İnşaat yıl sonu kontrol: e-Fatura ve Kontör Listesi

İnşaat yıl sonu kontrolü, hakediş, taşeron, malzeme, e-İrsaliye, e-Fatura ve kontör kayıtlarının birlikte karşılaştırılmasıyla yapılır. Amaç, kapanıştan önce eksik belge, yanlış proje kaydı ve yetersiz bakiye riskini görünür hale getirmektir.

Bu rehber, şantiye sorumluları, satın alma ekipleri, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Özellikle birden fazla şantiyesi bulunan işletmeler, gelen-giden belgeleri proje bazında ayırarak yıl sonu mutabakatını daha düzenli yürütebilir.

İnşaat yıl sonu kontrol neden e-Fatura ve kontörle birlikte yapılır?

İnşaat yıl sonu kontrolü, yalnızca muhasebe hesaplarının incelenmesi değil, elektronik belge akışının da doğrulanmasıdır. Çünkü bir malzeme alımı, sevkiyat, hakediş veya taşeron hizmeti farklı sistemlerde ayrı izler bırakabilir.

Şantiye kayıtlarında görünen bir teslimatın faturası henüz gelmemiş olabilir. Tersine, gelen bir fatura sahada kullanılmayan, başka projeye ait veya hatalı miktarlı bir alımı gösterebilir. Bu nedenle belge ile operasyon kaydı birlikte kontrol edilmelidir.

e-Fatura kontrolünde gönderilen ve alınan belgelerin durumları, belge numaraları, tarihleri ve tutarları incelenir. Kontör kontrolünde ise hangi belge türünün ne kadar tüketim oluşturduğu ayrıca sayılır.

Tek havuzlu kontör yapısında gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu bilgi, özellikle ay sonunda toplu fatura gönderen müteahhitlerin ve çok sayıda tedarikçiden belge alan şantiyelerin bütçe planlamasını etkiler.

Yıl sonu çalışmasına sadece son gün başlamak risklidir. Eksik hakediş bilgisi, cevap bekleyen tedarikçi belgesi veya düşük kontör bakiyesi aynı gün fark edilirse düzeltme ve iletişim süresi azalır.

Bir inşaat firması için doğru yaklaşım, belge listesini proje, şantiye, tedarikçi ve belge türü bazında çıkarmaktır. Böylece muhasebe kaydı olmayan, mükerrer görünen veya yanlış döneme ait belgeler ayrıştırılır.

İnşaat faaliyetinin belge akışı hakkında sektör bazlı çerçeveyi görmek isteyen işletmeler, inşaat sektörü e-dönüşüm sayfasını de inceleyebilir. Yükümlülükler faaliyet ve mükellef durumuna göre değişebileceği için güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü ayrıca kontrol edilmelidir.

İnşaat e-Fatura yıl sonu belgeleri nasıl sınıflandırılır?

İnşaat e-Fatura belgeleri, yıl sonu kontrolünde önce gelen, giden, iade, hakediş, avans ve proje dışı gider şeklinde sınıflandırılmalıdır. Bu ayrım, aynı toplamın içinde farklı sorumlulukların kaybolmasını önler.

Gelen belgeler malzeme, taşeron hizmeti, makine kiralama, nakliye, enerji ve genel yönetim giderleri olarak ayrılabilir. Giden belgeler ise hakediş, malzeme satışı, hizmet, kira veya sözleşmeye bağlı diğer işlemler şeklinde incelenebilir.

Her belgeye mümkünse şantiye kodu, proje adı, sözleşme numarası veya maliyet merkezi eklenmelidir. Sisteminiz bu alanları desteklemiyorsa aynı bilgileri muhasebe programındaki açıklama veya yardımcı kayıt alanlarında tutun.

Bir belge hem tedarikçi hem proje bazında izlenmelidir. Örneğin hazır beton faturası, sadece tedarikçi toplamında değil, ilgili şantiyenin betonarme imalat maliyetinde de görünmelidir.

Küçük bir müteahhit, tek apartman projesinde demir, beton ve elektrik malzemesi alıyorsa üç ayrı tedarikçi listesi hazırlayabilir. Her listenin karşısına gelen belge, irsaliye ve muhasebe kaydı durumu yazılmalıdır.

Yapı malzemesi tedarik eden veya bu alanda faaliyet gösteren işletmeler için yapı malzemeleri e-Fatura kapsamı ve geçiş takvimi ayrıca incelenmelidir.

Her gideri otomatik olarak şantiye maliyeti kabul etmeyin. Merkez ofis kirası, danışmanlık veya genel yazılım gideri proje bazında dağıtılacaksa, dağıtım yöntemini mali müşavirinizle belirleyin ve aynı yöntemi dönemler arasında tutarlı uygulayın.

Hakediş ve avans faturaları yıl sonu kontrolünde nasıl incelenir?

Hakediş ve avans faturaları, sözleşme koşulları, gerçekleşen iş dönemi, onaylı hakediş raporu ve kesinti bilgileri birlikte incelenerek kontrol edilir. Fatura tutarının tek başına doğru görünmesi yeterli değildir.

Önce hakediş raporundaki iş kalemleri ile faturadaki açıklamalar karşılaştırılır. İmalat dönemi, proje adı, sözleşme veya sipariş referansı, miktar, birim ve toplam tutar arasında açıklanabilir bir uyum bulunmalıdır.

Teminat, avans mahsubu, fiyat farkı, taşeron kesintisi veya tevkifat gibi unsurlar sözleşmeye ve işlemin niteliğine göre değişebilir. Bu kalemleri genel bir oranla değil, onaylı belge ve mali müşavir değerlendirmesiyle kontrol edin.

Avans belgesini tamamlanmış imalat faturasıyla karıştırmayın. Avansın hangi dönemde mahsup edileceği, hangi sözleşmeye bağlı olduğu ve kalan bakiyenin nerede izlendiği açıkça yazılmalıdır.

Örneğin sekiz daireli bir konut projesinde aralık hakedişi, sahadaki gerçekleşme raporuyla karşılaştırılır. Beton, kalıp ve mekanik işlerin ayrı raporlanması, faturadaki toplam tutarın neden oluştuğunu açıklamaya yardımcı olur.

Hakediş onayı gecikmişse faturayı sırf yıl bitiyor diye varsayımla kaydetmeyin. Eksik onay, farklı dönem veya yanlış kesinti bulunan belgeleri ayrı bir bekleyenler listesinde gösterin.

Hakediş faturasının e-Fatura olarak mı, e-Arşiv olarak mı düzenleneceği; alıcının durumu, işlem türü ve güncel kurallar dikkate alınarak belirlenmelidir. Emin olmadığınız noktada güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Taşeron e-Fatura ve tedarikçi mutabakatı nasıl yapılır?

Taşeron e-Fatura mutabakatı, tedarikçi ekstresi, sözleşme, hakediş raporu, irsaliye ve sistemdeki belge durumu karşılaştırılarak yapılır. Her tedarikçi için belge tarihi, numarası, proje kodu, tutarı ve ödeme durumu ayrı izlenmelidir.

İlk adımda tedarikçilerden dönem ekstresi veya açık belge listesi istenir. Bu liste, işletmenin gelen kutusundaki belgelerle karşılaştırılır. Eksik görünen her kayıt için belge numarası ve gönderim tarihi sorulur.

Taşeronun faturası ile onaylı hakediş arasında tutar farkı varsa farkın nedeni açıklanmalıdır. Fark, kesinti, avans mahsubu, fiyat farkı veya kapsam dışı iş olabilir; açıklama olmadan belgeyi kapatmayın.

Aynı belgenin PDF görüntüsü ile portal kaydını iki ayrı fatura sanmayın. Belge numarası, tarih, tutar ve gönderen bilgileri aynıysa tek işlem olarak izlenmesi gerekir.

Yanlış: Gelen her taşeron faturasını, sözleşme ve saha onayı olmadan doğrudan ödemeye almak. Doğru: Faturayı hakediş, proje kodu ve teslim veya hizmet onayıyla eşleştirmek.

Küçük bir şantiye işletmesinde muhasebe çalışanı gelen faturayı alır, saha şefi işin tamamlandığını onaylar, mali müşavir ise vergisel alanları inceler. Bu üç kontrolün aynı kişide toplanması zorunlu değildir.

Mutabakat sonunda her tedarikçi için eşleşti, eksik belge, açıklama bekliyor, iade veya mali müşavir incelemesinde gibi durumlar kullanın. Durum adları işletmenin iç prosedüründe açıklanırsa yıl sonu raporu daha anlaşılır olur.

İnşaat e-İrsaliye yıl sonu sevkiyat kontrolü nasıl yapılır?

İnşaat e-İrsaliye yıl sonu kontrolü, sevk edilen malzemenin belge tarihi, miktarı, araç veya taşıyıcı bilgisi, teslim yeri ve ilgili faturası karşılaştırılarak yapılır. Kontrol, yalnızca faturaya bakılarak tamamlanmaz.

Şantiyeye gelen demir, beton, tuğla, kablo veya mekanik ekipman için sevkiyat kaydı ile fiili teslim bilgisi eşleştirilir. Miktar farkı varsa eksik teslim, bölünmüş sevkiyat veya kayıt hatası olarak açıklanır.

Bir malzeme birden fazla şantiyeye gönderiliyorsa teslim yeri ve proje kodu kritik hale gelir. Merkez depodan çıkan ürünün hangi projeye aktarıldığı, depo fişi veya şirket içi transfer kaydıyla desteklenmelidir.

Elektrik malzemesi sevk eden işletmeler için elektrik malzemelerinde e-Arşiv fatura kuralları ve sık yapılan hatalar ayrıca gözden geçirilebilir.

e-İrsaliye kullanımı her inşaat işletmesi için aynı kapsamda olmayabilir. Firmanın faaliyet alanı, mükellefiyet durumu ve güncel düzenlemeler incelenmeden tüm sevkiyatların aynı belge türüyle yapılacağı varsayılmamalıdır.

Sevkiyat ile fatura aynı gün gerçekleşmeyebilir. Bu nedenle tarih farkını otomatik hata kabul etmeyin; sipariş, teslim, sözleşme ve mevzuat açısından açıklanabilen bir akış olup olmadığını araştırın.

e-İrsaliye süreç ekranlarını kullanan işletmeler, belge durumlarını ve ilgili fatura bağlantılarını e-İrsaliye ürün sayfasındaki işlem başlıklarıyla karşılaştırabilir. Belge türü ve düzeltme yöntemi için güncel GİB duyurusu dikkate alınmalıdır.

e-Fatura kontör kontrolü ve bakiye hesabı nasıl yapılır?

e-Fatura kontör kontrolü, dönem içinde alınan ve gönderilen tüm elektronik belgelerin sayılması, her belgenin tüketim kuralıyla eşleştirilmesi ve kalan bakiyenin portal üzerinden doğrulanmasıyla yapılır.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca gönderilen faturaları saymak eksik hesap oluşturur. Gelen kutusundaki belgeler, giden kutusundaki faturalar ve kullanılan diğer e-belge türleri ayrı satırlarda izlenmelidir.

Örnek hesapta 180 gelen, 120 giden ve 40 diğer elektronik belge bulunuyorsa toplam tüketim 340 kontördür. Bu sayı yalnızca örnektir; gerçek hesap, sağlayıcının raporu ve işletmenin belge listesiyle yapılmalıdır.

Yanlış: Bir faturadaki satır sayısını kontör adedi sanmak. Doğru: Kontörü belge bazında saymak ve gelen-giden kayıtlarını ayrı doğrulamak.

Uzman notu: Taslak, iptal, reddedilme veya yeniden gönderim gibi durumlarda kontör hareketinin nasıl işlendiğini varsaymayın; portal raporunu, hizmet koşullarını ve destek kaydını birlikte kontrol edin.

Kontör planı hazırlarken son üç veya altı ayın gerçek tüketimini kullanın. Yıl sonu hakediş yoğunluğu, toplu malzeme faturaları ve beklenen gelen belgeler ayrıca eklenmelidir; bilinmeyen rakam yerine güncel rapor esas alınmalıdır.

Gelen e-Fatura ve e-Arşiv kayıtları nasıl doğrulanır?

Gelen e-Fatura ve e-Arşiv kayıtları; gönderen bilgisi, belge tarihi, tutar, proje, mal veya hizmet açıklaması ve işletmenin fiili işlemi karşılaştırılarak doğrulanır. Belgenin sisteme ulaşmış olması tek başına ödeme onayı anlamına gelmez.

Önce tedarikçi unvanı ve vergi bilgileri kontrol edilir. Ardından faturadaki kalemler satın alma siparişi, irsaliye, teslim tutanağı veya taşeron hakedişiyle eşleştirilir.

Şantiye tesliminde eksik veya hasarlı malzeme varsa bu durum tedarikçiyle yazılı olarak netleştirilmelidir. Fatura tamamen doğru kabul edilmeden önce miktar farkının iade, düzeltme veya sonraki sevkiyatla nasıl çözüleceği belirlenir.

Gelen kutusunda belge tarihi ile muhasebe kayıt tarihi farklı olabilir. Bu farkın dönem kapatma açısından etkisini mali müşavirinizle değerlendirin; yalnızca ekran tarihine bakarak belgeyi başka döneme taşımayın.

e-Arşiv belgelerinde görüntü, belge numarası ve gönderen bilgileri birlikte saklanmalıdır. Sisteminiz belge verisini ayrıca sunuyorsa görüntü ile yapısal kaydın aynı işlemi gösterdiğini kontrol edin.

Yapı malzemesi, elektrik ekipmanı veya makine kiralaması gibi giderleri tek bir genel gider başlığında toplamak analiz gücünü azaltır. Proje, şantiye ve maliyet merkezi bilgileri mümkün olduğunca ayrıştırılmalıdır.

Belge bulunamadığında önce gelen kutusu, arama filtreleri, tedarikçi ekstresi ve muhasebe kayıtları kontrol edilir. Sonuç alınmazsa tedarikçiden belge numarası istenir; güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü de dikkate alınır.

Giden e-Fatura işlemleri yıl sonunda nasıl tamamlanır?

Giden e-Fatura işlemleri, gerçekleşen iş veya teslimat kayıtları ile sözleşmedeki faturalama koşulları karşılaştırılarak tamamlanır. Hakediş, malzeme, kira ve hizmet işlemleri aynı kontrol yöntemiyle değerlendirilmemelidir.

Her alıcı için unvan, vergi bilgisi, alıcı türü ve kullanılacak belge kanalı kontrol edilir. Alıcının e-Fatura durumuna veya işlem niteliğine ilişkin tereddütte güncel kayıt ve mevzuat incelenmelidir.

Fatura açıklamasında proje adı, şantiye, hakediş dönemi, sözleşme veya sipariş referansı bulunması iç kontrolü güçlendirir. Bu bilgiler her işlem için zorunlu olmayabilir; ancak işletmenin izleme prosedüründe kullanılabilir.

Giden belgeler gönderimden sonra portal durumuyla karşılaştırılmalıdır. Belge numarası, gönderim zamanı, alıcı, tutar ve ilgili teslim veya hakediş kaydı aynı kontrol dosyasında tutulabilir.

Yıl sonu yoğunluğunda aynı hakedişin iki kez faturalandırılmaması için hakediş sıra numarası kullanın. Bir önceki dönemde düzenlenen belgeyle mahsup veya kalan iş kalemi bulunup bulunmadığını ayrıca inceleyin.

Fatura düzenleme zamanı, belge türü ve düzeltme yöntemi işlem özelinde değişebilir. Tarihi geriye çekmek veya belgeyi yapay biçimde bölmek yerine mali müşavirinizden uygulanabilir yöntemi yazılı olarak isteyin.

Giden belge oluşturma ve durum takibi için e-Fatura işlem sayfasındaki belge akışını inceleyebilirsiniz. Portalda kayıt bulunması, muhasebe kaydı ve proje kapanışının otomatik tamamlandığı anlamına gelmez.

İnşaat e-belge görev paylaşımı nasıl yazılı hale getirilir?

İnşaat e-belge görev paylaşımı, şantiye, satın alma, muhasebe, finans ve mali müşavir sorumluluklarının belge bazında yazılmasıyla oluşturulur. Her adımın sorumlusu ve tamamlanma kanıtı belirlenmelidir.

Şantiye sorumlusu teslimi ve gerçekleşen imalatı bildirir. Satın alma ekibi sipariş ve tedarikçi bilgisini kontrol eder. Muhasebe, belge durumunu ve kayıt bütünlüğünü inceler.

Finans ekibi ödeme planını mutabakat sonucuna göre günceller. Mali müşavir ise vergisel alanlar, dönem değerlendirmesi ve güncel yükümlülükler bakımından son incelemeyi yapar.

• Her gelen belgenin hangi şantiye veya maliyet merkeziyle ilişkilendirildiği kontrol edilmiştir.
• Her hakediş faturasının onaylı rapor, sözleşme veya hizmet kabul kaydıyla eşleştiği doğrulanmıştır.
• Giden belgelerin alıcı bilgisi, belge türü ve gönderim durumu portal kayıtlarıyla karşılaştırılmıştır.
• Kontör tüketimi, beklenen belge sayısı ve kalan bakiye aynı raporda gösterilmiştir.
• Belirsiz mevzuat veya düzeltme konusu mali müşavire iletilmiş ve alınan yanıt kayda geçirilmiştir.

Tek şantiyeli küçük bir işletmede aynı kişi birkaç görevi üstlenebilir. Bu durumda bile teslim, muhasebe ve ödeme onaylarını farklı tarihlerde işaretlemek, sonradan yapılacak incelemeyi kolaylaştırır.

Görev paylaşımı yazılı değilse eksik belge sorumlusu belirlenemez. E-posta, görev uygulaması veya ortak kontrol dosyası kullanarak hangi kişinin hangi tarihte kontrol yaptığını kaydedin.

Kontrol listesi, işletmenin gerçek iş akışına göre güncellenmelidir. Şantiye sayısı, taşeron yoğunluğu veya belge türü değiştiğinde sorumluluk matrisi de mali müşavirle birlikte yeniden gözden geçirilmelidir.

Yıl sonu e-Fatura hataları nasıl düzeltilir?

Yıl sonu e-Fatura hataları, önce belgenin türü, portal durumu, işlem dönemi ve hatanın niteliği belirlenerek ele alınır. Her hata için aynı düzeltme adımı uygulanamaz.

Yaygın hatalar arasında yanlış alıcı, hatalı vergi bilgisi, yanlış proje kodu, mükerrer belge, eksik hakediş açıklaması ve irsaliye bağlantısının bulunmaması vardır.

Belgede yalnızca işletme içi proje kodu eksikse, bu durumun resmi belge düzeltmesi mi yoksa muhasebe içi tamamlaması mı olduğu ayrıştırılmalıdır. Zorunlu alan ile iç kontrol alanını birbirine karıştırmayın.

Yanlış: Hatalı faturayı sistemde silip aynı numarayla yeniden oluşturabileceğini düşünmek. Doğru: Belgenin durumunu ve belge türünü inceleyip mevzuata uygun iptal, ret, iade veya yeni belge yöntemini mali müşavirle belirlemek.

Bir belge karşı tarafa ulaşmışsa, düzeltme sürecinde karşı tarafın kayıtları da dikkate alınır. Karşılıklı mutabakat sağlanmadan yapılan yeni gönderim, iki ayrı belgenin açıkta kalmasına yol açabilir.

Yanlış: Kontör bittiğinde gelen belgeleri kontrol dışı bırakmak. Doğru: Portal durumunu, hizmet sağlayıcının raporunu ve bekleyen işlemleri izleyip gerektiğinde yetkili kanaldan bakiye çözümü istemek.

Hata ceza veya bildirim riski taşıyorsa rakam tahmini yapmayın. Mevzuat tutarları ve uygulama ayrıntıları yıllık güncellenebilir; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İnşaat yıl sonu kontrol listesi hangi sırayla uygulanır?

İnşaat yıl sonu kontrol listesi, önce veri toplama, sonra belge eşleştirme, en son bakiye ve açık işlem kontrolü sırasıyla uygulanmalıdır. Sıra, aynı belgenin birden fazla kez incelenmesini önler.

Kontrol dosyasını proje veya şantiye bazında açın. Her satırda belge türü, gelen-giden bilgisi, tarih, numara, tedarikçi veya müşteri, tutar, durum ve sorumlu kişi alanlarını kullanın.

1. Şirketin tüm şantiyelerini, depolarını, merkez giderlerini ve aktif projelerini listeleyin.
2. Gelen e-Fatura, giden e-Fatura, e-Arşiv ve varsa e-İrsaliye listelerini portal raporlarından çıkarın.
3. Hakediş raporlarını, sözleşmeleri, siparişleri, teslim tutanaklarını ve taşeron ekstrelerini toplayın.
4. Her gelen belgeyi ilgili proje, malzeme, hizmet veya genel gider kaydıyla eşleştirin.
5. Her giden belgeyi hakediş, teslim, sözleşme ve alıcı bilgileriyle karşılaştırın.
6. Belge durumlarını ve kontör hareketlerini sağlayıcı raporuyla yeniden doğrulayın.
7. Eksik, mükerrer, açıklama bekleyen veya mali müşavir incelemesindeki kayıtları ayrı listeleyin.
8. Sonuçları sorumlu kişilerle paylaşın ve tamamlanan işlemler için tarihli kanıt saklayın.

Bu sıra, aralık ayındaki yoğun hakediş döneminde özellikle işe yarar. Önce sahadan veri alınır, sonra muhasebe kayıtlarıyla eşleşme yapılır ve en sonunda kontör ihtiyacı hesaplanır.

Kontrolü tamamlanmış saymak için yalnızca yeşil durum göstergesine güvenmeyin. Belge listesi, proje kaydı, portal durumu ve mali müşavir notu aynı dosyada bulunmalıdır.

Şantiyede fiziksel malzeme bulunmasına rağmen irsaliye veya fatura yoksa kayıt bekleyen işlem olarak tutulur. Belge sonradan geldiğinde tarih ve dönem etkisi ayrıca değerlendirilir.

Özet: 5 maddede inşaat yıl sonu kontrol

Özetle inşaat yıl sonu kontrolü, belge akışını, proje maliyetini, hakedişleri, sevkiyatları ve kontör tüketimini aynı çalışma planında birleştirmelidir. Aşağıdaki beş madde, kontrolün ana karar noktalarını oluşturur.

• Belgeleri ayırın: Gelen ve giden e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, hakediş, avans ve iade kayıtlarını belge türüne göre ayrı izleyin.
• Projeyle eşleştirin: Her malzeme, taşeron hizmeti ve hakediş kaydının doğru şantiye, sözleşme veya maliyet merkeziyle ilişkisini doğrulayın.
• Sahaya bakın: Sevkiyat, teslim, imalat ve hakediş bilgilerini elektronik belgelerle karşılaştırın; tarih farklarını açıklamasız bırakmayın.
• Kontörü sayın: Gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör tükettiğini dikkate alın ve diğer e-belge adetlerini sağlayıcı raporuyla doğrulayın.
• Belirsizliği eskale edin: Düzeltme, dönem, belge türü veya yükümlülük konusunda emin olmadığınızda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu beş adım, tek şantiyeli küçük işletmeden çok projeli müteahhitlik şirketine kadar uygulanabilir. Fark, yalnızca kullanılan proje kodu, sorumlu kişi sayısı ve raporların ayrıntı düzeyidir.

Kontrol dosyanızı yıl sonu sonrasında da saklayın. Hangi belgenin hangi kayda dayandığını göstermek, sonraki dönem mutabakatında ve mali müşavir incelemesinde zaman kazandırır.

Yıl sonu planınız hazırsa e-Fatura kontör paketlerini inceleyebilirsiniz. efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri bulunur.