İnşaat e-Arşiv Fatura Kuralları ve Sık Yapılan Hatalar

İnşaat e-Arşiv fatura, alıcısı e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan kişi veya işletmeye elektronik fatura düzenlemek için kullanılır; e-Fatura kayıtlı alıcıya ise kural olarak e-Fatura gönderilir.

Bu rehber; müteahhitleri, taşeronları, yapı malzemesi satan işletmeleri ve şantiye muhasebesi yürüten küçük işletmeleri ilgilendirir. Alıcı sorgusu, hakediş açıklaması, KDV, tevkifat, iptal ve saklama hatalarını uygulamalı biçimde önlemeyi amaçlar.

İnşaat e-Arşiv fatura nedir ve ne zaman kullanılır?

İnşaat e-Arşiv fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya elektronik ortamda düzenlenen ve mevzuata uygun biçimde saklanan faturadır. Belge; inşaat malzemesi satışı, tadilat, onarım, proje veya yapım hizmeti gibi işlemleri gösterebilir.

Bir inşaat işletmesi fatura kesmeden önce alıcının e-Fatura kayıt durumunu kontrol etmelidir. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Arşiv yerine uygun e-Fatura senaryosu seçilir; kayıtlı değilse e-Arşiv yöntemi değerlendirilir.

İnşaat sektöründe aynı işletme, farklı müşteriler için farklı belge türleri kullanabilir. Taşeron şirket e-Fatura kullanıcısı olabilirken, konut sahibine hizmet veren alıcı e-Fatura sistemine kayıtlı olmayabilir.

e-Arşiv fatura düzenlemek, faturayı yalnızca PDF olarak hazırlamak demek değildir. Belgenin yetkili portal veya özel entegratör üzerinden oluşturulması, gerekli elektronik dosyanın hazırlanması ve raporlama adımlarının izlenmesi gerekir.

GİB kapsamındaki zorunluluklar; işletmenin faaliyetine, mükellefiyet durumuna, alıcıya ve güncel düzenlemelere göre değişebilir. Bu nedenle yalnızca sektör alışkanlığına göre karar vermeyin, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İnşaat faaliyetinin kapsamını ayrıca değerlendirmek gerekir. Arsa karşılığı inşaat, kamu ihalesi, taşeronluk, malzeme satışı ve bireysel konut tadilatı aynı fatura açıklamasını gerektirmez; işlem türü doğru seçilmelidir.

Fatura oluşturma ekranındaki e-Arşiv seçimi, alıcının kayıt durumunu kanıtlamaz. İşlemden önce yapılan sorgunun tarihini ve sonucunu müşteri kartına not edin. Böylece aynı proje içinde alıcı statüsü değiştiğinde eski alışkanlıkla belge kesilmez.

İnşaat şirketleri e-Arşiv fatura mı, e-Fatura mı keser?

İnşaat şirketi, belge türünü öncelikle alıcının GİB sistemindeki e-Fatura kayıt durumuna göre belirler. Alıcı kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse uygulanabilir e-Arşiv yöntemi kullanılır.

Alıcının yalnızca vergi mükellefi olması, otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı olduğu anlamına gelmez. VKN veya TCKN ile yapılan güncel kullanıcı sorgusu, sözleşmedeki müşteri bilgisinden daha güvenilir bir başlangıç kontrolüdür.

Bir şantiye için kesilecek faturada, işverenin veya taşeronun belge türünü varsaymayın. Şirket unvanı aynı kalsa bile farklı vergi kimlik numaraları bulunabilir; her müşteri kartı ayrı sorgulanmalıdır.

Örneğin bir yapı malzemesi satıcısı, aynı gün bir e-Fatura mükellefi taşerona ve bireysel konut sahibine satış yapabilir. Ürün aynı olsa da alıcı profili ve belge kanalı farklı değerlendirilir; stok ekranındaki müşteri seçimi fatura ekranında yeniden doğrulanmalıdır.

Yanlış: İnşaat sektöründe bütün faturaları e-Arşiv olarak kesmek. Doğru: Her alıcının e-Fatura kayıt durumunu belge düzenlemeden önce kontrol etmek.

Fatura türü konusunda muhasebe ekibiyle satış veya şantiye ekibi arasında yazılı bir kontrol akışı oluşturun. Detaylı işlem sırası için mali müşavirlerin e-Fatura kesme rehberi de yardımcı olabilir.

İnşaat e-Arşiv faturada alıcı bilgileri nasıl yazılır?

İnşaat e-Arşiv faturada alıcı bilgileri, vergi kimliği ve resmi unvanla uyumlu yazılmalıdır. Şantiye adresi, alıcının vergi adresiyle aynı değilse hizmet veya teslim yeri olarak ayrıca belirtilmelidir.

Tüzel alıcıda unvan, VKN, vergi dairesi ve fatura adresi kontrol edilir. Gerçek kişide sistemin istediği kimlik bilgileri, ad-soyad, adres ve iletişim alanları işlem türüne uygun biçimde doldurulur.

Şantiye adresi açıklama bölümünde yer alabilir; ancak bu adres, alıcının resmi bilgilerini silmemelidir. Fatura ekranında adres alanlarının hangi amaçla kullanıldığını anlamadan şantiye konumunu vergi adresi gibi yazmayın.

Taşeron faturasındaki alıcı, işi veren ana yüklenicidir; şantiyenin sahibi her zaman faturanın alıcısı değildir. Sözleşme tarafı, ödeme yapan taraf ve vergi mükellefi bilgisi birlikte karşılaştırılmalıdır.

Yanlış: Alıcı adı alanına yalnızca site veya proje adını yazmak. Doğru: Vergi mükellefinin resmi unvanını yazıp proje ve şantiye bilgisini açıklama alanında belirtmek.

• Alıcının VKN veya TCKN bilgisi güncel kullanıcı kaydıyla karşılaştırılmıştır.
• Alıcı unvanı, sözleşmedeki taraf ve vergi kaydıyla uyumludur.
• Vergi adresi ile hizmetin gerçekleştiği şantiye adresi ayrı ayrı değerlendirilmiştir.
• Taşeron, işveren ve ödeme yapan taraf arasındaki ilişki kontrol edilmiştir.
• Fatura gönderim e-postası, alıcıdan alınan güncel iletişim bilgisiyle doğrulanmıştır.

Bu kontroller özellikle çok sayıda konut projesi yöneten firmalarda önemlidir. Yanlış VKN ile oluşturulan belge, doğru şantiye adresi yazılsa bile muhasebe ve tahsilat sürecinde sorun çıkarabilir.

Adres kontrolünde ticaret sicilindeki unvanla vergi kaydındaki unvanı karıştırmayın. Kargo veya teslimat adresi, resmi fatura adresinden farklıysa iki alanı da anlamını belirterek yazın. Bu ayrım, iade ve tahsilat yazışmalarında doğru tarafın bulunmasını sağlar.

Hakediş ve avans için e-Arşiv fatura nasıl düzenlenir?

Hakediş e-Arşiv faturasının açıklaması, onaylanan iş dönemi ve sözleşmedeki hizmet kapsamıyla uyumlu olmalıdır. Hakediş raporu, tek başına her durumda fatura yerine geçmez; fatura ayrıca düzenlenir.

Faturada proje adı, sözleşme veya iş emri referansı, hakediş dönemi, yapılan işin türü ve gerekiyorsa metraj bilgisi açıklanabilir. Bu alanlar, alıcının faturayı hangi işe bağlayacağını kolaylaştırır.

Avansın faturaya dönüştürülmesi, her işlemde aynı şekilde yorumlanmaz. Sözleşmedeki avans koşulu, vergi doğuran olay ve muhasebe uygulaması birlikte incelenmeli; güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Teminat kesintisi, hakedişten mahsup, fiyat farkı ve benzeri tutarlar faturada rastgele indirim olarak gösterilmemelidir. Her kesintinin hukuki ve muhasebesel niteliği belirlenerek uygun satırda veya açıklamada gösterilmelidir.

Yanlış: Hakediş toplamını yalnızca tek satırda, dönem ve proje belirtmeden faturalandırmak. Doğru: Sözleşme, hakediş dönemi, iş kalemi ve hesaplama dayanağını faturayla ilişkilendirmek.

Hakediş raporunda işveren onayı, taşeron ölçümü veya kontrol teşkilatı imzası bulunabilir. Bu belgeler faturanın ekinde saklanabilir; fakat e-Arşiv belgesinin alıcı bilgileri ve vergi unsurları ayrıca denetlenmelidir.

Avans, hakediş ve kesin hesap faturaları aynı projede farklı tarihlerde düzenlenebilir. Muhasebe kaydını yalnızca ödeme tarihine göre kurmak yerine sözleşmeyi, teslimi ve vergi uygulamasını birlikte değerlendirin.

Uygulamada taşeron, hakediş onaylanmadan fatura taslağı hazırlayabilir; fakat merkez muhasebesi onaylı metraj ve sözleşme kalemlerini görmeden gönderim yapmamalıdır. Onay tarihi, rapor numarası ve faturadaki dönem açıklaması proje klasöründe birlikte tutulmalıdır.

İnşaat e-Arşiv faturada KDV ve tevkifat nasıl gösterilir?

İnşaat e-Arşiv faturada KDV, işlemin gerçek niteliğine ve güncel vergi kurallarına göre hesaplanıp ayrı gösterilir. e-Arşiv seçimi, KDV oranını veya tevkifat uygulanmasını kendiliğinden belirlemez.

Malzeme satışı ile yapım, onarım veya bakım hizmeti aynı şekilde sınıflandırılmayabilir. Faturadaki ürün ve hizmet satırları, fiilen yapılan işlemi açıkça yansıtmalı; belirsiz toplu açıklamalardan kaçınılmalıdır.

KDV tevkifatı uygulanıp uygulanmayacağını işin türü, alıcının niteliği ve güncel mevzuat belirler. Alıcının kamu kurumu veya belirli nitelikteki işletme olması, tek başına bütün inşaat faturalarında aynı sonucu doğurmaz.

Tevkifat varsa fatura ekranında ilgili oran, matrah, hesaplanan KDV ve alıcı tarafından beyan edilecek bölüm doğru alanlara işlenmelidir. Sistem otomatik hesaplama yapsa bile sonuç, sözleşme ve muhasebe kaydıyla karşılaştırılmalıdır.

İstisna, özel matrah veya farklı vergi uygulaması bulunan işlemlerde gerekli kod ve açıklama seçilmelidir. Emin olmadığınız oranı veya kodu tahmin etmeyin; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Uzman notu: KDV ve tevkifat kontrolünü, fatura gönderildikten sonra değil, hakediş onayından hemen sonra yapın. Alıcının statüsü veya iş kapsamı değişirse eski faturayı kopyalamak yerine yeni kontrol açın.

Örneğin kamuya yapılan bir bakım işinde yalnızca sözleşmede kamu kurumu yazması yeterli olmayabilir; hizmetin kapsamı ve alıcının ilgili niteliği ayrıca incelenir. Bu nedenle yazılımın önerdiği kodu, dayanak belge ve muhasebe fişiyle karşılaştırın.

Yanlış: Tevkifatlı işi normal KDV satırıyla tamamlamak. Doğru: Alıcının niteliğini, iş türünü ve güncel tevkifat şartlarını kontrol ederek e-Arşiv ekranındaki ilgili alanları doldurmak.

Fatura ile hakediş raporu arasındaki vergi tutarları uyuşmuyorsa belgeyi göndermeden önce durdurun. Sonradan iptal veya düzeltme yapmak, özellikle kamu ve ana yüklenici projelerinde ek onay gerektirebilir.

İnşaat e-Arşiv fatura düzenleme adımları nelerdir?

İnşaat e-Arşiv fatura düzenlemek için alıcıyı doğrulayıp işlem türünü seçmek, satırları oluşturmak, vergi alanlarını kontrol etmek ve belgeyi yetkili sistemden göndermek gerekir.

Kullanılan portalın ekran adları değişebilir; ancak temel kontrol sırası aynıdır. e-Arşiv Fatura süreçlerinde aşağıdaki adımlar, şantiye ve merkez muhasebesi arasında ortak kontrol listesi olarak kullanılabilir.

1. Alıcının VKN veya TCKN bilgisini ve e-Fatura kayıt durumunu doğrulayın.
2. İşlem türünü malzeme satışı, hizmet, hakediş veya uygun başka bir kategori olarak belirleyin.
3. Proje, şantiye, sözleşme ve hizmet dönemi açıklamalarını hazırlayın.
4. Ürün veya hizmet satırlarını miktar, birim, birim fiyat ve tutarla girin.
5. KDV, tevkifat, istisna veya diğer vergi alanlarını güncel uygulamaya göre kontrol edin.
6. Fatura tarihi, numara, alıcı adresi ve gönderim kanalını doğrulayın.
7. Belgeyi gönderip oluşan elektronik aslı, rapor durumunu ve teslim kaydını saklayın.

Gönderimden önce taslak ekranında ön izleme alın. Ön izleme, belge numarası, unvan, adres, açıklama ve vergi toplamlarını son kez karşılaştırmak için kullanışlıdır.

İşlem tamamlandıktan sonra belge durumunu yalnızca gönderildi ifadesiyle değerlendirmeyin. Portalda başarılı, hata, iptal bekliyor veya alıcıya iletildi gibi durumlar varsa ilgili kayıtları ayrıca inceleyin.

Şantiye çalışanı faturayı hazırlıyorsa mali müşavir veya merkez muhasebesi son onay mekanizmasına dahil edilmelidir. Özellikle hakediş ve tevkifat içeren belgelerde iki aşamalı kontrol, veri giriş hatalarını azaltır.

Bir kafe tadilatını yöneten küçük işletme, önce malzeme ve işçilik belgelerini ayrı klasörleyebilir. Fatura taslağı, hakediş onayı ve alıcı sorgusu aynı gün kontrol edilirse merkez muhasebesi eksik açıklamayı gönderimden önce tamamlar.

İnşaat e-Arşiv faturada tarih ve numara nasıl kontrol edilir?

İnşaat e-Arşiv faturada tarih ve numara, işlemin gerçek gerçekleşme zamanı ile portalın belge kurallarına uyumlu olmalıdır. Fatura tarihi, ödeme tarihinin yerine otomatik olarak yazılmamalıdır.

Belge numarası, kullanılan sistemin seri ve sıra yapısına göre oluşur. Aynı numarayı başka bir müşteriye vermek, numarayı sonradan değiştirmek veya farklı kanallarda kontrolsüz seri kullanmak kayıt bütünlüğünü bozabilir.

Hakediş dönemi ile fatura tarihini karşılaştırın. Örneğin mart dönemine ait bir hakedişin açıklamasında farklı bir dönem yazıyorsa, bunun sözleşmeye ve muhasebe kaydına uygunluğu gönderimden önce açıklığa kavuşturulmalıdır.

Geriye dönük belge düzenleme ihtiyacı doğduğunda yalnızca portalın izin verdiği yönteme güvenmeyin. Vergi doğuran olay, kayıt zamanı ve güncel düzenlemeler mali müşavir tarafından değerlendirilmelidir.

e-Arşiv raporlama veya gönderim durumu, kullanılan yönteme göre portal ya da özel entegratör ekranından takip edilir. Başarılı görünmeyen gönderimlerde aynı faturayı yeniden oluşturmak yerine önce hata nedenini inceleyin.

Şantiye ekipleri bazen ödeme dekontu tarihini fatura tarihi sanabilir. Oysa ödeme, hakediş onayı, teslim ve fatura işlemleri farklı kayıtlar olabilir; her birinin dayanağı ayrı tutulmalıdır.

Fatura numarası, tarih ve açıklama alanlarını proje klasöründeki hakediş raporuyla eşleştirin. Bu eşleştirme, denetimde belgeyi aramayı ve müşterinin hangi iş için fatura aldığını açıklamayı kolaylaştırır.

Seri takibi için aylık liste tutun. Listede proje, alıcı, fatura tarihi, seri-sıra ve gönderim durumu bulunabilir. Taslak numarasıyla kesinleşmiş numarayı karıştırmayın; sistemin belgeyi ne zaman oluşturduğu ve ne zaman gönderdiği ayrı kayıtlar olabilir.

İnşaat e-Arşiv fatura alıcıya nasıl iletilir ve saklanır?

İnşaat e-Arşiv fatura, sistemin oluşturduğu elektronik aslı korunarak alıcıya mevzuata ve tarafların anlaşmasına uygun kanaldan iletilmelidir. Sadece ekran görüntüsü veya değiştirilmiş PDF saklamak yeterli kontrol değildir.

PDF veya benzeri görsel çıktı, faturanın okunmasını kolaylaştırabilir. Ancak portalın ürettiği elektronik dosya, gönderim kaydı ve varsa rapor bilgisi birlikte korunmalı; görsel dosya elektronik asıl yerine geçirilmemelidir.

Alıcının e-posta adresini sözleşmeden kopyalamak yerine güncel müşteri kaydıyla karşılaştırın. Yanlış adrese gönderilen fatura, sistemde başarılı görünse bile alıcıya fiilen ulaşmamış olabilir.

Şantiye, merkez ofis ve mali müşavir farklı klasörler kullanıyorsa ortak dosya adlandırma kuralı belirleyin. Proje adı, fatura numarası, alıcı ve dönem bilgisi dosyayı aramayı kolaylaştırır.

Saklama planında elektronik asıl, PDF görüntüsü, hakediş raporu, sözleşme ve teslim kaydı ilişkilendirilmelidir. Portalın arama, indirme ve yedekleme imkanlarını belirli aralıklarla test etmek, yalnızca hizmet tanımına güvenmekten daha güvenlidir.

Kontör hesabı yapılırken gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Ana yüklenici, taşeron ve malzeme tedarikçisi sayısı arttıkça yalnızca kesilen faturaları değil, alınan e-belgeleri de toplam hacme dahil edin.

Arşiv erişimi kesildiğinde belgeye ulaşma prosedürü yazılı olmalıdır. Yetkili kullanıcılar, yedek konumu, mali müşavir erişimi ve proje klasörü sorumlusu önceden belirlenirse şantiye kapanışında belge kaybı yaşanmaz.

Alıcı, faturayı e-posta yerine kendi portalından kabul ediyorsa teslim yöntemini sözleşmeye göre kaydedin. E-posta geri dönmüşse aynı dosyayı farklı adrese rastgele göndermeyin; müşteri kaydını güncelleyip yeniden iletme adımını kayıt altına alın.

İnşaat e-Arşiv fatura nasıl iptal edilir veya düzeltilir?

İnşaat e-Arşiv fatura düzeltmesi, düzenlenmiş belge üzerinde doğrudan değişiklik yapılarak değil, mevzuata ve kullanılan sistemin izin verdiği iptal, iade veya yeniden düzenleme yöntemiyle yapılır.

Yanlış VKN, yanlış alıcı, hatalı tutar veya yanlış vergi uygulaması fark edildiğinde önce belgenin durumunu kontrol edin. Henüz tamamlanmamış taslak ile alıcıya gönderilmiş belge aynı işlem adımlarına sahip olmayabilir.

İptal süreci ile iade faturası aynı şey değildir. İptal, düzenlenen belgenin geçersiz hale getirilmesi sürecidir; iade faturası ise alıcının mal veya hizmetin tamamını ya da bir bölümünü geri bildirmesi için ayrı bir belge olabilir.

Yanlış: Gönderilmiş PDF dosyasını bilgisayarda değiştirip yeniden alıcıya iletmek. Doğru: Sistem durumunu inceleyip uygun iptal, iade veya yeni fatura sürecini kayıt altına almak.

Hatalı e-Arşiv belgesinin yerine yeni belge düzenlenecekse eski belgeyle bağlantı kurulmalıdır. Açıklamada önceki belge numarası, düzeltme nedeni ve ilgili işlem bilgisi yer alabilir; kullanılacak ifade mali müşavirle netleştirilmelidir.

İptal talebi veya karşı taraf onayı gereken durumlarda işlem ekranındaki tarihleri ve durum mesajlarını saklayın. Süreler ve uygulama ayrıntıları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yanlış vergi kodu veya tevkifat farkı, yalnızca açıklama eklenerek düzeltilmeyebilir. Vergi hesaplaması, muhasebe kaydı ve alıcı mutabakatı birlikte değerlendirilmeden yeni belge göndermeyin.

Örneğin yanlış VKN ile gönderilmiş bir taşeron faturasında önce alıcıya haber verin, ardından portal durumunu ve iptal yetkisini kontrol edin. Yeni fatura kesilecekse muhasebe fişi, ödeme kaydı ve eski belgeyle bağlantı kurulmadan işlem tamamlanmış sayılmamalıdır.

İnşaat e-Arşiv faturada sık yapılan hatalar nelerdir?

İnşaat e-Arşiv faturada en sık görülen hatalar, alıcı türünü kontrol etmemek, şantiye adresini resmi alıcı bilgisi yerine yazmak ve hakediş açıklamasını eksik bırakmaktır.

Bir başka hata, malzeme satışı ile hizmeti tek ve belirsiz bir satırda birleştirmektir. Ayrı kalemler; fiyat, miktar, KDV ve varsa tevkifat kontrolünü kolaylaştırır.

Fatura hazırlayan kişi, sözleşmedeki proje adını alıcı unvanı sanabilir. Proje adı açıklamada kullanılmalı, alıcının resmi unvanı ve vergi kimliği ise ayrı alanlarda korunmalıdır.

Tevkifat veya istisna kodunu önceki faturadan kopyalamak da risklidir. Her yeni işte alıcı, iş türü ve güncel mevzuat yeniden değerlendirilmelidir.

• Belge türü, alıcının güncel e-Fatura kayıt durumuyla uyumludur.
• VKN veya TCKN, unvan ve adres bilgileri müşteri kaydıyla karşılaştırılmıştır.
• Proje, şantiye, sözleşme ve hakediş dönemi açıklamada açıkça belirtilmiştir.
• Malzeme ve hizmet satırları gerçek işlem niteliğine göre ayrılmıştır.
• KDV, tevkifat, istisna ve toplam tutarlar muhasebe kaydıyla uyuşmaktadır.
• Elektronik asıl, gönderim sonucu, PDF görüntüsü ve dayanak belgeler saklanmıştır.

Hata kontrolünü yalnızca ay sonuna bırakmayın. Fatura taslak aşamasındayken yapılan kısa bir ikinci kontrol, yanlış alıcıya gönderim veya hatalı vergi hesaplaması riskini azaltır.

İnşaat işletmesi büyüdükçe aynı hata farklı projelerde tekrarlanabilir. Sorumlu kişi, onay sırası ve dosyalama standardı yazılı hale getirilmeli; yeni çalışanlara gerçek bir örnek üzerinden anlatılmalıdır.

Yanlış kontrol sırası da yaygındır: ekip önce faturayı oluşturup sonra alıcıyı arar. Doğru sıra, müşteri kartını doğrulamak, işlem sınıfını belirlemek, vergi alanlarını kontrol etmek ve sonrasında belgeyi göndermektir. Bu sıra, yoğun ay sonlarında özellikle önemlidir.

Şantiye ve taşeron işlemlerinde e-Arşiv fatura nasıl denetlenir?

Şantiye ve taşeron e-Arşiv faturaları, sözleşme tarafı, işin yapıldığı yer, hakediş dönemi ve vergi bilgileri birlikte karşılaştırılarak denetlenir. Tek başına fatura PDF'si yeterli kontrol belgesi değildir.

Küçük bir müteahhitlik işletmesi düşünelim: Mavi Yapı, bir apartmanın ortak alan tadilatını üstleniyor ve elektrik işini taşerona veriyor. Apartman yönetimi e-Fatura kullanıcısı değilse, Mavi Yapı için e-Arşiv seçeneği değerlendirilebilir.

Mavi Yapı taşerondan gelen faturada kendi VKN'sini, doğru proje adresini, yapılan işin dönemini ve malzeme-hizmet ayrımını kontrol eder. Taşeronun faturayı apartman yönetimi adına kesmesi, sözleşme tarafı farklıysa hatalı olabilir.

Ardından Mavi Yapı, apartman yönetimine keseceği belgede hakediş veya hizmet açıklamasını sözleşmeyle karşılaştırır. Taşeron faturası ile müşteriye kesilen fatura aynı tutarda olmak zorunda değildir; kapsam ve fiyat farkı açıklanabilir olmalıdır.

Bu örnekte apartman yönetiminin e-Fatura kayıt durumu değişebilir. İşletme daha önce aynı müşteriye e-Arşiv kesti diye sonraki faturada da aynı yöntemi otomatik seçmemeli, her dönem kullanıcı durumunu kontrol etmelidir.

Şantiye denetiminde teslim tutanağı, metraj, hakediş, sözleşme, e-Arşiv aslı ve ödeme kaydı aynı proje klasöründe ilişkilendirilebilir. Böylece mali müşavir, yönetim veya denetçi belge zincirini tek dosyada inceleyebilir.

İnşaat sektöründeki belge akışını faaliyet türlerine göre ayrıca değerlendirmek için inşaat sektörü sayfasına bakabilirsiniz. Buradaki genel akış, özel sözleşme hükümleri veya güncel mevzuatın yerine geçmez.

Denetimde dosya adı kadar erişim yetkisi de önemlidir. Eski çalışan hesabına bağlı belgeler, kullanıcı ayrıldığında ulaşılamaz hale gelebilir. Proje sorumlusu, yedekleme tarihi ve mali müşavir erişimi periyodik olarak kontrol edilmelidir.

Özet: 5 maddede inşaat e-Arşiv fatura kuralları

İnşaat e-Arşiv fatura sürecinin temel kuralı, belge türünü alıcıya ve işlemin gerçek niteliğine göre seçmektir. Aşağıdaki beş madde, fatura göndermeden önce yapılacak son kontrolü özetler.

• Alıcıyı doğrulayın: VKN veya TCKN ile e-Fatura kayıt durumunu kontrol edin ve e-Fatura kullanıcısına yanlışlıkla e-Arşiv göndermeyin.
• Bilgileri ayırın: Alıcının resmi unvanı ve vergi adresi ile şantiye veya proje adresini farklı alanlarda gösterin.
• Hakedişi açıklayın: Proje, sözleşme, dönem, iş kalemi, avans ve kesinti bilgilerini dayanak belgelerle ilişkilendirin.
• Vergiyi inceleyin: KDV, tevkifat, istisna ve malzeme-hizmet ayrımını güncel mevzuata ve mali müşavir görüşüne göre kontrol edin.
• Belge zincirini saklayın: Elektronik aslı, gönderim kaydı, PDF görüntüsü, hakediş ve teslim belgelerini aynı proje dosyasında koruyun.

Belirsiz bir oran, tarih, iptal yöntemi veya tevkifat durumu varsa rakam tahmin etmeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek işlemi kesinleştirin.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanılabilir. Ücretsiz e-Fatura portalında mali müşavire özel panel, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama özellikleri bulunur.