Mali Müşavir e-Fatura Nasıl Keser? Sektöre Özel Adım Adım Rehber

Mali Müşavir e-Fatura Nasıl Keser? Sektöre Özel Adım Adım Rehber sorusunun doğrudan yanıtı şudur: Önce doğru e-belge türü belirlenir, ardından alıcı ve hizmet bilgileri kontrol edilerek belge portaldan gönderilir.

Bu rehber, kendi bürosu için belge düzenleyen mali müşavirlere ve müşterileri adına e-belge süreci yürüten meslek mensuplarına yarar. Belge seçimi, yetkilendirme, hizmet faturası alanları, KDV, tevkifat, gönderim ve düzeltme adımlarını açıklar. Mali müşavirlik faaliyetinin e-dönüşüm kapsamını ayrıca mali müşavir sektörü sayfasındaki süreçlerle karşılaştırabilirsiniz.

Mali müşavir e-fatura nasıl kesilir?

Mali müşavir e-fatura, önce düzenleyenin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı belirlenerek kesilir. Ardından alıcının VKN veya TCKN bilgisi doğrulanır. Hizmet kalemleri, tutarlar, vergiler ve tarih girilir. Taslak son kontrolden sonra gönderilir.

İlk kontrol, belgenin gerçekten e-Fatura olup olmadığıdır. Alıcı e-Fatura sistemine kayıtlıysa e-Fatura düzenlenir. Alıcı kayıtlı değilse, uygun koşullarda e-Arşiv Fatura gündeme gelir. Mali müşavirin gerçek kişi olarak serbest meslek faaliyeti yürütmesi ise e-SMM değerlendirmesini gerektirebilir.

Müşteri adına belge düzenleniyorsa, işlem müşterinin vergi kimliği üzerinden yapılır. Mali müşavir, müşteri tarafından yetkilendirilmiş kullanıcı olarak işlem yapmalıdır. Şifre paylaşımı yerine kullanıcı rolleri ve yazılı görev tanımları kullanılmalıdır.

Portalda genellikle Yeni e-Fatura, Taslaklar ve Giden Kutusu ekranları bulunur. Ekran adları özel entegratöre göre değişebilir. Bu nedenle ekrandaki alan adından çok, belgenin alıcıya ve GİB akışına doğru iletilmesi önemlidir.

Yanlış: Mali müşavir her müşteriye, müşterinin durumunu sormadan e-Fatura keser. Doğru: Önce müşterinin belge türü, e-belge statüsü ve işlem yetkisi doğrulanır.

1. Düzenleyen mükellefin e-belge statüsünü kontrol edin.
2. Alıcının VKN, TCKN ve e-Fatura durumunu doğrulayın.
3. Hizmet açıklamasını, miktarı, birim fiyatı ve vergileri girin.
4. Belge tarihini ve toplam tutarı kaynak kayıtlarla karşılaştırın.
5. Taslağı kaydedin ve gönderim öncesi kontrol listesini tamamlayın.
6. Belgeyi gönderin ve Giden Kutusu durumunu takip edin.

Örneğin bir eczane sahibi, işletmesi e-Fatura kullanıcısı olduğu için mali müşavirinden e-Fatura isteyebilir. Mali müşavir önce işletme hesabını seçer, alıcı bilgilerini doğrular, aylık hizmet satırını girer ve gönderim sonucunu kayda bağlar.

Mali müşavir e-fatura kesme yetkisini nasıl belirler?

Mali müşavir e-fatura kesme yetkisini, kendi vergi statüsü ve müşteri adına işlem yapma izni üzerinden belirler. Meslek unvanı tek başına her işlem için e-Fatura düzenleme yetkisi oluşturmaz.

Mali müşavir kendi adına serbest meslek faaliyeti yürütüyorsa, müşterisine sunulan hizmetin belgesi e-SMM olabilir. Ticari şirket yapısındaki bir mali müşavirlik bürosu ise kendi hizmetleri için e-Fatura veya e-Arşiv Fatura düzenleyebilir. Kesin seçim, mükellefin hukuki yapısına göre yapılmalıdır.

Bir müşterinin e-Fatura sürecini yönetmek farklı bir durumdur. Bu işlemde fatura müşterinin adına ve vergi bilgilerine düzenlenir. Mali müşavir, müşterinin sistemi içinde tanımlı ve yetkili kullanıcı olmalıdır. Yetki kapsamı, kimlerin taslak oluşturabileceğini ve kimlerin gönderebileceğini göstermelidir.

Yetki kontrolü yapılmadan kesilen belge, doğru vergi mükellefiyle eşleşmeyebilir. Ayrıca müşterinin muhasebe kayıtlarıyla gönderilen belge arasında açıklama veya tutar farkı oluşabilir. Her müşteri için ayrı kullanıcı rolü, müşteri kodu ve kontrol adımı tanımlamak bu riski azaltır.

Yanlış: Mali müşavir kendi portalındaki müşteri listesinden herhangi bir mükellefi seçer. Doğru: Müşteri hesabı, yazılı yetki ve vergi kimlik bilgileri birlikte doğrulanır.

Serbest meslek makbuzu ile e-Fatura aynı belge değildir. Serbest meslek hizmetlerinin elektronik belgesi için e-Serbest Meslek Makbuzu kapsamını inceleyin. Yükümlülük ve geçiş koşulları değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yetki tanımı müşterinin hesabına giriş yapabilmekten ibaret değildir. Taslak oluşturma, imzalama, gönderme, gelen belgeyi görüntüleme ve rapor alma izinleri ayrı tanımlanabilir. İşten ayrılan personelin erişimi aynı gün kapatılmalıdır.

Her müşteri için yetki matrisinde kullanıcı adı, izin kapsamı, başlangıç tarihi ve sorumlu kişi bulunmalıdır. Ortak kullanıcı yerine kişisel hesap kullanılması, hangi işlemi kimin yaptığını sonradan göstermeyi kolaylaştırır.

Mali müşavir e-fatura kesmeden önce hangi hazırlıkları yapar?

Mali müşavir e-fatura kesmeden önce vergi kimliğini, e-belge hesabını, imza aracını ve kullanıcı yetkilerini hazırlar. Eksik tanımlama varsa portalda taslak oluşturulsa bile gönderim aşamasında hata çıkabilir.

İlk hazırlık, düzenleyen işletmenin e-Fatura kullanıcısı olduğunun kontrol edilmesidir. Kullanılan portal veya entegrasyon hesabı, doğru VKN ya da TCKN ile eşleşmelidir. Yanlış hesapla açılan taslak, müşterinin hesabında görünmeyebilir veya gönderilemeyebilir.

İkinci hazırlık, mali mühür veya işletmenin durumuna uygun elektronik imza aracıdır. Sertifikanın geçerlilik durumu, bilgisayardaki sürücüsü ve portal bağlantısı kontrol edilmelidir. Sertifika süresi dolmuşsa belge hazırlamak mümkün olsa bile imzalama tamamlanmaz.

Müşteri adına işlem yapan büro, kullanıcı rollerini önceden ayırmalıdır. Taslak hazırlayan çalışan ile gönderimi onaylayan yetkili aynı kişi olmak zorunda değildir. Bu ayrım, özellikle çok sayıda müşterinin belgesini yöneten ofislerde izlenebilirlik sağlar.

Hazırlık sırasında müşteri kartları ve hizmet şablonları da düzenlenir. Unvan, vergi numarası, adres, e-posta, banka bilgisi ve sık kullanılan hizmet açıklamaları güncel tutulmalıdır. Şablon, kontrolün yerini almaz; yalnızca tekrar eden veri girişini azaltır.

Son olarak arşivleme ve kayıt yöntemi belirlenir. Gelen ve giden belgelerin hangi klasörde, hangi müşteri koduyla saklanacağı yazılı olmalıdır. Sistem saklama hizmeti sunuyorsa sözleşmedeki kapsam, erişim ve saklama süresi ayrıca incelenmelidir.

Uygulamada hazırlık sırası şöyle kurulabilir: önce sertifika testi yapılır, sonra müşteri kartı açılır, ardından hizmet şablonu kontrol edilir ve son olarak küçük bir taslak oluşturulur. Test belgesi gerçek alıcıya gönderilmemelidir.

Mali müşavir e-Fatura mı, e-Arşiv mi, e-SMM mi düzenler?

Mali müşavir, belge türünü mesleğine bakarak değil, düzenleyenin vergi statüsü ve alıcının e-belge durumuna bakarak seçer. e-Fatura, e-Arşiv Fatura ve e-SMM farklı işlemleri belgelemek için kullanılır.

e-Fatura, hem düzenleyenin hem de alıcının ilgili e-Fatura sisteminde bulunduğu işlemlerde kullanılır. Alıcının vergi kimliği yanında doğru e-Fatura adresi veya alias bilgisi seçilmelidir. Alıcı sistemde kayıtlı değilse aynı belge türünü zorlamak doğru değildir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan her durumda otomatik ve tek seçenek anlamına gelmez. Düzenleyenin e-belge yükümlülüğü, alıcının niteliği ve işlemin özelliği birlikte değerlendirilmelidir. e-Arşiv Fatura sayfasındaki kullanım ayrımını bu nedenle ayrıca inceleyin.

e-SMM, serbest meslek faaliyetinden doğan hizmetin elektronik makbuzudur. Mali müşavir gerçek kişi olarak bu kapsamda çalışıyorsa, müşterisine düzenleyeceği belgenin e-Fatura değil e-SMM olması gerekebilir. Şirket adına verilen hizmetlerde ise fatura düzeni değerlendirilir.

Belge türünü seçerken müşterinin talebi tek başına yeterli değildir. Müşteri e-Fatura istediğinde, önce mevzuata uygun belge türü kontrol edilmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmeden belgeyi kesinleştirmeyin.

Karşı durumda, şirket ortağı gerçek kişi olarak ayrıca serbest meslek faaliyeti yürütüyorsa iki faaliyetin kayıtları karıştırılmamalıdır. Aynı kişinin farklı faaliyetleri için belge türü, hesap ve müşteri kaydı ayrı değerlendirilir.

Mali müşavir e-fatura alıcı bilgilerini nasıl doğrular?

Mali müşavir e-fatura alıcı bilgilerini, vergi kimliği ve kayıtlı e-Fatura adresi üzerinden doğrular. Alıcı adı, VKN veya TCKN, adres ve alias birlikte kontrol edilmeden belge gönderilmemelidir.

Şirket alıcılarda öncelikli bilgi VKN ve ticaret unvanıdır. Bireysel alıcılarda TCKN kullanılabilir. Portala bilgi girerken sıfır, harf ve rakamların karıştırılmaması gerekir. Tek karakterlik hata, belgenin yanlış alıcıya yönelmesine yol açabilir.

e-Fatura alıcısının birden fazla alias adresi bulunabilir. Kullanılacak alias, işlemin ilgili departmanına veya kabul kuralına göre değişebilir. Mali müşavir, müşterinin güncel e-Fatura adresini portal sorgusu veya yetkili müşteri kaydı üzerinden seçmelidir.

Unvan değişikliği, adres değişikliği veya şirket birleşmesi gibi durumlarda eski müşteri kartı kullanılmamalıdır. Vergi kimliği aynı görünse bile ticari unvan ve adres güncel olmayabilir. Değişiklik tarihi, müşteri tarafından gönderilen resmi bilgilerle karşılaştırılmalıdır.

Alıcı bilgisi doğrulaması, yalnızca fatura kesme anında yapılmaz. Düzenli müşteriler için kayıtlar belirli aralıklarla yenilenmelidir. Özellikle yıl başında, şirket birleşmelerinde ve müşterinin e-belge statüsü değiştiğinde tekrar sorgu yapılması gerekir.

Yanlış: Eski faturadaki alıcı kartı kopyalanarak her ay kullanılır. Doğru: Her düzenleme öncesinde vergi kimliği ve e-belge adresi kontrol edilir.

Alıcı doğrulamasında tereddüt varsa belgeyi göndermek yerine müşteriden güncel vergi levhası veya resmi e-belge bilgisini isteyin. Bu belge, portal sorgusunun ve ticari unvan kontrolünün yerine geçmez; yalnızca ikinci doğrulama kaynağıdır.

Mali müşavir e-fatura portalında hangi alanları doldurur?

Mali müşavir e-fatura portalında önce belge türünü ve alıcıyı seçer, sonra tarih, numara, hizmet satırı ve vergi alanlarını doldurur. Portalın alan adları değişse de bu bilgi sırası genel olarak korunur.

Yeni e-Fatura ekranında düzenleyen bilgileri çoğunlukla otomatik gelir. Buna rağmen VKN, unvan ve adres kontrol edilmelidir. Otomatik gelen bilgi, yanlış kullanıcı hesabı seçildiyse doğru görünmeyebilir. Belgeyi açan kullanıcı hesabı ilk kontrol noktasıdır.

Alıcı bölümünde VKN veya TCKN, unvan, adres ve e-Fatura alias bilgisi bulunur. Portal sorgu sunuyorsa alıcı kayıtları buradan seçilmelidir. Elle yazılan bilgiyle sistemdeki kayıt arasında fark varsa gönderimden önce düzeltilmelidir.

Belge ayrıntılarında fatura tarihi, hizmetin sunulduğu dönem, para birimi ve ödeme bilgileri yer alabilir. Hizmet tarihi fatura tarihinden farklıysa, bu ayrım açıklama alanında veya ilgili belgede açıkça gösterilmelidir.

Satır bölümünde hizmet adı, miktar, birim, birim fiyat ve indirim bilgisi girilir. Mali müşavirlik hizmeti, dönem veya sözleşme kapsamı anlaşılır yazılmalıdır. Örneğin yalnızca danışmanlık yazmak yerine, hizmet dönemini açıklamak daha denetlenebilir bir kayıt oluşturur.

Toplam bölümünde matrah, KDV, varsa tevkifat, indirim ve ödenecek tutar kontrol edilir. Portal hesaplama yapsa bile sonuç kaynak çalışma kağıdıyla karşılaştırılmalıdır. Kuruş farkı oluşursa yuvarlama ve para birimi ayarları incelenmelidir.

Not ve açıklama alanına sözleşme numarası, hizmet dönemi veya ödeme vadesi yazılabilir. Açıklama, vergi alanlarının yerine geçmez. Belgeyi göndermeden önce Taslaklar ekranında kaydedip başka bir kullanıcıya kontrol ettirmek yararlı olur.

Uygulama adımında satırları kaydettikten sonra önizleme, vergi özeti ve alıcı adresi ayrı ayrı açılmalıdır. Önizlemede görünen doğru olsa bile XML alanındaki kod veya alias farklıysa gönderimden önce kayıt düzeltilmelidir.

Mali müşavir e-faturada KDV ve tevkifatı nasıl kontrol eder?

Mali müşavir e-faturada KDV ve tevkifatı, işlemin hizmet türü, tarafların niteliği ve güncel mevzuata göre kontrol eder. Oran veya kod, alışkanlıkla değil, ilgili işlem için geçerli kaynaklara göre seçilmelidir.

Mali müşavirlik hizmetlerinde KDV uygulaması, düzenleyenin statüsüne ve işlemin özelliklerine göre değerlendirilir. Portalın varsayılan KDV oranı her müşteri için doğru olmayabilir. Bu nedenle satırdaki vergi kodu, matrah ve toplam birlikte incelenmelidir.

Tevkifat, bütün mali müşavirlik faturalarında otomatik uygulanmaz. Hizmetin niteliği, alıcının tevkifat sorumlusu olup olmadığı ve güncel düzenleme belirleyicidir. Tevkifat varsa oran, hesaplanan tutar ve alıcıya ait sorumluluk bilgisi ayrı ayrı kontrol edilmelidir.

İstisna veya özel vergi uygulaması bulunan işlemlerde yalnızca KDV tutarını sıfırlamak yeterli değildir. İstisna kodu, açıklaması ve belge üzerindeki gösterim biçimi de doğru olmalıdır. Uygulama için güncel GİB açıklamaları ve müşteri kayıtları esas alınmalıdır.

Yanlış: Portalın otomatik getirdiği oran her ay değiştirilmeden kullanılır. Doğru: Hizmet dönemi, alıcının niteliği ve güncel vergi uygulaması kontrol edilerek kod seçilir.

Vergi tutarlarını hesaplarken indirimlerin vergi matrahına etkisi de incelenmelidir. Farklı hizmet satırlarında farklı vergi uygulamaları varsa satırlar ayrılmalıdır. Tek satırda birleştirme, hangi tutara hangi verginin uygulandığını belirsizleştirebilir.

Vergi oranları, tevkifat koşulları ve uygulama kodları zaman içinde güncellenebilir. Bu nedenle rakam ezberlemek yerine GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle eski şablonları yeni işlemlerde doğrudan kullanmayın.

Karşı durumda hizmet bedeli farklı satırlara bölünmüşse her satırın matrahı ve vergi kodu ayrı incelenir. Tek toplam üzerinden kontrol yapmak, yalnızca bir satıra ait istisna veya tevkifatın tüm faturaya uygulanmasına neden olabilir.

Mali müşavir e-fatura göndermeden önce hangi kontrolleri yapar?

Mali müşavir e-fatura göndermeden önce kimlik, hizmet, tutar, vergi, tarih ve yetki kontrollerini tamamlar. Gönderimden sonra alanları doğrudan değiştirmek mümkün olmayabileceği için taslak aşaması son güvenli kontrol noktasıdır.

Kontrol, faturanın müşteri cari hesabıyla karşılaştırılmasıyla başlar. Hizmet sözleşmesi, dönem bilgisi, çalışma kağıdı ve müşterinin onayladığı ücret birlikte incelenmelidir. Bu belgeler arasında fark varsa fatura gönderilmeden önce açıklığa kavuşturulmalıdır.

• Belgenin doğru şirket veya serbest meslek hesabından oluşturulduğunu kontrol edin.
• Alıcının VKN, TCKN, unvan, adres ve alias bilgilerinin güncel olduğunu doğrulayın.
• Hizmet açıklamasının dönem ve sözleşme kapsamını anlaşılır biçimde gösterdiğini inceleyin.
• Miktar, birim fiyat, indirim, matrah, KDV ve toplam tutarı karşılaştırın.
• Varsa tevkifat veya istisna kodunun işlemle uyumlu olduğunu kontrol edin.
• Belge tarihi, para birimi, ödeme vadesi ve açıklama alanlarını inceleyin.
• Belgeyi gönderecek kullanıcının müşteri hesabında yetkili olduğunu doğrulayın.

Bu liste, özellikle ay sonlarında biriken faturalar için standart çalışma adımı olabilir. Her müşteri için ayrı kontrol kutusu açmak, farklı şirketlerin bilgilerinin karışmasını önler. Kontrolü yapan kişi ve tarih, ofis içi kayıt sisteminde tutulabilir.

Uzman notu: Taslak faturayı göndermeden önce PDF görünümünü değil, XML veya portal alanlarını da kontrol edin. Alıcıya görünen açıklama ile sistemdeki vergi alanı aynı işlemi göstermelidir.

Gönderim öncesinde müşteriden onay alınıyorsa, onay e-postasını ilgili kayıtla ilişkilendirin. Ancak e-posta onayı, yasal belge türü kontrolünün yerine geçmez. Belgenin doğru kanaldan düzenlenmesi yine düzenleyenin sorumluluğundadır.

Yoğun ay sonlarında önce yüksek tutarlı veya özel vergi içeren taslakları kontrol etmek yerine, tüm belgeler için aynı sırayı uygulayın. Sıra değişse bile kimlik, dönem, vergi ve toplam kontrolleri atlanmamalıdır.

Mali müşavir e-fatura gönderildikten sonra durumu nasıl izler?

Mali müşavir e-fatura gönderildikten sonra Giden Kutusu veya ilgili durum ekranından belgenin akıbetini izler. Taslak, gönderiliyor, iletildi, kabul edildi veya reddedildi gibi ifadeler işlem aşamasını gösterir.

Taslak durumundaki belge henüz gönderim sürecine alınmamıştır. Gönderiliyor ifadesi, sistemin belgeyi işlediğini gösterebilir. İletildi veya başarılı durumları, belgenin ilgili elektronik akışta ilerlediğini belirtir. Portalın durum açıklaması ve işlem zamanı birlikte okunmalıdır.

Reddedildi durumunda hata açıklaması kaydedilmelidir. VKN, alias, vergi kodu, toplam tutar veya zorunlu alan eksikliği sık görülen kontrol başlıklarıdır. Aynı belgeyi rastgele tekrar göndermek yerine, hata nedeni düzeltilerek yeni taslak oluşturulmalıdır.

Kabul veya iletim durumu ile muhasebe kaydı birbirine karıştırılmamalıdır. Faturanın sisteme gönderilmesi, müşteri cari hesabına ve gelir kaydına işlenmesi gereken bilgileri ortadan kaldırmaz. Mali müşavir, elektronik belge durumunu muhasebe fişiyle eşleştirmelidir.

Kontörlü bir hizmet kullanılıyorsa gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle gereksiz taslak gönderimleri, tekrar gönderimler ve yanlış hesaba düzenlenen belgeler takip edilmelidir. Kontör hareketleri aylık belge sayısıyla karşılaştırılabilir.

Gelen kutusundaki belgeler de düzenli izlenmelidir. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için yalnızca gönderim sayısını planlamak eksik kalır. Muhasebe kaydı, belge durumu ve kontör raporu aynı dönem içinde karşılaştırılmalıdır.

Portalda durum güncellenmiyorsa ekran görüntüsü almak yerine işlem numarası, tarih ve hata mesajını kaydedin. Ardından hizmet sağlayıcının destek kanalına başvurun. Mevzuatla ilgili kararı ise güncel GİB duyurusu ve mali müşavirinizle doğrulayın.

Örneğin aynı gün gönderilen on faturadan ikisi reddedilirse yalnızca kabul edilen sekiz belgeyi muhasebe kaydına alın. Reddedilen iki belge için hata kodunu düzeltin, yeni taslağı ayrı numarayla hazırlayın ve yeniden takip edin.

Mali müşavir e-fatura hatasını nasıl düzeltir?

Mali müşavir e-fatura hatasını, belgenin gönderim durumuna ve hatanın niteliğine göre düzeltir. Gönderilmemiş taslak düzenlenebilir; gönderilmiş belgede ise ilgili iptal, ret, iade veya yeni belge süreci uygulanır.

Taslak faturadaki alıcı, hizmet satırı veya vergi bilgisi doğrudan değiştirilebilir. Gönderimden önce yeni toplam hesaplanmalı ve kontrol listesi yeniden uygulanmalıdır. Eski taslak yanlış bilgi içeriyorsa, karışıklık yaratmaması için açıklayıcı biçimde kapatılabilir.

Gönderilmiş ve sistem tarafından reddedilmiş belge, hata nedeni incelenerek yeniden hazırlanabilir. Yeni belgenin numarası, tarihi ve açıklaması portalın kurallarına uygun olmalıdır. Reddedilen kaydı silmek yerine hata mesajını ve yeni işlem bağlantısını saklamak daha güvenlidir.

Alıcı tarafından kabul edilmiş bir belgede yanlışlık varsa, göndericinin tek taraflı olarak alanı değiştirmesi beklenmez. İşlemin niteliğine göre iptal, iade, düzeltme belgesi veya yeni fatura gerekebilir. Kullanılan yöntemin güncel mevzuata uygunluğu kontrol edilmelidir.

İptal ve iade süreçleri aynı işlem değildir. İptal, düzenlenmiş belgenin geçersiz kılınmasına yönelik süreçtir. İade ise mal veya hizmete ilişkin karşı işlemi gösterebilir. Hangi sürecin uygulanacağı, hatanın ve ticari olayın gerçek niteliğine bağlıdır.

Yanlış: Gönderilmiş faturayı portalda silmek, düzeltme işlemi sayılır. Doğru: Belgenin durumuna göre sistemdeki resmi düzeltme adımı ve muhasebe kaydı birlikte yürütülür.

Düzeltme işleminde müşteriyle yazışmalar, onaylar, hata mesajları ve yeni belge saklanmalıdır. Süre veya yaptırım koşulları işlem türüne göre değişebilir. Mevzuatla belirlenen tutarlar yıllık güncellenebildiği için rakamsız varsayım yapmayın; güncel GİB duyurusunu kontrol edin.

Karşı durumda hata yalnızca açıklamadaki yazım yanlışıysa bile belgenin kabul durumu incelenmelidir. Kabul edilmiş belgeyi açıklama alanını değiştirerek düzeltmek mümkün olmayabilir; resmi düzeltme yöntemi seçilmeden yeni kayıt oluşturmayın.

Mali müşavir e-fatura sürecini müşterileri için nasıl yönetir?

Mali müşavir e-fatura sürecini müşterileri için, her mükellefe ayrı yetki, veri kartı ve onay akışı tanımlayarak yönetir. Böylece farklı şirketlerin alıcı bilgileri, hizmet tutarları ve belgeleri birbirine karışmaz.

Örneğin Ayşe Hanım, üç personelli bir mali müşavirlik bürosu işletiyor. Büro, bir kafenin aylık muhasebe hizmeti belgesini hazırlıyor. İlk olarak kafenin VKN bilgisi, e-Fatura kullanıcı durumu ve hizmet sözleşmesindeki ücret kontrol ediliyor.

Kafe e-Fatura kullanıcısıysa, müşteri hesabından e-Fatura oluşturuluyor. Kullanıcı değilse, düzenleyenin statüsüne ve işlemin koşullarına göre e-Arşiv Fatura veya başka uygun belge değerlendiriliyor. Kafenin isteği, mevzuata uygun belge seçiminin yerine geçmiyor.

Ayşe Hanım kendi bürosunun hizmet belgesini düzenlerken aynı kontrolü ayrıca yapıyor. Büro gerçek kişi serbest meslek faaliyeti yürütüyorsa e-SMM kapsamını; şirket olarak çalışıyorsa fatura kapsamını değerlendiriyor. Müşteri faturası ile kendi hizmet belgesi karıştırılmıyor.

Ofiste bir çalışan müşteri kartını ve taslağı hazırlıyor, yetkili kişi ise vergi alanlarını ve toplam tutarı inceliyor. Gönderim sonrası durum, müşterinin muhasebe kayıtlarına işleniyor. Böylece hazırlama, onay ve kayıt adımları ayrıştırılıyor.

Her müşteri için sözleşme, hizmet dönemi, fiyat ve vergi notlarının bulunduğu bir çalışma dosyası oluşturulabilir. Dosyada değişiklik tarihi de gösterilmelidir. Bu yöntem, ay sonu yoğunluğunda eski fiyat veya eski vergi şablonu kullanılmasını önler.

Mali müşavirlik ofisinin süreçlerini daha geniş e-dönüşüm ihtiyaçlarıyla birlikte değerlendirmek için sektöre özel çalışma sayfasını inceleyebilirsiniz. Mevzuat kararı verirken güncel GİB duyurusunu ve müşterinizin mali müşavirlik kayıtlarını esas alın.

Bu akışta müşteri onayı yazılı alınır, fakat gönderim öncesi son kontrol yetkili kişide kalır. Müşteri ücret bilgisini sonradan değiştirirse eski taslak kullanılmaz; yeni tutar sözleşme ve onay kaydıyla eşleştirilir.

Özet: 5 maddede mali müşavir e-fatura nasıl kesilir

Mali müşavir e-fatura sürecinin özeti, doğru belgeyi seçmek ve gönderimden sonra durumu izlemektir. Aşağıdaki beş madde, her müşteri işleminde uygulanabilecek kısa bir kontrol sırası sunar.

• Düzenleyenin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını ve kendi vergi statüsünü kontrol edin.
• Alıcının VKN veya TCKN bilgisini, unvanını, adresini ve e-Fatura alias bilgisini doğrulayın.
• Hizmet dönemini, açıklamasını, tutarını, indirimini, KDV’sini ve varsa tevkifatını doğru girin.
• Taslakta belge tarihi, toplam tutar, yetki, para birimi ve açıklama alanlarını yeniden inceleyin.
• Gönderimden sonra Giden Kutusu durumunu, muhasebe kaydını ve ilgili kontör hareketini eşleştirin.

Serbest meslek faaliyeti ile şirket faaliyeti aynı belge seçimini doğurmayabilir. Bu nedenle mali müşavir e-fatura nasıl kesilir sorusunu yanıtlarken meslek unvanı yerine vergi statüsü, alıcı durumu ve işlem türü birlikte değerlendirilmelidir.

Uygulama ekranlarını karşılaştırmak için e-Fatura ürün bilgilerini ve sık karşılaşılan sorular için SSS sayfasını inceleyebilirsiniz. Güncel yükümlülükleri her zaman GİB duyurusu ve mali müşaviriniz üzerinden doğrulayın.

Bu beşli sıra, tek fatura için birkaç dakika içinde uygulanabilir; çok müşterili bürolarda ise kontrol formu ve durum raporuyla standartlaştırılmalıdır. Belge türü konusunda istisna varsa genel sırayı değiştirmeden mevzuat kontrolü ekleyin.

e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye ve e-SMM belgelerinde ortak kullanım isteyen işletmeler, havuz kontör paketlerini inceleyebilir. efaturakontor.com'da 100'den 500.000 kontöre kadar paketler, ücretsiz e-fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi sunulur.