Oto Servis e-Fatura Zorunluluğu: Kapsam, Sınırlar, Takvim

Oto servis e-Fatura zorunluluğu, yalnızca bakım ve onarım yapılmasıyla otomatik başlamaz; faaliyet konusu, mükellef türü, hasılat ve güncel GİB koşulları birlikte değerlendirilir. Oto Servis İçin e-Fatura Zorunluluğu: Kapsam, Sınırlar ve Geçiş Takvimi başlığı bu ayrımı açıklamayı amaçlar.

Bu içerik, özel servis sahipleri, yetkili servisler, filo bakım işletmeleri ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Hangi müşteriye e-Fatura veya e-Arşiv düzenleneceğini, geçiş tarihinin nasıl kontrol edileceğini ve yedek parça işlemlerinin belge akışını nasıl değiştirdiğini somutlaştırır.

Oto servis e-Fatura zorunluluğu var mı?

Oto servis e-Fatura zorunluluğu, sadece bakım-onarım faaliyeti yürütüldüğü için kendiliğinden doğmaz. İşletmenin vergi statüsü, ilgili dönemdeki hasılatı, ek faaliyetleri ve güncel GİB düzenlemeleri birlikte incelenmelidir.

Bir servis yalnızca mekanik bakım, yağ değişimi, lastik hizmeti veya arıza onarımı yapıyorsa özel sektör kapsamı ayrıca kontrol edilir. Genel e-Belge şartları karşılanıyorsa zorunluluk doğabilir. Karşılanmıyorsa müşterinin e-Fatura kullanması, servisi otomatik olarak e-Fatura mükellefi yapmaz.

Örneğin iki liftli küçük bir oto servis, bireysel araç sahiplerine ve birkaç filo şirketine hizmet verebilir. Filo şirketi e-Fatura kullanıyor olsa bile servis işletmesinin kayıt durumu ayrıca değerlendirilir. Servis e-Fatura kayıtlı değilse, işlem için mevzuata uygun e-Arşiv veya kâğıt belge seçeneği incelenir.

İlk kontrol, iş emri ekranındaki müşteri tipine değil, vergi kimliğine göre yapılmalıdır. Servis danışmanı, araç kabulünde şirket unvanını, vergi numarasını ve e-Fatura kayıt durumunu doğrular. Bu veri faturaya otomatik aktarılıyorsa, kayıtlı müşteri kartı ile güncel GİB sorgusu eşleştirilmelidir. Adres değişikliği veya şube bilgisi güncellenmemişse belgeyi göndermeden önce kayıt düzeltilmelidir.

Zorunluluk, işletmenin tabelasından veya kullandığı servis yazılımından anlaşılmaz. Vergi levhasındaki faaliyetler, gerçek işlem türleri, yıllık hasılat ve e-Belge uygulamasındaki kayıt durumu belirleyicidir. Aynı işletmede araç satışı veya ithalatı varsa sonuç değişebilir.

Gönüllü olarak e-Fatura uygulamasına geçen bir servis de kayıt sonrasında belge düzenleme kurallarına uymalıdır. Bu seçim, yalnızca elektronik fatura kesmeyi değil, kayıtlı müşterilere doğru belge türünü kullanmayı ve gelen kutusunu izlemeyi gerektirir.

İşletmenizin faaliyet yapısını daha ayrıntılı değerlendirmek için oto servis sektörü rehberine bakabilirsiniz. Kesin karar öncesinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; çünkü kapsam ve hadler yıllık olarak değişebilir.

Oto servis e-Fatura kapsamı hangi faaliyetlere göre belirlenir?

Oto servis e-Fatura kapsamı, vergi kaydındaki faaliyet kodu ile fiilen yapılan işlemlerin birlikte incelenmesiyle belirlenir. Tek başına oto bakım veya onarım ibaresi, her işletme için aynı sonucu doğurmaz.

Servisin faaliyetleri arasında periyodik bakım, mekanik onarım, kaporta, boya, ekspertiz, lastik satışı veya yedek parça ticareti bulunabilir. Bu işlemlerden bazıları hizmet, bazıları mal teslimidir. Belge ve zorunluluk değerlendirmesi, işlemin gerçek niteliğine göre yapılır.

Müşterinin e-Fatura kullanması, tedarikçinin otomatik olarak e-Fatura sistemine geçmesini zorunlu kılmaz. Ancak servis zaten e-Fatura mükellefiyse, kayıtlı müşterisine e-Fatura düzenlemelidir. Kayıtlı olmayan müşterilerde ise e-Arşiv kuralları ayrıca uygulanır.

Şube ayrı bir tüzel kişilik değilse, değerlendirme çoğunlukla aynı vergi mükellefi üzerinden yapılır. Farklı şirketlere ait servis noktalarında ise her vergi kimliği, faaliyet ve hasılat ayrı incelenebilir. Bu ayrım, grup şirketlerinde özellikle önemlidir.

İşletme sahibi önce vergi levhasındaki faaliyetleri, güncel NACE kayıtlarını ve fiili satış kanallarını karşılaştırmalıdır. Faaliyet kodu güncel değilse, yalnızca muhasebe ekranındaki eski kayıtla karar verilmemelidir. Mali müşavir, gerçek faaliyetle vergi kaydını eşleştirmelidir.

Faaliyet kapsamı için vergi levhası, NACE kayıtları, satış faturaları ve yedek parça stok raporu aynı dosyada toplanmalıdır. Her kalem hizmet veya mal teslimi olarak işaretlenmelidir. Yanlış: Faaliyet kodunda bakım yazıyorsa lastik satışı hesaba katılmaz. Doğru: Fiili satış ve muhasebe kayıtları da incelenir. Şube veya araç ticareti başlarsa dosya yeniden güncellenir.

Servisinizin temel iş modeli hakkında örnekleri oto servis işletmeleri için sektör sayfasında inceleyebilirsiniz. Sonuç, faaliyet adıyla değil, mükellefin bütün ticari yapısıyla verilir. Bu nedenle yeni bir şube, satış kanalı veya araç ticareti başladığında değerlendirme yenilenmelidir.

Oto servis e-Fatura zorunluluğu için ciro ve dönem nasıl incelenir?

Oto servis e-Fatura zorunluluğu için ciro incelemesi, ilgili mevzuatta kullanılan hasılat ölçütü ve belirlenen hesap dönemi üzerinden yapılır. Güncel eşik tutarı burada sabit kabul edilmemelidir; GİB düzenlemeleri ve yıllık güncellemeler takip edilmelidir.

Servis sahibi yalnızca son ayın fatura toplamına bakmamalıdır. Yıllık brüt satış hasılatı, faaliyetlerin toplamı, mal satışları ve hizmet gelirleri muhasebe kayıtlarıyla birlikte değerlendirilir. Hangi kalemlerin hesaba katılacağı, güncel uygulama ve mali müşavir görüşüyle netleştirilmelidir.

Örneğin bir servis yılın ilk aylarında yalnızca bakım hizmeti verirken sonbaharda yedek parça satışına başlayabilir. Aralık ayındaki tek bir fatura, geçiş kararını tek başına belirlemez. Dönemsel toplamlar, faaliyet değişiklikleri ve ilgili başlangıç kuralı birlikte incelenir.

En sağlıklı yöntem, hasılatı aylık döküm halinde izleyip yıl sonunda mevzuattaki hesap yöntemiyle yeniden toplamaktır. Servis yazılımındaki satış raporu, muhasebe defterindeki kayıtla karşılaştırılmalı; iptal, iade ve düzeltmeler ayrıca işaretlenmelidir. Bu karşılaştırma, aynı faturanın hem parça hem işçilik olarak iki kez sayılması riskini azaltır. Örneğin martta kesilen, nisanda iade edilen bir parça faturası için hangi tutarın ve hangi dönemin esas alınacağını mali müşavir açıklamalıdır.

Yanlış: Sadece servis işçiliği toplamı e-Fatura hesabında dikkate alınır. Doğru: Mevzuatın hasılat tanımına giren tüm ilgili işlemler, muhasebe kayıtları ve faaliyet yapısıyla birlikte değerlendirilir.

