Pazaryeri satıcısı e-dönüşüm: Sahipleri İçin Kontrol Listesi

Pazaryeri Satıcısı Sahipleri İçin e-Dönüşüm Kontrol Listesi; belge türü, alıcı bilgisi, sipariş verisi, kontör ve arşiv adımlarını birlikte denetler. Satıcı, her siparişi yalnızca platform raporuyla değil, doğru e-belge ve muhasebe kaydıyla eşleştirir. Böylece belge türü, tutar ve iade kaynaklı hatalar daha erken görülür.

Bu rehber, pazaryerlerinde ürün satan şahıs işletmeleri, limited şirketleri ve anonim şirketleri ilgilendirir. Sipariş yoğunluğunu yöneten satış ekipleri, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için pratik bir kontrol sırası sunar. Güncel yükümlülükler faaliyet türüne, ciroya, belge türüne ve GİB duyurularına göre değişebileceği için mali müşavirinizle ayrıca doğrulama yapın.

Pazaryeri satıcısı e-dönüşüm kontrol listesi nasıl hazırlanır?

Pazaryeri satıcısı e-dönüşüm kontrol listesi, satıştan arşive kadar tekrarlanabilir kontrol adımlarından oluşur. İlk olarak işletmenin e-belge kapsamı belirlenir. Ardından pazaryeri sipariş raporları, müşteri bilgileri, sevkiyat kayıtları, iade hareketleri ve muhasebe belgeleri aynı dönem için karşılaştırılır.

Listeyi yalnızca fatura kesme aşamasına bağlamak eksik sonuç verir. Çünkü pazaryeri satışında ödeme tarihi, sipariş tarihi, kargoya teslim tarihi ve iade tarihi farklı olabilir. Her tarih, farklı bir kontrol noktası oluşturur. Satıcı, mali müşavirinin kullandığı dönem kayıtlarıyla platform raporlarının tarih aralığını aynı tutmalıdır.

1. İşletmenin e-Fatura, e-Arşiv Fatura, e-İrsaliye ve e-Defter kapsamını kontrol edin.
2. Pazaryerinden sipariş, müşteri, komisyon, ödeme ve iade raporlarını indirin.
3. Her siparişi uygun alıcı bilgisiyle eşleştirip belge türünü belirleyin.
4. Gönderilen ve alınan e-belgelerin durumlarını portal veya entegrasyon ekranından izleyin.
5. Sevkiyat, teslimat, iade ve iptal kayıtlarını muhasebe belgeleriyle karşılaştırın.
6. Dönem sonunda belge numarası, tutar, kontör ve arşiv kontrollerini tamamlayın.

İşletmenizin faaliyet yapısını ayrıca pazaryeri satıcısı sektörü için hazırlanan bilgilendirmeyle karşılaştırabilirsiniz. Buradaki amaç, tek bir platform kuralını bütün satıcılara uygulamak değildir. Amaç, her işletmenin kendi satış modeline uygun kanıtlanabilir bir süreç kurmasıdır.

Kontrol sıklığı sipariş hacmine göre belirlenebilir. Düşük hacimli satıcı haftalık kontrol yapabilir. Yoğun kampanya dönemlerinde günlük sipariş ve belge karşılaştırması daha güvenlidir. GİB kapsamı veya teknik düzenleme değişirse liste yeniden gözden geçirilmelidir.

Pazaryeri satıcısı e-Fatura ve e-Arşiv Fatura ayrımını nasıl yapar?

Pazaryeri satıcısı, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura ayrımını öncelikle alıcının e-Fatura kayıt durumuna göre yapar. e-Fatura, genel olarak kayıtlı bir e-Fatura kullanıcısına düzenlenir. e-Arşiv Fatura ise genel olarak e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılar için kullanılır.

Bu ayrım, yalnızca müşterinin şirket adına bakılarak yapılmaz. Alıcının VKN veya TCKN bilgisiyle güncel e-Fatura kullanıcı durumu sorgulanır. Pazaryerindeki mağaza adı, alıcı unvanı veya ödeme hesabı bu sorgunun yerine geçmez. Özel durumlar ve güncel teknik kurallar için GİB duyurusu kontrol edilmelidir.

Satıcı, belge düzenleme akışını e-Fatura ürün sayfasındaki temel süreçlerle karşılaştırabilir. e-Arşiv tarafında ise tüketici siparişleri, şirket siparişleri ve platformun sağladığı alıcı bilgileri ayrı değerlendirilmelidir. Her müşteri grubuna otomatik aynı belgeyi göndermek doğru değildir.

Örneğin pazaryerinden vergi bilgisiyle alışveriş yapan bir şirket, e-Fatura kullanıcısı olabilir. Aynı platformdan alışveriş yapan bireysel tüketici için süreç farklı ilerleyebilir. Belge türü, sipariş ekranındaki müşteri seçimine göre değil, doğrulanmış alıcı bilgisine göre belirlenmelidir.

Pazaryeri siparişinde doğru e-belge alıcısı nasıl belirlenir?

Pazaryeri siparişinde doğru e-belge alıcısı, müşterinin doğrulanmış VKN veya TCKN bilgisi, unvanı ve adresi üzerinden belirlenir. Satıcı, fatura bilgilerini mağaza adıyla karıştırmamalıdır. Pazaryeri hesabının adı, çoğu durumda yasal alıcı unvanını göstermez.

Sipariş alınırken müşterinin bireysel mi ticari mi hareket ettiği incelenir. Ticari alıcı vergi bilgilerini girdiyse bilgiler sipariş raporundan alınır. Ancak rapordaki alanlar eksikse müşteriyle veya platform destek kanalıyla düzeltme yapılmalıdır. Eksik bilgiyle belge oluşturmak, sonradan iptal ve yeniden düzenleme ihtiyacını artırır.

Alıcı sorgulamasında kullanılan VKN veya TCKN, belge üzerindeki bilgilerle aynı olmalıdır. Unvan, adres ve vergi dairesi alanları da mümkün olduğunca doğrulanır. E-posta adresi, belgenin gönderim kanalı olabilir; fakat tek başına alıcının hukuki kimliğini kanıtlamaz.

Yanlış: Pazaryerindeki kullanıcı adını fatura unvanı olarak yazmak. Doğru: Sipariş sırasında alınan VKN veya TCKN bilgisiyle alıcı kaydını sorgulamak ve doğrulanmış unvanı kullanmaktır.

Adres konusunda teslimat ve fatura adresini ayırın. Müşteri farklı bir teslimat adresi verdiyse, bu adresin belge üzerindeki kullanımını sistem akışına göre kontrol edin. Özellikle şirket alıcılarında fatura adresi, teslimat adresinden farklı olabilir.

Belge oluşturulmadan önce şu alanlar karşılaştırılabilir: sipariş numarası, müşteri adı, VKN veya TCKN, fatura adresi, teslimat adresi, ürün satırları, indirim ve toplam tutar. Bu alanlardan biri değişirse belgeyi göndermeden önce kaynağını belirleyin.

Pazaryeri satıcısı fatura bilgilerini sipariş verisiyle nasıl eşleştirir?

Pazaryeri satıcısı fatura bilgilerini sipariş verisiyle, benzersiz sipariş numarasını ana eşleştirme anahtarı yaparak kontrol eder. Ürün, miktar, birim fiyat, indirim, kargo ve vergi bilgileri aynı sipariş kaydıyla karşılaştırılır. Belge numarası, sipariş numarasının yerine geçmez.

Pazaryerleri komisyon, hizmet bedeli, reklam ve kargo kalemlerini satıcının satış verisinden farklı raporlayabilir. Bu nedenle satıcı, müşteriye yapılan satış belgesiyle platformun satıcıya düzenlediği hizmet veya komisyon belgesini ayrı izlemelidir. Sözleşmedeki işlem modeli ve muhasebe uygulaması burada belirleyicidir.

Yanlış: Platformun satıcıya aktardığı net ödeme tutarını müşteriye kesilecek satış faturası olarak almak. Doğru: Brüt satış, indirim, iade, komisyon ve diğer hizmet kalemlerini ilgili belge türleriyle ayrı ayrı eşleştirmektir.

Her sipariş için bir kontrol satırı oluşturmak pratik olur. Satırda sipariş numarası, satış tarihi, belge türü, belge numarası, brüt tutar, iade durumu ve muhasebeye aktarım durumu yer alabilir. Bu kayıt, eksik veya mükerrer belgeyi hızlı gösterir.

Toplu siparişlerde dosya aktarımı kullanılıyorsa, aktarım öncesi örnekleme yapın. Örneğin yüz siparişin birkaçını manuel karşılaştırın. Alan eşleşmesi doğruysa toplu aktarımı sürdürün. Bir alan hatalıysa tüm dönemi göndermeden önce şablonu düzeltin.

Fatura entegrasyonunda ürün kodları da önemlidir. Pazaryerindeki ürün kodu ile stok veya muhasebe sistemindeki kod aynı değilse rapor eşleşmesi bozulabilir. Kod tablosunu kampanya ve yeni ürün ekleme dönemlerinde güncelleyin.

Pazaryeri satıcısı e-İrsaliye ve sevkiyat kontrolünü nasıl yapar?

Pazaryeri satıcısı e-İrsaliye kontrolünü, malın sevkiyata çıktığı işlem ve işletmenin e-İrsaliye kapsamı üzerinden yapar. Her pazaryeri satıcısı otomatik olarak e-İrsaliye yükümlüsü sayılmaz. Faaliyet, sektör, ciro ve güncel GİB düzenlemeleri birlikte incelenmelidir.

e-İrsaliye, satış faturasının aynısı değildir. İrsaliye mal hareketini ve sevkiyat bilgilerini izler. Fatura ise satışın mali belgesidir. Bu iki belgenin numara, tarih ve ürün bilgileri birbiriyle uyumlu olmalıdır. Fatura kesilmiş olması, her sevkiyat kontrolünün tamamlandığı anlamına gelmez.

Sevkiyat akışında ürün miktarı, gönderici, alıcı, teslimat adresi, taşıyıcı, araç veya sürücü bilgileri gibi alanlar işlem modeline göre incelenir. Platformun anlaşmalı lojistik hizmeti kullanılıyorsa belgeyi kimin düzenlediği ve hangi kayıtların satıcıda kaldığı sözleşmeden kontrol edilmelidir.

e-İrsaliye kapsamınızı ve teknik akışınızı e-İrsaliye ürün sayfasındaki bilgilerle karşılaştırabilirsiniz. Ancak bu sayfa, işletmenizin özel yükümlülüğünü belirleyen resmi görüş yerine geçmez. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yanlış: Kargoya verilen her paketin yalnızca pazaryeri kargo etiketiyle belgelendiğini düşünmek. Doğru: Mal hareketinin belge gerektirip gerektirmediğini, düzenleyiciyi ve sevkiyat kayıtlarını işletme bazında doğrulamaktır.

Depodan çıkan ürün ile sipariş raporundaki ürün miktarı dönem sonunda karşılaştırılmalıdır. Eksik, fazla veya bölünmüş sevkiyatlar ayrıca işaretlenir. Böylece aynı sipariş için iki kez belge düzenleme veya sevkiyatsız belge oluşturma riski azalır.

Pazaryeri satıcısı e-Defter ve muhasebe kayıtlarını nasıl düzenler?

Pazaryeri satıcısı e-Defter sürecini, e-belge kayıtlarıyla muhasebe kayıtlarının aynı dönem ve tutarlarla ilerlemesini sağlayarak düzenler. e-Fatura veya e-Arşiv kullanmak, tek başına işletmenin e-Defter yükümlüsü olduğu anlamına gelmez. Yükümlülük, işletmenin şartları ve güncel mevzuat üzerinden belirlenir.

e-Defter kapsamındaki işletmelerde yevmiye ve büyük defter kayıtları, berat süreçleri ve muhasebe fişleri mali müşavir tarafından takip edilir. Satıcı, pazaryeri raporlarını zamanında paylaşmazsa satış, komisyon, iade ve ödeme kayıtları dönem dışında kalabilir. Bu nedenle rapor aktarım günü yazılı olarak belirlenmelidir.

Belge numarası ile muhasebe fiş numarası aynı olmak zorunda değildir. Fakat aralarında izlenebilir bir bağlantı bulunmalıdır. Sipariş numarası, e-belge numarası, ödeme raporu ve muhasebe fişi aynı kontrol dosyasında tutulabilir. Bu yöntem, denetim veya mutabakat sırasında belge aramayı kolaylaştırır.

e-Defter süreçlerini ayrıca e-Defter ürün sayfasındaki genel akışla karşılaştırabilirsiniz. Buradaki bilgiler, mali müşavirinizin kullandığı muhasebe programı ve işletmenizin kapsamıyla birlikte değerlendirilmelidir. Teknik aktarım tamamlandıktan sonra kayıtların dönem bazında örneklenmesi gerekir.

Ay sonunda dört toplamı karşılaştırın: pazaryeri brüt satışları, düzenlenen satış belgeleri, platform komisyonları ve banka ödemeleri. İade ve iptal toplamlarını da ayrıca ayırın. Bu toplamlar birbirinden farklı olabilir; farkın açıklaması rapor veya belgeyle gösterilmelidir.

Örneğin kampanyalı bir üründe platform indirimi müşteriye yansırken komisyon hesabı farklı çalışabilir. Satıcı, indirimin kim tarafından finanse edildiğini ve hangi belgeye yansıdığını kontrol etmelidir. İşlem modelini varsayarak kayıt yapmak yerine sözleşme ve rapor satırları incelenmelidir.

Pazaryeri satıcısı e-dönüşüm kontör planını gelen ve giden belgelerle nasıl hesaplar?

Pazaryeri satıcısı e-dönüşüm kontör planını, beklenen giden belgeler ile gelen belgeleri birlikte sayarak hesaplar. Gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca müşterilere gönderilen faturaları saymak, gerçek ihtiyacı eksik gösterir.

Örnek olarak ay içinde 800 giden fatura ve 200 gelen belge oluşuyorsa, işlem ihtiyacı 1.000 kontördür. Bu örnek, yalnızca hesaplama yöntemini gösterir. İade, e-İrsaliye, farklı e-belge türleri ve işletmenin aldığı belgeler ayrıca değerlendirilmelidir.

Kontör hesabında son üç ayın ortalamasını başlangıç verisi yapabilirsiniz. Kampanya, sezon, yeni pazaryeri mağazası ve ürün çeşitlenmesi bekleniyorsa ayrıca güvenlik payı eklenir. Kullanım süresini ve paket koşullarını satın alma öncesinde kontrol etmek gerekir.

Farklı e-belge türleri aynı havuzdan düşüyorsa, e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer aktif belge türlerinin toplamını izleyin. Bu yapı, bir belge türünde kontör artarken diğerinde azalmasını birlikte görmenizi sağlar. İptal edilen işlemlerin kontör etkisi için sağlayıcının güncel koşulunu inceleyin.

Yanlış: Sadece ay sonunda kesilen satış faturalarını sayıp kontör almak. Doğru: Gelen ve giden tüm belgeleri, belge türlerini ve beklenen kampanya hacmini dönemsel olarak birlikte hesaplamaktır.

Uzman notu: Kontör hesabını sipariş adediyle eşitlemeyin. Bir sipariş birden fazla belge doğurabilir; ayrıca işletmeye gelen her elektronik belge de ayrı kontör etkisi oluşturabilir.

Kontör planlama yaklaşımını farklı sektör örnekleriyle karşılaştırmak isterseniz güzellik salonlarında kontör seçimi ve havuz kontör kullanımını anlatan rehbere bakabilirsiniz. Pazaryeri hacmi yine kendi raporlarınızla hesaplanmalıdır.

Pazaryeri satıcısı portal ve entegrasyon güvenliğini nasıl kontrol eder?

Pazaryeri satıcısı portal ve entegrasyon güvenliğini, veri akışının kim tarafından başlatıldığını, hangi belgenin gönderildiğini ve durum bilgisinin nerede tutulduğunu kontrol ederek sağlar. Düşük sipariş hacminde portal, yüksek hacimde ise muhasebe veya sipariş sistemiyle entegrasyon tercih edilebilir.

Portal kullanan işletme, sipariş verisini sisteme aktarır, belge taslağını kontrol eder, gönderim durumunu izler ve arşiv kaydını saklar. Entegrasyonda ise otomatik aktarım bulunabilir. Fakat otomasyon, hatalı müşteri verisini kendiliğinden düzeltmez. Gönderimden önce zorunlu alan doğrulaması kurulmalıdır.

Her kullanıcıya aynı yetkiyi vermeyin. Sipariş hazırlayan çalışan ile belge onaylayan kişinin görevleri ayrılabilir. Mali müşavire yalnızca gerekli rapor ve belge erişimi tanımlanır. Parola paylaşımı yerine kişisel kullanıcı hesapları, güçlü parolalar ve düzenli erişim kontrolü kullanılmalıdır.

Entegrasyon hatasında aynı siparişi tekrar göndermeden önce belge durumunu sorgulayın. Taslak, gönderildi, kabul edildi, reddedildi veya hata durumları birbirinden ayrılmalıdır. Sistem yanıtı alınmadan yeniden deneme yapmak, mükerrer belge veya karışık numara takibi doğurabilir.

Pazaryeri hesabından indirilen dosyaların tarihini ve kaynağını kaydedin. Dosya adı, rapor dönemi ve indirme tarihi standartlaştırılırsa aynı raporun iki kez işlenmesi önlenir. API veya dosya aktarım kayıtları, sorun çıktığında hangi verinin işlendiğini gösterebilir.

Gelen ve giden kutularını düzenli izlemek de güvenlik kontrolünün parçasıdır. Beklenmeyen bir belge, tanınmayan bir kullanıcı veya olağandışı işlem görüldüğünde erişimi durdurup mali müşavir ve teknik destekle inceleme başlatın.

İade, iptal ve düzeltme işlemleri e-dönüşümde nasıl yönetilir?

İade, iptal ve düzeltme işlemleri e-dönüşümde ayrı olaylar olarak kaydedilmelidir. İptal, belge düzenleme sürecinin durumuyla; iade, satılan malın geri dönmesiyle; düzeltme ise hatalı bilgi veya tutarın giderilmesiyle ilgilidir. Her işlem aynı yöntemle sonuçlandırılmaz.

Önce pazaryerinin iade raporunu, kargo teslim kaydını ve ödeme hareketini eşleştirin. Ardından ilgili e-belgenin numarasını, tarihini ve durumunu bulun. Belge henüz düzenlenmemişse süreç farklı, gönderilmiş veya kabul edilmişse farklı ilerleyebilir.

e-Fatura ve e-Arşiv Fatura için iptal, itiraz, iade veya yeniden düzenleme yöntemleri belge durumuna ve güncel kurallara bağlıdır. Platformun otomatik iade kaydı, gerekli mali belgenin yerine her zaman geçmeyebilir. Uygulanacak yöntemi mali müşavirinizle ve güncel GİB duyurusuyla doğrulayın.

İade belgesinde orijinal sipariş numarasını ve ilk e-belge numarasını izlemek önemlidir. Ürün kodu, iade miktarı, iade nedeni ve tutar ayrıca belirtilen süreçte kontrol edilir. Kısmi iadelerde yalnızca dönen ürünlerin satırları esas alınmalı, kalan satışın durumu korunmalıdır.

Yanlış: Banka iadesi yapıldıktan sonra e-belge kaydını ayrıca kontrol etmemek. Doğru: Para iadesi, pazaryeri iade raporu, stok hareketi ve ilgili e-belge durumunu aynı dosyada eşleştirmektir.

İade dönem sonunda gerçekleştiyse satış dönemi ve iade dönemi ayrı izlenebilir. Bu durum muhasebe kayıtlarını etkileyebileceğinden, belge tarihini rastgele değiştirmeyin. Düzeltme gerekiyorsa yeni işlem bağlantısını ve açıklamasını saklayın.

Pazaryeri satıcısı e-belge arşiv, yetki ve mutabakat kontrolünü nasıl yapar?

Pazaryeri satıcısı e-belge arşivini, orijinal elektronik dosyaları, görüntülenebilir kopyaları, işlem raporlarını ve gönderim durumlarını birlikte saklayarak yönetir. Yalnızca PDF çıktısı saklamak yeterli olmayabilir. Elektronik belgenin teknik bütünlüğü ve erişilebilirliği ayrıca korunmalıdır.

Güvenli saklama süresi ile işletmenin yasal saklama sorumluluğunu birbirinden ayırın. Ücretsiz e-Fatura portalında gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama sunulması, işletmenin tüm muhasebe ve yasal kayıt sorumluluklarını ortadan kaldırmaz. Mali müşavirinizin arşiv planını ayrıca uygulayın.

Arşiv klasörleri yıl, ay, pazaryeri ve belge türüne göre düzenlenebilir. Dosya adında sipariş numarası ve e-belge numarası kullanılması aramayı kolaylaştırır. Düzenli dışa aktarım alın; ancak dışa aktarılan dosyanın açıldığını ve doğru dönemle eşleştiğini de test edin.

• Gönderilen e-Fatura ve e-Arşiv belgelerinin durumları kontrol edilmiştir.
• Gelen belgeler, ilgili pazaryeri veya tedarikçi kayıtlarıyla eşleştirilmiştir.
• Orijinal elektronik dosyalar ve gerekli görüntüleme kopyaları saklanmıştır.
• İade, iptal ve ret kayıtları ilk belge numarasıyla ilişkilendirilmiştir.
• Kullanıcı yetkileri, ayrılan çalışanlar ve mali müşavir erişimleri gözden geçirilmiştir.
• Dönem raporları muhasebeye aktarılmış ve aktarım kanıtı kaydedilmiştir.

Mutabakat sırasında banka, pazaryeri ve muhasebe toplamlarını aynı tarih aralığında karşılaştırın. Fark varsa komisyon, kargo, kampanya, iade veya bekleyen ödeme satırını arayın. Açıklanamayan farkları sonraki döneme taşımadan önce mali müşavirle değerlendirin.

Küçük bir pazaryeri satıcısı bu e-dönüşüm listesini nasıl uygular?

Küçük bir pazaryeri satıcısı, listeyi önce tek pazaryeri, tek ürün grubu ve tek muhasebe dönemi üzerinde deneyerek uygular. Örneğin çevrim içi kırtasiye satan Ayşe Hanım, günlük sipariş raporunu belge kayıtlarıyla aynı gün kontrol edebilir.

Ayşe Hanım’ın örnek sürecinde tüketici siparişleri ile vergi bilgisi giren işletme siparişleri ayrılır. Her müşterinin VKN veya TCKN bilgisi kontrol edilir. Ürün, indirim, kargo ve toplam tutar sipariş numarasıyla eşleştirilir. Belge gönderim durumu daha sonra işaretlenir.

Düşük hacimli bir işletmede portal üzerinden kontrollü manuel işlem yeterli olabilir. Sipariş sayısı arttığında aynı alanların tekrar tekrar girilmesi hata riskini büyütür. Bu durumda entegrasyon seçeneği, zorunlu alan doğrulaması ve test siparişiyle birlikte değerlendirilmelidir.

Ayşe Hanım, ürünleri kendi deposundan gönderiyorsa sevkiyat sorumluluğunu ayrıca inceler. Platformun lojistik hizmetini kullanıyorsa, hangi belgenin kim tarafından düzenlendiğini sözleşmeden kontrol eder. Her iki durumda da mali müşavirine düzenli rapor aktarır.

Küçük işletmeler için temel ölçüt, en ucuz yöntemi seçmek değildir. İşletme, belgeyi zamanında üretmeli, doğru alıcıya göndermeli, iade hareketini izlemeli ve kaydı gerektiğinde gösterebilmelidir. Hacim yükseldikçe süreç yeniden tasarlanır.

Özet: 5 maddede pazaryeri satıcısı e-dönüşüm kontrol listesi

Özetle pazaryeri satıcısı e-dönüşüm kontrol listesi, beş ana kontrol grubunda uygulanır. Her grup, satışın yalnızca fatura kesme aşamasından ibaret olmadığını gösterir. Kontrolleri işletmenin belge kapsamına, pazaryeri sözleşmesine ve mali müşavirinizin kayıt düzenine göre uyarlayın.

• Belge türünü doğrulayın: Alıcının e-Fatura kayıt durumunu VKN veya TCKN ile kontrol edin. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura seçimini müşteri adı, mağaza adı veya ödeme kanalına göre tahmin etmeyin. Güncel GİB kurallarındaki özel durumları ayrıca inceleyin.
• Sipariş verisini eşleştirin: Sipariş numarası, ürün satırları, indirim, kargo, vergi ve toplam tutar ile e-belge kaydını karşılaştırın. Platform komisyonunu müşteriye düzenlenen satış belgesiyle karıştırmayın. Hizmet ve komisyon belgelerini ayrı takip edin.
• Sevkiyat ve iadeyi izleyin: e-İrsaliye kapsamını, depodan çıkış kaydını, kargo hareketini ve iade raporunu birlikte değerlendirin. İptal, iade ve düzeltme işlemlerini aynı işlem gibi ele almayın. Her belgeyi ilk siparişle ilişkilendirin.
• Kontörü doğru hesaplayın: Gelen ve giden belgelerin her birinin bir kontör düşürdüğünü hesaba katın. Sipariş adedi, belge adediyle aynı olmayabilir. Kampanya, sezon, yeni kanal ve farklı e-belge türleri için kullanım payı ayırın.
• Arşiv ve mutabakatı tamamlayın: Orijinal elektronik dosyaları, durum kayıtlarını, pazaryeri raporlarını ve muhasebe aktarım kanıtlarını saklayın. Banka, platform ve muhasebe toplamlarını aynı dönem için karşılaştırın. Açıklanamayan farkları mali müşavirinizle inceleyin.

Bu beş adım, günlük operasyonu, haftalık belge kontrolünü ve aylık muhasebe mutabakatını aynı çerçevede toplar. İşletmenin e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye veya e-Defter kapsamı değiştiğinde listeyi güncelleyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İhtiyacınızı karşılaştırmak isterseniz efaturakontor.com, tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar sunar. Ücretsiz e-Fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçeneklerini güncel paket bilgilerinde kontrol edebilirsiniz.