İnşaat ve Mali Müşavir Arasında e-Fatura İş Bölümü Rehberi

İnşaat mali müşavir e-Fatura iş bölümünde firma ticari veriyi hazırlar, mali müşavir ise mevzuat, belge türü ve muhasebe kontrolünü yürütür. Bu görev ayrımı, hakedişlerden şantiye malzemelerine kadar tüm belgelerin doğru ilerlemesini sağlar.

Bu rehber, müteahhitleri, taşeronlarla çalışan inşaat firmalarını ve mali müşavirlerini ilgilendirir. Amaç, kimin hangi bilgiyi hazırlayacağını, kimin kontrol edeceğini ve hatalarda hangi sıranın izleneceğini netleştirmektir.

İnşaat mali müşavir e-Fatura iş bölümünde kim ne yapar?

İnşaat mali müşavir e-Fatura iş bölümünde şirket belgeye esas ticari bilgileri sağlar, mali müşavir mevzuat ve kayıt uygunluğunu denetler. Teknik olarak belgeyi portala kimin yüklediği, ticari sorumluluğu tek başına değiştirmez.

e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasında elektronik ortamda düzenlenen ve iletilen resmi belgedir. Faturanın konusu, miktarı, bedeli, alıcısı ve proje bilgisi şirket tarafından doğrulanmalıdır.

İnşaat firması; sözleşmeyi, hakediş tutanağını, teslim bilgilerini ve alıcı verilerini toplar. Şantiye sorumlusu, satın alma çalışanı veya şirket sahibi bu verilerin ilk kaynağı olabilir.

Mali müşavir; belge türünü, vergi hesaplarını, tevkifat uygulanıp uygulanmayacağını ve muhasebe kaydını inceler. Tevkifat oranı ve uygulama koşulları işlem türüne göre değişebileceği için güncel kurallar kontrol edilmelidir.

Portal kullanıcısı, şirket içindeki görev dağılımına göre belirlenmelidir. Hazırlama, onaylama ve gönderme yetkilerinin aynı kişide toplanması zorunlu değildir; küçük işletmelerde bile bu ayrım yazılı yapılabilir.

Bu akış, üç kontrol noktasıyla yazılı hale getirilebilir: şantiye ticari veriyi hazırlar, firma yetkilisi içeriği onaylar, mali müşavir mali ve mevzuat kontrolünü tamamlar. Gönderim yetkisi ayrıca tanımlanır.

Örneğin küçük bir konut tadilat firmasında şantiye sorumlusu metrajı, şirket sahibi müşteri onayını, mali müşavir ise vergi hesaplarını kontrol eder. Böylece taraflar birbirinin yerine karar vermez.

Yanlış: Mali müşavir, şantiyede yapılan işin miktarını ve teslim tarihini kendisi belirler. Doğru: Şantiye ve firma bu verileri onaylar, mali müşavir ise belge ve kayıt uygunluğunu kontrol eder.

Bu ayrım, şirketin tüm sorumluluğu mali müşavire bırakmasını da önler. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; özellikle belge türü ve özel uygulamalarda koşullar değişebilir.

İnşaat firması e-Fatura sürecine hangi bilgilerle başlar?

İnşaat firması e-Fatura sürecine önce kendi mükellefiyetini, alıcı bilgilerini ve belge düzenleme yöntemini netleştirerek başlar. İlk toplantıda firma ile mali müşavir, görevleri ve onay akışını yazılı hale getirmelidir.

Başlangıç dosyasında vergi kimlik bilgileri, unvan, adres, vergi dairesi ve kullanıcı bilgileri bulunmalıdır. Alıcıya ait unvan, VKN veya TCKN, adres ve e-belge kullanıcı durumu ayrıca doğrulanmalıdır.

Proje kodu, şantiye adı, sözleşme numarası ve hakediş dönemi gibi alanlar da baştan belirlenmelidir. Böylece aynı müşteriye ait farklı şantiyelerin faturaları birbirine karışmaz.

1. Firma, güncel e-belge yükümlülüğünü mali müşaviriyle birlikte kontrol eder.
2. Firma, kullanılacak portal veya entegrasyon yöntemini ve kullanıcı rollerini belirler.
3. Şantiye, satın alma ve muhasebe için ortak veri alanları tanımlar.
4. Örnek bir alım ve satış belgesiyle test gönderimi yapılır.
5. Onaylanan iş akışı, şirket içi yazılı prosedür olarak saklanır.

İlk testte hem satış hem alış senaryosu çalıştırılmalıdır. Satışta alıcı kaydı ve belge türü, alışta tedarikçi bilgisi ve teslim kaydı sınanır. Test sonucu belge numarasıyla prosedüre eklenmelidir.

e-Fatura ürün sayfasında teknik sürecin temel adımları incelenebilir; ancak firmanın yasal durumunu belirleyen kaynak GİB kuralları ve mali müşavir değerlendirmesidir.

Başlangıçta yalnızca portal şifresini paylaşmak yeterli değildir. Kullanıcı yetkileri, belgeyi kimin hazırladığı, kimin kontrol ettiği ve gönderim sonrası kimin arşivlediği açıkça yazılmalıdır.

Firma yeni bir şantiye açtığında aynı süreç tekrar kurulmalıdır. Şantiye adresi, müşteri bilgisi veya taşeron değişirse ana veri listesi güncellenmeli ve ilk belge gönderilmeden önce mali müşavir bilgilendirilmelidir.

Mali müşavir e-Fatura veri sorumluluğunu nasıl paylaşır?

Mali müşavir e-Fatura veri sorumluluğunu tek başına üstlenmez; firma ticari veriyi, mali müşavir ise mali ve mevzuatsal kontrolü yönetir. Aşağıdaki tablo, görevlerin pratik şekilde ayrılmasına yardımcı olur.

Firma, satın alınan demirin miktarını veya yapılan işin metrajını mali müşavirden beklememelidir. Bu bilgiler sözleşme, irsaliye, ölçüm tutanağı veya şantiye raporuyla firma içinde doğrulanır.

Mali müşavir, ticari verinin gerçekliğini sahada gözlemlemeyebilir. Buna rağmen vergi hesaplaması, belge numarası, alıcı türü, tevkifat ve muhasebe hesabı gibi noktaları sistematik biçimde kontrol eder.

Belgeyi hazırlayan kişi ile onaylayan kişinin farklı olması, özellikle çok şantiyeli işletmelerde hata riskini azaltır. Küçük firmalarda aynı kişi görevleri yürütüyorsa, onay en azından yazılı mesaj veya form üzerinden alınabilir.

Yetki sınırları belirlenirken erişim güvenliği de düşünülmelidir. Şantiye çalışanına yalnızca veri girişi, muhasebe çalışanına kontrol, şirket sahibine ise gönderim onayı verilebilir.

Her görev için bir yedek kişi belirlemek de önemlidir. Mali müşavir izinliyken veya şantiye sorumlusu değişirken belge sürecinin durmaması, yedek kullanıcı ve iletişim planıyla sağlanır.

Yetki matrisi hazırlanırken belgeyi hazırlayan kişinin hata bildirme ve düzeltme talebi açma yetkisi de yazılmalıdır. Bu yetki, gönderim sonrası belgeyi değiştirme anlamına gelmez; yalnızca prosedürün kim tarafından başlatılacağını gösterir.

Hakediş e-Fatura bilgileri nasıl doğrulanır?

Hakediş e-Fatura bilgileri, sözleşme, gerçekleşen iş, ölçüm ve onay kayıtları karşılaştırılarak doğrulanır. Fatura tutarı, yalnızca önceki ayın kopyalanmış değerine veya sözlü şantiye bildirimine dayandırılmamalıdır.

Önce hangi iş döneminin faturalandığı belirlenir. Sözleşmedeki iş kalemleri, birim fiyatlar, gerçekleşen miktarlar, önceki hakedişler ve bu döneme ait tutar ayrı ayrı incelenmelidir.

Şantiye sorumlusu, metraj veya ilerleme bilgisini belgelemelidir. İşveren onayı, keşif özeti, teslim tutanağı ya da şirketin kullandığı hakediş formu, mali müşavire aktarılacak temel dayanakları oluşturur.

Mali müşavir; KDV, varsa tevkifat, indirim, fiyat farkı ve diğer vergi unsurlarını kontrol eder. Uygulanacak oran veya istisna konusunda güncel mevzuat ve işlem türü esas alınmalıdır.

Yanlış: Hakediş tutarı, sözleşme toplamının kalan kısmı şeklinde otomatik yazılır. Doğru: Dönem gerçekleşmesi, önceki ödemeler ve sözleşme koşulları ayrı ayrı karşılaştırılır.

Taşeron faturalarında da aynı yöntem uygulanır. Taşeronun hangi şantiyede, hangi iş kaleminde ve hangi dönem için hizmet verdiği açıkça belirtilmezse, kayıt ve mutabakat aşamasında soru işaretleri oluşur.

Hakediş belgesindeki proje kodu ile e-Fatura açıklaması aynı olmalıdır. Açıklama alanı tek başına sözleşmenin yerine geçmez; ancak fatura ile destekleyici belgelerin eşleştirilmesini kolaylaştırır.

Şirket, hakediş onayını mali müşavirden beklememelidir. Mali müşavir vergi ve muhasebe uygunluğunu kontrol eder; işin gerçekten yapılıp yapılmadığının onayı firma ve işveren sorumluluğundadır.

Adım adım kontrol için şantiye önce metrajı kapatır, firma sözleşme ve önceki hakedişle karşılaştırır, mali müşavir vergi hesaplarını inceler, yetkili son tutarı onaylar. Bu sıra, eksik dayanakla fatura kesilmesini önler.

İnşaatta e-Fatura mı e-Arşiv fatura mı seçilir?

İnşaatta e-Fatura veya e-Arşiv fatura seçimi, alıcının e-Fatura kullanıcı durumu, işlem türü ve güncel GİB kurallarına göre yapılır. Alıcının niteliği doğrulanmadan otomatik belge türü seçilmemelidir.

e-Fatura, elektronik fatura sistemine kayıtlı kullanıcılar arasındaki faturalama yöntemidir. e-Arşiv fatura ise genel olarak sistemde kayıtlı olmayan alıcılara elektronik ortamda fatura düzenlenmesini sağlar.

Bir inşaat şirketi başka bir müteahhide, kurumsal müşteriye veya kayıtlı ticari işletmeye fatura keserken alıcının durumunu kontrol etmelidir. Alıcı kaydı, vergi kimlik bilgileri ve unvan birlikte doğrulanır.

Arsa sahibi, konut alıcısı veya bireysel müşteri gibi alıcılarda farklı belge kuralları gündeme gelebilir. Bu nedenle yalnızca alıcının şirket adına bakarak belge türü seçmek doğru değildir.

e-Arşiv fatura süreçleri incelenirken, alıcının bilgileri ve işlem koşulları ayrıca değerlendirilmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; limitler ve yükümlülükler yıllara göre değişebilir.

Firma içinde belge türü kararını kimin vereceği de belirlenmelidir. Satış personeli alıcı bilgisini toplar, muhasebe durumu kontrol eder, sistem kullanıcısı ise onaylanan belgeyi düzenler.

Belge türü seçimi, faturanın içeriğindeki ticari hataları düzeltmez. Yanlış alıcı, yanlış tutar veya yanlış proje bilgisi varsa, önce ticari veri düzeltilmeli, sonra uygun belge türüyle işlem yapılmalıdır.

Bir müşterinin farklı şantiyeleri için belge türü değişmeyebilir; ancak her işlemde alıcı kaydı tekrar kontrol edilmelidir. Eski müşteri kartına güvenmek, kapanmış veya değişmiş bilgiler nedeniyle hata oluşturabilir.

Karşı durum da dikkate alınmalıdır: Alıcı e-Fatura kullanıcısı olsa bile işlem özel bir belge kuralına tabi olabilir. Kullanıcı sorgusu tek başına yeterli kabul edilmemeli, işlem türü ve güncel mevzuat birlikte incelenmelidir.

Gelen e-Fatura nasıl kontrol edilir?

Gelen e-Fatura, önce alıcı firmanın gerçekten mal veya hizmeti aldığını doğrulamasıyla kontrol edilir. Mali müşavir daha sonra belge bilgilerini, vergi hesaplarını ve muhasebe kaydını inceler.

İnşaat firması gelen faturayı yalnızca tutarına bakarak onaylamamalıdır. Malzemenin hangi şantiyeye teslim edildiği, teslim miktarı ve siparişle uyumu ayrıca kontrol edilmelidir.

Kontrol sırasında unvan, VKN veya TCKN, fatura numarası, tarih, mal veya hizmet tanımı, miktar, birim fiyat ve toplam tutar karşılaştırılır. Proje kodu da şirket içi takip açısından önemlidir.

Demir, beton, kablo veya işçilik faturalarında irsaliye, sipariş formu ve teslim kaydı bulunabilir. Bu belgeler arasında miktar veya tarih farkı varsa, firma önce tedarikçiden açıklama istemelidir.

Mali müşavir, KDV, tevkifat, istisna, hesap kodu ve dönem bağlantısını inceler. Ticari kabul yapılmadan muhasebe kaydı oluşturulması, sonradan düzeltme ve mutabakat sorunlarına yol açabilir.

e-Fatura, yalnızca yazdırılmış bir PDF gibi değerlendirilmemelidir. Portalda görünen belge durumu, belge numarası ve elektronik kayıt bilgileri korunmalı; basılı kopya tek başına kontrol kanıtı sayılmamalıdır.

Yanlış veya mükerrer fatura fark edildiğinde şirket, belgeyi sessizce silmemelidir. Uygulanacak itiraz, ret, iade veya düzeltme yöntemi belge türüne ve güncel prosedüre göre mali müşavirle belirlenmelidir.

Gelen faturaların haftalık kontrolü, ay sonuna bırakılan toplu kontrolden daha güvenlidir. Özellikle çok sayıda taşeronla çalışan firmalarda bekleyen belgeler için sorumlu kişi ve son kontrol tarihi tutulmalıdır.

Örneğin küçük bir market inşaatı yapan firma, aynı hafta demir ve elektrik malzemesi faturaları alabilir. Şantiye teslimi onaylamadan faturalar muhasebeye aktarılmaz; mali müşavir de yalnızca dayanağı bulunan belgeleri kayda alır.

Şantiyeden e-Fatura bilgisi muhasebeye nasıl aktarılır?

Şantiyeden e-Fatura bilgisi muhasebeye, standart bir veri formu ve belge ekleriyle aktarılmalıdır. Sözlü bildirim yerine proje, tedarikçi, miktar, tarih ve onay alanları bulunan ortak bir kayıt kullanılmalıdır.

Şantiye sorumlusu mal veya hizmetin gerçekleşmesini doğrular. Satın alma çalışanı tedarikçi ve sipariş bilgisini ekler; firma sahibi veya yetkili yönetici ise yüksek tutarlı işlemlerde onay verir.

Muhasebe birimi, bu bilgileri faturadaki verilerle karşılaştırır. Uyuşmazlık varsa belge düzenlenmeden önce şantiyeye geri dönülür; eksik bilgi tamamlanmadan gönderim yapılmaz.

Örneğin iki şantiyesi bulunan küçük bir tadilat firmasında, aynı tedarikçiden alınan kablolar farklı projelere gidebilir. Şantiye kodu yazılmazsa mali müşavir faturayı doğru projeye ayıramaz.

Bu firmada pratik akış şöyle kurulabilir: şantiye teslimi onaylar, satın alma sipariş numarasını ekler, şirket sahibi faturayı görür ve mali müşavir son mali kontrolü yapar.

Belge aktarım sıklığı, iş hacmine göre belirlenebilir. Her gün veri göndermek mümkün değilse haftalık sabit gün seçilebilir; ancak vergi veya belge süreleri için güncel kurallar ayrıca izlenmelidir.

Şantiye çalışanlarının yalnızca belge fotoğrafı göndermesi yeterli değildir. Fotoğraf okunaksız olabilir veya elektronik belgenin tüm alanlarını göstermeyebilir; portal kaydı ve destekleyici belge birlikte saklanmalıdır.

Yeni taşeron veya yeni proje başladığında veri formu güncellenmelidir. Formda olmayan alanlar, çalışanların farklı açıklamalar yazmasına ve mali müşavirin aynı bilgiyi tekrar tekrar istemesine neden olur.

Uygulamada formda en az şu zorunlu alanlar bulunabilir: proje kodu, tedarikçi, belge tarihi, toplam tutar ve teslim onayı. Eksik alanlı kayıt muhasebeye gönderilmez; sorumlu kişi tamamlayıp yeniden iletir.

Yanlış e-Fatura nasıl düzeltilir?

Yanlış e-Fatura için önce hatanın türü belirlenir, ardından belge durumuna uygun düzeltme yolu seçilir. Yanlış alıcı, yanlış tutar, mükerrer belge ve eksik açıklama aynı işlemle çözülmez.

Yanlış alıcıya düzenlenen belgede vergi kimliği ve alıcı türü kritik öneme sahiptir. Firma, düzeltme yapmadan önce mali müşavirle görüşmeli ve mevcut belgenin sistemdeki durumunu kontrol etmelidir.

Yanlış tutar veya miktar hatasında, sözleşme, hakediş ve teslim kayıtları yeniden incelenir. Hatanın kaynağı bulunmadan yeni belge düzenlemek, iki ayrı belgenin aynı işlemi göstermesine yol açabilir.

Mükerrer fatura şüphesinde belge numarası, tedarikçi, proje, tarih ve tutar karşılaştırılır. Aynı tedarikçi aynı iş için iki belge gönderdiyse, firma ticari durumu tedarikçiyle yazılı olarak netleştirmelidir.

Yanlış: Hatalı faturayı portaldan silmek, muhasebe sorununu ortadan kaldırır. Doğru: Belge durumunu kaydetmek, mali müşavire bildirmek ve uygun düzeltme prosedürünü izlemek gerekir.

İptal, ret, iade veya yeni belge düzenleme seçeneklerinin uygulanması; belgenin türüne, alıcıya ve güncel teknik kurallara bağlı olabilir. Belirli bir süre veya işlem adımı varsayılmamalıdır.

Şirket, hatalı belgeyi ve düzeltme yazışmalarını birlikte saklamalıdır. Böylece sonradan yapılan kontrol sırasında ilk belgenin neden geçersiz kabul edildiği ve hangi yeni belgenin kullanıldığı açıklanabilir.

Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle dönem kapanışına yaklaşırken, düzeltme işleminin muhasebe kaydı ve beyan süreçlerine etkisi ayrıca değerlendirilmelidir.

Belge düzeltme sırası şu şekilde işletilebilir: hata kaynağı bulunur, ilgili taraf yazılı bilgilendirilir, portal durumu kaydedilir, mali müşavir yöntem seçer ve yeni kayıt eski belgeyle eşleştirilir. Bu sıra, aynı işlemin iki kez muhasebeleştirilmesini önler.

Şantiyede e-İrsaliye ve e-Fatura görevleri nasıl ayrılır?

Şantiyede e-İrsaliye mal hareketini, e-Fatura ise mal veya hizmetin faturalandırılmasını gösterir; iki belge aynı görevi üstlenmez. İnşaat firması, sevkiyat ve faturalama süreçlerini ayrı kontrol noktalarıyla yönetmelidir.

e-İrsaliye, malın hangi araçla, hangi miktarda ve hangi alıcıya gönderildiği gibi sevkiyat bilgilerini taşır. e-Fatura ise fiyat, vergi ve satış veya hizmet bedelinin mali belgesidir.

Beton, demir, tuğla, tesisat malzemesi ve makine ekipmanı şantiyeye giderken sevkiyat bilgileri önem kazanır. Teslim alan kişi, miktarı ve şantiye adresini kontrol etmelidir.

Tedarikçi sevk belgesini düzenlerken alıcı bilgilerini doğru kullanır. İnşaat firması ise gelen malı, irsaliye bilgilerini ve sipariş kayıtlarını karşılaştırır; eksik veya fazla miktarı hemen bildirir.

e-İrsaliye süreçleri incelenirken, firmanın bu belge kapsamındaki durumunun güncel GİB kurallarıyla kontrol edilmesi gerekir. Her mal hareketi için aynı yükümlülüğün geçerli olduğu varsayılmamalıdır.

Fatura ile irsaliye arasında miktar farkı varsa mali müşavir tek başına karar vermemelidir. Şantiye ve satın alma birimi teslimi doğrular, muhasebe ise mali kayda ve belgeye yansıyan farkı inceler.

Hizmet niteliğindeki bazı inşaat işlerinde mal sevkiyatı bulunmayabilir. Böyle durumlarda e-İrsaliye gerekip gerekmediği, işin niteliği ve güncel mevzuat dikkate alınarak değerlendirilmelidir.

Görev ayrımı için sevkiyat sorumlusu, teslim alan kişi ve fatura kontrol sorumlusu ayrı yazılabilir. Küçük firmalarda aynı kişi görev yapsa bile her aşamanın kayıt altına alınması önemlidir.

Karşı durumda, şantiyeye yalnızca işçilik hizmeti veriliyor ve mal taşınmıyorsa sevkiyat belgesi varsayılmamalıdır. Firma, işin mal hareketi içerip içermediğini açıklamalı ve e-İrsaliye gerekliliğini mali müşaviriyle güncel kurallara göre değerlendirmelidir.

İnşaat e-Fatura kontör ve kullanıcı yetkisi nasıl planlanır?

İnşaat e-Fatura kontör planı, tahmini gelen ve giden belge sayısına göre yapılır; kullanıcı yetkileri ise hazırlama, kontrol ve gönderme görevlerine göre ayrılır. Kontör, yasal sorumluluğun yerine geçmez.

e-Fatura, e-Arşiv ve diğer e-belgelerde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca kesilen faturalar değil, alınan belgeler de aylık hacim hesabına dahil edilmelidir.

Firma, son dönemlerdeki gelen ve giden belge sayılarını ayrı ayrı çıkarabilir. Yeni şantiye, yeni taşeron veya yoğun satın alma dönemi varsa, bu değişiklikler tahmine ayrıca eklenmelidir.

Mali müşavir için e-Fatura kontör seçimi konusunda belge hacmi, kullanım süresi ve kullanıcı düzeni birlikte değerlendirilmelidir. En ucuz görünen paket, beklenen hacimle uyumlu olmayabilir.

Portal kullanıcıları belirlenirken şantiye çalışanına sınırlı erişim verilebilir. Muhasebe kullanıcısı gelen belgeleri kontrol eder, şirket yetkilisi gönderim onayı verir ve mali müşavir kayıt uygunluğunu inceler.

Ücretsiz portalda 10 yıl güvenli saklama özelliği bulunması, şirketin kendi belge sınıflandırma görevini ortadan kaldırmaz. Proje, tedarikçi, dönem ve belge türü bazında iç dosyalama ayrıca yapılmalıdır.

Uzman notu: Kontör hesabını yalnızca kesilen faturalar üzerinden yapmayın; gelen belgeleri, yeni şantiye ihtimalini ve aylık kullanıcı kontrolünü birlikte izleyin.

Kontör bitişine yaklaşılırsa belge gönderimi veya alımı etkilenebilir. Şirket, sorumlu kullanıcıya bildirim görevi vermeli ve paket kullanımını düzenli aralıklarla kontrol etmelidir.

Kontör tahmini için basit yöntem, son üç ayın gelen ve giden belge toplamını ayrı ayrı yazıp yeni proje payını eklemektir. Taşeron sayısı artacaksa yalnızca satış faturaları değil, beklenen alış belgeleri de hesaba katılmalıdır.

İnşaat e-Fatura aylık kontrol listesi nasıl uygulanır?

İnşaat e-Fatura aylık kontrol listesi, gelen-giden belgeleri proje, dönem, alıcı ve muhasebe kaydıyla karşılaştırarak uygulanır. Kontrol, yalnızca ay sonunda belge saymak yerine haftalık ve dönem sonu adımlarına bölünmelidir.

• Her şantiyenin düzenlediği satış ve hizmet faturaları proje koduyla karşılaştırılır.
• Gelen malzeme faturalarının irsaliye, sipariş ve teslim kayıtları incelenir.
• Hakediş faturalarının sözleşme, metraj ve dönem onaylarıyla uyumu kontrol edilir.
• Alıcı ve tedarikçilerin VKN, TCKN, unvan ve adres bilgileri doğrulanır.
• e-Fatura ve e-Arşiv belge türlerinin alıcı durumuna uygunluğu incelenir.
• Varsa tevkifat, istisna ve KDV hesapları mali müşavir tarafından kontrol edilir.
• Mükerrer, reddedilmiş veya düzeltilmesi gereken belgeler ayrı bir listede tutulur.
• Gelen ve giden belge sayısı kontör kullanım kayıtlarıyla karşılaştırılır.

Listeyi şirket sahibi, muhasebe çalışanı ve mali müşavir birlikte kullanabilir. Her madde için sorumlu kişi, kontrol tarihi ve açıklama alanı bulunması, tamamlanmayan işlerin görünmesini sağlar.

Kontrol listesi ay kapanışında dört adımda tamamlanabilir: bekleyen belgeleri çıkarın, proje kodlarını eşleştirin, mali müşavir kontrolünü işaretleyin ve düzeltme bekleyenleri ayrı izleyin. Her adım sorumlu ve tarihle kaydedilmelidir.

Yanlış: Listeyi yalnızca mali müşavir doldurur. Doğru: Şantiye ticari gerçekleşmeyi, firma yetkilisi iç onayı, mali müşavir ise mali ve mevzuat kontrolünü işaretler.

Özet: 5 maddede İnşaat ve Mali Müşavir Arasında e-Fatura İş Bölümü

İnşaat e-Fatura iş bölümünün uygulanabilir özeti, ticari verinin firmada, mali kontrolün mali müşavirde ve son onayın yazılı akışta tutulmasıdır.

• Şantiye ve satın alma birimi; metrajı, teslimi, sözleşmeyi, proje kodunu ve alıcı veya tedarikçi bilgilerini belgeye esas olacak şekilde doğrular.
• Firma yetkilisi, hazırlanan ticari veriyi ve hakediş dayanaklarını kontrol eder; mali müşavirden sahadaki gerçekleşmeyi veya teslim miktarını belirlemesini beklemez.
• Mali müşavir; belge türünü, KDV ve varsa tevkifat uygulamasını, muhasebe hesabını, dönem bağlantısını ve güncel mevzuat uygunluğunu inceler.
• Gelen ve giden belgeler, e-Fatura, e-Arşiv ve e-İrsaliye ayrımıyla birlikte proje dosyasına bağlanır; her belge kontrol ve kontör kayıtlarında izlenir.
• Yanlış belge veya uyuşmazlıkta şirket belgeyi silmez; portal durumunu kaydeder, ilgili tarafı bilgilendirir ve mali müşavirle uygun düzeltme yöntemini belirler.

Bu beş adım, tek şantiyeli küçük işletmelerde basit bir form ile uygulanabilir. Çok şantiyeli firmalarda ise kullanıcı rolleri, yedek sorumlular, proje kodları ve kontrol tarihleri ayrıca takip edilmelidir.

İnşaat firmaları, efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve diğer e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100'den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir. Ücretsiz e-Fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri için paketler sayfası kontrol edilebilir.