Geçiş tarihi belirlenirken hasılatın oluştuğu yıl ile e-Belge kullanma başlangıç tarihi karıştırılmamalıdır. Bir işletme, geçmiş dönemdeki koşulları nedeniyle sonraki dönemde sisteme geçebilir. Başlangıç tarihi, ilgili GİB düzenlemesindeki yöntemle hesaplanmalıdır.

Servis sahibi mali müşavirinden yazılı bir kontrol tablosu istemelidir. Tabloda hesap dönemi, hasılat ölçütü, faaliyet türü, e-Fatura durumu ve başlangıç tarihi bulunmalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; rakamları eski listelerden almayın.

Oto servis e-Fatura ile e-Arşiv arasındaki fark nedir?

e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı iki taraf arasındaki elektronik faturadır. e-Arşiv Fatura ise alıcısı e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan kişiye veya işletmeye düzenlenen elektronik fatura türüdür.

Servis e-Fatura mükellefi olduğunda belge türünü alıcının kayıt durumuna göre seçer. Kayıtlı işletmeye e-Fatura gönderilir. Kayıtlı olmayan şirket veya tüketiciye, e-Arşiv yükümlülüğü varsa e-Arşiv düzenlenir. Kâğıt belge seçeneği ise yalnızca ilgili kurallar izin veriyorsa gündeme gelir.

Aşağıdaki tablo, oto servis işlemlerinde temel belge ayrımını gösterir:

Belge türü kararını iş emri açılışında değil, fatura kesiminden hemen önce vermek daha güvenlidir. Çünkü araç kabulündeki müşteri bilgisi değişebilir veya şirket sonradan vergi kimliğini bildirebilir. Servis danışmanı, müşteri kartını günceller, kayıt durumunu sorgular ve uygun senaryoyu seçer. Son kontrolde alıcı unvanı ile ödeme dekontundaki kişi aynı değilse, sözleşmedeki borçlu taraf incelenir.

e-Fatura ile e-Arşiv aynı belge görüntüsüne sahip olabilir, ancak sistem akışı farklıdır. e-Fatura, kayıtlı alıcının elektronik posta kutusuna gönderilir. e-Arşiv ise alıcıya elektronik veya mevzuata uygun diğer yöntemle iletilir ve sistemde saklanır.

E-posta ile gelen sıradan PDF, tek başına e-Fatura anlamına gelmez. Belgenin ilgili e-Belge sisteminde oluşturulması ve doğrulanabilir elektronik verisinin bulunması gerekir. Ayrıntılı belge özellikleri için e-Fatura açıklamalarını ve e-Arşiv Fatura bilgilerini inceleyin.

Oto servis hangi müşteriye hangi e-belgeyi düzenler?

Oto servis, e-Fatura kayıtlı müşterisine e-Fatura; kayıtlı olmayan müşterisine ise kendi e-Arşiv yükümlülüğüne göre e-Arşiv düzenler. Belge türünü aracın sahibinden çok, faturanın düzenlendiği gerçek veya tüzel kişinin statüsü belirler.

Bir şirket aracı servise getirdiğinde fatura şirket adına düzenlenebilir. Şirket e-Fatura kayıtlıysa vergi kimliği ve kayıtlı adresi doğrulanır. Araç sürücüsünün kişisel bilgileri, şirketin vergi bilgileri yerine kullanılmamalıdır. Fatura alıcısı ile ödeme yapan kişi de karıştırılmamalıdır.

Bireysel araç sahibine verilen bakım hizmetinde alıcı tüketicidir. Servis e-Arşiv düzenlemek zorundaysa e-Arşiv belgesi kullanılır. İşletmenin e-Arşiv kapsamı dışında kalıp kalmadığı, güncel GİB koşulları ve işlem özellikleriyle ayrıca kontrol edilir.

Sigorta hasarlarında araç sahibi, sigorta şirketi, filo işletmesi veya servis arasında farklı sözleşmeler bulunabilir. Fatura, hizmetin verildiği ve bedelin kime borçlandırıldığı sözleşmeye göre düzenlenmelidir. Sigorta şirketi ödeme yapıyor diye her durumda alıcı sigorta şirketi kabul edilmez.

Filo müşterilerinde şube, merkez ve araç bazlı fatura kuralları sözleşmede farklılaşabilir. Servis, her araç için ayrı iş emri açsa bile alıcı vergi kimliğini filo şirketinin güncel kayıtlarından seçmelidir. Sigorta dosyalarında ise eksper raporu, poliçe ve onarım onayı fatura alıcısını tek başına belirlemez. Yanlış: Ödemeyi yapan taraf mutlaka faturanın alıcısıdır. Doğru: Hizmet bedelini hukuken üstlenen taraf, sözleşme ve vergi bilgileriyle doğrulanır.

Fatura tarihi, hizmetin tamamlanması ve vergi mevzuatındaki düzenleme süresiyle uyumlu olmalıdır. Servis emrinin aylarca açık bırakılması, faturanın geç düzenlenmesi riskini artırır. İş emri kapanışında alıcı bilgileri ve belge türü birlikte kontrol edilmelidir.

Gelen belgelerde de benzer dikkat gerekir. Tedarikçinin düzenlediği e-Fatura, e-Arşiv veya kâğıt fatura servis yazılımına kaydedilmeden önce vergi kimliği, plaka, parça ve tutar bilgileri karşılaştırılmalıdır. Uygulama ayrıntıları için e-Belge sık sorulan sorularını inceleyebilirsiniz.

Oto servis e-Fatura geçiş takvimi nasıl kontrol edilir?

Oto servis e-Fatura geçiş takvimi, işletmenin zorunluluğu hangi koşulla kazandığı ve ilgili GİB düzenlemesinin başlangıç kuralı incelenerek belirlenir. Tek bir tarih bütün oto servisler için geçerli değildir.

Kontrol sırasında en az üç tarih birbirinden ayrılmalıdır: hasılatın veya faaliyetin değerlendirildiği dönem, başvuru ya da hazırlık süresi ve elektronik belge düzenlemeye başlanacak tarih. Bu tarihler aynı gün olmayabilir. Her tarih muhasebe kayıtlarına ayrıca yazılmalıdır.

İlk adım, işletmenin güncel vergi statüsünü ve faaliyetlerini çıkarmaktır. İkinci adım, GİB’in güncel e-Belge kılavuzunda ilgili faaliyet ve hasılat şartını bulmaktır. Üçüncü adım, özel geçiş hükmü varsa başlangıç tarihini mali müşavirle teyit etmektir.

Takvimi kaçırmamak için servis sahibi, geçiş koşulunu öğrendiği gün üç ayrı son tarih belirlemelidir. Başvuru, kullanıcı tanımlama ve gerçek belge başlangıcı aynı güne bırakılmamalıdır. Küçük bir servis, önce test faturasıyla plaka ve işçilik alanlarını kontrol eder, sonra gelen kutusu sorumlusunu belirler. Zorunluluk tarihi yakınsa müşteri kabul süreci de revize edilmelidir.

Takvim, servis işletmesi yeni bir faaliyet eklediğinde yeniden incelenir. Örneğin yalnızca onarım yapan işletme, sonraki yıl ikinci el araç alım satımına başlayabilir. Bu değişiklik, önceki değerlendirmeyi geçersiz kılabilecek yeni bir sektör veya belge koşulu doğurabilir.

Geçiş tarihi geçtiyse kâğıt fatura düzenlemeye devam etmek yerine hemen mali müşavirle görüşülmelidir. Geçmiş belgelerin sonradan elektronik forma çevrilip çevrilemeyeceği varsayılmamalıdır. Her işlem için düzeltme yöntemi, güncel mevzuat ve olayın tarihleriyle belirlenir.

Uzman notu: Oto servis tanımı, vergi kaydındaki faaliyetlerin yerine geçmez. Geçiş takvimini eski internet yazılarından değil, güncel GİB duyurusundan ve mali müşavirinizden doğrulayın.

Oto servis e-Fatura başvurusu nasıl yapılır?

Oto servis e-Fatura başvurusu, önce zorunluluk veya gönüllü geçiş durumunun tespit edilmesi, ardından uygun elektronik imza aracının ve kullanım yönteminin seçilmesiyle yapılır.

