WooCommerce e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör

WooCommerce e-Fatura entegrasyonu, WooCommerce siparişlerini alıcı durumuna göre e-Fatura veya e-Arşiv belgesine dönüştüren bağlantıdır. Kurulum; mağaza, entegratör hesabı, API ve kontör ayarlarının birlikte yapılandırılmasıyla tamamlanır.

Bu konu, online satış yapan işletme sahipleri, yazılım geliştiriciler ve mali müşavirler için önemlidir. Amaç, sipariş bilgilerinin eksiksiz aktarılmasını, doğru belge türünün seçilmesini ve gönderim sonuçlarının WooCommerce içinde izlenmesini sağlamaktır.

WooCommerce e-Fatura Entegrasyonu nedir?

WooCommerce e-Fatura entegrasyonu, mağazadaki sipariş verilerinin e-belge sistemine otomatik aktarılması demektir. Bu bağlantı; müşteri bilgilerini, ürün satırlarını, vergileri, indirimleri, kargo bedelini ve ödeme detaylarını faturaya taşır.

WooCommerce tek başına GİB’e e-Fatura göndermez. Mağaza, GİB onaylı bir özel entegratörün veya uygun bir e-dönüşüm servisinin API bağlantısını kullanır. Entegratör, belgeyi UBL-TR formatına çevirir ve ilgili elektronik gönderim sürecini yürütür.

Kurulum iki farklı şekilde yapılabilir. Hazır bir WooCommerce eklentisi, standart alanları hızlı biçimde eşleştirir. Özel yazılım bağlantısı ise karmaşık fiyat, depo, ERP ve sipariş kurallarına ihtiyaç duyan işletmelerde tercih edilir.

Entegrasyon yalnızca fatura oluşturma ekranı değildir. Sipariş durumu, belge numarası, gönderim sonucu, hata mesajı ve PDF görüntüsü de sistemler arasında aktarılmalıdır. Aksi halde belge gönderilmiş olsa bile mağaza paneli güncel kalmaz.

Örneğin küçük bir kafe, WooCommerce siparişindeki müşteri ve ürün bilgilerini aynı akışta gönderir. Ancak masa satışları veya telefon siparişleri farklı kanaldan geliyorsa, bunların entegrasyona dahil olup olmadığı ayrıca tanımlanmalıdır.

Kurulumun başarılı sayılması için üç ekran karşılaştırılmalıdır: WooCommerce siparişi, entegratör belgesi ve muhasebe kaydı. Bu ekranlarda tutar, alıcı, belge numarası ve durum aynı değilse bağlantı tamamlanmış sayılmaz.

Önce e-belge hesabı açılır, sonra API bilgileri alınır ve WooCommerce alanları eşleştirilir. İşletmenin e-Fatura süreçlerini ve kullanılacak belge türlerini e-Fatura hizmeti üzerinden ayrıca kontrol etmesi gerekir.

WooCommerce mağazasında e-Fatura zorunluluğu nasıl belirlenir?

WooCommerce mağazasında e-Fatura zorunluluğu, işletmenin mükellefiyetine, faaliyet alanına, alıcı durumuna ve güncel GİB koşullarına göre belirlenir. Sadece WooCommerce kullanmak, tek başına e-Fatura mükellefiyeti oluşturmaz.

İşletme önce kendi e-belge statüsünü kontrol etmelidir. Ardından sipariş sahibinin VKN veya TCKN bilgisiyle e-Fatura kayıt durumuna bakılmalıdır. Kayıtlı alıcıya e-Fatura, kayıtlı olmayan alıcıya ise ilgili koşullarda e-Arşiv düzenlenebilir.

Örneğin bir eczane, internetten kurumsal müşteriye ürün satabilir. Sipariş ekranında şirket unvanı, VKN, vergi dairesi ve adres eksiksiz alınmalıdır. Bireysel müşteride ise müşteri türü, kimlik bilgisi ve adres kurallarına uygun işlenmelidir.

Yanlış: WooCommerce siparişi ödendiğinde her müşteriye e-Fatura kesilir. Doğru: Belge türü, alıcının e-Fatura kayıt durumu ve işlem özellikleri birlikte değerlendirilir.

