e-Arşiv Fatura Nedir? Kimlere Kesilir, e-Faturadan Farkı Ne?

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara elektronik ortamda düzenlenen ve GİB’in belirlediği usulle raporlanan faturadır. PDF görüntüsü, belgenin tek başına aslı sayılmaz.

Bu rehber; e-Arşiv fatura düzenleyen işletmelere, serbest meslek sahiplerine ve mali müşavirlerine yol gösterir. Alıcı seçimini, e-Fatura farkını, gönderme yöntemlerini, saklama sorumluluğunu ve düzeltme adımlarını açıklar.

e-Arşiv fatura nedir ve hangi durumda kullanılır?

e-Arşiv fatura, faturanın elektronik olarak oluşturulması, imzalanması, alıcıya iletilmesi ve gerektiğinde GİB’e raporlanması sürecidir. Bu yapı, özellikle e-Fatura kullanıcısı olmayan müşterilere yapılan satışlarda kullanılır.

e-Arşiv faturanın teknik dosyası, mevzuata uygun elektronik formatta hazırlanır. Alıcıya e-posta ile gönderilen PDF ise çoğu zaman okunabilir görüntüdür. Asıl kayıt, oluşturulan ve saklanan elektronik belgeyle birlikte değerlendirilir.

Bir işletme yalnızca PDF hazırlayıp bunu e-Arşiv fatura olarak adlandıramaz. Belgenin yetkili yöntemle oluşturulması, numara ve imza kontrollerinin yapılması, raporlama ve saklama süreçlerinin tamamlanması gerekir.

e-Arşiv kullanımı, alıcının vergi mükellefi olup olmamasından çok e-Fatura sistemindeki statüsüyle ilişkilidir. Gerçek kişi tüketici, e-Fatura kullanıcısı olmayan şirket veya özel statülü alıcı için doğru belge türü ayrıca kontrol edilir.

Örneğin bir kafe, kahve satışını son tüketiciye yapıyorsa satış belgesi e-Arşiv sürecine girebilir. Aynı kafe, e-Fatura sistemine kayıtlı bir tedarikçiye mal satarsa alıcının statüsüne göre farklı belge düzenler.

Yanlış: E-postayla gönderilen her PDF fatura e-Arşiv faturadır. Doğru: PDF, elektronik olarak usulüne uygun oluşturulmuş e-Arşiv belgesinin görüntüsü veya iletim kopyasıdır.

Bu nedenle önce alıcının kayıt durumunu, sonra satışın özel bir senaryoya girip girmediğini kontrol etmek gerekir. Emin olunmayan durumlarda güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Karar vermeyi kolaylaştıran pratik sıra şudur: önce VKN veya TCKN ile alıcı sorgulanır, sonra satış senaryosu seçilir. Alıcı e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura akışı; değilse e-Arşiv akışı incelenir. Kamu, ihracat veya özel işlem ihtimali varsa standart tüketici akışı uygulanmaz.

e-Arşiv fatura kimlere kesilir?

e-Arşiv fatura, çoğunlukla e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan gerçek kişi ve işletmelere kesilir. Alıcının tüketici olması, e-Arşiv kullanımının en yaygın örneklerinden biridir.

Son tüketiciye yapılan mağaza, kafe, klinik, internet satışı veya hizmet işlemlerinde e-Arşiv fatura düzenlenebilir. Alıcının adı, adresi ve mevzuatın istediği kimlik bilgileri satış senaryosuna göre doğru girilmelidir.

Vergi mükellefi olan her şirket otomatik olarak e-Fatura kullanıcısı değildir. Bir işletmenin vergi levhası bulunması, tek başına e-Fatura gönderileceği anlamına gelmez. Alıcının VKN ve sistem kayıt durumu ayrıca sorgulanmalıdır.

Bir şirket e-Fatura sistemine kayıtlıysa, o şirkete düzenlenecek belgenin e-Fatura kanalından gönderilmesi genel kuraldır. Kayıt durumu değişmiş, yeni açılmış veya özel bir işlem söz konusuysa işlem tarihi itibarıyla kontrol yapılmalıdır.

Alıcının bilgileri eksik olduğunda fatura teslim edilebilir görünse bile kayıt ve muhasebe süreci sorun çıkarabilir. Özellikle unvan, vergi kimlik numarası, adres ve e-posta alanları satış ekranında doğrulanmalıdır.

Bir eczane, reçetesiz ürün satışını bireysel müşteriye yaptığında e-Arşiv düzenleyebilir. Aynı eczane, e-Fatura kullanıcısı olan bir hastaneye ürün sattığında alıcı bilgilerini sorgulayıp e-Fatura düzenleme akışını seçmelidir.

Satış ekranında müşteri türünü yalnızca ad-soyad bilgisine bakarak seçmeyin. Şirket unvanı yazılması, e-Fatura kullanıcı kaydını kanıtlamaz; VKN ile kullanıcı listesi eşleşmelidir. Bireysel alıcıda ise kimlik ve adres alanlarının işlemin gerektirdiği kapsamda alınması gerekir.

Yanlış: Alıcının şirket olması mutlaka e-Fatura kesileceği anlamına gelir. Doğru: Belge türü, şirketin e-Fatura kayıt durumu ve işlemin özel kuralları birlikte değerlendirilir.

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki temel fark, alıcının sistemdeki kayıt durumu ve belgenin iletim kanalıdır. e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasında sistem üzerinden iletilir; e-Arşiv ise çoğunlukla kayıtlı olmayan alıcıya düzenlenir.

İki belge türü de elektronik ortamda oluşturulabilir ve saklanabilir. Ancak e-Fatura alıcının elektronik posta adresine gönderilen PDF’den ibaret değildir. e-Arşivde ise alıcıya sunum, işlemin niteliğine göre elektronik veya mevzuata uygun başka bir yöntemle yapılabilir.

Bu farkı günlük iş akışına çevirmek için cari kartta belge tercihi alanı bulundurun. Ancak bu alan kalıcı karar değildir. Müşteri e-Fatura sistemine sonradan geçtiyse işlem günündeki kayıt durumu yeniden sorgulanır; eski cari kart bilgisi tek başına yeterli olmaz.

Tablodaki ayrım, her işlem için otomatik karar vermez. Kamu kurumları, internet satışları, ihracat bağlantılı işlemler ve özel düzenlemeler farklı teknik veya belge kuralları doğurabilir.

Örneğin bir toptancı, iki müşterisine aynı ürünü satabilir. Bir müşteri e-Fatura kullanıcısıysa e-Fatura, diğer müşteri değilse e-Arşiv fatura düzenlenmesi gerekebilir. Ürün veya tutar aynı olsa bile kanal değişebilir.

e-Fatura ile e-Arşiv farkını yalnızca dosya uzantısıyla açıklamak yanlıştır. Her iki süreçte de düzenleme tarihi, belge numarası, vergi hesapları, saklama ve muhasebe aktarımı doğru yönetilmelidir.

Belge türlerinin teknik ayrıntılarını ayrıca e-Fatura ürün sayfasında ve e-Arşiv fatura sayfasında karşılaştırabilirsiniz.

e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

e-Arşiv fatura, GİB’in ilgili portalı, doğrudan entegrasyon veya yetkili özel entegratör üzerinden oluşturulur. Yöntem seçimi, işletmenin işlem hacmine, kullandığı muhasebe yazılımına ve entegrasyon ihtiyacına göre yapılır.

Düşük işlem hacmine sahip işletmeler portal ekranında manuel düzenleme yapabilir. Çok sayıda sipariş oluşturan işletmeler ise satış veya muhasebe yazılımından otomatik veri aktarımı kullanabilir. Her iki yöntemde de bilgi doğruluğu işletmenin sorumluluğundadır.

Temel düzenleme akışı aşağıdaki sırayla ilerler:

1. Alıcının e-Fatura kayıt durumunu ve fatura bilgilerini kontrol edin.
2. Satış veya hizmet kalemlerini, miktarlarını ve birim fiyatlarını sisteme girin.
3. Vergi, indirim, toplam ve ödeme bilgilerini işlem belgesine göre hesaplayın.
4. Belgeyi onaylayıp elektronik imza veya sistemin öngördüğü doğrulama adımını tamamlayın.
5. Faturayı alıcıya iletin, raporlama durumunu ve arşiv kaydını kontrol edin.

Örneğin on siparişlik bir mağaza, önce iki müşterinin e-Fatura statüsünü kontrol eder, sonra ürün kartlarındaki vergi tanımlarını eşleştirir. Bir faturada hata çıkarsa bütün siparişleri yeniden göndermek yerine hatalı kaydı ayırır. Böylece mükerrer belge ve yanlış numara riski azalır. Düşük hacimli tek satışta manuel portal yeterli olabilir; düzenli toplu satışta test edilmiş entegrasyon daha uygun olabilir.

Manuel portal kullanımında her alanın tek tek kontrol edilmesi gerekir. Entegrasyonda ise ürün kartı, KDV oranı, cari hesap ve adres eşleşmeleri önceden test edilmelidir. Otomatik aktarım, yanlış tanımları kendiliğinden düzeltmez.

Fatura oluşturulduktan sonra belge numarası, düzenleme tarihi, alıcı adresi ve toplam tutar ekrandan yeniden incelenmelidir. Gönderim başarılı görünse bile rapor durumu veya alıcıya ulaşma bilgisi ayrıca kontrol edilmelidir.

Yanlış: Entegrasyon kullanılıyorsa faturadaki her bilgi otomatik olarak doğrudur. Doğru: Entegrasyon veriyi taşır; ürün, cari, vergi ve kullanıcı tanımları işletme tarafından doğrulanır.

e-Arşiv faturada hangi bilgiler bulunur?

e-Arşiv faturada satıcı, alıcı, belge, mal veya hizmet, vergi ve toplam tutar bilgileri bulunur. Alanların tamamı işlemin türüne ve güncel teknik kılavuza uygun doldurulmalıdır.

Satıcı bölümünde işletmenin unvanı veya adı, adresi, vergi kimlik bilgileri ve iletişim bilgileri yer alır. Alıcı bölümünde ise müşteri türüne göre ad, unvan, adres, VKN veya gerekli diğer kimlik bilgileri kullanılır.

Belge üzerinde benzersiz fatura numarası, düzenleme tarihi, mal veya hizmet açıklaması, miktar, birim fiyat, indirim ve ara toplam gösterilir. KDV ve diğer vergiler, işlemde uygulanıyorsa ayrı ve okunabilir biçimde hesaplanmalıdır.

Ödeme yöntemi, vade, banka bilgisi, açıklama veya sipariş numarası gibi alanlar her işlemde aynı zorunlulukta olmayabilir. Yine de bu bilgiler tahsilat ve muhasebe eşleşmesini kolaylaştırdığı için doğru girilmelidir.

İnternet satışlarında site adresi, ödeme bilgisi, sevkiyat veya teslimatla ilgili alanlar senaryoya göre önem kazanabilir. Bu alanların gerekip gerekmediği, güncel GİB kılavuzu ve satış modeline göre belirlenmelidir.

Fatura bilgilerinin satış sözleşmesi, sipariş kaydı, irsaliye ve ödeme hareketleriyle tutarlı olması gerekir. Kısmi teslimat, iade, indirim veya dövizli işlem varsa muhasebe kaydıyla belge arasındaki bağlantı korunmalıdır.

Faturadaki bilgiler yalnız ekranda görünmek için değil, sonraki muhasebe ve denetim adımlarında aranabilmek için düzenlenir. Örneğin sipariş numarası, teslim kaydı ve ödeme hareketi aynı formatta tutulursa iade veya mutabakat sırasında belgeyi bulmak kolaylaşır.

e-Arşiv faturada eksik bilgi tespit edildiğinde dosyayı sonradan açıp değiştirmek yerine, uygulanabilecek düzeltme yöntemini mali müşavirle belirleyin. Belge numarasını, tarihi veya tutarı rastgele değiştirerek yeni PDF üretmek geçerli düzeltme sayılmaz.

e-Arşiv fatura ne zaman düzenlenir ve GİB’e nasıl bildirilir?

e-Arşiv fatura, mal teslimi veya hizmet ifasıyla bağlantılı olarak mevzuatta belirtilen düzenleme zamanı içinde oluşturulur. İşlem tarihiyle fatura tarihi arasındaki ilişki, satışın türüne göre doğru kurulmalıdır.

Fatura düzenleme zamanı için tüm işlemlere uygulanabilecek tek bir takvim varsayılmamalıdır. Mal teslimi, hizmet, abonelik, ön ödeme, internet satışı ve özel durumlarda farklı hükümler bulunabilir.

e-Arşiv belgesine ilişkin raporlama, kullanılan yönteme ve yürürlükteki GİB kurallarına göre yapılır. Portal veya entegrasyon, raporun gönderildiğini gösterebilir; işletme ayrıca başarılı, bekleyen veya hatalı durumları izlemelidir.

Raporlama süresi, bildirim biçimi veya teknik alanlar zaman içinde değişebilir. Bu nedenle eski bir ekran görüntüsüne ya da başka bir işletmenin uygulamasına dayanarak işlem yapılmamalıdır.

Bir internet mağazası sipariş alındığında ödeme, sevkiyat ve fatura tarihlerini ayrı ayrı takip etmelidir. Siparişin oluşturulması, ürünün kargoya verilmesi ve teslim edilmesi aynı olay değildir.

Gün sonunda düzenlenen belgeler için sistem rapor durumunu toplu kontrol etmek pratik olabilir. Hatalı belge, başarısız rapor veya eksik alıcı bilgisi varsa sorunun fark edildiği tarihte kayıt altına alınmalıdır.

Rapor durumu ile alıcıya ulaşma durumu aynı kayıt değildir. Sistem raporu başarılı olsa bile e-posta adresi hatalı olabilir; alıcıya ulaştı bilgisi görülse bile teknik dosyanın arşivlenmesi ayrıca gerekir. Bu iki kontrol, özellikle toplu gönderimde ayrı sütunlarla izlenmelidir.

Uzman notu: İşlem tarihi, belge tarihi ve rapor tarihi için aynı günü varsaymayın; satış senaryosuna göre ilgili ekran kayıtlarını birlikte saklayın.

İşlem zamanı, özel senaryo veya bildirim süresi konusunda tereddüt ediyorsanız güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Mevzuat eşikleri ve uygulama ayrıntıları yıllık olarak güncellenebilir.

e-Arşiv fatura nasıl gönderilir ve kaç yıl saklanır?

e-Arşiv fatura, oluşturma yöntemi ve alıcının durumuna göre elektronik kanalla iletilir veya mevzuatın izin verdiği sunum yöntemi kullanılır. E-posta, müşteri portalı, entegrasyon veya uygun çıktı yöntemi senaryoya göre değişebilir.

Alıcıya e-posta gönderilecekse adresin sipariş veya cari kayıttan doğrulanması gerekir. Yanlış adrese gönderilen belge, sistemde başarılı oluşturulmuş olsa bile müşteriye fiilen ulaşmamış olabilir.

Gönderilen PDF’nin yanında, elektronik belgenin teknik dosyası ve işlem kayıtları da korunmalıdır. Yalnızca yazdırılmış kâğıdı saklamak, elektronik belgenin bütünlüğünü ve gerektiğinde doğrulanabilirliğini güvenceye almaz.

Saklama sürecinde dosyanın değişmediği, gerektiğinde okunabildiği ve yetkili kişilerce erişilebildiği gösterilebilmelidir. Fatura, ilgili sipariş, teslim, ödeme ve muhasebe kayıtlarıyla ilişkilendirilirse denetim sırasında arama kolaylaşır.

Bulut ortamı veya özel entegratör saklaması kullanılıyorsa erişim yetkileri, yedekleme, veri dışa aktarma ve hizmet sona erdiğinde dosyaların alınabilmesi incelenmelidir. Saklama sorumluluğu tamamen hizmet sağlayıcıya devredilmiş sayılmaz.

Arşiv düzeninde her belgeyi yalnız ay adına göre saklamak yerine müşteri veya sipariş numarasıyla da aranabilir hale getirin. Örneğin teknik dosya, PDF, gönderim kanıtı ve ödeme kaydı aynı klasör veya kayıt numarasıyla eşleştirilebilir. Hizmet sağlayıcısı değişirse dışa aktarma testini önceden yapın; sadece sözleşmede yedekleme yazması erişim testi yerine geçmez.

Bir platformun 10 yıl güvenli saklama sunması, işletmenin mevzuattaki saklama ve ibraz sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Hizmet sözleşmesini, yedekleme kapsamını ve güncel GİB kurallarını ayrıca kontrol etmek gerekir.

Yanlış: Fatura e-postayla gönderildiyse işletmenin ayrıca arşiv tutmasına gerek yoktur. Doğru: Gönderim kanıtı, teknik belge, görüntü ve ilişkili kayıtlar birlikte korunmalıdır.

e-Arşiv fatura nasıl iptal edilir veya düzeltilir?

e-Arşiv fatura iptali veya düzeltmesi, hatanın türüne ve belgenin işlem durumuna göre ilgili portal, entegrasyon ve muhasebe yöntemi kullanılarak yapılır. Belgeyi ekrandan silmek, tek başına hukuken iptal anlamına gelmez.

Yanlış alıcı, tutar, vergi hesabı veya ürün bilgisi içeren belgelerde önce hatanın belge düzenleme hatası mı, yoksa gerçekleşmiş işlemin iadesi mi olduğu belirlenmelidir.

İşlem hiç gerçekleşmediyse veya belge yanlış düzenlendiyse portalın sunduğu iptal süreci ve güncel süreler incelenir. Mal iadesi veya hizmetin geri alınması söz konusuysa iade, düzeltme veya muhasebe kaydı farklı şekilde ilerleyebilir.

İptal talebi oluşturulması, alıcıya bilgi verilmesi veya karşılıklı onay gerekip gerekmediği kullanılan sisteme ve mevzuata göre değişebilir. Bu nedenle tek bir iptal süresi bütün e-Arşiv faturalar için geçerli kabul edilmemelidir.

İptal kararı verilmeden önce belgenin karşı tarafa iletilip iletilmediği, muhasebeye aktarılıp aktarılmadığı ve malın iade edilip edilmediği not edilir. Aynı olayda hem iptal hem iade mekanizması kullanılmamalıdır; işlem kaydının hangisini gerektirdiği belirlenmelidir. Düzeltme kaydı, ilk faturayı görünmez kılmak yerine iki kayıt arasındaki ilişkiyi açıklamalıdır.

Bir tüketici ürünü iade ettiğinde satıcı, yalnızca eski faturayı silip yeni tutar yazmamalıdır. İade belgesinin veya bedel iadesinin hangi belgeyle ilişkilendirileceği, müşteri tipine ve muhasebe uygulamasına göre belirlenmelidir.

İptal ve düzeltme kayıtlarında fatura numarası, tarih, iptal nedeni, ilgili sipariş ve ödeme hareketi saklanmalıdır. Böylece ilk belge ile sonraki işlem arasındaki bağlantı açıklanabilir hale gelir.

İptal yöntemi ve süre konusunda emin değilseniz güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle raporlanmış, teslim edilmiş veya muhasebeleştirilmiş belgelerde işlem yapmadan önce yazılı süreç oluşturmak güvenlidir.

İnternetten satışta e-Arşiv fatura nasıl kullanılır?

İnternetten satışta e-Arşiv fatura, müşterinin e-Fatura kayıt durumu ve satış kanalının özel bilgileri dikkate alınarak düzenlenir. Sipariş, ödeme, sevkiyat ve fatura kayıtları aynı işlemle ilişkilendirilmelidir.

Satış sitesindeki müşteri tipi seçimi doğru kurulmalıdır. Bireysel müşteri için tüketici bilgileri, işletme için unvan ve vergi bilgileri, e-Fatura kullanıcısı için ise uygun elektronik belge kanalı değerlendirilir.

İnternet satışlarında fatura üzerinde web sitesi, sipariş numarası, ödeme yöntemi, ödeme tarihi veya sevkiyat bilgileri gibi alanlar senaryoya göre gerekebilir. Bu alanların zorunluluğu satışın niteliğine ve güncel kurallara göre kontrol edilmelidir.

Kargo bilgileri ile fatura bilgilerinin karıştırılması sık rastlanan bir hatadır. Kargo firması, teslimat adresi ve ürün sevkiyatı ayrı kayıtlar olabilir; faturadaki alıcı bilgisi, vergisel müşteri bilgisini yansıtmalıdır.

Ürün iadesi, sipariş iptali veya kısmi gönderim olduğunda fatura süreci yeniden değerlendirilir. Fatura kesildi diye siparişin bütün aşamaları tamamlanmış sayılmaz; ödeme ve iade kayıtları da muhasebeye aktarılmalıdır.

Bir butik mağaza, aynı gün içinde beş farklı tüketiciye ürün gönderiyorsa her siparişi ayrı müşteri kaydıyla eşleştirmelidir. Toplu aktarım kullanılıyorsa başarısız belgeler, eksik e-posta adresleri ve tekrarlanan sipariş numaraları raporlanmalıdır.

Yanlış: Kargo etiketi üzerindeki isim faturaya otomatik olarak yeterlidir. Doğru: Fatura alıcısı, ödeme ve satış kaydıyla doğrulanmalı; sevkiyat bilgileri ayrıca izlenmelidir.

Fiziksel ürünün taşınması için ayrıca e-İrsaliye gerekip gerekmediği, işletmenin kapsamı ve işlem türüne göre belirlenir. Bu ayrım için e-İrsaliye hizmeti kapsamını ve güncel mevzuatı inceleyin.

Küçük işletme e-Arşiv fatura sürecini nasıl yönetir?

Küçük işletme, e-Arşiv fatura sürecini satış öncesi müşteri kontrolü, düzenleme, teslim, rapor ve arşiv adımlarını günlük bir listeye bağlayarak yönetebilir.

Örneğin mahalle eczanesi, gün içinde bireysel müşterilere ürün satıyor ve birkaç kurumsal sipariş alıyor. Kasiyer veya sorumlu kişi önce müşteri tipini seçer, sonra vergi bilgilerini kontrol eder ve satış belgesini doğru kanaldan oluşturur.

Eczanenin kurumsal müşterileri arasında e-Fatura kullanan bir hastane varsa, bu cari hesap sistemde işaretlenmelidir. Aynı müşteri için yanlışlıkla e-Arşiv düzenlenmesini önlemek amacıyla kayıt durumu belirli aralıklarla yenilenmelidir.

Günlük kapanışta düzenlenen belgelerin numaraları, toplam tutarları ve rapor durumları kontrol edilebilir. İptal edilen sipariş, iade edilen ürün veya teslim edilmeyen gönderi varsa bunlar fatura listesiyle karşılaştırılmalıdır.

Kontörle çalışan bir hizmette belge adedi ayrıca takip edilmelidir. Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; bu nedenle yalnızca satış faturaları değil, kullanılan tüm e-belge akışları planlamaya dahil edilmelidir.

Mali müşavirin erişeceği panelde belge görüntüsü, teknik dosya, rapor durumu ve işlem notu bulunması günlük iletişimi azaltır. Ancak mali müşavir erişimi, işletme içindeki yetki ve onay sorumluluğunun yerine geçmez.

İşlem hacmi arttığında ürün kartları, müşteri bilgileri ve vergi tanımları merkezi olarak yönetilmelidir. Şube, kasa veya kullanıcı bazında yetki verilmesi; yanlış belge, mükerrer işlem ve eksik rapor riskini azaltır.

e-Arşiv fatura düzenlerken hangi hatalardan kaçınılır?

e-Arşiv fatura düzenlerken en sık yapılan hatalar, yanlış alıcı seçimi, eksik kimlik bilgisi, hatalı vergi hesabı, geciken raporlama ve yetersiz arşivlemedir.

İlk kontrol, alıcının e-Fatura kayıt durumudur. Cari kartta eski bilgi bulunması, şirketin sonradan sisteme dahil olması veya farklı şube bilgilerinin kullanılması belge türünün yanlış seçilmesine yol açabilir.

İkinci kontrol, fatura tarihi ve numara sırasıdır. Tarih işlemle uyuşmuyorsa, seri numarası başka bir belgeyle çakışıyorsa veya taslak belge tekrar gönderiliyorsa muhasebe ve raporlama kayıtları karşılaştırılmalıdır.

Üçüncü kontrol, vergi hesaplarıdır. İndirim, tevkifat, istisna, farklı KDV oranı veya döviz kullanımı varsa yalnızca toplam rakama bakmak yeterli değildir. Kalem bazında hesap ve açıklama kontrolü yapılmalıdır.

Dördüncü kontrol, teslim ve rapor durumudur. Gönderim başarısızsa yeniden gönderimden önce aynı numarada mükerrer belge oluşup oluşmadığı incelenmelidir. Alıcıya ulaştığını varsaymak yerine sistem kaydı doğrulanmalıdır.

• Alıcının e-Fatura kayıt durumu ve vergi bilgileri kontrol edilmiştir.
• Fatura tarihi, seri numarası ve sipariş numarası birbiriyle uyumludur.
• Mal veya hizmet kalemleri, miktarları, indirimleri ve vergileri doğrulanmıştır.
• PDF görüntüsü ile elektronik belgenin teknik kaydı birlikte saklanmıştır.
• Alıcıya gönderim, GİB raporu ve muhasebe aktarımı kontrol edilmiştir.
• İptal, iade veya düzeltme varsa ilgili kayıtla ilişkilendirilmiştir.

Kontrol listesi özellikle gün sonunda veya toplu aktarım sonrasında uygulanmalıdır. Aynı kişi hem satış hem onay işlemini yapıyorsa, kritik belgelerde ikinci bir göz kontrolü oluşturmak faydalı olur.

Şüpheli işlemde belgeyi silmek, yeni numarayla tekrar düzenlemek veya alıcıdan eski dosyayı yok saymasını istemek yerine mali müşavirle resmi düzeltme akışı belirlenmelidir.

Özet: 5 maddede e-Arşiv fatura nedir?

e-Arşiv fatura, e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara düzenlenen, elektronik olarak oluşturulup uygun yöntemle iletilen ve saklanan faturadır.

• e-Arşiv fatura, özellikle son tüketiciye ve e-Fatura kullanıcısı olmayan işletmelere yapılan satışlarda kullanılır.
• e-Fatura ile temel fark, alıcının sistem kayıt durumu ve belgenin iletim kanalının farklı olmasıdır.
• PDF görüntüsü tek başına yeterli değildir; elektronik belge, raporlama ve saklama kayıtları birlikte korunmalıdır.
• Fatura tarihi, alıcı bilgileri, vergi hesapları, numara ve gönderim durumu işlem öncesi kontrol edilmelidir.
• İptal veya düzeltme, belgeyi silerek değil, işlemin niteliğine uygun resmi yöntemle yapılmalıdır.

İşleme başlamadan önce alıcının e-Fatura durumunu kontrol etmek, yanlış belge türü riskini azaltır. Sonra satış bilgileri doğrulanmalı, belge gönderilmeli ve rapor durumu izlenmelidir.

Saklama sırasında PDF, teknik dosya, gönderim kaydı, sipariş, ödeme ve varsa iade belgeleri aynı işlem altında tutulmalıdır. Mevzuat ayrıntıları değişebildiği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Belge hacminizi planlarken havuz kontör paketlerini inceleyebilirsiniz. efaturakontor.com’da tüm e-belgelerde geçerli paketler 100’den 500.000 kontöre kadar sunulur; gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür, kontörler Sovos altyapısına aynı gün tanımlanır ve 12-18 ay kullanılır.

Ücretsiz e-Fatura portalında mali müşavire özel panel, gelen-giden kutusu ve 10 yıl güvenli saklama bulunur; güncel kullanım ayrıntıları için sık sorulan sorular sayfasını inceleyebilirsiniz.