Proforma Fatura ile e-Fatura Farkı Nedir? Detaylı Rehber

Proforma fatura ile e-Fatura aynı belge değildir; proforma teklif niteliği taşırken e-Fatura resmi fatura belgesidir.

Bu ayrım, satış öncesi fiyat paylaşan işletmelerin doğru belgeyi düzenlemesini sağlar. Özellikle küçük işletmeler, muhasebe ekipleri ve e-dönüşüm sürecine yeni başlayan mükellefler, proformayı e-Fatura yerine kullanma hatasından kaçınabilir.

Proforma fatura nedir ve ne işe yarar?

Proforma fatura, satış gerçekleşmeden önce hazırlanan ön teklif belgesidir. Bu nedenle proforma fatura, mal veya hizmetin hangi koşullarla sunulacağını gösteren ticari taslak demektir. Belge üzerinde ürün adı, miktar, birim fiyat, toplam tutar, teslimat şartı, ödeme koşulu ve geçerlilik süresi bulunabilir.

Satıcı, proforma faturayı müşterinin sipariş kararını vermesi için düzenler. Alıcı bu belgeyi fiyat karşılaştırmak, satın alma onayı almak veya finansman başvurusu hazırlamak amacıyla kullanabilir. Proforma, tarafların ticari şartları yazılı biçimde görmesini sağlar; ancak tek başına teslimatın veya satışın kesinleştiğini göstermez.

Proforma faturanın numarası, tarihi ve tasarımı işletmenin iç düzenine göre oluşturulabilir. Bu numara, resmi fatura serisiyle aynı olmak zorunda değildir. Belgenin üzerinde proforma olduğu açıkça belirtilmelidir. Aksi durumda alıcı, belgenin resmi fatura olduğunu düşünebilir ve kayıt sürecinde gereksiz sorun yaşayabilir.

Teklifte birden fazla ürün, teslimat seçeneği veya ödeme planı varsa bunlar proformada ayrı satırlarda gösterilebilir. Böylece müşteri hangi seçeneği onayladığını açıkça belirtir. Onaylanan seçenek değişirse eski proformanın üzerine yazmak yerine revizyon tarihi taşıyan yeni bir belge hazırlanması daha sağlıklıdır.

Proforma düzenlenmesi, her durumda muhasebe kaydı oluşturmaz. Satış gerçekleştiğinde, yürürlükteki fatura düzenleme kurallarına uygun resmi belge hazırlanır. Mal teslimi, hizmetin tamamlanması veya özel bir tahsilat durumu varsa proforma yeterli kabul edilmez. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Proforma üzerinde ödeme bilgisi bulunması, belgenin tahsilat makbuzu olduğu anlamına gelmez. Avans veya peşin ödeme alınmışsa, tahsilatın niteliği ve buna bağlı belge düzeni ayrıca incelenmelidir. Proforma, ödeme belgesinin veya avansla ilgili resmi belgenin yerine otomatik olarak geçmez.

Yanlış: Proforma faturayı doğrudan gider veya indirilecek KDV belgesi olarak kaydetmek. Doğru: Proformayı teklif dosyasında saklamak ve gerçek işlem oluştuğunda uygun faturayı düzenlemek veya istemektir.

e-Fatura nedir ve hangi belgeyi ifade eder?

e-Fatura, elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen, alınan ve saklanan resmi fatura demektir. e-Fatura, kâğıt faturanın basit bir PDF kopyası değildir. Belge, belirli elektronik veri yapısına göre hazırlanır ve kayıtlı kullanıcılar arasındaki gönderim sürecinde sistem kontrollerinden geçer.

e-Fatura dosyası genellikle UBL-TR standardındaki yapılandırılmış verileri içerir. Bu verilerde satıcı ve alıcı bilgileri, vergi kimlik bilgileri, mal veya hizmet satırları, miktar, birim fiyat, KDV, toplam tutar ve fatura türü bulunur. Mali mühür veya e-imza süreçleri, göndericinin kimliğinin doğrulanmasına yardımcı olur.

e-Fatura kullanıcısı olan işletmeler, uygun alıcıya e-Fatura düzenler. Alıcının e-Fatura sistemindeki durumu, belgenin hangi kanaldan gönderileceğini etkiler. Alıcı kayıtlı değilse, şartlara göre e-Arşiv veya başka bir fatura yöntemi gündeme gelebilir. Bu seçim, yalnızca satıcının tercihine göre yapılmaz.

e-Fatura, portal ekranında PDF görünümünde incelenebilse bile asıl elektronik kayıt yapılandırılmış veri ve sistem yanıtlarıyla birlikte değerlendirilir. Bu nedenle yalnızca bilgisayara indirilen görüntüyü saklamak yerine gönderim durumu, belge numarası ve ilgili elektronik arşiv kaydı da takip edilmelidir.

e-Fatura düzenlendiğinde belgenin tarihi, numarası ve işlem bilgileri resmi fatura sürecinin parçası olur. Alıcı, gelen kutusundan belgeyi takip eder; satıcı da giden belge ve sistem yanıtını izler. Bir kontörlü hizmet kullanılıyorsa gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür.

Örneğin bir toptancı, e-Fatura kullanıcısı olan markete mal teslim ederse proforma teklifinden sonra resmi e-Fatura düzenleyebilir. Market, proformayı sipariş kontrolünde kullanır; e-Faturayı ise muhasebe ve ödeme sürecinde değerlendirir. İki belge aynı bilgileri taşısa bile hukuki işlevleri aynı değildir.

Proforma fatura e-Fatura farkı hangi ölçütlerle anlaşılır?

Proforma fatura e-Fatura farkı; belgenin amacı, hukuki niteliği, düzenlenme zamanı, teknik formatı ve muhasebe etkisi incelenerek anlaşılır. Proforma satış öncesi teklif sunar. e-Fatura ise gerçekleşen veya fatura düzenleme yükümlülüğü doğuran işlem için resmi elektronik belge oluşturur.

Bu tabloda görülen farklar, belgenin görünüşünden daha önemlidir. Proforma faturada logo, kaşe, imza veya fatura benzeri tasarım bulunabilir. Ancak görsel benzerlik, belgeyi resmi faturaya dönüştürmez. e-Fatura ise sistemde oluşturulan veri, numara ve gönderim kayıtlarıyla değerlendirilir.

Aynı ürünün aynı miktar ve fiyatla satılması, iki belgenin aynı hukuki işleve sahip olduğu anlamına gelmez. Proforma sipariş öncesindeki varsayımları gösterir. e-Fatura ise teslimat veya hizmetin gerçek durumunu gösterir. Bu yüzden karşılaştırmada görünüşten önce işlem aşaması ve sistem kaydı incelenmelidir.

Taraflar proformadaki fiyatı sonradan değiştirebilir. Sipariş miktarı, teslimat tarihi, ödeme koşulu veya KDV uygulaması gerçek işlem sırasında farklılaşabilir. Bu nedenle e-Fatura, proformanın kopyalanması yerine gerçekleşen işlemin güncel bilgileriyle hazırlanmalıdır.

Karşılaştırma yaparken yalnızca dosya uzantısına bakmak da yeterli değildir. PDF olarak gelen bir belge proforma olabilir. Elektronik veri içeren bir belge ise e-Fatura olabilir. Belgenin adı, sistemdeki statüsü ve düzenleme amacı birlikte kontrol edilmelidir.

e-Fatura ile e-Arşiv faturanın da birbirine karıştırılmaması gerekir. Alıcının elektronik fatura statüsü, gönderim kanalı ve ilgili teknik kurallar hangi belgenin kullanılacağını etkiler. Proformanın PDF olması, onu e-Arşiv faturaya veya e-Faturaya dönüştürmez.

Proforma fatura e-Fatura yerine geçer mi?

Hayır, proforma fatura e-Fatura yerine geçmez. Proforma, satış öncesi teklif veya bilgi belgesi olarak kullanılır. e-Fatura ise fatura düzenleme yükümlülüğü doğan işlemlerde, alıcının statüsüne ve mevzuattaki kurallara uygun şekilde oluşturulan resmi elektronik belgedir.

Bir müşteri proformayı kabul ettiğinde ticari karar aşaması tamamlanabilir. Buna rağmen mal teslimi veya hizmet ifası gerçekleştiğinde gerekli resmi fatura ayrıca düzenlenmelidir. Proformanın müşteriye gönderilmiş olması, satıcının e-Fatura düzenleme sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Alıcı da proformayı tek başına gider belgesi, stok giriş belgesi veya indirilecek KDV belgesi gibi kullanmamalıdır. İşletme, sipariş ve bütçe kontrolü için proformayı dosyalayabilir. Muhasebe kaydı için ise işlem niteliğine uygun resmi fatura ve destekleyici belgeler değerlendirilmelidir.

Proforma, sözleşmeye veya satın alma onayına eklenebilir; ancak bu ek belge resmi faturanın yerini almaz. Alıcı ödeme planını proformaya göre hazırlasa bile muhasebe, stok ve vergi kayıtları için gerçek işlemi gösteren belgeyi beklemelidir. Kurumun ayrıca istediği belgeler varsa onların amacı da incelenmelidir.

Özellikle peşin ödeme, avans, kısmi teslimat veya hizmetin aşamalı tamamlanması gibi durumlarda belge düzeni değişebilir. Proforma bu özel durumları kendiliğinden çözmez. Tahsilatın niteliği ve işlem tarihi, mali müşavir tarafından ayrıca incelenmelidir.

Yanlış: Müşterinin proformayı onaylamasını, e-Fatura gönderilmiş kabul etmek. Doğru: Proforma onayından sonra gerçek teslimat veya hizmet bilgilerini kontrol ederek uygun e-Faturayı düzenlemektir.

Proforma fatura ne zaman, e-Fatura ne zaman kullanılır?

Proforma fatura satış öncesi fiyat ve şart paylaşımında kullanılır; e-Fatura ise fatura düzenleme yükümlülüğü doğduğunda kullanılır. Bu ayrım, belgenin hangi tarihte hazırlandığından çok işlemin hangi aşamada olduğuna dayanır. Sipariş alınması tek başına her zaman resmi fatura düzenlendiği anlamına gelmez.

Satıcı, teklif aşamasında proforma hazırlayabilir. Alıcı bu belgeyi satın alma onayı, kredi başvurusu veya iç bütçe planlaması için kullanabilir. Teklif kabul edilse bile teslimatın, hizmetin ve ödeme koşulunun gerçekleşip gerçekleşmediği ayrıca izlenmelidir. Gerçek işlem oluştuğunda resmi fatura süreci başlatılır.

e-Fatura tarihi, proforma tarihiyle otomatik olarak aynı olmak zorunda değildir. Proforma tarihi, teklifin hazırlandığı zamanı gösterir. e-Fatura tarihi ise gerçek işlem ve mevzuatta belirlenen düzenleme süresi dikkate alınarak belirlenir. Kesin gün hesabı için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı da belge seçimini etkiler. Kayıtlı bir alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise şartlara göre e-Arşiv veya ilgili başka belge düzenlenebilir. Bu nedenle satıştan önce yalnızca ürün bilgisi değil, alıcı profili ve fatura senaryosu da kontrol edilmelidir.

Mahalle marketi, tedarikçisinden farklı içecek ürünleri için önce proforma isteyebilir. Proformada 50 koli görülebilir; teslimatta 45 koli geldiyse e-Fatura gerçek teslim miktarını göstermelidir. Eksik kalan ürünler daha sonra teslim edilirse, sonraki belgenin hangi işlemle ilişkili olduğu ayrıca izlenmelidir.

İhracat, özel tüketim vergisi, kamu alımı, avans veya tevkifat gibi işlemler ayrıca değerlendirilir. Proforma, gümrükte gereken ticari fatura veya mevzuata bağlı diğer belgelerin yerine otomatik olarak geçmez. İşlemin özel bir düzenlemeye tabi olup olmadığını mali müşavirinizle doğrulayın.

Proforma faturadan e-Faturaya geçiş nasıl yapılır?

Proformadan e-Faturaya geçiş, belgeyi tek tuşla dönüştürmekten ibaret değildir. Önce proformadaki ticari şartlar, gerçek teslimat veya hizmet bilgileriyle karşılaştırılır. Ardından alıcının e-Fatura statüsü, fatura türü, vergisel bilgiler ve düzenleme zamanı kontrol edilir.

1. Proformadaki satıcı, alıcı, ürün veya hizmet bilgilerini sipariş belgesiyle karşılaştırın.
2. Teslim edilen miktarı, birim fiyatı, iskonto ve ödeme koşulunu kesinleştirin.
3. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını ve uygun belge türünü kontrol edin.
4. KDV, istisna, tevkifat veya diğer vergisel alanları işlem özelliğine göre belirleyin.
5. e-Faturayı elektronik sistemde oluşturun, doğrulayın ve alıcıya gönderin.
6. Gönderim yanıtını, belge numarasını ve saklama kaydını muhasebe dosyanızda takip edin.

Proforma PDF dosyasını elektronik sisteme yüklemek, kendiliğinden e-Fatura oluşturmaz. Sistem, yapılandırılmış fatura alanlarının doldurulmasını ve gönderim kurallarının uygulanmasını gerektirir. Proformadaki toplam tutar ile e-Fatura arasında fark varsa, farkın nedeni açıklanmalı ve güncel işlem bilgisi esas alınmalıdır.

Uygulamada sipariş numarasını e-Fatura açıklamasında veya ilgili referans alanında ilişkilendirmek takip kolaylığı sağlayabilir. Ancak bu alan, teslimat kanıtının yerine geçmez. İrsaliye, sözleşme, sipariş onayı ve teslim tutanağı gerekiyorsa e-Fatura dosyasıyla birlikte saklanmalıdır.

Uzman notu: Proforma PDF'sini e-Fatura yerine göndermeyin; gerçek işlem bilgilerini sistemde yeniden doğrulayın.

Gönderim sonrasında yalnızca e-posta ile iletim yapıldığını varsaymayın. e-Fatura sistemindeki gönderim durumu, alıcı yanıtı ve arşiv kaydı kontrol edilmelidir. Kontörlü bir yapı kullanıyorsanız gelen ve giden belgelerin ayrı ayrı birer kontör düşürdüğünü işlem hacmi hesabına dahil edin.

Proforma fatura ve e-Fatura muhasebeyi nasıl etkiler?

Proforma fatura genellikle muhasebe kaydının doğrudan dayanağı değildir; e-Fatura ise gerçekleşen işlemin resmi fatura kaydıdır. Bu nedenle muhasebe personeli, proformayı sipariş veya teklif dosyasına ekler. Resmi faturayı ise işlem tarihine ve belge türüne göre kayıt sürecine alır.

Proformadaki KDV tutarı, tek başına indirilecek KDV veya hesaplanan KDV kaydı oluşturmaz. Gerçek satışın vergi niteliği, düzenlenen resmi faturadaki bilgiler ve işlemin gerçekleşme koşulları üzerinden değerlendirilir. Proforma ile e-Fatura arasındaki tutar farkı varsa, muhasebe kaydı resmi belgedeki gerçek tutara göre incelenmelidir.

Örneğin pazaryeri üzerinden satış yapan işletmelerde satıcı faturası, platform komisyonu ve kesinti belgesi birbirinden ayrılabilir. Proformayı komisyon faturası yerine kullanmak doğru değildir. Bu tür işlemlerde ayrıntılı uygulama için komisyon faturası ve pazaryeri kesintilerinin nasıl faturalandığını inceleyebilirsiniz.

Tevkifat bulunan bir işlemde de proforma, tevkifatlı resmi faturanın yerine geçmez. Tevkifat oranı, alıcı-satıcı ilişkisi, hizmet türü ve güncel mevzuat birlikte kontrol edilmelidir. Uygulama ayrıntıları için tevkifatlı e-Fatura düzenleme adımlarına bakılabilir.

Proforma, işletmenin nakit akışı ve satın alma planında kullanılabilir. Ancak stok, gelir, gider veya KDV kayıtları oluşturulurken belgenin resmi fatura olup olmadığı sorulmalıdır. İşlem özel bir vergi kuralına tabi ise yalnızca belge biçimine bakmak yerine mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Örneğin küçük bir kafe, ekipman alımı için proformadaki tutarı bütçe planına yazabilir. Ekipman teslim edilip e-Fatura geldiğinde, fatura tutarı ve teslim bilgisi karşılaştırılır. Tutar değişmişse muhasebe kaydı proformaya değil, açıklanabilir gerçek işlem bilgilerini içeren resmi belgeye göre yapılır.

e-Fatura düzenleme sürecinde hangi adımlar izlenir?

e-Fatura düzenleme süreci, proforma kontrolüyle başlayıp gönderim ve saklama takibiyle tamamlanır. İşletme önce işlem bilgilerinin doğru olduğunu belirler. Sonra alıcının statüsünü, uygun senaryoyu ve vergisel alanları kontrol ederek elektronik faturayı oluşturur.

1. Satışın mal teslimi, hizmet ifası, iade, avans veya başka bir işlem türü olduğunu belirleyin.
2. Alıcının vergi kimlik bilgilerini ve e-Fatura kayıt durumunu doğrulayın.
3. Ürün veya hizmet satırlarını miktar, fiyat, iskonto ve birim bilgileriyle girin.
4. KDV, istisna, tevkifat ve toplam tutar alanlarını işlem belgeleriyle karşılaştırın.
5. Fatura numarası, tarih ve gönderim senaryosunu sistemde kontrol edin.
6. Belgeyi gönderin ve sistem yanıtını, alıcı durumunu ve arşiv kaydını izleyin.

Proformadan gelen bilgiler, bu adımlarda yalnızca başlangıç verisi olarak kullanılmalıdır. Teslim edilen miktar değiştiyse eski proformadaki miktar kopyalanmamalıdır. İskonto, nakliye, kur veya vergi uygulaması farklılaştıysa e-Fatura gerçek işlem şartlarını göstermelidir.

e-Fatura gönderildikten sonra hata fark edilirse doğrudan yeni bir proforma göndermek çözüm değildir. Belgenin temel veya ticari senaryosu, alıcının yanıtı ve itiraz yöntemi incelenir. Yanlış belgenin nasıl ele alınacağı, sistemdeki duruma ve güncel mevzuata göre değişebilir.

Gönderim, alıcıya e-posta atmakla tamamlanmış sayılmayabilir. Elektronik sistemde başarılı gönderim, kabul veya ret gibi durumlar takip edilmelidir. Arşivleme, belge bütünlüğünü ve gerektiğinde muhasebe denetimine sunulabilecek kayıtların korunmasını sağlar.

Gün sonunda giden faturaların sistem durumunu, gelen faturaların ise kabul veya ret bilgisini kontrol etmek yararlı bir rutin oluşturur. Sipariş, teslimat ve fatura kayıtları aynı müşteri veya işlem numarasıyla eşleştirilirse eksik belge daha erken fark edilir.

Proforma fatura e-Fatura hataları nasıl düzeltilir?

Proforma faturadaki hata, resmi fatura gönderilmeden önce düzeltilir; e-Faturadaki hata ise belge statüsüne göre ayrı bir süreç gerektirir. Proformada fiyat veya ürün bilgisi yanlışsa yeni sürüm hazırlanabilir. e-Faturada ise iptal, ret, iade veya düzeltme seçenekleri işlem koşullarına göre değerlendirilir.

Yanlış: Hatalı e-Faturayı silip aynı numarayla yeni bir belge düzenlemek. Doğru: Belgenin senaryosunu ve durumunu kontrol ederek ilgili iptal, ret, iade veya düzeltme prosedürünü uygulamaktır.

Hata, alıcı bilgisi, miktar, KDV, tevkifat, tarih veya ürün açıklamasında bulunabilir. Her hata aynı yöntemle düzeltilmez. Alıcının kabul veya ret yanıtı, faturanın temel ya da ticari senaryosu ve işlemin iade niteliği birlikte değerlendirilmelidir.

Örneğin vergi kimlik numarası yanlış girilmişse yalnızca açıklama satırını değiştirmek sorunu çözmez. KDV veya tevkifat bilgisi hatalıysa vergi alanları ve işlemin dayanağı yeniden incelenmelidir. Hatanın belgenin hangi bölümünde olduğu, uygulanacak yöntemin ilk belirleyicisidir.

Malın geri gönderildiği durumlarda proforma hazırlanması, iade faturasının yerine geçmez. İade işleminin hangi tarafça ve hangi belgeyle yürütüleceği için e-Fatura ve e-Arşivde iade sürecini inceleyin. Sistem yanıtı alınamayan veya teknik hata veren belgelerde ayrıca kayıt tutulmalıdır.

• Proformadaki ürün veya hizmet bilgilerini gerçek teslimat belgesiyle karşılaştırın.
• e-Faturanın alıcıya gönderilip gönderilmediğini ve sistemdeki durumunu kontrol edin.
• Hatanın miktar, fiyat, vergi, alıcı bilgisi veya belge türü kaynaklı olduğunu belirleyin.
• İptal, ret, iade veya düzeltme yöntemlerinden hangisinin uygun olduğunu mali müşavirinizle değerlendirin.
• Düzeltilen belgenin yeni numarasını ve dayanak kayıtlarını birlikte saklayın.

Ayrıntılı bir hata akışı için hatalı e-Faturada düzeltme yol haritasına başvurabilirsiniz. Mevzuata bağlı süreler ve yöntemler değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Proforma fatura ile e-Fatura seçerken hangi belge kontrolü yapılır?

Doğru belge seçimi için önce işlemin teklif mi, yoksa gerçekleşmiş satış veya hizmet mi olduğu belirlenir. Teklif aşamasındaysanız proforma kullanılabilir. Teslimat veya hizmet gerçekleşmişse resmi fatura gerekip gerekmediği incelenir. Bu ayrım yapılmadan hazırlanan belge, hem alıcı hem satıcı için kayıt riski doğurabilir.

Küçük bir kafe sahibi, kahve makinesi alırken tedarikçiden proforma isteyebilir. Kafe sahibi bu belgeyle toplam fiyatı, garanti şartını, teslimat ücretini ve ödeme planını karşılaştırır. Makine teslim edildiğinde tedarikçi, tarafların e-Fatura durumuna göre resmi faturayı düzenler. Kafe, proformayı sipariş dosyasında; e-Faturayı muhasebe kayıtlarında izler.

İşletme, proforma ile resmi faturadaki farkları açıklayabilecek bir kontrol düzeni kurmalıdır. Sipariş numarası, teslim tutanağı, sözleşme ve e-Fatura aynı dosyada ilişkilendirilebilir. Böylece fiyat değişikliğinin, kısmi teslimatın veya ek hizmetin neden oluştuğu daha sonra anlaşılır.

Belge seçimi sırasında şu dört soru sırayla sorulabilir: İşlem yalnızca teklif aşamasında mı, mal teslim edildi mi, hizmet tamamlandı mı, alıcının e-Fatura statüsü nedir? Son soruya cevap verilmeden e-Fatura veya e-Arşiv seçimi kesinleştirilmemelidir.

Proforma, banka veya müşterinin ön onay istediği her durumda da tek başına yeterli olmayabilir. Finans kuruluşu, gümrük birimi veya kamu kurumu ek belge talep edebilir. Özellikle dış ticarette proforma ile ticari fatura, gümrük beyannamesi ve taşıma belgelerinin görevleri birbirine karıştırılmamalıdır.

Yanlış: Her PDF faturayı e-Fatura, her kaşeli belgeyi de resmi fatura kabul etmek. Doğru: Belgenin amacı, elektronik sistem kaydı, alıcı statüsü ve işlem aşamasını birlikte kontrol etmektir.

Proforma fatura e-Fatura karşılaştırmasında hangi mevzuat noktaları izlenir?

Proforma fatura e-Fatura karşılaştırmasında tek bir sabit kurala güvenmek yerine güncel GİB düzenlemeleri ve işlem türü birlikte incelenmelidir. e-Belge kapsamları, zorunluluklar, teknik süreçler ve yıllık güncellenen hadler değişebilir. Bu nedenle eski bir blog yazısındaki rakamı doğrudan uygulamak doğru değildir.

İşletmenin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı, alıcının statüsü, sektör faaliyeti ve işlem tutarı belge seçimini etkileyebilir. İhracat, kamu kurumu satışı, tevkifatlı hizmet, özel matrah veya istisna gibi işlemler için ayrıca teknik ve vergisel alanlar bulunabilir. Her proforma bu alanları kendiliğinden belirlemez.

Fatura düzenleme süresi, işlem türüne ve ilgili mevzuata göre değerlendirilir. Proformanın düzenlendiği tarih, resmi faturanın düzenlenme süresini otomatik olarak başlatan veya ortadan kaldıran tek ölçüt değildir. Teslimat, hizmetin tamamlanması ve tahsilatın niteliği birlikte incelenmelidir.

Mevzuat tutarları ve zorunluluk hadleri yıllık olarak güncellenebilir. Bu nedenle kesin bir ceza, tarih veya limit belirtmeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle e-Fatura kapsamına yeni giren işletmeler, geçiş tarihini resmi kaynaklardan doğrulamalıdır.

Denetim veya iç kontrol sırasında yalnızca faturanın çıktısı değil, proforma, sipariş, teslimat ve sistem yanıtı arasındaki bağlantı da incelenebilir. İşletme, kullandığı şablonların hangi belgeyi temsil ettiğini açıkça ayırmalıdır. Eski limit ve sürelerle işlem yapmamak için duyuru kontrolü dönemsel hale getirilmelidir.

Pratik kontrol için işletme, tekliften faturaya kadar kullandığı belgeleri dönemsel olarak gözden geçirebilir. Proforma şablonunda resmi fatura izlenimi oluşturan ifadeler varsa bunlar ayrıştırılmalıdır. e-Fatura şablonunda ise vergi alanları, alıcı bilgileri ve sistem senaryosu muhasebe süreciyle uyumlu olmalıdır.

Özet: 5 maddede proforma fatura e-Fatura farkı

Proforma fatura e-Fatura farkı, teklif belgesi ile resmi elektronik fatura arasındaki ayrımdır. Aşağıdaki beş madde, belge seçimini hızlı biçimde kontrol etmenize yardımcı olur.

• Proforma fatura, satış öncesi fiyatı ve ticari şartları gösteren teklif belgesidir.
• e-Fatura, uygun usulle ve elektronik sistem üzerinden düzenlenen resmi fatura belgesidir.
• Proforma fatura tek başına muhasebe kaydı, indirilecek KDV veya resmi tahsilat dayanağı oluşturmaz.
• Gerçek teslimat veya hizmet oluştuğunda, alıcının durumuna uygun resmi fatura düzenlenmelidir.
• Hatalı e-Faturada iptal, ret, iade veya düzeltme yöntemi belge senaryosuna göre belirlenmelidir.

İşletmeniz için en güvenli yöntem, proformayı sipariş ve teklif dosyasında; e-Faturayı ise gerçekleşen işlemin resmi kaydı olarak izlemektir. Belge tarihleri, alıcı statüsü, KDV uygulaması ve özel işlem kuralları konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belge hacminiz için efaturakontor.com havuz kontör paketlerini inceleyebilirsiniz; paketler e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet belgelerinde 100'den 500.000 kontöre kadar kullanılabilir. Ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçeneklerini değerlendirirken güncel koşulları kontrol edin.