Yansıtma Faturası Nedir, Ne Zaman Kesilir? KDV Rehberi

Yansıtma faturası, bir gider veya işlem bedelinin sözleşmeye ve gerçek olaya dayanarak ilgili tarafa fatura ile aktarılmasıdır; ancak her durumda ayrı ve özel bir fatura türü sayılmaz. Vergisel sonuç, bedelin neden doğduğuna ve faturayı düzenleyen tarafın işlemdeki rolüne göre belirlenir.

Bu rehber, müşteri, tedarikçi, taşeron veya proje sahibi adına ödeme yapan işletmeler içindir. Hangi belgenin kesileceğini, düzenleme zamanını, KDV yaklaşımını ve e-belge adımlarını somut kontrollerle ayırır.

Yansıtma faturası nedir ve hangi işlemi gösterir?

Yansıtma faturası, bir işletmenin katlandığı belirli bir gideri veya bedeli, anlaşmaya göre ilgili tarafa fatura etmesini ifade eder. Bu ifade, uygulamada kullanılan bir muhasebe ve ticari işlem terimidir; tek başına ayrı bir belge sınıfı anlamına gelmez.

Belgenin arkasında mutlaka gerçek bir işlem, gider veya taraflar arasında kurulmuş bir mali ilişki bulunmalıdır. Faturadaki açıklama, bedelin hangi proje, sipariş, sözleşme veya hizmet dönemiyle ilgili olduğunu anlaşılır biçimde göstermelidir.

Bir işletme gideri kendi adına ve kendi ticari faaliyeti için üstlenmişse, müşteriye düzenlenen belge yalnızca masrafın kopyası olmayabilir. İşletme, müşterisine ayrıca bir hizmet veya mal sunuyor olabilir. Bu durumda işlem, normal satış ya da hizmet faturası olarak değerlendirilir.

Buna karşılık işletme, sözleşme gereği müşterinin hesabına yapılmış bir ödemeyi takip ediyor olabilir. Bu senaryoda bedelin gerçekten kime ait olduğu, faturanın kimin adına düzenlendiği ve işletmenin aracılık rolü birlikte incelenir.

Yanlış: Her başkasına ait gider, yansıtma faturasıyla otomatik olarak aktarılır. Doğru: Önce giderin hukuken ve ticari olarak kime ait olduğu, sonra kullanılacak belgenin niteliği belirlenir.

Yansıtma işleminin amacı, maliyeti gizlemek veya vergi matrahını değiştirmek değildir. Amaç, sözleşmedeki mali sorumluluğu doğru belgeyle göstermek ve muhasebe kayıtlarıyla desteklemektir.

Bu nedenle fatura başlığında yalnızca yansıtma kelimesinin bulunması yeterli değildir. İşlem açıklaması, tutar hesabı, KDV değerlendirmesi ve dayanak belgeler aynı ticari gerçeği göstermelidir.

Yansıtma faturası ne zaman kesilir?

Yansıtma faturası, dayanak işlem gerçekleştiğinde ve faturalanacak bedel belirlenebilir hâle geldiğinde düzenlenir. Ancak kesin tarih, yansıtmanın adına değil, gerçekleşen mal teslimi veya hizmetin niteliğine ve ilgili mevzuattaki fatura süresine göre belirlenir.

Vergi Usul Kanunu kapsamındaki genel kural, faturanın mal teslimi veya hizmetin yapıldığı tarihten itibaren en geç yedi gün içinde düzenlenmesidir. İşlem türüne, belge düzenine veya özel mevzuata göre farklı uygulama bulunabileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kaynak faturanın işletmeye geç ulaşması, yansıtma tarihini tek başına serbestçe ileri taşımaz. Önce kendi işleminizin ne zaman gerçekleştiği, müşteriye hangi hizmetin verildiği ve faturalanabilir olayın hangi tarihte oluştuğu belirlenmelidir.

Aylık ortak giderlerde dönem bilgisi önem taşır. Örneğin ocak ayına ait güvenlik hizmeti, sözleşmede aylık olarak paylaşılmışsa açıklamada ocak dönemi açıkça yazılmalıdır. Belge, farklı bir döneme aitmiş gibi geriye dönük düzenlenmemelidir.

Bedel henüz kesinleşmemişse taraflar avans, geçici hesap veya dönem sonu mutabakatı kullanabilir. Bu belgelerin fatura yerine geçip geçmediği, ödeme ile mal veya hizmetin aynı olay olup olmadığına göre değerlendirilir.

Yanlış: Kaynak faturanın geldiği gün, her durumda yansıtma faturası için yasal başlangıç tarihidir. Doğru: Kendi teslim veya hizmet tarihinizi, sözleşmenizi ve fatura düzenleme süresini birlikte inceleyin.

Fatura tarihi ile muhasebe dönemi arasında uyumsuzluk varsa kayıt ve beyan süreçleri etkilenebilir. Özellikle dönem kapanışında, dayanak belgenin tarihi ile yansıtılan hizmet dönemini mali müşavirle karşılaştırmak gerekir.

Yansıtma faturasını kim, kime keser?

Yansıtma faturasını, gideri veya bedeli kendi kayıtlarında taşıyan ve sözleşme gereği bu tutarı ilgili tarafa faturalandıran işletme düzenler. Alıcı ise masrafın veya hizmetin ekonomik yükünü üstlenen gerçek ya da tüzel kişidir.

Faturayı kimin keseceği, paranın banka hesabından kimin çıktığıyla her zaman aynı değildir. Ödeme yapan işletme yalnızca aracı olabilir; asıl belirleyici unsurlar sözleşme, sipariş, fatura unvanı ve tarafların fiilî işlemidir.

Kaynak belge doğrudan müşterinin adına düzenlenmişse, işletmenin bu gideri kendi mal veya hizmeti gibi yeniden faturalandırması doğru olmayabilir. Böyle bir durumda ödeme talimatı, masraf kapatma belgesi veya sözleşmede belirlenen başka bir yöntem gerekebilir.

Kaynak fatura işletmenin kendi adına düzenlenmiş ve sözleşme bedelin müşteriye ait olduğunu söylüyorsa, işletme müşterisine fatura düzenleyebilir. Bu fatura, normal satıştan farklı bir maliyet aktarımı içerse bile KDV ve muhasebe sonuçları ayrıca incelenmelidir.

Bir gider birden fazla müşteriye aitse, dağıtım anahtarı önceden belirlenmelidir. Metrekare, kullanım süresi, personel sayısı, tüketim miktarı veya proje payı gibi ölçüler belgeyle desteklenmelidir.

Alıcının ticari işletme, serbest meslek erbabı veya tüketici olması belge türünü etkileyebilir. Tüketici işlemlerinde fatura ve perakende satış fişi ayrımını görmek için fatura mı fiş mi? rehberindeki belge seçim adımlarına bakabilirsiniz.

Taraflardan biri yabancı ülkede bulunuyorsa, işlem yurt dışı hizmeti, ithalat, ihracat veya dövizli bedel niteliği kazanabilir. Bu durumda yalnızca yansıtma adını kullanmak yeterli olmaz; işlem türü ve KDV kuralları ayrıca değerlendirilir.

Yansıtma faturasında tutar nasıl hesaplanır?

Yansıtma tutarı, sözleşmede belirtilen maliyet paylaşımına ve gerçekten oluşan giderin belgelenebilir miktarına göre hesaplanır. İşletme, bedeli aynen aktarıyor mu, yoksa ayrıca hizmet bedeli veya kâr payı mı ekliyor, önce bu ayrım yapılmalıdır.

Aynen aktarma öngörülmüşse kaynak belgedeki mal veya hizmet kalemleri incelenir. Kapsam dışı giderler, kişisel harcamalar, cezalar veya sözleşmede paylaşılmayacağı belirtilen kalemler otomatik olarak müşteriye yüklenmemelidir.

İşletme ayrıca danışmanlık, organizasyon, takip veya lojistik hizmeti veriyorsa bu hizmetin bedeli ayrı satırda gösterilebilir. Böylece kaynak gider ile işletmenin kendi hizmeti birbirine karışmaz ve KDV değerlendirmesi daha anlaşılır olur.

Ortak giderlerde dağıtım yöntemi yazılı olmalıdır. Örneğin 100 metrekarelik bir ofisin 40 metrekarelik bölümü bir müşteriye tahsis edilmişse, paylaşımın hangi giderlere ve hangi döneme uygulandığı hesap çizelgesiyle gösterilmelidir.

Dövizli kaynak belgelerde para birimi, kur tarihi ve TL karşılığı birlikte kontrol edilmelidir. Dövizli e-Fatura düzenleme ayrıntıları için dövizli e-Fatura kur ve TL karşılığı rehberini inceleyebilirsiniz.

Örneğin 1.200 TL tutarındaki kargo gideri sözleşmeye göre müşteriye ait olabilir. Faturada bu tutarın hangi gönderiye ait olduğu yazılır; uygulanacak KDV ise yalnızca kaynak faturadaki toplam kopyalanarak değil, işlemin niteliğine göre değerlendirilir.

İade, iskonto, kur farkı veya sonradan gelen ek hizmet varsa ilk hesap yeniden kontrol edilmelidir. Yansıtılan tutar, dayanak belgeyle matematiksel olarak uyuşmalı; yuvarlama farkları açıklanabilir ve mutabık kalınabilir olmalıdır.

Yansıtma faturasında KDV nasıl uygulanır?

Yansıtma faturasında KDV olup olmadığı, faturanın üzerinde yansıtma yazmasından değil, yansıtılan mal veya hizmetin niteliğinden ve düzenleyenin işlemdeki rolünden anlaşılır. Bu nedenle tüm yansıtma faturaları için tek bir KDV kuralı uygulanmaz.

İşletme bir hizmeti kendi adına satın alıp müşterisine yeniden sunuyorsa, işlem normal bir teslim veya hizmet niteliği taşıyabilir. Bu durumda matrah, oran ve vergilendirme, ilgili mal veya hizmetin vergi kurallarına göre incelenir.

Kaynak faturada KDV gösterilmiş olması, aynı KDV tutarının müşteriye birebir aktarılacağı anlamına gelmez. Yeni faturanın satıcısı, alıcısı, hizmeti ve bedelin kapsamı farklı olduğundan KDV hesabı yeniden yapılır.

İşletme yalnızca başkası adına ve hesabına hareket ediyorsa sonuç farklı olabilir. Ancak bu istisnai değerlendirme, sözleşme ve belgeler görülmeden varsayılamaz. Ödeme yapan her aracı, vergi bakımından otomatik olarak başkası adına hareket etmiş sayılmaz.

KDV istisnası, indirimli oran veya tevkifat söz konusuysa kanuni dayanak ve doğru kod ayrıca kontrol edilmelidir. İstisna kodu seçimi için KDV istisnalı e-Fatura kodları yazısındaki kontrol yönteminden yararlanabilirsiniz.

Yanlış: Kaynak faturada KDV yoksa yansıtma faturası da mutlaka KDV'sizdir. Doğru: Yeni faturadaki işlem, taraflar, hizmet ve varsa istisna dayanağı ayrı ayrı incelenir.

Tevkifat, istisna veya özel matrah iddiası varsa açıklama ve kod uyumu önem kazanır. Emin olunmayan durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; yalnızca önceki faturayı örnek almak güvenli değildir.

Yansıtma faturası için hangi belgeler gerekir?

Yansıtma faturası için tek bir zorunlu ek belge listesi yoktur; gerekli dosya, işlemin türüne ve sözleşmeye göre değişir. Fakat denetimde işlemi baştan sona açıklayan bir belge zinciri kurulmalıdır.

İlk dayanak, müşteri sözleşmesi, sipariş, teklif, iş emri veya proje şartnamesidir. Bu belgede hangi giderin kime ait olduğu, paylaşım yöntemi, kâr payı ve faturalama zamanı açıkça bulunmalıdır.

İkinci dayanak, gideri gösteren kaynak faturadır. Kaynak belge işletme adına düzenlenmişse fatura bilgileri korunmalı; belge başka bir tarafın adına düzenlenmişse ödeme ve aracılık ilişkisi ayrıca açıklanmalıdır.

Hizmetin gerçekten alındığını gösteren teslim tutanağı, çalışma raporu, kargo dekontu, seyahat belgesi veya dönemsel hesap çizelgesi de gerekebilir. Sadece banka hareketi, hangi hizmetin verildiğini her zaman kanıtlamaz.

Ortak gider paylaşımında hesaplama dosyası, kullanım ölçümü ve taraf onayı saklanmalıdır. Birden fazla alıcı varsa toplam kaynak tutarı ile kesilen faturaların toplamı arasında mutabakat yapılmalıdır.

Kontrol dosyanızda aşağıdaki maddeleri işlem tamamlanmadan işaretleyin:

• Sözleşme veya sipariş, giderin hangi tarafa ait olduğunu açıkça gösterir.
• Kaynak fatura, ödeme belgesi ve hizmetin gerçekleştiğini gösteren kayıt birlikte saklanır.
• Yansıtılan kalem ile kendi hizmet bedeli ayrı ayrı hesaplanır.
• Fatura alıcısının unvanı, vergi bilgileri ve e-belge durumu doğrulanır.
• KDV, istisna, tevkifat ve para birimi bilgileri işlemle uyumlu kontrol edilir.
• Fatura tarihi, hizmet dönemi ve muhasebe kayıt tarihi birbirini destekler.

Bu dosya, müşteriye gönderilecek faturadan daha geniş olabilir. Amaç, alıcıya gereksiz belge yollamak değil; işletme içinde ve mali müşavirle denetlenebilir bir işlem izi oluşturmaktır.

e-Fatura veya e-Arşiv olarak yansıtma faturası nasıl düzenlenir?

Yansıtma faturası, alıcının e-belge durumuna ve işlemin genel fatura kurallarına göre e-Fatura veya e-Arşiv olarak düzenlenir. Yansıtma adı, sisteme ayrı bir belge türü seçilmesini gerektirmez.

İlk adımda alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı ve işletmenizin ilgili e-belge yükümlülüğü kontrol edilir. Uygun belge türü, alıcının vergi bilgilerindeki hata nedeniyle reddedilmemesi için gönderimden önce doğrulanmalıdır.

Fatura kalemlerinde hizmetin veya giderin açık tanımı bulunmalıdır. Açıklamaya sözleşme numarası, proje adı, dönem, kaynak fatura numarası ve yansıtma gerekçesi eklenebilir; ancak bu bilgiler gerçek işlemin yerine geçmez.

Vergi türü, oranı, istisna veya tevkifat alanları işlemle uyumlu doldurulmalıdır. Dövizli belgelerde para birimi ve TL karşılığı, kaynak belgelerle ve seçilen kur yöntemiyle karşılaştırılmalıdır.

Uygulamada izlenecek sıra şöyledir:

1. Dayanak sözleşmeyi ve kaynak gider belgesini inceleyerek tarafların rolünü belirleyin.
2. Yansıtılacak kalemleri, paylaşım anahtarını ve varsa kendi hizmet bedelinizi hesaplayın.
3. Alıcının e-Fatura veya e-Arşiv durumunu ve temel kimlik bilgilerini doğrulayın.
4. Fatura açıklamasını, vergi alanlarını, tarihleri ve para birimini kontrol edin.
5. Belgeyi uygun e-belge kanalından gönderin ve sistem durumunu takip edin.
6. Faturayı kaynak belge, sözleşme ve muhasebe kaydıyla aynı dosyada eşleştirin.

e-Fatura gönderiminde sistemsel kabul, alıcının ticari kabulü ve muhasebe doğruluğu birbirinden farklı kontrollerdir. Belgenin sistemde iletilmiş olması, hatalı tutar veya yanlış KDV seçimini kendiliğinden düzeltmez.

Alıcı bilgisi, tutar veya vergi alanı hatalıysa yeni bir yansıtma faturası kesmeden önce düzeltme yöntemini belirleyin. Hatalı e-Fatura düzeltme yol haritası bu ayrımı adım adım açıklar.

Yansıtma faturası muhasebe kaydında nasıl izlenir?

Yansıtma faturası muhasebede, giderin kaynağı, müşteriye yapılan faturalama ve oluşan vergi etkisi birlikte izlenerek kaydedilir. Kullanılacak hesaplar, hesap planına, işlem niteliğine ve işletmenin muhasebe politikasına göre belirlenir.

Çoğu senaryoda kaynak gider belgesi işletmenin kayıtlarında görünür. Müşteriye düzenlenen fatura ise tahsil edilecek alacağı ve işlemden doğan gelir veya gider karşılığını gösterir. Bunun tek istisnası, işletmenin gerçekten yalnızca başkası adına ve hesabına hareket ettiğinin belgelenmesidir.

Kaynak giderin hiç kaydedilmemesi, yalnızca müşteriye kesilen faturanın işlenmesi veya iki kez gider yazılması önemli hata riskleri yaratır. Muhasebeci, ödeme hareketini kaynak belgeyle ve müşteri faturasındaki kalemlerle eşleştirmelidir.

Faturada kendi hizmet bedeli bulunuyorsa bu kalem, yansıtılan maliyetten ayrı izlenmelidir. Böylece işletmenin gerçek hizmet geliri, müşteriye aktarılan maliyet ve varsa vergi tutarı birbirine karışmaz.

Dönem sonlarında açık yansıtma hesapları kontrol edilmelidir. Kaynak fatura gelmiş, müşteri faturası kesilmemiş veya müşteri faturası kesilmiş, kaynak belge bekleniyor olabilir. Bu iki durumun muhasebe etkisi aynı değildir.

Ödeme yapan personelin avans hesabı, banka hareketi ve müşteri alacağı da gerekirse aynı işlem dosyasında karşılaştırılır. Özellikle ortak giderlerde dağıtım tablosu, toplam fatura tutarı ve tahsilat kayıtları birbirini tutmalıdır.

Yıl sonu kapanışında unutulmuş yansıtma faturalarını bulmak için fatura, banka ve sözleşme listelerini çaprazlayın. Yıl sonu e-Fatura kontrolleri yazısındaki kapanış yaklaşımı bu kontrolün kapsamını genişletir.

Yansıtma faturası hangi durumlarda kullanılır?

Yansıtma faturası, sözleşmede bir tarafın yaptığı belirli harcamanın başka bir tarafa ait olduğu durumlarda gündeme gelir. Taşeron giderleri, proje masrafları, ortak kullanım giderleri ve müşteri adına yürütülen organizasyonlar sık incelenen örneklerdir.

Küçük bir mahalle eczanesi, yaşlı bakım merkezine düzenli ürün teslimatı için kargo hizmeti kullanıyor olsun. Sözleşmede kargo bedelinin bakım merkezine ait olduğu, kargo faturasının ise eczane adına düzenlendiği yazılıysa, eczane bu bedeli ayrıca faturalandırmayı değerlendirebilir.

Eczane önce kargo faturasını, gönderi bilgilerini ve sözleşmedeki paylaşım maddesini eşleştirir. Faturada gönderi tarihi, ilgili sipariş ve yansıtılan kalem açıklanır. KDV uygulaması ise kargo hizmetinin yeniden sunulup sunulmadığına göre mali müşavir tarafından incelenir.

Kargo belgesi doğrudan bakım merkezinin adına düzenlenmişse aynı sonuç varsayılamaz. Eczanenin yalnızca ödeme yapmış olması, bedeli otomatik olarak kendi faturasıyla yeniden satabileceğini göstermez. Ödeme ve tahsilat yöntemi sözleşmeye göre ayrıca kurulmalıdır.

Bir danışmanlık şirketi, müşteri projesi için dış uzman kullanıyorsa iki farklı yapı oluşabilir. Dış uzman doğrudan müşteriye hizmet veriyorsa danışmanlık şirketi yalnızca koordinasyon hizmeti faturalandırabilir; uzman şirket adına çalışıyorsa maliyet ve hizmet birlikte incelenir.

Kiracı adına ortak alan giderlerini önce yönetim ödüyor, sonra kiracıya bildiriyorsa kaynak belgenin kimin adına olduğu ve yönetimin sözleşmedeki rolü önemlidir. Aynı tutarın fatura, makbuz ve aidat belgesiyle tekrar tekrar talep edilmesi önlenmelidir.

Her gider aktarımı yansıtma değildir. İşletme malı kendi adına satın alıp stokuna alıyor ve müşteriye satıyorsa, işlem çoğunlukla kendi ticari satışı olarak ele alınır; yalnızca kaynak faturayı kopyalamak doğru açıklama olmaz.

Yansıtma faturası ile masraf aktarımı ve fatura düzeltmesi arasındaki fark nedir?

Yansıtma faturası yeni bir maliyet aktarımını, fatura düzeltmesi ise daha önce düzenlenmiş bir belgedeki hatanın giderilmesini anlatır. Masraf aktarımı ise bazen fatura, bazen sözleşmeye dayalı başka bir tahsilat süreci olabilir.

Aşağıdaki karşılaştırma, işlem adını değil, arkasındaki ekonomik olayı incelemeniz gerektiğini gösterir:

Kaynak faturadaki unvan yanlışsa, tutar hatalıysa veya hizmet hiç gerçekleşmediyse yeni bir yansıtma faturası çözüm değildir. Önce hatalı belgenin iptal, itiraz, iade veya düzeltme yolu belirlenmelidir.

Yanlış: Müşterinin itiraz ettiği her faturayı yeni bir yansıtma faturasıyla dengelemek. Doğru: İlk faturanın statüsünü, hata türünü ve e-belge prosedürünü inceleyerek uygun düzeltme belgesini düzenlemek.

Fatura ile tahsilat makbuzu da aynı şey değildir. Bir bedelin banka yoluyla ödenmesi, mal veya hizmet tesliminin faturalandırıldığı anlamına gelmez. İşlem türü ve belge düzeni, tahsilat yönteminden bağımsız değerlendirilmelidir.

Yansıtma faturasında en sık yapılan hatalar nasıl önlenir?

En yaygın hata, faturanın yalnızca açıklamasına yansıtma yazıp işlemin dayanağını incelememektir. Bu yaklaşım, yanlış alıcıya fatura, hatalı KDV, dönem uyumsuzluğu ve iki kez tahsilat riskini artırır.

İkinci hata, kaynak faturadaki KDV'yi yeni faturaya aynen taşımaktır. Kaynak belgedeki satıcı ve alıcı farklı olabilir; ayrıca işletme müşterisine ayrı bir hizmet sunmuş olabilir. Bu nedenle KDV hesabı yeniden yapılmalıdır.

Üçüncü hata, kaynak belge başka bir şirketin adına düzenlendiği hâlde giderin işletmenin kendi gideri gibi aktarılmasıdır. Belge sahibi, ödeme yapan ve ekonomik yararlanıcı ayrımı yapılmadan fatura kesilmesi inceleme riski doğurur.

Dördüncü hata, ortak giderleri açıklamasız bölüştürmektir. Her alıcıya eşit tutar yazmak, gerçek kullanım eşit değilse sözleşmeyle çelişebilir. Dağıtım anahtarı ve hesap dönemi fatura ekinde veya iç dosyada gösterilmelidir.

Beşinci hata, kur farkı, iskonto ve iade sonradan değiştiğinde ilk yansıtma hesabını güncellememektir. Değişiklik olduğunda kaynak belge, müşteri mutabakatı ve düzenlenecek ek veya düzeltme belgesi birlikte değerlendirilmelidir.

• Fatura açıklamasında giderin dönemi, projesi veya sipariş bağlantısı bulunur.
• Alıcının vergi kimlik bilgileri ve e-belge statüsü gönderimden önce doğrulanır.
• Kaynak fatura ile yeni faturanın kalemleri arasında izlenebilir bağlantı kurulur.
• Yansıtılan maliyet ile işletmenin kendi hizmet bedeli ayrı gösterilir.
• KDV ve varsa istisna veya tevkifat dayanağı mali müşavirle kontrol edilir.
• Gönderim sonucu, muhasebe kaydı ve tahsilat durumu aynı dosyada izlenir.

Uzman notu: Yansıtma faturasını hazırlamadan önce tek sayfalık işlem özeti oluşturun; tarafları, kaynak belgeyi, sözleşme maddesini, dağıtım hesabını ve KDV kararını aynı yerde gösterin.

Hata tespit edildiğinde karşı tarafa yalnızca yeni bir belge gönderip eskiyi yok saymayın. e-Fatura senaryosu, kabul veya ret durumu, e-Arşiv belgesinin niteliği ve muhasebe kaydı birlikte incelenmelidir.

Özet: 5 maddede yansıtma faturası nasıl yönetilir?

Yansıtma faturası, tek başına özel bir fatura türü değil, belirli bir maliyetin ilgili tarafa aktarılmasını anlatan uygulama ifadesidir. Bu nedenle güvenli işlem, başlıktan değil ekonomik olaydan başlar.

İlk olarak giderin kime ait olduğunu, ikinci olarak işletmenin kendi adına mı yoksa başkası adına mı hareket ettiğini belirleyin. Ardından sözleşme, kaynak belge, teslim veya hizmet kaydı ve ödeme hareketini aynı dosyada eşleştirin.

KDV, belge türü ve muhasebe hesabı bu temel incelemeden sonra seçilmelidir. Belirsiz işlemde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmek, yalnızca eski faturayı örnek almaktan daha güvenlidir.

• Yansıtma faturası, gerçek bir giderin veya işlem bedelinin sözleşmeye dayanarak ilgili tarafa aktarılmasıdır; her gider aktarımı otomatik olarak yansıtma sayılmaz.
• Fatura zamanı, yansıtma kelimesine değil, gerçekleşen mal teslimi veya hizmete ve ilgili fatura düzenleme süresine göre belirlenir.
• KDV, kaynak faturadaki tutar kopyalanarak değil, yeni faturadaki işlemin niteliği ve tarafların rolü incelenerek hesaplanır.
• Kaynak fatura, sözleşme, ödeme belgesi, dağıtım hesabı ve hizmet kanıtı birlikte saklanarak denetlenebilir bir belge zinciri oluşturulur.
• e-Fatura veya e-Arşiv seçimi alıcının durumu ve işletmenin yükümlülüklerine göre yapılır; hatalı belge, yeni yansıtma faturasıyla gizlenmez.

Farklı e-belgeleri tek havuzda kullanmak isteyen işletmeler, efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli 100'den 500.000 kontöre kadar havuz kontör paketlerini inceleyebilir. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgileri için güncel koşulları kontrol edin.