e-Arşiv Fatura Saklama ve Yedekleme Zorunluluğu

e-Arşiv Fatura düzenleyen işletmeler, özgün elektronik kayıtları saklamalı ve gerektiğinde ibraz edebilmelidir. e-Arşiv saklama, faturanın özgün elektronik dosyasını, okunabilirliğini ve gerektiğinde ibraz edilebilirliğini korumak demektir. Yedekleme ise bu dosyaların kaybolmasını önleyen ek teknik tedbirdir.

Bu rehber, e-Arşiv fatura düzenleyen işletmeler, mali müşavirler ve belge arşivinden sorumlu çalışanlar için hazırlanmıştır. Saklama süresi, XML ve PDF farkı, raporlar, portal kullanımı ve denetim hazırlığı açıklanır.

e-Arşiv saklama zorunluluğu nedir?

e-Arşiv saklama zorunluluğu, düzenlenen elektronik faturanın özgün biçimini ve içeriğini koruma yükümlülüğü demektir. Dosya gerektiğinde açılmalı, okunmalı ve yetkili mercilere sunulabilmelidir. İşletme, yalnızca belgeyi oluşturduğunu değil, sonradan erişebildiğini de kontrol etmelidir.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcıya veya nihai tüketiciye düzenlenen elektronik belge demektir. Alıcının statüsü ve işlem türü, hangi belge türünün kullanılacağını belirler. Belge türü kontrolü, arşiv klasörü seçilmeden önceki ilk adımdır. Alıcı kaydını güncel bilgilerle karşılaştırın.

Fatura düzenleyen mükellef, kendi ticari ve vergisel kayıtlarıyla ilgili belgeleri saklamalıdır. Özel entegratör kullanılması, işletmenin kontrol ve ibraz sorumluluğunu tamamen ortadan kaldırmaz. Bu nedenle sözleşmede belirtilen saklama hizmetini düzenli olarak sınayın. Kontrol sonucunu tarih belirterek kaydedin.

Alıcı işletme de aldığı belgeleri muhasebe kayıtlarıyla uyumlu şekilde korumalıdır. Tüketiciye ait her teknik arşiv yükümlülüğü ise aynı kapsamda değerlendirilmez. Örneğin kişisel alışveriş belgesiyle işletmenin satış arşivi aynı sorumlulukları doğurmaz.

Saklama, yalnızca dosyayı bir klasöre indirmek anlamına gelmez. Dosyanın bozulmaması, değiştirilmemesi ve gerektiğinde anlaşılır biçimde görüntülenmesi gerekir. Kontrol sırasında farklı bir bilgisayarda belgeyi açın ve temel fatura alanlarını okuyun. Dosya görüntülenemiyorsa arşiv işlemini tamamlandı olarak işaretlemeyin.

Denetimde fatura numarası, tarih, tutar ve alıcı bilgileri arasında uyum aranabilir. İptal, iade veya düzeltme varsa ilgili kayıtlar da dosyayla birlikte tutulmalıdır. İşlem bağlantısını fatura numarasıyla veya varsa belgenin ETTN bilgisiyle kurabilirsiniz.

Bu nedenle işletme, e-Arşiv faturalarını düzenli klasörlemeli ve düzenli aralıklarla yedeklemelidir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmek, özel durumları doğru değerlendirmeyi sağlar. Belgeyi kimin indireceği ve kimin kontrol edeceği yazılı olmalıdır.

e-Arşiv faturalar kaç yıl saklanır?

Genel vergi uygulamasında VUK kapsamındaki belgeler, ilgili yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl muhafaza edilir. e-Arşiv faturalar için uygulanacak özel kural da ayrıca kontrol edilmelidir. Belge tarihi, saklama takviminin başlangıcını belirleyen temel bilgidir.

Örneğin 2025 yılına ait bir belge için genel hesaplama, ilgili yılı takip eden takvim yılı esas alınarak yapılır. Başlangıç ve bitiş tarihleri kayıt düzenine göre açıkça izlenmelidir. Arşiv çizelgesine uygulanacak hukuki dayanağı da ekleyin.

Beş yıl ifadesi, her işletme ve her hukuki süreç için değişmez tek süre anlamına gelmez. Ticari uyuşmazlık, dava, özel sektör düzenlemesi veya farklı kayıt yükümlülüğü süreyi etkileyebilir. Devam eden uyuşmazlığa ilişkin dosyaları rutin silme işleminden ayrı tutun.

Bu nedenle faturanın yalnızca vergi incelemesi ihtimali düşünülerek saklanması yeterli değildir. Ticari defterler, sözleşmeler, teslim kayıtları ve muhasebe belgeleriyle uyumlu arşiv kurulmalıdır. Türk Ticaret Kanunu kapsamındaki ticari belgeler için on yıllık muhafaza yükümlülüğünü de değerlendirin.

Bir hizmet sağlayıcının 10 yıl güvenli saklama sunması, hizmet süresini gösterir. Bu süre, mevzuatta işletme için geçerli olan saklama süresini otomatik olarak değiştirmez. Sözleşmedeki başlangıç tarihinin fatura tarihine mi bağlandığını ayrıca inceleyin.

Hizmet süresi ile yasal saklama süresini ayrı alanlarda takip edin. Sözleşmedeki dışa aktarma, erişim ve abonelik sona erdiğinde veri teslim koşullarını da okuyun. Ödeme döneminin bitmesi, saklama sorumluluğunun sona erdiği anlamına gelmez.

Süre hesabında tereddüt varsa belge yılını, mükellef türünü ve işlem niteliğini mali müşavirinize iletin. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Belge silme kararını, değerlendirme sonucunu kaydetmeden otomatik takvime bağlamayın.

e-Arşiv saklama ile yedekleme arasındaki fark nedir?

e-Arşiv saklama, belgenin mevzuata uygun biçimde korunması demektir. Yedekleme, aynı veriye farklı bir ortamdan tekrar ulaşabilmek için kurtarma kopyası oluşturmak demektir. İki süreç birbirini destekler; biri diğerinin bütün kontrollerini karşılamaz.

Tek bir bilgisayarda duran dosya, saklama hedefinin bazı unsurlarını karşılayabilir. Ancak bilgisayar arızası, kullanıcı hatası veya kötü amaçlı yazılım karşısında güvenilir yedek sayılmaz. Aynı diskteki ikinci klasör de ayrı ortam değildir. Eşitleme, silme işlemini diğer kopyalara da aktarabilir.

Pratik bir yöntem, 3-2-1 yedekleme yaklaşımıdır. Üç kopya tutulur, iki farklı ortam kullanılır ve bir kopya ana çalışma ortamından ayrı konumlandırılır. Çevrimdışı veya değiştirilemez kopya, toplu silinme riskine karşı değerlendirilebilir.

Bu yaklaşım her işletme için zorunlu bir mevzuat kuralı değildir. Buna rağmen küçük işletmelerde veri kaybına karşı uygulanabilir bir teknik kontrol sağlar. İşletme, kabul edebileceği veri kaybına göre yedek sıklığını belirlemelidir. Bu nedenle günlük indirme, her işletmeye yeterli olmayabilir.

Yedekleme tamamlandıktan sonra dosyayı açmak ve örnek bir faturayı geri yüklemek gerekir. Test edilmeyen yedek, yalnızca varlığı bilinen fakat çalıştığı kanıtlanmamış bir kopyadır. Test sonucunu tarih ve dosya numarasıyla birlikte kaydedin.

e-Arşiv saklamada hangi dosyalar tutulmalıdır?

e-Arşiv saklamada öncelik, sistemin ürettiği özgün elektronik fatura dosyasına verilmelidir. Çoğu akışta bu dosya XML veya UBL-TR tabanlı yapıdadır. İndirilen paketin formatını, kullandığınız uygulamanın teknik açıklamasından doğrulayın. Dosya uzantısı tek başına yeterli doğrulama değildir.

PDF veya benzeri görsel dosya, faturayı hızlı okumaya yarar. Ancak görsel kopya, özgün elektronik dosyanın teknik özelliklerini her zaman taşımaz. Aynı faturanın görsel ve özgün kopyalarını ortak numarayla eşleştirin. Yalnızca dosya uzantısını değiştirmek, PDF belgesini XML biçimine dönüştürmez.

Faturaya ilişkin e-Arşiv raporu, saklama paketine dahil edilmelidir. Rapor gönderim durumu, gönderim zamanı ve varsa hata veya yeniden gönderim kayıtları da korunmalıdır. Rapor entegratörde tutuluyorsa erişim ve dışa aktarma yöntemini öğrenin.

İptal, iade, ret, düzeltme veya yeniden düzenleme kaydı varsa ilgili belgeler aynı işlem dosyasında tutulabilir. Böylece tek faturanın yaşam döngüsü geriye dönük izlenir. İptal edilen faturanın özgün dosyasını silmek, işlem geçmişini eksiltir.

Elektronik imza, mali mühür veya doğrulama bilgisi sistem tarafından ayrı dosya olarak sunuluyorsa bunlar da korunmalıdır. Dosyanın adını değiştirirken içeriğe müdahale edilmemelidir. Paketten bilinmeyen dosyaları, gereksiz olduklarını varsayarak çıkarmayın; önce teknik destekten açıklama isteyin.

E-posta, portal bildirimi, teslim ekranı veya gönderim kaydı kullanıldıysa bunlar destekleyici kanıt olarak arşivlenebilir. Bu kayıtlar, belgenin hangi kanaldan iletildiğini açıklamaya yardımcı olur. E-posta ekindeki faturanın, arşivlenen belgeyle aynı numarayı taşıdığını doğrulayın.

Her ay örnek faturalar seçilerek özgün dosya, PDF, rapor ve muhasebe kaydı karşılaştırılmalıdır. Eksik dosya görülürse hizmet sağlayıcıdan veri dışa aktarımı istenmelidir. Alıcı işletmenin, düzenleyiciye ait raporun kopyasını her durumda edinmesi beklenmez.

e-Arşiv fatura arşivleme hangi adımlarla yapılır?

e-Arşiv fatura arşivleme, belgeyi üretmekle bitmez; dosyayı toplamak, sınıflandırmak, yedeklemek ve düzenli test etmek gerekir. Süreç yazılı bir iş akışıyla yürütülmelidir. Kontrol çizelgesinde sorumlu kişi, dönem ve tamamlanma tarihi bulunmalıdır.

1. Faturanın alıcı türünü ve belge türünü düzenleme öncesinde kontrol edin.
2. Belgeyi yetkili portal veya entegrasyon ekranında oluşturup gönderim durumunu doğrulayın.
3. Özgün elektronik dosyayı, görsel kopyayı ve ilgili rapor kayıtlarını indirin.
4. Dosyaları yıl, ay, belge türü ve fatura numarasına göre düzenli klasörleyin.
5. Arşivin ikinci kopyasını erişim yetkileri tanımlanmış ayrı bir ortamda saklayın.
6. Belirli aralıklarla örnek dosyaları geri yükleyerek arşivin çalıştığını test edin.

Klasör adları, çalışanların aynı belgeyi kolayca bulabileceği bir düzende olmalıdır. Örneğin yıl-ay klasörü altında aktif, iptal, iade ve rapor alt klasörleri kullanılabilir. İptal klasörüne taşınan dosyanın muhasebe bağlantısını ayrıca kaydedin.

Dosya adında fatura numarası ve tarih bulunabilir; ancak özgün dosyanın içeriği değiştirilmemelidir. Dosya adlandırma kuralı, muhasebe programındaki kayıtla uyumlu seçilmelidir. Adlandırma sırasında müşteri adını kullanmak yerine belge numarasını tercih edebilirsiniz.

Aylık mutabakat sırasında satış raporu ile arşivdeki fatura sayısı karşılaştırılmalıdır. Sayı farklıysa eksik belge, mükerrer indirme veya rapor gönderim hatası araştırılmalıdır. Örneğin aynı numaralı iki dosya, iki ayrı satış anlamına gelmez.

Bu adımlar manuel yapılabileceği gibi portalın dışa aktarma özellikleriyle de yürütülebilir. Kullanılan yöntemin sorumlusu ve kontrol tarihi işletme içinde yazılı olmalıdır. Dışa aktarma tamamlanmadan dosya sayısını kesin sonuç kabul etmeyin.

Büyük arşivlerde dosyaları dönemlere ayırarak indirin ve her paketin sonucunu kontrol edin. Bağlantı kesilmişse yalnızca indirilen klasöre bakmayın; portal listesindeki kayıtlarla karşılaştırarak eksik dönemi yeniden dışa aktarın.

PDF ve kağıt çıktı e-Arşiv saklama için yeterli midir?

PDF veya kağıt çıktı, tek başına e-Arşiv saklama için güvenli bir temel değildir. Esas olan, elektronik belgenin özgün ve doğrulanabilir biçimini korumaktır. Bu açıklama, özellikle faturayı düzenleyen işletmenin elektronik arşivi içindir.

PDF, kullanıcıya faturanın görsel görünümünü sunar. Fakat XML içeriği, teknik doğrulama bilgileri veya rapor bağlantısı PDF içinde bulunmayabilir. Bir faturayı ekranda eksiksiz okumak, imza veya mühür bilgisinin doğrulandığını göstermez. Dosyanın üretildiği yöntem ayrıca incelenmelidir.

e-Arşiv faturanın kağıt teslim kuralları, alıcının durumu ve güncel mevzuata göre değerlendirilir. Ayrıntılı uygulama için e-arşiv kağıt çıktı zorunlu mu ve teslim kuralları rehberine bakabilirsiniz. Teslim biçimi ile düzenleyicinin saklama sorumluluğunu ayrı inceleyin.

Yanlış: Faturayı PDF olarak indirip XML dosyasını silmek yeterlidir. Doğru: Görsel kopyanın yanında özgün elektronik dosyayı ve rapor kaydını korumaktır. Örneğin muhasebe klasöründeki görsel dosya dururken teknik arşiv yine de eksik kalabilir.

Kağıda basılmış nüsha, elektronik belgenin teknik bütünlüğünü taşımaz. Baskı; okuma, teslim veya şirket içi dosyalama için kullanılabilir, fakat özgün dosyanın yerine geçirilmemelidir. Mevzuata uygun kağıt teslim alan alıcının saklama yöntemi ise farklı değerlendirilebilir.

Alıcıya gönderim yöntemi e-posta, portal, elektronik bağlantı veya mevzuatta izin verilen başka bir kanal olabilir. Gönderim kaydını, kullanılan yöntemle uyumlu biçimde arşivleyin. Bağlantının ileride kapanma ihtimaline karşı belgeyi erişim sürerken indirin.

Belgenin alıcıya ulaşmasıyla ilgili özel bir durum varsa işlemi mali müşavirinize danışın. Güncel GİB duyurusunu kontrol etmeden yalnızca eski uygulamalara göre işlem yapmayın. Alıcıdan, kendisine sunulmayan özgün elektronik dosyayı yeniden üretmesini beklemeyin. Teslim kanalını kayıtla birlikte değerlendirin.

e-Arşiv raporu saklama neden önemlidir?

e-Arşiv raporu saklama, faturaların raporlama sürecindeki izini korur. Rapor, düzenlenen belgelerin belirli bilgilerle GİB sistemine bildirilmesi için kullanılan elektronik kayıt demektir. Faturanın kendisiyle raporlama kaydı aynı belge olarak değerlendirilmemelidir. Eşleştirme için dönem ve belge numarası kullanın.

Raporun içeriği, dönemi ve gönderim yöntemi ilgili düzenlemelere ve kullanılan uygulamaya göre değişebilir. Bu nedenle her işletme aynı dosya adını veya aynı periyodu kullanmayabilir. Portal kullanımında raporlama işlemini kimin yürüttüğünü öncelikle doğrulayın.

e-Arşiv raporu nedir ve günlük rapor gönderimi nasıl işler başlıklı rehber, raporlama mantığını ayrıca açıklar. Ancak kullanılan yöntemde rapor entegratör tarafından oluşturuluyorsa, işletmenin aynı bildirimi ayrıca göndermesi gerektiğini varsaymayın. Kendi akışınızın sorumluluklarını yazılı öğrenin.

Günlük rapor gönderimi bulunan akışlarda, rapor dosyası ve gönderim sonucunun birlikte saklanması gerekir. Ancak raporlama periyodu için güncel GİB kılavuzunu kontrol etmek önemlidir. Sözleşmede rapor kayıtlarına erişim kanalını ve destek sorumlusunu belirleyin.

Rapor gönderiminde hata oluşursa hata mesajı, düzeltme işlemi ve yeniden gönderim sonucu kaydedilmelidir. Sadece başarılı raporları tutmak, süreçteki önemli açıklamaları yok edebilir. Örneğin bağlantı hatasında ilk deneme ile sonraki başarılı bildirimi ilişkilendirin.

Ay sonunda fatura listesi ile rapor kayıtlarını karşılaştırın. Fatura numarası, tarih, tutar ve rapor dönemi arasındaki tutarsızlıkları muhasebe kaydıyla birlikte inceleyin. Kontrol çizelgesine rapor kimliğini, sonucu ve kontrol eden kişinin adını ekleyin. Farklılıkları kapanıştan önce ayrıca açıklayın.

Raporlar, fatura dosyasından ayrı bir klasörde tutulabilir. Ancak klasör yapısı iki kayıt arasında hızlı ilişki kurulmasına izin vermeli ve yedekleme kapsamına alınmalıdır. Müşteri işletmenin aldığı faturalar için düzenleyicinin raporlama görevini üstlenmesi gerekmez.

Denetimde e-Arşiv faturası nasıl ibraz edilir?

Denetimde e-Arşiv faturası, yetkili makamın istediği biçimde okunabilir ve doğrulanabilir elektronik kayıt olarak ibraz edilir. Hazırlık, dosyayı son anda aramaktan daha önce başlamalıdır. Talebi alan çalışan, kapsamı muhasebe sorumlusuyla yazılı olarak paylaşmalıdır.

İlk adım, istenen dönem ve belge numarası aralığını belirlemektir. Ardından özgün elektronik dosya, PDF görünümü, rapor kaydı ve ilgili muhasebe hareketi bulunur. İstenen her belgeyi ayrı satırda gösteren bir teslim çizelgesi hazırlayın.

Dosyaların açılabildiği ve doğru faturaya ait olduğu kontrol edilmelidir. Fatura numarası, tarih, alıcı, vergi bilgileri ve tutar kayıtlarla karşılaştırılmalıdır. Örneğin aynı müşteriye kesilmiş iki faturadan yanlış döneme ait olanı seçmeyin.

Yetkili kişi, dosyaları değişiklik yapmadan dışa aktarmalıdır. Sadece ekran görüntüsü göndermek, özgün elektronik belgenin sağladığı teknik bilgileri göstermeyebilir. Dosya eksikse durumu kaydedin ve sağlayıcıdan özgün kopyayı isteyin; içeriği kendiniz yeniden oluşturmayın.

Uzman notu: Denetim talebi geldiğinde arşivdeki özgün dosyayı yeniden adlandırıp düzenlemeyin; kopya üzerinde çalışın ve orijinal dosyayı ayrı tutun.

İbraz yöntemi, istenen dosya biçimine ve kurumun talimatına göre değişebilir. Dosya tesliminden önce güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Şifreli paket kullanacaksanız kurumun kabul ettiği aktarım yöntemini önceden doğrulayın.

İptal veya iade edilen bir fatura istenirse yalnızca ilk belgeyi sunmayın. İlgili iptal, iade, düzeltme ve muhasebe kayıtlarını da aynı işlem zincirinde açıklayın. Teslim edilen dosyaların listesini ve teslim alındığını gösteren kaydı saklayın.

Denetim öncesi prova için geçmiş bir aydan örnek belge seçin. Faturayı bulma, dosyayı açma ve ilgili kayıtları eşleştirme sürecini başka bir yetkili çalışana da uygulatın; kişiye bağımlılığı böylece ölçebilirsiniz.

Küçük işletme için e-Arşiv yedekleme planı nasıl kurulur?

Küçük işletme için e-Arşiv yedekleme planı, basit klasör düzeni ve düzenli kontrol ile kurulabilir. Karmaşık yazılım yerine sorumlusu belli, tekrarlanabilir bir süreç gerekir. Yedekleme sıklığını günlük belge hacmine göre belirleyin.

Örneğin mahalledeki Mavi Eczane, nihai tüketicilere düzenlediği faturaları günlük olarak indirir. İşletme, her günün sonunda özgün dosyaları ve görsel kopyaları aynı klasöre toplar. Çalışan, indirdiği dönemi kontrol çizelgesine işler.

Ay sonunda eczane, rapor kayıtlarını faturalarla karşılaştırır. İptal veya iade varsa işlem açıklamasını ilgili klasöre ekler ve arşivi ikinci ortama kopyalar. Aylık kontrolü beklemeden günlük yedek de alır.

• İşletme, e-Arşiv dosyalarını yıl ve ay bazında ayrı klasörlerde tutar.
• İşletme, özgün elektronik dosyayı PDF kopyasından ayrı olarak korur.
• İşletme, rapor gönderim sonuçlarını ve hata kayıtlarını arşive ekler.
• İşletme, yedek kopyaya erişebilecek çalışanları sınırlı yetkiyle belirler.
• İşletme, her ay örnek bir faturayı geri yükleyerek test eder.
• İşletme, dosya dışa aktarma tarihini ve kontrol eden kişiyi kaydeder.

Bu plan, fatura sayısı az olan market, kafe, atölye veya serbest meslek işletmelerinde uygulanabilir. Fatura hacmi yükseldiğinde otomatik dışa aktarma seçenekleri değerlendirilebilir. Ancak e-SMM gerektiren mesleki işlemler, e-Arşiv Fatura olarak belgelenmez.

Portalda yalnızca görüntüleme yapılabiliyor ve özgün dosya indirilemiyorsa plan eksik kalır. Böyle bir durumda hizmet sağlayıcıdan veri formatı, dışa aktarma ve erişim prosedürü istenmelidir. Talebin yanıtını arşiv prosedürüne ekleyin.

Yedekleme klasörünü tüm çalışanların erişimine açmak da doğru değildir. Yetki, güçlü parola ve mümkünse çok faktörlü doğrulama kullanımı ayrıca değerlendirilmelidir. İşten ayrılan çalışanın arşiv yetkisini gecikmeden kaldırın. Kopyaları şifreli ortamda tutun.

Özel entegratör veya portal saklaması tek başına yeterli midir?

Özel entegratör veya portal saklaması arşiv için önemli bir kaynak olabilir. Ancak tek erişim noktasına güvenmek, hesap, bağlantı veya hizmet kesintisi riskini tamamen ortadan kaldırmaz. Yerel kopyayla erişim sürekliliğini ayrıca sınayın. Kesinti senaryosunda erişimi önceden deneyin.

Portalda saklanan belgelerin hangi formatta tutulduğu ve ne kadar süre erişilebilir olduğu sözleşmede incelenmelidir. Görüntüleme ile özgün dosya indirme aynı hizmet değildir. Örnek bir dönem seçerek toplu indirme paketinin içeriğini kontrol edin.

Ücretsiz e-fatura portalı veya entegratör ekranı, faturaları merkezi biçimde gösterebilir. İşletme yine de arşiv dışa aktarımını, kullanıcı yetkilerini ve erişim kayıtlarını takip etmelidir. Ekran adları değişebilir; tarih filtresi ve indirme seçeneğini hizmet sağlayıcıya sorun.

10 yıl güvenli saklama ifadesi, sağlayıcının sunduğu hizmet dönemini anlatabilir. Bu ifade, işletmenin diğer ticari kayıtlarını silmesi veya yasal süreyi kısaltması için gerekçe değildir. Kontör kullanım süresi de bu saklama döneminden ayrı değerlendirilmelidir.

Abonelik değişikliği, kullanıcı yetkisinin kaldırılması veya sistemden ayrılma halinde verilerin nasıl teslim edileceği önceden öğrenilmelidir. Teslim formatı ve teslim takvimi yazılı olmalıdır. Hizmet kapanmadan önce son dönem faturalarını ve raporlarını dışa aktarın.

Portal erişimi geçici olarak kesilirse işletme, kendi yedek kopyasından faturaya ulaşabilmelidir. Bu nedenle en azından özgün dosyaların düzenli dışa aktarımı yapılmalıdır. Örneğin parola sıfırlama sürerken muhasebe sorumlusu yetkili yedek ortamından belgeyi bulabilmelidir.

Hizmet sağlayıcının teknik saklama taahhüdü ile işletmenin iç kontrol prosedürü birlikte yürütülmelidir. Güncel hizmet koşullarını ve GİB düzenlemelerini mali müşavirinizle değerlendirin. Sözleşmede bulunmayan sınırsız erişimi veya ücretsiz veri teslimini varsaymayın. Belirsiz koşulları yazılı netleştirin.

Sık yapılan e-Arşiv saklama hataları nelerdir?

Sık yapılan e-Arşiv saklama hataları, yalnızca PDF tutmak, raporları dışarıda bırakmak ve yedekleri test etmemektir. Bu hatalar, belgeye ulaşmayı veya içeriği doğrulamayı zorlaştırır. Her hata için düzeltme sorumlusu ve takip tarihi belirleyin. Aynı hatanın tekrarını ayrıca izleyin.

Yanlış: Portalda faturayı görmek, özgün dosyayı sakladığını kanıtlar. Doğru: Portalda görüntülenen belgenin elektronik dosyasını indirip kendi arşivinde kontrol etmektir. Örneğin ekrandaki belge açılırken indirilen paket boşsa arşiv kontrolü tamamlanmış sayılmaz.

Yanlış: Rapor gönderim hatası önemli değildir, çünkü fatura ekranda görünmektedir. Doğru: Hata mesajını, düzeltme adımını ve başarılı gönderim sonucunu birlikte saklamaktır. Durum bilgisini yalnızca belge görüntüsünden değil, ilgili gönderim kaydından doğrulayın.

Bir başka hata, e-Fatura kullanıcısı olan alıcıya yanlış belge türü düzenlemektir. e-arşiv yerine e-fatura kesilirse ne olur rehberindeki ayrım, belge türü kontrolünde yardımcı olur. Yanlış türdeki belgeyi klasör adını değiştirerek geçerli hale getiremezsiniz.

Faturayı geç düzenlemek veya rapor sürecini zamanında tamamlamamak da kayıt riskini artırır. e-Arşiv fatura zamanında kesilmezse ceza var mı içeriğinde süre ve uygulama kontrol noktaları açıklanır. Yedek almak, düzenleme veya bildirim hatasını kendiliğinden düzeltmez.

Ceza tutarları ve uygulama ayrıntıları dönemsel olarak güncellenebilir. Rakam ezberlemek yerine güncel GİB duyurusunu, ilgili kılavuzu ve mali müşavirinizin değerlendirmesini esas alın. Mevzuat tutarları yıllık güncellenir; işlem tarihi için geçerli düzenlemeyi kontrol edin.

Son kontrol, arşivdeki belge ile muhasebe kaydını karşılaştırmaktır. Eksik XML, yanlış dönem, bozuk dosya veya yinelenen kayıt tespit edilirse düzeltme tarihi yazılı tutulmalıdır. Bozuk dosyayı sağlam yedekten kurtarın; özgün içeriği elle değiştirmeyin. Sonrasında yeniden dosya açma testi yapın.

Özet: 5 maddede e-Arşiv saklama

e-Arşiv saklama sürecinin amacı, elektronik faturayı özgün, okunabilir, erişilebilir ve gerektiğinde ibraz edilebilir halde tutmaktır. Yedekleme ise bu arşivin kaybolmasına karşı ek koruma sağlar. Kontrol, belgeyi gerçekten bulup açabildiğinizde tamamlanır.

• PDF veya kağıt çıktıyı özgün elektronik fatura dosyasının yerine geçecek tek kayıt olarak görmeyin. İlgili raporları ve işlem kayıtlarını da özgün dosyayla birlikte koruyun.
• Genel vergi saklama kuralını belge yılına göre hesaplayın ve özel durumları mali müşavirinizle değerlendirin.
• e-Arşiv raporlarını, gönderim sonuçlarını ve varsa hata kayıtlarını fatura arşiviyle ilişkilendirin.
• Portal saklamasını kendi dışa aktarım ve yedekleme prosedürünüzle destekleyin.
• Her ay örnek dosya açma, geri yükleme ve muhasebe mutabakatı kontrolü yapın.

Arşiv düzeninizde süre, dosya biçimi, erişim yetkisi ve yedekleme tarihini kayıt altına alın. Emin olmadığınız mevzuat ayrıntılarında güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Silme kararını otomatik takvime bırakmayın. Devam eden uyuşmazlıkları ayrıca işaretleyin.

İlk uygulamada tamamlanan bir ayı seçin, tüm dosyaları indirin ve listeyle karşılaştırın. Ardından farklı bir ortamdan örnek faturayı geri yükleyin. Dosya açılamıyorsa eksikliği giderene kadar arşivi tamamlandı olarak işaretlemeyin; kontrol sonucunu sorumlu kişiye bildirin. Düzeltme sonrası testi mutlaka tekrarlayın.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür; kontör tüketimini arşivdeki dosya sayısıyla karıştırmayın. Aynı faturanın PDF ve XML kopyaları, iki ayrı işlem belgesi değildir.

e-Arşiv süreçlerini tek havuzda izlemek isteyen işletmeler, e-Arşiv Fatura sayfasını inceleyebilir. efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri bulunur.