İade Faturası Nasıl Kesilir? e-Fatura ve e-Arşivde İade Süreci

İade faturası, daha önce faturalandırılmış malın tamamen veya kısmen geri verilmesini ve bedel düzeltmesini gösteren belge demektir. Alıcı, iade ettiği ürünler için asıl faturaya atıf yaparak e-Fatura veya e-Arşiv fatura düzenler.

Bu rehber, iade faturası kesmek isteyen işletme sahiplerine, muhasebe çalışanlarına ve mali müşavirlere yardımcı olur. Belge türünü seçme, asıl faturayı gösterme, KDV hesaplama, kısmi iade ve muhasebe eşleştirmesi adımlarını birlikte açıklar.

İade faturası nedir ve hangi durumda kesilir?

İade faturası, teslim alınan malın veya sözleşmeye uygun şekilde geri verilen bedelin faturalı olarak düzeltilmesini sağlar. Belge, ilk satış faturasının yerine geçmez ve onu kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Mal tamamen geri veriliyorsa, iade faturasında asıl faturadaki iade edilen kalemlerin tamamı gösterilir. Malın yalnızca bir bölümü geri veriliyorsa, belge sadece dönen miktarı ve bu miktara karşılık gelen tutarı kapsar.

Hasarlı ürün, yanlış ürün, eksik teslimat veya sözleşmedeki iade şartının gerçekleşmesi, iade faturası için yaygın nedenlerdir. İade gerekçesi, belge açıklamasında kısa ve doğrulanabilir biçimde yazılmalıdır.

İade faturası, yalnızca fiyat yanlışlığını düzeltmek için kullanılmamalıdır. Henüz teslim edilmemiş bir ürün, yanlış VKN bilgisi veya yazım hatası varsa iptal, ret ya da itiraz yöntemi ayrıca değerlendirilir.

Bir hizmetin hiç sunulmaması veya sözleşme gereği bedelin geri alınması da muhasebesel düzeltme gerektirebilir. Ancak hizmette fiziksel stok hareketi bulunmadığından, sözleşme ve hizmet kabul kayıtları ayrıca incelenmelidir.

Tüketici iadelerinde tüketici, fatura düzenleme yetkisi yoksa iade faturası kesemez. Bu durumda satıcının iade, bedel ödeme ve belge düzeni için kendi muhasebe prosedürünü uygulaması gerekir.

İade kararından önce sipariş, teslim tutanağı, irsaliye, asıl fatura ve iade kabul yazışmaları karşılaştırılmalıdır. Mevzuata bağlı tereddütlerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İade kararı verildiğinde önce işlemin türünü ayırın: işletmeler arası mal dönüşü, hizmet bedeli düzeltmesi veya tüketici iadesi. Bu ayrım, hangi tarafın belge düzenleyeceğini ve hangi kayıtların dosyalanacağını belirler.

Örneğin işletme, hasarlı ürünün fotoğrafını, teslim tutanağını ve asıl faturayı birlikte saklamalıdır. Bu dosya, karşı tarafın iade kabulünü ve cari hesap düzeltmesini sonradan kontrol etmeyi kolaylaştırır.

İade faturasını kim keser ve hangi belgeye dayanır?

İade faturasını genellikle malı geri gönderen alıcı keser. Alıcı, satıcıya düzenlediği bu belgeyle geri verdiği malların bedelini ve ilgili vergisel tutarları karşı tarafa bildirir.

Asıl satış faturası satıcı tarafından düzenlenmişse, iade faturasında alıcı kendi bilgilerini düzenleyen olarak, satıcının bilgilerini ise alıcı olarak gösterir. Fatura adresleri ve vergi kimlik bilgileri eksiksiz olmalıdır.

Belgenin dayanağı, iade edilen malın bulunduğu asıl faturadır. Asıl fatura numarası ve tarihi, iade faturasında ilgili alana veya açıklama bölümüne yazılmalı; mümkünse sistemdeki referans alanı kullanılmalıdır.

Birden fazla faturadaki ürünler aynı iade belgesinde birleştirilecekse, muhasebe sistemi ve karşı tarafla önceden mutabakat sağlanmalıdır. Aksi durumda her asıl faturaya ayrı iade faturası düzenlemek daha izlenebilir olabilir.

Satıcı, alıcının iade talebini kabul etmeden önce ürün miktarını, ürün durumunu ve sözleşme şartlarını kontrol edebilir. İade faturası düzenlenmesi, fiziksel iadenin kabul edildiğini tek başına kanıtlamaz.

Fatura düzenleme yetkisi bulunmayan son tüketici, işletmeye iade faturası kesemez. İşletme, tüketici işlemlerinde satış belgesi, iade kaydı ve ödeme iadesini kendi mevzuatına uygun şekilde düzenlemelidir.

Taraflar arasında iade sürecinin kim tarafından başlatılacağı sözleşmede farklı düzenlenebilir. Uygulama ile vergi belgesi arasında çelişki varsa işlemi göndermeden önce mali müşavirinizden yazılı görüş almak güvenlidir.

Uygulamada her iade için ortak bir dosya numarası kullanın. Asıl fatura, iade talebi, depo kabulü, düzenlenen belge ve ödeme hareketi aynı dosyada tutulmalıdır.

e-Fatura iade faturası nasıl kesilir?

e-Fatura iade faturası, alıcının satıcıya yeni bir e-Fatura düzenlemesiyle kesilir. Belge oluşturulurken alıcının ve satıcının güncel e-Fatura kullanıcı statüsü doğrulanmalıdır.

Önce asıl faturanın numarası, tarihi, düzenleyeni, ürün satırları ve iade nedeni hazırlanır. Sonra kullanılan portal veya özel entegratörde yeni fatura ekranı açılır.

1. İade faturasını düzenleyen işletmenin bilgilerini ve satıcının VKN veya TCKN bilgisini kontrol edin.
2. Yeni e-Fatura ekranında belge türünü sistemde bulunan İade seçeneğiyle belirleyin.
3. Asıl faturanın numarasını, tarihini ve mümkünse sistem referansını ilgili alanlara girin.
4. Yalnızca geri gönderilen ürünleri, doğru miktarları, fiyatları, indirimleri ve KDV bilgilerini ekleyin.
5. Ön izleme, toplamlar ve alıcı adresini kontrol ettikten sonra belgeyi imzalayıp gönderin.

Gönderimden önce alıcı etiketini ayrıca kontrol edin. Aynı VKN için birden fazla e-Fatura etiketi varsa, iade belgesinin doğru posta kutusuna yönlendirildiğini sistem yanıtından doğrulayın.

Her portalda alan isimleri aynı olmayabilir; bazı ekranlar belge türünü, bazıları fatura senaryosunu ayrı gösterir. Teknik kılavuzda iade fatura kodunun ve gönderim akışının nasıl kullanıldığını kontrol edin.

Gönderimden sonra belgenin durumunu yalnızca taslak ekranından değil, gönderilen belgeler ve sistem yanıtları bölümünden izleyin. Hatalı VKN, geçersiz adres veya imza sorunu varsa belge alıcıya ulaşmayabilir.

İade faturası gönderen taraf açısından giden belge olarak kontör planına dahil olabilir. efaturakontor.com sisteminde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; iade hacmini hesaplarken bu kuralı dikkate alın.

Asıl fatura ticari senaryoda düzenlenmiş olsa bile, ürün iadesi için ayrı iade faturası gerekebilir. Bu nedenle e-Fatura sürecinin sistem yanıtlarını, fiziksel iade kayıtlarından ayrı takip edin.

e-Arşiv iade faturası nasıl düzenlenir?

e-Arşiv iade faturası, iade faturasını düzenleyen taraf e-Arşiv kapsamında belge kesebiliyorsa ve alıcının statüsü e-Fatura düzenlenmesini gerektirmiyorsa kullanılır.

Belge türü, yalnızca ilk satış faturasının e-Arşiv olmasına bakılarak seçilmez. İade belgesini düzenleyen işletmenin yükümlülüğü ve faturanın gönderileceği tarafın güncel e-belge statüsü birlikte kontrol edilir.

Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa, e-Arşiv yerine e-Fatura düzenlenmesi gerekir. Vergi kimlik numarasıyla kullanıcı sorgusu yapılmadan düzenlenen belge, teknik olarak gönderilse bile belge düzeni açısından sorun oluşturabilir.

e-Arşiv portalında veya kullanılan entegratör ekranında yeni fatura oluşturulur. İade türü seçilir, satıcının ya da ilgili alıcının bilgileri yazılır ve asıl faturanın numarasıyla tarihi açıklanır.

Örneğin e-Fatura kullanıcısı olan tedarikçiye e-Arşiv iade düzenlemeye çalışıyorsanız, önce statüyü yeniden sorgulayın. Yanlış belge türü sonradan iptal ve yeniden düzenleme işlemi doğurabilir.

İade edilen ürünler, miktarları ve vergileri ayrı satırlarda gösterilmelidir. Belgenin oluşturulmasından sonra sistemin oluşturduğu belge numarası, gönderim bilgisi ve raporlama durumunu saklayın.

Son tüketici iadesinde tüketicinin e-Arşiv fatura düzenlemesi beklenmez. Satıcı, tüketici işlemine ilişkin iade ve ödeme kayıtlarını yürütür; işletmeden işletmeye iade faturası süreciyle tüketici iadesi karıştırılmamalıdır.

e-Arşiv belgesinin iptali veya itirazı, iade faturasından farklı bir işlemdir. Portal ekranları ve süreler değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Temel ve ticari e-Fatura süreci iade faturasında nasıl işler?

İade faturasında temel ve ticari senaryo ayrımı, esas olarak e-Fatura sistemindeki yanıt akışını belirler. Malın gerçekten iade edilip edilmediği ise teslim, sözleşme ve muhasebe kayıtlarıyla kanıtlanır.

Ticari senaryoda alıcı, kendisine gelen faturaya sistem üzerinden kabul veya ret yanıtı verebilir. Bu ret yanıtı, ürünün sonradan geri gönderilmesiyle oluşan iade faturasıyla aynı işlem değildir.

Temel senaryoda ticari senaryodaki kabul veya ret akışı aynı şekilde çalışmaz. Faturada hata varsa uygulanacak iptal, itiraz veya düzeltme yolu belge türüne ve güncel kurallara göre incelenmelidir.

Bir ticari faturayı reddetmeden önce ret gerekçesini ayrı kaydedin. Sadece fiyat hatası varsa ürünün depoya döndüğünü varsaymayın; fiziksel dönüş gerçekleşmişse iade belgesi ve mal hareketi ayrıca oluşturulmalıdır.

Temel senaryoda teknik ret seçeneği bulunmaması, tarafların anlaşmazlığı çözdüğü anlamına gelmez. Sözleşme, yazışma, teslim kaydı ve düzeltme belgesi birlikte incelenmelidir.

Alıcı, ticari e-Faturayı reddettiğinde ürün fiziksel olarak geri dönmüş sayılmaz. Ürün iadesi gerçekleşmişse, sistem yanıtına ek olarak mal hareketi ve iade faturası kayıtları oluşturulmalıdır.

İade belgesinin temel veya ticari senaryoyla gönderilip gönderilmeyeceği, kullanılan uygulamanın yönlendirmesine göre seçilmelidir. Teknik seçimden emin olunmadığında gönderim öncesi mali müşavirden teyit alın.

İade faturasında hangi bilgiler ve açıklamalar bulunur?

İade faturasında asıl faturanın numarası, tarihi, tarafların kimlik bilgileri, iade edilen ürünler, miktarlar, vergiler ve toplam tutar bulunmalıdır.

İade nedeni, açıklama alanında açıkça yazılmalıdır. Örneğin yanlış ürün teslimi, hasarlı ürün, eksik sevkiyat veya sözleşmedeki iade şartı gibi somut bir gerekçe kullanılabilir.

Ürün satırında stok kodu, ürün adı, birim, miktar ve birim fiyat asıl faturayla karşılaştırılmalıdır. Kod kullanılıyorsa, satıcının ve alıcının stok kayıtlarında aynı ürünü gösterdiğinden emin olun.

İndirimler, kampanya koşulları veya iskonto tutarları iade edilen satırlara doğru dağıtılmalıdır. Asıl faturadaki indirim tamamen satışa aitse, kısmi iade sırasında hangi oranın dönen mala ait olduğu hesaplanmalıdır.

KDV, iade edilen satırların asıl faturadaki vergi yapısıyla uyumlu gösterilmelidir. Farklı vergi oranına sahip ürünler ayrı satırlarda tutulmalı ve vergi matrahı sistemin hesaplamasıyla karşılaştırılmalıdır.

İade sevkiyatı yapılıyorsa ilgili irsaliye, taşıma belgesi, teslim tutanağı veya depo kabul numarası açıklamada referanslanabilir. Bu alanların her işlemde zorunlu olup olmadığı, belge tipine göre ayrıca kontrol edilmelidir.

Ödeme iadesi yapılacaksa banka hareketi, cari hesap mahsuplaşması veya alacak dekontu ile fatura kaydı eşleştirilmelidir. Faturada bulunması gereken teknik alanlar için güncel GİB kılavuzunu esas alın.

Asıl faturada sipariş veya teslimat numarası bulunuyorsa, bunları açıklamada da ayırarak yazın. Aynı ürün adı farklı sevkiyatlarda geçtiğinde, hangi teslimatın iade edildiği böylece anlaşılır.

Belgeyi göndermeden önce satır toplamını ve genel toplamı bağımsız hesapla karşılaştırın. Ekranın otomatik sonucu, yanlış miktar veya yanlış vergi oranı girildiyse doğru kabul edilmemelidir.

Kısmi iade faturası, KDV ve tutar nasıl hesaplanır?

Kısmi iade faturası, asıl faturadaki yalnızca geri verilen ürün veya hizmet miktarı üzerinden düzenlenir. İade edilmeyen kalemlerin tutarı bu belgeye aktarılmaz.

Örneğin bir market, tedarikçiden aldığı on ürünün ikisini geri gönderiyorsa, iade faturasına iki ürün yazmalıdır. Sekiz ürünün bedeli ve vergisi iade belgesinde gösterilmemelidir.

İade edilen ürünlerin birim fiyatı, asıl faturadaki fiyatla karşılaştırılmalıdır. Sonradan yapılmış fiyat farkı, iskonto veya kampanya varsa, iade edilen miktara düşen bölüm ayrıca hesaplanmalıdır.

KDV, iade edilen satırların asıl faturadaki oranı ve matrahı dikkate alınarak hesaplanır. Farklı oranlara sahip ürünleri tek satırda birleştirmek, hem muhasebe hem de raporlama hatası yaratabilir.

Kargo, ambalaj veya hizmet bedeli ayrı bir satır olarak faturalandırılmışsa, bu bedelin iade kapsamına girip girmediği sözleşmeye göre belirlenmelidir. Her satışta ek bedelin otomatik olarak iade edilmesi gerekmez.

Bir iade ekranında satırları negatif yazmak yerine, belge türünü İade seçerek normal satır değerleri girmeniz gerekebilir. Arayüzün teknik kuralını incelemeden eksi tutar kullanmayın.

Kısmi iade hesabında önce satırın brüt tutarını belirleyin. Ardından indirim payını, vergi matrahını ve KDV tutarını ayrı kontrol ederek toplamı yeniden oluşturun.

Yanlış: Asıl faturanın tamamını, yalnızca iki ürün döndüğü halde iade etmektir. Doğru: İade edilen iki ürünün miktarını, indirim payını ve KDV tutarını ayrı hesaplamaktır.

İade faturası iptali, reddi ve itirazı nasıl ayrılır?

İade faturası, iptal, ret ve itiraz işlemlerinden farklıdır. İade faturası gerçekleşen ürün dönüşünü belgelemeye; iptal, ret veya itiraz ise hatalı ya da kabul edilmeyen belgeyi düzeltmeye yöneliktir.

Ticari e-Fatura reddedildiğinde, alıcı sistem üzerinden faturayı kabul etmediğini bildirir. Bu yanıt, ürünün depoya döndüğünü veya satıcının iade kaydı oluşturduğunu tek başına göstermez.

Temel e-Fatura senaryosunda ticari faturadaki ret akışı bulunmayabilir. Faturadaki yanlışlığın niteliğine göre iptal, itiraz, düzeltme veya yeni belge düzenleme yöntemi değerlendirilmelidir.

e-Arşiv faturanın iptali, faturayı düzenleyen tarafın kullandığı portal ve güncel mevzuat prosedürüne göre yapılır. İade faturası kesmek, hatalı e-Arşiv faturayı sistemden silmez.

Bir iade faturası yanlış düzenlenmişse, karşı tarafa yeni bir belge göndermeden önce mevcut belgenin sistem durumunu kontrol edin. İptal talebi, itiraz kaydı veya yeni düzeltme belgesi gerekebilir.

Örneğin yanlış VKN'ye gönderilmiş belge için ürün iadesi varmış gibi fatura kesmek çözüm değildir. Önce hatalı belgenin düzeltme kanalı belirlenmeli, fiziksel dönüş varsa ayrıca belgelenmelidir.

Uzman notu: Ret yanıtını, iade faturası yerine kullanmayın; sistem cevabını fiziksel iade belgesi, depo kaydı ve cari hesap hareketiyle birlikte dosyalayın.

Yanlış: Ticari e-Faturayı reddedince mal iadesinin ve muhasebe düzeltmesinin tamamlandığını düşünmektir. Doğru: Belge durumunu, mal hareketini ve iade faturasını ayrı ayrı eşleştirmektir.

İptal ve itiraz süreleri belge türüne ve güncel düzenlemelere göre değişebileceğinden sabit süre varsaymayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İade faturası muhasebe ve stok kayıtlarına nasıl işlenir?

İade faturası, muhasebede fatura kaydıyla birlikte cari hesap ve stok hareketine işlenir. Belge tek başına fiziksel ürünün depoya girdiğini kanıtlamaz.

Alıcı taraf, iade ettiği ürünlerin stoktan çıkışını ve satıcıya olan borç hareketinin düzeltilmesini kaydeder. İşletmenin kullandığı hesap planı ve muhasebe politikası, kayıt hesabını belirler.

Satıcı taraf, geri gelen ürünleri depo kabul kaydıyla stoklarına alır. İade edilen ürün satılabilir değilse, kalite kontrol, fire veya ayrı stok statüsü gibi iç kayıtlar ayrıca tutulabilir.

Fatura toplamı, cari hesapta iade tutarıyla eşleştirilmelidir. Bankadan para iadesi yapılacaksa ödeme hareketi; borçtan düşülecekse mahsup kaydı fatura numarasıyla ilişkilendirilmelidir.

Malın taşınması sırasında ayrıca irsaliye düzenlenmesi gerekip gerekmediği, mal hareketine ve tarafların e-belge statüsüne bağlıdır. Kapsama giren işletmeler, e-İrsaliye sürecini fatura kaydından ayrı kontrol etmelidir.

e-Defter kullanan işletmeler, iade faturasının yevmiye kaydını ilgili dönemde belge numarası ve tarihiyle izlenebilir biçimde kaydetmelidir. Kayıt dönemi ve muhasebe fişi için mali müşavirinizin yöntemini uygulayın.

İki tarafın kayıt tarihi aynı olmayabilir; ancak belge numarası, teslim tarihi ve cari hareket ilişkisi açıklanabilir olmalıdır. Dönem kapanışı yaklaşıyorsa kayıt yöntemini mali müşavirinizle önceden netleştirin.

Ay sonlarında iade faturaları, depo girişleri, cari hesap ekstreleri ve banka iadeleri karşılaştırılmalıdır. Fark bulunursa yeni belge kesmeden önce hangi kaydın eksik veya hatalı olduğunu belirleyin.

Bir eczane iade faturası sürecini nasıl yönetir?

Bir eczane, tedarikçiden aldığı ürünleri işletme olarak geri gönderiyorsa, iade faturası düzenleyerek satıcının asıl faturasıyla eşleştirme yapmalıdır.

Örneğin eczane, bir tedarikçinin faturasında yer alan on kutunun ikisini yanlış ürün nedeniyle iade etmek istesin. Eczane önce ürünleri, miktarı ve asıl fatura bilgilerini kontrol eder.

İade faturası düzenleyen eczane, tedarikçinin güncel e-Fatura veya e-Arşiv statüsünü sorgular. Tedarikçi e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura; uygun değilse düzenleyenin yükümlülüğüne göre e-Arşiv veya ilgili belge yöntemi değerlendirilir.

Belgede yalnızca iki kutu, asıl faturadaki birim fiyat, ilgili indirim ve aynı vergi yapısı gösterilir. Açıklamaya yanlış ürün nedeniyle iade yapıldığı ve asıl faturanın numarası yazılır.

Ürünler depodan çıkarken iade formu, teslim belgesi ve varsa taşıma evrakı hazırlanır. Ürünün seri, lot, son kullanma tarihi veya sektörel takip bilgisi varsa, tedarikçi prosedürüne göre ayrıca işlenir.

Adım adım uygulamada eczane, önce iade formuna ürün ve lot bilgilerini yazar. Sonra depo çıkışını yapar, fatura taslağını oluşturur ve tedarikçi kabulünü dosyalar.

Bu örnek, eczanenin tedarikçiye yaptığı işletmeden işletmeye iadeyi anlatır. Hastanın tüketici olarak eczaneye yaptığı her ürün iadesinde tüketiciden iade faturası beklenmez; ödeme ve satış belgesi prosedürü farklıdır.

Eczane, gönderimden sonra tedarikçinin kabulünü, depo çıkışını ve cari hesap düzeltmesini kontrol eder. İade kabul edilmezse, yeni bir fatura göndermeden önce tedarikçiyle ve mali müşavirle mutabakat kurmalıdır.

İade faturasında en sık yapılan hatalar nasıl önlenir?

İade faturası hatalarını önlemenin en etkili yolu, belgeyi göndermeden önce asıl fatura, fiziksel ürün ve cari hesap arasında üçlü kontrol yapmaktır.

En sık hata, asıl fatura numarasını yanlış yazmak veya farklı siparişteki ürünleri aynı iade belgesine eklemektir. Her satırın ürün kodu, miktarı ve iade gerekçesi kontrol edilmelidir.

Yanlış: Alıcı e-Fatura kullanıcısı olduğu halde e-Arşiv iade faturası göndermektir. Doğru: Alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle güncel e-belge statüsünü kontrol edip uygun belgeyi seçmektir.

Yanlış: İade edilen ürünleri negatif miktarla yazıp belge türünü normal satış bırakmaktır. Doğru: Uygulamanın İade belge türünü seçmek ve teknik kılavuzdaki satır giriş biçimini uygulamaktır.

Gönderimden önce bir çalışan belgeyi hazırlar, başka bir çalışan toplamları ve asıl faturayı kontrol eder. Tek kişinin çalıştığı küçük işletmede aynı kontrol, belgeyi kapatıp yeniden açarak yapılabilir.

Gönderimden sonra sistem yanıtını izlememek de önemli bir risktir. Taslakta kalan veya teknik hata alan belge, karşı tarafa ulaşmış kabul edilmemeli; doğru durum ekranından kontrol edilmelidir.

Aşağıdaki kontrol listesi, gönderimden önce temel alanları gözden geçirmenizi sağlar:

• Asıl faturanın numarası ve tarihi, belge üzerindeki kayıtla karşılaştırılmıştır.
• İade edilen ürünlerin miktarı, stok kodu ve birimi fiziksel iade ile uyumludur.
• Alıcının VKN veya TCKN bilgisi ile e-belge statüsü güncel olarak kontrol edilmiştir.
• İade nedeni, açıklama alanında kısa ve somut biçimde belirtilmiştir.
• İndirim, matrah, KDV ve genel toplam asıl fatura ile yeniden hesaplanmıştır.
• İrsaliye, teslim tutanağı, depo kaydı ve ödeme hareketi varsa belgeyle eşleştirilmiştir.
• Gönderim sonrasında belgenin durum ve yanıt bilgileri tekrar kontrol edilecektir.

Kontrol listesi hukuki incelemenin yerine geçmez. Özellikle yüksek tutarlı, dönem değişikliğine yol açan veya tüketici işlemi içeren iadelerde güncel mevzuat ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

Özet: 5 maddede iade faturası nasıl kesilir?

İade faturası kesmek için önce gerçek iade nedenini ve iade edilen miktarı belirleyin. Ardından asıl faturayı bulun, alıcının e-belge statüsünü kontrol edin ve uygun e-Fatura veya e-Arşiv belgesini oluşturun.

Belge türü seçildikten sonra ürün satırları, indirimler, KDV, açıklama ve toplam tutar kontrol edilmelidir. Gönderim, muhasebe kaydı, depo hareketi ve cari hesap eşleştirmesi tamamlanmadan süreç bitmiş sayılmaz.

1. İade talebinin ürün dönüşü mü, fiyat hatası mı, yoksa tüketici işlemi mi olduğunu kesinleştirin.
2. Asıl faturanın numarası, tarihi, ürün satırları ve taraf bilgileriyle karşılaştırma yapın.
3. İade faturasını düzenleyen ve alıcı tarafın güncel e-belge statüsüne göre belge türünü seçin.
4. İade edilen miktarı, KDV yapısını, indirim payını ve gerekçeyi açıkça belgeye işleyin.
5. Gönderim yanıtını, fiziksel iade kaydını, stok hareketini ve cari hesap düzeltmesini birlikte kontrol edin.

İade faturası ile fiyat farkı, iskonto ve tüketici iadesini aynı işlem sanmayın. Önce ekonomik olayı tanımlayın, sonra teknik belge ekranını seçin; ekran seçimi gerçek işlemin yerine geçmez.

Belge arşivinde iade faturasını asıl fatura numarasıyla adlandırın. Böylece denetim, cari mutabakat ve dönem sonu kontrolünde ilgili kayıtlar tek aramayla bulunabilir.

İptal, ticari e-Fatura reddi, e-Arşiv itirazı ve ürün iadesi aynı işlem değildir. Süre veya yöntem konusunda tereddüt oluştuğunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İade ve diğer e-belgeler için efaturakontor.com üzerinde 100’den 500.000 kontöre kadar tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri, ücretsiz e-Fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçeneği bulunur. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paketlerde 12-18 ay kullanım süresi uygulanır.