Bizim Hesap e-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır? Rehber

Bizim Hesap e-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır? Kurulum ve Kontör Bağlantısı

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonu; şirket bilgileri doğrulanıp bağlantı yetkileri girilerek, alanlar eşleştirilip tek belgeyle test edilerek yapılır. Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonu, Bizim Hesap içindeki fatura verilerinin yetkili e-belge hizmet sağlayıcısına aktarılması demektir. Kurulum tamamlanınca belgeler oluşturulur, gönderilir, alınır ve durumları izlenir.

Bu anlatım, Bizim Hesap kullanan işletme sahiplerine, muhasebe çalışanlarına ve teknik kurulumu yöneten mali müşavirlere yarar. Amaç, bağlantı bilgilerini doğru hazırlamak ve ilk faturayı kontrollü göndermektir.

Entegrasyon yalnızca kullanıcı adı ile parola girmekten oluşmaz. Vergi bilgileri, müşteri kartları, ürün alanları, fatura senaryosu, belge numarası ve kontör hesabı birlikte kontrol edilmelidir.

Bağlantının bir tarafında Bizim Hesap bulunur. Diğer tarafta e-Fatura hizmet sağlayıcısının portalı veya web servis bağlantısı yer alır. İki sistem, desteklenen teknik yöntem üzerinden veri alışverişi yapar.

e-Fatura, kayıtlı alıcılar arasında elektronik ortamda düzenlenen ve GİB kurallarına göre iletilen ticari belge demektir. Alıcının statüsü uygun değilse e-Arşiv akışı ayrıca değerlendirilir.

Kontör bağlantının teknik parçası değildir; belge işleme hesabıdır. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle bağlantı kurulurken kullanılabilir bakiye ayrıca doğrulanmalıdır.

Bizim Hesap sürümüne, işletme hesabına ve hizmet sağlayıcının güncel desteğine göre menü isimleri değişebilir. Ekranda doğrudan sağlayıcı seçimi görünmüyorsa, desteklenen API veya dosya aktarımı yöntemi sorulmalıdır.

İlk adım, Bizim Hesap ile kullanacağınız e-Fatura hizmetinin birbiriyle uyumlu olduğunu teyit etmektir. Teknik seçenekleri ve belge akışını e-Fatura ürün sayfasındaki açıklamalarla karşılaştırabilirsiniz.

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonu için hangi ön koşullar gerekir?

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonundan önce işletmenin vergi bilgileri, e-belge aktivasyonu ve yetkili kullanıcıları hazır olmalıdır. Eksik ön koşul, bağlantı kurulsa bile belge gönderimini durdurabilir.

Önce vergi kimlik numaranızı veya gerçek kişi işletmelerinde kullanılan kimlik bilgilerinizi kontrol edin. Unvan, adres, vergi dairesi ve iletişim bilgilerinin resmi kayıtlarla aynı olması gerekir.

İşletmenin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı da belirlenmelidir. Kayıt durumu bilinmiyorsa GİB sistemindeki mükellef sorgusu ve mali müşavirinizin kayıtları birlikte kontrol edilmelidir.

Hizmet sağlayıcı tarafında aktivasyon tamamlanmadan Bizim Hesap ekranına girilen bilgiler çalışmayabilir. Aktivasyon bilgisi, portal şifresi, web servis kullanıcı adı ve API anahtarı aynı şey değildir.

Kurulumu yapacak kullanıcının Bizim Hesap içinde şirket ayarlarını ve e-belge ayarlarını değiştirme yetkisi bulunmalıdır. Sadece fatura düzenleme yetkisi olan kullanıcı bağlantı kuramayabilir.

Fatura serisi, şube bilgisi ve belge numarası yaklaşımı kurulmadan belirlenmelidir. Aynı seri başka bir sistemde kullanılıyorsa, numara çakışması ve mükerrer belge riski ortaya çıkar.

İşletme henüz e-Fatura kullanıcısı değilse doğrudan e-Fatura gönderimi yapılamaz. Gönüllü geçiş, zorunluluk veya e-Arşiv kullanımı gibi seçenekler güncel GİB duyurusu ve mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Ön koşullar tamamlandığında üç bilgi grubu hazır olur: şirket bilgileri, bağlantı yetkileri ve belge parametreleri. Bu grupları ayrı dosyada saklamak, kurulum sırasında yanlış alan doldurmayı azaltır.

Kurulumdan önce küçük bir hazırlık tablosu oluşturun. Bir sütuna Bizim Hesap'taki şirket, müşteri ve ürün alanlarını; diğer sütuna sağlayıcıdaki karşılıklarını yazın. Böylece eksik vergi dairesi, boş etiket veya yanlış seri bağlantı kurulmadan fark edilir. Bu tabloyu mali müşavir ve kurulumu yapan kullanıcı birlikte kontrol ederse sorumluluk alanları da netleşir.

Yanlış: Aktivasyon e-postasını doğrudan API bilgisi saymak. Doğru: Aktivasyonun tamamlandığını, web servis veya API bilgilerinin ayrıca tanımlandığını ve test yanıtının alındığını doğrulamaktır. Bu ayrım, doğru parolanın yanlış ekrana girilmesiyle oluşan yetki hatalarını önler.

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonunda hangi bağlantı yöntemi seçilir?

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonunda yöntem, Bizim Hesap'ın güncel bağlantı seçenekleri ve sağlayıcının desteklediği teknik kanal birlikte incelenerek seçilir. Her işletme için aynı yöntem geçerli değildir.

Desteklenen web servis veya API bağlantısı, fatura verisinin iki sistem arasında daha düzenli aktarılmasını sağlar. Bu yöntemde API anahtarı, servis kullanıcı adı, parola veya şirket tanımlayıcısı istenebilir.

Portal üzerinden dosya aktarımı, doğrudan API seçeneği bulunmayan işletmelerde kullanılabilir. Ancak dosyanın hazırlanması, yüklenmesi, yanıtın alınması ve Bizim Hesap'a işlenmesi ayrıca takip edilmelidir.

Manuel kayıt, az sayıda belge için geçici çözüm olabilir. Düzenli fatura kesen işletmelerde manuel yöntem, tekrar veri girişi ve belge durumunu iki ayrı ekranda izleme yükü oluşturur.

Bizim Hesap ekranında belirli bir sağlayıcı adı bulunması, hesabın otomatik olarak aktif olduğu anlamına gelmez. Sözleşme, aktivasyon ve kontör hesabı tamamlanmadan gerçek belge gönderimi denenmemelidir.

Karar verirken aylık belge sayısı, gelen fatura yoğunluğu, şube sayısı, muhasebe yazılımı ve teknik destek ihtiyacı dikkate alınmalıdır. Güncel desteklenen yöntem, Bizim Hesap ve sağlayıcı desteğinden doğrulanmalıdır.

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonu nasıl kurulur?

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonu, şirket doğrulaması, sağlayıcı yetkilendirmesi, alan eşleştirmesi, kontrollü test ve canlıya geçiş sırasıyla kurulur. Adımların sırası, mükerrer belge riskini azaltır.

Kurulumdan önce mevcut taslak faturalar, kullanılan seriler ve açık müşteri kartları listelenmelidir. Canlı bağlantı açılmadan önce hangi sistemin belge numarası üreteceği kesinleştirilmelidir.

Aşağıdaki liste genel kurulum sırasını gösterir. Menü adları Bizim Hesap sürümüne göre değişebileceğinden, ekrandaki güncel yardım metinleri ayrıca incelenmelidir.

1. Bizim Hesap şirket ayarlarında vergi numarası, unvan ve adres bilgilerini kontrol edin.
2. e-Fatura hizmet sağlayıcısında aktivasyonun tamamlandığını ve kontör bakiyesinin kullanılabilir olduğunu doğrulayın.
3. Bizim Hesap içindeki e-belge veya entegrasyon ekranında desteklenen bağlantı yöntemini seçin.
4. Portal parolası yerine istenen web servis kullanıcı adı, API anahtarı veya şirket kodunu girin.
5. Müşteri, ürün, vergi, birim, iskonto, para birimi ve fatura numarası alanlarını eşleştirin.
6. Kontrollü bir taslak veya sağlayıcının izin verdiği test akışıyla belge oluşturun.
7. Gönderim yanıtını, belge durumunu, numarayı ve kontör hareketini iki sistemde karşılaştırın.
8. Hata bulunmuyorsa canlı gönderimi açın ve ilk işlemleri manuel olarak izleyin.

Bağlantı ekranında kaydetme işlemi başarılı görünse bile ilk faturayı hemen toplu göndermeyin. Önce tek belgeyle alıcı, tutar, vergi ve durum bilgilerinin doğru aktığını inceleyin.

Kurulum sırasında hata alırsanız ekran görüntüsü, işlem zamanı, şirket numarası ve belge numarasını kaydedin. Şifreyi veya API anahtarını destek talebine düz metin olarak eklemeyin.

Örneğin bir markette kurulum sorumlusu önce tek bir müşteri kartını seçer, ardından düşük tutarlı bir taslak oluşturur. Taslakta vergi ve toplam tutarı kontrol ettikten sonra belgeyi gönderir. Sağlayıcı yanıtı Bizim Hesap'a dönerse aynı müşteriye ait ikinci bir kayıt açmadan eşleşmeyi doğrular. Bu sıra, toplu aktarım başlamadan önce veri ve numara sorunlarını görünür kılar.

Dosya aktarımı seçilmişse uygulama adımları değişir. Kullanıcı önce desteklenen dosya biçimini ve zorunlu alanları öğrenir, dosyayı dışa aktarır, sağlayıcı portalına yükler ve dönen yanıt numaralarını Bizim Hesap kayıtlarıyla karşılaştırır. Bu yöntem API kadar otomatik olmayabilir; günlük dosya arşivi ve yükleme sorumlusu ayrıca belirlenmelidir.

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonunda alan eşleştirme nasıl yapılır?

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonunda alan eşleştirme, kaynak sistemdeki bilgilerin e-belge formatındaki karşılıklarına doğru aktarılması demektir. Hatalı eşleştirme, bağlantı açık olsa bile belge reddine yol açabilir.

Şirket alanlarında unvan, vergi numarası, vergi dairesi, merkez adresi ve iletişim bilgileri kontrol edilir. Şube kullanan işletmelerde fatura düzenleyen birim ile merkez bilgisi birbirine karıştırılmamalıdır.

Müşteri kartlarında ad veya unvan, vergi numarası, kimlik bilgisi, adres, ülke ve alıcı etiketi bulunabilir. Alıcının e-Fatura etiketi, güncel mükellef kaydıyla uyumlu olmalıdır.

Ürün kartlarında miktar, ölçü birimi, birim fiyat, iskonto, vergi uygulaması, tevkifat ve açıklama alanları incelenir. Kullanılmayan alanlara rastgele değer yazmak yerine boş bırakma kuralı belirlenmelidir.

Yanlış: Her ürün kartına aynı vergi oranını varsayılan olarak uygulamak. Doğru: Ürünün güncel vergi niteliğini, istisna veya tevkifat durumunu mali müşavirle doğrulayarak eşleştirmektir.

Fatura senaryosu, işlem türü, vade tarihi, para birimi ve ödeme bilgisi de kontrol edilmelidir. Bu alanlar yalnızca görsel çıktı için değil, alıcı sistemindeki değerlendirme için önem taşır.

Belge numarası konusunda tek kaynak kullanın. Bizim Hesap numara üretiyorsa sağlayıcı tarafında ikinci numaralandırma yapılmamalıdır; tersi durumda başlangıç serisi ve sonraki numara açıkça belgelenmelidir.

Bir alanın Bizim Hesap'ta bulunması, e-belgede zorunlu olduğu anlamına gelmez. Zorunlu alanları sağlayıcının güncel kılavuzuyla karşılaştırın ve emin olmadığınız mevzuat ayrıntısını mali müşavirinize sorun.

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonunda kontör bağlantısı nasıl çalışır?

Kontör, e-belge hizmetinde gönderim veya alım işlemini karşılayan kullanım birimi demektir. Bizim Hesap bağlantısında teknik yetki ile kontör bakiyesi ayrı kontrol edilir.

Bu kullanım modelinde gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bir giden e-Fatura ve iki gelen e-Fatura işlendiğinde, toplam belge hareketi üç kontör olarak izlenir.

Kontör belge satırı, ürün adedi veya fatura tutarı üzerinden değil, işlenen belge adedi üzerinden değerlendirilir. Aynı faturada on ürün bulunması, tek belge için düşen birimi değiştirmez.

e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer desteklenen e-belgelerde tek havuz kullanılıyorsa, bütün belge türleri aynı bakiyeden azalır. Paket kapsamını ve istisnaları güncel koşullardan doğrulayın.

Kontör hesabı yetersizse bağlantı bilgileri doğru olsa bile yeni belge gönderimi durabilir. Bu yüzden aylık giden belge sayısına gelen belgeleri de ekleyerek ayrı bir kullanım tahmini yapın.

Örneğin ay içinde sekiz giden ve beş gelen belge bekleyen bir işletme, en az on üç belge hareketini hesaba katmalıdır. Gerçek tüketim, sağlayıcının belge işleme kurallarına göre panelden izlenmelidir.

Taslak oluşturma, iptal, yeniden gönderim veya başarısız deneme gibi işlemlerin kontör etkisi sağlayıcı politikasına göre değişebilir. Bu ayrıntıları tahminle değil, güncel kullanım koşullarıyla kontrol edin.

Kontör modelinin gelen ve giden belge ayrımını paketler sayfasında inceleyin. Bakiye düştüğünde Bizim Hesap ekranını değil, sağlayıcının kontör hareketi ve belge durumunu da kontrol edin.

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonunda test nasıl yapılır?

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonunda test, tek bir kontrollü belgeyle veri, alıcı, durum ve kontör hareketinin karşılaştırılması demektir. Toplu gönderimden önce bu dört sonuç birlikte incelenmelidir.

Test belgesinde gerçek müşteri yerine işletme içi kontrollü alıcı veya sağlayıcının önerdiği test hesabı kullanılmalıdır. Üretim ortamında test yapılacaksa belgenin hukuki sonuçları önceden değerlendirilmelidir.

Önce taslakta şirket bilgileri, müşteri, ürün, miktar, fiyat ve vergi alanlarını okuyun. Ardından gönderim yanıtını, belge numarasını ve oluşturulan e-belge görüntüsünü karşılaştırın.

Başarılı görünen bir işlem, alıcının belgeyi kabul ettiği anlamına her zaman gelmez. Alıcı yanıtı, sistem durumu ve gerekiyorsa kabul veya ret açıklaması ayrıca incelenmelidir.

• Şirket unvanı ve vergi numarası doğru belgeye aktarılmıştır.
• Alıcı bilgileri ve e-Fatura etiketi güncel kayıtla eşleşmiştir.
• Ürün, miktar, birim fiyat ve vergi alanları kaynak faturayla aynıdır.
• Belge numarası, tarih ve senaryo işletmenin belirlediği kurala uygundur.
• Giden belgenin sağlayıcı yanıtı Bizim Hesap ekranında görünmektedir.
• Gelen belge, doğru müşteri veya tedarikçi kaydıyla ilişkilendirilmiştir.
• Test işlemi sonrasında kontör hareketi sağlayıcı panelinde kontrol edilmiştir.

Testte hata varsa önce hangi katmanda oluştuğunu ayırın. Veri hatası alan eşleştirmesine, yetki hatası hesap bilgilerine, iletişim hatası ise servis erişimine işaret edebilir.

Aynı belgeyi tekrar tekrar göndermeyin. Önce belge numarası ve durumunu kontrol edin, sonra sağlayıcının destek prosedürüne göre yeniden işlem başlatın.

Test sonuçlarını tarih, belge numarası, alıcı ve ekran görüntüsüyle kaydedin. Bu kayıt, canlıya geçiş kararını ve sonraki hata incelemelerini somutlaştırır.

Test alıcısı gerçek müşteri ise belge gönderilmeden önce üretim ortamında deneme yapılmasının sonuçlarını değerlendirin. Gerekirse tek belgeyi işletme içi kontrollü bir alıcıyla oluşturun. Sonra gerçek müşteriye ait ilk faturada aynı kontrol listesini tekrar uygulayın. Böylece test hesabında çalışıp gerçek müşteri kartında başarısız olan etiket veya adres sorunları da ayrı görülebilir.

Yanlış: Sadece Bizim Hesap ekranında gönderildi yazısını yeterli kabul etmek. Doğru: Sağlayıcı yanıtını, alıcı durumunu, e-belge görüntüsünü ve kontör hareketini aynı belge numarasıyla eşleştirmektir. Bu karşılaştırma, bağlantı başarılı olsa bile alıcıya iletim veya muhasebe aktarımı tamamlanmamışsa sorunu ayırır.

Küçük işletmelerde Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonu nasıl yönetilir?

Küçük işletmelerde Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonu, günlük satış akışını bozmadan müşteri statüsü, stok bilgisi ve kontör kullanımının birlikte izlenmesiyle yönetilir.

Örneğin bir eczane sahibi, kurumsal müşterilerinin e-Fatura durumunu müşteri kartında doğru tutmalıdır. Kayıtlı alıcıya e-Fatura, diğer müşterilere ise mevzuata uygun e-Arşiv akışı değerlendirilir.

Bu senaryoda satış personeli yalnızca müşteri ve ürün kartını seçer. E-belge türü, şirket ayarları ve numara kuralı önceden tanımlanır; personel her satışta farklı ayar değiştirmez.

Gün sonunda eczane sahibi üç listeyi karşılaştırabilir: Bizim Hesap'taki satışlar, sağlayıcıdaki giden belgeler ve kontör hareketleri. Fark varsa belge numarası üzerinden tek tek inceleme yapılır.

Örneğin ay içinde sekiz giden ve üç gelen belge işlendiğinde toplam on bir belge hareketi beklenir. Bu sayı stok miktarından veya fatura satırından bağımsız olarak belge adedini gösterir.

İşletme birden fazla şube kullanıyorsa, her şubenin fatura adresi, seri kuralı ve kullanıcı yetkisi ayrı kontrol edilmelidir. Şube bilgisi merkezin vergi bilgileriyle karıştırılmamalıdır.

Yoğun satış dönemlerinde bağlantıyı ilk kez değiştirmeyin. Önce düşük hacimli bir günde test yapın, açık belgeleri listeleyin ve mali müşavirinizle belge türünü kesinleştirin.

Eczane örneği, market, kafe veya hizmet işletmesine de uygulanabilir. Ancak özel belge türleri, istisnalar ve güncel düzenlemeler için GİB duyurusu ve mali müşavir kontrolü gerekir.

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonunda gelen ve giden belgeler nasıl izlenir?

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonunda gelen ve giden belgeler, belge numarası, tarih, taraf, tutar, durum ve kontör hareketi üzerinden izlenir. Tek ekrana bakmak yeterli değildir.

Giden kutusunda kaynak faturanın gönderim sonucu incelenir. Gelen kutusunda ise tedarikçi veya müşteri tarafından iletilen belgenin işletme kaydıyla eşleşip eşleşmediği kontrol edilir.

Durum adları sağlayıcıya göre değişebilir. Taslak, gönderiliyor, başarılı, kabul edildi, reddedildi veya hata gibi ifadeler aynı anlamı taşımayabilir; açıklama ve yanıt ayrıntısı okunmalıdır.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için dönemsel kontrol iki yönlü yapılır. Sadece giden kutusunu saymak, gerçek tüketimi eksik gösterebilir.

Yanlış: Giden kutusunda başarılı görünen her belgeyi muhasebeye işlendi kabul etmek. Doğru: Belge durumunu, alıcı yanıtını ve Bizim Hesap'taki muhasebe kaydını birlikte doğrulamaktır.

Ay sonunda belge numarası aralığı, toplam giden belge, toplam gelen belge ve kontör hareketi karşılaştırılmalıdır. Eksik numara veya beklenmeyen bakiye değişimi varsa işlem geçmişi incelenmelidir.

Kullanıcı yetkileri de izlemeyi etkiler. Personel belge oluşturabilir, mali müşavir onaylayabilir, işletme sahibi ise kontör ve bağlantı ayarlarını görebilir; görev dağılımı yazılı belirlenmelidir.

Durumların anlamı konusunda tereddüt ederseniz sık sorulan sorular bölümünü inceleyin. Çözülemeyen belge uyuşmazlığında tarih, numara ve yanıt bilgileriyle destek iletişimine başvurun.

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonunda hatalar nasıl çözülür?

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonunda hata çözümü, önce bağlantı, şirket bilgisi, belge verisi ve alıcı yanıtı katmanlarını ayırarak yapılır. Her hata için aynı ayarı değiştirmek yeni sorun yaratabilir.

Yetkilendirme hatasında kullanıcı adı, API anahtarı, şirket kodu, parola süresi ve hesabın aktifliği kontrol edilir. Portal parolasıyla web servis parolası birbirine karıştırılmamalıdır.

Şirket bilgisi hatasında vergi numarası, unvan, adres veya şube tanımı karşılaştırılır. Bizim Hesap'taki bilgiler ile sağlayıcı hesabındaki kayıtlar farklıysa önce resmi kayıt esas alınmalıdır.

Belge verisi hatasında müşteri kartı, ürün vergi ayarı, birim, iskonto, tevkifat ve para birimi incelenir. Hata mesajındaki alan adı, hangi eşleştirmenin düzeltilmesi gerektiğini gösterebilir.

Mükerrer numara uyarısında yeni belge göndermeden önce sağlayıcıda aynı numaralı belgenin bulunup bulunmadığını arayın. Belge gönderilmişse yalnızca Bizim Hesap'ta görünmüyor olabilir.

Alıcı kaynaklı hatalarda vergi numarası, e-Fatura etiketi, posta kutusu ve alıcı statüsü kontrol edilir. Alıcı kaydı güncel değilse teknik bağlantıyı değiştirmek sorunu çözmez.

Bağlantı veya ağ hatasında kısa süre sonra tek bir kontrollü tekrar deneyin. Aynı faturayı peş peşe göndermek, mükerrer kayıt veya belirsiz işlem durumu oluşturabilir.

Hata devam ederse işlem zamanı, belge numarası, kullanılan kullanıcı hesabı, hata metni ve ekran görüntüsünü hazırlayın. Şifre, API anahtarı ve kişisel verileri paylaşmadan destek kaydı açın.

Bir hata sonrasında önce son başarılı belgeyi bulun. Son başarılı işlem ile ilk hatalı işlem arasındaki müşteri kartı, ürün ayarı, seri veya kullanıcı değişikliğini karşılaştırın. Sorun yalnızca belirli alıcılarda görülüyorsa genel API bağlantısını değiştirmek yerine alıcı etiketi ve vergi bilgisine odaklanın. Tüm belgelerde görülüyorsa yetki, kontör veya servis erişimi daha olası kontrol noktalarıdır.

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonu güvenli ve düzenli nasıl işletilir?

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonu, erişim yetkileri sınırlandırılarak, bağlantı sırları korunarak ve belge hareketleri düzenli karşılaştırılarak güvenli işletilir.

Kurulum yetkisini yalnızca şirket ayarlarına erişmesi gereken kullanıcıya verin. Günlük fatura personelinin API anahtarını, kontör yönetimini veya entegrasyon ayarlarını değiştirmesine gerek olmayabilir.

Web servis kullanıcı adı, parola ve API anahtarı ortak mesajlaşma gruplarında tutulmamalıdır. Kullanıcı ayrıldığında ilgili yetkiler iptal edilmeli ve bağlantı sırrı sağlayıcının prosedürüne göre yenilenmelidir.

Elektronik saklama hizmeti kullanılsa bile şirketin kendi belge ve muhasebe yedekleme prosedürü bulunmalıdır. Ücretsiz e-Fatura portalındaki 10 yıl güvenli saklama özelliğinin kapsamı güncel hizmet koşullarından okunmalıdır.

Adres, banka hesabı, vergi bilgisi, seri, şube veya kullanıcı değiştiğinde entegrasyon alanları yeniden test edilmelidir. Bir ayar değişikliği, daha önce çalışan müşteri veya ürün kartlarını etkileyebilir.

Uzman notu: Bağlantı başarılı görünürken belge gönderemiyorsanız önce kontör bakiyesini, şirket aktivasyonunu ve alıcı etiketini aynı anda kontrol edin.

Aylık kontrolde gelen ve giden belge sayısını, hata listesini, kontör hareketini ve muhasebe kayıtlarını karşılaştırın. Bu işlem, küçük farkların dönem sonunda büyümesini önler.

Destek talebinde yalnızca çalışmıyor demeyin. Hangi ekranda, hangi tarihte, hangi belge numarasıyla ve hangi hata metniyle karşılaştığınızı yazın; hassas bilgileri maskeleyin.

Özet: 5 maddede bizim hesap e-fatura entegrasyonu

Bizim Hesap e-Fatura entegrasyonu, şirket doğrulamasıyla başlayan ve kontör hareketinin düzenli izlenmesiyle tamamlanan çok aşamalı bir süreçtir. Teknik bağlantı tek başına yeterli değildir.

Önce işletmenin e-Fatura durumu, sağlayıcı aktivasyonu, kullanıcı yetkileri ve numara serisi kontrol edilir. Sonra bağlantı yöntemi seçilir, alanlar eşleştirilir ve tek belgeyle test yapılır.

Her gelen ve giden belge için 1 kontör düşümünü bütçe hesabına dahil edin. Taslak, yeniden gönderim ve benzeri işlemlerin etkisini ayrıca sağlayıcı koşullarından doğrulayın.

Mevzuat, teknik ekranlar ve hizmet koşulları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle e-Fatura ile e-Arşiv ayrımında alıcı statüsünü esas alın.

• Şirket ve vergi bilgileri Bizim Hesap ile sağlayıcı hesabında aynı olmalıdır.
• API veya web servis yetkisi, portal parolasından ayrı olarak doğrulanmalıdır.
• Müşteri, ürün, vergi, senaryo ve belge numarası alanları gönderimden önce eşleştirilmelidir.
• Tek test belgesinde veri, yanıt, durum ve kontör hareketi birlikte incelenmelidir.
• Gelen ve giden belge sayıları her dönem sonunda muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar, ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleriyle sunulur.

Bizim Hesap bağlantısı öncesinde güncel kapsamı, bakiye kullanımını ve aktivasyon koşullarını paketler üzerinden inceleyebilirsiniz.