e-arşiv raporu nedir? Günlük e-Arşiv Fatura Raporu Gönderimi

e-Arşiv raporu, düzenlenen e-Arşiv faturalarının belirli bilgilerini GİB'e elektronik olarak bildiren rapordur. Günlük rapor gönderimi, faturanın kendisinden ayrı bir uyum işlemidir.

Bu rehber, e-Arşiv kullanan işletmelerin rapor içeriğini, gönderim süresini ve hata kontrolünü anlamasına yardımcı olur. Portal, entegrasyon veya muhasebe yazılımı kullanan tüm işletmeler aynı temel kontrolleri yapmalıdır.

e-arşiv raporu nedir ve neyi bildirir?

e-arşiv raporu, belirli bir günde düzenlenen e-Arşiv faturalarına ait özet ve teknik bilgileri GİB'e ileten elektronik kayıttır.

Rapor içinde faturanın kimliği, düzenlenme tarihi, tutarları ve taraf bilgileri gibi alanlar bulunur. Bu alanlar, GİB'in düzenlenen belgeler ile bildirilen raporu karşılaştırmasına imkân verir.

e-Arşiv raporu faturanın kendisi değildir. Alıcıya iletilen PDF, UBL-TR veya ilgili elektronik belge fatura görevini görür; rapor ise bu belgenin GİB'e bildirim katmanıdır.

Bir faturanın alıcıya gönderilmesi, rapor gönderiminin tamamlandığı anlamına gelmez. İşletme ayrıca kullandığı kanalda raporun oluşturulduğunu ve başarılı şekilde iletildiğini kontrol etmelidir.

Rapor, e-Arşiv uygulamasının portal, özel entegratör veya ilgili teknik entegrasyon kanalı üzerinden hazırlanabilir. Kullanılan yönteme göre ekran adı, durum mesajı ve hata kodu değişebilir.

e-Arşiv fatura ile rapor arasındaki farkı temel düzeyde görmek için e-Arşiv Fatura Nedir? açıklamasını da inceleyebilirsiniz. Orada faturanın kime düzenlendiği ve e-Faturadan ayrıldığı noktalar anlatılır.

e-arşiv raporu günlük olarak neden gönderilir?

e-arşiv raporu günlük gönderilir; çünkü GİB, e-Arşiv belgelerinin düzenlenme günleriyle bağlantılı bildirilmesini ister.

Günlük bildirim, belgelerin ay sonunda topluca ve geriye dönük aktarılması yerine düzenli şekilde izlenmesini sağlar. Böylece fatura tarihi, belge numarası ve rapor kaydı arasında daha kolay kontrol kurulabilir.

Genel uygulamada rapor, faturanın düzenlendiği günü izleyen gün sonuna kadar GİB'e iletilir. Güncel teknik kılavuz, özel durum veya değişiklik için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Bu nedenle e-Arşiv faturaları yalnızca satış ekibinin veya kasanın görevi olarak görülmemelidir. Muhasebe birimi, gün sonunda düzenlenen belgelerle rapor durumunu karşılaştırmalıdır.

İlgili günde hiç e-Arşiv faturası düzenlenmemişse izlenecek işlem kullanılan kanala göre değişebilir. Boş rapor, bildirim yapılmaması veya sistemin otomatik işlem yürütmesi konusunda kanalın kılavuzu esas alınmalıdır.

Yanlış: Ay sonunda tüm e-Arşiv faturalarını tek raporla göndermek yeterlidir. Doğru: Her düzenleme gününün raporu, ilgili günlük takvim içinde kontrol edilmelidir.

Hafta sonu, resmî tatil, bağlantı sorunu veya yoğunluk ihtimali son dakika planlamasını riskli hâle getirir. İşletme, rapor kontrolünü faturaların kesildiği günün kapanış sürecine eklemelidir.

e-arşiv raporunda hangi bilgiler bulunur?

e-arşiv raporunda, faturayı tanımlayan kimlik bilgileri ile tutar, vergi ve taraf bilgileri birlikte yer alır.

En önemli alanlardan biri faturanın benzersiz kimliğidir. UUID, seri, sıra numarası ve düzenlenme tarihi birlikte incelendiğinde aynı faturanın raporda bulunup bulunmadığı anlaşılır.

Bu tablo, her teknik alanın tam listesini göstermez. Zorunlu ve koşullu alanlar kullanılan senaryoya, güncel GİB şemasına ve faturanın satış türüne göre farklılaşabilir.

Örneğin internet satışında teslimat adresi veya ödeme yöntemiyle ilgili alanlar önem kazanabilir. Mağazada yapılan ve nihai tüketiciye düzenlenen satışta ise farklı alanlar öne çıkabilir.

Rapor kontrol edilirken yalnızca toplam tutara bakmak yeterli değildir. Belge numarası, tarih, alıcı bilgisi ve vergi toplamı birlikte karşılaştırılmalıdır.

e-arşiv raporu nasıl hazırlanır ve gönderilir?

e-arşiv raporu, faturaların doğrulanması, günlük raporun oluşturulması, elektronik imzalanması ve GİB yanıtının kontrol edilmesiyle gönderilir.

İşlem adımları kullanılan portal veya entegrasyon ekranına göre değişse de temel iş akışı aynıdır. Aşağıdaki sıra, günlük operasyon için uygulanabilir bir kontrol çerçevesi sunar.

1. Faturanın alıcı, tarih, tutar, vergi ve belge numarası bilgilerini düzenlemeden önce kontrol edin.
2. Gün içinde oluşturulan e-Arşiv faturalarının tamamını aynı tarih üzerinden listeleyin.
3. Uygulamanın rapor oluşturma ekranında ilgili günlük dönemi seçin ve faturaları eşleştirin.
4. Raporu güncel teknik kurallara göre doğrulayın ve gerekli elektronik imza veya mali mühür işlemini tamamlayın.
5. Raporu GİB'e gönderin ve ekranda oluşan kabul, hata veya bekleme durumunu kaydedin.
6. Başarılı yanıtı faturalarla eşleştirerek rapor dosyasını ve işlem kaydını işletme arşivinde saklayın.

Gönderimden sonra yalnızca ekranda işlem tamamlandı ifadesini görmek yeterli olmayabilir. Raporun GİB tarafından kabul edildiğini belirten yanıt veya durum bilgisini ayrıca incelemek gerekir.

Bir hata alınırsa aynı raporu art arda göndermek yerine hata açıklaması okunmalıdır. Sorun fatura alanından kaynaklanıyorsa önce kaynak kayıt düzeltilmeli, teknik bağlantı sorunu varsa kanal desteği incelenmelidir.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? rehberindeki adımlar fatura oluşturmayı açıklar; rapor gönderimi ise fatura kesildikten sonraki ayrı günlük bildirim aşamasıdır. Bu ayrım, operasyon sorumluluklarının doğru paylaşılmasını sağlar.

e-arşiv raporu gönderim süresi nasıl takip edilir?

e-arşiv raporu gönderim süresi, faturanın düzenlenme tarihi ile raporun GİB'e iletilmesi gereken takip eden gün arasındaki takvimle izlenir.

Fatura tarihi ile gönderim tarihi aynı kavram değildir. İşletme salı günü fatura düzenleyip raporu çarşamba günü gönderebilir; ancak gönderim, ilgili kılavuzdaki süre sınırı içinde tamamlanmalıdır.

Günlük takip için basit bir kapanış saati belirleyin. Kapanışta düzenlenen fatura adedi, iptal edilen belgeler, bekleyen belgeler ve GİB rapor durumu aynı listede gösterilebilir.

İşletme, raporu günün son dakikalarına bırakmamalıdır. İnternet kesintisi, elektronik imza problemi, yoğun sistem yanıtı veya yanlış tarih seçimi gönderimi geciktirebilir.

Hafta sonu ve resmî tatil günlerinde uygulanacak özel takvim, güncel GİB duyurularına göre değerlendirilmelidir. Emin olmadığınız bir tatil veya süre uygulamasında güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Örneğin küçük bir mahalle marketi, gün içinde kesilen internet siparişi faturalarını ertesi güne bırakmadan listeleyebilir. Kasa raporu, e-Arşiv fatura listesi ve GİB rapor durumu üç ayrı kaynaktan karşılaştırılır.

Bu markette akşam kasa kapanışı yapılırken fatura sayısı ile rapora alınan belge sayısı eşleşmiyorsa süreç kapanmış sayılmamalıdır. Eksik belgenin hangi kullanıcı veya kanal nedeniyle beklediği araştırılmalıdır.

Takip tablosunda fatura tarihi, ilk gönderim zamanı, rapor durumu, hata açıklaması ve düzeltme zamanı bulunabilir. Bu kayıtlar, sonradan yapılacak muhasebe ve denetim kontrollerini kolaylaştırır.

e-arşiv raporu gönderilmezse ne olur?

e-arşiv raporu gönderilmezse işletme, e-Arşiv bildirim yükümlülüğünü zamanında yerine getirmemiş olabilir ve uyum riskiyle karşılaşabilir.

Raporun gönderilmemesi her durumda faturanın otomatik olarak yok sayıldığı anlamına gelmez. Ancak fatura ile GİB'e yapılması gereken bildirim arasında eksiklik oluşur ve bu durum açıklama gerektirebilir.

Gönderim başarısız olduğunda sistem hata yanıtı verebilir, raporu beklemede tutabilir veya teknik olarak işlenmemiş gösterebilir. İşletme, bu durumlardan hangisinin oluştuğunu ekran kaydı ve yanıt koduyla belirlemelidir.

Eksiklik uzun süre fark edilmezse fatura listeleri, muhasebe kayıtları ve resmî bildirimler arasında uyumsuzluk oluşabilir. Özellikle çok sayıda belge düzenleyen işletmelerde tek bir günün atlanması bile zincirleme kontrol sorunu yaratabilir.

Uygulanabilecek idari yaptırımların tutarları ve kapsamı mevzuata göre yıllık güncellenebilir. Bu nedenle burada rakam vermek yerine güncel GİB duyurusunu, ilgili mevzuatı ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Geçmiş bir günün raporu bulunamıyorsa önce fatura tarihine göre eksik gün listesi çıkarılmalıdır. Ardından kullanılan kanalın gecikmiş rapor, yeniden gönderim ve destek başvuru prosedürü izlenmelidir.

Yanlış: Rapor gönderilmediğinde faturayı silip yeniden oluşturmak ilk çözümdür. Doğru: Önce raporun durumunu, hata nedenini ve faturanın geçerli statüsünü kontrol etmek gerekir.

Faturanın iptali, raporun yeniden gönderilmesiyle aynı işlem değildir. Faturaya ilişkin düzeltme gerekiyorsa iptal, iade veya yeni belge düzenleme süreci için mali müşavirden görüş alınmalıdır.

e-arşiv raporu hatası nasıl kontrol edilir?

e-arşiv raporu hatası, rapor durumu, hata kodu, ilgili fatura ve GİB yanıtı birlikte incelenerek kontrol edilir.

İlk adım, raporun gerçekten gönderilip gönderilmediğini belirlemektir. Taslak, imzalanmayı bekliyor, gönderildi, kabul edildi, reddedildi veya teknik hata gibi durumlar farklı işlemler gerektirir.

Hata açıklamasında çoğunlukla tarih, belge numarası, alıcı bilgisi, tutar, vergi alanı, imza veya bağlantı sorunu öne çıkar. Kullanıcı, mesajı okumadan yalnızca yeniden gönder butonuna basmamalıdır.

Fatura kaydındaki UUID ile rapor kaydındaki UUID eşleşmelidir. Seri ve sıra numarası farklıysa rapor başka bir belgeyi gösteriyor olabilir veya uygulama verisi güncel kalmamış olabilir.

Tutar kontrolünde matrah, KDV ve genel toplam ayrı ayrı karşılaştırılmalıdır. Yuvarlama farkı görülürse işletme, kendi yazılımındaki hesaplama kuralı ile güncel teknik doğrulama kurallarını incelemelidir.

GİB yanıtı alınamayan işlemlerde gönderimin başarılı olduğu varsayılmamalıdır. Bağlantı günlüğü, işlem zamanı, kullanıcı, rapor dosyası ve kanalın oluşturduğu takip numarası saklanmalıdır.

Muhasebe personeli günlük fatura listesiyle rapor listesini karşılaştırabilir. Fark bulunan her satır için bekliyor, düzeltilecek, yeniden gönderilecek veya destek alınacak şeklinde bir işlem notu açılabilir.

Aynı hata tekrar ediyorsa sorunu ekran görüntüsüyle değil, mümkünse hata kodu ve örnek belge kimliğiyle kanal sağlayıcısına iletin. Bu bilgiler teknik incelemenin daha hızlı ve doğru yapılmasını sağlar.

e-arşiv raporu düzeltme ve yeniden gönderme nasıl yapılır?

e-arşiv raporu düzeltme işlemi, önce hatanın raporda mı yoksa faturanın temel bilgilerinde mi bulunduğu belirlenerek yapılır.

Rapor reddedilmişse hata açıklaması incelenir ve izin verilen alandaki kaynak bilgi düzeltilir. Ardından güncel rapor, aynı günlük dönemle ve doğru fatura eşleşmesiyle yeniden hazırlanır.

Fatura tutarı, alıcı bilgisi veya vergilendirme unsuru yanlışsa sorun yalnızca raporu yeniden göndermekle çözülmez. Bu durumda belgenin iptal, iade veya yeniden düzenleme prosedürü mali müşavirle değerlendirilmelidir.

GİB tarafından kabul edilmiş bir raporu sistemde doğrudan değiştirmek genellikle doğru yaklaşım değildir. Kabul edilmiş kayıt üzerinde yapılabilecek işlem, hatanın niteliğine ve güncel uygulama kurallarına göre belirlenmelidir.

Yeniden gönderim sırasında aynı faturanın iki farklı rapora alınmaması gerekir. UUID, belge numarası, tarih ve rapor dönemi kontrol edilmeden yapılan tekrar gönderimler yeni bir eşleştirme problemi oluşturabilir.

Örneğin bir kafe, yanlış alıcı bilgisiyle düzenlediği e-Arşiv faturayı fark ederse önce faturanın hukuki durumunu belirlemelidir. Sadece rapor satırını değiştirerek müşteriye ait yanlış bilgiyi düzeltmiş sayılmaz.

Her düzeltmede eski hata mesajı, yapılan işlem, yeni gönderim zamanı ve alınan yanıt kaydedilmelidir. Böylece işletme, raporun neden yeniden gönderildiğini daha sonra açık biçimde gösterebilir.

Belgenin statüsü veya düzeltme yöntemi konusunda tereddüt varsa güncel GİB kılavuzunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle kabul edilmiş belgelerde rastgele silme veya yeniden oluşturma yapılmamalıdır.

e-arşiv raporu ile e-Fatura arasındaki fark nedir?

e-arşiv raporu, e-Arşiv faturalarının GİB'e bildirimidir; e-Fatura ise kayıtlı kullanıcılar arasındaki elektronik fatura belgesidir.

e-Fatura, genel işleyişte e-Fatura uygulamasına kayıtlı alıcıya gönderilir. e-Arşiv fatura ise çoğunlukla e-Fatura kullanıcısı olmayan işletmelere veya nihai tüketicilere düzenlenir.

Alıcının statüsü, kullanılacak belge türünü belirleyen temel unsurlardan biridir. Ancak istisna, sektör, işlem türü ve güncel mevzuat nedeniyle her işlem yalnızca bu kısa kuralla açıklanamaz.

e-Fatura belgesinin kendi gönderim ve yanıt süreçleri vardır. e-Arşiv fatura düzenlendiğinde ise ayrıca e-Arşiv raporunun doğru günlük dönemde GİB'e gönderilmesi gerekir.

e-Fatura olarak düzenlenen bir belge, kural olarak e-Arşiv raporuna eklenmez. Fatura türünü seçerken müşterinin kayıt durumu, satış kanalı ve işletmenin tabi olduğu güncel zorunluluklar birlikte değerlendirilmelidir.

Bu ayrıntıları örneklerle incelemek için e-Arşiv Faturanın e-Faturadan farkı başlıklı içeriğe bakabilirsiniz. Belge türü ile rapor türünü karıştırmamak, günlük kontrolün ilk adımıdır.

Örneğin işletme, tüketiciye e-Arşiv fatura kesip alıcıya belgeyi ilettiğinde süreç tamamlanmış sayılmaz. Günlük e-Arşiv raporu da kontrol edilmeli, GİB yanıtı alınmalı ve kayıtlar eşleştirilmelidir.

Benzer şekilde e-Fatura kullanıcısı bir müşteriye yanlışlıkla e-Arşiv düzenlenmesi, yalnızca rapor ekranından çözülecek bir sorun değildir. Belge türü ve düzeltme yöntemi için mali müşavir değerlendirmesi gerekir.

e-arşiv raporu internet satışlarında nasıl işler?

e-arşiv raporu internet satışlarında, çevrim içi siparişe düzenlenen e-Arşiv faturalarının günlük bildirim bilgilerini içerir.

İnternet satışlarında fatura dışında sipariş, ödeme ve teslimat süreçleri de bulunur. Uygulamanın güncel teknik şemasında istenen koşullu alanlar, satışın niteliğine göre doldurulmalıdır.

Faturadaki alıcı bilgileri, sipariş kaydı ve teslimat bilgileri birbiriyle tutarlı olmalıdır. Özellikle farklı teslimat adresi, aracı ödeme kuruluşu veya kargo kullanıldığında kaynak sistemler karşılaştırılmalıdır.

e-Arşiv internet satışı zorunluluğu ve e-ticaret kuralları, yalnızca rapor gönderiminden ibaret değildir. İşletme, satış kanalına uygulanan güncel belge ve bilgi kurallarını ayrıca incelemelidir.

Örneğin küçük bir mahalle marketi internetten üç sipariş alırsa, sipariş ekranındaki müşteri ve teslimat verilerini fatura sistemine aktarır. Gün sonunda üç faturanın da aynı günlük rapora alındığını kontrol eder.

Bu markette bir siparişin ödemesi alınmış, fakat fatura taslakta kalmış olabilir. Böyle bir durumda raporu zorlamak yerine önce faturanın gerçekten düzenlenip düzenlenmediği ve müşteriye hangi belgenin gönderildiği incelenmelidir.

Nihai tüketiciye düzenlenecek belgenin oluşturulma adımlarını e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? rehberinden takip edebilirsiniz. Fatura oluşturma ile günlük rapor bildirimini iki ayrı kontrol noktası olarak düşünün.

İnternet satışında teslimatın sonraki gün yapılması, faturanın rapor tarihini kendiliğinden değiştirmez. Rapor kontrolünde esas alınan tarih, belgenin düzenlenme tarihi ve güncel uygulama kurallarıdır.

e-arşiv raporu için portal mı, entegrasyon mu?

e-arşiv raporu için portal veya entegrasyon seçimi, belge hacmi, kullanılan satış sistemi ve işletmenin kontrol kapasitesine göre yapılmalıdır.

Portal yönteminde kullanıcı faturaları ve raporları ilgili web ekranından oluşturur. Düşük belge hacminde manuel kontrol mümkün olabilir; fakat her gün belge sayısı arttıkça tarih ve numara takibi için ek liste gerekir.

Entegrasyon yönteminde satış, muhasebe veya e-ticaret yazılımı rapor verilerini otomatik hazırlayabilir. Buna rağmen otomasyon, hatalı müşteri bilgisi veya yanlış ürün verisini kendiliğinden düzeltmez.

Seçim yapılırken yalnızca fatura kesme ekranı değerlendirilmemelidir. Rapor oluşturma, GİB yanıtını gösterme, hata kaydı sunma ve kabul edilen belgeleri dışa aktarma özellikleri de incelenmelidir.

GİB e-Arşiv Portalı ile entegratör arasındaki farkı öğrenmek için portal ve entegratör karşılaştırmasına bakabilirsiniz. Her iki yöntemde de raporun kabul durumunu işletme takip etmelidir.

Günlük işlem sonunda aşağıdaki listeyi kullanmak, yöntemin neden olduğu unutma riskini azaltır.

• Fatura tarihi ile rapor dönemi birbirine uyuyor.
• Gün içinde düzenlenen tüm e-Arşiv faturaları rapor listesinde görünüyor.
• Belge numarası, UUID ve alıcı bilgileri kaynak kayıtla eşleşiyor.
• Raporun imza veya mali mühür adımı tamamlanmış durumda bulunuyor.
• GİB yanıtı kabul edildi olarak doğrulanıyor veya hata kaydı açılıyor.
• Rapor dosyası, yanıtı ve düzeltme notu işletme arşivinde saklanıyor.

Uzman notu: Otomasyon kullanıyor olsanız bile her gün fatura adedi ile kabul edilen rapor satırı sayısını karşılaştırın.

Portal ya da entegrasyon seçiminde sorumluluk tamamen yazılıma devredilmemelidir. İşletme, günlük raporun hangi kullanıcı tarafından ve hangi saatte kontrol edildiğini belirleyen basit bir görev tanımı oluşturmalıdır.

Güncel GİB teknik kılavuzunda alan veya süreç değişikliği varsa kullandığınız kanalın sürümünü de kontrol edin. Emin olunmayan teknik veya hukuki noktaları mali müşavirinizle netleştirin.

Özet: 5 maddede e-arşiv raporu ve günlük gönderim

e-arşiv raporu, e-Arşiv faturalarının GİB'e günlük bildirimini sağlar ve fatura belgesinin yerine geçmez.

• e-Arşiv raporu, faturanın kendisinden ayrı bir elektronik bildirim kaydıdır ve belirli bir günde düzenlenen belgeleri toplu olarak ilişkilendirir.
• Günlük gönderim, faturanın düzenlenme tarihini izleyen rapor takvimi içinde yapılmalıdır; güncel süre ve özel durumlar için GİB duyurusu kontrol edilmelidir.
• Rapor kontrolünde yalnızca toplam tutar değil, UUID, seri, sıra, tarih, alıcı ve vergi bilgileri birlikte karşılaştırılmalıdır.
• Rapor reddedilirse hata nedeni okunmalı, kaynak fatura ile rapor ayrıştırılmalı ve aynı belgeyi çoğaltmadan doğru düzeltme yöntemi uygulanmalıdır.
• Portal veya entegrasyon kullanılsa bile işletme, raporun kabul yanıtını günlük olarak kontrol etmeli ve işlem kayıtlarını saklamalıdır.

Günlük kontrol için fatura listesi, muhasebe kaydı ve GİB rapor yanıtı üç ayrı doğrulama kaynağı olarak kullanılabilir. Bu kaynaklardan biri eksikse işlem tamamlanmış kabul edilmemelidir.

Rapor süresi, belge türü, internet satışı alanları veya düzeltme yöntemi konusunda tereddüt olduğunda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Mevzuat tutarları ve idari yaptırımlar yıllık güncellenebilir.

efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur ve ücretsiz e-fatura portalı seçeneği bulunur. Kontör tanımlama Sovos altyapısına aynı gün yapılır; paketlerin kullanım süresi 12-18 aydır.