Butik İçin e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar

Butik e-Arşiv fatura kuralları, alıcının e-Fatura kayıt durumunu, satış kanalını, doğru bilgileri ve elektronik saklamayı birlikte yönetmeyi gerektirir. Nihai tüketiciye veya e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya yapılan uygun satışlarda e-Arşiv düzenlenir.

Bu rehber, fizikî mağaza, sosyal medya ve internetten satış yapan butik sahiplerine yöneliktir. Amaç; yanlış belge türü, hatalı alıcı bilgisi, mükerrer fatura, eksik iade kaydı ve kontrolsüz kontör tüketimini önlemektir.

Butik e-Arşiv fatura nedir ve ne zaman kullanılır?

Butik e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan işletme veya nihai tüketiciye elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Bu belge, ürün bedelini, vergileri ve alıcı bilgilerini elektronik kayıtla gösterir.

Butiğin alıcısı e-Fatura kullanıcısıysa belge türü e-Fatura olmalıdır. Alıcı kayıtlı değilse çoğu ticari satışta e-Arşiv gündeme gelir. Nihai tüketiciye yapılan perakende satışlarda da e-Arşiv uygulaması kullanılabilir.

Elektronik belge, her faturanın otomatik olarak e-Fatura olduğu anlamına gelmez. Belge türünü alıcının statüsü belirler. Yanlış seçim, muhasebe kayıtlarında düzeltme ve yeniden düzenleme ihtiyacı doğurabilir.

Butik, faturayı GİB Portalı, özel entegratör veya yetkili yazılım bağlantısı üzerinden oluşturabilir. Kullanılan kanal değişse de tarih, belge numarası, ürün, vergi ve alıcı bilgilerinin doğruluğu değişmez.

Fizikî mağaza, sosyal medya siparişi ve web mağazası aynı kontrolü gerektirmez. Her kanalda alıcı bilgisi, teslimat adresi, ödeme durumu ve iade akışı ayrı incelenmelidir. Satış kanalına göre belgeyi otomatik seçmek güvenli değildir.

Satış ekranında belge türünü seçmeden önce iki alanı zorunlu yapın: alıcının e-Fatura kayıt durumu ve alıcı tipi. Örneğin kurumsal siparişte vergi numarası bulunması, kayıt sorgusunun yerine geçmez. Kayıt sonucu alınmadan taslak fatura onaylanmamalıdır.

Karşı durum, alıcının kayıtlı olduğu halde tüketici gibi işlem görmesidir. Bu durumda müşteri kartı önce güncellenmeli, ardından doğru belge kanalı seçilmelidir. Sadece mağazadaki alışveriş alışkanlığına bakmak, online ve kurumsal satışlarda güvenilir sonuç vermez.

GİB’in güncel teknik ve hukuki şartları zaman içinde değişebilir. Zorunluluk veya istisna konusunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. e-Arşiv Fatura süreçlerinde kullanılan yazılımın güncel kuralları desteklediğini de doğrulayın.

Butik e-Arşiv fatura ile e-Fatura farkı nasıl anlaşılır?

Temel fark, faturanın alıcısına ve alıcının e-Fatura sistemindeki kayıt durumuna göre ortaya çıkar. e-Fatura kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise uygun şartlarda e-Arşiv düzenlenir.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcıların elektronik posta kutularına sistem üzerinden gönderilir. e-Arşiv ise kayıtlı olmayan işletmeye veya tüketiciye farklı bir iletim yöntemiyle sunulabilir. Her iki belgede de satışın gerçek bilgileri yer almalıdır.

Butik sahibi, belge seçimini yalnızca müşterinin şirket adına alışveriş yapmasına göre yapmamalıdır. Şirketin e-Fatura kayıt durumu ayrıca sorgulanmalıdır. Bu ayrıntı, özellikle kurumsal müşterilere yapılan toplu kıyafet satışlarında önem taşır.

Bir müşterinin e-posta adresinin bulunması, onu e-Fatura kullanıcısı yapmaz. Aynı şekilde tüketicinin şirket sahibi olması da tek başına e-Fatura belgesi gerektirmez. Alıcı türü ile sistem kaydı birlikte değerlendirilir.

Yanlış: E-posta adresi bulunan her alıcıyı e-Fatura kullanıcısı saymak. Doğru: Alıcının kayıt durumunu yetkili sorgu, müşteri kartı veya kullanılan sistem kaydıyla doğrulamak.

Belge ayrımında satışın kimin adına yapıldığı, hangi tarafın satıcı olduğu ve platform sözleşmesi birlikte okunmalıdır. Özellikle pazar yerlerinde otomatik belge düzenleme seçeneği, işletmenin kendi faturasını ayrıca kesip kesmeyeceğiyle karşılaştırılmalıdır.

Daha geniş belge ayrımı için e-Fatura ürün sayfasındaki temel akışı inceleyebilirsiniz. Emin olunmayan durumlarda satıştan önce mali müşavirinizden ve güncel GİB kayıtlarından teyit alın.

Butik e-Arşiv faturada hangi bilgiler bulunmalıdır?

Butik e-Arşiv faturada satıcı, alıcı, ürün, tarih, bedel ve vergi bilgileri eksiksiz bulunmalıdır. Beden, renk, adet ve ürün açıklaması gibi ayrıntılar, özellikle değişim ve iade süreçlerinde kayıt eşleşmesini kolaylaştırır.

Fatura oluşturulmadan önce müşteri kartı ile sipariş kaydı karşılaştırılmalıdır. Bir harf hatası bile şirket unvanını, vergi numarasını veya teslimat sürecini yanlış gösterebilir. Tüketicinin paylaşmadığı kimlik bilgisi tahmin edilmemelidir.

1. Önce satıcının unvanını, vergi kimlik numarasını ve adresini sistemde kontrol edin.
2. Alıcının e-Fatura kayıt durumunu, adı veya unvanı ile vergi bilgilerini doğrulayın.
3. Ürün satırına ürün adı, beden, renk, adet, birim fiyat ve varsa stok kodunu yazın.
4. İndirim, vergi oranı, vergi tutarı ve genel toplamın siparişle aynı olduğunu kontrol edin.
5. Fatura tarihi, belge numarası, ödeme yöntemi ve teslimat bilgilerinin satış kaydıyla uyumunu inceleyin.

Ürün açıklaması yalnızca kadın giyim veya gömlek gibi çok genel bir ifadeden oluşmamalıdır. Butik, kendi stok sistemindeki ürün adıyla faturadaki açıklamayı eşleştirmelidir. Bu yöntem, müşterinin hangi ürünü aldığını açıkça gösterir.

Alıcı bir şirketse unvan ve vergi bilgileri, tüketiciyse uygulamanın ve mevzuatın istediği bilgiler kullanılmalıdır. Adres alanına kargo adresini otomatik aktarmadan önce fatura adresiyle karşılaştırma yapın.

Fatura bilgi kontrolünü iki aşamaya ayırın. İlk aşamada satıcı ve alıcı kartını, ikinci aşamada ürün ve tutar satırlarını kontrol edin. Böylece doğru müşteri kartına yanlış ürün bağlanması veya doğru ürünün yanlış müşteriye kesilmesi erken görülür.

Örneğin aynı müşterinin mağazada ve internet sitesinde iki farklı adresi bulunabilir. Kargo adresi teslimatı, fatura adresi ise belge kaydını gösterir. Sistem bu alanları birleştiriyorsa gönderimden önce manuel karşılaştırma yapılmalıdır.

Butik satışında e-Arşiv fatura nasıl düzenlenir?

Perakende butik satışında e-Arşiv fatura, satış bilgileri doğrulandıktan ve alıcı türü belirlendikten sonra oluşturulur. Mağaza, fatura ile ödeme belgesini aynı şey kabul etmemeli; kullanılan ödeme ve kasa uygulamasını ayrıca değerlendirmelidir.

Bir müşterinin fatura istemesi, önce alıcı bilgilerinin alınmasını gerektirir. Şirket adına alışverişte unvan ve vergi bilgileri, tüketici alışverişinde ise gerekli kimlik ve iletişim bilgileri teyit edilir. Bilgi eksikse işlem tamamlanmadan önce müşteriye sorulmalıdır.

Örneğin Elif, küçük kadın giyim butiğinde bir müşteriye elbise satıyor. Müşteri şirketi adına fatura istiyorsa Elif, önce şirketin e-Fatura kayıt durumunu kontrol eder. Kayıt yoksa uygun bilgileri girerek e-Arşiv düzenler ve belgeyi mevzuata uygun şekilde iletir.

Mağazada kullanılan ÖKC veya POS süreci, e-Arşiv fatura düzenini kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Hangi belgenin hangi durumda düzenleneceği, satış biçimine ve güncel uygulamaya göre incelenmelidir. Bu nedenle kasa personeline kısa bir işlem talimatı verilmelidir.

Fatura kesilen satış, günlük mağaza raporuyla karşılaştırılmalıdır. Gün sonunda fatura numaraları, ödeme tutarları ve iade bekleyen ürünler kontrol edilir. Böylece aynı satışın iki kez faturalandırılması veya faturanın hiç düzenlenmemesi daha erken fark edilir.

Uygulama adımlarını kasa personeline yazılı verin: müşteri kartını aç, belge türünü kontrol et, ürün satırlarını karşılaştır, taslağı ön izle, gönderimden sonra numarayı siparişe işle. Bu sıra, yoğun saatlerde sözlü ve kişiye bağlı kararları azaltır.

Belge düzenleme yükümlülüğü bulunan bir işlemde müşterinin fatura istememesi, kontrol sürecinin atlanması için tek başına gerekçe değildir. Buna karşılık özel bir belge veya istisna uygulanıyorsa personel kendi kararıyla işlem yapmamalı, yetkili prosedüre başvurmalıdır.

Butik müşterilerinin farklı belge ihtiyaçlarını görmek için butik sektörü sayfasındaki işlem akışlarını da inceleyebilirsiniz. Özellikle mağaza, online satış ve kurumsal sipariş kanalları birlikte kullanılıyorsa tek bir kontrol listesi oluşturun.

Butik e-Arşiv fatura e-ticarette nasıl düzenlenir?

E-ticarette e-Arşiv fatura, siparişi veren alıcının bilgilerine göre düzenlenir; kargo etiketi tek başına fatura alıcısını belirlemez. Fatura adresi, teslimat adresi ve ödeme sahibi alanları birbirinden ayrı kontrol edilmelidir.

Web sitesinden satışta müşteri formuna yazılan ad, soyad, unvan ve adres bilgileri fatura sistemine aktarılabilir. Ancak otomatik aktarım, verilerin doğru olduğu anlamına gelmez. Sipariş oluşturulmadan önce karakter, vergi numarası ve ülke bilgisi doğrulanmalıdır.

Sosyal medya üzerinden gelen siparişlerde bilgiler çoğu zaman mesajlarda dağınık halde bulunur. Butik, sipariş numarası, ürün satırı, alıcı bilgisi, ödeme durumu ve kargo adresini tek sipariş kaydında toplamalıdır. Mesaj ekranı tek başına muhasebe kaydı sayılmamalıdır.

Pazar yerlerinde faturayı kimin düzenlediği, platformun satış modeline ve sözleşmesine göre değişebilir. Butik doğrudan satıcıysa kendi satış kaydını izlemelidir. Platform farklı bir taraf olarak fatura düzenliyorsa aynı ürün için ikinci bir fatura oluşturulmamalıdır.

Ödeme alınmadan veya sipariş kesinleşmeden fatura düzenlemek, iptal ve iade takibini zorlaştırabilir. Buna karşılık tamamlanmış bir siparişte faturanın gereksiz yere bekletilmesi de dönem kayıtlarını bozabilir. Fatura tarihi ve sipariş durumu birlikte kontrol edilmelidir.

Bir siparişte iki ürünün yalnızca biri gönderildiyse, fatura satırları gönderim ve satış kaydıyla karşılaştırılmalıdır. Kısmi sevkiyat, kısmi iptal veya müşteri değişikliği varsa sistemin ilgili işlem adımları kullanılmalıdır. Rastgele yeni fatura açmak yerine ana sipariş izlenmelidir.

Web mağazasında otomatik fatura kuralını yayına almadan önce üç deneme yapın: tüketici, e-Fatura kayıtlı şirket ve kayıtlı olmayan şirket. Her senaryoda fatura adresi, teslimat adresi, belge türü ve kargo bilgisini ayrı karşılaştırın.

Sosyal medyada aynı kişi farklı bir adla ödeme yapabilir veya ürünü başka bir adrese gönderebilir. Ödeme sahibi ile fatura alıcısı farklıysa bu ilişki sipariş notunda açıklanmalı, bilgiler varsayımla birleştirilmemelidir.

Butik e-Arşiv faturada iade, iptal ve değişiklik nasıl yapılır?

Butik e-Arşiv faturada iade veya iptal, belgeyi sistemden silmek yerine mevzuata uygun düzeltme akışıyla yapılır. İşlemin yöntemi; faturanın düzenlenip düzenlenmediğine, alıcının türüne, iadenin tamamına veya bir bölümüne göre değişir.

Sipariş faturaya dönüşmeden iptal olmuşsa, fatura oluşturulmaması ve siparişin iptal kaydının tutulması gerekir. Fatura düzenlendikten sonra ürün iade edilmişse, mevcut belgenin referansı, iade nedeni, ürün miktarı ve bedel hareketi birlikte izlenmelidir.

Kurumsal alıcı ile tüketicinin iade prosedürü aynı olmayabilir. Kurumsal alıcı e-Fatura kullanıcısıysa iade belgesi ve karşı belge akışı farklı çalışabilir. Tüketici iadesinde ise satış kanalı, ödeme iadesi ve e-Arşiv düzeltme yöntemi birlikte değerlendirilir.

Yanlış alıcı bilgisi, yanlış ürün satırı veya hatalı tutar fark edildiğinde faturanın üzerine yeni bilgi yazılmaz. İptal, itiraz, iade veya yeniden düzenleme seçeneklerinden hangisinin kullanılacağı güncel kurallara ve olayın niteliğine göre belirlenir.

Uzman notu: İade edilen ürünü yalnızca stoktan düşmek yeterli değildir. Fatura kaydı, ödeme iadesi, kargo hareketi ve stok düzeltmesi aynı sipariş numarasıyla eşleştirilmelidir.

İptal ve itiraz süreleri ile başvuru yöntemleri mevzuata göre değişebilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle dönem kapanışından sonra fark edilen hatalarda, kendi başınıza belge silmek yerine yazılı işlem talimatı alın.

Kısmi iadede yalnızca dönen ürünün miktarı ve tutarı esas alınmalıdır. Diğer ürünleri yeniden faturalandırmak veya aynı satırı tamamen iptal etmek, stok ve gelir kayıtlarını bozabilir. İade belgesinin açıklamasında asıl faturaya ulaşmayı sağlayan bilgiler bulunmalıdır.

Değişim ile iade aynı işlem değildir. Müşteri aynı tutardaki farklı bedenle değişim yapıyorsa stok hareketi ve ürün eşleşmesi izlenmelidir. Fiyat değişiyorsa oluşan bedel farkı, ödeme kaydı ve belge yöntemi ayrıca değerlendirilmelidir.

İade talebini yalnızca müşteri mesajında bırakmayın. Sipariş numarası, talep tarihi, teslim alınan ürün, kabul edilen miktar ve ödeme iadesi aynı işlem kaydında tutulmalıdır. Böylece muhasebe, stok ve müşteri hizmetleri farklı bilgilerle çalışmaz.

Butik e-Arşiv fatura zorunluluğu nasıl kontrol edilir?

Butik e-Arşiv fatura zorunluluğu tek bir ciro rakamıyla belirlenmez. Mükellefin e-Fatura durumu, faaliyet alanı, satış kanalı, yıllık iş hacmi ve güncel GİB düzenlemeleri birlikte değerlendirilir.

Butiğin e-Fatura uygulamasına geçmesi, e-Fatura kayıtlı olmayan alıcılara yapılacak faturaların hangi elektronik belgeyle düzenleneceğini de etkiler. Bu geçiş, mağazanın yalnızca şirket müşterilerine değil, tüketici satışlarına ait süreçlerini de yeniden planlamasını gerektirir.

Ciro ve zorunluluk hadleri mevzuatla güncellenebilir. Bu nedenle geçmiş yılın sınırını bugünkü satışlara doğrudan uygulamayın. Zorunluluk değerlendirmesinde güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

• Butiğin vergi mükellefiyeti ve faaliyet kodu güncel olarak kontrol edilmiştir.
• İşletmenin e-Fatura kayıt durumu ve geçiş tarihi yetkili kaynaktan doğrulanmıştır.
• Mağaza, internet sitesi, sosyal medya ve pazar yeri satışları ayrı ayrı listelenmiştir.
• Yıllık ciro ve mevzuatta belirtilen diğer şartlar mali müşavirle değerlendirilmiştir.
• Kullanılan portal veya entegrasyonun e-Arşiv düzenleme yetkisi ve güncel sürümü kontrol edilmiştir.

Bu kontrol listesi, zorunluluğu kendi başına kesinleştirmez. Amacı, mali müşavirle yapılacak görüşmede gerekli bilgileri eksiksiz hazırlamaktır. Butik sektöründeki satış modelleri için sektör sayfasındaki belge ayrımlarını da karşılaştırabilirsiniz.

Yalnızca satış hacmi düşük olduğu için elektronik belge kurallarının işletme dışında kaldığı varsayılmamalıdır. Aynı şekilde internetten satış yapan her butik için tek tip sonuç çıkarılamaz. İşletmenin gerçek faaliyet yapısı ve güncel mevzuat esas alınır.

Zorunluluk kontrolünü yıl başında ve faaliyet modeli değiştiğinde tekrarlayın. Butik, yeni bir pazar yerine geçtiğinde, kurumsal satışa başladığında veya elektronik belge kapsamı değiştiğinde eski kontrol sonucunu otomatik kullanmamalıdır.

Kontrolde yalnızca ciro tablosu değil, faaliyet konusu, müşteri profili, satış kanalı ve belge türleri de gösterilmelidir. Mali müşavirle yapılan görüşmede bu bilgiler birlikte sunulursa eksik veya yanlış bir varsayımın önüne geçilir.

Butik e-Arşiv faturada en sık yapılan hatalar nelerdir?

En sık hatalar, alıcı türünün sorgulanmaması, yanlış vergi bilgilerinin yazılması, ürün satırlarının eksik bırakılması ve iade belgesinin ana faturayla eşleştirilmemesidir. Bu hatalar genellikle satış yoğunluğu arttığında görünür hale gelir.

Yanlış: Müşteri şirket adına alışveriş yapıyorsa doğrudan e-Arşiv fatura kesmek. Doğru: Önce şirketin e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmek ve sonuca göre belge türünü seçmek.

Yanlış: Tüketicinin paylaşmadığı vergi veya kimlik numarasını tahmin ederek müşteri kartını tamamlamak. Doğru: Mevzuatın istediği bilgileri müşteriden almak ve eksik bilgi varsa işlemi yetkili kişiye danışmak.

Yanlış: Renk, beden ve adet bilgisini stok sisteminde bırakıp faturaya yalnızca genel ürün adı yazmak. Doğru: İade ve değişimde kullanılacak ürün ayrıntılarını fatura satırına açıkça eklemek.

Yanlış: Müşteri ürünü iade ettiğinde faturayı sistemden silmek. Doğru: İade, iptal veya itiraz için uygun yöntemi seçmek ve ödeme, stok, kargo kayıtlarını aynı işlemle eşleştirmek.

Bir başka hata, POS kaydı ile e-Arşiv kaydını iki ayrı satış sanmaktır. POS hareketi ödeme kanıtı, fatura ise mal veya hizmet satışının belgesidir. İki kayıt günlük raporda aynı siparişle eşleştirilmelidir.

Fatura numarasının atlanması, yanlış tarihin seçilmesi veya müşteriye yanlış dosyanın gönderilmesi de sık görülür. Düzenleme öncesi kısa bir ön izleme kontrolü, sonradan yapılacak düzeltme sayısını azaltır.

Hataları azaltmak için gün sonu sorumlusu üç raporu karşılaştırmalıdır: sipariş listesi, POS veya banka hareketi ve kesilen belge listesi. Uyuşmayan satırların yanına iptal, iade, bekleyen ödeme veya teknik hata gibi nedenler yazılmalıdır.

Yanlış: Yoğunluk nedeniyle taslak faturayı kontrol etmeden müşteriye göndermek. Doğru: Gönderimden önce alıcı, ürün, tutar ve belge numarasını dört maddelik kısa kontrolle doğrulamak.

Butik e-Arşiv fatura için portal mı entegrasyon mu seçilmeli?

Az sayıda ve tek kanaldan satış yapan butik için portal üzerinden manuel düzenleme yeterli olabilir. Sipariş sayısı, ürün çeşidi ve satış kanalı arttıkça entegrasyon ihtiyacı doğabilir; seçim, işlem yoğunluğuna göre yapılmalıdır.

Portal kullanımında kullanıcı, müşteri ve ürün bilgilerini ekrana kendisi girer. Bu yöntem düşük hacimde kontrol sağlayabilir. Ancak her kayıt manuel olduğu için yazım hatası, yanlış belge türü ve unutulan fatura riski artar.

Entegrasyonda sipariş, müşteri ve ürün bilgileri yazılımdan belge sistemine aktarılabilir. Otomatik aktarım hızı artırır; fakat hatalı ürün kartı veya bozuk müşteri bilgisi faturaya da taşınır. Bu yüzden otomasyon öncesi ana veri temizliği gerekir.

Butik, karar vermeden önce günlük fatura sayısını, çalışan sayısını, satış kanallarını, muhasebecinin erişim ihtiyacını ve iade sıklığını yazmalıdır. Sonra iki yöntemde bir faturanın kaç adımda oluşturulduğu ve kontrol edildiği karşılaştırılmalıdır.

Kullanıcı yetkileri de seçim kadar önemlidir. Satış personeli müşteri bilgisi girebilir, mali müşavir raporları kontrol edebilir, işletme sahibi ise iptal ve düzeltme yetkisini sınırlayabilir. Her kullanıcıya gereğinden fazla yetki verilmemelidir.

Portal veya entegrasyon kararında karşı durum da hesaba katılmalıdır. Günlük fatura sayısı az olsa bile üç farklı kanal ve çok sayıda iade varsa manuel işlem beklenenden fazla kontrol gerektirir. Buna karşılık tek kanallı, düşük hacimli butik için entegrasyon yatırımı gereksiz olabilir.

Bir yöntemi seçtikten sonra örnek ürün kartları ve birkaç deneme siparişiyle akış test edilmelidir. Belge numarası, ürün satırı, vergi hesaplaması, müşteri bilgisi ve iletim ekranı birlikte incelenmelidir. Genel sorular için sık sorulan sorular bölümünü de kontrol edebilirsiniz.

Deneme sırasında yalnızca başarılı senaryoyu test etmeyin. Eksik adres, kayıtlı şirket, kısmi iade, yanlış ürün ve iptal edilmiş sipariş gibi karşı durumları da deneyin. Sistem bu durumlarda uyarı vermiyorsa manuel kontrol adımı yazılı prosedüre eklenmelidir.

Butik e-Arşiv fatura nasıl saklanır ve mutabakatı nasıl yapılır?

Butik e-Arşiv fatura, elektronik aslı ve işlem bağlantıları korunarak saklanmalıdır. Yalnızca ekran görüntüsü almak yeterli değildir. Belgenin görüntülenebilir kopyası, ilgili sipariş ve ödeme kaydıyla birlikte erişilebilir olmalıdır.

Saklama planında belge numarası, tarih, alıcı, toplam tutar, ürün satırları, iade durumu ve ödeme bilgileri izlenmelidir. Dosya adları standart olursa mali müşavir veya denetim sırasında aranan belge daha hızlı bulunur.

Her ay satış raporu ile düzenlenen e-Arşiv listesi karşılaştırılmalıdır. Fatura numarası atlamaları, aynı tutarda yinelenen kayıtlar, iptal edilen belgeler ve iade bekleyen ürünler ayrı bir kontrol listesinde gösterilmelidir.

Elektronik arşiv, yetkisiz değişikliğe karşı korunmalıdır. Kullanıcı şifreleri paylaşılmamalı, erişim yetkileri görev değişimlerinde güncellenmeli ve önemli raporlar düzenli olarak dışa aktarılmalıdır. Yedekleme yöntemi mali müşavirle birlikte belirlenmelidir.

Mevzuatın öngördüğü saklama süresi, vergi ve ticari kayıtlarla birlikte değerlendirilmelidir. Bir hizmette 10 yıllık güvenli saklama özelliği varsa, bunun e-Arşiv belgelerini de kapsayıp kapsamadığını sözleşmeden ve panel açıklamasından doğrulayın.

Arşivde faturayı bulamamak, belgenin hiç düzenlenmediği anlamına gelmez; ancak kanıt zincirini zayıflatır. Bu nedenle sipariş numarası, fatura numarası, kargo kaydı ve ödeme hareketi arasında karşılıklı referans kurulmalıdır.

Arşiv klasörünü yıl, ay ve sipariş numarasıyla standartlaştırın. Dosya adında alıcının adı, belge numarası ve işlem durumu yer alabilir. Ancak kişisel veya ticari bilgilerin yetkisiz kişilerce görülmemesi için erişim klasörleri görev tanımına göre sınırlandırılmalıdır.

Mutabakat farkı bulunduğunda kaydı hemen silmek yerine farkın kaynağını belirleyin. Eksik fatura, mükerrer sipariş, bekleyen ödeme ve iade gibi nedenler ayrı işaretlenmelidir. Düzeltme tamamlandıktan sonra aylık rapor yeniden alınmalıdır.

Butik e-Arşiv fatura kontör ihtiyacı nasıl hesaplanır?

Butik e-Arşiv fatura kontör ihtiyacı, aylık düzenlenen giden belgeler ile alınan gelen belgeler ve diğer e-belge hareketleri birlikte sayılarak hesaplanır. Kullanılan paketin bir belge için uyguladığı tüketim kuralı temel alınmalıdır.

Kontör planlamasında her giden ve gelen belgenin bir kontör düşürdüğü kuralı dikkate alınır. Butiğin düzenlediği e-Arşiv faturalar giden belge sayısına, aldığı e-Faturalar ise gelen belge sayısına eklenir. Diğer e-belgeler de aynı havuz kullanılıyorsa hesaba katılır.

Örneğin bir butik, ayda 26 gün boyunca günde 8 e-Arşiv fatura düzenliyorsa 208 giden belge oluşturur. Aynı ay 25 gelen e-Fatura alıyorsa toplam hareket 233 belgeye ulaşır. Bu yalnızca örnektir; gerçek sayı satış raporlarından alınmalıdır.

İade, iptal veya yeniden düzenleme işlemlerinin kontör tüketimine etkisi, kullanılan hizmetin belge ve işlem kurallarına göre incelenmelidir. Bir belgenin iptal edilmesi, her sistemde kullanılan kontörün otomatik olarak geri döneceği anlamına gelmez.

Aylık hesaplamayı yalnızca mağaza satışlarına göre yapmak eksik sonuç verir. Online siparişler, kurumsal toplu satışlar, e-İrsaliye veya diğer e-belgeler aynı havuzda yer alıyorsa aylık toplam ayrıca yükselir. Bu nedenle son aylardaki gerçek belge sayısı kullanılmalıdır.

İşletme, tahmini sayıyı belirlerken olağan ayı ve kampanya dönemini ayrı hesaplamalıdır. Paket seçeneklerini karşılaştırırken havuz kontör paketleri ile kullanım süresini, belge kapsamını ve gelen-giden belge tüketim kuralını birlikte inceleyin.

Kontör hesabına yeni satış kanalını açmadan önce o kanaldaki beklenen belge sayısını ayrıca ekleyin. Örneğin sosyal medya kampanyası, toplu kurumsal sipariş veya sezon indirimi giden belge sayısını olağan ayın üzerine çıkarabilir.

Özet: 5 maddede butik e-Arşiv fatura kontrolü

Beş temel kontrol, butik e-Arşiv fatura sürecindeki hataların büyük bölümünü erken fark ettirir. Bu kontroller belge türünü, alıcı bilgisini, ürün kaydını, düzeltme yöntemini ve arşiv düzenini birlikte kapsar.

• Alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmeden e-Arşiv veya e-Fatura belgesi seçmeyin.
• Unvan, vergi numarası, adres, ürün, beden, renk, adet, fiyat ve vergi bilgilerini siparişle karşılaştırın.
• Mağaza, web sitesi, sosyal medya ve pazar yeri satışlarını ayrı raporlayarak mükerrer faturayı önleyin.
• İade, iptal ve hatalı bilgi düzeltmelerinde belgeyi silmek yerine mevzuata uygun işlem akışını kullanın.
• Giden ve gelen belgeleri aylık sayın, arşiv kayıtlarıyla karşılaştırın ve kontör ihtiyacını gerçek hacme göre planlayın.

Bu beş maddeyi haftalık kısa kontrol ve aylık mutabakat olarak iki ayrı takvime bağlayın. Haftalık kontrolde açık sipariş ve iade kayıtlarını, aylık mutabakatta ise belge numarası, ödeme ve arşiv eşleşmesini inceleyin.

Örneğin küçük bir butik, her cuma gün sonu sipariş ve fatura listesini karşılaştırabilir. Ay sonunda bu listeye gelen e-Faturaları, iade kayıtlarını ve kontör hareketlerini ekleyerek mali müşavirine düzenli bir özet sunabilir.

Zorunluluk, had ve teknik uygulamalar değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Bu rehber, işletme içi kontrol listesi oluşturur; kişiye veya işletmeye özel hukuki görüş yerine geçmez.

Kontör planını ve belge süreçlerini karşılaştırmak isteyen butik işletmeler, paketler sayfasında tüm e-belgelerde geçerli havuz seçeneklerini inceleyebilir. efaturakontor.com’da paketler 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgileri seçeneklerle birlikte yer alır.