Yedek Parça Mali Müşavir e-Fatura İş Bölümü Rehberi

Yedek parça mali müşavir e-fatura iş bölümü, işletmenin ticari verileri hazırlaması ve mali müşavirin muhasebe ile mevzuat kontrollerini yürütmesiyle yapılır. Faturanın hukuki sorumluluğu işletmede kalır. Mali müşavir ise kayıt, sınıflandırma, kontrol ve beyan süreçlerini yönetir.

Bu rehber, yedek parça satan şirket sahipleri, depo çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Ürün kartı, müşteri türü, e-arşiv, e-irsaliye, iade, kontör ve aylık mutabakat görevlerini aynı akışta netleştirir.

Yedek parça mali müşavir e-fatura iş bölümü nasıl yapılır?

Yedek parça mali müşavir e-fatura iş bölümü, belgeyi hazırlayan, kontrol eden ve muhasebeleştiren kişilerin yazılı biçimde ayrılmasıyla yapılır. Bu ayrım, hatalı ürün kodu veya yanlış alıcı bilgilerinin faturaya taşınmasını azaltır.

İşletme; müşteri bilgilerini, sipariş numarasını, ürün kodunu, miktarı, birim fiyatı ve sevkiyat bilgisini sisteme girer. Fatura oluşturma yetkisi işletmede veya yetkilendirilmiş çalışanında bulunur. Mali müşavir, bu verilerin muhasebe açısından uygunluğunu inceler.

Mali müşavir faturayı işletme adına otomatik olarak sahiplenmez. İşletme, e-belgenin doğru düzenlenmesinden ve ticari işlemi yansıtmasından sorumludur. Taraflar farklı bir görev paylaşımı kararlaştırabilir. Ancak yetki, kullanıcı hesabı ve onay adımı açıkça tanımlanmalıdır.

Pratik bir görev tanımında satış çalışanı siparişi ve müşteri bilgisini kontrol eder. Depo çalışanı ürün, miktar ve sevk bilgilerini doğrular. Mali müşavir vergi, muhasebe hesabı ve belge bütünlüğünü inceler. İşletme sahibi son sorumluluk noktasıdır.

Yanlış: Mali müşavir faturayı gördüğü anda bütün ticari verilerin doğruluğundan sorumludur. Doğru: İşletme ticari veriyi sağlar; mali müşavir, kendisine sunulan belgeyi muhasebe ve mevzuat yönünden kontrol eder.

Görev paylaşımı e-posta veya kısa bir prosedürle kayıt altına alınmalıdır. Prosedürde kim fatura düzenler, kim gelen faturayı onaylar, kim iade belgesini takip eder ve hata kime bildirilir soruları cevaplanmalıdır.

Yedek parça operasyonunun ürün çeşitliliği, müşteri tipi ve sevkiyat yoğunluğu arttıkça bu ayrım daha önemli hale gelir. Sektörün genel e-dönüşüm ihtiyaçlarını görmek için yedek parça sektörü sayfasını da inceleyebilirsiniz.

Yedek parça firmasında e-fatura verisini kim hazırlar?

Yedek parça firmasında e-fatura verisini genellikle satış veya operasyon çalışanı hazırlar. Mali müşavir, bu verinin muhasebe kayıtlarına doğru aktarılmasını ve gerekli kontrollerin yapılmasını sağlar.

Satış çalışanı siparişin hangi müşteriye ait olduğunu belirler. Müşterinin unvanı, vergi kimlik numarası veya kimlik bilgisi, adresi ve e-belge türü kontrol edilir. Depo çalışanı ise gönderilen parçanın stok kodunu, miktarını ve sevk durumunu doğrular.

Fatura ekranında ürün açıklaması, ölçü birimi, adet, birim fiyat, iskonto, vergi bilgisi ve toplam tutar bulunur. Bu alanların kaynağı mümkünse onaylanmış ürün ve müşteri kartları olmalıdır. Elle yazım arttıkça yazım ve eşleştirme hataları da artar.

Mali müşavir özellikle vergi oranı, muhasebe hesabı, alış-satış niteliği ve belge tarihinin uygunluğunu inceler. Bazı parçalar araç, makine veya teknik servis süreçleriyle birlikte satılabilir. İşlemin niteliği belirsizse kayıt öncesi açıklama alınmalıdır.

Aşağıdaki görev tablosu, küçük ve orta ölçekli yedek parça işletmelerinde başlangıç için kullanılabilir:

Bu tablo, mali müşavirin her faturayı işletme yerine düzenlediği anlamına gelmez. Yetki verilen kullanıcılar işlemi yapabilir. Muhasebeci, belirlenen kontrol sıklığına göre rapor veya örnek belge üzerinden denetim yapar.

İşletme sahibi haftalık olarak bekleyen, reddedilen ve tamamlanan belgeleri görmelidir. Böylece tek çalışanın bilgisine bağlı bir yapı oluşmaz. Personel değişikliğinde yetkiler kaldırılmalı ve yeni kullanıcının rolü yeniden tanımlanmalıdır.

Yedek parça ürün kartı e-fatura için neden önemlidir?

Yedek parça ürün kartı, fatura satırındaki ürünün doğru tanımlanmasını sağlar. Stok kodu, üretici kodu, alternatif kod, ürün açıklaması, birim ve fiyat bilgisi tutarlı değilse fatura ile stok kaydı ayrışabilir.

Yedek parça sektöründe aynı parçanın farklı üretici, araç veya makine modelleriyle ilişkilendirilmesi mümkündür. Bu nedenle yalnızca kısa bir ürün adı yeterli olmayabilir. Ürün kartında işletmenin kullandığı kod ile tedarikçi kodu ayrı alanlarda saklanmalıdır.

Faturada kullanılan açıklama, müşterinin aldığı ürünü anlayabileceği kadar açık olmalıdır. Örneğin sadece parça yazmak yerine fren balatası, hava filtresi veya hidrolik pompa bağlantı elemanı gibi ayırt edici açıklamalar kullanılabilir.

Miktar ve ölçü birimi de depo tarafından kontrol edilmelidir. Bir kutu ile bir adet aynı işlem olmayabilir. Paket içeriği, set bilgisi veya metreyle satılan malzeme varsa açıklama ve birim birlikte değerlendirilmelidir.

Yanlış: Aynı ürün için her satışta farklı açıklama yazmak ve stok kodunu boş bırakmak. Doğru: Onaylanmış ürün kartını kullanmak, gerektiğinde alternatif kodu açıklamaya eklemek ve özel durumu müşteri siparişiyle eşleştirmek.

Mali müşavir ürünün teknik doğruluğunu değil, belgenin muhasebe ve vergi yönünü inceler. Ürün kartının teknik doğruluğundan satış ve depo sorumludur. Ancak açıklama, tutar veya vergi sınıflandırması konusunda şüphe varsa mali müşavire danışılmalıdır.

Ürün kartı açma yetkisi tek kişide toplanmamalıdır. Yeni kart önce satış tarafından hazırlanabilir, depo tarafından kontrol edilebilir ve muhasebe tarafından vergi alanları açısından onaylanabilir. Böylece aynı ürünün tekrar tekrar açılması önlenir.

Ay sonunda stok raporu ile fatura satırları karşılaştırılmalıdır. Özellikle yüksek tutarlı, seri numaralı veya proje bazlı parçalarda bu kontrol önemlidir. Fatura sistemi ile stok programı farklıysa aktarım alanları önceden test edilmelidir.

Yedek parça satışında e-fatura mı e-arşiv mi seçilir?

Yedek parça satışında e-fatura veya e-arşiv seçimi, alıcının e-belge durumuna ve işlemin niteliğine göre yapılır. Alıcı bilgisi ve güncel GİB kuralları kontrol edilmeden yalnızca müşteri tercihiyle belge türü belirlenmemelidir.

Satıştan önce müşterinin vergi kimlik numarası veya gerekli kimlik bilgileri alınmalıdır. Alıcının e-fatura sistemindeki durumu, kullanılan entegratör veya ilgili GİB sorgulama araçları üzerinden kontrol edilebilir. Sonuç, müşteri kartında güncellenmiş şekilde tutulmalıdır.

e-Fatura kullanıcısı olan bir işletmeye yapılacak satışta uygulanacak belge türü, işlem ve güncel mevzuat şartlarına göre belirlenir. Bireysel müşterilerde ise e-arşiv süreci gündeme gelebilir. İstisnalar ve güncel zorunluluklar için mali müşavir değerlendirmesi gerekir.

Fatura düzenlemeden önce müşteri unvanı, adresi, vergi bilgisi, e-posta adresi, sipariş numarası ve teslimat adresi kontrol edilmelidir. Teslimat adresi ile fatura adresi farklıysa iki adresin görevleri karıştırılmamalıdır.

Yanlış: e-Fatura PDF dosyasını müşterinin e-posta adresine göndermek, resmi belge gönderimini tamamlar. Doğru: Belgeyi doğru e-belge türüyle sistem üzerinden oluşturmak, gönderim durumunu takip etmek ve gerekiyorsa görüntüleme kopyasını ayrıca paylaşmaktır.

e-Fatura düzenleme ve alıcı sorgulama adımlarını e-Fatura ürün sayfasındaki süreç açıklamalarıyla karşılaştırabilirsiniz. Bireysel veya e-fatura kullanıcısı olmayan alıcılar için uygulama ihtiyacını ise e-Arşiv fatura sayfasındaki bilgilerle birlikte mali müşavirinizle değerlendirin.

Gönderimden sonra belge durumunun başarılı, hata, beklemede veya iptal gibi hangi aşamada olduğu kontrol edilmelidir. Sistem mesajı okunmadan müşteriye tamamlandı bilgisi verilmemelidir. Hatalı müşteri bilgisi varsa yeni işlemden önce sebep düzeltilmelidir.

Yedek parça işletmesi farklı müşteri gruplarına satış yapıyorsa her grup için kısa bir karar ağacı hazırlamalıdır. Bu karar ağacı, fatura kesen çalışanın her seferinde aynı soruları sormasını ve mali müşavire gereksiz tekrar yapılmamasını sağlar.

Gelen e-faturaları yedek parça şirketinde kim kontrol eder?

Gelen e-faturaları önce işletmenin sipariş ve depo sorumluları kontrol eder, ardından mali müşavir muhasebe yönünden inceler. Ürünün gerçekten teslim alınması, faturanın muhasebeye uygun olduğu anlamına tek başına gelmez.

Depo çalışanı gelen belgede yer alan parça kodunu, miktarı ve teslim alınan ürünleri karşılaştırır. Fiyat veya iskonto siparişten farklıysa satın alma sorumlusuna bildirilir. Eksik teslimat varsa belge onaylanmadan önce durum kayıt altına alınır.

İşletme, faturanın doğru tüzel kişiye düzenlenip düzenlenmediğini de kontrol etmelidir. Aynı grubun farklı şirketleri veya şubeleri varsa vergi bilgisi karışabilir. Yanlış alıcı bilgisi görüldüğünde belge doğrudan muhasebe kaydına alınmamalıdır.

Mali müşavir belge tarihini, vergi bilgilerini, hesap kodunu, tevkifat veya istisna gibi özel durumları ve kayıtla uyumunu inceler. Bu alanlardan biri belirsizse satın alma ve muhasebe birlikte karar vermelidir.

Gelen ve giden belgelerin her biri, kullanılan kontör modelinde bir kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca satış faturaları değil, gelen e-faturalar da aylık kullanım tahminine dahil edilmelidir. Kullanım şartları paket sözleşmesinden ayrıca kontrol edilmelidir.

Onay süreci için üç durumlu bir akış yeterli olabilir: işletme kontrolünde, muhasebe kontrolünde ve kayda hazır. Reddedilen veya açıklama bekleyen faturalar ayrı listelenmelidir. Böylece bekleyen belgeler ay sonunda unutulmaz.

Portalda gelen kutusu, giden kutusu ve belge durumlarının nasıl izleneceği konusunda güncel yardım içerikleri incelenmelidir. Belge saklama, erişim ve kullanıcı yetkisi hakkında tereddüt varsa sık sorulan sorular sayfasına ve mali müşavirinize başvurun.

Gelen faturanın onaylanması, ürünün garanti veya iade koşullarının kabul edildiği anlamına gelmez. Ticari sözleşme, sipariş ve teslim tutanağı ayrıca saklanmalıdır. E-belge, bu belgelerin yerine geçen tek kayıt olarak görülmemelidir.

Yedek parça e-fatura ve e-irsaliye nasıl eşleştirilir?

Yedek parça e-fatura ve e-irsaliye eşleştirmesi, sevk edilen ürün ile düzenlenen faturanın aynı siparişe bağlanmasıyla yapılır. e-İrsaliye yükümlülüğü her işletme için aynı değildir; güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü kontrol edilmelidir.

Depo, araç veya kargo çıkışı öncesinde hangi ürünlerin gönderildiğini belirler. Sevk bilgileri, miktar ve alıcı bilgileri faturadaki kayıtlarla karşılaştırılır. Fatura daha sonra düzenlenecekse iki belgenin hangi siparişe ait olduğu sistemde izlenebilir olmalıdır.

e-İrsaliye ile e-fatura aynı belge değildir. İrsaliye hareket ve sevkiyat bilgisini, fatura ise satışın mali belgesini gösterir. Birinin düzenlenmiş olması diğerinin gerekli olup olmadığını otomatik olarak belirlemez.

Özellikle servis noktalarına, bayilere ve farklı depolara yapılan gönderilerde teslimat adresi önem kazanır. Fatura adresi ile sevk adresi farklıysa iki alan ayrı tutulmalıdır. Depo personeli yalnızca fatura üzerindeki adrese bakarak sevk yapmamalıdır.

e-İrsaliye kullanımı gereken bir işletmede mali müşavir yükümlülük kapsamını ve belge senaryosunu kontrol eder. Depo ise fiili hareketin doğru girilmesinden sorumludur. Uygulama adımları için e-İrsaliye ürün sayfasındaki açıklamaları inceleyebilirsiniz.

Sevkiyat yapan firmalarda ortak kontör kullanımının nasıl planlanabileceğini görmek için nakliye için havuz kontör rehberine bakılabilir. Bu içerik yedek parça mevzuatının yerine geçmez; yalnızca belge hacmi planlamasına örnek sunar.

Yanlış: Sevk irsaliyesindeki ürün miktarı sonradan fatura bilgisine bakılarak düzeltilir. Doğru: Depo çıkışı sırasında miktar kontrol edilir, belge numaraları kaydedilir ve farklılık varsa fatura düzenlenmeden önce ilgili kişiye bildirilir.

Sevkiyat, fatura ve teslim kayıtları arasında tarih veya miktar farkı varsa belgeyi sessizce değiştirmek yerine farkın nedeni yazılmalıdır. Mevzuata bağlı düzeltme yöntemi işlem türüne göre değişir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yedek parça iadelerinde mali müşavir ve işletme ne yapar?

Yedek parça iadelerinde işletme, iade edilen ürünün sipariş ve fatura bağlantısını kurar; mali müşavir ise uygulanacak belge ve muhasebe kaydını belirler. İade nedeni, ürün durumu ve tarafların rolü bilinmeden tek tip işlem uygulanmamalıdır.

Depo, iade gelen parçanın kodunu, miktarını, ambalajını ve kullanılabilirlik durumunu kontrol eder. Arızalı, yanlış gönderilmiş, eksik veya müşteri vazgeçmesi nedeniyle gelen ürünler ayrı nedenlerle kaydedilmelidir.

Satış personeli orijinal belgenin numarasını, tarihini, alıcıyı ve ilgili siparişi bulur. İade kaydı, farklı bir ürünün veya farklı müşterinin faturasıyla eşleştirilmemelidir. Sistem izin veriyorsa bağlantı alanları kullanılmalı, izin vermiyorsa açıklama eklenmelidir.

Mali müşavir, işlemin taraflarına ve belgenin durumuna göre iade faturası, düzeltme, iptal veya başka bir belge yönteminin uygunluğunu değerlendirir. Bu karar, tüm iadeler için önceden sabitlenmemelidir. Güncel mevzuat ve ticari sözleşme birlikte incelenmelidir.

Yanlış: Depo ürünü geri aldığı için ilk faturayı sistemden silmek. Doğru: İlk belgeyi korumak, iade nedenini kaydetmek ve mali müşavirin belirlediği usulle yeni belge veya kayıt oluşturmak.

İade edilen parça yeniden satılabilir durumdaysa stok kaydı ile muhasebe kaydı aynı bilgiye dayanmalıdır. Hurda veya garanti kapsamında tedarikçiye gönderim gibi durumlarda ise stok hareketi ayrıca açıklanmalıdır.

İade süreci için işletme, satış, depo ve muhasebe arasında kısa bir form kullanabilir. Formda müşteri, ürün kodu, miktar, orijinal belge, iade nedeni, fiziksel kontrol sonucu ve onaylayan kişi bulunmalıdır.

Belge iptali, itirazı veya düzeltmesi için süre ve yöntem işlem türüne göre değişebilir. Rakam veya tarih varsayımı yapmadan güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Sistem durumunu da belge kaydıyla birlikte saklayın.

Yedek parça e-fatura kontör ve arşiv takibi nasıl yapılır?

Yedek parça e-fatura kontör takibi, giden ve gelen belge adetlerinin ayrı izlenmesiyle yapılır. e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer desteklenen e-belgeler aynı havuzdan düşüyorsa her belge türünün kullanım tahmini birlikte hazırlanmalıdır.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca işletmenin kestiği fatura sayısını saymak yeterli değildir. Tedarikçilerden gelen faturalar, müşterilere gönderilen faturalar ve varsa irsaliyeler ayrı satırlarda izlenmelidir.

Aylık tahmin için son dönemlerdeki giden belge sayısı, gelen belge sayısı, sevkiyat sayısı ve beklenen sezon artışı yazılabilir. Tek seferlik büyük siparişler ayrıca not edilmelidir. Tahmin, kesin kullanım garantisi değil, operasyon planıdır.

Bir çalışma tablosunda belge türü, giden adet, gelen adet, toplam tüketim, kalan kontör ve kontrol tarihi bulunmalıdır. Raporu hem işletme sahibi hem de mali müşavir görebilirse yanlış kullanım daha erken fark edilir.

e-Belgelerin güvenli saklama koşulları ayrıca kontrol edilmelidir. Kullanılan portalda belgelerin erişim, indirme ve saklama özellikleri incelenmeli; işletme kendi yedekleme prosedürünü de tanımlamalıdır. Saklama yükümlülüğünün kapsamı için mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Kontör bitimine yaklaşınca işlem durumu, gönderilemeyen belgeler ve bekleyen alıcı yanıtları kontrol edilmelidir. Son anda paket değiştirmek yerine aylık ortalama ve sezon yoğunluğuna göre plan yapılması daha sağlıklı bir yöntemdir.

e-SMM veya e-MM kullanımı da aynı havuza dahil ediliyorsa bu belgeler ayrıca sayılmalıdır. Ortak havuzun hangi belge türlerini kapsadığı, kullanım süresi ve düşüm koşulları paket bilgilerinden doğrulanmalıdır.

Kontör takibi muhasebe kaydı değildir. Kullanım raporu, fatura ve irsaliye adetlerini karşılaştırmaya yardımcı bir operasyon raporudur. Mali müşavir bu raporu aylık mutabakatın destekleyici belgesi olarak kullanabilir.

Mali müşavire e-fatura paneli erişimi nasıl verilir?

Mali müşavire e-fatura paneli erişimi, kişiye özel kullanıcı hesabı ve görev sınırı tanımlanarak verilmelidir. Ortak kullanıcı adı ve parola paylaşımı, hangi işlemi kimin yaptığını izlemeyi zorlaştırır.

İşletme sahibi önce mali müşavirin hangi işlemleri yapacağını belirlemelidir. Belge görüntüleme, rapor alma, muhasebe dışa aktarımı, gelen fatura kontrolü ve fatura oluşturma yetkileri birbirinden ayrılabilir.

Satış çalışanının gelen faturaları silmesi veya kullanıcı yönetimine erişmesi gerekmeyebilir. Mali müşavirin de stok kartlarını değiştirmesi gerekmeyebilir. En az yetki ilkesi, yanlışlıkla yapılan değişikliklerin etkisini sınırlar.

Kullanıcı değişikliğinde eski erişim kapatılmalı, yeni yetkili tanımlanmalı ve şifre paylaşımı yapılmamalıdır. Çalışan işten ayrıldığında yalnızca e-posta hesabını kapatmak yeterli olmayabilir; e-belge panelindeki yetki de kontrol edilmelidir.

Uzman notu: Mali müşavire tam yetki vermeden önce, bir hafta boyunca yalnızca rapor ve gelen belge görüntüleme erişimiyle deneme yapın; görevler netleşince gerekli ek yetkileri açın.

• İşletme sahibi, her kullanıcının görevini ve yetki sınırını yazılı olarak belirlemelidir.
• Satış çalışanı, yalnızca ihtiyaç duyduğu müşteri ve fatura ekranlarına erişebilmelidir.
• Depo çalışanı, sevkiyat ve ürün bilgilerini kontrol edebilmelidir.
• Mali müşavir, muhasebe kontrolü için gerekli rapor ve belge erişimine sahip olmalıdır.
• İşten ayrılan veya görev değiştiren kullanıcıların yetkileri aynı gün gözden geçirilmelidir.
• Belge hatası oluştuğunda işlemi yapan kullanıcı, tarih ve açıklama bilgisiyle kayıt altına alınmalıdır.

Erişim yetkileri belirli aralıklarla kontrol edilmelidir. Yeni şube, yeni depo veya yeni muhasebe çalışanı eklendiğinde eski rol kopyalanmadan ihtiyaç yeniden değerlendirilmelidir.

Paneldeki işlem kayıtları, belge durumları ve kullanıcı hareketleri işletmenin iç denetimine yardımcı olur. Bu kayıtlar, mali müşavirin ticari karar yerine kontrol görevi yürüttüğünü de görünür hale getirir.

Yedek parça e-fatura aylık kontrolü nasıl yapılır?

Yedek parça e-fatura aylık kontrolü, satış, alış, stok, gönderim ve muhasebe kayıtlarının aynı dönemde karşılaştırılmasıyla yapılır. Kontrolün amacı yalnızca eksik fatura bulmak değil, farklı kaynaklardaki veri kopukluklarını açıklamaktır.

Ay kapanışından önce giden belgeler listelenir. Başarısız, bekleyen, reddedilen veya taslak durumundaki kayıtlar ayrı gösterilir. Kesilmiş ancak sisteme başarılı ulaşmamış bir belgenin durumu çözülmeden dönem raporu tamamlanmış sayılmamalıdır.

1. Giden e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin tarih, müşteri ve tutar bilgilerini satış raporuyla karşılaştırın.
2. Gelen e-faturaları satın alma listesi, teslim alınan ürün ve tedarikçi mutabakatıyla kontrol edin.
3. e-İrsaliye kullanılan sevkiyatlarda ürün miktarını fatura ve depo çıkışıyla eşleştirin.
4. İade, iptal, red ve düzeltme bekleyen belgeleri ayrı bir açıklama listesine alın.
5. Vergi, hesap kodu ve özel işlem alanlarını mali müşavir kontrolünden geçirin.
6. Belge sayısı ile kontör kullanım raporunu karşılaştırın ve farkı açıklayın.

Satış raporu ile giden belge sayısı aynı değilse bunun nedeni araştırılmalıdır. Taslak siparişler, peşin satış kayıtları, iptal edilen işlemler veya farklı tarihli gönderimler fark oluşturabilir.

Gelen fatura sayısı ile stok girişlerinin aynı olması her zaman beklenmez. Hizmet alımları, nakliye, bakım veya depo dışı giderler stok hareketi yaratmayabilir. Bu farklar açıklama koduyla ayrılmalıdır.

Mali müşavir, işletmeden yalnızca toplam tutar istememelidir. Belge numarası, tarih, müşteri veya tedarikçi, işlem türü ve muhasebe kaydı birlikte incelenirse hata kaynağı daha kolay bulunur.

Aylık kontrol sonucu kısa bir mutabakat dosyası hazırlanabilir. Dosyada kontrol tarihi, kontrolü yapan kişiler, tespit edilen farklar, alınan aksiyon ve kapanış durumu yer almalıdır.

Bu süreç, şirket büyüdükçe haftalık ara kontrollerle desteklenebilir. Ancak her işletmenin kontrol sıklığı belge hacmine, şube sayısına ve çalışan sayısına göre belirlenmelidir. Güncel muhasebe dönem kurallarını mali müşavirinizden teyit edin.

Küçük bir yedek parça işletmesinde örnek iş akışı nedir?

Küçük bir yedek parça işletmesinde uygulanabilir iş akışı, satış siparişinden ürün çıkışına ve muhasebe kontrolüne kadar aynı kayıt numarasını kullanır. Böylece iki veya üç çalışanla yürütülen operasyonda belge bağlantısı korunur.

Örneğin bir oto yedek parça dükkânında işletme sahibi satış görüşmesini yapar. Müşterinin servise mi, şirkete mi veya bireysel kullanıcıya mı satış yaptığı belirlenir. Müşteri bilgisi kontrol edilmeden ürün seçimi tamamlanmaz.

Depo çalışanı fren balatası, yağ filtresi veya far parçasının stok kodunu ve miktarını doğrular. Ürün kartında alternatif kod varsa sipariş notuyla karşılaştırılır. Yanlış parça seçilmişse fatura hazırlanması bekletilir.

Satış çalışanı alıcının e-belge durumunu kontrol eder. Belge türü, güncel kurallar ve müşteri bilgileri birlikte değerlendirilir. Teslimat başka adrese yapılacaksa sevk adresi fatura adresinden ayrı girilir.

Mali müşavir gün sonunda veya kararlaştırılan periyotta giden belgeleri kontrol eder. Vergi alanı, hesap sınıflandırması, belge durumu ve özel işlem açıklaması incelenir. İşletme sahibi, açıklama bekleyen belgeleri ertesi iş gününe bırakmadan görür.

İşletme tedarikçiden gelen faturayı önce ürün ve sipariş açısından kontrol eder. Ürün teslim alınmamışsa belge muhasebeye aktarılmadan satın alma sorumlusuna bildirilir. Mali müşavir, ticari kontrol tamamlandıktan sonra kaydı değerlendirir.

Ay sonunda işletme sahibi satış raporunu, depo hareketlerini ve kontör raporunu karşılaştırır. Mali müşavir muhasebe kayıtlarıyla mutabakat yapar. Bu görev paylaşımı, küçük işletmede bütün işlemlerin tek kişinin hafızasına bağlı kalmasını önler.

İşletmede e-İrsaliye zorunluluğu bulunmuyorsa süreç yalnızca fatura ve sevk belgeleriyle yürüyebilir. Zorunluluk veya özel işlem kapsamı değişirse akış yeniden değerlendirilmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede yedek parça mali müşavir e-fatura iş bölümü

Yedek parça mali müşavir e-fatura iş bölümü, ticari veriyi hazırlayan işletme ile muhasebe ve mevzuat kontrolünü yapan mali müşavirin koordinasyonuna dayanır. Belgeyi kimin oluşturduğu kadar, hangi bilginin kim tarafından doğrulandığı da önemlidir.

İşletme, satış ve depo verilerinin kaynağıdır. Mali müşavir, bu verilerin muhasebe kaydına ve güncel e-belge uygulamasına uygunluğunu inceler. Son sorumlulukların karışmaması için görevler kullanıcı, ekran ve işlem bazında yazılılaştırılmalıdır.

• Ürün ve müşteri kartları, fatura düzenlenmeden önce işletme tarafından güncel ve eksiksiz tutulmalıdır.
• e-Fatura veya e-Arşiv seçimi, alıcının durumu ve güncel GİB kuralları birlikte değerlendirilerek yapılmalıdır.
• Gelen faturalar, önce sipariş ve depo açısından, sonra muhasebe ve vergi yönünden kontrol edilmelidir.
• e-İrsaliye, fatura ile aynı belge kabul edilmemeli; sevkiyat, miktar ve belge bağlantısı ayrıca izlenmelidir.
• Giden ve gelen her belgenin kontör tükettiği dikkate alınarak aylık kullanım ve arşiv kontrolü yapılmalıdır.

Bu beş maddeyi bir sayfalık şirket prosedürüne dönüştürmek yeterli bir başlangıçtır. Prosedürde görevli kişi, kontrol ekranı, kontrol sıklığı, hata bildirimi ve mali müşavire aktarılacak belgeler açıkça yazılmalıdır.

Mevzuat, belge türleri, teknik uygulamalar ve zorunluluklar zamanla güncellenebilir. Bu nedenle rakam, tarih veya süre içeren kararları güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü olmadan kesinleştirmeyin.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri bulunur. Paket ve kullanım koşullarını seçmeden önce gelen-giden belge hacminizi hesaplayın.