Luca ile e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

luca e-Arşiv fatura kesme, Luca'daki fatura bilgilerinin uygun entegrasyonla doğrulanıp elektronik belge olarak oluşturulması ve gönderim durumunun izlenmesidir.

Bu rehber, Luca kullanan işletme sahipleri, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Entegrasyon hazırlığını, veri eşleştirmeyi, belge kontrolünü ve hatalı kayıtların nasıl ele alınacağını açıklar.

Bu süreçte Luca kaydı, elektronik belge ve servis yanıtı ayrı kayıtlar olarak değerlendirilir. Üç kaydın belge numarası, tarih ve alıcı bilgileriyle eşleştirilmesi, otomatik akışın gerçekten tamamlandığını gösterir.

Luca e-Arşiv fatura nedir ve otomatik akış nasıl çalışır?

Luca e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara düzenlenen ve elektronik ortamda oluşturulup saklanan faturadır. Ancak alıcının statüsü, işlem türü ve güncel mevzuat birlikte değerlendirilmelidir.

Luca e-Arşiv fatura akışında ilk kayıt Luca üzerinde hazırlanır. Entegrasyon bağlantısı, müşteri bilgilerini, ürün satırlarını, vergileri ve toplam tutarı belge oluşturma servisine aktarır. Servis, teknik kontrollerden sonra e-Arşiv belgesini üretir.

Otomatik akış yalnızca fatura oluşturmak anlamına gelmez. Taslak, gönderim sırası, başarılı aktarım, teknik hata ve arşivlenme gibi durumların izlenmesi de akışın parçasıdır. Bu nedenle Luca kaydı ile oluşan elektronik belgenin numarası birlikte takip edilmelidir.

e-Arşiv Fatura, elektronik ortamda düzenlenen ve ilgili raporlama veya saklama süreciyle izlenebilen fatura türüdür. PDF görüntüsü, faturanın kullanıcıya görünen kopyasıdır; asıl teknik kayıt ise entegrasyonun oluşturduğu elektronik belgedir.

e-Arşiv belgesinin temel özellikleri ve kullanım çerçevesi için e-Arşiv Fatura ürün sayfasındaki açıklamalar incelenebilir. Bu sayfa, Luca ekranındaki işlem adımlarının yerine geçmez; belge türünün genel kapsamını anlamaya yardımcı olur.

Örneğin bir toptancı, Luca'da satış faturası kaydettiğinde üç ayrı kayıt oluşabilir: muhasebe fişi, elektronik belge talebi ve servis sonucu. Bunları tek kayıt sanmak, belge numarası ile muhasebe fişinin karıştırılmasına yol açar.

Akışın geçerli olmadığı durum, belgenin özel senaryo gerektirmesi veya alıcı statüsünün farklı olmasıdır. Böyle bir işlemde otomatik eşleştirme tamamlanmadan gönderim yapılmamalı; önce belge türü ve senaryo mali müşavirle netleştirilmelidir.

Yanlış: Luca'da faturayı kaydetmek, e-Arşiv belgesini göndermek demektir. Doğru: Luca kaydı sonrasında entegrasyonun belgeyi oluşturması, iletmesi ve durum bilgisini döndürmesi gerekir.

Her Luca sürümünde menü adı veya bağlantı yöntemi aynı olmayabilir. Lisans, kullanılan modül, özel entegratör hesabı ve işletmenin e-belge yetkileri kontrol edilmeden doğrudan kurulum tamamlanmış kabul edilmemelidir.

Luca e-Arşiv fatura kesmeden önce hangi şartlar kontrol edilir?

Luca e-Arşiv fatura kesmeden önce işletmenin e-Arşiv kullanımı, entegratör hesabı, alıcı bilgileri ve belge düzenleme yetkisi kontrol edilmelidir.

Öncelikle işletmenin vergi bilgileri doğru olmalıdır. Vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası, unvan, adres, vergi dairesi ve iletişim bilgileri resmi kayıtlarla karşılaştırılmalıdır. Yanlış şirket bilgisi, belge gönderiminden önce düzeltilmelidir.

İkinci kontrol, e-belge hesabının aktif olup olmadığıdır. Luca bağlantısı kurulmuş görünse bile üretim hesabı, kullanıcı yetkisi, servis bilgileri ve belge türü ayrıca doğrulanmalıdır. Test ortamında oluşturulan bir belge, gerçek müşteriye gönderilmiş sayılmaz.

İşlem belirli bir istisna, ihracat, tevkifat veya özel vergi uygulaması içeriyorsa standart akış yeterli olmayabilir. Belge senaryosu ve alıcı bilgisi için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yanlış: Alıcının yalnızca e-posta adresini bilmek yeterlidir. Doğru: Alıcının hukuki bilgileri, vergi veya kimlik numarası ve teslim yöntemi belge türüne göre kontrol edilmelidir.

Kontrolleri uygulamak için önce şirket kartını, sonra entegratör panelindeki üretim bilgilerini, en son müşteri kartını inceleyin. Her ekranda tarih ve kullanıcı bilgisini not etmek, hatanın Luca'dan mı servisten mi kaynaklandığını ayırmayı kolaylaştırır.

Örneğin yeni açılan bir şubede merkez bilgileri kopyalanabilir; ancak seri, adres ve vergi bilgileri otomatik olarak doğru kabul edilmemelidir. Şube ayrı mükellefse aynı hesapla işlem yapılması uygun olmayabilir.

Luca e-Arşiv fatura entegrasyonu nasıl kurulur?

Luca e-Arşiv fatura entegrasyonu, Luca ile yetkili e-belge servisinin veri alışverişini sağlayan bağlantının tanımlanmasıyla kurulur.

Kurulumdan önce Luca sürümü, lisans kapsamı, e-Arşiv modülü ve kullanılacak servis belirlenir. Bağlantı API, web servis, dosya aktarımı veya servis sağlayıcının desteklediği başka bir yöntemle çalışabilir. Bu yöntem, Luca ekranlarında görülen menüden bağımsız olarak teknik sağlayıcı tarafından belirlenebilir.

Sonraki adımda şirket bilgileri ve servis kimlik bilgileri eşleştirilir. Fatura serisi, belge tipi, para birimi, vergi kodları ve müşteri alanları karşılıklı olarak tanımlanır. Önce test kaydı oluşturulması, ardından üretim ortamına geçilmesi hatalı gönderimleri azaltır.

Kurulum mantığını farklı kaynak sistemlerde görmek isteyenler, benzer e-Fatura entegrasyon kurulum rehberini inceleyebilir. Buradaki alan eşleştirme yaklaşımı, Luca bağlantısındaki temel kontrol noktalarını anlamaya yardımcı olur.

Uygulamada kurulum sorumlusu bağlantı bilgilerini tanımlar, muhasebe sorumlusu bir test faturası hazırlar, mali müşavir ise senaryo ve vergi alanlarını kontrol eder. Test başarılı olsa bile üretim öncesinde test belgesinin gerçek müşteriye gitmediği doğrulanmalıdır.

Bağlantı yalnızca tek yönlü aktarım yapıyorsa servis durumunun Luca'ya dönüp dönmediğini ayrıca test edin. Durum geri dönmüyorsa gönderilmiş belgeyi Luca'da bekleyen sanmak, aynı faturanın yeniden gönderilmesine neden olabilir.

Bağlantı kurulamadığında aynı ayarı tekrar tekrar denemek yerine hata kodu, kullanıcı yetkisi, ortam bilgisi ve servis yanıtı kaydedilmelidir. Luca sürümüne özel ekran adları için yazılım sağlayıcısının teknik dokümanı kullanılmalıdır.

Luca e-Arşiv fatura aktarımında hangi bilgiler gerekir?

Luca e-Arşiv fatura aktarımında düzenleyen bilgileri, alıcı bilgileri, fatura satırları, vergiler, toplamlar ve belge açıklamaları gerekir.

Düzenleyen taraf için unvan, VKN veya TCKN, vergi dairesi, adres ve iletişim bilgileri aktarılır. Alıcı tarafında ise alıcının adı veya unvanı, kimlik ya da vergi numarası, adresi ve e-posta bilgisi bulunabilir. Hangi alanın zorunlu olduğu, alıcının niteliğine ve belge senaryosuna göre değişebilir.

Satır bilgilerinde ürün veya hizmet açıklaması, miktar, birim, birim fiyat, iskonto, vergi oranı ve satır toplamı yer alır. Tevkifat, istisna, özel matrah veya farklı para birimi gibi alanlar yalnızca ilgili işlemde kullanılmalıdır. Boş bırakılması gereken bir alanı sıfırla doldurmak da hatalı sonuç üretebilir.

Belge başlığı altında fatura tarihi, saat bilgisi, seri ve sıra numarası, ödeme şekli, vade, not ve para birimi bulunabilir. Luca ile servis arasındaki eşleştirmede aynı alanın farklı adlarla tanımlanması mümkündür. Bu nedenle teknik alan adı değil, alanın anlamı esas alınmalıdır.

Yanlış: Vergi oranını ürün kartından otomatik gelen değerle her işlemde değiştirmeden kullanmak. Doğru: Ürün kartındaki vergi bilgisini işlem senaryosu, istisna ve mali müşavir kontrolüyle doğrulamak.

Özellikle müşteri kartında eski adres, eksik e-posta veya hatalı kimlik numarası varsa belge üretimi durdurulmalıdır. Fatura oluşturulduktan sonra alıcı bilgisini Luca'da düzeltmek, daha önce oluşmuş belgeyi kendiliğinden değiştirmez.

Alan eşleştirmesi için örnek bir satış seçin ve Luca ekranındaki değerleri elektronik belge görüntüsündeki değerlerle satır satır karşılaştırın. Özellikle KDV toplamı, iskonto sonrası matrah ve yuvarlama farkı kontrol edilmelidir. Bu karşılaştırma, her ürün kartını tek tek incelemekten daha hızlıdır.

Luca e-Arşiv fatura kesme adımları nelerdir?

Luca e-Arşiv fatura kesme işlemi, müşteri ve ürün bilgilerinin kontrol edilmesi, belgenin oluşturulması, doğrulanması ve gönderim sonucunun kaydedilmesiyle tamamlanır.

1. Luca'da doğru şirket ve çalışma dönemini seçin.
2. Müşteri kartında ad, unvan, kimlik veya vergi numarası ve adres bilgilerini doğrulayın.
3. Ürün veya hizmet satırlarını miktar, fiyat, iskonto ve vergi bilgileriyle girin.
4. Fatura senaryosunu, tarihini, serisini, sıra numarasını ve ödeme bilgisini kontrol edin.
5. Belgeyi taslak olarak kaydedip toplamların ve zorunlu alanların doğrulanmasını bekleyin.
6. Entegrasyon ekranından belgeyi üretim servisine gönderin ve dönen belge numarasını kaydedin.
7. Gönderim sonucunu kontrol edip teknik belgeyi ve görüntülenebilir kopyayı işletme arşivine alın.

Bu adımların ekran karşılığı Luca sürümüne göre değişebilir. Bazı kurulumlarda gönderim, Luca içinden tek işlemle yapılır; bazı kurulumlarda oluşturulan dosya önce ara servise aktarılır. Ekran farklılığı, sürecin eksik olduğu anlamına gelmez.

Toplu fatura kesiyorsanız önce az sayıda kayıtla deneme yapın. İlk denemede müşteri, ürün, vergi ve toplam alanlarını kontrol etmeden yüzlerce belgeyi göndermek, aynı hatanın tüm belgelerde tekrarlanmasına neden olabilir.

Manuel portal kullanılıyorsa Luca'daki fatura numarası ile portalda oluşan numara karşılaştırılmalıdır. Toplu veri aktarımı yaklaşımını anlatan Excel entegrasyon rehberi, çoklu kayıt kontrolünün neden önemli olduğunu gösteren yararlı bir örnektir.

Adımları günlük rutine dönüştürmek için gönderimden sonra fatura listesine bir durum sütunu ekleyin. Kullanıcı, numara oluşmadan müşteriye PDF iletmemeli; bekleyen kayıtlar sonuçlandıktan sonra arşiv paylaşılmalıdır.

Karşı durum, tek seferlik ve düşük tutarlı bir işlem olabilir; yine de zorunlu alan kontrolü ortadan kalkmaz. Manuel portal kullanılırsa Luca kaydı ile portal kaydı aynı kullanıcı ve işlem zamanı üzerinden eşleştirilmelidir.

Luca e-Arşiv fatura akışında hangi otomatik kontroller yapılır?

Luca e-Arşiv fatura akışındaki otomatik kontroller, zorunlu alanları, numara bütünlüğünü, toplamları, vergi hesaplarını ve servis bağlantısını doğrular.

İlk kontrol biçimseldir. Kimlik veya vergi numarası uzunluğu, tarih formatı, boş alanlar, seri-sıra yapısı ve e-posta biçimi incelenir. Bu kontrol geçse bile fatura hukuken veya ticari olarak doğru kabul edilmez; yalnızca teknik aktarım için temel koşullar sağlanmış olur.

İkinci kontrol hesaplamadır. Satır toplamları, iskonto, vergi ve genel toplam arasında aritmetik uyum aranır. Luca'da görünen toplam ile elektronik belgenin toplamı farklıysa gönderimden önce kuruş yuvarlama ayarı ve vergi hesaplama yöntemi incelenmelidir.

• Müşteri kartındaki kimlik veya vergi numarasının doğru olduğu doğrulanmalıdır.
• Fatura tarihi, seri ve sıra numarasının dönem ayarlarıyla uyumlu olduğu kontrol edilmelidir.
• Ürün miktarı, birim fiyatı, iskonto ve vergi tutarının satır toplamıyla eşleştiği görülmelidir.
• Para birimi ve kur bilgisinin işlemle uyumlu olduğu doğrulanmalıdır.
• Gönderimden sonra dönen belge numarasının Luca kaydına işlendiği kontrol edilmelidir.

Otomatik kontrolün hata vermemesi, alıcının adresinin güncel olduğunu veya işlemin doğru senaryoda düzenlendiğini kanıtlamaz. Ticari koşullar, sözleşme bilgileri ve özel vergi uygulamaları ayrıca incelenmelidir.

Örneğin yüzde hesaplaması Luca'da satır bazında, serviste toplam bazında yapılıyorsa iki sistem arasında kuruş farkı görülebilir. Bu farkı kullanıcı elle değiştirmemeli; hesaplama kuralı, birim fiyat hassasiyeti ve yuvarlama ayarı teknik olarak karşılaştırılmalıdır.

Bir hata oluştuğunda yalnızca hata mesajını silip yeniden göndermek yerine, hata kodunu ve ilgili belge numarasını kaydedin. Aynı hata tekrarlanıyorsa alan eşleştirmesi veya servis yetkisi teknik ekip tarafından incelenmelidir.

Luca e-Arşiv fatura gönderim durumu nasıl izlenir?

Luca e-Arşiv fatura gönderim durumu, Luca kaydı ve entegrasyon servisinin döndürdüğü belge numarası veya durum yanıtı birlikte incelenerek izlenir.

Taslak durumundaki kayıt henüz elektronik belge olarak gönderilmemiştir. Kuyrukta, bekliyor veya işleniyor gibi ifadeler, belgenin servis tarafından henüz sonuçlandırılmadığını gösterir. Bu aşamada aynı faturayı tekrar oluşturmak, mükerrer kayıt riskini artırabilir.

Başarılı veya iletildi durumu, belgenin servis akışında işlendiğini gösterir. Bu ifade alıcının faturayı ticari olarak kabul ettiği anlamına gelmeyebilir. Alıcıya ulaşma, görüntüleme veya e-posta teslimi gibi bilgiler varsa bunlar ayrı durumlar olarak değerlendirilmelidir.

Hata durumu; zorunlu alan eksikliği, hatalı kimlik numarası, numara çakışması, bağlantı sorunu veya yetki problemi nedeniyle oluşabilir. Hata mesajındaki belge numarası, zaman bilgisi ve alan adı kaydedilmeden düzeltme yapılmamalıdır.

Gönderimden sonra Luca üzerinde belge numarası, tarih, alıcı, toplam ve servis durumu karşılaştırılır. Entegrasyon ekranında başarılı görünen fakat Luca'ya dönmeyen kayıtlar için belge numarasıyla arama yapılmalı, aynı belge ikinci kez gönderilmemelidir.

Elektronik arşivde faturanın XML veya servis kaydı ile görüntülenebilir kopyası birlikte saklanmalıdır. Denetim veya müşteri talebinde yalnızca PDF paylaşılması yeterli olmayabilir; belgeye ait doğrulama ve işlem kayıtları da gerekebilir.

İzleme için günlük raporda en az belge tarihi, Luca numarası, servis numarası, durum, hata açıklaması ve son işlem zamanı bulunmalıdır. Bu alanlar, yoğun günlerde bekleyen belgeleri başarıyla tamamlananlardan ayırır.

Durum kodlarının anlamı kullanılan servise göre değişebileceğinden, ilgili açıklamalar için e-belge sık sorulan sorular sayfası da incelenebilir. Sayfadaki bilgiler, belirli bir Luca sürümünün ekran adını değil, kontrol edilmesi gereken genel süreci gösterir.

Hatalı Luca e-Arşiv fatura nasıl düzeltilir?

Hatalı Luca e-Arşiv fatura, taslak aşamasındaysa Luca'da düzeltilir; gönderilmişse iptal, iade veya yeni belge süreci güncel kurallara göre yürütülür.

Taslak belge üzerinde alıcı, satır, tarih veya vergi bilgisi değiştirilebilir. Belge servis tarafından oluşturulup numara aldıysa, Luca kaydını değiştirmek elektronik belgenin içeriğini değiştirmez. Bu ayrım muhasebe ve arşiv kayıtlarının tutarlılığı için önemlidir.

Gönderilmiş bir belge için hangi düzeltme yönteminin kullanılacağı alıcının durumu, belgenin niteliği, işlem tarihi ve güncel GİB uygulamasına göre değişebilir. İptal veya iade prosedürünün süresi ve ekranı için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Örneğin müşteri adresi yanlışsa önce belgenin hangi aşamada olduğu kontrol edilir. Henüz gönderilmemişse taslak düzeltilir. Gönderilmişse yeni bir belge düzenlemek, iptal talebi oluşturmak veya iade belgesi kullanmak gerekebilir; yöntem işlem türüne göre seçilmelidir.

Uzman notu: Hatalı faturayı Luca'dan silmek, servis tarafındaki elektronik belgeyi silmez; önce belge durumunu ve numarasını doğrulayın.

Düzeltme sonrası eski ve yeni kayıtlar arasında ilişki kurulmalıdır. Açıklama alanına gerekli referanslar yazılmalı, iptal veya iade yanıtı arşivlenmeli ve muhasebe fişleri mali müşavirle birlikte kontrol edilmelidir.

Düzeltme gerektiren kayıtların listesini tarih, belge numarası, hata nedeni ve uygulanan işlem sütunlarıyla tutmak pratik bir kontroldür. Bu liste, tekrarlanan veri eşleştirme hatalarını ve kullanıcı kaynaklı yanlış girişleri belirlemeye yardımcı olur.

Örneğin gönderilmiş faturadaki ürün miktarı yanlışsa yalnızca Luca satırını düzeltmek yeterli değildir. Önce mevcut belgenin geçerli durumu ve karşı taraftaki kayıt incelenir; ardından mali müşavir onayıyla uygun düzeltme adımı uygulanır.

Luca e-Arşiv fatura işlemlerinde kontör nasıl hesaplanır?

Luca e-Arşiv fatura işlemlerinde kontör, e-belge gönderme veya alma kullanım birimi olarak hesaplanır; bu hizmet modelinde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür.

Giden belge, Luca'dan entegrasyon servisine gönderilen e-belgedir. Gelen belge ise işletmenin hesabına ulaşan e-belgedir. Bu nedenle yalnızca kesilen faturaları değil, işletmeye gelen belgeleri de aylık kullanım hesabına dahil etmek gerekir.

Örneğin bir işletme bir ayda 40 giden ve 25 gelen belge alırsa toplam kullanım 65 kontör olur. Bu örnek, fiyat veya paket taahhüdü değildir; yalnızca gelen ve giden belgelerin ayrı ayrı sayıldığını gösteren basit bir hesaplamadır.

Kontör planlamasında Luca'daki toplam fatura sayısı doğrudan esas alınmamalıdır. Taslaklar, iptal edilen kayıtlar, yalnızca rapor amaçlı oluşturulan belgeler ve e-belge olarak gönderilmeyen muhasebe kayıtları ayrı değerlendirilmelidir.

Aynı belgenin teknik hata nedeniyle yeniden gönderilmesi, iptal sonrası yeni belge oluşturulması veya farklı e-belge türlerinin kullanılması için hizmet koşulları ayrıca incelenmelidir. Emin olunmayan durumda işlem geçmişi ve güncel kontör kullanım ekranı kontrol edilmelidir.

e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM ve diğer e-belge türleri aynı havuzda kullanılabiliyorsa toplam ihtiyaç bütün belge türleri üzerinden planlanır. Aylık tahmin için son dönem gönderilen ve alınan belgeleri belge türüne göre ayırarak sayın.

Kontör hesabını ay sonunda değil, haftalık izlemek daha güvenlidir. Luca raporundaki belge sayısı ile entegrasyon panelindeki kullanım sayısı farklıysa taslak, gelen belge ve yeniden deneme kayıtları ayrı sütunlarda incelenmelidir. Paket kapsamı için kontör paketleri sayfasındaki güncel bilgiler de kontrol edilebilir.

Küçük işletmede Luca e-Arşiv fatura akışı nasıl uygulanır?

Küçük işletmede Luca e-Arşiv fatura akışı, müşteri kartının doğru hazırlanması, satış kaydının oluşturulması ve gönderim sonucunun günlük kontrol edilmesiyle uygulanır.

Örneğin bir eczane sahibi, reçetesiz ürün satışları ve kurumsal müşterilere yapılan işlemler için aynı müşteri kartlarını kullanabilir. Ancak her alıcının e-belge durumu ve işlem bilgisi aynı değildir. Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse, ilgili mevzuat kapsamı uygunsa e-Arşiv seçeneği değerlendirilir.

Eczane çalışanı önce Luca'da müşteri kartını seçer, ürünleri ve miktarları girer, vergi toplamını kontrol eder. Fatura taslağı kaydedildikten sonra entegrasyon üzerinden gönderim yapılır. Oluşan belge numarası satış kaydına eklenir ve müşterinin istediği görüntülenebilir kopya hazırlanır.

Kurumsal alıcı e-Fatura kullanıcısıysa aynı satış için e-Arşiv yerine farklı bir e-belge senaryosu gerekebilir. Bu karar yalnızca müşterinin e-posta adresine bakılarak verilmemelidir. Vergi numarası, kullanıcı durumu ve işlem türü birlikte değerlendirilmelidir.

Gün sonunda işletme sahibi üç listeyi karşılaştırabilir: Luca'da tamamlanan satışlar, entegrasyon servisinde başarılı görünen belgeler ve arşivlenen çıktılar. Eksik numara veya bekleyen durum varsa ertesi güne bırakmadan neden araştırılmalıdır.

Bu senaryoda günlük kontrol üç adımda yapılabilir: satış listesini dışa aktarın, servis durumlarıyla eşleştirin, eksik veya bekleyen numaraları aynı gün araştırın. İşlem hacmi çok düşükse manuel portal yeterli olabilir; fakat bu durumda da Luca kaydı ayrıca arşivlenmelidir.

Benzer şekilde internetten satış yapan işletmelerde kaynak sistemden muhasebe yazılımına veri aktarımı önemlidir. e-ticaret entegrasyonu kurulum rehberi, sipariş verilerinin e-belge alanlarına aktarılırken hangi kontrollerin düşünülmesi gerektiğine örnek sunar.

Luca e-Arşiv fatura entegrasyonunda güvenlik ve arşiv nasıl yönetilir?

Luca e-Arşiv fatura entegrasyonunda güvenlik, kullanıcı yetkilerinin sınırlandırılması, servis bilgilerinin korunması ve belgelerin düzenli arşivlenmesiyle yönetilir.

Entegrasyon kullanıcı adı, parola, API anahtarı veya benzeri bilgileri yalnızca yetkili kişiler görmelidir. Bu bilgiler e-posta, ortak not dosyası veya herkese açık elektronik tablo içinde tutulmamalıdır. Personel değişikliğinde yetkiler ve bağlantı bilgileri gözden geçirilmelidir.

Luca'da fatura oluşturma, gönderme, iptal sürecini başlatma ve arşiv indirme yetkileri aynı kullanıcıya verilmek zorunda değildir. İşletme, görev ayrımını belge hacmine göre oluşturabilir. Küçük işletmede tek kullanıcı olsa bile işlem geçmişi ve erişim kayıtları düzenli kontrol edilmelidir.

Belgeler için yalnızca bilgisayardaki bir klasöre güvenmek risklidir. Elektronik belge kaydı, görüntülenebilir kopya, servis yanıtı ve düzeltme geçmişi birlikte saklanmalıdır. Ücretsiz e-fatura portalında belgeler için 10 yıl güvenli saklama sunuluyorsa, işletme ayrıca kendi yedekleme politikasını da oluşturmalıdır.

• Entegrasyon yetkilerinin yalnızca görevli kullanıcılarla sınırlandırıldığı kontrol edilmelidir.
• Giden ve gelen belgelerin durum kayıtlarının düzenli yedeklendiği doğrulanmalıdır.
• Belge numarası, tarih ve müşteri bilgilerinin Luca ile arşivde eşleştiği görülmelidir.
• İptal, iade ve yeniden düzenleme kayıtlarının gerekçeleriyle saklandığı kontrol edilmelidir.
• Güncel GİB kuralları ile şirketin arşiv ve erişim prosedürünün karşılaştırıldığı doğrulanmalıdır.

Arşiv erişimi için dosya adında belge türü, tarih ve belge numarası kullanılabilir. Yedek kopya oluştururken yalnızca PDF değil, elektronik belge ve servis yanıtı da alınmalıdır. Bu yöntem, müşteri itirazında veya sistem değişikliğinde kayıt bütünlüğünü korur.

Güvenlik kontrolü tamamlanmadan otomatik gönderimi açmak doğru değildir. Önce test hesabında sınırlı kayıtla işlem yapılmalı, hata ve erişim kayıtları incelenmeli, ardından üretim akışına geçilmelidir.

Özet: 5 maddede Luca e-Arşiv fatura otomasyonu

Luca e-Arşiv fatura otomasyonu, doğru müşteri ve ürün verisinin kontrollü biçimde elektronik belgeye dönüştürülüp durumuyla birlikte arşivlenmesidir.

Otomatik akış, Luca'daki muhasebe kaydını tek başına yeterli hale getirmez. Entegrasyon hesabı, belge senaryosu, alıcı bilgileri, vergi alanları ve gönderim yanıtı ayrı ayrı doğrulanmalıdır. Mevzuata bağlı noktalar için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

• Luca e-Arşiv fatura sürecinde önce şirket, alıcı ve entegrasyon yetkileri doğrulanmalıdır.
• Ürün satırları, vergiler, toplamlar, seri ve sıra numarası gönderimden önce karşılaştırılmalıdır.
• Taslak, bekleyen, başarılı ve hatalı durumlar aynı belge numarası üzerinden izlenmelidir.
• Gönderilmiş belgeler Luca'dan silinmemeli; iptal, iade veya düzeltme yöntemi kurala göre seçilmelidir.
• Gelen ve giden her belge bir kontör düşürdüğü için aylık kullanım birlikte planlanmalıdır.

Yanlış: Otomatik akış kurulduktan sonra kullanıcı kontrolüne gerek kalmaz. Doğru: Otomasyon tekrarlı aktarımı azaltır; mevzuat, veri ve durum kontrollerinin sorumluluğu işletmede kalır.

Uygulamaya başlamadan önce işletme, kullandığı Luca sürümünü, entegratör bağlantı yöntemini ve aylık gelen-giden belge sayısını yazılı olarak belirlemelidir. Böylece kurulum kararı tahmine değil, gerçek işlem akışına dayanır.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama ve gelen-giden kutusu seçenekleri bulunur. Sovos altyapısına tanımlama aynı gün yapılır ve kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır.