Pazaryeri Satıcısı Örneğiyle e-Fatura ve e-Arşiv Ayrımı: Kime Hangi Belge?

Pazaryeri satıcısı e-fatura e-arşiv ayrımında belgeyi alıcının e-belge durumu belirler: e-Fatura kullanıcısına e-Fatura, kayıtlı olmayan işletmeye veya tüketiciye ise ilgili koşullarda e-Arşiv Fatura düzenlenir.

Bu rehber, pazaryerinde satış yapan şahıs işletmeleri ve şirketler için doğru belge seçimini açıklar. Sipariş ekranındaki alıcı bilgilerini, vergi numarasını, iade sürecini ve kontör hesabını birlikte kontrol ederek fatura hatalarını azaltabilirsiniz.

Pazaryeri satıcısı e-fatura e-arşiv ayrımı nasıl yapılır?

Pazaryeri satıcısı e-fatura e-arşiv ayrımı, alıcının güncel e-Fatura kullanıcı durumuna bakılarak yapılır. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa kural olarak e-Fatura, kayıtlı değilse ilgili şartlarla e-Arşiv Fatura kullanılır.

e-Fatura, e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler arasında elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen faturadır. Alıcının yalnızca şirket olması yeterli değildir; şirketin e-Fatura uygulamasına kayıtlı olup olmadığı ayrıca kontrol edilmelidir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan işletmelere veya nihai tüketicilere elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Belgenin oluşturulması, gerekli bildirim veya raporlama akışının tamamlanması ve saklanması gerekir.

Tablodaki belge seçimi, siparişin pazaryerinden gelmesine göre değil, satışın alıcısına göre yapılır. Pazaryeri yalnızca sipariş ve ödeme akışını sağlayabilir; fatura türünü belirleyen temel veri alıcının e-belge statüsüdür.

Yanlış: Pazaryerinde satılan her ürün için e-Arşiv Fatura kesilir. Doğru: Önce alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı kontrol edilir, ardından uygun belge düzenlenir.

Örneğin bir satıcı, aynı gün bir tüketiciye ve e-Fatura kullanan bir şirkete ürün gönderebilir. Tüketici için e-Arşiv Fatura, şirket için ise e-Fatura düzenlenmesi gerekir. Sipariş kanalı iki işlemde de aynı kalır.

Günlük uygulamada satıcı, siparişi faturalama kuyruğuna almadan önce alıcı tipini işaretleyebilir. Ardından VKN veya TCKN bilgisini doğrular, kullanıcı listesini kontrol eder ve belge türünü seçer. Bu sıra, müşteri PDF talep etse bile değişmez. Çünkü müşteri talebi, e-belge statüsünün yerine geçmez.

Karşı durum, platformun sözleşmeyle kendi adına satış yaptığı modellerdir. Böyle bir akışta satıcının müşteriye doğrudan fatura düzenleyip düzenlemediği değişebilir. Sipariş ekranındaki “satıcı” alanı tek başına yeterli kanıt değildir; sözleşmedeki taraflar ve platformun fatura açıklaması birlikte incelenmelidir.

E-Fatura hangi pazaryeri alıcısına düzenlenir?

E-Fatura, pazaryeri siparişindeki alıcı e-Fatura uygulamasına kayıtlı bir mükellefse düzenlenir. Alıcının şirket unvanı veya vergi levhası sunması tek başına yeterli değildir; kayıt durumu güncel olarak doğrulanmalıdır.

Alıcı bilgilerinde VKN, unvan ve adres birlikte incelenmelidir. Şahıs işletmeleri de e-Fatura kullanıcısı olabilir; bu nedenle alıcının gerçek kişi görünmesi otomatik olarak e-Arşiv Fatura düzenleneceği anlamına gelmez.

Kontrol için GİB'in güncel e-Fatura kullanıcı listesi veya kullandığınız e-belge sisteminin alıcı doğrulama ekranı kullanılabilir. Sipariş tarihi ile fatura tarihi arasında statü değişikliği varsa güncel kayıt esas alınmalıdır.

Pazaryeri panelinde müşterinin e-Fatura bilgisi görünse bile vergi numarasındaki tek hane hatası gönderimi etkileyebilir. Bu nedenle sipariş verisi, müşteri tarafından yazılan unvan ve doğrulanan VKN ile karşılaştırılmalıdır.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı olduğu halde e-Arşiv Fatura talep ederse, yalnızca müşteri talebine göre işlem yapılmamalıdır. Belge türü seçilirken güncel mevzuat, sistem senaryosu ve mali müşavir görüşü dikkate alınmalıdır.

E-Fatura gönderiminden sonra belgenin sistemde başarılı şekilde iletildiği kontrol edilmelidir. Hatalı VKN, eksik zorunlu alan veya yanlış senaryo nedeniyle oluşan hata, ürünün alıcıya ulaşmasını ve muhasebe kaydını geciktirebilir.

GİB kullanıcı kayıtları, teknik uygulamalar ve özel durumlar değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle yeni e-Fatura kapsamına giren işletmelerde, geçiş tarihinden önce alıcı ve gönderici ayarları test edilmelidir.

Kontrolü tek sipariş için uygulamak kolaydır; yoğun hacimde aynı işlem kural tabanlı yürütülmelidir. Örneğin VKN bulunan bir şirket siparişi önce kullanıcı listesinde aranır, eşleşme varsa e-Fatura senaryosuna, eşleşme yoksa e-Arşiv akışına yönlendirilir. Eşleşme bulunamazsa belge üretimi durdurulup manuel inceleme yapılmalıdır.

E-Arşiv Fatura hangi pazaryeri müşterisine kesilir?

E-Arşiv Fatura, pazaryeri müşterisi e-Fatura kullanıcısı değilse veya müşteri nihai tüketiciyse, ilgili mevzuat koşulları kapsamında düzenlenir. Belge türü, müşterinin PDF istemesine göre değil, e-belge statüsüne göre belirlenir.

Nihai tüketici siparişlerinde ad, soyad, adres ve diğer gerekli alanlar doğru girilmelidir. Pazaryeri panelindeki teslimat adresi ile fatura adresi farklıysa, hangi adresin fatura bilgisi olduğu sipariş akışında ayrıca kontrol edilmelidir.

e-Arşiv Fatura, yalnızca müşteriye e-posta ile gönderilen bir PDF demek değildir. Elektronik belgenin yetkili yöntemle oluşturulması, sistemde kayda alınması ve gerekli saklama veya raporlama adımlarının tamamlanması gerekir.

e-Fatura kullanıcısı olmayan bir limited şirket, anonim şirket veya şahıs işletmesi için e-Arşiv Fatura gerekebilir. Şirketin ticari unvanı bulunması, otomatik olarak e-Fatura düzenlenmesini gerektirmez; belirleyici unsur kayıt durumudur.

Bir müşteri sipariş sırasında kişisel bilgilerini eksik girerse belgeyi rastgele tamamlamak yerine pazaryerinin düzeltme prosedürü izlenmelidir. Eksik veya yanlış bilgi, sonradan iptal, yeniden düzenleme ve muhasebe mutabakatı sorunları yaratabilir.

Satıcı, e-Arşiv işlemlerinde kullandığı portalın veya entegrasyonun belge durumunu takip etmelidir. Taslakta kalan, gönderilemeyen ya da raporlama durumu tamamlanmayan belgeler için mali müşavirle birlikte kontrol yapılmalıdır.

e-Arşiv Fatura düzenleme yöntemleri ve tüketici işlemlerine ilişkin kurallar zaman içinde güncellenebilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; ayrıntılı ürün akışını e-Arşiv Fatura sayfasında da inceleyebilirsiniz.

Örneğin bir kafe, pazaryerinden tüketiciye kahve ekipmanı gönderdiğinde fatura adresindeki ad ve soyad bilgilerini siparişteki müşteri kaydıyla eşleştirir. Şirket bilgisi sonradan mesajla gönderilirse, mevcut belgeyi değiştirmeden önce portalın düzeltme veya iptal adımını öğrenmelidir. Her tüketici siparişinde şirket unvanı yazması, alıcıyı otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı yapmaz.

Pazaryeri satışında e-Fatura veya e-Arşiv belgesini kim düzenler?

Pazaryeri satışında faturayı kimin düzenleyeceği, satış sözleşmesindeki taraflara ve vergi mükellefinin kim olduğuna göre belirlenir. Çoğu aracılık modelinde ürünün satıcısı, kendi müşterisine satış belgesini düzenler.

Pazaryeri sipariş ekranını, tahsilatı veya kargo etiketini sağlasa bile bu hizmetler satıcının satış faturasını otomatik olarak pazaryerinin düzenlediği anlamına gelmez. Platformun rolü, sözleşmede aracılık veya satıcılık olarak açıkça incelenmelidir.

Platform satıcı adına yalnızca teknik aracılık yapıyorsa, satıcının müşteriye düzenlediği belge e-Fatura veya e-Arşiv Fatura olur. Platformun satıcıya kestiği komisyon belgesi ise ayrı bir gider veya alış belgesidir.

Örneğin küçük bir takı mağazası, pazaryerinde kendi stokundaki ürünü satıyorsa müşteriye satış faturası mağazanın mükellefiyeti üzerinden düzenlenir. Pazaryeri daha sonra komisyon hizmeti için mağazaya ayrıca belge gönderebilir.

Ancak bazı platformlarda ürünün satış tarafı, ödeme tahsilatı veya belge düzenleme modeli farklı olabilir. Bu durumda pazaryeri sözleşmesi, satıcı panelindeki faturalama kuralları ve mali müşavir değerlendirmesi birlikte incelenmelidir.

Belge üzerindeki logo veya sipariş numarası, tek başına faturayı kimin düzenlediğini göstermez. Vergi kimliği, satıcı bilgileri ve işlemin hukuki tarafı birlikte değerlendirilmelidir; bu ayrıntı için pazaryeri satıcısı sektör rehberine bakabilirsiniz.

Komisyon, kargo, reklam veya ödeme hizmeti belgeleri satış faturasına eklenmemelidir. Her hizmetin düzenleyeni, alıcısı ve belge türü ayrı kaydedilirse pazaryeri raporu ile muhasebe kaydı daha kolay karşılaştırılır.

Uygulama sırası şöyle kurulabilir: önce siparişin satıcısını sözleşmeden belirleyin, sonra müşteriye gidecek belgeyi ayırın, son olarak platformun komisyon belgesini ayrı kaydedin. Platformun müşteriye fatura kestiği modelde bu sıra değişebilir. Bu nedenle aynı pazaryerinde farklı mağazalar için geçerli olduğu varsayılan tek bir şablon kullanılmamalıdır.

Pazaryeri siparişinde alıcı bilgileri nasıl kontrol edilir?

Pazaryeri siparişinde alıcı bilgileri, fatura düzenlenmeden önce sipariş kaydı, VKN veya TCKN, unvan ve adres karşılaştırılarak kontrol edilir. Bu adım, yanlış belge türünü ve teslim edilemeyen faturayı önler.

1. Önce pazaryeri siparişindeki alıcı adını, adresini ve vergi bilgilerini indirin.
2. Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını güncel kaynaktan doğrulayın.
3. VKN veya TCKN ile unvan bilgisinin aynı müşteriye ait olduğunu karşılaştırın.
4. Alıcı durumuna göre e-Fatura ya da e-Arşiv Fatura türünü seçin.
5. Belgenin gönderim, kabul veya tamamlanma durumunu sistemden takip edin.

Bu kontrol sırasında teslimat adresi ile fatura adresini birbirine karıştırmayın. Pazaryerleri, hediye gönderimi veya farklı teslimat seçenekleri nedeniyle iki adresi ayrı gösterebilir; fatura bilgisi siparişteki doğru alandan alınmalıdır.

Otomatik entegrasyon kullanılıyorsa alan eşleştirmeleri test siparişiyle denenmelidir. Unvan alanının adres alanına, vergi numarasının telefon alanına veya müşteri tipinin yanlış kodlanmasına izin verilmemelidir.

Satıcı, belgeyi oluşturmadan önce düzeltme için müşteriye veya pazaryerinin destek kanalına başvurabilir. Fatura kesildikten sonra bilgiyi değiştirmek, basit bir sipariş düzenlemesinden farklı olarak iptal veya düzeltme süreci gerektirebilir.

Gün sonunda sipariş raporu ile düzenlenen belgeler karşılaştırılmalıdır. Sipariş adedi ile fatura adedi farklıysa bunun nedeni bölünmüş sipariş, iptal, iade, başarısız gönderim veya henüz tamamlanmamış işlem olabilir.

Kontrol adımlarını düzenli uygulayan satıcı, yalnızca belge türünü değil, muhasebeye aktarılacak bilgilerin tutarlılığını da doğrular. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek kurumunuza uygun kontrol sırasını yazılı hale getirin.

Pazaryeri iadesinde e-Fatura ve e-Arşiv işlemi nasıl yapılır?

Pazaryeri iadesinde işlem, önceki satış belgesinin türüne, alıcının statüsüne ve kullanılan iade yöntemine göre yürütülür. Yeni bir satış faturası kesmek, eski belgeyi kendiliğinden iptal veya iade etmiş sayılmaz.

e-Fatura ile yapılan şirketler arası satışlarda iade, iptal veya düzeltme adımı belgenin senaryosuna ve sistemdeki durumuna bağlı olabilir. Satıcı, alıcı ve mali müşavir aynı belge numarası üzerinden hareket etmelidir.

e-Arşiv Fatura düzenlenen tüketici siparişlerinde pazaryerinin iade akışı ayrıca incelenmelidir. Ürün geri geldiğinde sistemde iade kaydı açılması, bedel iadesinin işlenmesi ve gereken belge işleminin tamamlanması gerekir.

Yanlış: Ürün iade edildiğinde aynı tutarda yeni bir e-Arşiv Fatura kesmek yeterlidir. Doğru: Önce orijinal belgenin durumu, iade nedeni ve uygulanacak iptal veya iade yöntemi kontrol edilir.

Pazaryeri raporunda iade görüldüğü halde e-belge sisteminde karşılığı bulunmuyorsa, satış ve muhasebe kayıtları arasında fark oluşur. İade raporu, kargo teslim kaydı, ödeme hareketi ve orijinal fatura birlikte saklanmalıdır.

İade sürecinde kullanılacak belge, alıcının tüketici veya mükellef olmasına göre değişebilir. Özellikle alıcının iade faturası düzenleyip düzenlemeyeceği konusunda genel bir varsayım yerine mali müşavir görüşü alınmalıdır.

İptal süreleri, senaryolar ve bildirim yöntemleri güncel kurallara göre değişebildiğinden güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Pazaryerinin otomatik iade özelliği, vergi mevzuatındaki belge yükümlülüğünün yerine geçtiği varsayılmamalıdır.

İade dosyasında en az sipariş numarası, orijinal fatura numarası, ürün kodu, iade miktarı ve ödeme durumu eşleştirilmelidir. Bir siparişin yalnızca bir ürünü döndüğünde tüm sipariş tutarını ters çevirmek doğru olmayabilir. Kısmi iade, kısmi sevkiyat veya değişim varsa uygulanacak belge adımını mali müşavirle netleştirin.

Pazaryeri komisyonu ile satış faturası nasıl ayrılır?

Pazaryeri satış faturası müşteriye yapılan ürün veya hizmet satışını, komisyon belgesi ise platformun satıcıya sunduğu aracılık hizmetini gösterir. Bu iki belge farklı taraflar arasında düzenlenir ve aynı işlem gibi kaydedilmemelidir.

Satıcı müşteriye e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenlerken, pazaryeri platformu komisyon hizmeti için satıcıya bir belge gönderebilir. Belgenin e-Fatura mı e-Arşiv mi olduğu, satıcının platform karşısındaki e-belge statüsüne göre belirlenebilir.

Komisyon belgesindeki tutar, satış faturasındaki ürün bedelini değiştirmez. İndirim, hizmet bedeli, kargo veya reklam kesintileri varsa bunlar pazaryeri mutabakat raporu ve ilgili belgelerle ayrı ayrı karşılaştırılmalıdır.

Gelen komisyon belgeleri de belge hacmine dahil edilmelidir. Efaturakontor.com kullanımında gelen ve giden belgelerin her biri ayrı ayrı bir kontör düşürür; bu nedenle yalnızca müşteriye kesilen faturaları saymak eksik hesap oluşturur.

Örneğin ay içinde 200 müşteriye satış faturası düzenleyen bir satıcı, platformdan 12 ayrı komisyon belgesi alıyorsa kontör planında en az 212 belge hareketini dikkate almalıdır. Bölünmüş faturalar veya ek e-belgeler varsa toplam değişebilir.

Yanlış: Pazaryeri komisyonu satış faturasından düşüldüğü için ayrıca belgeye gerek yoktur. Doğru: Satış belgesi, komisyon belgesi ve ödeme mutabakatı ayrı kayıtlar olarak izlenir.

Platformun satış tarafı olduğu özel modeller bu genel akıştan ayrılabilir. Sözleşmede kimin satıcı, kimin aracı olduğu net değilse belge düzenlemeden önce pazaryeri sözleşmesini ve mali müşavir değerlendirmesini esas alın.

Örneğin platform komisyonu satış bedelinden otomatik kesilse bile satıcı, aylık mutabakat ekranında brüt satışları ve komisyon belgesini ayrı satırlarda izler. Net ödeme tutarı, müşteriye düzenlenen satış belgesinin yerine geçmez. Platformun ayrıca reklam veya kargo hizmeti sunduğu durumda her hizmetin belgesi ve tarafı yeniden kontrol edilmelidir.

Pazaryeri e-Fatura ve e-Arşiv süreci nasıl otomatikleştirilir?

Pazaryeri e-Fatura ve e-Arşiv süreci, sipariş verisinin e-belge sistemine aktarılması ve alıcı statüsüne göre belge türünün otomatik seçilmesiyle otomatikleştirilebilir. Otomasyon, yanlış veriyi düzeltmez; önce alanların doğru eşleştirilmesi gerekir.

Kurulumdan önce pazaryeri panelindeki müşteri tipi, VKN, TCKN, unvan, adres, sipariş numarası ve iade alanları incelenmelidir. Hangi alanın fatura adresi olarak gönderileceği yazılı biçimde belirlenmelidir.

1. Pazaryeri ve e-belge hesabındaki müşteri alanlarını eşleştirin.
2. e-Fatura kullanıcı kontrolünün hangi kaynaktan yapılacağını belirleyin.
3. e-Fatura ve e-Arşiv belge şablonlarını ayrı ayrı test edin.
4. Başarılı gönderim, hata ve iade durumları için rapor akışı oluşturun.
5. Günlük sipariş raporunu düzenlenen belgelerle karşılaştırın.

Test aşamasında gerçek müşteriler yerine izinli test verileri veya muhasebecinizin yönlendirdiği güvenli yöntemler kullanılmalıdır. Özellikle farklı il adresleri, şirket alıcıları ve tüketici siparişleri ayrı senaryolarla denenmelidir.

Otomasyon tamamlandıktan sonra başarısız belge bildirimleri izlenmelidir. Bir entegrasyonun siparişi alması, faturanın başarıyla oluşturulduğu ve alıcıya iletildiği anlamına gelmez; belge durumu ayrıca kontrol edilmelidir.

Uzman notu: Otomatik fatura kuralını yalnızca müşteri tipine bağlamayın; güncel e-Fatura kullanıcı durumu, vergi numarası ve sipariş tarafını birlikte değerlendirin.

Teknik bağlantı, muhasebe kayıtlarının yerine geçmez. Uygulama akışını e-Fatura ürün sayfasındaki süreçle ve e-Arşiv Fatura ürün sayfasındaki belge adımlarıyla karşılaştırarak mali müşavirinizle onaylayın.

Otomasyonda güvenli uygulama, önce üç örnek sipariş seçmektir: e-Fatura kullanıcısı şirket, kayıtlı olmayan işletme ve nihai tüketici. Her örnekte taslak alanları, belge türünü, gönderim sonucunu ve muhasebe aktarımını kontrol edin. Testler tamamlanmadan tüm siparişleri otomatik göndermek yerine hatalı kayıtları durduran bir onay adımı kullanın.

Pazaryeri satıcısı e-belge kontör ihtiyacını nasıl hesaplar?

Pazaryeri satıcısı kontör ihtiyacını, aylık giden satış belgeleri ile gelen komisyon ve diğer e-belgeleri birlikte sayarak hesaplar. Sipariş adedi tek başına yeterli değildir; bir sipariş birden fazla belgeye bölünebilir veya iade nedeniyle ek işlem doğabilir.

Pratik hesap şu şekilde yapılabilir: giden e-Fatura ve e-Arşiv Fatura adedi, gelen e-belge adedi ve kullanılan diğer e-belgeler ayrı ayrı belirlenir. Efaturakontor.com kuralında her gelen ve giden belge bir kontör düşürür.

Örneğin küçük bir ev aksesuarı mağazası ayda 280 sipariş alıyor ve her sipariş için tek fatura düzenliyorsa 180 e-Arşiv, 100 e-Fatura olmak üzere 280 giden belge oluşabilir. Platformun 12 komisyon belgesi göndermesi halinde temel toplam 292 belgeye çıkar.

Bu örnek, yalnızca her siparişin tek belgeye dönüştüğü ve ek belge oluşmadığı varsayımına dayanır. Kısmi sevkiyat, ayrı faturalama, iade, e-İrsaliye veya başka e-belge kullanımı varsa aylık ihtiyaç yeniden hesaplanmalıdır.

Kontör hesabını üç aylık gerçek raporla yapmak, tek bir yoğun kampanya ayına göre paket seçmekten daha sağlıklıdır. Sipariş, fatura ve gelen belge raporlarını kontör seçimiyle ilgili bu market rehberindeki yöntemle de karşılaştırabilirsiniz.

Belge hacmi mevsimsel değişen satıcılar, kampanya dönemlerini ayrıca not etmelidir. Kullanım süresi, havuzdaki diğer e-belgeler ve her gelen-giden belgenin ayrı sayılması birlikte değerlendirilmelidir.

Paket hesabında kesin bir sayı vermeden önce son aylardaki giden ve gelen belge raporlarını çıkarın. Mevzuat veya e-belge kapsamı değişirse güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek tahmini yenileyin.

Kontör planını operasyon sorumlusu aylık rapordan, muhasebe sorumlusu gelen belgelerden doğrulayabilir. Örneğin kampanya haftasında siparişler artıyorsa yalnızca ortalama ayı değil, en yüksek hacimli haftayı da ayrı izleyin. Buna karşılık hiç komisyon belgesi alınmayan bir platform modelinde gelen belge sayısı varsayımla eklenmemeli, gerçek rapor kullanılmalıdır.

Pazaryeri satıcılarının e-Fatura ve e-Arşiv hataları nelerdir?

Pazaryeri satıcılarının en sık yaptığı hata, tüm müşterilere aynı belge türünü uygulamaktır. Oysa e-Fatura ve e-Arşiv seçimi alıcının kayıt durumuna, satış tarafına ve güncel mevzuat koşullarına göre yapılır.

İkinci hata, pazaryeri siparişini fatura kabul etmektir. Sipariş onayı ürünün satın alındığını gösterebilir; ancak e-belgenin oluşturulduğu, gönderildiği ve tamamlandığı sistem durumundan ayrıca doğrulanmalıdır.

Üçüncü hata, müşteri tarafından yazılan şirket unvanını doğrulamadan kullanmaktır. VKN, unvan ve adres uyuşmazlığı belge gönderiminde, muhasebe kaydında veya dönem sonu mutabakatında sorun çıkarabilir.

• Satıcılar, tüketici siparişlerini otomatik olarak e-Fatura kabul etmemelidir.
• Satıcılar, şirket müşterisini yalnızca unvanına bakarak e-Fatura kullanıcısı saymamalıdır.
• Satıcılar, PDF gönderimini tek başına e-Arşiv düzenleme kanıtı kabul etmemelidir.
• Satıcılar, komisyon belgesini ürün satış faturasıyla aynı kayıt olarak işlememelidir.
• Satıcılar, iade raporunu orijinal belgeyle karşılaştırmadan yeni fatura kesmemelidir.

Bir başka hata, yalnızca giden belgeleri sayarak kontör ihtiyacı planlamaktır. Gelen komisyon, hizmet veya diğer e-belgeler de kullanılan sisteme göre kontör hesabına dahil olabilir.

Bu hataları önlemek için belge türü, alıcı statüsü, belge numarası ve gönderim durumu aynı kontrol ekranında izlenmelidir. Şüpheli iptal, iade veya geçiş durumlarında kayıt bırakmadan işlem yapılmamalıdır.

Mevzuat kaynaklı tereddütlerde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle yıllık güncellenen hadler, bildirim süreleri ve geçiş kapsamları için eski blog yazılarını tek başına dayanak almayın.

Hata incelemesinde önce belge numarasıyla sipariş numarasını eşleştirin, sonra alıcı statüsünü ve gönderim sonucunu kontrol edin. Belge yoksa siparişin iptal veya iade durumunu inceleyin. Belge var fakat alıcıya ulaşmamışsa, aynı faturayı tekrar üretmeden sistemdeki hata kodunu ve yeniden gönderim prosedürünü kontrol edin.

Pazaryeri satıcısı için e-Fatura ve e-Arşiv kontrol listesi nedir?

Pazaryeri satıcısı için e-Fatura ve e-Arşiv kontrol listesi, belge düzenlenmeden önce alıcı, belge türü, adres, gönderim ve kayıt adımlarını kapsar. Liste, günlük sipariş yoğunluğunda unutulan kontrolleri görünür hale getirir.

Aşağıdaki listeyi mağaza operasyonuna, muhasebe takvimine ve kullandığınız pazaryeri entegrasyonuna göre uyarlayın. Her madde tamamlandığında sipariş numarası veya belge numarasıyla iz bırakmanız, sonradan incelemeyi kolaylaştırır.

• Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını güncel kaynaktan kontrol edin.
• VKN veya TCKN bilgisini unvan ve müşteri kaydıyla karşılaştırın.
• Fatura adresi ile teslimat adresinin farklı olabileceğini değerlendirin.
• Alıcı durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv Fatura türünü seçin.
• Belge üzerindeki satıcı bilgilerinin kendi mükellefiyetinizle eşleştiğini doğrulayın.
• Belgenin gönderim ve tamamlanma durumunu sistemden takip edin.
• İade veya iptal varsa orijinal belgeyle bağlantısını kaydedin.
• Gelen komisyon belgelerini satış raporundan ayrı olarak muhasebeye aktarın.

Küçük bir butik satıcısı, bu listeyi günlük sevkiyat kapanışında kullanabilir. Butiklerde tüketici siparişi yoğun olduğu için e-Arşiv bilgileri ve iade kayıtları özellikle önem taşır; ilgili butik e-Arşiv kuralları rehberindeki hatalar da gözden geçirilebilir.

Kontrol listesindeki her adımın sorumlusu belirlenmelidir. Siparişi hazırlayan personel müşteri bilgilerini, muhasebe sorumlusu belge durumunu, işletme sahibi ise günlük rapor ile belge toplamını takip edebilir.

Listeyi kullanmanın pratik yöntemi, her sipariş satırına “kontrol edildi”, “belge gönderildi” ve “iade bağlantısı kuruldu” alanları eklemektir. Bu alanlar, yalnızca belge üretimini değil, belge sonrası takibi de gösterir. Bir alan boş kaldığında sipariş kapatılmamalı; sorumlu kişi ve tamamlanma zamanı kaydedilmelidir.

Yanlış: Kontrol listesi yalnızca denetim gününde doldurulur. Doğru: Liste, sipariş faturalama akışının parçası olarak her gün güncellenir ve istisnalar ayrıca açıklanır.

Örneğin günde yüzlerce sipariş alan bir market, sevkiyat personeline yalnızca ürün toplama görevi verebilir; belge türü kontrolünü muhasebe veya yetkili operasyon kullanıcısı yapabilir. Ancak küçük hacimli tek kişilik işletmede aynı kişi tüm adımları yürütse bile kontrol listesi korunmalıdır. Görev ayrılığı yoksa ikinci bir gün sonu kontrolü uygulanmalıdır.

Özet: 5 maddede pazaryeri satıcısı e-fatura e-arşiv ayrımı

Pazaryeri satıcısı e-fatura e-arşiv ayrımının temelinde sipariş kanalı değil, alıcının e-belge statüsü ve satışın gerçek tarafı bulunur. Aşağıdaki beş madde, günlük uygulamada hızlı kontrol için kullanılabilir.

• e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya, kural olarak e-Fatura düzenlenir; alıcının şirket olması tek başına yeterli değildir.
• e-Fatura kullanıcısı olmayan işletme veya nihai tüketici için, ilgili koşullarda e-Arşiv Fatura düzenlenir.
• Pazaryeri siparişi, satış faturasının kimin tarafından düzenleneceğini tek başına belirlemez; sözleşmedeki satış tarafı incelenir.
• İade, iptal ve komisyon belgeleri satış faturasından ayrı izlenir; her işlem orijinal belgeyle ilişkilendirilir.
• Kontör hesabında yalnızca giden faturalar değil, gelen belgeler ve kullanılan diğer e-belgeler de dikkate alınır.

Belge türünden emin olunamayan durumlarda müşteri talebine göre rastgele seçim yapmayın. Güncel GİB duyurusunu, kullandığınız sistemin teknik açıklamasını ve mali müşavirinizin görüşünü birlikte değerlendirin.

Bu beş maddeyi bir örnek üzerinde uygulamak gerekirse, pazaryerinden gelen şirket siparişi önce VKN ile sorgulanır. Kullanıcı kaydı varsa e-Fatura, yoksa mevzuat koşulları uygunsa e-Arşiv seçilir; ardından belge numarası sipariş raporuna işlenir. İade veya komisyon oluştuğunda ilgili kayıt, satış belgesinden bağımsız fakat bağlantılı tutulur.

Efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri bulunur. Kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır.