Yedek Parça Sahipleri İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi

Yedek Parça Sahipleri İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi, yedek parça e-dönüşüm sürecinde belge türünü, zorunluluğu, ürün verisini, gönderim durumunu ve kontör ihtiyacını doğrular.

Liste; oto yedek parça mağazaları, distribütörler, üreticiler, ithalatçılar ve servis tedarikçileri için hazırlanmıştır. Hatalı alıcı bilgisi, yanlış belge türü, eksik stok kodu ve kontrolsüz kontör tüketimi gibi sorunları adım adım azaltır.

Yedek parça e-dönüşüm nedir ve hangi belgeleri kapsar?

Yedek parça e-dönüşüm, satış ve sevkiyat belgelerinin elektronik ortamda hazırlanması, iletilmesi, alınması ve saklanmasıdır.

Yedek parça işletmelerinde temel belge akışı e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye etrafında oluşur. İşletmenin faaliyetlerine göre e-Defter veya başka e-belge türleri de gündeme gelebilir.

Bir distribütör, tedarikçiden aldığı parçaları gelen kutusunda takip eder. Aynı işletme, servislere veya kurumsal müşterilere yaptığı satışları giden kutusundan izler.

Yedek parça e-dönüşüm yalnızca fatura PDF’si göndermek anlamına gelmez. Belgenin elektronik standartlara uygun oluşturulması, doğru alıcıya iletilmesi ve sistemdeki durumunun takip edilmesi gerekir.

Parça numarası, marka, model uyumu, miktar, birim, fiyat ve vergi bilgileri belgeye doğru aktarılmalıdır. Bu veriler, muhasebe kaydı ve stok hareketiyle birlikte kontrol edilmelidir.

İşletmenin e-belge yükümlülüğü bulunmuyorsa bile gönüllü geçiş kararı ayrıca değerlendirilebilir. Gönüllü kullanım, zorunlu geçiş tarihini veya kapsamını değiştirmez.

Belge türlerini, sektör uygulamalarını ve iş akışını birlikte değerlendirmek için yedek parça sektör sayfasını inceleyebilirsiniz. Güncel uygulama için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Örneğin küçük bir oto yedek parça mağazası, servise gönderdiği fren balatalarını önce stoktan düşer, sonra sevk belgesi ve fatura akışını karşılaştırır. Bireysel müşteriye yapılan satışta ise alıcı türü ve uygulanacak belge yöntemi ayrıca kontrol edilir.

Her işletme bütün e-belge türlerini aynı anda kullanmak zorunda değildir. Üretim, ithalat, sevkiyat, satış ve muhasebe süreçleri ayrı ayrı incelenerek yalnızca gerçekten kullanılan belge türleri için prosedür hazırlanmalıdır.

Yedek parça işletmesi e-Fatura kapsamını nasıl kontrol eder?

Yedek parça işletmesi e-Fatura kapsamını, vergi mükellefiyeti, faaliyet konusu, işletme yapısı ve güncel GİB düzenlemeleri üzerinden kontrol eder.

İlk adımda işletmenin vergi levhası, faaliyet kodları, şirket türü ve mevcut elektronik belge kayıtları incelenir. Tek bir faaliyet koduna bakarak kesin kapsam sonucu çıkarılmamalıdır.

İkinci adımda GİB’in güncel e-Fatura ve e-Arşiv duyuruları kontrol edilir. Sektör, ciro, mal veya hizmet grubu ve özel kapsamlar zaman içinde değişebildiği için eski blog yazıları tek başına yeterli değildir.

Üçüncü adımda mali müşavirden yazılı veya kayıtlı bir değerlendirme alınır. Geçiş yükümlülüğü, başlama tarihi, başvuru yöntemi ve varsa ek belge şartları işletmenin özel durumuna göre belirlenir.

Yanlış: Yalnızca müşterilerin e-Fatura kullanıp kullanmadığına bakarak işletmenin kapsamını belirlemek doğru değildir. Doğru: Önce işletmenin kendi yükümlülüğü ve geçiş şartları doğrulanmalıdır.

Kurumsal müşterilerin e-Fatura istemesi, her durumda işletmenin yasal olarak e-Fatura mükellefi olduğu anlamına gelmez. Ancak müşteri talebi, elektronik belge altyapısını hazırlamak için önemli bir operasyon sinyalidir.

Şubesi veya ayrı deposu bulunan işletmeler, belge düzeninin vergi kimliği ve muhasebe yapısıyla nasıl eşleştiğini ayrıca kontrol etmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kontrol sonucunu işletmenin dosyasına tarih, sorumlu kişi ve dayanak alınan resmi duyuruyla birlikte kaydetmek yararlıdır. Böylece yeni bir şube açıldığında veya faaliyet konusu değiştiğinde önceki değerlendirme yeniden gözden geçirilebilir.

Gönüllü geçiş planlanıyorsa başvuru, kullanıcı yetkisi, test işlemi ve ilk belge gönderimi için ayrı tarihler belirlenmelidir. Gönüllü kullanım başladıktan sonra satış, depo ve muhasebe ekipleri aynı belge prosedürünü izlemelidir.

Yedek parça satışında e-Fatura mı e-Arşiv Fatura mı kullanılır?

Yedek parça satışında belge seçimi, alıcının elektronik belge sistemindeki durumuna ve işlemin niteliğine göre yapılır.

Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa satışın e-Fatura olarak düzenlenmesi gerekir. Alıcı kayıtlı değilse e-Arşiv Fatura seçeneği gündeme gelebilir; bu seçimde güncel mevzuat ve işlem koşulları dikkate alınır.

Vergi kimlik numarası, T.C. kimlik numarası, unvan, adres ve alıcı türü belge oluşturulmadan önce doğrulanmalıdır. Aynı müşterinin farklı şubeleri, farklı vergi kimlikleriyle işlem yapabilir.

Örneğin servis şirketine yapılan satışta müşterinin VKN’si ve e-Fatura kayıt durumu doğrulanır. Bireysel tüketiciye yapılan satışta ise e-Arşiv koşulları ve güncel belge sınırları dikkate alınır.

Belgeyi yanlış türde düzenlemek, yalnızca görüntü biçimiyle düzeltilebilecek bir hata değildir. e-Fatura süreçlerini ve e-Arşiv Fatura kapsamını mali müşavirinizle birlikte işletme senaryosuna göre değerlendirin.

Mağaza sahibi, satış ekranında müşteriyi seçtikten sonra VKN veya T.C. kimlik numarasını yeniden kontrol etmelidir. Özellikle aynı unvanın farklı şubeleri varsa eski müşteri kartını kopyalamak yerine teslimat adresi ve vergi bilgisi karşılaştırılmalıdır.

Yanlış: Müşterinin “fatura istiyorum” talebini doğrudan e-Fatura olarak yorumlamak. Doğru: Önce alıcının kayıt durumunu, alıcı türünü ve işlem koşullarını kontrol ederek belge türünü seçmek.

Yedek parça sevkiyatında e-İrsaliye nasıl planlanır?

Yedek parça sevkiyatında e-İrsaliye, malın taşınması veya sevk edilmesiyle ilgili belge akışını düzenler; fatura yerine geçmez.

İşletme e-İrsaliye kapsamında bulunuyorsa sevkiyat planı, belge hazırlama ve taşıma süreciyle eşleştirilmelidir. Kapsam dışındaki işletmelerde ise hangi irsaliye yönteminin kullanılacağı güncel kurallara göre belirlenir.

Depodan servise, mağazadan müşteriye, merkezden şubeye veya tedarikçiden depoya yapılan hareketler ayrı ayrı incelenmelidir. Her mal hareketinde aynı belge yöntemi otomatik olarak uygulanmamalıdır.

e-İrsaliye üzerinde sevk tarihi, sevk adresi, alıcı bilgisi, taşıyıcı bilgileri, plaka veya taşıma bilgileri ve ürün satırları doğru hazırlanmalıdır. Kullanılacak alanlar işlem ve mevzuat koşullarına göre değişebilir.

Fatura daha sonra düzenlenebileceği gibi bazı akışlarda fatura ve sevk bilgileri yakın zamanda hazırlanabilir. Fatura ile irsaliye arasındaki miktar, ürün kodu ve alıcı eşleşmesi mutlaka kontrol edilmelidir.

İade veya yanlış sevk durumunda yeni hareketin niteliği ayrıca incelenir. Eski belgenin üzerine yeni bilgi yazmak yerine, uygun iptal, düzeltme veya iade süreci uygulanır.

Uzman notu: Sevkiyat başlamadan önce irsaliyedeki ürün satırlarını depo çıkış listesiyle karşılaştırın; belge gönderildikten sonra taşıma durumu değişebilir ve düzeltme yöntemi işlem anına göre farklılaşabilir.

Oto servislerle çalışan parça satıcıları, sektör uygulamalarını değerlendirirken oto servis e-Fatura kapsamı ve geçiş koşulları hakkındaki rehberi karşılaştırma amacıyla okuyabilir.

e-İrsaliye özellikleri için e-İrsaliye ürün sayfasındaki süreç açıklamalarını inceleyin. Zorunluluk, tarih veya istisna konusunda rakam vermeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Örneğin depo çalışanı iki farklı model için aynı görünen parçaları hazırlıyorsa ürün kodu, miktar ve sevk adresi paketleme öncesinde tekrar okunmalıdır. Taşıma başladıktan sonra fark edilen uyumsuzlukta depo, satış ve muhasebe sorumlusu aynı kayıt üzerinden ilerlemelidir.

Yedek parça e-Fatura nasıl düzenlenir? 7 adımlı işlem

Yedek parça e-Fatura, alıcı bilgisi, ürün satırları, vergi bilgileri ve gönderim durumu doğrulanarak yedi temel adımda düzenlenir.

Belgeyi oluşturmadan önce sipariş, irsaliye, stok kaydı ve müşteri kartı karşılaştırılmalıdır. Böylece yanlış şube, yanlış parça veya hatalı vergi kimliğiyle fatura gönderme riski azalır.

1. Alıcının unvanını, VKN veya T.C. kimlik numarasını ve adresini güncel müşteri kaydıyla karşılaştırın.
2. Alıcının e-Fatura sistemine kayıt durumunu ve doğru belge türünü kontrol edin.
3. Fatura tarihi, seri bilgisi, sipariş veya irsaliye bağlantısı gibi temel alanları işletme prosedürünüze göre doldurun.
4. Her yedek parçayı stok kodu, açıklama, miktar, birim ve birim fiyatıyla ayrı satırda gösterin.
5. İskonto, vergi matrahı, vergi oranı, vergi tutarı ve genel toplamı muhasebe kaydıyla karşılaştırın.
6. Not, teslimat, garanti veya araç bilgisi gerekiyorsa gereksiz kişisel veri eklemeden açıklayın.
7. Belgeyi göndermeden önce ön izleme, alıcı bilgisi ve sistem doğrulamalarını tamamlayın.

Gönderimden sonra belgenin taslak, gönderildi, alıcıya ulaştı veya başka bir durum gösterip göstermediği izlenmelidir. Menü adları kullanılan portala göre değişebilir.

Birden fazla depo kullanan işletme, faturadaki sevk adresini stok hareketiyle eşleştirmelidir. Aynı ürünün farklı depolardaki miktarı, muhasebe ve lojistik ekiplerince ayrıca kontrol edilmelidir.

Fatura kesme işlemi yalnızca muhasebe personeline bırakılmamalıdır. Satış personeli ürün ve müşteri bilgisini, depo personeli miktarı, mali müşavir ise vergi ve kayıt uyumunu kontrol etmelidir.

Yedi adımın uygulanması için siparişten gönderime kadar kısa bir belge akışı tanımlanabilir. Siparişi alan çalışan müşteri kartını, depo çalışanı miktarı, muhasebe çalışanı vergi alanlarını kontrol eder; son gönderim yetkisi ise belirlenen sorumluda bulunur.

Gönderim öncesi ön izleme ekranında yalnızca toplam tutara bakmak yeterli değildir. Ürün satırlarının tamamı, alıcı adresi, teslimat bilgisi ve varsa irsaliye bağlantısı okunmalıdır. Hata bulunursa belge taslakta bırakılmalıdır.

Yedek parça e-belgelerinde stok kodu ve ürün bilgisi nasıl yazılır?

Yedek parça e-belgelerinde stok kodu, ürünün işletme kayıtlarındaki tekil tanımıyla; açıklama ise alıcının ürünü ayırt edebileceği açıklıkta yazılmalıdır.

Üretici parça numarası, işletme stok kodu, marka, ürün adı ve uygun olduğu model bilgisi ayrı alanlarda tutulabiliyorsa ayrıştırılmalıdır. Her alanı tek bir uzun açıklamaya sıkıştırmak arama ve eşleştirmeyi zorlaştırır.

Ürünün OEM, muadil, çıkma veya yenilenmiş olması ticari olarak önemliyse bu bilgi belge açıklamasında açıkça belirtilmelidir. Ürünün niteliği hakkında alıcıda yanlış izlenim oluşturacak kısaltmalardan kaçınılmalıdır.

Miktar ve birim, depo çıkışıyla aynı olmalıdır. Örneğin dört adet fren balatası satılıyorsa miktar, birim ve toplam tutar bu satış biçimini göstermelidir.

Seri numarası, lot numarası, garanti kaydı veya araç şasi bilgisi işletme sürecinde izleniyorsa ilgili bilgi uygun alanda tutulabilir. Gereksiz kişisel veri yazmak yerine yalnızca işlem için gerekli bilgi kullanılmalıdır.

Yanlış: Ürün satırına yalnızca filtre yazıp parça numarasını ve miktarı başka bir notta bırakmak. Doğru: Filtrenin stok kodunu, marka bilgisini, birimini ve miktarını aynı satırda açıkça göstermek.

Stok kartlarıyla e-belge alanları eşleşmiyorsa fatura öncesi manuel kontrol yapılmalıdır. Elektrik malzemeleri sektöründeki benzer belge hatalarını görmek için e-Fatura hataları ve çözümleri rehberini de inceleyebilirsiniz.

Örneğin aynı marka yağ filtresinin farklı motor modellerine uygun sürümleri varsa yalnızca marka adını yazmak yetersiz kalabilir. Parça numarası, model uyumu ve miktar stok kartından alınmalı; bilinmeyen uyumluluk bilgisi tahmin edilmemelidir.

Stok kodu değiştirildiğinde eski ve yeni kodun hangi tarihte kullanıldığı kayıt altına alınmalıdır. Aksi durumda gelen fatura eski kodu, depo çıkışı yeni kodu gösterebilir ve ay sonu eşleştirmesinde gereksiz fark oluşabilir.

Gelen ve giden yedek parça e-belgeleri nasıl kontrol edilir?

Gelen ve giden yedek parça e-belgeleri, belge durumu, taraf bilgileri, ürün satırları, muhasebe kaydı ve stok hareketi birlikte incelenerek kontrol edilir.

Gelen belgelerde tedarikçinin unvanı, VKN’si, fatura tarihi, belge numarası, parça kodu, miktar ve toplam tutar satın alma siparişiyle karşılaştırılır. Uyuşmazlık varsa belge doğrudan kayda alınmamalıdır.

Giden belgelerde müşteri kartı, sevk adresi, sipariş, irsaliye ve stok çıkışı birlikte kontrol edilir. Özellikle aynı marka parçanın farklı model uyumlulukları varsa açıklama satırı ayrıca okunmalıdır.

DİKKAT: Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca gönderilen faturaları değil, tedarikçilerden gelen belgeleri de aylık kontör hesabına dahil etmek gerekir.

Gelen kutusu her iş günü kontrol edilebilir; ancak kontrol sıklığı işletmenin belge hacmine göre belirlenmelidir. Belgeyi görüntülemek, muhasebeye aktarmak, stok kaydı açmak ve ödeme planına almak ayrı adımlar olarak izlenmelidir.

İade, fiyat farkı, eksik miktar veya yanlış ürün durumunda ilgili belge numarası kayıt altına alınmalıdır. Yeni belge düzenlenmeden önce tedarikçi, depo ve mali müşavir arasındaki sorumluluk netleştirilmelidir.

Ay sonunda gönderilen, alınan, reddedilen, iptal sürecine giren ve muhasebeye aktarılan belgeler raporlanmalıdır. Rapor, portal kayıtlarıyla muhasebe ve stok programındaki toplamları karşılaştırmalıdır.

Küçük bir mağazada bu kontrol, haftalık satın alma dosyası ve aylık muhasebe raporuyla yapılabilir. Büyük distribütörlerde ise belge numarası, depo, kullanıcı, sipariş ve stok hareketi raporları birlikte incelenmelidir.

Gelen belgeyi yalnızca görüntülemek, kabul ve muhasebe kaydı işlemlerinin tamamlandığı anlamına gelmez. Belge durumu, ürün teslimi ve stok girişi farklı sorumlular tarafından kontrol ediliyorsa her adımın tamamlandığı ayrıca işaretlenmelidir.

Yedek parça e-dönüşümde portal mı entegrasyon mu seçilir?

Yedek parça e-dönüşümde portal, düşük veya orta belge hacminde manuel işlem için; entegrasyon ise yoğun ve tekrarlı veri akışlarında değerlendirilir.

Portal kullanımında kullanıcı, müşteri ve ürün bilgilerini ekrandan girer. Küçük mağazalarda belge sayısı sınırlıysa bu yöntem yeterli olabilir; ancak her satırın manuel yazılması veri giriş hatası oluşturabilir.

Entegrasyon seçeneğinde stok veya muhasebe sistemindeki veriler e-belge akışına aktarılabilir. Bunun için ürün kodlarının, müşteri kartlarının, vergi bilgilerinin ve birim tanımlarının iki sistemde uyumlu olması gerekir.

Bir yedek parça distribütörü günde çok sayıda sevkiyat yapıyorsa portal ve entegrasyon arasındaki işlem süresini ölçmelidir. Karar yalnızca belge sayısına değil, depo sayısına, kullanıcı sayısına ve iade yoğunluğuna da dayanmalıdır.

Ücretsiz e-Fatura portalında gelen-giden kutusu, mali müşavire özel panel ve güvenli saklama işlevleri bulunabilir. Kullanılacak hizmetin saklama süresi, kullanıcı yetkileri ve dışa aktarma koşulları sözleşmeden kontrol edilmelidir.

Portal, stok yönetim programının yerine geçmeyebilir. Stok rezervasyonu, raf adresi, satın alma siparişi veya araç uyumluluk kataloğu gerekiyorsa bu işlemler ayrı sistemlerde yönetilebilir.

İşletme karar vermeden önce son üç ayın belge sayısını, manuel işlem süresini ve hata düzeltme kayıtlarını çıkarmalıdır. e-Fatura akışındaki ekran ve özellikleri e-Fatura sayfasından inceleyip mali müşavir ve yazılım sorumlusuyla değerlendirin.

Karar vermek için önce belge hacmi, kullanıcı sayısı, depo sayısı ve ürün satırı yoğunluğu yazılı olarak çıkarılmalıdır. Daha sonra aynı örnek sipariş portalda ve mevcut yazılımda test edilerek veri aktarımı, hata mesajı ve gönderim süresi karşılaştırılabilir.

Entegrasyon tercih edilse bile müşteri kartı ve ürün eşleştirmesi için bir başlangıç kontrolü gerekir. Eşleşmeyen kodlar otomatik aktarılırsa hatalı belge üretimi hızlanır; bu nedenle yeni kodlar için onay sorumlusu belirlenmelidir.

Yedek parça e-dönüşüm kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Yedek parça e-dönüşüm kontör ihtiyacı, belirli dönemdeki gelen ve giden belge adedi ile tüm e-belge türlerinin toplamı üzerinden hesaplanır.

Basit yöntem, son üç ayda oluşan belge sayılarını ayrı ayrı çıkarmaktır. Giden e-Fatura, gelen e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye adetleri belge türüne göre yazılır.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için yalnızca satış faturalarını saymak eksik sonuç verir. Tedarikçi faturaları, sevkiyat belgeleri ve kullanılan diğer e-belgeler de plana eklenmelidir.

Örneğin küçük bir oto yedek parça mağazası ayda 80 giden fatura, 55 gelen fatura ve 15 e-İrsaliye oluşturuyorsa aylık belge toplamı 150 olur. Bu örnek, fiyat değil belge adedi hesabını gösterir.

Mevsimsel yoğunluk varsa yalnızca ortalama ay dikkate alınmamalıdır. Lastik, akü veya bakım parçalarında yoğun dönem oluşuyorsa o dönemin en yüksek belge adedi ayrıca hesaplanmalıdır.

Kontör planında yeni şube, yeni kurumsal müşteri, tedarikçi artışı ve iade işlemleri için pay bırakılabilir. Bu pay, rastgele değil önceki dönemlerin en yüksek kullanımına göre belirlenmelidir.

e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet aynı havuz içinde kullanılabiliyorsa toplam plan buna göre yapılmalıdır. Paket seçmeden önce güncel kullanım süresini ve kontör düşüm kuralını sağlayıcıdan yazılı olarak teyit edin.

Hesaplamayı aylık bir tabloya yazmak, belge türlerinin dönemsel değişimini görmeyi sağlar. Ocak, yoğun sezon ve kampanya dönemleri ayrı incelenmeli; yalnızca düşük hacimli bir ay üzerinden paket veya kullanım planı yapılmamalıdır.

Yanlış: Yalnızca müşterilere kesilen faturaları kontör hesabına eklemek. Doğru: Gelen faturaları, giden faturaları, irsaliyeleri ve işletmenin kullandığı diğer e-belgeleri belge bazında toplamak.

Hatalı yedek parça e-belgesi nasıl düzeltilir?

Hatalı yedek parça e-belgesi, gönderim durumuna ve belge türüne göre uygun iptal, itiraz, iade veya yeniden düzenleme süreciyle düzeltilir.

Belge henüz gönderilmemiş taslak durumundaysa alıcı, ürün satırı, miktar ve vergi alanları kontrol edilerek düzenleme yapılabilir. Gönderilmiş belgede ise ekran üzerinden içeriği sonradan değiştirmek güvenli bir yöntem değildir.

e-Fatura için uygulanacak işlem, belgenin alıcıdaki durumu, tarafların rolü ve güncel iptal veya itiraz kurallarıyla birlikte incelenmelidir. Her hata için aynı butona basmak yerine belge durumuna göre hareket edilmelidir.

e-Arşiv Fatura hatalarında da belgenin düzenlenme şekli, alıcı türü ve yürürlükteki düzeltme yöntemi dikkate alınır. İptal veya yeniden düzenleme işlemi muhasebe kaydıyla uyumlu olmalıdır.

e-İrsaliye hatasında malın gerçekten sevk edilip edilmediği, taşımanın devam edip etmediği ve ürün miktarının ne olduğu belirlenmelidir. Sevk gerçekleştiyse yalnızca fatura açıklamasını değiştirmek yeterli olmayabilir.

Yanlış: PDF dosyasını bilgisayarda değiştirip eski belge numarasıyla yeniden göndermek. Doğru: Portal veya entegrasyondaki belge durumunu kontrol edip mevzuata uygun resmi düzeltme akışını uygulamak.

Düzeltme sırasında orijinal belge numarası, hata nedeni, karşı taraf yazışması ve yeni belgenin numarası saklanmalıdır. Emin olunmayan durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İlk uygulama adımı, belgenin numarasını ve mevcut durumunu kaydetmektir. İkinci adımda hata türü belirlenir; alıcı bilgisi, ürün miktarı, vergi alanı veya sevkiyat durumu birbirinden ayrılır. Son adımda mali kayıtla uyumlu resmi yöntem seçilir.

Hata yalnızca yazım biçimindeyse bile gönderilmiş belgenin PDF’sini değiştirmek çözüm değildir. Taslak belge ile alıcıya iletilmiş belge arasındaki fark, düzeltme sürecinin temel belirleyicisidir.

Yedek parça e-dönüşüm aylık kontrol listesi nasıl uygulanır?

Yedek parça e-dönüşüm aylık kontrol listesi, belge, stok, muhasebe, kullanıcı yetkisi ve kontör kayıtlarının aynı dönem için karşılaştırılmasıyla uygulanır.

Kontrol günü sabitlenmeli ve sorumlu kişi belirlenmelidir. Küçük işletmelerde mağaza sahibi kontrolü yapabilir; daha büyük işletmelerde satış, depo ve muhasebe sorumluları ayrı maddeleri imzalı veya kayıtlı biçimde tamamlayabilir.

• Gelen kutusunda bekleyen tüm yedek parça faturaları ve irsaliyeler kontrol edilmiştir.
• Giden belgelerin alıcı bilgileri, belge türleri ve sistem durumları siparişlerle karşılaştırılmıştır.
• Fatura satırlarındaki stok kodu, miktar, birim, fiyat ve vergi bilgileri stok kayıtlarıyla eşleştirilmiştir.
• e-İrsaliye bulunan sevkiyatların miktar ve teslimat bilgileri depo kayıtlarıyla karşılaştırılmıştır.
• İade, fiyat farkı, iptal veya yeniden düzenleme bekleyen belgeler ayrı bir takip listesine alınmıştır.
• Aylık gelen ve giden belge adedi, kontör kullanım raporuyla karşılaştırılmıştır.
• Portal kullanıcılarının görevleri, şifre güvenliği ve ayrılan yetkileri gözden geçirilmiştir.
• Mali müşavir için gerekli belgelerin ve raporların erişilebilir olduğu doğrulanmıştır.

Kontrol listesinde bir madde tamamlanamıyorsa yalnızca tamamlandı işareti koyulmamalıdır. Eksik bilgi, sorumlu kişi ve tamamlanması gereken tarih ayrı bir açıklama olarak yazılmalıdır.

Ürün kodu değişikliği, yeni tedarikçi veya yeni depo açılışı listeye özel kontrol maddesi eklenmesini gerektirebilir. Standart liste, işletmenin gerçek akışına göre güncellenmelidir.

Üç ay üst üste aynı hata görülüyorsa yalnızca personeli uyarmak yerine kök neden aranmalıdır. Sorun müşteri kartı, stok aktarımı, entegrasyon eşleştirmesi veya yetki ayarından kaynaklanabilir.

Aylık uygulama için önce portal raporu alınmalı, ardından muhasebe ve stok kayıtları aynı tarih aralığına getirilmelidir. Sonuçlar farklıysa farkın belge numarası, depo veya kullanıcı bazında nerede oluştuğu araştırılmalıdır.

Kontrolün sonunda bekleyen işler için sorumlu ve tarih belirlenmelidir. Örneğin eksik stok kodu satış ekibine, bekleyen gelen fatura muhasebeye, hatalı sevk bilgisi depo sorumlusuna atanabilir.

Özet: 5 maddede yedek parça e-dönüşüm

Yedek parça e-dönüşüm için önce belge kapsamı, sonra alıcı türü, ürün verisi, sevkiyat ve kontrol düzeni doğrulanmalıdır.

Bu sıralama, yanlış e-Fatura veya e-Arşiv Fatura seçimiyle başlayan zincirleme hataları azaltır. Aynı zamanda depodaki ürün hareketinin muhasebe belgesiyle tutarlı kalmasına yardımcı olur.

Mevzuat kapsamı ve teknik ekranlar değişebileceği için aşağıdaki özet, uygulama yöntemi olarak kullanılmalıdır. Zorunluluk tarihi, limit, istisna ve ceza bilgileri için güncel resmi kaynaklara başvurulmalıdır.

• İşletmenin e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye kapsamı faaliyet, mükellefiyet ve güncel GİB duyurularıyla kontrol edilmelidir.
• Alıcının kayıt durumu, VKN veya T.C. kimlik numarası ve şube bilgisi belge hazırlanmadan önce doğrulanmalıdır.
• Yedek parça stok kodu, ürün açıklaması, miktar, birim, fiyat ve vergi bilgisi sipariş ile depo kaydıyla eşleştirilmelidir.
• Gelen ve giden her belge 1 kontör düşürdüğü için kontör hesabına satın alma ve sevkiyat belgeleri birlikte dahil edilmelidir.
• Hatalı belgelerde PDF değişikliği yapılmamalı, belge durumuna uygun resmi düzeltme süreci mali müşavirle yürütülmelidir.

Bu beş adım, küçük mağazadan çok depolu distribütöre kadar farklı yedek parça modellerine uyarlanabilir. İşletmenin özel durumu, belge hacmi ve kullandığı muhasebe yazılımı ayrıca değerlendirilmelidir.

Bu özeti ay sonu kontrolünün başlangıç noktası olarak kullanabilirsiniz. Her madde tamamlandığında belge numarası, sorumlu çalışan ve kontrol tarihi kaydedilirse sonraki dönemde aynı hata daha kolay izlenir.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için 100'den 500.000 kontöre kadar ortak havuz paketleri bulunur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri sunulur.

Kontörlerin kullanım süresi 12-18 ay aralığındadır; seçimden önce gelen ve giden belge adedinizi, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.