan sıralı bir doğrulama sürecidir. Belgeyi kabul etmeden önce her adımın kanıtını aynı dosyada toplamak, sonraki incelemeleri hızlandırır.

Kontrol sırasında tek bir ekrana güvenmeyin. Elektronik belge, görsel çıktı, sipariş, teslim kaydı ve muhasebe ekranı birlikte değerlendirilmelidir. Bir alan doğru görünürken başka bir alanda miktar, vergi veya dönem hatası bulunabilir.

• Gönderici ve alıcı unvanlarını, VKN veya TCKN bilgilerini resmi kayıtlarla karşılaştırın.
• Fatura numarası, ETTN, tarih, vade ve senaryo bilgilerini mükerrerlik açısından inceleyin.
• Satırları sipariş, teslim, hizmet kabul ve sözleşme kayıtlarıyla eşleştirin.
• Matrah, KDV, tevkifat, döviz kuru ve ödenecek toplamı yeniden hesaplayın.
• Uygun yanıtı veya düzeltme yöntemini seçin, ardından XML ve işlem kayıtlarını saklayın.

Bu beş madde, küçük bir işletmede günlük gelen kutusu kontrolünün temelini oluşturur. Sorumlu kişi her belgeye durum etiketi verebilir: inceleniyor, açıklama bekliyor, iç onayda, muhasebeye aktarıldı veya düzeltme bekliyor.

Hatalı belgeyi düzeltmek için PDF üzerinde değişiklik yapılmaz. Senaryo, hata türü ve işlem geçmişi incelenir; gerekiyorsa tedarikçiyle yeni belge düzenlenmesi konusunda mutabakat sağlanır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için geçerli tek havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri bulunur; gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür.