Yedek Parça İçin Havuz Kontör Avantajı: Tüm e-Belgeler Tek Pakette

Yedek parça havuz kontör, yedek parça işletmesinin farklı e-belge türlerini ortak kontör bakiyesiyle kullanması demektir. e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye gibi belgelerde gelen ve giden her belge 1 kontör düşürür.

Bu rehber, üretici, distribütör, servis ve küçük yedek parça mağazalarının kontör ihtiyacını doğru hesaplamasına yardım eder. Tek bakiye düzeni, fatura ve sevkiyat belgelerini birlikte izleme sorununu çözer.

Yedek parça işletmesinde doğru hesap, ürün satırlarını değil, oluşturulan veya alınan belge adetlerini izlemeyi gerektirir. Aynı faturada çok sayıda ürün bulunması, tek belge olduğu sürece kontör hesabını satır sayısına göre artırmaz.

Yedek parça havuz kontör nedir ve hangi e-belgeleri kapsar?

Yedek parça havuz kontör, birden fazla e-belge türünün aynı kontör bakiyesinden düşmesi demektir. Böylece işletme, yalnızca satış faturalarını değil, tedarikçi belgelerini ve sevkiyat belgelerini de aynı plan içinde değerlendirir.

Bu havuz genellikle e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet belgelerini kapsar. İşletmenin gerçekten kullandığı belge türü, işlem başına ayrı belge olarak sayılır.

Yedek parça işletmelerinde en sık görülen akış, satın almada gelen e-Fatura, satışta giden fatura ve depodan çıkan e-İrsaliyedir. Bu üç akışın her biri, düzenlenen veya alınan belge adedine göre takip edilir.

Örneğin küçük bir oto yedek parça dükkânı, gün içinde hem servislerden sipariş alır hem de ana distribütörden ürün tedarik eder. Aynı işletme, şubeye veya müşteriye sevkiyat yapıyorsa fatura dışında e-İrsaliye de kullanabilir.

Yedek parça sektöründeki belge akışlarını işletme türüne göre incelemek için yedek parça sektörü sayfasına bakılabilir. Buradaki temel konu, belge türünü değil, toplam belge hareketini doğru saymaktır.

e-Defter, elektronik defter ve berat iş akışıdır; havuzdaki e-belge listesine otomatik olarak eklenmez. Bu nedenle e-Defter yükümlülüğü veya hizmeti, kontör paketinde ayrıca kontrol edilmelidir.

Havuzun kapsamı ile işletmenin zorunlu olduğu belge türü aynı konu değildir. Bir işletme e-İrsaliye kullanmak zorunda olmayabilir, fakat sevkiyat sürecinde bu belgeyi tercih edebilir. Zorunluluk durumunu güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bir tedarikçiden gelen her e-Fatura ve müşteriye gönderilen her e-Fatura ayrı belge hareketidir. Faturanın içinde on, yüz veya daha fazla ürün satırı bulunması bu temel sayımı değiştirmez.

Yedek parça işletmesi kontör ihtiyacını nasıl hesaplar?

Yedek parça işletmesi kontör ihtiyacını, belirli bir dönemde aldığı ve gönderdiği e-belge adetlerini toplayarak hesaplar. En pratik yöntem, son tamamlanmış dönemin belge raporunu tür ve yön bilgisiyle ayırmaktır.

Önce gelen e-Fatura, gelen e-Arşiv Fatura ve gelen diğer belgeler ayrı sayılır. Ardından giden e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve işletmenin kullandığı diğer belgeler listelenir. Havuz kapsamındaki gelen ve giden her belge 1 kontör düşürür.

İkinci adımda aynı belgeyi iki kez sayma ihtimali kaldırılır. Örneğin bir satış işlemi için e-Fatura ve ayrıca e-İrsaliye oluşturulduysa, burada iki ayrı belge vardır. Tek sevkiyatı tek belge gibi yazmak eksik hesap oluşturur.

Üçüncü adımda dönemsel dalgalanma incelenir. Yeni bir servis anlaşması, filo müşterisi, şube açılışı veya kampanyalı satış dönemi belge sayısını yükseltebilir. Yalnızca sakin bir ayı temel almak, sonraki ayda kontör açığına yol açabilir.

Örnek hesapta bir işletme ay içinde 120 gelen e-Fatura, 210 giden e-Fatura, 80 e-Arşiv Fatura ve 70 e-İrsaliye oluşturuyorsa toplam hareket 480 belgedir. Bu sayı, ilgili belgelerin havuz kapsamına girdiği varsayımıyla 480 kontörlük kullanım gösterir.

Bu örnek bir mevzuat sınırı veya paket önerisi değildir. İşletme, kendi raporundaki kesin belge sayısını kullanmalıdır. Taslak, iptal, reddetme ve yeniden oluşturma davranışlarının kontör etkisi için hizmet koşullarını ve portal açıklamalarını ayrıca kontrol etmek gerekir.

İşletme ayrıca gelecek dönemdeki değişkenleri not etmelidir. Bayram öncesi araç bakımları, kış lastiği sezonu, toplu servis siparişleri veya yeni bir distribütörlük, belge hacmini kısa sürede değiştirebilir.

Gelen ve giden e-belgeler kontörden nasıl düşer?

Gelen ve giden e-belgeler, havuz kapsamındaki her belge için ayrı ayrı kontörden düşer. Bu nedenle yedek parça işletmesi yalnızca müşteriye gönderdiği belgeleri değil, tedarikçilerden aldığı belgeleri de aylık hesabına katmalıdır.

Aşağıdaki tablo, gerçek bir işletmenin verisi değil, belge yönünü ayırmayı gösteren örnek bir hesaplamadır. Sayılar yalnızca yöntemi açıklamak için kullanılmıştır.

Tablodaki işletme, 400 ürün satışı yapmış olmak zorunda değildir. Bir faturada çok sayıda kalem olabilir veya bir sevkiyat birkaç belgeyle desteklenebilir. Kontör hesabı ürün, koli veya satır değil, belge hareketi üzerinden yapılır.

Gelen kutusundaki belgeler de planın parçasıdır. Tedarikçiden alınan belgeler muhasebe kaydına aktarılmasa bile işletme bunları kabul, ret veya arşivleme sürecinde izlemelidir. Gelen belge sayısını yok saymak, gerçek tüketimi düşük gösterir.

Giden kutusunda ise belgenin alıcıya gönderilip gönderilmediği, durumunun başarılı olup olmadığı ve yeniden gönderim gerekip gerekmediği takip edilmelidir. Başarısız bir işlemde yeni belge oluşturulup oluşturulmadığı, sistemin işlem kayıtlarından kontrol edilmelidir.

Bu nedenle aylık kontrol raporunda belge numarası, tarih, tür, yön ve durum alanları bulunmalıdır. Aynı belge numarasının iki kez raporlanması ile iki farklı belgenin birbirine karıştırılması farklı sorunlardır.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura yedek parça satışında nasıl ayrılır?

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura, alıcının e-belge kullanıcı durumu ve işlem koşullarına göre farklı akışlarda kullanılır. Her iki belge de fatura niteliğindeki ayrı belge hareketleridir ve havuz kapsamındaysa her biri 1 kontör düşürür.

Yedek parça distribütörüne satış yapan servis işletmesi, alıcının e-Fatura sistemindeki durumuna göre e-Fatura akışıyla karşılaşabilir. Bireysel müşteriye veya ilgili koşulları taşıyan farklı bir alıcıya yapılan satışta e-Arşiv Fatura akışı gündeme gelebilir.

Bu ayrımı sadece müşteri adıyla yapmak doğru değildir. Vergi bilgileri, alıcının sistemdeki durumu, satış kanalı ve güncel GİB kuralları dikkate alınmalıdır. Uygulanacak belge türü konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

e-Fatura sürecinde gelen ve giden kutular, alıcı bilgileri, belge durumu ve gönderim sonucu birlikte izlenmelidir. Belgenin hazırlanması ile başarılı şekilde gönderilmesi aynı işlem olarak değerlendirilmemelidir.

e-Arşiv Fatura akışında ise müşterinin iletişim ve fatura bilgilerinin doğru yazılması önem taşır. Yanlış alıcı bilgisi, sonradan düzeltme veya yeniden düzenleme ihtiyacı doğurabilir.

Yanlış: Müşteriye gönderilen her faturayı otomatik olarak e-Fatura saymak. Doğru: Alıcının e-belge durumunu ve işlem koşulunu kontrol ederek e-Fatura veya e-Arşiv Fatura akışını seçmek.

Bir satışta hem fatura hem de sevk belgesi düzenleniyorsa, bunların belge numaraları ve tarihleri eşleştirilmelidir. Böylece satış faturası ile sevkiyat kaydının ayrı kontör hareketleri olduğu görülür.

e-İrsaliye ile fatura arasındaki kontör farkı nedir?

e-İrsaliye, malın sevkini belgeleyen elektronik taşıma belgesidir; e-Fatura veya e-Arşiv Fatura ise satışa ilişkin fatura belgesidir. Aynı işlemde iki ayrı belge düzenlenirse, havuz kapsamında her belge için 1 kontör düşer.

Yedek parça sektöründe bu ayrım özellikle depo, servis ve şube sevkiyatlarında önem kazanır. Faturanın kesilmiş olması, malın sevk belgesinin de otomatik olarak oluştuğu anlamına gelmez. İşletme, işlem türüne ve güncel yükümlülüklere göre belge akışını belirlemelidir.

Örneğin merkez depodan bir servise gönderilen parçalar için e-İrsaliye düzenlenmiş, daha sonra satış faturası oluşturulmuş olabilir. Bu durumda sevk belgesi ile fatura iki farklı kayıt olarak saklanır ve havuzdaki toplam kullanım ayrı ayrı izlenir.

e-İrsaliye sürecinde araç, taşıyıcı, sevk adresi, ürün ve miktar bilgilerinin faturayla tutarlı olması gerekir. Bu bilgilerdeki uyumsuzluk, teslimat sırasında açıklama ve düzeltme ihtiyacı doğurabilir.

İade sevkiyatı, şube transferi ve garanti kapsamında parça gönderimi aynı satış akışı değildir. Her işlem için hangi belgenin düzenleneceği, işletmenin ticari modeline ve mevzuat durumuna göre değerlendirilmelidir.

Yanlış: e-İrsaliyeyi faturanın yerine geçen tek belge olarak saymak. Doğru: e-İrsaliyeyi sevk belgesi, faturayı satış belgesi olarak ayrı kaydetmek ve iki belgeyi ilişkilendirmek.

e-İrsaliye kullanma zorunluluğu her işletme için aynı olmayabilir. Faaliyet, müşteri tipi, ciro koşulları ve güncel düzenlemeler değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Küçük yedek parça mağazası havuz kontörünü nasıl planlar?

Küçük yedek parça mağazası, havuz kontör planını günlük belge sayısını ve ay içindeki yoğunluk değişimini izleyerek yapmalıdır. Sadece satış faturalarını saymak, tedarikçi belgeleri ve sevkiyat belgeleri nedeniyle oluşan tüketimi eksik gösterir.

Örneğin iki çalışanlı bir oto yedek parça mağazası, sabahları servislerden sipariş alıyor ve öğleden sonra kargoyla parça gönderiyor. Mağaza ayrıca distribütörden gelen faturaları sisteme alıyor. Bu işletmede gelen belge, giden fatura ve e-İrsaliye aynı raporda görünmelidir.

1. İşletme önce son tamamlanmış dönemde gelen e-Fatura ve diğer gelen belgelerin adetlerini çıkarır.
2. İşletme daha sonra giden e-Fatura ve e-Arşiv Fatura sayılarını müşteri veya kanal bazında toplar.
3. Depodan çıkan gönderiler için düzenlenen e-İrsaliyeleri faturalarla eşleştirir ve ayrı belge olarak sayar.
4. Yoğun sezon, yeni müşteri veya yeni şube nedeniyle oluşabilecek ek belge hareketlerini not eder.
5. Kontör bakiyesini dönemsel toplamla karşılaştırır ve bitiş tarihini işlem yoğunluğuna göre izler.

Bu adımların sonunda mağaza, hangi belge türünün daha fazla tüketim oluşturduğunu görür. Örneğin satış faturaları düşükken gelen tedarikçi faturaları yüksek olabilir. Böyle bir işletme yalnızca giden faturalara bakarak yanlış kapasite planı yapar.

Küçük işletmelerde belge kontrolü çoğu zaman tek bir personelin sorumluluğundadır. Bu personel izinliyken işlemlerin durmaması için raporun dosya adı, tarih aralığı ve kontrol yöntemi yazılı hale getirilmelidir.

Sezonu olmayan bir mağaza için yakın dönem ortalaması anlamlı olabilir. Ancak lastik, akü veya kış bakım ürünleri gibi dönemsel satış yapan işletmelerde yoğun ay ayrıca incelenmelidir.

Kontör planı yetersiz kaldığında yeni belge düzenleme sürecinin aksamaması için bakiye uyarıları önceden kontrol edilmelidir. Uyarı alınca yalnızca paket almak değil, hangi belge türünün beklenenden fazla arttığını bulmak gerekir.

Distribütör ve servis işletmeleri belge akışını nasıl izler?

Distribütör ve servis işletmeleri, gelen tedarikçi belgeleri, giden satış belgeleri, servis sevkiyatları ve iadeleri ayrı akışlar halinde izlemelidir. Büyük hacimde asıl sorun, belge düzenlemekten çok farklı kanallardaki kayıtları tek raporda birleştirmektir.

Distribütörün günlük işlemlerinde merkez depo, bölge deposu ve servis müşterileri bulunabilir. Her lokasyon için belge yönü, sevk adresi ve alıcı bilgisi ayrı kontrol edilmelidir. Şube sayısı arttıkça aynı belge numarasının farklı işlemle karıştırılma riski yükselir.

Servis işletmesi ise parça satışı ile işçilik hizmetini aynı müşteriye sunabilir. Parça satışı için fatura ve gerekiyorsa sevk belgesi, hizmet için farklı bir e-belge akışı gündeme gelebilir. Kullanılan belge türü faaliyet ve mevzuat durumuna göre belirlenmelidir.

Gelen faturalar için tedarikçi, belge tarihi, tutar ve kabul durumu izlenebilir. Giden belgeler için müşteri, gönderim zamanı, belge durumu ve ilgili sipariş numarası kaydedilebilir. Bu alanlar, muhasebe ve depo ekiplerinin aynı veriyi kullanmasını sağlar.

İade işleminde önceki belgeyle ilişki kurulması önemlidir. Yeni bir belge oluşturuluyorsa yeni belge hareketi oluşabilir. İptal veya reddetme sonrasında kontörün otomatik olarak geri döneceği varsayılmamalıdır; uygulama ve hizmet koşulları kontrol edilmelidir.

Uzman notu: Distribütörler günlük belge sayısını tek toplamla değil, gelen, giden fatura, e-İrsaliye ve iade akışı olarak ayrı izlemelidir. Ayrı izlenen her akış, beklenmeyen kontör artışının nedenini daha hızlı gösterir.

Bu işletmelerde aylık rapora depo veya şube filtresi eklemek de yararlıdır. Bir şubede belge sayısı artarken diğerinde düşüş yaşanabilir. Toplam rakam sabit görünse bile operasyonel yük farklı birimlere kaymış olabilir.

Kontör kullanımında hangi hatalar yapılır?

Kontör kullanımındaki en yaygın hata, yalnızca giden satış faturalarını saymaktır. Oysa havuz kapsamındaki gelen belgeler de tüketim oluşturur. Tedarikçi faturalarını hesaba katmayan işletme, bakiyesinin neden beklenenden hızlı azaldığını açıklayamaz.

Yanlış: Bir faturadaki ürün satırı sayısını kontör adedi olarak hesaplamak. Doğru: Bir faturayı tek belge olarak saymak ve ayrıca düzenlenen e-İrsaliye gibi belgeleri ayrı hareket kabul etmek.

Yanlış: e-Defterin her havuz kontör paketine otomatik olarak dahil olduğunu düşünmek. Doğru: e-Defter ve berat iş akışının kapsamını ayrıca kontrol etmek, e-belge havuzu ile e-defter hizmetini birbirine karıştırmamak.

Yanlış: Başarısız gönderimi, kesinlikle kontör harcamayan işlem kabul etmek. Doğru: Portal durumunu, belge numarasını ve yeniden oluşturma işlemini kontrol ederek gerçek belge hareketini belirlemek.

• Gelen ve giden belge adetlerinin aynı tarih aralığında raporlandığını kontrol edin.
• e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-İrsaliye sayılarını belge türüne göre ayırın.
• Aynı belge numarasının raporda iki kez görünmediğini kontrol edin.
• İptal, ret ve yeniden oluşturma kayıtlarının kontör koşulunu ayrıca inceleyin.
• e-Defterin havuz kapsamına otomatik eklendiğini varsaymayın.
• Mevzuata bağlı belge zorunluluklarını güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizle doğrulayın.

Bir başka hata da paket bitiş tarihini yalnızca bakiye miktarıyla değerlendirmektir. Bakiye yüksek görünse bile kullanım süresi sona yaklaşıyorsa işlem planı etkilenebilir. Bakiye ve geçerlilik tarihi birlikte takip edilmelidir.

İşletme ayrıca farklı departmanların kendi Excel listelerini ayrı tutması nedeniyle çift sayım yapabilir. Tek bir rapor kaynağı belirlemek ve raporu belirli aralıklarla muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırmak bu riski azaltır.

Havuz kontör paketi seçerken hangi veriler kontrol edilir?

Havuz kontör paketi seçerken önce işletmenin gerçek belge hacmi, belge türleri ve kullanım süresi kontrol edilir. Paket büyüklüğünü yalnızca çalışan sayısına veya ürün adedine göre belirlemek, e-belge tüketimini doğru yansıtmaz.

İlk veri, son tamamlanmış dönemlerdeki toplam belge adedidir. En az birkaç farklı dönemi karşılaştırmak, sabit akışla sezonluk yoğunluğu ayırmaya yardım eder. Tek bir olağan dışı ay, kalıcı tüketim seviyesi gibi değerlendirilmemelidir.

İkinci veri, gelen ve giden belgelerin dağılımıdır. Bir distribütörün giden faturaları yüksek olabilirken, küçük bir mağazanın gelen tedarikçi faturaları beklenenden fazla olabilir. Her iki işletme aynı toplam belgeye ulaşsa da takip yöntemi farklılaşır.

Üçüncü veri, belge türlerinin gerçekten havuz kapsamında olup olmadığıdır. e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için kapsam kontrolü yapılmalı; e-Defter için ayrı hizmet koşulu olup olmadığı sorulmalıdır.

Dördüncü veri, yoğun dönem riskidir. Yeni bir filo müşterisi, şube, depo veya satış kanalı oluşacaksa geçmiş ortalama tek başına yeterli olmayabilir. Beklenen ek belge sayısı ayrı bir senaryo olarak hesaplanmalıdır.

Beşinci veri, paket kullanım süresidir. İşletme çok yüksek bakiye alıp uzun süre düşük hacimde kalıyorsa kullanım koşullarını; yoğun bir işletme ise bitiş tarihinden önceki tüketimini takip etmelidir.

Paketleri karşılaştırırken yalnızca kontör adedine bakmak yerine, kapsam, kullanım süresi, tanımlama yöntemi ve destek kanallarını birlikte inceleyin. Kesin seçimden önce mali müşavirinizin belge akışına ilişkin değerlendirmesini alın.

E-belge portalında gelen ve giden belgeler nasıl kontrol edilir?

E-belge portalında gelen ve giden kutuların düzenli kontrol edilmesi, hem belge geçerliliğini hem de kontör tüketimini izlemeye yardım eder. Kontrol işlemi belge türü, yön, tarih ve durum alanları birlikte incelenerek yapılmalıdır.

Gelen kutusunda önce yeni belgeler filtrelenir. Belgenin göndericisi, belge numarası, tarihi, tutarı ve kabul veya ret durumu kontrol edilir. Muhasebe kaydı ile portal kaydı arasında fark varsa belge numarası üzerinden araştırma yapılmalıdır.

Giden kutusunda ise gönderilen belgenin alıcı bilgisi ve sistem durumu kontrol edilir. Başarılı, bekleyen, reddedilen veya hata alan kayıtlar aynı listede tutulmamalıdır. Her durum için işletmenin uyguladığı işlem adımı belirlenmelidir.

e-Fatura portalında gelen ve giden kutuların belirli aralıklarla dışa aktarılması, dönemsel raporlamayı kolaylaştırır. Rapor dosyasında belge türü, yön, tarih, numara ve durum alanları bulunmalıdır.

Görsel PDF veya yazdırılmış kopya, tek başına işlem geçmişinin tamamını göstermez. Portal üzerindeki belge durumu, gönderim kaydı ve saklama kaydı da incelenmelidir. Ekip, görsel kopya ile elektronik kaydı aynı belgeye bağlamalıdır.

Belgelerin güvenli saklanması, denetim veya muhasebe kontrolü sırasında geçmiş kayıtlara ulaşmayı kolaylaştırır. Portalın saklama süresi, erişim yetkileri ve dışa aktarma koşulları hizmet alınmadan önce yazılı biçimde incelenmelidir.

Günlük yoğunluğu yüksek olan işletmeler her gün kısa kontrol yapabilir. Daha düşük hacimli mağazalar ise haftalık veya aylık kontrol planı uygulayabilir. Önemli olan kontrolün kişiye bağlı kalmaması ve tarihli bir kayıtla tamamlanmasıdır.

e-SMM, e-MM, e-Bilet ve e-Defter havuza nasıl dahil olur?

e-SMM, elektronik serbest meslek makbuzu; e-MM, elektronik müstahsil makbuzu; e-Bilet ise elektronik bilet belgesidir. Bu belgelerin havuz kapsamındaki kullanım şartları, işletmenin faaliyet alanı ve hizmet koşulları birlikte değerlendirilmelidir.

Yedek parça işletmesinin ana faaliyeti satış olabilir, fakat aynı şirket servis, teknik danışmanlık veya üretici adına alım gibi farklı işler de yapabilir. Bu durumda her faaliyet için kullanılan belge türü ayrı belirlenmeli ve toplam belge hareketine dahil edilmelidir.

e-SMM daha çok serbest meslek faaliyeti yürüten kişi veya işletmelerin hizmet bedellerinde gündeme gelir. Yedek parça satışı yapan her işletmenin otomatik olarak e-SMM kullanacağı düşünülmemelidir. Faaliyet yapısı ve güncel mevzuat kontrol edilmelidir.

e-MM, müstahsil makbuzu düzenleyen faaliyetlerde önem kazanabilir. Yedek parça işletmesi tarımsal ürün alımı gibi ek bir faaliyet yürütüyorsa bu belgeyle karşılaşabilir. Belge türünün kapsamı, faaliyet ve işlem niteliğine göre değerlendirilmelidir.

e-Bilet kullanan işletmelerde bilet düzenleme hareketleri ayrıca izlenir. Yedek parça işletmesinin bu belgeyi kullanıp kullanmayacağı kendi faaliyet modeline bağlıdır. Sadece ürün satışı yapan işletme, e-Bileti otomatik olarak planına eklememelidir.

e-Defter süreci elektronik defter ve berat işlemlerini kapsar; bu süreç, e-belge havuzuna otomatik olarak dahil kabul edilmemelidir. Hizmet kapsamı, berat dönemi ve saklama yöntemi ayrıca kontrol edilmelidir.

Bu belgelerden birini kullanıp kullanmayacağınızı belirlerken faaliyet kodu, müşteri tipi, belge düzenleme zorunluluğu ve güncel GİB duyuruları incelenmelidir. Emin olunmayan durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Özet: 5 maddede yedek parça havuz kontör planı

Yedek parça havuz kontör planı, tüm uygun e-belge hareketlerini belge türü ve yön bilgisiyle sayarak oluşturulur. Doğru plan, yalnızca giden faturaları değil, gelen belgeleri, sevkiyatları ve işletmenin diğer e-belge akışlarını da hesaba katar.

• Havuz kontör, e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi kapsam dahilindeki farklı e-belge türlerinin ortak bakiye üzerinden kullanılmasını sağlar.
• Gelen ve giden her belge 1 kontör düşürdüğü için tedarikçi faturaları, müşteri faturaları ve ayrı düzenlenen e-İrsaliyeler aynı dönem hesabında yer almalıdır.
• Bir faturadaki ürün satırı sayısı kontör adedini belirlemez; ayrıca düzenlenen her farklı belge kendi belge hareketi olarak değerlendirilir.
• e-Defter elektronik defter ve berat sürecidir; havuzdaki e-belge listesine otomatik olarak dahil olduğu varsayılmamalı, hizmet kapsamı ayrıca kontrol edilmelidir.
• Paket seçimi yapılırken geçmiş belge adetleri, yoğun sezon, gelen-giden dağılımı, kullanım süresi ve güncel hizmet koşulları birlikte incelenmelidir.

Kontrolü kolaylaştırmak için işletme aylık olarak belge türü, yön, adet, durum ve kalan bakiye alanlarını içeren tek rapor hazırlayabilir. Bu rapor, muhasebe kayıtları ve portal hareketleriyle karşılaştırıldığında çift sayım veya eksik sayım daha erken fark edilir.

Zorunlu belge türleri ve işlem koşulları zaman içinde değişebileceğinden, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Defter için faaliyet bazlı değerlendirme yapılmalıdır.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgileri paket koşullarıyla birlikte incelenebilir.