Kontrolü uygulamak için önce işletme adına düzenlenmiş bir örnek belge seçin. Sonra alıcının VKN veya TCKN bilgisini doğrulayın, kayıt sorgusunu yapın ve seçilen belge türünü mali müşavirle karşılaştırın.

Bu kural, her siparişin otomatik faturalanacağı anlamına gelmez. Pazaryeri, yurt dışı satış, iade veya özel vergi senaryosu varsa WooCommerce kuralı tek başına yeterli olmayabilir; manuel inceleme gerekir.

Bazı sektörlerde, özel işlem türlerinde veya istisna uygulamalarında farklı kurallar bulunabilir. İhracat, tevkifat, istisna, kamu alıcısı ve özel entegrasyon senaryoları ayrıca incelenmelidir.

Mevzuat hadleri, uygulama tarihleri ve zorunluluk kapsamları yıllık olarak güncellenebilir. Bu nedenle güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Entegrasyon, mevzuat kararının yerine geçmez; seçilen kararı teknik olarak uygular.

WooCommerce e-Fatura Entegrasyonu için hangi bilgiler hazırlanır?

WooCommerce e-Fatura entegrasyonu için şirket, müşteri, ürün, sipariş ve bağlantı bilgilerinin önceden hazırlanması gerekir. Eksik ana veriler, API bağlantısı kurulsa bile belge üretiminde hata oluşturabilir.

Şirket bilgileri, e-belge hesabındaki kayıtla aynı olmalıdır. Şube, depo veya farklı ticari unvan kullanılıyorsa hangi birimin fatura keseceği önceden tanımlanmalıdır.

Ürün kataloğunda aynı ürün için farklı KDV veya birim tanımı bulunmamalıdır. WooCommerce varyasyonları, paket ürünleri ve indirimli ürünler ayrı satır mantığıyla incelenmelidir.

Müşteri formu da kritik bir hazırlık alanıdır. Kurumsal alıcı için VKN, unvan ve vergi dairesi; bireysel alıcı için gerekli kimlik ve adres alanları sipariş türüne göre toplanmalıdır.

Ödeme sağlayıcısının başarılı ödeme bilgisi ile WooCommerce sipariş durumu da belirlenmelidir. Fatura, ödeme alındığında mı, sipariş tamamlandığında mı oluşturulacak sorusu mali müşavir ve işletme tarafından kararlaştırılmalıdır.

Uygulamada hazırlık sırası şu şekilde kurulabilir: önce şirket kartı, sonra müşteri formu, ardından ürün kataloğu ve en son test siparişi incelenir. Böylece hatanın kaynağı daha kolay ayrıştırılır.

Yanlış: API bağlantısını kurup eksik müşteri alanlarını belge gönderiminde tamamlamak. Doğru: Zorunlu alanları sipariş formunda toplamak ve boş alan için gönderim engeli koymak.

WooCommerce e-Fatura API bağlantısı nasıl kurulur?

WooCommerce e-Fatura API bağlantısı, entegratör hesabından alınan erişim bilgileriyle mağaza ve e-belge sistemi arasında kurulur. Sağlayıcıya göre eklenti, REST API, web servis veya özel ara yazılım kullanılabilir.

1. İşletme, e-Fatura hesabını ve kullanılacak belge senaryolarını tanımlar.
2. Entegratör panelinden test veya canlı ortam erişim bilgileri alınır.
3. WooCommerce eklentisine API anahtarı, kullanıcı bilgisi ve servis adresi girilir.
4. Gönderici bilgileri, seri ayarları ve belge profili mağazayla eşleştirilir.
5. Sipariş, müşteri, ürün, vergi ve ödeme alanları karşılıklı olarak haritalanır.
6. Örnek siparişlerle belge üretimi ve durum geri bildirimi kontrol edilir.

API anahtarları WordPress yönetim ekranında gereksiz kullanıcılarla paylaşılmamalıdır. Mümkünse yetki sınırları belirlenmeli, şifreler güvenli bir parola yöneticisinde tutulmalı ve erişim kayıtları izlenmelidir.

Adım adım uygulamada önce test ortamında kimlik doğrulama çağrısı yapılır. Sonra tek sipariş gönderilir, belge durumu sorgulanır, webhook yanıtı alınır ve aynı siparişin ikinci kez oluşmadığı kontrol edilir.

Özel ara yazılım kullanılıyorsa hata kuyruğu ve yeniden deneme süresi yazılı tanımlanmalıdır. Sunucu kesintisinde sipariş kaybolmamalı; fakat her otomatik deneme yeni belge üretmemelidir.

Bağlantı yalnızca tek yönlü olmamalıdır. WooCommerce siparişi e-belge sistemine gönderirken belge numarası, XML durumu ve hata açıklaması da mağazaya geri dönmelidir.

Webhook kullanılıyorsa sipariş değişiklikleri daha hızlı iletilebilir. Zamanlanmış görev kullanılıyorsa bekleyen siparişler belirli aralıklarla sorgulanır. Kullanılan yöntem, sunucu kapasitesi ve sağlayıcı dokümantasyonuyla uyumlu olmalıdır.

Kurulumdan önce eklentinin WooCommerce, WordPress, PHP ve ödeme altyapısıyla uyumu test edilmelidir. API hesabı açma ve belge ayarlarını teknik olarak doğrulama adımları e-Fatura ürün sayfasında da incelenebilir.

WooCommerce siparişi e-Faturaya nasıl dönüştürülür?

WooCommerce siparişinin e-Faturaya dönüşmesi, sipariş verilerinin doğrulanması ve alıcı türüne göre belge senaryosunun seçilmesiyle gerçekleşir. Ödeme alınması, belge gönderiminin başarıyla tamamlandığı anlamına gelmez.

İlk aşamada sipariş numarası, tarih, müşteri bilgileri, teslimat adresi ve satır toplamları alınır. Ürün fiyatı, miktar, indirim, kargo ve vergi tutarı ayrı alanlarda hesaplanmalıdır.

Sonra alıcının e-Fatura kayıt durumu sorgulanır. Kurumsal müşteri kayıtlıysa e-Fatura, kayıtlı değilse mevzuata uygun e-Arşiv akışı seçilir. Bu seçim, müşteri formundaki VKN veya TCKN bilgisinin doğruluğuna bağlıdır.

Belge oluşturulduğunda entegrasyon sağlayıcısı bir belge numarası ve gönderim durumu üretir. WooCommerce sipariş notuna bu bilgiler yazılmalı, sipariş durumu da işletmenin belirlediği akışa göre güncellenmelidir.

Örneğin bir giyim mağazası, sipariş ödeme onayından sonra faturayı hazırlayabilir. Ancak stok, teslimat veya manuel kontrol bekleniyorsa belge tetikleyicisi sipariş tamamlandı durumuna alınabilir.

Uygulama kuralı olarak sipariş önce doğrulama kuyruğuna alınabilir. Kuyruk; alıcı bilgisi, toplam, stok ve ödeme durumunu kontrol eder. Hata yoksa belge gönderilir, hata varsa sipariş yöneticisine açıklama gösterilir.

Yanlış: Belge numarasını yalnızca e-posta çıktısında saklamak. Doğru: Belge numarası, XML durumu ve gönderim zamanını sipariş meta alanına yazmak ve raporlamak.

WooCommerce dışındaki satış kanallarını da aynı mantıkla bağlamak isteyen işletmeler, Hepsiburada e-Fatura entegrasyonu örneğinde sipariş alanı ve belge durumu eşleştirmesini karşılaştırabilir.

WooCommerce e-Fatura entegrasyonunda kontör nasıl çalışır?

WooCommerce e-Fatura entegrasyonunda kontör, oluşturulan veya alınan e-belge işlemleri için kullanılan hizmet birimidir. Kontör hesabı, mağazanın sipariş hacmiyle birlikte gelen belgeler ve diğer e-belgeler dikkate alınarak planlanmalıdır.

Bu yapıda gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. WooCommerce’den gönderilen bir e-Fatura veya e-Arşiv belgesi giden işlem sayılır. Portala ulaşan bir tedarikçi e-Faturası ise gelen işlem olarak ayrıca değerlendirilir.

Kontör planı yalnızca internet mağazasındaki sipariş sayısına göre yapılmamalıdır. İade süreçleri, farklı satış kanalları, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet kullanımı da toplam ihtiyacı etkileyebilir.

Bir kafe ayda 40 online sipariş veriyor ve 15 gelen tedarikçi belgesi alıyorsa, yalnızca bu iki akış 55 belge işlemine karşılık gelir. Başarısız veya tekrar gönderimlerin nasıl sayıldığı, kullanılan entegratörün işlem kuralından teyit edilmelidir.

Örneğin mağaza ayda 300 satış belgesi ve 80 gelen tedarikçi belgesi kullanıyorsa, yalnızca bu akışların ortalaması 380 belge işlemidir. Kampanya ayı için ayrı senaryo eklenmeden paket seçmek eksik planlama yaratır.

Kontörün hangi olayda düşeceği özellikle iade ve yeniden gönderimde netleştirilmelidir. Bu bilgi panel raporundan veya hizmet koşullarından doğrulanmadan sabit bir aylık sayı kabul edilmemelidir.

Gelen ve giden kutularının ayrı izlenmesi, muhasebe mutabakatını kolaylaştırır. Mali müşavir, hangi belgenin WooCommerce’den üretildiğini ve hangisinin portal üzerinden alındığını raporla karşılaştırabilir.

Kontör ihtiyacını hesaplarken aylık sipariş ortalaması, kampanya dönemleri ve belge türleri ayrı yazılmalıdır. Paket seçeneklerini incelerken bu ayrımı kontör paketleri ve güncel hizmet koşullarıyla birlikte değerlendirin.

WooCommerce ürün ve KDV alanları e-Faturaya nasıl eşleştirilir?

WooCommerce ürün ve KDV alanlarının e-Faturaya eşleştirilmesi, her sipariş satırının doğru ad, miktar, birim, fiyat ve vergi bilgisiyle aktarılması demektir. Eşleştirme ürün kodu veya güvenilir benzersiz kimlik üzerinden yapılmalıdır.

Ürün adı, SKU, birim, miktar, birim fiyat, indirim ve satır toplamı ayrı alanlar olarak tanımlanmalıdır. Kargo bedeli ürün satırına eklenmemeli, işletmenin muhasebe yaklaşımına uygun ayrı bir satır veya tanım olarak aktarılmalıdır.

KDV oranı ve istisna kodu, ürün veya sipariş koşuluna göre belirlenmelidir. WooCommerce’de görünen vergi etiketi, her zaman e-belge sistemindeki vergi koduyla aynı anlama gelmeyebilir.

Yanlış: KDV tutarını yalnızca toplam siparişten hesaplayıp tüm satırlara dağıtmak. Doğru: Her satırın miktar, indirim, vergi matrahı ve KDV tutarını ayrı doğrulamak.

Varyasyonlu ürünlerde ana ürün ile seçenek kodu karıştırılmamalıdır. Örneğin aynı tişörtün bedenleri farklı SKU kullanıyorsa, fatura satırında seçilen varyasyonun adı ve kodu gönderilmelidir.

Yuvarlama kuralları da test edilmelidir. WooCommerce toplamı ile e-belge servisinin hesapladığı toplam arasında küçük fark oluşursa belge reddedilebilir veya muhasebe kaydı uyuşmayabilir.

Adım adım kontrol için önce vergisiz satır toplamını, sonra indirim matrahını, ardından KDV tutarını ve genel toplamı karşılaştırın. Aynı işlemi tek ürün, çoklu ürün ve farklı vergi oranı senaryolarında tekrarlayın.

Vergi dahil fiyatla çalışan mağazalarda WooCommerce ayarı ile entegratör hesabının fiyat gösterim biçimi aynı olmalıdır. Bu ayarlar farklıysa görünen ürün fiyatı doğru olsa bile belge matrahı yanlış oluşabilir.

İndirim kuponları, sepet indirimi, kargo indirimi ve hediye ürünler ayrı senaryolarla kontrol edilmelidir. Ana veri eşleştirmesi tamamlanmadan canlı siparişleri otomatik faturalandırmak güvenli değildir.

WooCommerce e-Fatura entegrasyonu nasıl test edilir?

WooCommerce e-Fatura entegrasyonu, canlı kullanımdan önce farklı alıcı ve sipariş senaryolarıyla test edilir. Testin amacı yalnızca belge oluşturmak değil, doğru belge türünü, toplamı, durumu ve hata dönüşünü doğrulamaktır.

İlk testte basit bir tek ürün siparişi kullanılmalıdır. Ardından farklı vergi tanımı, indirim, kargo, varyasyon, misafir müşteri ve kurumsal müşteri senaryoları denenmelidir.

En az bir kayıtlı e-Fatura alıcısı ve kayıtlı olmayan bir alıcı test edilmelidir. Böylece entegrasyonun e-Fatura ile e-Arşiv seçim mantığı kontrol edilir. Kimlik veya vergi numarası hatalı girildiğinde sistemin uyarı üretip üretmediği de görülmelidir.

Test sırasında WooCommerce sipariş ekranı, entegratör paneli ve oluşturulan UBL-TR belge birlikte incelenmelidir. PDF görüntüsü okunabilir olsa bile esas teknik kontrol, XML içindeki satır ve toplam bilgilerinin doğruluğudur.

Test sonucu bir kontrol tablosuna yazılmalıdır: sipariş numarası, alıcı türü, beklenen belge, oluşan belge, toplam, durum ve hata açıklaması. Bu kayıt, canlı geçiş öncesi hangi senaryonun tekrar edileceğini gösterir.

Yoğun kampanya sırasında zamanlanmış görev gecikebilir. Bu durumda bekleyen sipariş sayısı, son başarılı çalışma zamanı ve servis yanıtı izlenmelidir; sırf kuyrukta görünmesi belge gönderildiğini göstermez.

Test belgelerinin kontör düşürüp düşürmediği, canlı belge sayılıp sayılmadığı ve iptal prosedürü sağlayıcıya sorulmalıdır. Her entegratörün test ortamı ve işlem sayım yöntemi aynı olmayabilir.

Canlıya geçmeden önce başarısız API çağrısında siparişin tekrar gönderilip gönderilemeyeceği belirlenmelidir. Aynı siparişin iki kez fatura edilmesini önlemek için belge kimliği ve gönderim kilidi kullanılmalıdır.

Teknik hata mesajlarının anlamını araştırırken e-dönüşüm sık sorulan sorular bölümü yardımcı olabilir. Çözülemeyen durumlarda sipariş numarası, hata zamanı ve log kaydıyla destek talebi açılmalıdır.

WooCommerce e-Fatura entegrasyonunda iade ve iptal nasıl yönetilir?

WooCommerce e-Fatura entegrasyonunda iade ve iptal, sipariş kaydını silmekle değil, belgenin türüne ve gönderim durumuna uygun resmi işlemle yönetilir. Ödeme iadesi ile e-belge iptali ayrı adımlardır.

Belge henüz gönderilmediyse taslak veya bekleyen işlem sağlayıcı kurallarına göre düzeltilebilir. Belge gönderildiyse WooCommerce siparişini silmek, karşı sistemdeki e-Faturayı ortadan kaldırmaz.

Tam iadede orijinal belge numarası, iade nedeni ve iade tutarı kaydedilmelidir. Kısmi iadede yalnızca dönen ürünler, miktarlar ve ilgili vergi hesapları işleme alınmalıdır.

İade uygulamasında önce belge durumu, sonra iade türü, en son ödeme hareketi kontrol edilmelidir. WooCommerce’de ürün iade edildi görünürken e-belge tarafında belge hâlâ geçerli olabilir; iki kayıt eşleştirilmeden kapanış yapılmamalıdır.

Yanlış: Ödeme iadesi tamamlandı diye e-belgeyi otomatik iptal etmek. Doğru: Belgenin türünü ve gönderim durumunu kontrol ederek uygun işlemi muhasebe prosedürüne göre başlatmak.

İade süreci ödeme sağlayıcısından otomatik geldiğinde, bu bildirim e-belge sistemine doğrudan iptal emri olarak gönderilmemelidir. İşletmenin muhasebe prosedürü ve mevcut GİB uygulaması doğrultusunda işlem yapılmalıdır.

E-Arşiv belgelerinde iptal veya düzeltme yöntemi, e-Fatura sürecinden farklı olabilir. Belgenin düzenlenme biçimi, gönderim kanalı ve geçerli süreler güncellenebildiği için e-Arşiv Fatura süreçlerini ayrıca inceleyin.

Örneğin bir elektronik mağazasında üç üründen biri iade edilirse, siparişin tamamı iptal edilmiş gibi işlenmemelidir. Entegrasyon, iade edilen satırı ve kalan sipariş tutarını ayrı gösterebilmelidir.

İptal, iade, reddetme ve yeniden düzenleme kavramları karıştırılmamalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; entegrasyon ayarlarını bu onaydan sonra değiştirin.

WooCommerce e-Fatura hataları nasıl çözülür?

WooCommerce e-Fatura hataları, önce hangi aşamada oluştuğu belirlenerek çözülür. Sorun; veri eksikliği, kimlik doğrulama, vergi hesabı, servis yanıtı veya durum senkronizasyonundan kaynaklanabilir.

VKN, TCKN, adres, vergi dairesi veya unvan eksikse belge oluşturma aşamasında hata görülür. Sipariş kaydındaki alanlar, şirketin e-belge bilgilerindeki kayıtla karşılaştırılmalı ve düzeltilen sipariş yeniden kuyruğa alınmalıdır.

API anahtarı geçersizse veya erişim yetkisi yoksa sistem genellikle kimlik doğrulama hatası döndürür. Test ve canlı ortam bilgilerinin karıştırılmadığı, anahtarın süresinin dolmadığı ve servis adresinin doğru olduğu kontrol edilmelidir.

Toplam tutar hatalarında ürün fiyatı, miktar, indirim, kargo ve vergi satırları tek tek incelenmelidir. Özellikle WooCommerce yuvarlaması ile e-belge servisinin yuvarlama yöntemi aynı olmayabilir.

Aynı sipariş tekrar gönderiliyorsa entegrasyonun belge numarası veya benzersiz sipariş kimliği kontrolü zayıf olabilir. Yeniden deneme mekanizması, her denemede yeni belge üretmek yerine önce önceki gönderim durumunu sorgulamalıdır.

Yanlış: Hata alan siparişi silip yeniden oluşturmak. Doğru: İlk gönderimin durumunu sorgulamak, hata nedenini düzeltmek ve aynı sipariş kimliğiyle kontrollü yeniden denemek.

Belge entegratör panelinde başarılı görünürken WooCommerce siparişi beklemede kalıyorsa geri bildirim adresi, webhook ve zamanlanmış görevler incelenmelidir. Sunucu güvenlik duvarı da gelen yanıtları engelliyor olabilir.

Hata çözümünden sonra belge durumunun sadece WooCommerce ekranında değil, entegratör panelinde de kontrol edilmesi gerekir. İki ekran farklıysa işlem kapanmış kabul edilmemeli ve destek kaydı oluşturulmalıdır.

Her hata için sipariş numarası, API yanıtı, işlem zamanı ve kullanıcı eylemi kaydedilmelidir. Sadece ekranda görülen genel hata metniyle işlem yapmak, aynı sorunun tekrarlanmasına neden olur.

WooCommerce e-Fatura entegrasyonu güvenli nasıl işletilir?

WooCommerce e-Fatura entegrasyonu güvenli işletim için erişim, veri, arşiv, yedekleme ve mutabakat kontrolleriyle yönetilmelidir. Teknik bağlantı kurulduktan sonra düzenli operasyon prosedürü oluşturulmalıdır.

API anahtarları eklenti dosyalarına açık biçimde yazılmamalıdır. WordPress yönetici hesapları kişiye özel olmalı, gereksiz yetkiler kaldırılmalı ve bağlantı yapılan sunucunun güvenlik güncellemeleri takip edilmelidir.

• Şirket VKN veya TCKN bilgilerinin e-belge hesabıyla aynı olduğu doğrulanmalıdır.
• WooCommerce ürün, vergi, birim ve fiyat alanlarının e-belge alanlarıyla eşleştiği kontrol edilmelidir.
• Test ve canlı API bilgilerinin ayrı tutulduğu ve doğru ortamın seçildiği doğrulanmalıdır.
• Başarılı, bekleyen, reddedilen ve hatalı belgeler için günlük kontrol sorumlusu belirlenmelidir.
• İade ve iptal işlemlerinde orijinal belge numarasının saklandığı kontrol edilmelidir.
• Gelen ve giden belge raporlarının muhasebe kayıtlarıyla düzenli karşılaştırılması sağlanmalıdır.

Güvenlik kontrolü yalnızca teknik erişimle sınırlı değildir. Müşteri adresi ve kimlik bilgileri, yetkisi olmayan kullanıcıların dışa aktarımına kapatılmalı; destek paylaşımında gereksiz kişisel veriler maskelenmelidir.

Elektronik belgeyi yalnızca PDF olarak saklamak yeterli olmayabilir. Belgenin UBL-TR içeriği, gönderim sonucu ve ilgili işlem kayıtları sağlayıcı ekranında da korunmalıdır.

Uzman notu: PDF görüntüsünü müşteriye göndermek, belgenin sistemde başarıyla gönderildiğini tek başına kanıtlamaz; belge numarası ve durum kodunu da kontrol edin.

Ücretsiz e-Fatura portalında gelen-giden kutusu, mali müşavire özel panel ve 10 yıl güvenli saklama özellikleri bulunabilir. Bu özelliklerin kapsamını, erişim rollerini ve dışa aktarma yöntemini sık sorulan sorular üzerinden veya sağlayıcıdan doğrulayın.

Ay sonunda WooCommerce satış raporu, e-belge raporu ve ödeme sağlayıcısı raporu karşılaştırılmalıdır. Siparişi olup belgesi olmayan veya belgesi olup siparişi bulunmayan kayıtlar ayrı incelenmelidir.

Özet: 5 maddede WooCommerce e-Fatura Entegrasyonu

WooCommerce e-Fatura entegrasyonunun başarılı kurulumu, doğru mükellefiyet kontrolü, eksiksiz veri eşleştirmesi, güvenilir API bağlantısı ve düzenli belge takibi gerektirir.

Kurulumdan önce hangi siparişin hangi belgeyi oluşturacağı yazılı hale getirilmelidir. Böylece yazılımcı, mağaza yöneticisi ve mali müşavir aynı işlem kuralını kullanır.

• WooCommerce siparişlerinin e-Fatura veya e-Arşiv akışı, alıcının kayıt durumu ve işlem özelliklerine göre belirlenmelidir.
• VKN, TCKN, unvan, adres, ürün, birim, vergi, indirim ve kargo alanları belgeye doğru aktarılmalıdır.
• API bağlantısı test ve canlı ortam ayrımıyla kurulmalı, belge durumunun WooCommerce’e geri dönmesi sağlanmalıdır.
• Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürdüğü için sipariş ve belge hacmi birlikte hesaplanmalıdır.
• İade, iptal, hata, arşiv ve ay sonu mutabakatı için sorumlu kişiyle yazılı bir kontrol süreci oluşturulmalıdır.

Bu beş adım, küçük bir mağazada eklenti kurulumu için yeterli bir başlangıç çerçevesi sunar. Çok kanallı satışta ise sipariş kimliği, stok sistemi, ERP ve muhasebe aktarımı ayrıca test edilmelidir.

Yüksek sipariş hacmi bulunan mağazalar, canlıya geçmeden önce yoğunluk, tekrar gönderim ve servis kesintisi senaryolarını denemelidir. Düşük hacimli işletmeler bile ay sonu belge mutabakatını ihmal etmemelidir.

Canlıya geçiş kararı, en az bir başarılı ve bir kontrollü hatalı test sonucuna dayanmalıdır. Sorumlular; sipariş kontrolü, belge takibi, hata çözümü ve ay sonu raporlamasını kimin yapacağını önceden yazmalıdır.

Karşı durumlarda otomatik akış durdurulmalıdır: zorunlu müşteri alanı eksikse, API yanıtı belirsizse veya tutar uyuşmuyorsa sistem belgeyi göndermek yerine inceleme kuyruğu oluşturmalıdır.

Kontör planı yaparken yalnızca WooCommerce siparişlerini değil, gelen belgeleri ve diğer e-belge türlerini de hesaba katın. Teknik ihtiyaçlarınızı netleştirmek için iletişim kanalından güncel bilgileri isteyebilirsiniz.

efaturakontor.com'da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için 100’den 500.000 kontöre kadar geçerli tek havuz paketleri bulunur.

Ücretsiz e-Fatura portalı, mali müşavire özel panel, 10 yıl güvenli saklama, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi bilgilerini güncel koşullarla doğrulayabilirsiniz.