Datasoft e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör Rehberi

Datasoft e-Fatura entegrasyonu, Datasoft içindeki fatura verilerinin yetkili e-belge hizmetine bağlanması ve GİB süreçlerine aktarılmasıdır. Kurulum; hesap tanımı, kullanıcı bilgileri, alan eşleştirmesi, test ve kontör kontrolüyle tamamlanır.

Bu rehber, Datasoft kullanan işletme sahiplerine, muhasebe ekiplerine ve mali müşavirlere yol gösterir. Amaç, yanlış sağlayıcı seçimini, eksik fatura alanlarını, başarısız gönderimleri ve beklenmeyen kontör kullanımını sistemli biçimde önlemektir.

Datasoft e-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır? Kurulum ve Kontör Bağlantısı

Datasoft e-Fatura entegrasyonu, önce e-belge hesabının hazırlanması, sonra Datasoft bağlantısının tanımlanmasıyla yapılır. Son aşamada örnek belge gönderilir, gelen belge alınır ve üretim kullanımı başlatılır.

İlk olarak işletmenin e-Fatura kullanıcısı ve hizmet sağlayıcısı kesinleştirilir. Datasoft sürümünde desteklenen bağlantı yönteminin bulunması gerekir. Menü adları lisansa ve yazılım sürümüne göre değişebileceği için sabit ekran adı varsayılmamalıdır.

Kurulum sırasında genellikle vergi kimlik bilgileri, posta kutusu veya etiket bilgisi, entegrasyon kullanıcı adı, parola, anahtar ya da sertifika bilgisi istenir. Hangi bilginin kullanılacağı, seçilen entegrasyon yöntemine göre değişir.

Datasoft ile sağlayıcı arasında bağlantı kurulması, tek başına faturanın mevzuata uygun olduğunu göstermez. Fatura numarası, tarih, vergi oranı, müşteri bilgileri, senaryo ve toplamların ayrıca kontrol edilmesi gerekir.

İşletme, önce test veya doğrulama imkânını kullanmalıdır. Test sonucu başarılı görünse bile GİB durum kodu, alıcının kutusu, belge PDF'si ve XML içeriği birlikte incelenmelidir.

Kurulumun sonunda e-Fatura kapsamındaki belge akışını ve kullanılan hizmetin işlem kurallarını yazılı biçimde kaydedin. Böylece personel değişiminde aynı bağlantı bilgileri, yetkiler ve kontrol adımları korunur.

Datasoft e-Fatura entegrasyonu için hangi bilgiler gerekir?

Datasoft e-Fatura entegrasyonu için işletme bilgileri, yetkili kullanıcı bilgileri, bağlantı kimlikleri ve belge ayarları gerekir. Eksik bir bilgi, bağlantı kurulsa bile belge gönderimini veya gelen kutusu senkronizasyonunu durdurabilir.

Hazırlık sırasında bilgileri tek bir güvenli dosyada toplamak yerine yetkili kişilerle sınırlı erişim kullanın. Parola, API anahtarı veya sertifika dosyası e-posta içinde gelişigüzel paylaşılmamalıdır.

Örneğin tek şubeli bir markette hazırlık sırası şöyledir: önce vergi bilgisi ve posta kutusu doğrulanır, sonra üretim kullanıcı yetkisi kontrol edilir, ardından seri ve sıra numarası not edilir. En son müşteri ve ürün kartlarından birer örnek seçilerek alanların hangi elektronik belge değerini ürettiği yazılı olarak işaretlenir.

Bu kayıt, bağlantıyı kuran kişi ile günlük faturayı gönderen kişi farklı olduğunda önemlidir. Kurulumdan önce alınan yedek, sıra numarası ve yetki listesi; hata sonrası hangi değerin değiştiğini gösterir. Ancak sertifika süresi veya GİB kullanıcı kaydı değiştiyse eski yedeği doğrudan geri yüklemek yerine güncel bilgileri yeniden doğrulayın.

Yanlış: Şirket kartındaki unvan aynı görünüyorsa vergi numarası ve posta kutusu ayrıca kontrol edilmez. Doğru: Bu alanların her biri hizmet hesabından kopyalanarak karşılaştırılır; tek karakterlik fark bile test sonucunu etkileyebilir.

• İşletmenin unvanı, vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası doğru yazılmalıdır.
• Şube, adres, posta kutusu ve elektronik belge etiketleri hizmet hesabındaki kayıtlarla eşleşmelidir.
• Datasoft sürümü ve e-belge modülünün aktif olup olmadığı kontrol edilmelidir.
• Entegrasyon kullanıcı adı, parola, anahtar veya sertifika bilgisi sağlayıcının istediği biçimde hazırlanmalıdır.
• Test ve üretim ortamı bilgileri birbirinden ayrılmalı, yanlış ortam seçimi önlenmelidir.
• Fatura serisi, sıra numarası, vergi kodları ve ürün birimleri önceden gözden geçirilmelidir.

Birden fazla şube veya marka varsa her birinin hangi posta kutusunu kullanacağı belirlenmelidir. Aynı işletme içinde yanlış şube seçimi, faturanın farklı bir kayıt altında görünmesine neden olabilir.

Yetkili kişi değiştiğinde eski parolanın ve anahtarın iptal edilmesi gerekir. Güncel bilgi listesi için hizmet sağlayıcının sık sorulan sorular sayfasını ve mali müşavirinizin teknik notlarını birlikte kontrol edin.

Datasoft ile e-Fatura kontör bağlantısı nasıl çalışır?

Datasoft ile e-Fatura kontör bağlantısı, yazılımın belge işlemlerini ortak kontör bakiyesi bulunan e-belge hesabına yönlendirmesiyle çalışır. Kontör, belge türüne ve işlem yönüne göre hizmet hesabındaki bakiyeden izlenir.

Temel hesap kuralı şudur: Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca gönderilen faturaları değil, gelen faturaları da aylık kullanım planına katmak gerekir.

Örneğin bir işletme aynı ay içinde 80 giden ve 40 gelen belge alırsa toplam belge hareketi 120 olur. Bu örnekte temel hesap, 120 kontörlük kullanımdır; özel iade veya düzeltme kuralları ayrıca incelenmelidir.

Taslak oluşturmak ile belgeyi hizmete göndermek aynı işlem değildir. Kontörün hangi statüde düştüğünü, başarısız denemelerin nasıl kaydedildiğini ve iptal hareketlerinin nasıl gösterildiğini kullanım panelinden doğrulayın.

Datasoft ekranındaki belge sayısı ile hizmet hesabındaki kullanım sayısı farklı görünürse tarih aralığını, gelen kutusunu ve diğer e-belge türlerini kontrol edin. Farkın kaynağı bulunmadan yeni bağlantı bilgisi oluşturmayın.

Datasoft e-Fatura entegrasyonunda GİB senaryosu nasıl seçilir?

Datasoft e-Fatura entegrasyonunda senaryo seçimi, alıcının e-Fatura kayıt durumu ve belgenin yanıt akışı dikkate alınarak yapılır. Yanlış senaryo, faturanın alıcı kutusunda beklenenden farklı görünmesine yol açabilir.

İlk kontrol, alıcının vergi kimlik numarası veya kimlik numarasıyla GİB kayıtlarında bulunup bulunmadığıdır. E-Fatura kullanıcısı olan alıcıya e-Fatura, kayıt durumu ve işlem türü uygun değilse çoğu standart satışta e-Arşiv akışı değerlendirilir.

Temel senaryoda gönderim sonrasında ticari kabul veya ret yanıtı beklenmeyebilir. Ticari senaryoda ise alıcının yanıt süreci önem kazanır. İşletme, kendi satış akışına uygun seçimi mali müşaviriyle netleştirmelidir.

Yanlış: Alıcı e-Fatura kullanıcısı görünüyorsa her satışta aynı senaryo seçilir. Doğru: Alıcının kayıt durumu, satış türü, yanıt beklentisi ve güncel GİB kuralları birlikte değerlendirilir.

Fatura tipi, ihracat, tevkifat, istisna, özel matrah veya diğer özel durumlar varsa yalnızca Datasoft ekranındaki varsayılan ayara güvenmeyin. Bu alanların mevzuat karşılığını mali müşavirinizle kontrol edin.

GİB kullanıcı listeleri ve teknik kurallar zaman içinde güncellenebilir. Emin olunmayan bir senaryoda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski bir ekran görüntüsünü kesin kural kabul etmeyin.

Kurulumdan önce Datasoft ve e-Fatura hesabı nasıl hazırlanır?

Kurulumdan önce Datasoft şirket kartı, e-Fatura hesabı ve hizmet sağlayıcı hesabındaki bilgilerin aynı olması gerekir. Özellikle vergi numarası, unvan, şube ve posta kutusu farklılıkları bağlantı hatası doğurabilir.

Önce mevcut e-belge hesabının aktifliği doğrulanır. Kullanıcı hesabı açılmış olsa bile gönderim yetkisi, gelen kutusu erişimi veya üretim ortamı etkin olmayabilir. Bu ayrımlar hizmet panelinden ve destek biriminden teyit edilmelidir.

Datasoft içindeki şirket kartında unvan, adres, vergi dairesi ve kimlik numarası alanlarını inceleyin. Birden fazla şirket varsa her şirket için doğru lisansın ve doğru entegrasyon hesabının seçildiğini kontrol edin.

Bağlantı yöntemi kullanıcı adı ve parola kullanıyorsa bu bilgilerin güncel olması gerekir. Sertifika veya elektronik imza isteniyorsa dosyanın geçerlilik süresi, yetkili kişi ve bilgisayardaki erişim izinleri ayrıca kontrol edilmelidir.

Kurulumdan önce mevcut fatura serisi, sıra numarası ve müşteri kartlarının yedeğini alın. Eski sistemden yeni sisteme geçişte sıra numarasının nerede kaldığı yazılı olarak belirlenmezse mükerrer veya atlayan numara riski oluşabilir.

Yetki planını da baştan kurun. Fatura hazırlayan personel ile onaylayan veya gönderen personelin görevleri ayrılabilir. Güvenli parola kullanımı ve erişim değişiklikleri konusunda destek ekibinden yazılı yönlendirme isteyin.

Datasoft e-Fatura entegrasyonu adım adım nasıl kurulur?

Datasoft e-Fatura entegrasyonu, yazılım içindeki e-belge ayarlarından sağlayıcı hesabının seçilmesi ve test edilmesiyle kurulur. Aşağıdaki adımlar genel akışı gösterir; menü isimleri Datasoft sürümüne göre değişebilir.

1. Hizmet hesabının aktif olduğunu ve e-Fatura gönderme, alma ve durum sorgulama yetkilerinin bulunduğunu doğrulayın.
2. Datasoft içinde e-Fatura, e-Belge, servis veya entegrasyon ayarlarının bulunduğu bölümü açın.
3. Desteklenen sağlayıcı listesinden doğru hizmeti seçin ve test ya da üretim ortamını belirleyin.
4. Kullanıcı adı, parola, API anahtarı veya sertifika bilgilerini sağlayıcının istediği biçimde girin.
5. Şirket, şube, posta kutusu, fatura serisi ve belge numarası ayarlarını eşleştirin.
6. Ürün, müşteri, vergi, toplam ve senaryo alanlarının hangi Datasoft alanlarından besleneceğini seçin.
7. Örnek belge gönderin, gelen belge sorgulayın ve tüm durumları doğruladıktan sonra üretime geçin.

Sağlayıcı listesinde ilgili hizmet görünmüyorsa rastgele bir API adresi veya benzer bir entegratör seçmeyin. Datasoft sürümünüzün desteklediği bağlantı yöntemini yazılımdan ve yetkili destek kanalından teyit edin.

Bilgileri kaydettikten sonra bağlantı testi başarılı görünse bile gerçek belge akışını hemen yoğunlaştırmayın. Önce küçük bir müşteri grubu ve sınırlı belge sayısıyla gönderim, alım ve durum kontrolleri yapın.

Bağlantı kaydedildikten sonra önce bir taslak fatura oluşturun. Taslakta müşteri, seri, tarih, satır toplamı ve vergi alanlarını kontrol edin; sonra gönderim yapın. Gönderimden sonra Datasoft durumunu, hizmet panelini ve alıcı kutusunu aynı belge numarası üzerinden açın. Üç ekranda bilgi tutarlıysa ikinci örnek belgeye geçin.

Karşı durum şudur: yalnızca gelen belge kullanılacaksa gönderim yetkisi testi başarısız olabilir, fakat gelen kutusu sorgusu çalışabilir. Bu sonuç entegrasyonun tamamen hazır olduğu anlamına gelmez; işletmenin kullanacağı her akış ayrı test edilmelidir. Sadece satış yapan işletmede ise gelen kutusu kontrolünü atlamak yine doğru değildir, çünkü tedarikçi faturaları kontör ve muhasebe sürecine dahil olur.

Üretime geçişte test ortamına ait anahtarların kullanılmadığını yeniden kontrol edin. Ortam değişince posta kutusu, seri, yetki ve belge numarası bilgileri tekrar doğrulanmalıdır.

Datasoft e-Fatura alan eşleştirmesi nasıl kontrol edilir?

Datasoft e-Fatura alan eşleştirmesi, fatura kartındaki bilgilerin elektronik belgenin zorunlu ve isteğe bağlı alanlarına doğru aktarılmasıdır. Entegrasyonun çalışması, yanlış eşleştirilmiş vergi veya toplam alanlarını kendiliğinden düzeltmez.

Önce satır alanlarını kontrol edin. Ürün kodu, ürün adı, miktar, birim, birim fiyat, indirim, vergi oranı ve satır toplamı aynı mantıkla aktarılmalıdır. Miktar ile birim fiyatın yer değiştirmesi toplamı bozabilir.

Vergi alanlarında oran kadar vergi türü de önemlidir. KDV, tevkifat, istisna veya özel matrah bulunan işlemler için Datasoft kodlarının hizmet ve GİB formatıyla uyumlu olması gerekir.

Müşteri kartında unvan, VKN veya TCKN, adres, il, ilçe ve elektronik posta alanlarını kontrol edin. E-Fatura kullanıcısının posta kutusu doğru değilse belge teknik olarak hazırlanmış olsa bile yanlış alıcıya yönlenebilir.

Fatura tarihi, belge numarası, para birimi, döviz kuru, ödeme notu ve sipariş bilgileri de incelenmelidir. Özellikle yabancı para faturalarında kuru hangi sistemin ürettiği ve yuvarlamanın nerede yapıldığı açıkça belirlenmelidir.

Yanlış: Datasoft faturadaki genel toplamı doğru gösteriyorsa XML alanları da doğrudur. Doğru: PDF, XML, satır toplamı, vergi toplamı ve genel toplam birlikte karşılaştırılır; sorun varsa üretim gönderimi durdurulur.

Alan kontrolü için bir örnek fatura seçip kaynak kayıtla oluşan elektronik belgeyi yan yana inceleyin. e-Fatura belge alanlarını açıklayan güncel teknik bilgileri ve mali müşavirinizin özel işlem notlarını esas alın.

Datasoft e-Fatura entegrasyon testi nasıl yapılır?

Datasoft e-Fatura entegrasyon testi, tek bir fatura göndererek değil, farklı belge senaryolarını kontrol ederek yapılır. Testte gönderim, alım, durum sorgusu, XML, PDF, müşteri bilgisi ve kontör hareketi birlikte incelenmelidir.

Test ortamı sunuluyorsa önce orada çalışın. Test ortamı bulunmayan yapılarda üretim gönderimi için düşük riskli, kontrol edilebilir bir belge seçin ve mali kayıt etkisini mali müşavirinizle önceden değerlendirin.

• Bir e-Fatura kullanıcısına gönderilen belgenin doğru alıcı kutusuna ulaştığını kontrol edin.
• Gelen bir e-Faturanın Datasoft gelen kutusuna eksiksiz aktarıldığını doğrulayın.
• PDF görüntüsü ile XML içindeki unvan, vergi, tarih ve toplam alanlarını karşılaştırın.
• Gönderim sonrası durumun taslak, gönderildi, kabul edildi, reddedildi veya hata olarak doğru güncellendiğini inceleyin.
• Eksik müşteri adresi, yanlış vergi oranı veya boş zorunlu alanla yapılan denemenin nasıl engellendiğini gözlemleyin.
• Test belgesinin kontör hareketinde nasıl göründüğünü hizmet panelinden kontrol edin.

Uzman notu: Test başarılı mesajı yalnızca bağlantının cevap verdiğini gösterir. Belgenin GİB durumu, alıcı kutusu ve oluşturulan XML doğrulanmadan üretim akışını kesin başarılı kabul etmeyin.

Test sonunda hata kodunu, tarih ve saati, kullanılan şirketi, belge numarasını ve ekran görüntüsünü kaydedin. Destek talebinde bu bilgiler bulunursa sorunun Datasoft, bağlantı hesabı veya GİB tarafı daha hızlı ayrıştırılır.

Örnek belge gerçek müşteriye aitse kişisel ve ticari bilgileri gereksiz kanallarda paylaşmayın. Test kayıtlarını yalnızca yetkili personel, mali müşavir ve ilgili destek birimi erişimiyle saklayın.

Datasoft e-Fatura kontörleri ne zaman düşer ve nasıl izlenir?

Datasoft e-Fatura kontörleri, belge hareketi hizmet hesabına işlendiğinde kullanım bakiyesinden takip edilir. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle yalnızca satış faturası sayısı üzerinden planlama yapılmamalıdır.

Giden belge sayısına satış faturaları, gelen belge sayısına tedarikçi faturaları dahil olur. Aynı ortak havuz e-Arşiv, e-İrsaliye veya diğer tanımlı e-belge ürünlerinde de kullanılabiliyorsa toplam tüketim bütün belge türleriyle birlikte izlenmelidir.

Örnek olarak bir marketin ay içinde 150 giden e-Fatura ve 70 gelen e-Fatura işlemi yaptığını varsayalım. Temel hesap 220 belge ve 220 kontördür. Bu örnek, diğer e-belge işlemleri ve hizmete özgü düzeltmeler hariç düşünülmelidir.

Yanlış: Bakiyeyi yalnızca Datasoft gönderim ekranındaki fatura adedine göre tahmin etmek. Doğru: Gelen kutusu, diğer e-belge türleri, kullanım hareketleri ve kalan kontör aynı tarih aralığında karşılaştırılır.

Kontör hareketi beklenenden yüksekse mükerrer gönderim, gelen kutusunun yeniden çekilmesi veya başka ürünlerin ortak havuzu kullanması gibi ihtimalleri inceleyin. Kesin düşüm zamanını ve başarısız deneme kuralını hizmet panelinden doğrulayın.

Aylık mutabakat için üç sayı kaydedin: Datasoft gönderilen belgeler, alınan belgeler ve hizmet hesabındaki toplam kullanım. Fark varsa belge numarası, tarih ve durum bilgisiyle liste oluşturun; tahminle yeni paket veya bağlantı değişikliği yapmayın.

Datasoft e-Fatura entegrasyonunda sık hatalar nasıl çözülür?

Datasoft e-Fatura entegrasyonunda hatayı çözmenin ilk adımı, sorunun yazılım ayarı mı, bağlantı hesabı mı, belge verisi mi yoksa GİB tarafı mı olduğunu ayırmaktır. Aynı hata için tüm ayarları rastgele değiştirmek yeni sorunlar doğurabilir.

• Yetkilendirme hatasında kullanıcı adı, parola, anahtar, sertifika ve seçilen ortam bilgilerini yeniden doğrulayın.
• Alıcı bulunamadı hatasında VKN veya TCKN bilgisini, alıcının GİB kayıt durumunu ve posta kutusunu kontrol edin.
• Zorunlu alan hatasında müşteri, adres, vergi, birim, tarih ve fatura numarası alanlarını kaynak kartta inceleyin.
• Mükerrer numara uyarısında seri ve sıra numarasını, daha önce gönderilmiş belgeleri ve Datasoft numara sayacını karşılaştırın.
• Durum güncellenmiyorsa bağlantı zamanını, servis yanıtını ve hizmet panelindeki belge durumunu birlikte kontrol edin.
• Sertifika veya bağlantı süresi hatasında geçerlilik tarihini, bilgisayar saatini ve erişim izinlerini inceleyin.

Hata yalnızca belirli müşterilerde görülüyorsa sorun genellikle müşteri kartı veya alıcı durumuyla ilgilidir. Bütün belgeler etkileniyorsa bağlantı hesabı, servis erişimi, ortam seçimi veya genel hizmet kesintisi araştırılmalıdır.

Belge oluşturuluyor ancak gönderilemiyorsa önce PDF yerine elektronik belge XML doğrulamasına bakın. XML içindeki eksik veya uyumsuz alanı bulmadan sadece görsel faturayı düzeltmek kalıcı çözüm sağlamaz.

GİB kaynaklı görünen durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Gerekirse destek kaydına belge numarası, hata zamanı, işletme bilgisi ve ekran görüntüsü ekleyin; parola veya özel anahtarı paylaşmayın.

Hata devam ederse hizmet sağlayıcının güncel teknik dokümanına ve e-Arşiv akışının ayrı kurallarına bakın. E-Fatura ile e-Arşiv işlemlerini aynı hata sınıfı gibi değerlendirmek teşhisi geciktirebilir.

Küçük işletmeler Datasoft e-Fatura entegrasyonunu nasıl yönetebilir?

Küçük işletmeler Datasoft e-Fatura entegrasyonunu günlük gönderim, gelen kutusu, kontör ve muhasebe kontrolünü ayırarak yönetebilir. Böylece tek kişinin bütün işlemleri sözlü takip etmesine gerek kalmaz.

Örneğin küçük bir eczane, satış ve tedarikçi faturalarını Datasoft üzerinden izliyor olsun. Sorumlu personel gün başında gelen kutusunu kontrol eder, gün içinde hazırlanan belgeleri doğrular ve gönderim durumlarını gün sonunda kaydeder.

Bu eczane için örnek bir iş akışı; müşteri kartını açmak, ürün ve vergi alanlarını kontrol etmek, faturayı taslakta incelemek, göndermek ve GİB durumunu doğrulamaktır. Her adım farklı kişi tarafından yapılmasa bile tamamı kayıt altına alınmalıdır.

Gelen tedarikçi faturaları yalnızca indirildi kabul edilmemelidir. Belge tarihi, tutar, ürün, vergi ve muhasebe kaydı karşılaştırılmalı; eksik veya hatalı belge varsa mali müşavire bildirilmelidir.

İşletme, haftalık olarak Datasoft belge sayısını hizmet hesabındaki kontör hareketleriyle karşılaştırabilir. Örneğin 12 giden ve 4 gelen belgenin işlendiği bir günde temel kullanım 16 kontördür; diğer e-belge hareketleri ayrıca eklenir.

Personel değişiminde bağlantı parolası ve yetki kayıtları güncellenmelidir. İşletme, ücretsiz e-Fatura portalındaki mali müşavire özel paneli ve 10 yıl güvenli saklama imkânını da yedek kontrol kanalı olarak değerlendirebilir.

İnternet veya servis erişimi kesildiğinde faturaları rastgele yeniden göndermeyin. Önce son durum sorgusunu yapın, aynı numaranın işlenip işlenmediğini kontrol edin ve gerektiğinde mali müşavirinizle birlikte hareket edin.

Bu akışı vardiyalı çalışan bir kafede de uygulayabilirsiniz. Gün sonu sorumlusu gönderim listesini dışa aktarmadan önce son durumları kontrol eder; muhasebe sorumlusu ertesi gün gelen faturaları tutar ve vergi bakımından inceler. İnternet kesintisi yaşanırsa iki kişi aynı faturayı tekrar göndermemek için belge numarası ve durum sorgusunu birlikte kontrol eder.

Datasoft e-Fatura entegrasyonu sonrasında hangi kontroller yapılır?

Datasoft e-Fatura entegrasyonu tamamlandıktan sonra kontrol, yalnızca kurulum gününde değil düzenli aralıklarla yapılmalıdır. Güncellemeler, personel değişiklikleri, yeni ürünler ve GİB duyuruları belge akışını etkileyebilir.

• Her gün gönderilen belgelerin durumunu ve bekleyen gelen kutusu kayıtlarını kontrol edin.
• Her hafta rastgele faturaların PDF, XML, müşteri, vergi ve toplam alanlarını karşılaştırın.
• Her ay gelen ve giden belge sayılarını kontör kullanım hareketleriyle mutabık hale getirin.
• Yeni şube veya kullanıcı eklendiğinde yetki, posta kutusu ve seri ayarlarını tekrar test edin.
• GİB mevzuatı, teknik duyurular ve mali müşavirinizin uyarıları doğrultusunda senaryo ayarlarını gözden geçirin.

İşletmenin arşiv planında belge numarası, tarih, müşteri ve gönderim durumu bulunmalıdır. Saklama sisteminde faturanın yalnızca PDF görüntüsü değil, mevzuat açısından gerekli elektronik kayıtları da korunmalıdır.

Bir güncellemeden sonra önce sınırlı sayıda belgeyle kontrol yapın. Alan eşleştirmesi, vergi kodu veya numara üretimi değişmişse toplu gönderim öncesinde örnek XML ve PDF dosyasını inceleyin.

Entegrasyon sorumlusu, mali müşavir ve yazılım desteği için iletişim listesini güncel tutun. Güncel olmayan kişiye gönderilen hata bildirimi, özellikle son tarihli muhasebe işlemlerinde gereksiz gecikme yaratabilir.

Mevzuat tutarları, yükümlülük hadleri ve uygulama tarihleri yıllık olarak güncellenebilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski bir blog bilgisini tek başına karar kaynağı yapmayın.

Karşı durum olarak, yalnızca e-Fatura kullanan bir işletmede ortak havuzdaki e-Arşiv veya e-İrsaliye tüketimi olmayabilir. Buna rağmen hizmet hesabında başka bir kullanıcı ya da şube tanımlıysa onun hareketleri toplam bakiyeye yansıyabilir. Bu yüzden aylık mutabakatı kullanıcı, şube ve belge türü kırılımında yapmak; yalnızca tek ekrandaki toplamı esas almaktan daha güvenlidir.

Özet: 5 maddede Datasoft e-Fatura entegrasyonu

Datasoft e-Fatura entegrasyonunun güvenilir çalışması, bağlantı kurmaktan çok veri, senaryo, test ve kullanım kontrolünün birlikte yapılmasına bağlıdır. Aşağıdaki beş madde, kurulum ve günlük işletim için kısa bir kontrol çerçevesi sunar.

• Önce Datasoft şirket bilgilerini, e-Fatura hesabını, posta kutusunu, yetkileri ve seçilen ortamı karşılaştırın.
• Sonra sağlayıcı kimliklerini tanımlayın, ürün, müşteri, vergi, toplam, seri ve sıra alanlarını eşleştirin.
• Üretime geçmeden önce gönderilen ve alınan belgeyi, XML, PDF ve GİB durumunu birlikte test edin.
• Gelen ve giden her belgenin 1 kontör düşürdüğünü kabul ederek ortak havuzdaki tüm e-belge kullanımını izleyin.
• Hata veya mevzuat belirsizliğinde ekran ayarlarını rastgele değiştirmeyin; hizmet desteği, güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizle doğrulama yapın.

Kurulumda Datasoft sürümü, sağlayıcı hesabı veya teknik ekran farklıysa kesin menü adı varsaymayın. Yetkili destekten güncel kurulum adımlarını ve hangi kimlik bilgilerinin kullanılacağını yazılı olarak isteyin.

İhtiyacı belirsiz işletmeler, efaturakontor.com paketlerini incelerken gelen belgeleri de kullanım hesabına katmalıdır. Ücretsiz e-Fatura portalı, mali müşavir paneli ve güvenli saklama seçenekleri ayrıca değerlendirilmelidir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur ve ücretsiz e-Fatura portalı bulunur. Paketlerin Sovos altyapısına aynı gün tanımlama süreci vardır; kullanım süresi 12-18 aydır.