İnşaat İçin e-İrsaliye Gerekir mi? Sevkiyat ve Belge Zorunluluğu

İnşaat için e-İrsaliye, her şantiye sevkiyatında otomatik olarak zorunlu değildir; yükümlülük, işletmenin GİB kapsamındaki durumuna, taşınan malın niteliğine ve sevkiyatı kimin yaptığına göre belirlenir.

Bu rehber; müteahhitleri, yapı malzemesi satıcılarını, taşeronları, şantiye şeflerini ve mali müşavirleri ilgilendirir. Amaç, malın kim tarafından sevk edileceğini, hangi belgenin kullanılacağını ve teslimde neyin kontrol edileceğini netleştirmektir.

e-İrsaliye, malın fiili hareketini belgeleyen elektronik sevk belgesidir. e-Fatura ise satış işleminin mali belgesidir; bu iki belge çoğu senaryoda birbirinin yerine geçmez.

İnşaat sektöründeki depo, şantiye, taşeron ve tedarikçi akışlarını ayrıca inşaat sektörü e-dönüşüm rehberinde karşılaştırabilirsiniz. Uygulama kararında güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü esas alınmalıdır.

İnşaat e-İrsaliye zorunluluğu hangi şirketler için geçerlidir?

İnşaat şirketi, GİB tarafından belirlenen e-İrsaliye kapsamındaysa mal sevkiyatlarında e-İrsaliye kullanmalıdır. Kapsam dışında kalan işletmelerde ise her sevkiyat otomatik olarak e-İrsaliye zorunluluğu doğurmaz.

Zorunluluk değerlendirmesinde mükellefin e-Fatura durumu, faaliyet alanı, mevzuatta belirtilen özel kapsamlar ve güncel mali ölçütler birlikte incelenir. Bu nedenle yalnızca şirketin inşaat sektöründe faaliyet göstermesi yeterli bir sonuç oluşturmaz.

e-Fatura kullanıcısı olmak da her işletmenin aynı anda e-İrsaliye kullanıcısı olduğu anlamına gelmez. Bazı mükellefler e-Fatura düzenlerken ayrıca e-İrsaliye kapsamına girip girmediklerini kontrol etmelidir.

Faaliyet kodu, ciro veya sektör bilgisi değerlendirmede kullanılabilir; ancak eski bir internet yazısındaki bilgiyle karar vermek güvenli değildir. GİB’in güncel e-İrsaliye açıklamaları ve mali müşavirinizin değerlendirmesi birlikte dikkate alınmalıdır.

Alıcının e-İrsaliye kullanıcısı olup olmaması da senaryonun gönderim şeklini etkiler. Ancak alıcının elektronik belge kullanmaması, sevk eden yükümlü tarafın sorumluluğunu kendiliğinden ortadan kaldırmaz.

Örneğin küçük bir tadilat firması e-İrsaliye kapsamında değilse, çimento satan yükümlü tedarikçi kendi sevkiyatı için e-İrsaliye düzenleyebilir. Tadilat firması, şantiyede gelen belgenin bilgilerini kontrol ederek teslim kaydı oluşturmalıdır.

Bu kontrolü yapmak için şirketin vergi kimlik numarasıyla güncel e-Belge kullanıcı durumunu, faaliyet kapsamını ve sevkiyat modelini aynı dosyada inceleyin. Sonucu yalnızca telefon görüşmesine değil, yazılı mali müşavir değerlendirmesine dayandırın.

Karşı durumda, e-İrsaliye kapsamındaki tedarikçi malı kendi deposundan çıkarıyorsa alıcı müteahhidin ayrıca gönderici belgesi düzenlemesi beklenmez. Müteahhit kendi stokunu aynı adrese taşıyorsa değerlendirme yeniden yapılır.

Şantiyeye malzeme sevkiyatında e-İrsaliye ne zaman gerekir?

Şantiyeye çimento, demir, tuğla veya kablo gönderiliyorsa e-İrsaliye ihtiyacı, malı sevk eden tarafın yükümlülüğüyle birlikte değerlendirilir. Fiili mal hareketi bulunması temel kontrol noktasıdır.

Sevkiyatın satış amacı taşıması şart değildir. İşletmenin kendi stokundaki malzemeyi bir depodan şantiyeye göndermesi de mal hareketidir ve yükümlü işletme açısından belge düzeni gerektirebilir.

Sevkiyatta üç soru sorulmalıdır: Taşınan şey ticari mal veya stok mudur, malın sahibi ya da sevk edeni kimdir, bu taraf e-İrsaliye kapsamında mıdır? Bu üç yanıt, ilk belge kararını büyük ölçüde netleştirir.

Hazır beton, yapı çeliği, seramik, elektrik kablosu ve prefabrik parçalar ürün olarak teslim ediliyorsa mal sevkiyatı söz konusudur. Sadece mühendislik, montaj veya danışmanlık hizmeti veriliyorsa aynı değerlendirme doğrudan yapılamaz.

• Şantiye adresi, sevkiyatın yapıldığı gerçek teslim noktasını göstermelidir.
• Malın cinsi, miktarı ve ölçü birimi sipariş veya sözleşmeyle uyumlu olmalıdır.
• Sevkiyatı yapan taraf, belgeyi düzenleme sorumluluğunu taşıyan tarafla karıştırılmamalıdır.

Yanlış: Şantiyeye giren her araç için müteahhit mutlaka e-İrsaliye düzenler. Doğru: Malı kim sevk ediyor ve hangi taraf yükümlü, önce bu bilgiler belirlenir.

Örneğin küçük bir konut projesinde demiri tedarikçi doğrudan şantiyeye gönderiyorsa, müteahhit genellikle gönderen taraf değildir. Müteahhit, gelen e-İrsaliye ile fiili teslimi karşılaştırır; kendi deposundan gönderimde ise ayrıca kendi sürecini işletir.

Kendi depodan şantiyeye malzeme taşırken e-İrsaliye düzenlenir mi?

Kendi depodan şantiyeye malzeme taşıyan e-İrsaliye kapsamındaki işletme, satış olmasa bile iç sevkiyat için belge düzeni oluşturmalıdır. Mülkiyetin aynı şirkette kalması, mal hareketini ortadan kaldırmaz.

Bu senaryoda gönderici ve alıcı bilgileri aynı tüzel kişiye ait olabilir. Şantiye, depo veya proje adresi ise fiili teslim yeri olarak açık ve ayırt edilebilir biçimde sisteme yazılmalıdır.

Belgede proje adı, blok, ada veya şantiye kodu gibi iç referansların bulunması saha takibini kolaylaştırır. Bu bilgiler, vergi kimlik bilgileri ve mevzuatın zorunlu alanlarıyla karıştırılmadan ayrı açıklama olarak kullanılabilir.

Belge, malın araçla depodan çıkmasından önce hazırlanmalıdır. Yükleme başladıktan sonra belge aramak, yanlış adres veya miktar düzeltmek ve sürücüye sonradan bilgi iletmek operasyonel risk yaratır.

Aynı araçta iki farklı şantiyeye gidecek mal varsa teslim noktaları ve miktarlar önceden ayrıştırılmalıdır. Tek belgenin birden fazla adrese gelişigüzel kullanılması, teslim ve stok mutabakatını güçleştirir.

Tedarikçi malı doğrudan şantiyeye gönderiyorsa kendi depo transferinizi düzenlemezsiniz. Bu durumda tedarikçinin belgesi incelenir; ancak müteahhit kendi stokundan başka bir sahaya sevk yapıyorsa sorumluluk yeniden değerlendirilir.

Örneğin bir betonarme taşeronunun merkez deposunda bulunan kalıp ekipmanı ve sarf malzemeleri iki ayrı şantiyeye gönderilebilir. Hangi malların ticari stok, hangi hareketin hizmet ekipmanı olduğu ayrılmalı ve belge türü buna göre seçilmelidir.

Depo sorumlusu, sevk öncesi belge numarasını yükleme formuna işler. Şantiye sorumlusu ise gelen miktarı, belgeyi ve teslim yerini kontrol ederek şirketin stok kayıtlarına aktarır.

Adım adım uygulamada depo sorumlusu önce proje kodunu seçer, sonra sevk edilecek malı sayar, belgeyi oluşturur ve araç çıkmadan önce şantiye sorumlusuna numarayı iletir. Şantiye sorumlusu teslimde aynı kodu kullanır.

İki şantiyenin aynı mahallede bulunması karışıklığı ortadan kaldırmaz. Bina adı, blok, ada veya kapı bilgisi yetersizse araç yanlış sahaya gidebilir; teslim adresini harita konumu ve sipariş kaydıyla eşleştirin.

Hazır beton ve diğer inşaat malzemelerinde e-İrsaliye sorumlusu kimdir?

Hazır beton veya başka bir inşaat malzemesi ürün olarak satılıp şantiyeye teslim ediliyorsa e-İrsaliye sorumluluğu, yükümlü olan satıcı veya malı sevk eden taraf üzerindedir.

Hazır beton üreticisi betonu kendi tesisinden şantiyeye gönderiyorsa sevkiyat bilgilerini üretici oluşturur. Müteahhit, taşıma aracını sahada karşılayan ve teslim miktarını kontrol eden alıcı konumunda kalır.

Demir, çimento, tuğla, yalıtım malzemesi ve kablo teslimlerinde de benzer bir ayrım yapılır. Malzeme satıcısı sevk ediyorsa satıcının, müteahhit kendi stokunu gönderiyorsa müteahhidin rolü öne çıkar.

Beton pompası kiralama gibi yalnızca hizmet sunulan bir işlemde hizmetin kendisi için mal sevkiyatı bulunmayabilir. Ancak betonun veya pompa ekipmanının ayrıca taşınması, malın sahibi ve sevk eden taraf bakımından ayrı incelenmelidir.

Taşeron kendi adına satın aldığı malzemeyi şantiyeye getiriyorsa sözleşme, fatura ve taşıma akışı birlikte kontrol edilmelidir. Taşeron yalnızca işçilik veriyorsa, müteahhidin malzemeyi kimin sevk ettiği ayrıca belirlenmelidir.

Yanlış: Hazır beton aracının sürücüsü e-İrsaliye düzenleyen taraftır. Doğru: Sürücü taşıma işini yapabilir; belge sorumluluğu genellikle malı sevk eden yükümlü işletmeye aittir.

Bu ayrımda miktar, teslim yeri, araç ve sipariş bilgilerinin birbirini tutması önemlidir. İnşaat işletmeleri, alanların nasıl doldurulduğunu görmek için e-İrsaliye ürün sayfasındaki uygulama kapsamını inceleyebilir.

Malzeme tedarikçisi ile müteahhit arasında doğrudan sevkiyat varsa, iki tarafın sorumlulukları yazılı bir sevkiyat prosedüründe belirtilmelidir. Böylece aynı mal için iki ayrı belgenin yanlışlıkla düzenlenmesi önlenir.

Örneğin küçük bir yapı müteahhidi olan Ayşe Hanım, beton siparişinde üreticinin aracını bekler. Üretici belgeyi düzenler; Ayşe Hanımın ekibi belge miktarını sipariş ve döküm planıyla karşılaştırır.

Karşı durumda Ayşe Hanım beton mikserini kendi tesisinden gönderiyorsa, üretici belgesiyle yetinemez. Kendi işletmesinin kapsamını, malın mülkiyetini ve taşıma başlangıcını kontrol ederek sevk öncesi prosedürü uygular.

Taşeron ve nakliyeci e-İrsaliye sürecinde ne yapar?

Taşeron veya nakliyeci yalnızca taşıma hizmeti veriyorsa, sırf aracı kullandığı için e-İrsaliye düzenleyen taraf olmaz. Belge sorumluluğu, malı sevk eden veya sevk ettiren yükümlü işletmede aranır.

Nakliyeci, kendisine iletilen belge numarası, teslim yeri ve mal bilgilerini araçtaki yükle karşılaştırmalıdır. Sürücüye verilen belge gösterimi, güncel teknik kurallara uygun şekilde araçta erişilebilir olmalıdır.

Taşeron kendi malzemesini satın alıp şantiyeye getiriyorsa, taşeronun malın sevk edeni olup olmadığı incelenir. Taşeronun yalnızca müteahhit adına taşıma yapması ise farklı bir senaryodur.

Malzemeyi tedarikçi doğrudan şantiyeye gönderiyor ve nakliyeci sadece taşıyorsa, nakliyeci ayrı bir e-İrsaliye düzenlememelidir. Taşıma hizmetine ilişkin ticari kayıtlar, sevk belgesinin yerine geçmez.

Nakliyeci kendi adına mal satın alıp yeniden satıyorsa durum değişebilir. Bu durumda taşıma şirketi aynı zamanda malın sahibi veya satıcısı olabilir ve kendi e-İrsaliye yükümlülüğünü ayrıca değerlendirmelidir.

Taşeron sözleşmesinde malzeme temini, teslim yeri, hasar sorumluluğu ve iade yöntemi açık yazılmalıdır. Sözleşme, tek başına e-İrsaliye düzenleme yükümlülüğü oluşturmaz; fakat tarafların görevlerini kanıtlamaya yardımcı olur.

Şantiyede teslim alan kişi, nakliyecinin sözlü beyanıyla yetinmemelidir. Belge üzerindeki gönderici, alıcı, mal cinsi, miktar ve araç bilgileri fiili sevkiyatla karşılaştırılmalıdır.

Bu süreçte e-Fatura ile taşıma belgesinin ayrımını da görmek için e-Fatura uygulaması hakkında verilen belge türü açıklamalarını kontrol edebilirsiniz.

e-İrsaliye ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

e-İrsaliye malın fiziksel hareketini, e-Fatura ise mal veya hizmet satışının mali kaydını gösterir. Aynı işlemde iki belgenin bulunması, bunların birbirinin yerine geçtiği anlamına gelmez.

İnşaat malzemesi şantiyeye gönderildiğinde sevkiyat belgesi önce, satış faturası ise kendi yasal düzenleme sürecinde oluşturulabilir. Belge tarihleri ve işlem bilgileri birbirini desteklemeli, fakat aynı belge numarası gibi kullanılmamalıdır.

Şantiye satın alma ekibi, faturadaki miktar ile e-İrsaliye miktarını mutlaka eşleştirmelidir. Fatura hazırlanmış olsa bile araçtaki malın belgesiz hareket etmesi ayrı bir uyumsuzluk yaratabilir.

Alıcı e-Fatura kullanıcısı değilse fatura yöntemi değişebilir; bu durum sevk belgesinin niteliğini tek başına belirlemez. Alıcının statüsüne göre e-Arşiv Fatura uygulamasını ayrıca değerlendirmek gerekir.

İnşaat e-İrsaliye sevkiyattan önce nasıl düzenlenir?

İnşaat e-İrsaliye, malın fiili sevkinden önce GİB portalı veya yetkili elektronik belge çözümü üzerinden hazırlanır. Belge, araç yola çıktıktan sonra sonradan oluşturulacak bir kayıt gibi görülmemelidir.

İlk adım, sevkiyatın taraflarını ve belge kapsamını netleştirmektir. Ardından teslim adresi, mal listesi, miktar ve taşıma bilgileri sistemdeki ilgili alanlara girilir.

1. İşletmenin e-İrsaliye yükümlülüğü ve sevkiyat senaryosu kontrol edilir.
2. Gönderici, alıcı, vergi kimlik bilgileri ve gerçek teslim adresi doğrulanır.
3. Malın cinsi, miktarı, ölçü birimi ve gerekiyorsa ürün referansı kaydedilir.
4. Taşıyıcı, plaka ve sürücü bilgileri sistemin istediği alanlara işlenir.
5. Belge gönderilmeden önce tarih, adres ve miktar bilgileri ikinci kez kontrol edilir.
6. Oluşan belge numarası veya elektronik gösterim, sevkiyat ekibinin erişimine sunulur.

Belgenin araçta nasıl gösterileceği, çıktı veya karekod kullanımının hangi koşullarda geçerli olduğu güncel teknik kılavuzla belirlenir. Şantiye ekibi, yalnızca ekran görüntüsüne güvenmek yerine belgeye erişim yöntemini önceden test etmelidir.

İnternet veya entegrasyon sorunu yaşanırsa çalışanların kendi hazırladığı boş form kullanılmamalıdır. Böyle bir durumda güncel GİB teknik kılavuzundaki özel usul ve mali müşavir talimatı izlenmelidir.

Yükleme personeli, belge gönderilmeden aracı çıkarmayacak şekilde görevlendirilmelidir. Bu kontrol, özellikle sabah erken başlayan beton, demir ve kalıp sevkiyatlarında unutulan belge riskini azaltır.

Süreçte kullanılacak ekran, belge alanları ve entegrasyon seçenekleri için e-İrsaliye çözümünün kapsamını inceleyebilirsiniz. Ancak teknik ekran bilgisi, mevzuat kontrolünün yerine geçmez.

Şantiyede e-İrsaliye teslim kontrolü nasıl yapılır?

Şantiyede e-İrsaliye teslim kontrolü, belge bilgileriyle araçta bulunan malın karşılaştırılmasıyla yapılır. Sadece belgenin sisteme düşmesi, miktar ve kalite kontrolünün tamamlandığı anlamına gelmez.

Teslim alan görevli önce gönderici ve alıcı bilgilerini inceler. Ardından proje adresini, belge numarasını, sevk tarihini ve araç bilgisini sahadaki sevkiyatla karşılaştırır.

Demir tesliminde çap, boy, adet veya ağırlık; hazır betonda sipariş edilen hacim; kabloda metre ve ürün tipi kontrol edilmelidir. İnşaat malzemelerinde ölçü birimi hataları maliyet ve stok farkı doğurur.

Hasarlı, eksik veya yanlış malzeme varsa teslim tutanağına açık açıklama yazılmalıdır. Fotoğraf, kantar fişi, sayım formu ve şantiye kayıtları, uyuşmazlığın nedenini sonradan incelemeye yardımcı olur.

e-İrsaliye teslim kaydı, fatura muhasebe onayından ayrı yürütülmelidir. Malzemenin teslim alınması, faturadaki tüm tutarların veya sözleşme hakedişinin otomatik olarak kabul edildiği anlamına gelmez.

Örneğin üç kişilik bir tadilat ekibi, gelen seramik kolilerini teslim alırken yalnızca koli sayısını yazmamalıdır. Koli üzerindeki ürün kodu, kırık oranı ve sevk belgesi miktarı da kontrol edilmelidir.

Gelen belge ile fiili kabul arasında fark varsa satın alma, depo ve mali işler ekipleri aynı gün bilgilendirilmelidir. Sessizce farklı miktar kabul etmek, sonraki fatura ve stok mutabakatını zorlaştırır.

Şantiye personeli belgeye nereden ulaşacağını bilmiyorsa işlem aksar. Bu nedenle belge numarası, teslim formu ve ilgili proje kodu aynı dosyalama düzeninde saklanmalıdır.

Teslimde uygulanacak pratik sıra şöyledir: belge numarasını açın, adresi doğrulayın, aracı ve sürücüyü eşleştirin, malı ölçün, farkı tutanağa yazın ve kaydı satın alma ekibine aktarın. Bu sıra, sözlü onayı belgeye dönüştürür.

Yanlış: Şantiye güvenliğinin aracı içeri alması teslimin tamamlandığını gösterir. Doğru: Güvenlik, depo ve teknik ekip ayrı kontroller yapmalı; kabul ancak yetkili görevlinin miktar ve belge doğrulamasından sonra kayda alınmalıdır.

Hatalı e-İrsaliye, eksik teslim ve iade nasıl düzeltilir?

Hatalı e-İrsaliye düzeltmesi, belgenin sevk öncesi veya sevk sonrası durumuna göre yapılır; belgeyi her durumda silip yeniden oluşturmak doğru yaklaşım değildir.

Sevkiyat başlamadan önce fark edilen yanlış adres, miktar veya alıcı bilgisi için sistemin izin verdiği iptal, düzeltme veya yeniden düzenleme yöntemi kullanılmalıdır. Eski kayıtların izlenebilirliği korunmalıdır.

Mal araçtan çıktıktan sonra oluşan eksik teslim, hasar veya iade durumunda ilk belge değiştirilerek olay gizlenmemelidir. Fiili duruma uygun kabul, kısmi teslim, iade veya yeni sevk adımı mali müşavirle belirlenmelidir.

Yanlış: Eksik gelen demir için sadece faturayı azaltmak yeterlidir. Doğru: Fiili teslim farkı e-İrsaliye, teslim tutanağı ve fatura süreciyle birlikte kayıt altına alınır.

İade edilen malın depoya geri taşınması da yeni bir mal hareketidir. İlk e-İrsaliye üzerinde iade notu bulunması, geri dönüş sevkiyatının gerektirdiği belge düzenini kendiliğinden tamamlamaz.

Yanlış vergi kimlik numarası, farklı şantiye adresi veya mükerrer belge numarası fark edildiğinde belge durumu kontrol edilmelidir. Düzeltme yöntemi, belgenin alıcıya iletilip iletilmediğine ve sevkin başlayıp başlamadığına bağlı olabilir.

e-İrsaliye düzeltmesi, düzenlenmiş e-Faturanın da otomatik olarak düzeltilmesi anlamına gelmez. Fatura tutarı veya mal miktarı değişiyorsa fatura mevzuatına uygun ayrı işlem yapılmalıdır.

İade sürecinde önce iade nedenini, miktarı ve taşıma tarihini belirleyin. Ardından depo çıkışı, karşı taraf bildirimi, yeni sevk belgesi ve fatura etkisini aynı dosyada ilişkilendirin; yalnızca e-posta yazışmasıyla yetinmeyin.

İptal, iade ve teknik hata adımlarında güncel GİB e-İrsaliye kılavuzunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Eski ceza veya süre bilgilerini bugünkü uygulama için doğrudan kullanmayın.

İnşaat şirketi e-İrsaliye sürecine nasıl hazırlanır?

İnşaat şirketi e-İrsaliye hazırlığına önce sevkiyat haritası çıkararak başlamalıdır. Depo, merkez, şantiye, tedarikçi, taşeron ve nakliyeci arasındaki her mal hareketi ayrı ayrı yazılmalıdır.

Sonraki adım, işletmenin GİB kapsamını ve kullandığı elektronik belge yöntemini mali müşavirle doğrulamaktır. Bu kontrol tamamlanmadan yazılım seçmek veya saha prosedürü yayımlamak gereksiz risk oluşturur.

Mal kartlarında ürün adı, ölçü birimi, stok kodu ve gerekiyorsa teknik tanım standartlaştırılmalıdır. Aynı demirin farklı ekiplerce farklı adlarla kaydedilmesi, e-İrsaliye ile sipariş karşılaştırmasını zorlaştırır.

Şantiye ve depo çalışanlarına tek sayfalık görev akışı verilmelidir. Kim belgeyi oluşturacak, kim aracı durduracak, kim teslim miktarını kontrol edecek ve kim hatayı mali işlere bildirecek, yazılı olmalıdır.

• İşletmenin e-İrsaliye kapsamı güncel GİB bilgileriyle doğrulanmıştır.
• Depo, merkez ve tüm şantiye adresleri sistemde ayırt edilebilir biçimde tanımlanmıştır.
• Mal kartlarında cins, miktar ve ölçü birimi bilgileri standartlaştırılmıştır.
• Taşeron ve nakliyeci sözleşmelerinde sevkiyat sorumlulukları açıkça belirtilmiştir.
• Sevkiyat öncesi belge kontrolü ve teslim sonrası mutabakat görevlileri atanmıştır.
• İnternet, kullanıcı yetkisi ve teknik arıza için yedek iş akışı belirlenmiştir.

Sevkiyat sayısı düşük olan küçük işletme, uygun bir portal üzerinden manuel ilerleyebilir. Günlük sevkiyatı yüksek olan şirket ise stok, satın alma ve e-İrsaliye verilerini entegre etmeyi değerlendirmelidir.

Kontör planı yapılırken gelen ve giden belgelerin her birinin bir kontör düşürdüğü hesaba katılmalıdır. Aynı işlemde oluşan e-İrsaliye ve e-Fatura, belge hacmi hesabında ayrı kayıtlar olarak izlenmelidir.

Günlük sevk sayısı arttığında haftalık örneklem kontrolü uygulayın: beş teslim kaydını sipariş, e-İrsaliye, kantar veya sayım formu ve faturayla karşılaştırın. Farkları sorumlu kişiye ve mali müşavire raporlayın.

İnşaatta e-İrsaliye kapsamı dışında kalan durumlar nelerdir?

İnşaatta her araç hareketi e-İrsaliye kapsamına girmez; hizmetin niteliği, taşınan malın sahibi ve yükümlü taraf birlikte incelenmelidir. Kapsam dışı görünen işlemlerde de başka belge gerekip gerekmediği kontrol edilmelidir.

Yalnızca proje çizimi, danışmanlık, işçilik veya mühendislik hizmeti sunuluyorsa ortada sevk edilen ticari mal bulunmayabilir. Buna karşılık hizmet sırasında şirketin kendi malzemesi veya ekipmanı taşınıyorsa bu hareket ayrıca değerlendirilir.

Nakliyecinin boş aracıyla şantiyeye gelmesi tek başına mal sevkiyatı değildir. Araç, tedarikçiye ait çimento veya müteahhide ait kalıp malzemesi taşıyorsa belge değerlendirmesi yükün hareketi üzerinden yapılır.

Alıcının e-İrsaliye kullanıcısı olmaması, düzenleyen yükümlü tarafın sorumluluğunu otomatik olarak kaldırmaz. Alıcı tipi ve elektronik gönderim yöntemi güncel teknik kurallara göre belirlenmelidir.

Aynı araçta satılan mal, emanet mal, iade malı ve taşerona ait mal birlikte bulunuyorsa yükler ayrıştırılmalıdır. Her malın sahibi, göndericisi, alıcısı ve teslim amacı farklı olabilir.

İnşaat sözleşmesinde malzemenin müteahhit veya taşeron tarafından temin edilmesi, belge sorumluluğunu anlamak için önemli bir veridir. Fakat sözleşme hükmü, GİB’in elektronik belge kurallarının yerine geçmez.

Uzman notu: Ceza tutarları, kapsam ölçütleri ve teknik uygulama ayrıntıları yıllık olarak değişebildiği için eski blog içerikleriyle karar vermeyin; güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belge eksikliği riskini değerlendirirken yalnızca e-İrsaliye olup olmadığına bakmayın. Fatura, teslim tutanağı, kantar kaydı, sipariş ve taşıma bilgileri aynı işlem dosyasında birbirini desteklemelidir.

Güncel soru ve uygulama başlıkları için e-dönüşüm sık sorulan sorular sayfasına bakabilirsiniz. Resmî kapsam ile şirket içi pratik prosedürün birbirinden farklı olduğunu unutmayın.

Özet: 5 maddede inşaat e-İrsaliye zorunluluğu

İnşaat e-İrsaliye zorunluluğu, sektör adından tek başına çıkarılamaz; işletmenin kapsamı, mal hareketi ve sevkiyat sorumlusu birlikte incelenmelidir.

Şantiye sevkiyatında güvenli yöntem, aracı yola çıkarmadan önce belgeyi oluşturmak ve teslim sonrasında belgeyi fiili mal hareketiyle karşılaştırmaktır.

• Öncelikle şirketin e-İrsaliye kapsamında olup olmadığını güncel GİB bilgileri ve mali müşavir değerlendirmesiyle doğrulayın.
• Çimento, demir, beton veya kablo gibi ürünlerin şantiyeye fiziksel hareketini hizmet tesliminden ayrı değerlendirin.
• Malı kimin sevk ettiğini belirleyin; tedarikçi, müteahhit, taşeron ve nakliyecinin görevlerini varsayımla değil, işlem akışıyla ayırın.
• Kendi depodan şantiyeye yapılan transferlerde satış bulunmasa bile mal hareketi ve teslim adresi kontrolünü ihmal etmeyin.
• Eksik, hasarlı, yanlış veya iade edilen mal için ilk belgeyi gizlice değiştirmeyin; uygun düzeltme sürecini kayıtlarla birlikte yürütün.

Bu beş kontrol, satın alma, depo, saha ve muhasebe ekiplerinin aynı sevkiyat kaydında buluşmasını sağlar. Yine de kapsam ölçütleri ve teknik ayrıntılar değişebileceği için güncel resmî kaynak kontrol edilmelidir.

Belge hacmini planlayan inşaat işletmeleri, efaturakontor.com’da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100’den 500.000 kontöre kadar inceleyebilir; ücretsiz e-Fatura portalı ve 10 yıl güvenli saklama seçeneği de bulunur.

Kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanım süresiyle sunulur; güncel kapsamı, gelen ve giden belgelerin ayrı ayrı birer kontör düşürdüğünü dikkate alarak mali müşavirinizle değerlendirin.