e-Arşiv Fatura Yurt Dışına Kesilir mi? Hizmet İhracatı

Evet, e-Arşiv fatura yurt dışına kesilebilir; hizmet ihracatı şartları sağlanıyorsa bu işlemde KDV istisnası uygulanabilir. Ancak yabancı müşteriye düzenlenen her fatura otomatik olarak hizmet ihracatı sayılmaz.

Bu rehber, yurt dışındaki şirket veya kişiye hizmet satan işletmeler için fatura türünü, istisna kontrolünü ve belge düzenini açıklar. Fatura kesmeden önce hangi bilgileri hazırlamanız gerektiğini de adım adım gösterir.

Yurt dışı e-Arşiv fatura kesilir mi?

Yurt dışı e-Arşiv fatura kesilir; bunun için alıcının bilgileri, hizmetin niteliği ve teslim yeri doğru belirlenmelidir. Yabancı alıcı Türkiye’de e-Fatura kullanıcısı değilse e-Arşiv uygulaması genellikle gündeme gelir.

Yurt dışı e-Arşiv, ayrı bir fatura türü değil, e-Arşiv Faturanın yabancı alıcıya düzenlenen kullanım şeklidir. Düzenlenen belge, elektronik ortamda oluşturulur ve ilgili teknik kurallara göre alıcıya iletilir.

Hizmet ihracatı bakımından asıl soru, müşterinin yabancı olup olmadığıyla sınırlı değildir. Hizmetin kimin için yapıldığı, nerede faydalanıldığı ve faturanın kimin adına düzenlendiği birlikte değerlendirilir.

Örneğin Almanya’daki bir şirkete uzaktan yazılım danışmanlığı verilmesi, şartlar sağlanırsa hizmet ihracatı olabilir. Buna karşılık yabancı bir şirketin Türkiye’deki faaliyetinden veya Türkiye’de tüketilen bir hizmetten doğan işlem aynı şekilde değerlendirilmeyebilir.

Yanlış: Müşteri yurt dışındaysa faturada her zaman KDV gösterilmez. Doğru: Önce hizmet ihracatı koşulları incelenir, sonra istisna uygulanıp uygulanmayacağı belirlenir.

Belgeyi hazırlarken e-Arşiv Fatura teknik alanlarını, hizmet açıklamasını, alıcı ülkesini ve ödeme kayıtlarını birlikte kontrol etmek gerekir. Gerekli alanları görmek için e-Arşiv Fatura sayfasındaki uygulama kapsamını da inceleyebilirsiniz.

İşlem öncesinde sözleşmedeki müşteri ile faturadaki alıcının aynı kişi veya şirket olduğundan emin olun. Hizmet başka bir grup şirketi, şube ya da Türkiye’deki kullanıcı için veriliyorsa bu ayrımı faturadan önce yazılı olarak netleştirin.

Fatura ekranında ülke seçmek yalnızca teknik bir adımdır; hizmet ihracatı kararının yerine geçmez. Sözleşme, teslim raporu, müşteri yazışmaları ve banka kaydı aynı işlemi gösteriyorsa belge dosyanız daha anlaşılır olur.

Hizmet ihracatı nedir ve yurt dışı e-Arşiv için hangi şartlar gerekir?

Hizmet ihracatı, Türkiye’de sunulan bir hizmetten yurt dışındaki müşterinin yararlanması ve işlemin ilgili mevzuat şartlarını taşıması demektir.

Hizmet ihracatında ilk şart, hizmetin yurt dışında bulunan bir müşteri için yapılmasıdır. Müşterinin ikametgâhı, iş merkezi veya kanuni merkezi Türkiye dışında olmalıdır.

İkinci şart, faturanın veya hizmeti gösteren belgenin yurt dışındaki müşteri adına düzenlenmesidir. Müşteri adı, ticari unvanı, açık adresi ve ülkesi sözleşmeyle uyumlu yazılmalıdır.

Üçüncü şart, hizmetten yurt dışında yararlanılmasıdır. Hizmetin sonucu Türkiye’de kullanılıyor veya Türkiye’de tüketiliyorsa, yalnızca ödeme yabancı para ile yapıldığı için hizmet ihracatı kabul edilmez.

Uzaktan verilen yazılım, tasarım, danışmanlık, tercüme veya teknik destek hizmetlerinde faydalanma yeri ayrıca analiz edilmelidir. Hizmetin internet üzerinden sunulması, yararlanma yerini tek başına belirlemez.

Örneğin Türkiye’deki bir ajans, Fransa’daki şirketin Fransa’daki kampanyası için tasarım hazırlıyorsa hizmet ihracatı şartları oluşabilir. Aynı ajans, Türkiye’deki mağazanın yabancı ortaklı olması nedeniyle otomatik olarak hizmet ihracatı yapmış sayılmaz.

Yanlış: Döviz tahsilatı tek başına hizmet ihracatını kanıtlar. Doğru: Müşteri, hizmetin konusu, yararlanma yeri, fatura ve ödeme belgeleri birlikte değerlendirilir.

Bu değerlendirme tek bir belgeye değil, işlemin bütününe dayanır. Sipariş e-postası yabancı müşteriyi gösterse bile hizmet çıktısı Türkiye’deki bir ekip tarafından kullanılıyorsa mali müşavirinizle KDV yönünü ayrıca inceleyin.

Hizmet sözleşmesinde teslim yeri, müşteri birimi, kullanım amacı ve hizmet dönemi açıkça yazılmalıdır. Belirsiz ifadeler, özellikle grup şirketleriyle yapılan işlemlerde faturanın gerçek alıcısını ve faydalanma yerini açıklamayı zorlaştırır.

Bir işlem hem Türkiye’de hem yurt dışında kullanılıyorsa, hizmetin bölümleri ve bedelleri ayrı değerlendirilebilir. Bu durumda tek faturada bütün bedeli otomatik olarak istisna kapsamına almak yerine güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Hangi hizmetler için yurt dışı e-Arşiv fatura kesilebilir?

Yurt dışı e-Arşiv fatura, yurt dışındaki müşteriye sunulan ve yararlanma yeri yurt dışında olan uygun hizmetler için kesilebilir. Hizmetin sektörü kadar sözleşme ve fiilî kullanım şekli de önemlidir.

Yazılım geliştirme, dijital tasarım, mühendislik danışmanlığı, tercüme, uzaktan teknik destek ve işletme danışmanlığı sık görülen örneklerdir. Her örnekte hizmetin çıktısının kimin faaliyetinde kullanıldığı ayrıca belgelenmelidir.

Yurt dışındaki gerçek kişiye verilen hizmetlerde de aynı temel yaklaşım geçerlidir. Alıcının adı, soyadı, adresi, ülkesi ve hizmetin amacı açıkça yazılmalıdır. Kimlik veya vergi bilgisi alanlarının gerekip gerekmediği işlem türüne göre kontrol edilmelidir.

Yurt dışındaki bir şirketin Türkiye’deki şubesine, mağazasına veya çalışanlarına fiilen sunulan hizmetlerde sonuç farklılaşabilir. Bu nedenle sözleşmedeki müşteri ile hizmetten yararlanan birimin aynı olup olmadığını inceleyin.

• Hizmetin alıcısı ve sözleşmedeki taraf yurt dışında mı?
• Hizmetin sonucu yurt dışında bulunan müşteri tarafından mı kullanılacak?
• Fatura bilgileri sözleşme, sipariş ve ödeme kayıtlarıyla uyumlu mu?
• Hizmetin Türkiye’de tüketildiğini gösteren bir unsur bulunuyor mu?

Bu sorulardan biri olumsuz cevaplanıyorsa fatura kesmeden önce mali müşavirinizle işlem türünü değerlendirin. Özellikle fuar, eğitim, konaklama, saha hizmeti ve Türkiye’de yürütülen fizikî faaliyetlerde yararlanma yeri dikkatle incelenmelidir.

Hizmet ihracatı kararı yalnızca fatura ekranındaki ülke seçimine bırakılamaz. Sözleşme, teslim raporu, e-posta yazışmaları ve ödeme belgeleri, işlemin gerçek niteliğini destekleyen bir dosya oluşturmalıdır.

Ortak bir çevrim içi platform için hazırlanan rapor veya yazılımda kullanım yeri ayrıca sorulmalıdır. Çıktı yabancı müşterinin yurt dışındaki operasyonunda kullanılıyorsa şartlar oluşabilir; Türkiye’deki bağlı şirket kullanıyorsa değerlendirme değişebilir.

Fizikî teslim içeren hizmetlerde müşterinin yabancı olması daha dikkatli incelenmelidir. Türkiye’de verilen yüz yüze eğitim, saha kurulumu veya organizasyon hizmeti için yalnızca yabancı şirket adına fatura kesilmesi, hizmetin yurt dışında kullanıldığını göstermeyebilir.

Yurt dışı müşteriye e-Fatura mı e-Arşiv mi kesilir?

Yurt dışı müşteriye e-Fatura mı e-Arşiv mi kesileceği, müşterinin Türkiye’deki vergi ve e-Belge statüsüne göre belirlenir. Yabancı alıcının Türkiye’de e-Fatura kaydı yoksa e-Arşiv uygulaması çoğu işlemde kullanılır.

Yabancı şirketin Türkiye’de vergi numarası, şubesi veya yerleşik bir ticari birimi bulunabilir. Böyle bir durumda alıcının Türkiye’de e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı kontrol edilmelidir. Sadece yabancı ülke adresi görmek, sistem seçimini tek başına belirlemez.

Alıcı Türkiye’de e-Fatura sistemine kayıtlıysa ve işlem bu kayıtlı birime düzenleniyorsa e-Fatura gündeme gelebilir. Alıcı, Türkiye’de sisteme kayıtlı değilse yabancı ülke bilgileriyle e-Arşiv Fatura düzenleme seçeneği değerlendirilir.

Faturanın döviz cinsinden olması, belgeyi kendiliğinden e-Arşiv veya e-Fatura yapmaz. Belge türü; alıcının statüsü, işlem senaryosu ve güncel GİB teknik kurallarıyla birlikte seçilmelidir.

GİB e-Arşiv Portalı veya özel entegratör ekranında alıcı ülkesini, adresini ve vergi bilgilerini doğru tanımlayın. Portal ile entegratör arasındaki iş akışı farklarını görmek için GİB e-Arşiv Portalı ile entegratör arasındaki fark yazısını inceleyebilirsiniz.

Yanlış: Yurt dışındaki her alıcı için Türkiye’deki vergi numarası alanına rastgele bilgi yazılır. Doğru: Alıcının gerçek vergi veya kimlik bilgisi, ülke bilgisi ve adresi resmi kayıtlara göre girilir.

Alıcının vergi numarası bulunmuyorsa ilgili alanın nasıl doldurulacağını kullandığınız uygulamanın güncel yardım ekranından kontrol edin. Emin olmadığınız durumda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Türkiye’de kayıtlı bir şube ile merkez şirketi birbirine karıştırmayın. Hizmet sözleşmesi yabancı merkezle yapılmış olsa da faturanın fiilen hizmet alan Türkiye’deki birime düzenlenmesi, belge türünü ve KDV değerlendirmesini değiştirebilir.

Belgeyi oluşturmadan önce alıcı kartındaki ülke, adres, vergi bilgisi ve e-belge durumunu kontrol edin. Yanlış alıcı kartı seçilirse faturanın açıklaması doğru olsa bile belge, işlemin gerçek taraflarını yeterince göstermeyebilir.

Yurt dışı e-Arşiv faturada hangi bilgiler bulunmalıdır?

Yurt dışı e-Arşiv faturada satıcının bilgileri, yabancı alıcının açık bilgileri, hizmet açıklaması, bedel, para birimi, tarih ve ilgili vergi bilgileri bulunmalıdır.

Alıcının adresi, ülke adı ve ticari unvanı sözleşmedeki bilgilerle aynı olmalıdır. Kısa veya eksik adres, yabancı müşterinin gerçekten kim olduğunu ve hizmetin nereye sunulduğunu belirsiz hâle getirebilir.

Hizmet açıklaması yalnızca danışmanlık veya yazılım gibi genel bir kelimeden oluşmamalıdır. Hizmet dönemi, proje adı, teslim edilen çıktı ve varsa sözleşme numarası kısa biçimde yazılabilir.

Fatura dövizle düzenleniyorsa para birimi açıkça seçilmelidir. Kullanılan sistemin istediği TL karşılığı, kur alanı veya vergi hesaplama bilgisini muhasebe kayıtlarıyla uyumlu biçimde doldurun.

Faturaya sözleşme, sipariş, teslim tutanağı veya çalışma raporu eklenmesi her işlemde aynı biçimde zorunlu olmayabilir. Ancak bu belgeleri ayrı dosyada saklamak, hizmetin gerçekliğini açıklamaya yardımcı olur.

Faturadaki hizmet dönemi ile teslim raporundaki dönem farklı olmamalıdır. Birden fazla ayı kapsayan işlerde her dönemin kapsamını açıklayın; tek satırda belirsiz bir toplam yazmak yerine proje veya iş paketi bilgisi ekleyin.

Alıcı gerçek kişiyse ad, soyad, ülke ve açık adres alanlarını eksiksiz doldurun. Uygulamanın zorunlu tuttuğu kimlik veya vergi alanlarında tahmin yürütmeyin; güncel yardım ekranını ve mali müşavirinizi esas alın.

KDV istisnası yurt dışı hizmet faturasına nasıl uygulanır?

KDV istisnası, hizmet ihracatının yasal şartları gerçekten sağlanıyorsa uygulanır; yabancı müşterinin bulunması tek başına KDV hesaplanmaması için yeterli değildir.

Hizmet yurt dışındaki müşteri için yapılmalı, fatura bu müşteri adına düzenlenmeli ve hizmetten yurt dışında yararlanılmalıdır. Bu koşullardan biri oluşmuyorsa işlemin KDV yönü ayrıca değerlendirilir.

İstisna uygulanacaksa faturada KDV hesaplanmamasının nedeni açıkça belirtilmelidir. Açıklamada, 3065 sayılı KDV Kanunu’nun hizmet ihracatına ilişkin istisna düzenlemesine atıf yapılması uygulamada kullanılabilir.

Elektronik fatura ekranlarında istisna kodları ve açıklama alanları güncellenebilir. Bu nedenle ekranda görülen güncel istisna seçeneğini kullanın; eski bir kodu kopyalayarak işlem oluşturmayın.

Hizmet ihracatı istisnası, kurumlar vergisi veya gelir vergisi yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. KDV bakımından istisna uygulansa bile hasılatın muhasebeleştirilmesi ve diğer vergi bildirimleri devam eder.

Yanlış: Faturada KDV görünmüyorsa işlem otomatik olarak hizmet ihracatıdır. Doğru: İstisna dayanağı, müşteri, yararlanma yeri ve hizmet belgeleri birlikte kontrol edilir.

Türkiye’de tüketilen bir eğitim, saha çalışması, konaklama veya fizikî organizasyon hizmetinde yabancı müşteri bulunması farklı bir sonucu doğurabilir. İşlemin niteliği belirsizse fatura kesmeden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İstisna seçerken önce hizmetin kime ve nerede yarar sağladığını yazılı olarak açıklayın. Ardından faturadaki açıklama, istisna seçimi ve muhasebe kaydının aynı işlem tanımını taşıdığını kontrol edin.

KDV hesaplanmayan her işlem için istisna gerekçesini dosyanızda gösterebilecek belgeler bulunmalıdır. Yabancı müşterinin sözleşmesi tek başına yeterli olmayabilir; teslim raporu, yazışma ve ödeme kaydı da işlemi destekleyebilir.

İstisna uygulamasının beyan ve muhasebe boyutları ayrıca yürütülür. Faturadaki seçim doğru görünse bile beyanname kayıtlarında farklı bir işlem sınıfı kullanmayın; tereddütte güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yurt dışı e-Arşiv faturada döviz, ödeme ve kur nasıl gösterilir?

Yurt dışı e-Arşiv faturada bedel yabancı para birimiyle gösterilebilir; döviz cinsi, kur uygulaması ve TL karşılığı muhasebe kayıtlarıyla uyumlu olmalıdır.

Faturada Euro, ABD doları veya işlemde kullanılan başka bir para birimi seçilebilir. Hangi para biriminin kullanılacağı sözleşmede, siparişte ve müşterinin ödeme talimatında mümkün olduğunca aynı tutulmalıdır.

Vergi ve muhasebe kayıtlarında gereken TL karşılığı, fatura ekranının ve şirket muhasebe politikasının istediği biçimde hesaplanmalıdır. Kurun hangi tarihe göre alınacağı konusunda güncel mevzuat ve mali müşavirinizin uygulaması esas alınmalıdır.

Ödemenin banka üzerinden gelmesi, hizmet ihracatı dosyasının önemli kanıtlarından biridir. Banka dekontu, swift kaydı, tahsilat makbuzu ve fatura numarası birbiriyle eşleştirilerek saklanmalıdır.

Ödeme faturadan farklı bir tarihte veya kısım kısım geldiyse, her tahsilatı ilgili fatura numarasıyla eşleştirin. Kısmi ödeme, hizmet ihracatı şartlarını tek başına değiştirmez; ancak kayıtların açık olması gerekir.

Kur farkı, banka masrafı veya ödeme açıklaması fatura toplamından farklı bir tutar gösterebilir. Bu farkın nedenini banka hareketinde, muhasebe kaydında veya açıklama dosyasında ayrıca belirtin.

Fatura ile banka dekontu arasında fark varsa hemen yeni fatura düzenlemeyin. Önce farkın kurdan, kesintiden, kısmi ödemeden veya yanlış fatura numarasından kaynaklanıp kaynaklanmadığını mali müşavirinizle belirleyin.

Uzman notu: Banka açıklamasına fatura numarasını yazdırmak, dekont ile muhasebe eşleştirmesini kolaylaştırır; tek başına hizmet ihracatı istisnasının kanıtı sayılmaz.

Ödeme başka bir grup şirketinden veya farklı bir banka hesabından geldiyse sözleşmedeki alıcıyla bağlantıyı belgeleyin. Alıcı, ödeyen ve hizmetten yararlanan tarafların farklı olması, işlem dosyasında ayrıca açıklama gerektirir.

Yurt dışı e-Arşiv fatura nasıl düzenlenir?

Yurt dışı e-Arşiv fatura düzenleme süreci, önce hizmet ihracatı şartlarının kontrol edilmesi, sonra alıcı ve vergi bilgilerinin sisteme girilmesiyle başlar.

Fatura oluşturmadan önce aşağıdaki adımları sırayla uygulayın. Her adım, sonraki kontrolde sözleşme, hizmet ve ödeme kayıtlarının aynı işlemi gösterip göstermediğini anlamanıza yardımcı olur.

1. Sözleşmede müşterinin tam unvanını, ülkesini, adresini ve hizmetten yararlanacak birimi doğrulayın.
2. Hizmetin konusu, dönemi, teslim şekli ve yurt dışında kullanım amacını yazılı olarak belirleyin.
3. Alıcının Türkiye’de e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını güncel kayıtlardan kontrol edin.
4. Fatura ekranında alıcı bilgilerini, para birimini, hizmet bedelini ve ilgili vergi seçimini girin.
5. Oluşturulan belgedeki açıklama, toplam, ülke ve ödeme koşullarını göndermeden önce tekrar okuyun.

Bu adımlar tamamlandıktan sonra faturanın teknik olarak oluşturulması gerekir. Uygulamanızdaki taslak, gönderim ve durum ekranlarını birbirinden ayırın; taslakta kalan bir belge ile alıcıya iletilmiş belge aynı işlem olarak değerlendirilmemelidir.

Örneğin İstanbul’daki bir yazılım şirketi, Belçika’daki müşterisine üç aylık bakım hizmeti veriyorsa sözleşme dönemi ve teslim raporları faturadaki açıklamayı desteklemelidir. Müşterinin Türkiye’deki şubesi hizmeti kullanıyorsa sonuç yeniden incelenmelidir.

Hizmeti birden fazla yabancı şirkete verdiyseniz her alıcı için ayrı müşteri kartı ve ayrı sözleşme kullanın. Tek müşterinin bilgilerini kopyalayıp ülke alanını değiştirmek, yanlış alıcıya fatura düzenleme riskini artırır.

Gönderimden önce ön izleme veya kontrol ekranındaki alıcı, ülke, açıklama, KDV ve toplam alanlarını karşılaştırın. Teknik ekranın izin verdiği alanlar güncellenebileceğinden güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Hizmet ihracatı belgeleri nasıl saklanır?

Hizmet ihracatı belgelerini saklamak, faturanın gerçek işlemle bağlantısını sonradan gösterecek düzenli bir dosya oluşturmak demektir.

Faturanın elektronik kaydı, görüntüsü, sözleşmesi, siparişi, teslim raporu ve ödeme belgesi aynı işlem numarasıyla ilişkilendirilmelidir. Her belgenin zorunlu olup olmadığı işlem türüne göre değişebilir; ancak kayıtların tutarlı olması önemlidir.

• Faturanın numarasını, tarihini ve alıcı ülkesini muhasebe kaydıyla eşleştirin.
• Sözleşmede müşteriyi, hizmet kapsamını, dönemi ve teslim şeklini açıkça gösterin.
• Hizmet çıktısını, teslim raporunu veya müşteri onayını ilgili fatura dosyasına ekleyin.
• Banka dekontunu, SWIFT kaydını veya tahsilat bilgisini fatura numarasıyla ilişkilendirin.
• İptal, itiraz ya da düzeltme işlemlerine ait kayıtları ilk belgeyle birlikte saklayın.
• Dosyalara erişimi yetkili kişilerle sınırlandırın ve yedekleme prosedürünüzü düzenli uygulayın.

Dosya adlarında müşteri adı, fatura numarası ve dönem bilgisi kullanmak aramayı kolaylaştırır. Örneğin müşteri ülkesini, proje kodunu ve belge türünü şirketinizin güvenli arşivleme düzenine göre ekleyebilirsiniz.

Muhasebe kayıtlarıyla elektronik fatura kayıtları arasında bağlantı kurmak için e-Defter sayfasındaki ilgili uygulama kapsamını da inceleyebilirsiniz. E-Defter, hizmet ihracatı belgelerinin yerine geçmez; muhasebe kayıtlarının elektronik düzenini ilgilendirir.

Belgelerin farklı bilgisayarlarda veya kişisel e-posta hesaplarında dağınık tutulması, denetim sırasında açıklama yapmayı zorlaştırır. Kurumsal erişim, yedekleme ve yetkilendirme prosedürünüzü şirket büyüklüğünüze göre yazılı hâle getirin.

Arşivde bulunmayan bir belgeyi sonradan tahmin ederek üretmeyin. Eksik kayıt varsa hangi hizmete ait olduğunu belirleyin, mevcut yazışmaları toplayın ve güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yurt dışı e-Arşiv faturada hata nasıl düzeltilir?

Yurt dışı e-Arşiv faturadaki hata, belgenin gönderim durumuna ve hatanın niteliğine göre güncel iptal, itiraz veya yeniden düzenleme süreciyle düzeltilir.

Alıcının adı, ülkesi, hizmet açıklaması, tutarı veya KDV seçimi yanlışsa faturayı sessizce değiştirerek aynı belge numarasını kullanmayın. Önce belgenin taslak mı, gönderilmiş mi veya sistemde tamamlanmış mı olduğunu kontrol edin.

Belge henüz gönderilmemiş taslak durumundaysa uygulamanın izin verdiği şekilde alanları düzeltebilirsiniz. Belge alıcıya iletildiyse düzeltmenin nasıl yapılacağı, e-Arşiv uygulamasının güncel teknik akışına ve işlemin hukuki niteliğine göre belirlenir.

İptal veya itiraz sürecinden sonra yeni belge düzenlenecekse yeni faturada doğru alıcı, doğru açıklama, doğru para birimi ve doğru vergi seçimi kullanılmalıdır. Eski ve yeni belgeler arasındaki bağlantıyı muhasebe dosyasında açıkça gösterin.

1. Hatanın hangi alanda olduğunu ve hizmetin gerçek taraflarını yazılı olarak belirleyin.
2. Belgenin mevcut durumunu kullandığınız portal veya entegratör ekranından kontrol edin.
3. İptal, itiraz veya yeniden düzenleme yöntemini güncel uygulama bilgileriyle doğrulayın.
4. Düzeltme sonrasında alıcıya doğru belgeyi iletin ve eski kaydı dosyada saklayın.

Yanlış: Yanlış ülke seçilen faturanın açıklamasını e-posta ile düzeltmek yeterlidir. Doğru: Elektronik belgenin resmi durumunu ve gerekli düzeltme yöntemini kontrol etmek gerekir.

Vergi tutarı veya istisna seçimi hatalıysa yalnızca alıcıya yeni PDF göndermek yeterli olmayabilir. Muhasebe kaydı, beyan süreci ve belge statüsü birlikte incelenmelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Düzeltme süreci için uygulamanızın yardım ekranı ve sık sorulan sorular bölümü teknik yönü açıklayabilir. Hukuki veya vergisel sonuç doğuran işlemlerde bu açıklamaları mali müşavirinizin değerlendirmesiyle birlikte kullanın.

Yurt dışı hizmet ihracatında hangi hatalar yapılır?

Yurt dışı hizmet ihracatında en sık hatalar, yabancı müşteriyi tek başına yeterli görmek, hizmetin yararlanma yerini incelememek ve fatura açıklamasını belirsiz bırakmaktır.

Bir diğer hata, dövizle yapılan her tahsilatı hizmet ihracatı kanıtı saymaktır. Banka dekontu ödeme ilişkisini gösterir; ancak faturadaki hizmetin kimin için ve nerede kullanıldığını ayrıca belgelemek gerekir.

İzmir’de küçük bir kafe sahibi, Hollanda’daki bir şirketin Türkiye’deki çalışanlarına İzmir’de yüz yüze barista eğitimi verirse, yabancı şirket adına fatura kesilmesi tek başına hizmetin yurt dışında tüketildiğini göstermez. Hizmet Türkiye’de fiilen sunulmuştur.

Aynı kafe sahibi daha sonra Amsterdam’daki bir restoran için uzaktan menü maliyet analizi hazırlarsa, sözleşme yabancı şirketle yapılmış ve çıktı Amsterdam’daki faaliyetinde kullanılmışsa hizmet ihracatı ihtimali doğabilir. Yine de müşteri, kullanım yeri ve belgeler birlikte incelenmelidir.

Yanlış: Faturada İngilizce açıklama yazmak hizmet ihracatı şartını kanıtlar. Doğru: Açıklama dili anlaşılır olmalı, fakat müşteri ve yararlanma yeri belgelerle desteklenmelidir.

Türkiye’deki bir mağazanın yabancı ortaklı olması da tek başına yeterli değildir. Hizmeti alan birim, faturanın tarafı ve hizmet çıktısının kullanıldığı yer farklıysa her bağlantıyı sözleşme ve teslim kaydıyla açıklayın.

Hataları azaltmak için fatura öncesinde kısa bir işlem formu kullanabilirsiniz. Formda müşteri ülkesi, Türkiye’de e-Fatura durumu, hizmet dönemi, kullanım yeri, para birimi, istisna gerekçesi ve ödeme yöntemi bulunmalıdır.

Bu kontrolde belirsizlik varsa faturayı sırf yabancı adres bulunduğu için istisnalı kesmeyin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol ederek belge türünü, KDV uygulamasını ve kayıt düzenini birlikte netleştirin.

Özet: 5 maddede yurt dışı e-Arşiv fatura

Yurt dışı e-Arşiv fatura, yabancı müşteriye verilen her hizmette otomatik olarak KDV istisnası uygulanacağı anlamına gelmez. Doğru sonuç için müşteri, hizmet, kullanım yeri, belge türü ve ödeme kayıtları birlikte değerlendirilmelidir.

Fatura düzenlemeden önce aşağıdaki beş kontrolü tamamlayın. Bu maddeler, özellikle küçük işletmelerin yabancı müşteriye ilk kez hizmet verirken temel hataları azaltmasına yardımcı olur.

• Yurt dışı e-Arşiv fatura için müşterinin gerçek unvanını, adresini, ülkesini ve Türkiye’deki e-belge statüsünü kontrol edin.
• Hizmet ihracatı için hizmetin yurt dışındaki müşteri adına verildiğini ve hizmetten yurt dışında yararlanıldığını belgeleyin.
• Faturada hizmet dönemi, proje veya sözleşme bilgisi, bedel, para birimi ve güncel vergi seçimini açıkça gösterin.
• KDV istisnasını yalnızca yabancı müşteri veya döviz tahsilatı nedeniyle değil, tüm yasal şartlar sağlandığında uygulayın.
• Fatura, sözleşme, teslim raporu, banka kaydı ve varsa düzeltme belgelerini aynı işlem dosyasında saklayın.

Bu kontrollerden biri tamamlanamıyorsa belgeyi otomatik olarak istisnalı düzenlemeyin. Hizmetin fizikî olarak Türkiye’de sunulduğu eğitim, organizasyon, saha çalışması ve konaklama işlemlerinde özellikle dikkatli olun.

İhtiyacınızı karşılaştırmak için efaturakontor.com üzerinde tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketlerini 100’den 500.000 kontöre kadar inceleyebilirsiniz.

Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri hakkında güncel bilgiyi paketler sayfasından kontrol edebilirsiniz.