Akınsoft ile e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

Akınsoft e-Arşiv fatura kesme, Akınsoft'ta kaydedilen satış bilgilerinin e-Arşiv belgesine dönüştürülüp yetkili e-belge kanalına gönderilmesidir. Alıcının e-Fatura durumunu ve güncel GİB kurallarını kontrol etmek gerekir.

Bu rehber, Akınsoft kullanan küçük işletme sahipleri, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Kurulum adımlarını, otomatik veri akışını, hata yönetimini, iptali ve kontör planlamasını birlikte açıklar.

Akınsoft ile e-Arşiv fatura kesme nedir?

Akınsoft e-Arşiv fatura, Akınsoft içindeki satış verilerinin e-Arşiv belgesine dönüştürülmesi demektir. Belgenin numarası, tarihi, alıcı bilgileri, kalemleri ve vergileri kayıtla eşleşir.

e-Arşiv fatura genellikle e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenir. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa belge türü seçimi değişebilir ve işlemden önce güncel GİB kuralları kontrol edilmelidir.

Otomatik fatura akışı, satış kaydının tekrar yazılmadan e-belge sistemine aktarılmasını sağlar. Ancak otomasyon, vergi oranını, müşteri bilgisini veya belge türünü kendiliğinden doğru kabul etmez.

Akınsoft sürümüne, kullanılan modüllere ve e-dönüşüm bağlantısına göre ekran adları değişebilir. Bu nedenle menü adı ezberlemek yerine veri alanlarının ve işlem durumlarının kontrol edilmesi daha güvenlidir.

Akış tamamlandığında belge numarası, gönderim durumu ve alıcıya sunum bilgisi takip edilmelidir. Sadece PDF indirmek, belgenin yetkili kanaldan başarıyla oluşturulduğunu tek başına kanıtlamaz.

Manuel kesim ile otomatik kesim arasındaki temel fark, verinin aktarım biçimidir. Manuel yöntemde bilgiler yeniden girilir; entegrasyon destekliyorsa otomatik yöntemde satış kaydı kaynak olur.

Bu süreç, satış belgesini muhasebe kaydından ayırmaz. Akınsoft'taki stok, cari ve tahsilat bilgileri ayrıca kontrol edilmeli, e-belge durumunun muhasebe kaydıyla uyumu sağlanmalıdır.

Örneğin bir eczane sahibi, reçetesiz ürün satışını Akınsoft'ta tamamladıktan sonra müşteri kartını ve belge türünü kontrol eder. Cari kartta eksik adres veya yanlış alıcı türü varsa otomatik aktarım başlatılmadan kayıt düzeltilir.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı çıktığında aynı satış için e-Arşiv seçeneğinde ısrar edilmemelidir. Akınsoft'ta seçilen belge türü, alıcının güncel kayıt durumu ve işlem koşullarıyla birlikte değerlendirilmelidir.

Akınsoft e-Arşiv fatura akışı nasıl çalışır?

Akınsoft e-Arşiv fatura akışı, satışın oluşturulmasıyla başlayıp belgenin doğrulanması, gönderilmesi ve sonucunun kaydedilmesiyle tamamlanır. Her aşamada farklı bir kontrol yapılır.

İlk aşamada müşteri, ürün veya hizmet, miktar, birim fiyat, iskonto ve vergi bilgileri Akınsoft kaydından alınır. Eksik cari bilgi varsa belge gönderim öncesinde durabilir.

İkinci aşamada alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı değerlendirilir. Bu kontrol yanlış yapılırsa e-Arşiv yerine farklı bir e-belge türü gerekebilir ve işlem reddedilebilir.

Üçüncü aşamada belge numarası, tarih, toplamlar ve vergi hesapları oluşturulur. Entegrasyon modeli, belgenin hangi yetkili e-belge kanalına aktarılacağını belirler.

Dördüncü aşamada sistem teknik ve iş kurallarını kontrol eder. Zorunlu alan, hatalı vergi kodu, geçersiz müşteri bilgisi veya tekrar eden numara başarısızlık yaratabilir.