Başvuru öncesinde vergi kimliği, yetkili kişi bilgileri, işletme adresi ve fatura senaryosu hazırlanmalıdır. Tüzel kişilerde mali mühür, gerçek kişi mükelleflerde ise mükellef türüne uygun elektronik imza veya mali mühür seçeneği değerlendirilir.

1. İşletmenin vergi statüsünü, faaliyetlerini, hasılat dönemini ve mevcut e-Belge kayıtlarını kontrol edin.
2. GİB’in güncel başvuru ve geçiş koşullarını inceleyerek zorunluluk tarihini mali müşavirle teyit edin.
3. Mali mühür veya yetkili elektronik imza başvurusunu, işletmenin hukuki yapısına uygun şekilde tamamlayın.
4. GİB Portalı, özel entegratör veya doğrudan entegrasyon yöntemlerinden işletmeye uygun olanı seçin.
5. Kullanıcı rollerini, gelen kutusu sorumlusunu ve fatura onay yetkilerini yazılı olarak belirleyin.
6. Test faturası, alıcı bilgisi, senaryo, imza ve arşiv akışını kontrol ettikten sonra gerçek belge düzenlemeye başlayın.

GİB Portalı temel belge düzenleme ihtiyacı olan küçük işletmeler için incelenebilir. Entegrasyon yönteminde ise servis yazılımının plaka, iş emri, stok ve fatura verilerini doğru aktarması gerekir. Seçim, işlem hacmi ve teknik ihtiyaçla yapılmalıdır.

Kontörlü bir kullanım modeli seçiliyorsa, gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu nedenle bütçe hesabında yalnızca servisin kestiği faturalar değil, tedarikçilerden alınan gelen belgeler de tahmin edilmelidir.

Başvuru tamamlandıktan sonra günlük sorumluluk devam eder. Kullanıcı, gelen kutusunu, gönderim durumunu, hata mesajlarını ve reddedilen belgeleri düzenli izlemelidir. Başvuru adımlarının güncel ekranlarını görmek için e-Fatura soru ve cevaplarını kullanabilirsiniz.

Oto servis faturasında plaka, iş emri ve KDV nasıl gösterilir?

Oto servis faturasında plaka, iş emri numarası, yapılan işlem, parça ve işçilik bilgileri açıkça gösterilmelidir. Bu alanlar, zorunlu fatura bilgilerine ek olarak işlemi doğrulamayı ve müşteriyle mutabakatı kolaylaştırır.

Faturada satıcı ve alıcı unvanı, vergi kimliği, adres, belge tarihi, sıra bilgisi, hizmet veya mal tanımı, miktar, birim fiyat, vergi oranı ve vergi tutarı gibi zorunlu alanlar eksiksiz bulunmalıdır. Elektronik senaryo ve güncel teknik kurallar ayrıca kontrol edilmelidir.

Plaka bilgisi, özellikle şirket araçlarında ve sigorta hasarlarında işlem eşleştirmesini güçlendirir. Şasi numarası, kilometre, servis emri veya kabul tarihi de uygun açıklama alanında kullanılabilir. Bunların her işlemde aynı hukuki zorunluluğa sahip olduğu varsayılmamalıdır.

Parça ve işçilik mümkünse ayrı satırlarda gösterilmelidir. Yağ, filtre, fren balatası, işçilik ve dış hizmet gibi kalemler farklı nitelik taşıyabilir. Vergi oranı her satır için işlemin gerçek niteliğine göre belirlenir; bütün faturaya otomatik tek oran uygulanmaz.

Tevkifat, özel matrah veya benzeri uygulamalar her oto servis faturasına kendiliğinden uygulanmaz. Alıcının niteliği, hizmetin türü ve güncel mevzuat şartı incelenmeden tevkifatlı fatura kesilmemelidir. Mali müşavir, işlem bazında uygulanacak vergi yöntemini teyit etmelidir.

Yanlış: Plaka yazıldığı için fatura açıklaması yeterlidir. Doğru: Plaka yanında iş emri, yapılan işlem, parça miktarı, alıcı bilgisi ve vergi hesapları da kontrol edilmelidir. Küçük servislerde bu kontrol, fatura gönderilmeden önce iki kişilik onayla yapılabilir.

Yedek parça ve araç satışı oto servis e-Fatura kapsamını değiştirir mi?

Yedek parça satışı ve araç ticareti, oto servis e-Fatura değerlendirmesini değiştirebilir. Çünkü işletme yalnızca hizmet sunmaktan çıkıp mal teslimi, araç alım satımı veya özel sektör kapsamına girebilecek başka faaliyetler de yürütmeye başlayabilir.

Filtre, akü, lastik veya fren parçasının servis işçiliğiyle birlikte satılması, faturada mal ve hizmet kalemlerinin ayrı gösterilmesini gerektirebilir. Parçanın stoktan çıkışı, alış faturası ve müşteriye teslimi muhasebe kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır.

Servis işletmesi ikinci el araç alım satımına, motorlu taşıt teslimine, ithalata veya üretime başlarsa özel sektör şartları ayrıca incelenmelidir. Bu faaliyetlerin her biri için aynı ciro ve başlangıç kuralı varsayılmamalıdır. Güncel GİB düzenlemesi temel alınmalıdır.

e-Fatura zorunluluğu çoğu durumda tek bir fatura kaleminden değil, mükellefin faaliyet ve kayıt durumundan etkilenir. Bu nedenle servis, parça satışının küçük olduğunu düşünerek yeni faaliyeti bildirmeyi veya geçiş kontrolünü ertelememelidir.

Örneğin önce yalnızca bakım yapan bir servis, sonraki yıl filo araçlarına toplu lastik satmaya başlayabilir. Bu durumda mal hareketi, stok takibi, teslim belgesi ve alıcı türü yeniden incelenir. Eski belge akışı yeni ticari modele aynen uygulanmayabilir.

İşletme, her faaliyet değişikliğinde vergi levhasını, muhasebe hesaplarını ve e-Belge durumunu karşılaştırmalıdır. Araç satışı veya yedek parça ticareti başlayan servisler, yalnızca yazılım sağlayıcısına değil, güncel GİB duyurusuna ve mali müşavirine danışmalıdır.

Oto servis için e-İrsaliye zorunluluğu ne zaman doğar?

e-İrsaliye, mal hareketini gösteren elektronik sevk belgesidir; yalnızca bakım veya onarım hizmeti verilmesi, tek başına her oto servisi e-İrsaliye kapsamına sokmaz.

Servis aracın üzerinde işçilik yapıyorsa ortada her zaman servisin düzenlediği bir mal sevki bulunmaz. Ancak yedek parçanın başka şubeye gönderilmesi, müşteriye ayrı teslim edilmesi veya stoklar arasında taşınması farklı belge değerlendirmesi doğurabilir.

e-Fatura kullanıcısı olmak, bütün mal hareketlerinde otomatik olarak e-İrsaliye kullanılacağı anlamına gelmez. e-İrsaliye zorunluluğu; işletmenin faaliyet alanı, mal sevki, özel sektör koşulları ve güncel GİB kriterlerine göre ayrıca incelenir.

Tedarikçiden servise gelen parçanın sevk belgesini çoğunlukla tedarikçi düzenler. Servis kendi deposundan başka şubeye parça gönderirse gönderen tarafın sorumluluğu doğabilir. Taşıyıcı, teslim yeri, miktar ve fiili hareket bilgileri kayıtlarla uyumlu olmalıdır.

Bir servis, müşterinin talebiyle parçayı doğrudan müşterinin adresine gönderiyorsa satış faturası ile sevk belgesinin ilişkisi kurulmalıdır. Fatura düzenlenmiş olması, mal hareketine ilişkin ayrı belge gerekip gerekmediği sorusunu her zaman ortadan kaldırmaz.

Parça ticareti yapan oto servisler için e-İrsaliye kapsam ve uygulama bilgilerini incelemek yararlıdır. Nihai karar, malın nereden nereye taşındığı, kimin gönderdiği ve işletmenin mevcut e-Belge durumuyla birlikte verilmelidir.

Oto servis e-Fatura uygulamasında hangi hatalardan kaçınılır?

Oto servis e-Fatura uygulamasında en sık hatalar, müşteri kayıt durumunu kontrol etmemek, yanlış vergi kimliği kullanmak, geçiş tarihini kaçırmak ve servis emrini fatura ile eşleştirmemektir.

İlk hata, müşterinin e-Fatura kullanmasını servis için otomatik zorunluluk kabul etmektir. Müşterinin statüsü ile tedarikçinin statüsü ayrı incelenmelidir. İşletme kendi kapsamını GİB kaydı, faaliyetleri ve hasılat koşulları üzerinden değerlendirmelidir.

İkinci hata, e-Fatura kayıtlı müşteriye e-Arşiv göndermektir. Yanlış: Müşteri PDF istediği için e-Arşiv düzenlemek. Doğru: Önce alıcının e-Fatura kayıt durumunu doğrulamak, kayıtlıysa e-Fatura göndermek ve görüntü dosyasını yalnızca yardımcı kopya kabul etmektir.

Üçüncü hata, araç sahibinin bilgileriyle kurumsal alıcının bilgilerini karıştırmaktır. Plaka doğru olsa bile vergi kimliği yanlışsa belge muhasebe ve mutabakat sorununa yol açabilir. Fatura gönderilmeden önce unvan, adres ve vergi numarası birlikte kontrol edilmelidir.

Dördüncü hata, servis emrini kapatmadan belge göndermektir. Eksik parça, yanlış işçilik veya değişen alıcı bilgisi sonradan düzeltme gerektirebilir. Beşinci hata ise gelen kutusunu düzenli izlememektir; tedarikçi faturalarının kabul, ret veya iade durumları kayda alınmalıdır.

Pratik bir günlük kontrol; gelen kutusu, giden kutusu, hata mesajları, iş emri numarası, plaka, müşteri vergi kimliği ve muhasebe kaydı sırasıyla incelenerek yapılabilir. Bu liste, otomatik yazılım kullanılsa bile insan kontrolünün yerini tamamen tutmaz.

Özet: 5 maddede oto servis e-Fatura zorunluluğu

Oto servis e-Fatura zorunluluğu, yalnızca servis tabelasına veya müşterinin e-Fatura kullanmasına bakılarak belirlenmez. Faaliyet, mükellef türü, hasılat, ek işler, müşteri statüsü ve güncel GİB geçiş kuralı birlikte değerlendirilir.

• Yalnızca bakım ve onarım yapan bir servis için otomatik zorunluluk varsayılmamalıdır.
• Hasılat ve dönem hesabında güncel GİB ölçütleri ile muhasebe kayıtları birlikte incelenmelidir.
• e-Fatura kayıtlı müşteriye e-Fatura, kayıtlı olmayan müşteriye ise uygun koşullarda e-Arşiv düzenlenmelidir.
• Yedek parça, araç satışı, şube değişikliği veya yeni faaliyet başladığında kapsam yeniden kontrol edilmelidir.
• Plaka, iş emri, parça, işçilik, alıcı bilgisi ve vergi hesapları gönderimden önce eşleştirilmelidir.

Geçiş hazırlığı için vergi levhasını, faaliyet listesini, ilgili hesap dönemi hasılatını ve müşteri türlerini aynı dosyada toplayın. Ardından GİB’in güncel duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Eski eşiklere, eski ekranlara veya yalnızca internet forumlarındaki tarihlere güvenmeyin.

• İşletmenin e-Fatura ve e-Arşiv kayıt durumu kontrol edilmiştir.
• Servis, parça ve varsa araç ticareti faaliyetleri ayrı ayrı değerlendirilmiştir.
• Geçiş tarihi, başvuru hazırlığı ve elektronik belge başlangıcı takvime yazılmıştır.
• Gelen ve giden belgeler için sorumlu kullanıcı belirlenmiştir.
• İş emri, plaka, vergi kimliği ve fatura satırları eşleştirilmektedir.
• e-İrsaliye gerekip gerekmediği mal hareketleri üzerinden ayrıca incelenmiştir.

Belge hacmini planlarken gelen ve giden e-belgelerin her birinin bir kontör düşürdüğünü dikkate alın. efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur.

İhtiyaca göre ücretsiz e-Fatura portalı kullanılabilir; kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır.