KDV İstisnalı e-Fatura: İstisna Kodları Nasıl Seçilir?

İstisnalı e-Fatura için kod, satışın KDV Kanunu’ndaki gerçek istisna dayanağına göre seçilir; kod yalnızca KDV hesaplanmamasına bakılarak belirlenmez.

Bu rehber; ihracat yapan işletmelere, özel istisna kapsamında teslim düzenleyenlere ve muhasebe ekiplerine yardımcı olur. Kodun nereden kontrol edileceğini, hangi belgelerin saklanacağını ve hatalı seçimde izlenecek yolu açıklar.

İstisnalı e-Fatura nedir ve KDV istisna kodu neyi gösterir?

İstisnalı e-Fatura, kanunda belirlenen bir nedenle KDV hesaplanmayan elektronik faturadır. Faturada KDV tutarı sıfır görünür; ayrıca istisna kodu ve istisnanın açıklaması yer alır.

İstisna kodu, işlemin neden KDV dışında bırakıldığını teknik olarak bildirir. Bu kod, alıcının talebini, satıcının tercihlerini veya yazılımın önerisini tek başına ifade etmez.

Bir işlemin istisnalı olması için malın, hizmetin, tarafların ve teslim koşullarının ilgili düzenlemeye uyması gerekir. Aynı ürün, farklı işlem koşullarında farklı KDV uygulamasına tabi olabilir.

KDV hesaplanmayan her fatura istisnalı değildir. İşlem KDV’nin konusuna girmeyebilir, özel bir oranla vergilenebilir veya tevkifat kurallarına tabi olabilir.

Örneğin yurt dışındaki müşteriye Türkiye’de verilen sıradan bir hizmet, yalnızca müşteri yabancı olduğu için otomatik olarak hizmet ihracatı sayılmaz. Hizmetin niteliği, faydalanma yeri ve diğer koşullar incelenmelidir.

İstisnalı e-Fatura düzenleyen işletme, satış sözleşmesini, sipariş kaydını, gümrük belgesini veya özel izin belgesini işlem dosyasında saklamalıdır. Belge türü, istisnanın dayanağına göre değişir.

e-Fatura sistemi istisna hakkı oluşturmaz; mevcut vergi uygulamasını elektronik formata aktarır. Bu nedenle önce muhasebe ve vergi değerlendirmesi yapılmalı, sonra teknik fatura alanları doldurulmalıdır.

Faturayı alan müşterinin KDV’siz belge istemesi, satıcının vergi uygulamasını değiştirmez. Satıcı, işlemin gerçek niteliğini ve kendi belge düzenini esas almalıdır.

Uygulamada ilk kontrol, satış dosyasındaki ticari açıklamayla fatura açıklamasını karşılaştırmaktır. İki metin farklıysa kod seçmeden önce mal veya hizmet tanımı netleştirilmelidir.

İstisna kodu, vergi beyannamesindeki değerlendirmeyle de uyumlu olmalıdır. Faturada istisna gösterilip muhasebe kaydında farklı bir işlem izlenmesi ayrıca incelenmesi gereken bir tutarsızlıktır.

KDV istisna kodu seçerken hangi işlem bilgileri kontrol edilir?

KDV istisna kodu seçmeden önce işlem türü, mal veya hizmetin niteliği, taraflar ve istisna şartları birlikte kontrol edilir.

İlk adım, faturadaki işlemi tek cümleyle tanımlamaktır. Mal ihracatı, hizmet ihracatı, teşvikli yatırım teslimi ve diplomatik satış aynı başlık altında değerlendirilmez.

İkinci adım, satıcının ve alıcının hukuki durumunu incelemektir. Alıcının kamu kurumu, yabancı şirket veya özel statülü bir kuruluş olması tek başına KDV istisnası oluşturmaz.

Üçüncü adım, teslim veya hizmetin nerede gerçekleştiğini belirlemektir. Malın gümrükten çıkması, hizmetten nerede yararlanıldığı ve taşımanın hangi güzergâhta yapıldığı önem taşıyabilir.

Dördüncü adım, istisnanın işlem tarihindeki koşullarını kontrol etmektir. Bazı istisnalar belge, izin, sertifika, yatırım teşvik belgesi veya özel statü şartına bağlı olabilir.

Yanlış: Alıcı yabancıysa her faturada hizmet ihracatı kodu kullanılır. Doğru: Hizmetin kapsamı, faydalanma yeri ve ihracat şartları birlikte doğrulanır.

Sözleşmede istisna yazması da tek başına yeterli değildir. Sözleşme, teslim belgesi, gümrük kaydı ve muhasebe açıklaması aynı işlemi göstermelidir.

Belirsiz işlemlerde iki farklı kod arasında tahmin yapılmamalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; özellikle şartlı istisnalarda yazılı değerlendirme alın.

Pratik bir uygulamada muhasebe personeli önce dört alanı bir forma yazar: işlem türü, alıcı statüsü, teslim veya faydalanma yeri ve dayanak belge. Bu alanlardan biri boşsa kod seçimi tamamlanmış sayılmaz.

Örneğin üretici, yurt dışındaki müşteriye ürün satıyorsa malın fiziksel çıkışını; danışmanlık veriyorsa hizmetten nerede yararlanıldığını ayrıca kanıtlamalıdır. Aynı müşteri bilgisi iki işlem için farklı sonuç doğurabilir.

Karşı durumda, işlem yalnızca yurt içinde gerçekleşiyor ve özel bir belgeye dayanmıyorsa ihracat veya özel istisna kodu aranmaz. Normal KDV uygulaması ya da başka bir vergi sınıflandırması değerlendirilir.

KDV istisna kodları nereden bulunur ve nasıl doğrulanır?

KDV istisna kodları, GİB’in güncel elektronik belge teknik dokümanları ve ilgili kod listeleri üzerinden doğrulanır.

Fatura yazılımındaki açılır liste pratik bir başlangıç noktasıdır. Ancak yazılım listesinin güncelliği, işlem açıklaması ve mevzuat dayanağı ayrıca kontrol edilmelidir.

İşlem için önce GİB listesindeki açıklama okunur, ardından açıklamanın gerçek satışla uyuşup uyuşmadığı incelenir. Kod numarasını ezberden seçmek güvenli bir yöntem değildir.

GİB listesinde kod açıklaması ile istisna nedeni alanı birbirini tamamlar. Kod kısa bir teknik tanım sunar; açıklama ise işlemin hangi kapsamda yapıldığını anlaşılır biçimde belirtir.

Yazılımda kod görünmüyor, açıklama farklı çıkıyor veya aynı işlem için birden fazla seçenek bulunuyorsa fatura gönderilmeden durulmalıdır.

Mevzuat, teknik kılavuz ve sistem seçenekleri zamanla güncellenebilir. Bu nedenle eski faturadan kod kopyalamak yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Doğrulama sırasında kodun numarası kadar kod açıklamasının güncel metni de kaydedilmelidir. Böylece daha sonra yapılan iç kontrolde hangi dayanağın esas alındığı görülebilir.

İşletme, kullandığı kodlar için tarih, işlem türü, dayanak belge ve kontrol eden kişi bilgilerini içeren basit bir kayıt tutabilir. Bu kayıt, yeni faturada otomatik karar vermek için değil, önceki değerlendirmeyi izlemek için kullanılmalıdır.

Bir kod sistemde bulunmasına rağmen GİB listesindeki açıklamayla uyuşmuyorsa teknik erişim, güncelleme veya entegrasyon sorunu olabilir. Fatura gönderilmeden önce portal desteği ve mali müşavir kontrolü birlikte alınmalıdır.

Mal ve hizmet ihracatında istisnalı e-Fatura kodu nasıl seçilir?

Mal ve hizmet ihracatında istisnalı e-Fatura kodu, ihracatın mal mı hizmet mi olduğuna ve ihracat şartlarının gerçekleşip gerçekleşmediğine göre seçilir.

GİB listelerinde yaygın olarak 301 Mal İhracatı, 302 Hizmet İhracatı ve 303 Fason Hizmetler açıklamalarıyla karşılaşılır. Bu açıklamalar, işlemle örtüşüyorsa kullanılabilir; güncel listedeki karşılık mutlaka teyit edilmelidir.

Mal ihracatında ürünün yurt dışına çıkışını gösteren gümrük ve taşıma kayıtları önem taşır. Fatura adresinin yurt dışında bulunması, malın fiilen ihraç edildiğini tek başına kanıtlamaz.

Hizmet ihracatında hizmetin türü, hizmetten nerede yararlanıldığı ve alıcının yurt dışındaki durumu değerlendirilir. Türkiye’de tüketilen bir hizmet, yurt dışındaki şirkete fatura edilse bile otomatik olarak ihracat sayılmayabilir.

Fason hizmetlerde işin kimin adına yapıldığı, işlenmiş malın nereye gönderildiği ve ilgili ihracat koşullarının sağlanıp sağlanmadığı incelenir.

İhracat faturasında istisna kodunun yanında açıklama, hizmet veya mal tanımı ve varsa gümrük bağlantısı tutarlı olmalıdır. Fatura satırındaki tanım, sözleşmedeki tanımdan kopuk yazılmamalıdır.

Örneğin Ankara’daki bir yazılım şirketi, Almanya’daki müşteriye uzaktan geliştirme hizmeti veriyor. Şirket, hizmetin yurt dışında kullanıldığını ve gerekli belgeleri doğrulamadan yalnızca yabancı müşteri bilgisine dayanarak kod seçmemelidir.

İhracat şartlarından biri gerçekleşmiyorsa işlem farklı KDV kurallarına tabi olabilir. Böyle bir durumda 301, 302 veya 303 kodlarından uygun görüneni seçmek yerine mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Mal ihracatında uygulama sırası şöyledir: ürün ve alıcı bilgileri kontrol edilir, teslim şekli incelenir, gümrük bağlantısı doğrulanır, ardından ilgili kodun güncel açıklaması faturaya aktarılır.

Hizmet ihracatında ise sözleşmedeki hizmet tanımı, teslim raporu, yazışmalar ve hizmetten yararlanılan yer birlikte değerlendirilmelidir. Banka tahsilatının yurt dışından gelmesi, diğer şartlar yoksa tek başına yeterli kanıt değildir.

Yanlış: Yurt dışındaki müşteriye yazılım lisansı satılan her işlem mal ihracatıdır. Doğru: Ürünün veya hakkın teslim biçimi, hizmet niteliği ve ihracat koşulları ayrı ayrı incelenir.

Yatırım, diplomatik ve taşıma işlemlerinde hangi istisna kodu kullanılır?

Yatırım, diplomatik ve taşıma işlemlerinde kod; işlemin özel istisna kapsamına ve bunu kanıtlayan belgeye göre, GİB listesindeki tam açıklama üzerinden seçilir.

Deniz, hava veya demiryolu taşıma araçlarıyla ilgili teslim ve hizmetlerde aracın niteliği, hizmetin yeri ve alıcının statüsü birlikte incelenebilir.

Yatırım teşvik belgesi kapsamındaki teslimlerde ürünün belgeye uygunluğu, belge üzerindeki bilgiler ve istisna şartları kontrol edilmelidir. Her yatırım harcaması otomatik olarak KDV istisnalı değildir.

Diplomatik işlemlerde alıcının diplomatik statüsü yeterli görülmemelidir. Muafiyet veya istisna hakkını gösteren belge, işlem kapsamı ve faturanın düzenleneceği taraf birlikte değerlendirilmelidir.

Bu gruplarda kod numarası, eski bir faturadan kopyalanmamalıdır. GİB listesindeki açıklama ile belgenin kapsamı aynı değilse sistemin izin verdiği kod bile kullanılmamalıdır.

İstisna belgesinin tarih, numara ve kapsam bilgileri muhasebe dosyasında tutulmalıdır. Belgenin fatura üzerinde gösterilme biçimi, işlem türüne ve kullanılan yazılımın alanlarına göre değişebilir.

Özel işlemlerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Kod seçimi, yalnızca fatura ekranındaki seçeneklere bırakılmamalıdır.

Uygulamada belge kontrolü, faturanın düzenlendiği tarihe değil, istisna şartlarının geçerli olduğu işlem koşullarına bağlanmalıdır. Belge kapsamı teslim edilen malı veya verilen hizmeti açıkça karşılamıyorsa kod kullanımı durdurulmalıdır.

Örneğin yatırım belgesinde belirli bir makine grubu yer alırken aynı siparişte ofis mobilyası da bulunabilir. Belgedeki kapsam dışı mobilya için yatırım istisnası uygulanamaz; kalemler ayrıştırılarak değerlendirilmelidir.

350 Diğerleri KDV istisna kodu ne zaman kullanılır?

350 Diğerleri kodu, işlem için güncel GİB listesinde daha özel bir istisna kodu bulunmadığında ve işlemin yasal dayanağı doğrulandığında değerlendirilir.

Bu kod, KDV hesaplanmayan bütün faturalar için genel bir seçim değildir. Önce ihracat, tevkifat, özel oran, konu dışı işlem ve diğer istisna başlıkları elenmelidir.

İşlem belirli bir istisna koduyla açıkça eşleşiyorsa 350 Diğerleri kullanmak yerine özel kod seçilmelidir. Genel kod, daha kolay göründüğü için tercih edilmemelidir.

350 koduna başvurulacaksa istisna nedeni alanı boş bırakılmamalıdır. Açıklamada işlemin konusu, dayanak belgesi ve mali müşavir tarafından doğrulanan kapsam açıkça belirtilmelidir.

Yanlış: KDV tutarı sıfır olan her faturada 350 Diğerleri seçilir. Doğru: Önce işlemin neden KDV hesaplanmadığı sınıflandırılır, sonra özel kod yoksa güncel 350 açıklaması değerlendirilir.

Örneğin bir müşteri faturayı KDV’siz istediğinde, talep 350 kodunu seçmek için gerekçe oluşturmaz. Satışın kanuni niteliği ve belgelendirilebilir istisna şartı bulunmalıdır.

Kod listesinde açıklama değişmiş, kaldırılmış veya farklı bir numara ile güncellenmiş olabilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yazılım, 350 kodunu otomatik önerse bile öneri vergi değerlendirmesinin yerine geçmez. Uyuşmazlık varsa faturayı göndermeden önce işlem dosyası yeniden incelenmelidir.

350 Diğerleri değerlendirilirken dosyada kısa bir karar notu bulunması yararlıdır. Notta işlemin neden özel kodlara girmediği, hangi belgeye dayanıldığı ve kontrolün kim tarafından yapıldığı belirtilmelidir.

Karşı durumda işlem aslında tevkifatlıysa veya KDV’nin konusuna girmiyorsa 350 kodu kullanılmaz. Vergi türü netleşmeden yalnızca sıfır KDV toplamına bakarak fatura gönderilmesi hatalıdır.

Genel kod kullanıldığında açıklama daha da önem kazanır; ancak açıklama, kanuni dayanağın yerini tutmaz. Açıklama alanı gerçeği anlatmalı, olmayan bir istisna gerekçesi üretmemelidir.

İstisnalı e-Fatura GİB formatında nasıl düzenlenir?

İstisnalı e-Fatura düzenlerken satır bilgileri, KDV oranı, KDV tutarı, istisna kodu ve istisna nedeni birlikte doldurulur.

Portal veya özel entegratör ekranında alan adları değişebilir. Genellikle Vergi Bilgileri, KDV, Vergi İstisnası veya İstisna Nedeni bölümlerinde kod seçilir.

UBL-TR yapısında istisna kodu ve açıklaması, vergi kategorisi içindeki ilgili alanlara aktarılır. Kullanıcı açısından önemli olan, ekrandaki seçimin faturanın XML çıktısına doğru yansımasıdır.

1. Önce alıcının e-Fatura kayıt durumunu ve doğru senaryoyu kontrol edin.
2. Mal veya hizmet satırlarını sözleşme ve teslim belgesine uygun biçimde tanımlayın.
3. İstisnalı satır için yürürlükteki KDV istisna kodunu seçin.
4. İstisna nedeni alanına işlemi açıklayan tutarlı bir metin yazın.
5. İstisnalı satırda KDV oranı ve tutarının sıfır olduğunu kontrol edin.
6. Vergi toplamlarını, genel toplamı ve XML önizlemesini göndermeden önce inceleyin.

Fatura üzerindeki ürün veya hizmet açıklaması, istisna koduyla çelişmemelidir. Örneğin hizmet ihracatı kodu seçiliyken yalnızca yurt içi mağaza satışı açıklaması bulunmamalıdır.

Alıcının e-Fatura mükellefi olması veya olmaması, istisna kodunu değiştirmez. Belgenin e-Fatura mı e-Arşiv fatura mı olacağı ayrı bir yükümlülük değerlendirmesidir.

Teknik alanların nasıl doldurulduğunu görmek için e-Fatura ürün sayfasındaki süreç bilgilerini inceleyebilirsiniz. Mevzuat kararında ise güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Gönderim öncesi kontrolde önce fatura görseli, sonra XML veya teknik önizleme incelenmelidir. Görselde doğru görünen bir açıklamanın XML alanına eksik aktarılması, alıcının sisteminde farklı hata oluşturabilir.

İstisna kodu yalnızca fatura başlığında değil, ilgili vergi bilgisiyle ilişkilendirilmiş olmalıdır. Birden fazla vergi grubunda farklı uygulama varsa her grubun kodu ve açıklaması ayrı kontrol edilir.

Yanlış: KDV oranını sıfırlamak, istisnalı e-Fatura düzenlemek için yeterlidir. Doğru: Sıfır vergi tutarına ek olarak doğru kod, neden ve işlem açıklaması birlikte gönderilir.

Aynı e-Faturada istisnalı ve KDV’li kalemler nasıl gösterilir?

Aynı e-Faturada istisnalı ve KDV’ye tabi kalemler bulunabilir; bu durumda her satır kendi KDV uygulamasına göre ayrı gösterilir.

İstisnalı satırda KDV oranı ve tutarı sıfır olur. KDV’ye tabi satırda ise yürürlükteki oran ve hesaplanan vergi ayrıca gösterilir.

Tek bir istisna kodunu bütün faturaya yaymak doğru değildir. Kod, istisnanın geçerli olduğu satır veya vergi alt toplamıyla ilişkilendirilmelidir.

Örneğin bir işletme, teşvik belgesi kapsamındaki ekipmanı ve normal ofis sarf malzemesini aynı müşteriye satabilir. Ekipman için doğrulanmış istisna uygulanırken sarf malzemesi vergili satır olarak düzenlenmelidir.

Bu örnekte açıklamalar da ayrıştırılmalıdır. İstisnalı ekipman satırı belgeye atıf yaparken, normal mal satırı standart ürün açıklamasıyla devam eder.

Yazılım vergi alt toplamlarını otomatik oluştursa bile son kontrol yapılmalıdır. İstisnalı satırın vergili toplam içine yanlış eklenmesi, KDV tutarlarının veya genel toplamın hatalı görünmesine neden olabilir.

Faturada birden fazla istisnalı kalem varsa aynı hukuki dayanağa sahip olanlar birlikte, farklı dayanağa sahip olanlar ayrı vergi gruplarıyla izlenmelidir.

İstisna ile vergili kalemi ayırmak, alıcının muhasebe kaydını ve satıcının beyan kontrolünü kolaylaştırır. Faturada kalem ayrımı yapılamıyorsa gönderimden önce yazılım desteği alınmalıdır.

Örneğin aynı siparişte istisnalı makine, bakım hizmeti ve ofis sarfı bulunabilir. Makineye uygulanan istisna, bakım hizmetine otomatik olarak taşınmaz; her satırın hukuki niteliği ayrıca değerlendirilir.

Adım adım kontrolde önce satır bazında vergi durumu işaretlenir, sonra aynı uygulamaya sahip satırlar gruplanır. En son fatura toplamındaki KDV’nin yalnızca vergili kalemlerden oluştuğu doğrulanır.

Karşı durumda yazılım bütün satırlara tek kod uyguluyorsa belge taslakta bırakılmalıdır. Fatura kalemlerini bölmek veya ayrı belge düzenlemek gerekip gerekmediği, işlem dosyası ve mali müşavir görüşüyle belirlenir.

İstisnalı e-Fatura ile tevkifatlı fatura arasındaki fark nedir?

İstisnalı e-Fatura’da ilgili işlem için KDV hesaplanmaz; tevkifatlı faturada ise KDV hesaplanır ve belirli kısmı alıcı tarafından sorumlu sıfatıyla beyan edilir.

Tevkifat, KDV’nin tamamen ortadan kalkması anlamına gelmez. Faturada hesaplanan KDV, tevkifat oranı, tevkif edilen tutar ve tahsil edilecek tutar ayrı izlenir.

Bu nedenle tevkifat kodu ile KDV istisna kodu aynı alan veya aynı kavram değildir. Bir işlemde hangi uygulamanın geçerli olduğu, işlemin türüne ve tarafların durumuna göre belirlenir.

İhracat istisnasında KDV hesaplanmaması beklenebilir. Ancak yurt içindeki belirli hizmetlerde KDV hesaplanıp tevkifat uygulanması gerekebilir.

Tevkifat uygulamasını ayrıca öğrenmek için tevkifatlı e-Fatura nasıl kesilir rehberine bakabilirsiniz.

Yanlış: Tevkif edilen KDV sıfırlanır ve istisna kodu seçilir. Doğru: Tevkifatlı faturada KDV hesaplanır; tevkifat bilgisi ayrı alanlarda gösterilir.

İki uygulamayı karıştırmak, hem fatura toplamını hem de KDV beyannamesi kontrolünü bozabilir. Tereddütte işlem tanımını ve güncel GİB duyurusunu mali müşavirinizle birlikte değerlendirin.

Kontrol için faturada üç toplamı ayrı izleyin: hesaplanan KDV, tevkif edilen KDV ve alıcıdan tahsil edilecek tutar. İstisnalı faturada ise ilgili satır için hesaplanan KDV bulunmaması beklenir.

Bir kamu kurumuna verilen hizmette alıcı statüsü tevkifat değerlendirmesini etkileyebilir; aynı hizmetin özel bir müşteriye verilmesi farklı sonuç doğurabilir. Bu nedenle yalnızca hizmet adını değil, tarafların niteliğini de kontrol edin.

Yanlış KDV istisna kodu seçilirse e-Fatura nasıl düzeltilir?

Yanlış KDV istisna kodu seçilirse gönderilmiş e-Fatura üzerinde doğrudan düzenleme yapılmaz; belgenin durumuna göre uygun düzeltme süreci işletilir.

En sık hatalar yanlış istisna kodu, eksik istisna nedeni, KDV tutarının yanlış yazılması ve istisna belgesinin kapsamının faturayla uyuşmamasıdır.

Fatura henüz gönderilmeden önce hata fark edilirse taslak belge düzenlenir veya silinir. Gönderilmiş belgede ise alıcının durumu, senaryo ve sistemdeki belge statüsü kontrol edilir.

Teknik doğrulama hatası alan fatura, alıcıya ulaşmadan önce sistem mesajıyla geri dönebilir. Bu durumda hata kodu okunmalı, eksik alan düzeltilmeli ve belge yeniden oluşturulmalıdır.

Alıcıya iletilmiş belgelerde kabul, ret, iptal, itiraz veya yeni belge düzenleme seçenekleri işlem türüne göre değişebilir. Her durum için tek bir düzeltme yolu varsayılmamalıdır.

Uzman notu: Gönderilmiş faturayı sadece ekranda değiştirmek, GİB kayıtlarını değiştirmez; düzeltme adımını belge statüsüne göre belgeleyin.

İptal veya itiraz imkânı bulunan durumlarda süre ve yöntem güncel mevzuata göre kontrol edilmelidir. Süreleri ezberden uygulamak yerine sistem kayıtları ve ilgili düzenleme incelenmelidir.

Hatalı belgenin düzeltilmesi için hatalı e-Faturada yol haritasını inceleyebilirsiniz. Kodu değiştirirken yeni faturanın dayanak belgeleri de yeniden kontrol edilmelidir.

Uygulama sırası şöyledir: önce hata türünü yazılı olarak tanımlayın, sonra faturanın taslak mı yoksa gönderilmiş mi olduğunu belirleyin. Gönderilmişse alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve mevcut yanıt durumunu sistemden kontrol edin.

Yanlış: Hatalı faturayı aynı numarayla yeniden kaydetmek düzeltme sağlar. Doğru: Belge statüsüne uygun işlem yürütülür ve yeni belgenin bağlantısı dosyada saklanır.

Karşı durumda hata yalnızca ekranda görünen bir görüntüleme sorunuysa yeni fatura düzenlemek gerekmeyebilir. XML, sistem yanıtı ve alıcı kaydı birlikte incelenmeden iptal veya yeniden düzenleme kararı verilmemelidir.

Küçük işletme istisnalı e-Fatura kodunu nasıl kontrol eder?

Küçük işletme, istisnalı e-Fatura kodunu seçmeden önce satışın gerçekten istisna kapsamına girip girmediğini ve bunu kanıtlayan belgeyi kontrol etmelidir.

Örneğin İstanbul’da çalışan küçük bir kafe, yabancı turistin kartıyla ödeme yapmasını hizmet ihracatı sanabilir. Müşterinin yabancı olması, Türkiye’de tüketilen kafe hizmetini otomatik olarak hizmet ihracatına dönüştürmez.

Kafe sahibi önce hizmetin nerede verildiğini, kimin yararlandığını ve faturanın hangi işlem için düzenlendiğini inceler. Bu koşullar ihracat istisnasını karşılamıyorsa normal KDV uygulaması değerlendirilir.

Benzer şekilde küçük bir market, müşterinin belediye veya kamu kurumu olmasını tek başına istisna sebebi kabul etmemelidir. Alıcının statüsü kadar malın ve işlemin kanuni kapsamı da önemlidir.

Aşağıdaki kontrol listesi, fatura gönderilmeden önce hızlı bir ön inceleme sağlar:

• Satılan mal veya verilen hizmet faturada açık ve doğru tanımlanmıştır.
• İstisnanın hangi işlem koşuluna dayandığı yazılı olarak belirlenmiştir.
• İstisna kodu güncel GİB listesinde işlem açıklamasıyla eşleşmektedir.
• İstisna nedeni alanı kodun anlamını destekleyen açıklama içermektedir.
• Gümrük, teşvik, diplomatik veya yetki belgesi gerekiyorsa dosyada saklanmıştır.
• İstisnalı satırda KDV oranı ve tutarı doğru şekilde sıfırlanmıştır.
• Aynı faturadaki vergili kalemler ayrı satırlarda gösterilmiştir.
• Fatura toplamı ve muhasebe kaydı gönderimden önce kontrol edilmiştir.

İşletme, bu kontrolleri her fatura için yeniden yapmak yerine işlem türüne göre yazılı bir kontrol şablonu oluşturabilir. Ancak şablon, mevzuat güncellendiğinde yeniden gözden geçirilmelidir.

Tereddütlü işlemlerde mali müşavire faturanın taslağı, sözleşmesi ve dayanak belgesi birlikte gönderilmelidir. Yalnızca ekran görüntüsüyle görüş istemek, önemli işlem ayrıntılarını eksik bırakabilir.

Küçük bir eczane, kamu hastanesine yaptığı her ürün teslimini otomatik olarak istisnalı kabul etmemelidir. Siparişin hangi kapsamda verildiği, varsa yetki veya belge bilgileri ve teslim edilen ürünlerin niteliği ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

Günlük işlem yoğunluğu yüksek işletmeler, ürün kartlarına sabit istisna kodu tanımlarken dikkatli olmalıdır. Aynı ürün farklı alıcıya veya farklı belge kapsamına satıldığında ürün kartındaki otomatik seçim geçerli olmayabilir.

En güvenli yöntem, fatura taslağını oluşturmak, dayanak belgeyi ekranda açmak, kod açıklamasını karşılaştırmak ve son onayı yetkili kişiye vermektir. Bu yöntem, küçük ekiplerde görev ayrımı olmasa bile iz bırakır.

Özet: 5 maddede istisnalı e-Fatura kodu seçimi

Özetle, istisnalı e-Fatura kodu seçimi teknik bir açılır menü tercihi değil, işlem ve belge eşleştirme sürecidir.

• İşlemi sınıflandırın: Önce mal ihracatı, hizmet ihracatı, teşvikli yatırım, diplomatik teslim, taşıma işlemi veya başka bir özel kapsam olup olmadığını belirleyin. Alıcının talebi ve faturanın KDV’siz kesilmesi isteği tek başına sınıflandırma için yeterli değildir.
• GİB açıklamasını okuyun: 301, 302, 303 veya 350 gibi kodları yalnızca numarasına bakarak seçmeyin. Güncel GİB listesinde kodun açıklamasını inceleyin ve açıklamanın fatura satırındaki gerçek işlemle uyuştuğunu doğrulayın.
• Belgeyi eşleştirin: Gümrük kaydı, yatırım teşvik belgesi, diplomatik belge, sözleşme veya özel izin gerekiyorsa belgenin kapsamını kontrol edin. Belgesiz veya kapsam dışı işlem için istisna kodu kullanmayın.
• Faturayı teknik olarak inceleyin: İstisna kodu, istisna nedeni, KDV oranı, KDV tutarı ve genel toplam birlikte kontrol edilmelidir. Aynı faturada vergili ve istisnalı kalemler varsa satırlar ve vergi alt toplamları ayrılmalıdır.
• Düzeltmeyi belge statüsüne göre yapın: Gönderilmiş e-Fatura üzerinde doğrudan değişiklik yapılmaz. Hata oluştuğunda taslak, teknik ret, alıcı reddi veya diğer düzeltme yollarından hangisinin geçerli olduğunu sistem kaydı ve güncel düzenlemeler üzerinden belirleyin.

Kod listeleri ve istisna koşulları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle 350 Diğerleri kodunu genel çözüm olarak kullanmadan önce özel bir kod bulunmadığını doğrulayın.

Son kontrolde işlem açıklaması, istisna kodu, dayanak belge ve KDV toplamı aynı sonucu göstermelidir. Bu dört unsurdan biri farklıysa fatura gönderilmeden önce işlem yeniden değerlendirilmelidir.

İhtiyacınızı karşılaştırırken efaturakontor.com paketlerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontörlerinin 100’den 500.000 kontöre kadar seçeneklerini inceleyebilirsiniz.

Aynı sayfada ücretsiz e-Fatura portalını, Sovos altyapısına aynı gün tanımlamayı ve 12-18 ay kullanım süresini görebilirsiniz.