Beşinci aşamada gönderim yanıtı Akınsoft'a işlenir. Başarılı, bekliyor, reddedildi veya teknik hata gibi durumlar görünüyorsa aynı belgeyi tekrar göndermeden önce kayıt incelenmelidir.

Son aşamada belge alıcıya sunulur ve kayıtlar arşivlenir. Alıcının e-posta adresi, portal erişimi veya farklı teslim yöntemi kullanılıyorsa bu kanalın gerçekten çalıştığı ayrıca doğrulanmalıdır.

Yoğun satış günlerinde akış, satış kaydı, doğrulama, gönderim ve yanıt takibi olarak ayrı listelenmelidir. Böylece belge oluşturulmuş olsa bile alıcıya sunulamayan kayıtlar gün sonunda fark edilir.

Karşı durumda gönderim kuyruğu uzun süre değişmiyorsa yeni belgeleri arka arkaya göndermek yerine bağlantı yanıtı incelenmelidir. Sorun çözüldükten sonra hangi kayıtların tekrar denenebileceği belge numarasıyla belirlenmelidir.

Akınsoft e-Arşiv fatura entegrasyonu için hangi bilgiler gerekir?

Akınsoft e-Arşiv fatura entegrasyonu için işletme bilgileri, yetkilendirme bilgileri, müşteri kayıtları ve ürün veya hizmet tanımları gerekir. Kurulumdan önce bu veriler temizlenmelidir.

İşletme unvanı, vergi kimlik numarası veya kimlik numarası, adres, vergi dairesi ve iletişim bilgileri doğru olmalıdır. Bu alanlardaki yazım hataları belgenin geçerliliğini etkileyebilir.

Entegrasyon tarafında kullanıcı yetkisi, bağlantı bilgileri ve belge serisi gibi ayarlar gerekebilir. Bu bilgilerin nereden alınacağı, kullanılan özel entegratör ve Akınsoft sürümüne göre değişir.

Müşteri kartlarında unvan, adres, vergi bilgisi, e-posta ve alıcı türü bulunmalıdır. Tüketiciye yapılan satışlarda kullanılan bilgilerle vergi mükellefi müşteriye ait bilgiler karıştırılmamalıdır.

Ürün veya hizmet kartlarında açıklama, birim, miktar, fiyat ve vergi bilgileri tutarlı olmalıdır. Stokta kayıtlı vergi oranı ile faturada oluşan vergi oranı karşılaştırılmalıdır.

Belge serisi ve numara düzeni de önceden planlanmalıdır. Kullanılan seri başka bir kanalda devam ediyorsa mükerrer numara ve raporlama sorunları ortaya çıkabilir.

Kurulumdan önce küçük bir test veri seti hazırlamak yararlıdır. Bir tüketici, bir vergi mükellefi, vergili ve vergisiz birer kalemle yapılan test, eksikleri erken gösterir.

Veri hazırlarken aynı müşteri veya ürün için açılmış mükerrer kartlar birleştirilmelidir. İki farklı kartta farklı vergi bilgisi bulunması, otomatik akışın her satışta farklı sonuç üretmesine neden olabilir.

Örneğin market sahibi, içecek ve temizlik ürünlerini farklı vergi tanımlarıyla izliyorsa önce ürün kartlarını mali müşavirle karşılaştırır. Sonra tek bir örnek satıştan oluşan belgenin satır ve toplamlarını inceler.

Akınsoft e-Arşiv fatura bağlantısı nasıl kurulur?

Akınsoft e-Arşiv fatura bağlantısı, işletme bilgileri ve yetkilendirme tamamlandıktan sonra test edilerek kurulmalıdır. Ekran adları sürüme göre değişebileceği için aşağıdaki sıra genel yöntemdir.

Kurulumda amaç yalnızca bağlantıyı açmak değildir. Satış kaydının doğru belge türüne dönüşmesi, yanıtın Akınsoft'a dönmesi ve başarısız belgelerin ayrıştırılması da test edilmelidir.

