Mikro e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

Mikro e-Arşiv fatura kesme, Mikro’daki satış veya sipariş verisinin kontrol edilip elektronik belgeye dönüştürülmesidir. Entegrasyon doğru kurulduğunda bilgiler aktarılır, alıcı türü doğrulanır, belge oluşturulur ve gönderim durumu Mikro’ya işlenir.

Bu rehber, Mikro kullanan işletme sahipleri, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Amaç; manuel veri girişini azaltmak, yanlış alıcı türünü önlemek, kontör kullanımını izlemek ve gönderim sonrasında belge durumunu kanıtlayabilmektir.

Mikro e-Arşiv fatura nedir ve otomatik fatura akışı nasıl çalışır?

Mikro e-Arşiv fatura, Mikro yazılımındaki ticari veriler kullanılarak elektronik ortamda düzenlenen ve ilgili alıcıya iletilen faturadır. Belgenin hangi yöntemle oluşturulacağı, alıcının durumuna ve yürürlükteki e-belge kurallarına göre belirlenir.

e-Arşiv fatura, çoğunlukla e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara düzenlenir. Gerçek kişi tüketici, küçük işletme veya e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan şirket alıcı olabilir. Mevzuatın özel olarak belirlediği durumlarda farklı belge türleri gerekebilir.

Otomatik akış; kaynak verinin alınması, müşteri bilgilerinin kontrolü, fatura alanlarının eşleştirilmesi, elektronik imzalama, gönderim ve sonuç kaydından oluşur. Her adımın sorumlusu ve kontrol noktası önceden tanımlanmalıdır.

Mikro’daki satış belgesi tek başına gönderilmiş e-Arşiv fatura anlamına gelmez. Entegrasyonun belgeyi oluşturması, gerekli doğrulamaları yapması ve gönderim sonucunu üretmesi gerekir. Numara, tarih ve durum bilgileri ayrıca izlenmelidir.

Otomasyonun kapsamı kullanılan Mikro sürümüne, entegrasyon yöntemine ve özel entegratör bağlantısına göre değişir. Menü adları, alan isimleri ve desteklenen aktarım seçenekleri için Mikro sürümünüzün teknik dokümanını kontrol edin.

Örneğin stok kartındaki ürün, cari karttaki alıcı ve satış belgesindeki fiyat birlikte işlenir. Entegrasyon bu verileri elektronik fatura yapısına aktarır. Eksik veya tutarsız alan varsa belge gönderimden önce durdurulabilir.

e-Arşiv belgesinin kapsamını ve teknik ayrıntılarını görmek için e-Arşiv Fatura ürün sayfasındaki açıklamalarla GİB kaynaklarını birlikte inceleyin. Ticari yazılım ekranındaki kayıt ile gönderilmiş elektronik belgeyi birbirine karıştırmayın.

Mikro e-Arşiv fatura entegrasyonu için hangi hazırlıklar gerekir?

Mikro e-Arşiv fatura entegrasyonu öncesinde işletmenin e-belge başvurusu, kimlik bilgileri, sertifikası ve gönderim yetkileri hazırlanmalıdır. Eksik başvuru veya yanlış kullanıcı bilgisi, kurulum tamamlanmış görünse bile gönderimi engelleyebilir.

İlk olarak işletmenin vergi kimlik numarası, unvanı, adresi ve iletişim bilgileri kontrol edilir. Bu bilgiler resmi kayıtlarda yer alan bilgilerle uyumlu olmalıdır. Unvan kısaltması, adres satırı veya vergi numarası hatası sonradan düzeltme gerektirebilir.

İkinci olarak kullanılacak e-belge türü belirlenir. Sadece e-Arşiv değil, alıcı durumuna göre e-Fatura akışı da gerekebilir. İşletmenin kapsamı ve güncel yükümlülükleri için mali müşavirinizle değerlendirme yapın.

Üçüncü hazırlık, mali mühür veya e-imza gibi kimlik doğrulama aracının kullanılabilir olmasıdır. Tüzel ve gerçek kişi yapısına, başvuru modeline ve teknik bağlantıya göre gereken araç değişebilir. Sertifikanın süresi ile bilgisayardaki sürücüsü kontrol edilmelidir.

Mikro tarafında cari kartlar, stok kartları, kasa veya banka hareketleri ve satış belgeleri gözden geçirilir. Özellikle vergi numarası, TCKN, vergi dairesi, adres, ürün birimi ve KDV bilgisi eksik bırakılmamalıdır.

Entegrasyon sağlayıcısından kullanıcı tanımı, bağlantı bilgisi, test ortamı ve üretim ortamı ayrımını öğrenin. Testte kullanılan bilgiler gerçek gönderim yapmayabilir. Üretim anahtarını yanlış ortama tanımlamak, beklenmeyen belge oluşmasına yol açabilir.

Mikro ile bağlantı kurulumunda teknik adımları ayrıca anlatan Mikro e-Fatura entegrasyonu kurulum rehberine bakabilirsiniz. e-Fatura ve e-Arşiv akışları aynı yazılımda bulunsa da alıcı kontrolü ve belge senaryosu farklı olabilir.

Mikro e-Arşiv faturada alıcı türü nasıl belirlenir?

Mikro e-Arşiv faturada alıcı türü, öncelikle alıcının güncel e-Fatura kullanıcı durumuna bakılarak belirlenir. Cari karttaki kişi veya şirket bilgisi, güncel sorgu sonucu ve işlem tarihi birlikte değerlendirilmelidir.

Bir alıcının şirket olması otomatik olarak e-Fatura, tüketici olması da her durumda e-Arşiv anlamına gelmez. Esas ölçüt, ilgili tarihteki e-belge kayıt durumu ve işlemin mevzuattaki niteliğidir.

Alıcı şirketin vergi kimlik numarası, gerçek kişinin TCKN bilgisi ve unvanı doğru girilmelidir. Numaradaki tek hane hatası bile yanlış cari eşleşmesine veya gönderim reddine neden olabilir.

Yanlış: Alıcı şirketse her zaman e-Fatura, bireyse her zaman e-Arşiv kesilir. Doğru: Alıcının güncel e-Fatura kullanıcı durumu, işlem türü ve mevzuat koşulları birlikte kontrol edilir.

Entegrasyon, alıcı sorgusunu her işlemde yapabilir veya cari karta kaydedilmiş sonucu kullanabilir. Kayıtlı sonuç eskiyse risk oluşur. Bu nedenle uzun süredir işlem yapılmayan carilerde yeniden sorgulama prosedürü belirleyin.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı olduğu halde e-Arşiv düzenlemek, belge türü açısından sorun çıkarabilir. Tersi durumda da e-Fatura gönderimi mümkün olmayabilir. Kararsız işlemlerde belgeyi göndermeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Mikro e-Arşiv fatura bağlantısı nasıl kurulur?

Mikro e-Arşiv fatura bağlantısı, Mikro ile e-belge hizmeti arasındaki kimlik, veri ve gönderim ayarlarının tanımlanmasıyla kurulur. Kurulumda test bilgileri, üretim bilgileri ve kullanıcı yetkileri birbirinden ayrılmalıdır.

Önce kullanılacak bağlantı modelini netleştirin. Bağlantı; web servis, API, dosya aktarımı veya yazılım içindeki hazır entegrasyon biçiminde olabilir. Hangi yöntemin desteklendiği Mikro sürümünden ve hizmet sağlayıcının teknik dokümanından doğrulanmalıdır.

Sonra işletme bilgileri ve yetkili kullanıcı tanımlanır. Vergi kimlik numarası, şube bilgisi, belge serisi ve gönderici bilgileri tutarlı olmalıdır. Birden fazla şube varsa her şubenin numara ve yetki yapısını ayrıca planlayın.

Bağlantı ekranında genellikle test veya üretim ortamı, kullanıcı bilgisi, sertifika ve belge ayarları bulunur. Ancak ekran isimleri standart değildir. Görmediğiniz bir alan için rastgele değer girmeyin; sağlayıcının kurulum yönergesini izleyin.

İlk testte düşük riskli bir cari ve kontrollü bir belge kullanın. Test belgesinin gerçek müşteriye gitmediğinden emin olun. Üretim ortamında deneme yapmak, yanlışlıkla resmi belge oluşturulması riskini artırır.

Bağlantı kurulduktan sonra yalnızca başarılı oturum açmayı yeterli kabul etmeyin. Bir test verisinin doğru alanlarla oluştuğunu, elektronik imzanın uygulandığını, gönderim yanıtının döndüğünü ve Mikro kaydına işlendiğini birlikte kontrol edin.

Uzman notu: Kurulum tamamlandı mesajı, faturanın GİB süreçlerinde başarıyla sonuçlandığını göstermez. Belge numarasını, gönderim durumunu ve hata açıklamasını aynı işlem kaydında doğrulamadan müşteriye faturayı gönderilmiş kabul etmeyin.

Mikro e-Arşiv fatura alanları nasıl eşleştirilir?

Mikro e-Arşiv fatura alan eşleştirmesi, Mikro’daki ticari bilgilerin elektronik belge alanlarına doğru aktarılmasını sağlar. Cari, stok, vergi, fiyat, ödeme ve açıklama alanları ayrı ayrı test edilmelidir.

Cari karttan alıcı adı veya unvanı, VKN ya da TCKN, vergi dairesi ve adres aktarılır. Gerçek kişi ile tüzel kişi bilgilerinin aynı kuralla işlenmesi beklenmez. Cari kart türü, numara formatı ve adres yapısı kontrol edilmelidir.

Stok kartından mal veya hizmet adı, birim, miktar, birim fiyat ve vergi oranı alınır. Aynı ürünün farklı KDV oranlarıyla satılması gerekiyorsa tek kartta sabit oran kullanmak yerine işlem kuralı tanımlanmalıdır.

Fatura toplamlarında ara toplam, indirim, vergi, yuvarlama ve genel toplam ayrı incelenir. Mikro ekranındaki toplam ile gönderim öncesi elektronik belge toplamı aynı olmalıdır. Kuruş farkı varsa yuvarlama ayarını ve hesaplama sırasını kontrol edin.

Yanlış: Mikro’daki açıklama ve vergi alanları boş olsa bile entegrasyon tamamlanmış sayılır. Doğru: Zorunlu alanlar, vergi hesapları ve belge toplamları örnek faturada doğrulanmadan otomatik gönderim açılmaz.

Ödeme şekli, vade tarihi, banka bilgisi ve not alanları işletmenin süreçlerine göre eşleştirilir. Her alıcıya aynı ödeme notunu göndermek yerine cari veya işlem bazlı veri kullanılması, yanlış bilgilendirme riskini azaltır.

Alan eşleştirmesini belge türü bazında saklayın. e-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-belgelerde aynı alan adı kullanılsa bile zorunluluklar değişebilir. Değişikliklerden sonra yeniden test yapın ve test sonucunu tarih, belge numarası ve kullanıcı adıyla kaydedin.

Mikro e-Arşiv fatura kesme otomasyonu hangi adımlardan oluşur?

Mikro e-Arşiv fatura kesme otomasyonu, satış verisinin oluşmasından gönderim sonucunun kaydedilmesine kadar sıralı kontrollerle çalışır. Otomatik akış, kontrolsüz ve koşulsuz gönderim anlamına gelmez.

İlk adım, fatura kaynağını belirlemektir. Kaynak; Mikro satış faturası, sipariş, sevk belgesi, e-ticaret siparişi veya başka bir aktarım dosyası olabilir. Hangi kaydın resmi faturaya dönüşeceği yazılı prosedürde açıkça belirtilmelidir.

1. Satış veya sipariş kaydının müşteri, ürün, miktar ve fiyat bilgilerini kontrol edin.
2. Alıcının e-Fatura kullanıcı durumunu ve gerekli kimlik bilgilerini doğrulayın.
3. Belge türünü, senaryoyu, tarih ve numara serisini işlem koşullarına göre seçin.
4. Vergi, indirim, ödeme ve toplam alanlarını gönderim öncesinde karşılaştırın.
5. Belgeyi entegrasyona aktarın, imzalama ve gönderim yanıtını bekleyin.
6. Oluşan belge numarasını, durumunu ve arşiv dosyasını Mikro kaydına işleyin.

Bu adımların ilk dördü ön kontrol, son ikisi gönderim ve kayıt kontrolüdür. İşletme isterse ön kontrolleri otomatik doğrulama kurallarıyla yapabilir. Eksik alıcı e-postası veya hatalı vergi oranı gibi durumlarda belge beklemeye alınmalıdır.

Otomatik akışta zamanlayıcı kullanılıyorsa çalışma sıklığı ve başarısız işlem davranışı belirlenir. Aynı satışın iki kez faturaya dönüşmemesi için benzersiz sipariş veya belge anahtarı tutulmalıdır.

Gönderimden sonra sadece PDF dosyasını saklamak yeterli olmayabilir. Belge numarası, UUID veya benzeri sistem kimliği, durum yanıtı, oluşturma zamanı ve kaynak Mikro kaydı birlikte ilişkilendirilmelidir.

Entegrasyonun otomatik fatura kesmesi, ticari onay yetkisini ortadan kaldırmaz. Özellikle yüksek tutarlı, indirimli veya istisnalı satışlarda insan onayı gerekebilir. Otomasyon kuralı, bu işlemleri doğrudan göndermek yerine onay kuyruğuna taşımalıdır.

Mikro e-Arşiv faturada KDV, tevkifat ve iade bilgileri nasıl yönetilir?

Mikro e-Arşiv faturada KDV, indirim, istisna, tevkifat ve iade bilgileri işlem türüne uygun tanımlanmalıdır. Vergi kuralı yalnızca stok kartından kopyalanmamalı, satışın niteliğiyle birlikte değerlendirilmelidir.

Standart mal veya hizmet satışında ürün, miktar, matrah, KDV oranı ve KDV tutarı kontrol edilir. Aynı faturada farklı oranlar varsa her satırın vergi hesabı ayrı incelenmelidir. Genel toplam, satırların toplamıyla uyumlu olmalıdır.

İstisna veya özel vergi uygulaması bulunan işlemlerde yalnızca oranı sıfırlamak yeterli olmayabilir. İstisna kodu, açıklama ve diğer zorunlu bilgiler gerekebilir. Hangi kodun kullanılacağı, işlem türü ve güncel mevzuatla doğrulanmalıdır.

Tevkifatlı işlemlerde alıcı ve satıcı sorumluluğu, tevkifat oranı ve hesaplanan tutar birlikte ele alınır. Mikro’daki muhasebe kaydı ile elektronik belge üzerindeki vergi bölümleri birbirinden kopuk olmamalıdır.

İade faturalarında kaynak fatura numarası, tarih, iade nedeni ve iade edilen kalemler açıkça izlenmelidir. Sadece eksi tutarlı yeni bir belge oluşturmak, her iade senaryosunun mevzuat ve muhasebe gereğini karşılamayabilir.

Otomasyon kuralı oluştururken ürün kartı, cari kart ve işlem türü önceliğini tanımlayın. Çakışan kurallar varsa hangi kuralın uygulanacağı belirsiz kalabilir. Birden fazla örnekle test yapmadan canlı akışa geçmeyin.

Vergi oranları ve uygulama koşulları zaman içinde değişebilir. Bu nedenle sabitlenmiş eski şablonları periyodik olarak gözden geçirin. Emin olmadığınız işlemde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; rakam veya kodu tahmin ederek belge göndermeyin.

Mikro e-Arşiv fatura kontör hesabı nasıl yapılır?

Mikro e-Arşiv fatura kontör hesabı, gönderilecek belge adedinin ve kullanılacak ortak e-belge havuzunun birlikte izlenmesiyle yapılır. e-Arşiv faturalar giden belge olduğu için her belgeyi planlama tablosuna ayrı satır olarak ekleyin.

efaturakontor.com kullanım modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca e-Arşiv gönderimlerini değil, aynı havuzdan kullanılacak e-Fatura, e-İrsaliye veya diğer belgeleri de toplam tahmine dahil edin.

Basit hesap için aylık beklenen e-Arşiv adedini, diğer e-belge adediyle toplayın. Örneğin ayda 180 e-Arşiv ve 40 e-Fatura gönderiyorsanız, yalnızca bu iki akış için 220 belge planlanır. Gerçek kullanım, gelen belgeler ve ek belge türleriyle değişebilir.

İade, iptal, yeniden düzenleme veya farklı satış kanallarından gelen ek belgeler ayrıca izlenmelidir. Aynı ticari işlem için oluşan her yeni belgenin kontör etkisini panel kayıtları ve hizmet koşulları üzerinden doğrulayın.

Günlük veya haftalık kontör raporu hazırlamak, ay sonundaki sürpriz tüketimi önler. Rapor sütunlarında tarih, belge türü, kaynak sistem, başarılı gönderim, hata durumu ve kullanılan kontör bilgisi bulunabilir.

Kontörün belge gönderimiyle mi, belge oluşturulmasıyla mı ilişkilendirildiğini hizmet dokümanından kontrol edin. Hatalı denemelerin, tekrar gönderimlerin veya iptallerin nasıl değerlendirildiği sağlayıcıya göre açıklanmalıdır.

İhtiyaç planlamasında yalnızca mevcut ayı esas almayın. Kampanya, sezon, e-ticaret yoğunluğu ve şube sayısı belge adedini yükseltebilir. Paket seçerken kontör paketleri ile kullanım süresini birlikte değerlendirin; kesin tüketimi geçmiş raporlara göre tahmin edin.

Mikro e-Arşiv fatura gönderim hatası ve durum takibi nasıl yapılır?

Mikro e-Arşiv fatura gönderim hatası, belge durumunun ve teknik yanıtın birlikte incelenmesiyle çözülür. Mikro’da görülen hata mesajı ile entegrasyon panelindeki ayrıntılı yanıt aynı olmayabilir.

İlk kontrol, belgenin taslak, kuyruğa alınmış, gönderilmiş, başarılı veya hatalı durumlarından hangisinde olduğudur. Durum kesinleşmeden aynı belgeyi tekrar göndermek, mükerrer kayıt riskini artırabilir.

Kimlik bilgisi hatalarında vergi numarası, TCKN, unvan ve adres alanlarını karşılaştırın. Vergi hesap hatalarında oran, matrah, indirim ve yuvarlama alanlarını inceleyin. Sertifika hatalarında mali mühür veya e-imza sürücüsünün çalıştığını test edin.

Bağlantı hatalarında internet erişimi, servis adresi, kullanıcı yetkisi ve ortam seçimi kontrol edilir. Servis geçici olarak yanıt vermiyorsa aynı anda sürekli tekrar denemek yerine bekleme ve yeniden deneme kuralı uygulayın.

Belge gönderilmiş görünüyorsa alıcıya ulaşan dosya ile sistem durumunu karşılaştırın. PDF indirmek, belgenin bütün teknik süreçlerinin tamamlandığını tek başına kanıtlamaz. Belge numarası, sistem kimliği ve gönderim yanıtı birlikte arşivlenmelidir.

Hatalı belgeyi düzeltme yöntemi, hatanın gönderim öncesi veya gönderim sonrası olmasına göre değişir. Gönderilmemiş taslak düzenlenebilir; gönderilmiş resmi belgenin iptal, iade veya yeniden düzenleme süreci farklı olabilir.

Her hata için ekran görüntüsü, belge numarası, işlem zamanı, kullanıcı ve yanıt kodunu kaydedin. Sorun tekrarlanıyorsa bu kayıtlarla entegrasyon desteğine ve mali müşavirinize başvurun. Mevzuat kaynaklı şüphede güncel GİB duyurusunu ayrıca kontrol edin.

Küçük işletmede Mikro e-Arşiv fatura otomasyonu nasıl uygulanır?

Küçük işletmede Mikro e-Arşiv fatura otomasyonu, önce tek bir satış kanalı ve sınırlı ürün grubuyla kontrollü uygulanmalıdır. Başarılı testten sonra diğer şubeler, kullanıcılar veya satış kanalları kademeli biçimde eklenebilir.

Bir mahalle eczanesi sahibi düşünelim. Eczane, Mikro’da müşteri ve ürün bilgilerini güncel tutuyor, fakat satış sonrası faturaları elle yeniden giriyor. Bu yapı, yoğun saatlerde isim, adres, vergi ve tutar hatalarını artırabilir.

İlk adımda eczane sahibi, sık kullanılan cari kartlardaki TCKN veya VKN bilgilerinin doğruluğunu kontrol eder. Sonra ürünlerin birim, fiyat ve KDV tanımları mali müşavirle karşılaştırılır. Eksik kartlar otomatik gönderimden çıkarılır.

İkinci adımda yalnızca belirli bir satış türü için entegrasyon kuralı açılır. Örneğin kurumsal müşterilere yapılan satışlar önce onay kuyruğuna alınır. Tüketici satışları için gereken alıcı alanları tamamlanmadan otomatik gönderim yapılmaz.

Üçüncü adımda bir hafta boyunca günlük rapor alınır. Raporda oluşturulan belge, başarılı gönderilen belge, bekleyen belge, hata nedeni ve kontör kullanımı bulunur. Bu rapor, otomasyonun gerçekten zaman kazandırıp kazandırmadığını ölçmeye yardımcı olur.

Bir market veya kafe için de aynı yaklaşım geçerlidir. Ancak ürün sayısı, kasa entegrasyonu ve gün içindeki işlem adedi farklı olabilir. Kasa kapanışı ile fatura oluşturma zamanı arasında çift kayıt oluşmadığı özellikle test edilmelidir.

Küçük işletme, tüm belgeleri ilk gün koşulsuz otomatik göndermemelidir. Önce örnek cari, örnek ürün, farklı vergi oranı ve hatalı veri senaryosu test edilir. Sonuçlar uygun bulunduğunda kapsam genişletilir.

Mikro e-Arşiv fatura entegrasyonu için kontrol listesi nedir?

Mikro e-Arşiv fatura entegrasyonu kontrol listesi, başvuru bilgilerinden arşiv kaydına kadar her aşamanın doğrulanmasını sağlar. Listeyi kurulum öncesi, test sırasında ve düzenli operasyon döneminde ayrı ayrı kullanın.

Kurulum öncesinde işletme bilgileri, kullanıcı yetkileri, mali mühür veya e-imza, bağlantı ortamı ve belge serileri kontrol edilir. Şube veya birden fazla kullanıcı varsa her yetkinin hangi işlemleri yapabildiği yazılı hale getirilmelidir.

Test sırasında bir gerçek kişi alıcı, bir şirket alıcı ve hatalı veri içeren bir kayıtla deneme yapın. Test sonucunda alıcı türü, vergi hesabı, belge numarası, gönderim yanıtı ve Mikro bağlantısı ayrı ayrı incelenmelidir.

• İşletmenin VKN, unvan, adres ve iletişim bilgilerinin resmi kayıtlarla uyumlu olduğunu doğrulayın.
• Mikro cari kartlarında VKN veya TCKN, alıcı türü, adres ve e-posta bilgilerinin güncel olduğunu kontrol edin.
• Stok kartlarında ürün adı, birim, fiyat ve vergi bilgilerinin doğru tanımlandığını karşılaştırın.
• Test ve üretim bağlantılarının kullanıcı, sertifika ve servis bilgilerini birbirine karıştırmadığınızı doğrulayın.
• Belge serisi, tarih, numara, toplam, vergi ve ödeme alanlarının örnek faturada eşleştiğini inceleyin.
• Gönderim durumunun, belge kimliğinin ve arşiv dosyasının Mikro kaydıyla ilişkilendirildiğini kontrol edin.

Operasyon sırasında listeye günlük hata kontrolü ve haftalık kontör raporu eklenebilir. Ay sonunda gönderilmiş belgeler ile Mikro’daki satış kayıtlarını karşılaştırın. Eksik veya mükerrer kayıt, erken fark edildiğinde daha kolay araştırılır.

Listeyi yalnızca kurulum belgesi olarak saklamayın. Sürüm güncellemesi, yeni şube, yeni satış kanalı veya mevzuat değişikliğinde yeniden çalıştırın. Her kontrolün tarihini, sorumlusunu ve sonucu kayıt altına almak denetim izini güçlendirir.

Teknik destek alırken listede işaretlenmemiş noktaları önce tamamlayın. Özellikle belge numarası, hata kodu, kaynak kayıt ve gönderim zamanı verilmeden yapılan başvuruların çözümü uzayabilir. Sorunun mevzuat mı, veri mi, bağlantı mı olduğunu ayırın.

Özet: 5 maddede Mikro e-Arşiv fatura otomasyonu

Mikro e-Arşiv fatura otomasyonu, yazılım bağlantısından daha geniş bir süreçtir. Doğru alıcı seçimi, veri eşleştirme, vergi kontrolü, gönderim takibi ve arşivleme birlikte yönetilmelidir.

Aşağıdaki beş madde, kurulumu ve günlük kullanımı hızlı biçimde gözden geçirmenizi sağlar. Her madde, otomatik akışın farklı bir riskini kontrol eder ve bağımsız bir işlem kuralı olarak kullanılabilir.

1. Alıcıyı doğrulayın: Belge türünü yalnızca alıcının kişi veya şirket olmasına göre seçmeyin. VKN ya da TCKN bilgisini, güncel e-Fatura kullanıcı durumunu ve işlemin niteliğini birlikte kontrol edin. Kararsız durumlarda belge göndermeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.
2. Veriyi eşleştirin: Cari, stok, vergi, indirim, ödeme ve toplam alanlarını Mikro ile elektronik belge ekranında karşılaştırın. Eksik alanı otomasyonun tamamlayacağını varsaymayın. Özellikle vergi oranı, adres ve kimlik numarası için ön doğrulama kuralı uygulayın.
3. Akışı kademeli açın: Önce test ortamında farklı alıcı ve vergi senaryoları deneyin. Sonra tek satış kanalıyla üretime geçin. Sipariş veya satış kaydının iki kez faturaya dönüşmesini önlemek için benzersiz kaynak anahtarı ve tekrar kontrolü kullanın.
4. Durumu kanıtlayın: Mikro’daki kayıt, belge numarası, sistem kimliği, gönderim yanıtı ve arşiv dosyasını birlikte saklayın. PDF dosyasını tek kanıt kabul etmeyin. Hata oluştuğunda ekran görüntüsü, zaman, kullanıcı ve yanıt kodunu destek kaydına ekleyin.
5. Kontörü izleyin: Gelen ve giden her belgenin 1 kontör düşürdüğü havuz modelinde, e-Arşiv gönderimlerini diğer e-belgelerle birlikte planlayın. Aylık tahmini geçmiş raporlarla karşılaştırın ve iade, tekrar düzenleme, şube veya kampanya kaynaklı artışları ayrıca değerlendirin.

Bu beş kontrol uygulandığında Mikro’daki satış verisi ile gönderilmiş e-Arşiv belge arasında izlenebilir bir bağ kurulur. Otomasyonun kapsamını mevzuat, Mikro sürümü ve entegrasyon hizmetinin teknik sınırları belirler.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur ve ücretsiz e-fatura portalı bulunur. Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır; kullanım süresi pakete göre 12-18 aydır.