Bağlantı kurulmadan önce mali müşavirle belge serisi, vergi uygulaması ve alıcı türleri hakkında mutabık kalınmalıdır. Teknik bağlantı, muhasebe kararlarının yerine geçmez.

1. İşletme ve yetkili kullanıcı bilgilerini Akınsoft ile e-belge hizmetindeki kayıtlarla karşılaştırın.
2. Müşteri, ürün, hizmet, vergi ve belge serisi alanlarının zorunlu bilgilerini tamamlayın.
3. Akınsoft ile e-belge kanalı arasındaki bağlantı bilgilerini ilgili yetkili ekranından tanımlayın.
4. Gerçek müşteriye göndermeden önce test senaryolarıyla belge oluşturup durum yanıtını izleyin.
5. Başarılı testten sonra numara, toplam, vergi ve alıcı teslim bilgilerini örnek belgeyle karşılaştırın.

Test sırasında belge oluşuyor fakat Akınsoft'a durum dönmüyorsa bağlantı tamamen başarılı sayılmaz. Gönderim, yanıt, arşivleme ve muhasebe aktarımı ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

Kurulum sonrasında yetkisiz personelin seri veya vergi ayarlarını değiştirmesini önleyin. Kullanıcı rollerini görevle sınırlamak, hatalı belge ve sonradan açıklanamayan değişiklik riskini azaltır.

İlk testte başarılı belge, eksik müşteri bilgisi ve bağlantı kesintisi senaryoları ayrı ayrı çalıştırılmalıdır. Her testin belge numarası, işlem zamanı ve alınan yanıtı not edilirse canlı geçiş öncesi sorunlar görünür hale gelir.

Bağlantı kesildiğinde satış kaydının Akınsoft'ta kalıp kalmadığı ve e-belge kanalına aktarılıp aktarılmadığı kontrol edilmelidir. Aynı satış hem bekleyen hem başarılı görünüyorsa yeni gönderimden önce teknik kayıt incelenmelidir.

Akınsoft e-Arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

Akınsoft e-Arşiv fatura ile e-Fatura arasındaki temel fark, belgenin alıcıya hangi e-belge sistemi üzerinden düzenlendiğidir. Alıcının kayıt durumu, işlem öncesi belirleyici kontroldür.

e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler arasındaki belge akışında kullanılır. e-Arşiv fatura ise genel olarak e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenir.

Bu ayrım yalnızca alıcının e-posta adresine göre yapılamaz. Vergi bilgisi, mükellefiyet durumu ve güncel GİB kayıtları birlikte değerlendirilmelidir.

Tablodaki ayrım genel çalışma mantığını gösterir; istisnai senaryolar ve zorunluluklar işlem türüne göre değişebilir. Bu nedenle yalnızca geçmişte kullanılan belge türüne güvenilmemelidir.

Yanlış: Her müşteriye, e-posta adresi varsa e-Arşiv fatura kesilebilir. Doğru: Müşterinin e-Fatura durumu ve işlem koşulları kontrol edilerek uygun belge türü seçilir.

Akınsoft ekranında belge türünü seçmek, mevzuat kontrolünün tamamlandığı anlamına gelmez. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Örneğin bir toptancı, aynı gün hem şirket müşterisine hem tüketiciye satış yapabilir. Şirket müşterisinin e-Fatura kayıt durumu ayrıca doğrulanırken tüketici işlemi için e-Arşiv koşulları ve gerekli alıcı bilgileri incelenir.

Karşı durumda alıcı türü belirsizse belgeyi yalnızca e-posta adresine bakarak göndermek yerine işlem bekletilmelidir. Yanlış belge türü, sonradan iptal veya iade sürecini gerektirebilir.

e-Arşiv fatura keserken hangi GİB kuralları kontrol edilmelidir?

e-Arşiv fatura keserken alıcı, belge tarihi, numara, vergi, toplam ve raporlama koşulları kontrol edilmelidir. Uygulanacak kurallar mükellefiyet ve işlem türüne göre değişebilir.

Belgede satıcı bilgileri, alıcı bilgileri, mal veya hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat, vergi ve toplam tutar uyumlu olmalıdır. Kaynak satış kaydıyla belge arasında fark bulunmamalıdır.

Belge tarihi ile fiili satış veya hizmet tarihi arasında işletmenin muhasebe politikası ve mevzuata uygunluk sağlanmalıdır. Sonradan tarih değiştirerek teknik sorunu gizlemek doğru değildir.

Belge numarası ve seri yapısı takip edilebilir olmalıdır. İptal edilen veya başarısız kalan kayıtların numara durumunu ayrıca incelemek, mükerrer düzenleme riskini önler.

e-Arşiv belgelerinin oluşturulması, raporlanması ve saklanması kullanılan uygulama modeline göre yürütülür. Özel entegratör, portal veya başka yöntemlerin güncel işleyişi farklı olabilir.

Belirli ciro hadleri, sektör kapsamları ve zorunluluklar yıllık olarak güncellenebilir. Bu nedenle eski bir blog yazısındaki rakama göre karar vermek yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Akınsoft otomasyonu teknik veri akışını düzenler, fakat hangi müşteriye hangi belgenin kesileceği konusunda son sorumluluğu ortadan kaldırmaz. İşletme içi onay adımı mutlaka tanımlanmalıdır.

Kesim öncesi kontrol sırası sabitlenirse kullanıcılar aynı işlemi her satışta tekrarlar. Önce alıcı, sonra satır bilgileri, ardından vergi ve toplam, son olarak numara ile gönderim durumu incelenmelidir.

Mevzuat değişikliği görüldüğünde yalnızca Akınsoft ekranındaki ayarı değiştirmek yeterli olmayabilir. İşletme prosedürü, kullanıcı eğitimi ve mali müşavirle yapılan kontrol de aynı gün güncellenmelidir.

Akınsoft e-Arşiv fatura otomatik akışında hangi kontroller yapılır?

Akınsoft e-Arşiv fatura otomatik akışında müşteri, vergi, numara, toplam, bağlantı ve gönderim durumu kontrol edilmelidir. Otomatik işlem, kontrol ihtiyacını ortadan kaldırmaz.

İlk kontrol cari kartın güncelliğidir. Aynı müşteri için iki farklı kart varsa fatura yanlış adrese, yanlış vergi bilgisine veya hatalı alıcı türüne gidebilir.

İkinci kontrol ürün ve hizmet satırlarıdır. Miktar, birim fiyat, iskonto, vergi oranı ve yuvarlama sonuçları satış ekranındaki değerlerle karşılaştırılmalıdır.

Üçüncü kontrol toplam tutardır. Ara toplam, vergi, indirim ve genel toplam arasında fark varsa belge gönderilmeden önce kaynak kayıt düzeltilmelidir.

Yanlış: Gönderim kuyruğunda bekleyen her belge başarısızdır. Doğru: Belgenin bekleme nedenini, bağlantı yanıtını ve son işlem zamanını inceleyerek tekrar denenip denenmeyeceği belirlenir.

Başarılı görünen belgeler de örneklem yöntemiyle incelenmelidir. Özellikle yoğun satış günlerinde birkaç belgenin PDF görünümü, belge numarası ve alıcı teslimi kontrol edilebilir.

Gün sonu veya dönem sonu kontrolünde Akınsoft satış listesi ile e-belge hizmetindeki gönderim listesi karşılaştırılmalıdır. Eksik, fazla veya tekrar eden kayıtlar açıklanmadan dönem kapatılmamalıdır.

Kontrolü vardiya teslimine bağlayan işletmeler, her kullanıcının son işlem numarasını not etmelidir. Böylece bir vardiyada bekleyen satışın sonraki vardiyada yeniden faturalandırılması önlenir.

Örneğin iki kez oluşan cari kart, toplamların doğru görünmesine rağmen faturanın yanlış e-posta adresine gitmesine yol açabilir. Bu nedenle teknik başarı, alıcı teslimi ve cari kayıtla birlikte değerlendirilmelidir.

Akınsoft e-Arşiv faturada hatalar nasıl düzeltilir?

Akınsoft e-Arşiv faturada hata düzeltme, hatanın gönderimden önce mi sonra mı oluştuğuna göre yapılır. Her durumda belgeyi silip yeniden oluşturmak yeterli değildir.

Gönderim öncesinde hata varsa müşteri kartı, ürün satırı, vergi oranı, seri veya numara ayarı düzeltilir. Ardından belge yeniden doğrulanır ve yeni gönderim başlatılır.

Gönderim sırasında teknik hata oluşursa önce bağlantı ve yanıt ayrıntısı incelenir. Aynı belgeyi art arda göndermek, karşı tarafta iki kayıt oluşması riskini artırabilir.

Belge başarılı oluşturulduktan sonra ticari veya vergisel hata fark edilirse uygulanacak işlem, iptal veya iade süreci olabilir. Bunun yöntemi belge durumuna ve güncel kurallara göre belirlenir.

Yanlış: Başarısız görünen faturayı hemen silip aynı numarayla tekrar düzenlemek güvenlidir. Doğru: Önce karşı sistemde belge oluşup oluşmadığı kontrol edilir, sonra yetkili düzeltme yöntemi uygulanır.

Hata kayıtlarında belge numarası, işlem zamanı, hata açıklaması ve kullanılan kullanıcı bilgisi saklanmalıdır. Bu bilgiler, mali müşavir veya teknik destekle yapılacak incelemeyi hızlandırır.

Tekrarlanan hata aynı kullanıcı işleminden kaynaklanıyorsa yalnızca belgeyi düzeltmek çözüm olmaz. Cari kart şablonu, vergi eşlemesi, bağlantı yetkisi veya sürüm uyumluluğu ayrıca incelenmelidir.

Uygulamada hata önce üç gruba ayrılabilir: veri eksikliği, mevzuat veya iş kuralı uyumsuzluğu ve teknik bağlantı sorunu. Her grup için farklı kullanıcı veya destek ekibi görevlendirilmesi çözüm süresini kısaltır.

Destek talebine yalnızca hata ekranı gönderilmemelidir. Belge numarası, satış kaydı, son işlem zamanı ve karşı sistemdeki durum bilgisi birlikte paylaşılmalı; müşteri verileri yetkisiz kişilere açılmamalıdır.

Akınsoft e-Arşiv fatura iptali ve iadesi nasıl yapılır?

Akınsoft e-Arşiv fatura iptali, düzenlenmiş belgenin geçersiz hale getirilmesi; iade ise mal veya hizmet hareketinin karşı belgeyle muhasebeleştirilmesidir. Bu iki işlem aynı anlama gelmez.

Belge henüz tamamlanmamışsa gönderim durumu ve teknik işlem kaydı incelenir. Başarılı şekilde oluşturulmuş belgelerde ise ilgili e-belge uygulamasındaki iptal yöntemi uygulanır.

İptal kararı, belgedeki hatanın niteliğine göre verilmelidir. Yanlış müşteri, yanlış tutar veya yanlış belge türü gibi durumlar farklı muhasebe ve belge sonuçları doğurabilir.

İade işleminde ürünün geri dönmesi, hizmetin iptali veya bedel düzeltmesi gibi ticari neden bulunur. İade belgesinin dayanak faturası ve miktarları açıkça ilişkilendirilmelidir.

İptal ve iade için uygulanacak süreler, bildirim yolları ve alıcı onayı gibi koşullar güncel düzenlemeye göre değişebilir. Rakam veya süre ezberlemek yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Akınsoft'ta orijinal faturanın durumunu, iptal veya iade belgesinin numarasını ve muhasebe kaydını birlikte saklayın. Sadece e-posta yazışması, resmi belge hareketinin yerine geçmeyebilir.

İptal edilen belgeyi satış toplamından çıkarırken stok, cari hesap ve tahsilat kayıtlarını da kontrol edin. Belge düzeltildiği halde stok veya cari hareket kalırsa dönem raporları bozulabilir.

İade ile iptal arasındaki seçimde önce ticari olayın ne olduğu yazılı olarak belirlenmelidir. Ürün geri geldiyse stok hareketi, yalnızca müşteri bilgisindeki hata düzeltilecekse belge prosedürü ayrıca değerlendirilir.

Karşı durumda başarılı görünen belge için sadece Akınsoft kaydını silmek resmi hareketi ortadan kaldırmaz. Belgenin e-belge kanalındaki durumu, ilgili düzeltme kaydı ve muhasebe etkisi birlikte izlenmelidir.

Küçük işletmede Akınsoft e-Arşiv fatura akışı nasıl uygulanır?

Küçük işletmede Akınsoft e-Arşiv fatura akışı, satış kaydı, alıcı kontrolü, belge oluşturma ve günlük mutabakat adımlarıyla uygulanabilir. Örnek olarak mahalle kafesi işleten Ayşe Hanım'ı ele alalım.

Ayşe Hanım önce işletme bilgilerini, kasa kullanıcılarını ve ürün kartlarını düzenler. Kahve, yiyecek ve paket servis kalemlerinde fiyat, birim ve vergi bilgileri güncel tutulur.

Müşteri e-Fatura kullanıcısı değilse ve işlem koşulları uygunsa satış kaydı e-Arşiv akışına alınır. Müşteri bilgisi eksikse belge gönderilmeden önce eksik alanlar tamamlanır.

Akınsoft'taki satış kaydı oluşturulduktan sonra entegrasyon destekliyorsa fatura verisi tekrar yazılmadan e-belge kanalına aktarılır. Ayşe Hanım, belge numarasını ve gönderim durumunu kontrol eder.

Bir belgede yanlış fiyat görünürse yeni bir satış kaydı açmak yerine önce mevcut belgenin durumunu inceler. Başarılı belge için uygulanacak iptal veya iade yöntemi mali müşavirle belirlenir.

Gün sonunda Akınsoft satış toplamı ile gönderilen e-Arşiv belge listesi karşılaştırılır. Bir satışın belgesiz, bir belgenin kaynaksız veya bir kaydın iki kez oluşup oluşmadığı aranır.

Ayşe Hanım kontör planlarken gelen ve giden belgelerin her birinin bir kontör düşürdüğünü hesaba katar. Bu nedenle aylık belge adedini satış ve alış hareketleriyle birlikte tahmin eder.

Bu senaryoda kasa çalışanı satış kaydını oluşturur, yetkili kullanıcı belge durumunu inceler, Ayşe Hanım ise gün sonu toplamını kontrol eder. Görevlerin ayrılması, tek kişinin yaptığı yanlışın fark edilmeden kapanmasını önler.

Yoğun günlerde bazı satışlar eksik bilgi nedeniyle bekleyebilir. Ayşe Hanım bu kayıtları silmek yerine ayrı bir bekleyenler listesinde tutar ve gün sonunda müşteri, vergi ve numara alanlarını tamamlar.

Akınsoft e-Arşiv fatura entegrasyonu seçilirken nelere bakılmalıdır?

Akınsoft e-Arşiv fatura entegrasyonu seçilirken yalnızca belge oluşturma özelliğine değil, veri eşleşmesine, durum takibine, saklamaya ve destek sürecine bakılmalıdır.

İlk kriter, müşteri ve ürün bilgilerinin Akınsoft'tan e-belge sistemine nasıl aktarılacağıdır. Tek yönlü aktarım varsa belge durumu ve hata yanıtlarının Akınsoft'a dönüp dönmediği sorulmalıdır.

İkinci kriter, test ortamı veya kontrollü deneme imkanıdır. Gerçek müşterilere gönderim yapmadan önce başarılı, hatalı, iptal ve tekrar gönderim senaryoları denenmelidir.

Üçüncü kriter, saklama ve erişim kayıtlarıdır. Yetkili kullanıcıların belgeye ulaşması, belge durumunun izlenmesi ve gerekli kayıtların güvenli tutulması işletme prosedürüne bağlanmalıdır.

Farklı yazılımlardaki benzer akışları görmek için Luca ile e-Arşiv Fatura Kesme ve Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonu rehberlerine bakılabilir.

Netsis, Mikro veya Hugin kullanan işletmeler için Netsis e-Arşiv akışı, Mikro e-Arşiv süreci ve Hugin yazar kasa rehberi farklı veri akışlarını anlamaya yardımcı olabilir.

Ürünün teknik kapsamını incelerken e-Arşiv fatura ürün sayfasındaki belge akışı, saklama ve kullanım bilgileriyle kendi ihtiyaçlarınızı karşılaştırın. Karar vermeden önce kullandığınız Akınsoft sürümünün desteklediği bağlantıyı ayrıca doğrulayın.

Seçim sırasında şu sorular yazılı olarak yanıtlanmalıdır: Hata yanıtı Akınsoft'a dönüyor mu, bekleyen belgeler nereden izleniyor, yetki değişiklikleri kayıt altına alınıyor mu? Bu soruların yanıtı yoksa yalnızca fiyat veya ekran görünümüne göre karar verilmemelidir.

Bir hizmet sağlayıcı yalnızca gönderim özelliği sunuyor, fakat iptal, iade ve rapor kayıtlarını ayrı izletiyorsa işletme ek iş yüküyle karşılaşabilir. Bu nedenle gerçek satış verisiyle uçtan uca test yapılması gerekir.

• Akınsoft sürümünün ve kullanılan e-belge bağlantısının uyumunu kontrol edin.
• Müşteri, ürün, vergi, seri ve numara alanlarının aktarımını örnek kayıtla test edin.
• Başarılı, bekleyen, reddedilen ve teknik hatalı belgelerin durumlarını ayrı ayrı izleyin.
• İptal, iade, saklama ve kullanıcı yetkileri için işletme prosedürü belirleyin.
• Aylık belge adedini ve gelen-giden belge başına düşen kontör ihtiyacını hesaplayın.

Uzman notu: Entegrasyon kararını vermeden önce kendi Akınsoft verinizle en az bir başarılı ve bir hatalı test senaryosu çalıştırın.

Özet: 5 maddede Akınsoft e-Arşiv fatura kesme

Akınsoft e-Arşiv fatura kesme sürecinin güvenilir olması, satış kaydından belge saklamaya kadar bütün adımların birlikte kontrol edilmesine bağlıdır. Otomasyon, mevzuat ve muhasebe sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Günlük uygulamada bu maddeler, satış kapanışından önce kısa bir kontrol formuna dönüştürülebilir. Kullanıcı satış kaydını, yetkili personel belge durumunu, mali müşavir ise dönem mutabakatını inceler. Böylece tek kişinin fark etmediği hata sonraki aşamada yakalanır.

Karşı durumda belge sayısı düşük olsa bile kontrol kaldırılmamalıdır. Az işlem, yanlış müşteri veya yanlış numara riskini ortadan kaldırmaz; yalnızca kontrolün daha kısa sürede yapılmasını sağlar.

Her ay sonunda başarısız, iptal ve iade kayıtları ayrı listelenmelidir. Bu liste, kontör tüketimi ile muhasebe kayıtlarının neden farklı göründüğünü açıklamaya yardımcı olur.

1. Akınsoft'taki müşteri, ürün, vergi ve işletme bilgilerinin güncel olduğunu belge oluşturmadan önce kontrol edin.
2. Alıcının e-Fatura durumunu doğrulayarak e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki doğru belge türünü seçin.
3. Bağlantıyı gerçek müşteriye göndermeden önce başarılı, hatalı ve tekrar gönderim senaryolarıyla test edin.
4. Gönderim yanıtını, belge numarasını, alıcıya teslimi ve muhasebe kaydını birlikte izleyin.
5. İptal, iade, saklama, GİB kuralları ve kontör ihtiyacı için güncel kontrol prosedürü uygulayın.

Kontör ihtiyacınızı hesaplarken efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için ortak havuz paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz.

Ücretsiz e-fatura portalı, mali müşavire özel panel ve 10 yıl güvenli saklama seçenekleri bulunur; gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Sovos altyapısına tanımlama aynı gün yapılır ve paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır.