e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? Nihai Tüketiciye Fatura

e-Arşiv fatura nasıl kesilir sorusunun kısa cevabı; alıcıyı ve satır bilgilerini girip vergileri kontrol etmek, belgeyi onaylayarak göndermektir. Nihai tüketici e-Fatura kullanıcısı değilse ve işlem e-Arşiv kapsamındaysa bu belge düzenlenir.

Bu rehber; küçük işletme sahiplerine, muhasebe çalışanlarına ve ilk kez e-Arşiv düzenleyenlere yol gösterir. Portal seçimi, alıcı bilgileri, ürün satırları, gönderim, iptal ve saklama adımlarını aynı akışta açıklar.

e-Arşiv Fatura Nasıl Kesilir? Nihai Tüketiciye Fatura Adımları

e-Arşiv fatura kesmek için önce belgenin alıcısını ve işlem türünü belirleyin. Ardından fatura tarihini, alıcı bilgilerini, mal veya hizmet satırlarını, vergi alanlarını ve ödeme bilgilerini girin. Son kontrolden sonra belgeyi onaylayın ve kullandığınız portalın belirlediği yöntemle alıcıya iletin.

e-Arşiv Fatura, e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara veya ilgili mevzuat kapsamındaki işlemlere elektronik ortamda düzenlenen faturadır. Belgenin yalnızca PDF görünümünü oluşturmak, her sistemde düzenleme işleminin tamamlandığı anlamına gelmez.

Bu işlem GİB portalı, özel entegratör veya muhasebe yazılımı üzerinden yapılabilir. Ekran adları değişse de temel alanlar aynıdır. Taslak oluşturma, imzalama veya onaylama, gönderme ve durum takibi adımlarının tamamlanması gerekir. Belgeyi sadece PDF olarak kaydetmek, her sistemde düzenleme işlemini tamamlamaz.

İlk adımda alıcının nihai tüketici olduğunu doğrulayın. Alıcı ticari faaliyeti için alım yapıyorsa veya e-Fatura kullanıcısıysa belge türü farklılaşabilir. Alıcı statüsü net değilse GİB kullanıcı sorgusunu ve mali müşavirinizin yönlendirmesini kontrol edin. Güncel kapsam için GİB duyurularını ayrıca inceleyin.

Yanlış: Alıcı bilgilerini boş bırakıp belgeyi hemen göndermek, sonradan düzeltme ihtiyacını artırır. Doğru: Satış fişi, sipariş kaydı veya teslimat bilgisinden alıcı ve işlem ayrıntılarını doğrulayarak fatura oluşturun. e-Arşiv ekranlarındaki alanları tanımak için e-Arşiv Fatura ürün sayfasındaki süreç açıklamalarını da karşılaştırabilirsiniz.

Satış kanalınızı da baştan belirleyin. Mağaza, web sitesi veya telefon siparişi aynı belge ekranını kullanabilir; fakat teslimat adresi, sipariş numarası ve ödeme kaydı farklı yerlerden gelir. Faturayı bu kayıtlarla eşleştirin.

Örneğin küçük bir kafe, paket servis siparişinde müşterinin kişisel alım yaptığını teyit eder. Sipariş ekranından adı, adresi ve ürünleri alır; portalda vergileri kontrol eder. Kurumsal vergi bilgisi sunulursa nihai tüketici varsayımı yapmaz.

Nihai tüketiciye e-Arşiv fatura ne zaman kesilir?

Nihai tüketiciye e-Arşiv fatura, alıcının e-Fatura kullanıcısı olmadığı ve işlemin e-Arşiv kapsamında bulunduğu durumda kesilir. Nihai tüketici, mal veya hizmeti ticari ya da mesleki faaliyetinde kullanmak üzere değil, kişisel veya son kullanım amacıyla alan kişidir.

Nihai tüketici, mal veya hizmeti ticari ya da mesleki faaliyet dışında son kullanım için alan kişi demektir. Kişinin gerçek kişi olması, yapılan her alışverişin otomatik olarak nihai tüketici işlemi olduğu anlamına gelmez.

Alıcının sadece gerçek kişi olması tek başına yeterli değildir. Gerçek kişi bir işletme sahibi olabilir ve alımı işletmesi için yapabilir. Bu nedenle müşteri statüsünü, satışın amacını ve varsa vergi bilgilerini birlikte değerlendirin. Alıcının e-Fatura kullanıcı durumunu GİB listesi veya entegrasyon ekranındaki sorgu üzerinden kontrol edin.

Perakende satış, internetten satış, hizmet sunumu ve yüz yüze satış aynı temel mantıkla ilerler. Ancak sektör, ödeme yöntemi, malın niteliği veya istisna uygulaması ek alanlar doğurabilir. Özellikle özel matrah, tevkifat veya istisna içeren işlemlerde standart nihai tüketici akışını doğrudan kullanmayın.

Bir müşteri gerçek kişi olduğu halde şirketi için bilgisayar veya sarf malzemesi alıyorsa satışın amacı önemlidir. Satış temsilcisi, fatura bilgilerini ve alıcının talebini kayıt altına almalı; kişisel kullanım beyanı yoksa belge türünü yalnızca isimden seçmemelidir.

İnternet satışlarında müşteri hesabındaki bilgi, fatura talebindeki bilgiyle karşılaştırılır. Teslimat adresi farklı olsa bile alıcı statüsü değişmez. Ancak platformun ve işlem türünün özel kuralları varsa standart akıştan ayrılın ve güncel GİB duyurusunu kontrol edin.

Belge türü konusunda tereddüt ediyorsanız, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Sık karşılaşılan belge türü soruları için e-dönüşüm sık sorulan sorular bölümündeki açıklamalar da başlangıç kontrolü sağlayabilir.

e-Arşiv fatura kesmeden önce hangi bilgiler hazırlanır?

e-Arşiv fatura kesmeden önce satıcı, alıcı, işlem, vergi ve teslimat bilgilerini hazırlayın. Bu bilgiler sipariş ekranı, satış fişi, sözleşme, teslimat belgesi veya ödeme kaydıyla karşılaştırılmalıdır. Hazırlık yapılmadan portala girilen her eksik bilgi, gönderimden sonra düzeltme ihtiyacına dönüşebilir.

Satıcı tarafında unvan, adres, vergi kimlik bilgisi ve fatura seri yapısı sistemde tanımlı olmalıdır. Kullanıcı yetkisi, elektronik imza veya mali mühür gereksinimi de kullandığınız yönteme göre önceden tamamlanır. Yetki hatası alırsanız aynı belgeyi tekrar tekrar göndermek yerine kullanıcı ve sertifika tanımlarını kontrol edin.

Alıcı tarafında gerçek kişinin adı ve soyadı, fatura adresi, teslimat adresi ve sistemin talep ettiği kimlik alanları hazırlanır. Tüzel kişi alıcılarda unvan ve vergi bilgileri gerekir. Adres bilgisi bilinmiyorsa rastgele bilgi yazmayın; portal kuralını, işlem türünü ve mali müşavir görüşünü esas alın.

Yanlış: Siparişteki kısa müşteri adını, fatura unvanı olarak aynen kullanmak doğru olmayabilir. Doğru: Alıcının beyan ettiği fatura bilgilerini ve sistemdeki doğrulama sonucunu karşılaştırın. Telefon numarası veya e-posta gibi iletişim alanlarını da alıcıya belge ulaştırmak için doğru girin; bu bilgiler fatura kimlik alanlarının yerine geçmez.

Pratik bir hazırlık dosyasında dört bölüm oluşturun: şirket bilgileri, alıcı bilgileri, sipariş satırları ve belge kanıtları. Her bölümde kaynağı belirtin. Böylece portala girerken eksik alanı tahmin etmek yerine ilgili kaydı açabilirsiniz.

Yeni bir çalışan düzenleme yapacaksa kullanıcı rolünü önceden test edin. Deneme ekranında imza, gönderim ve görüntüleme yetkilerinin ayrı olabileceğini unutmayın. Yetkisi olmayan kullanıcının hazırladığı taslak, yetkili kullanıcı tarafından son kontrolden geçirilmelidir.

Hazırlık tamamlandığında işlem için kullanılacak belge türünü, müşteri kaydını ve satış kaydını aynı dosyada eşleştirin. Bu yöntem, özellikle aynı müşterinin kişisel ve ticari alışveriş yaptığı işletmelerde yanlış kaydı seçme riskini azaltır.

e-Arşiv fatura portalında satış faturası nasıl oluşturulur?

e-Arşiv fatura portalında satış faturası oluşturmak için yeni belge ekranını açın, alıcıyı seçin, satış satırlarını doldurun, vergileri kontrol edin ve belgeyi onaylayın. Portal menülerinin adı değişebilir; bu nedenle aşağıdaki akışı ekran etiketleriyle eşleştirerek uygulayın.

1. Portal hesabınıza yetkili kullanıcıyla giriş yapın ve yeni e-Arşiv fatura ekranını açın.
2. Belge senaryosunu ve gerekiyorsa satış türünü işlem kayıtlarınıza uygun şekilde seçin.
3. Alıcı bilgilerini mevcut kayıttan seçin veya doğrulanmış bilgilerle yeni kayıt oluşturun.
4. Mal veya hizmet açıklamasını, miktarı, birimi, birim fiyatı ve indirimleri girin.
5. KDV, tevkifat, istisna veya özel matrah alanlarını işlemin niteliğine göre doldurun.
6. Fatura tarihi, numarası, ödeme ve teslimat alanlarını son kez kontrol edin.
7. Belgeyi kaydedin, sistemin istediği imzalama veya onaylama adımını tamamlayın.
8. Gönderim sonucunu ve alıcıya iletim kanalını portal durum ekranından takip edin.

Bu akışta taslak kaydetmek ile belgeyi göndermek farklı işlemlerdir. Taslak, henüz kesinleşmemiş çalışma kaydıdır. Onaylanan belge ise sistemin belge numarası ve durum bilgisiyle izlenebilir hale gelir. Kullanılan e-Arşiv fatura çözümünün kılavuzunda, imza ve gönderim düğmelerinin güncel adını kontrol edin.

Gönderim hatası alırsanız alıcı kimliği, vergi alanı, tarih, sıra numarası ve zorunlu satırları tek tek inceleyin. Aynı faturayı farklı numaralarla art arda oluşturmayın. Önce ilk belgenin taslakta mı, reddedilmiş mi, yoksa gönderilmiş mi olduğunu belirleyin; sonraki işlemi bu duruma göre yapın.

İlk kez kullanan işletme, gerçek belge göndermeden önce portalın taslak veya ön izleme özelliğini deneyebilir. Test amacıyla kullanılan kayıtların üretim belgesi olmadığını açıkça işaretleyin. Test ekranı bulunmuyorsa mali müşavirinizden güvenli deneme yöntemini sorun.

Örneğin market çalışanı, üç ürünlü siparişi açar; önce satırları, sonra toplamı, en son alıcıyı kontrol eder. Alıcı kaydı bulunmuyorsa eski müşterinin kaydını kopyalamaz; yeni kaydı müşterinin beyanıyla oluşturur.

Portalda aynı anda birden fazla taslak açıksa dosya adlarına sipariş numarası veya müşteri kodu ekleyin. Böylece yanlış taslağın onaylanmasını önlersiniz. Bu yöntem, yoğun satış saatlerinde çalışanların aynı ekranda işlem yaptığı işletmelerde özellikle yararlıdır.

Nihai tüketici bilgilerinde ad, adres ve kimlik alanları nasıl doldurulur?

Nihai tüketici bilgilerinde ad, soyad, adres ve sistemin istediği kimlik alanları müşterinin beyanına uygun doldurulur. Faturadaki alıcı bilgisi, satışın kime yapıldığını ve belgenin hangi kişiye ulaştırılacağını anlaşılır biçimde göstermelidir.

Gerçek kişi müşteri adını ve soyadını doğru yazın. Fatura adresi ile ürünün gönderileceği adres farklıysa ilgili alanları karıştırmayın. E-posta adresi, belgenin elektronik iletimi için kullanılabilir; ancak e-posta adresi, alıcı adı veya vergi kimlik bilgisinin yerine geçmez.

Portal bazı işlemlerde T.C. kimlik numarası, vergi kimlik numarası veya alıcı türü seçimi isteyebilir. Bu alanları varsayılan değerle doldurmayın. Ekranın açıklamasını, güncel GİB kılavuzunu ve mali müşavirinizin yönlendirmesini dikkate alın. Kimlik bilgisi zorunluluğu işlem türüne göre değişebileceğinden, tek bir genel kuralı her satışa uygulamayın.

Yanlış: Müşteri bilgi vermediğinde rastgele bir kimlik numarası yazmak veya başka müşterinin kaydını kullanmak hatalıdır. Doğru: Portalın nihai tüketici için sunduğu uygun seçeneği kullanın ve müşteri bilgisiyle belgeyi eşleştirin. Bilgi eksikliği nedeniyle gönderim engelleniyorsa belgeyi zorlamak yerine güncel uygulama kuralını kontrol edin.

Adres bilgisi için il, ilçe, mahalle ve açık adres gibi alanları müşteri beyanıyla karşılaştırın. Teslimat şirketinin adres kısaltması, faturadaki resmi adresin yerine geçmeyebilir. Portal zorunlu alan uyarısı verirse eksikliği gerçek kaynaktan tamamlayın.

Kimlik verileri kişisel bilgi içerdiğinden, erişim yetkisini görevle sınırlayın. Müşterinin kimlik bilgisini mesajlaşma uygulamalarında gereksiz yere paylaşmayın; belgeyi düzenleyen güvenli kanal ve şirket kayıt politikası kullanılmalıdır.

Alıcı bilgisi daha sonra değiştirilecekse önce belgenin taslak mı yoksa gönderilmiş mi olduğunu kontrol edin. Gönderilmiş belgeyi ekran üzerinde sessizce değiştirmek yerine, portalın sunduğu iptal veya düzeltme prosedürünü ve muhasebe etkisini değerlendirin.

e-Arşiv faturada mal veya hizmet satırı nasıl doldurulur?

e-Arşiv faturada mal veya hizmet satırı; açıklama, miktar, ölçü birimi, birim fiyat, indirim ve vergi bilgileriyle doldurulur. Satırdaki bilgiler, sipariş veya satış kaydıyla aynı olmalı ve müşterinin aldığı ürünü ya da hizmeti açıkça tanımlamalıdır.

Açıklama alanına sadece genel ifadeler yazmak yerine ürünün veya hizmetin ayırt edici adını kullanın. Birden fazla ürün varsa her ürünü ayrı satırda gösterin. Miktar ve birim fiyatın çarpımını kontrol edin. İndirim, ara toplam ve genel toplamın sistem tarafından doğru hesaplandığını ayrıca inceleyin.

KDV oranı, istisna, tevkifat veya özel matrah seçimi işlemin gerçek niteliğine göre yapılır. Ürün grubunda farklı vergi uygulamaları varsa tüm satırlara tek oran uygulamayın. Vergi oranından emin değilseniz güncel GİB düzenlemesini ve mali müşavirinizi kontrol edin; tahmini bir oran kullanmak belgeyi hatalı hale getirebilir.

Ödeme bilgisi, teslimat bilgisi ve sipariş numarası gibi alanlar her zaman zorunlu olmayabilir. Buna rağmen işletmenizin mutabakat düzeni için gerekli alanları doldurmak, faturayı ilgili satışla eşleştirmeyi kolaylaştırır. Açıklama alanına fatura üzerindeki resmi bilgilerin yerine geçecek belirsiz notlar yazmayın.

Hizmet faturasında miktar, süre, dönem veya kapsamı açıklamaya yazın. Örneğin aylık bakım hizmeti, tek seferlik danışmanlık veya teslim edilen ürün aynı ifadeyle geçiştirilmemelidir. Açıklama, satış kaydının sonradan anlaşılmasını sağlamalıdır.

Satır indirimleri ile fatura geneli indirimi farklı sonuç verebilir. Portalın indirim alanının hangi toplam üzerinden çalıştığını kontrol edin. Kuruş yuvarlama farkı oluşursa elle rastgele düzeltme yapmayın; işlem kaydı ve sistem hesaplamasını birlikte inceleyin.

Bir eczane, reçetesiz satılan farklı ürünleri tek satırda genel bir ifadeyle toplamak yerine ürünleri satış kaydına uygun ayırmalıdır. Ürünlerin vergi uygulaması veya özel düzenlemesi farklıysa tüm satırlara aynı oranı otomatik uygulamamalıdır.

e-Arşiv fatura göndermeden önce hangi kontroller yapılır?

e-Arşiv fatura göndermeden önce alıcı, tarih, numara, satırlar, vergiler, toplam ve teslim kanalını birlikte kontrol edin. Bu son kontrol, yanlış kişiye gönderim, hatalı vergi seçimi ve eksik ürün açıklaması gibi sorunları belge onaylanmadan yakalar.

İlk olarak fatura tarihini ve belge numarasını satış kaydıyla karşılaştırın. Sonra alıcı adını, adresini ve sistemin istediği kimlik alanlarını inceleyin. Satır toplamlarının ara toplam ve genel toplamla uyumunu kontrol edin. Ödeme yöntemi veya teslimat bilgisi faturada yer alıyorsa, bunların sipariş kaydıyla aynı olduğunu doğrulayın.

Belgeyi gönderdikten sonra portal durumunu mutlaka takip edin. Başarılı, onaylandı, gönderildi, reddedildi veya hata gibi durumlar farklı işlem gerektirir. Sadece e-posta gönderilmiş olması, belgenin sistemde başarıyla tamamlandığını tek başına kanıtlamaz. Durum kodunu ve oluşan belge numarasını kayıt altına alın.

Uzman notu: Gönderimden önce faturayı ekranda veya ön izleme belgesinde baştan sona okuyun. Özellikle alıcı e-postasındaki tek karakter, KDV seçimi ve toplam tutardaki kuruş farkı sonradan düzeltmesi zor hatalara neden olabilir.

Alıcıya iletim kanalını da satış sürecine uygun seçin. E-posta adresini yazarken müşteriden teyit alın. Portalın oluşturduğu belgeyi indirmek, saklamak ve alıcıya göndermek farklı adımlar olabilir. İşletmenizin kayıt düzeninde gönderim tarihi, durum bilgisi ve alıcı iletişim kaydını birlikte saklayın.

Kontrolü üç turda yapabilirsiniz: önce kimlik, sonra hesap, sonra iletim. İlk turda alıcı ve satıcı bilgileri; ikinci turda satır, vergi ve toplam; üçüncü turda e-posta, durum ve arşiv kaydı incelenir. Bu sıra dikkatin dağılmasını azaltır.

Yanlış e-posta adresi belgeyi alıcıya ulaştırmayabilir, fakat portal durumunun başarılı görünmesine engel olmayabilir. Bu nedenle müşteriden adres teyidi alın ve gönderim sonrasında iletim kaydını satış dosyasına ekleyin.

Gönderim düğmesine basmadan önce belgeyi hazırlayan kişi dışında ikinci bir çalışanın kısa kontrolü de yararlı olabilir. Özellikle yüksek tutarlı, çok satırlı veya özel vergi uygulaması içeren faturalar tek kişinin hızlı göz kontrolüyle gönderilmemelidir.

e-Arşiv faturada tarih ve numara nasıl yönetilir?

e-Arşiv faturada tarih, gerçek işlemle uyumlu seçilmeli; numara ise sistemin seri ve sıra düzeni içinde oluşmalıdır. Fatura tarihini geçmişe veya geleceğe keyfi biçimde taşımayın. İşlem tarihi, teslim tarihi ve portalın kabul ettiği düzenleme koşulları arasında uyumsuzluk varsa önce mali müşavirinizden görüş alın.

Fatura numarası çoğu sistemde seri ve sıra yapısıyla otomatik üretilir. Bu numarayı elle değiştirmek, aynı numarayı tekrar kullanmak veya numara atlamak işletmenin belge düzenini bozabilir. Seri tanımları birden fazla şube, satış kanalı veya belge türü için ayrılmışsa hangi serinin kullanılacağını önceden belirleyin.

Portalın tarih alanı, bilgisayarınızın tarihi ve muhasebe kaydı arasında fark görürseniz belgeyi hemen göndermeyin. Sistem saatini değiştirmek yerine kullanıcı yetkisini, şirket tanımını ve teknik ayarları kontrol edin. Fatura düzenleme süresi işlem türüne göre değişebileceğinden, kesin süre gerekiyorsa güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Gönderimden sonra belge numarasını satış kaydına, ödeme kaydına ve varsa teslimat belgesine bağlayın. Böylece müşteri sorusu geldiğinde aynı işlemi tekrar fatura kesmeden bulabilirsiniz. Tarih veya numara hatası fark ederseniz düzeltme yöntemi olarak doğrudan yeni belge düzenlemeyin; iptal, iade veya düzeltme prosedürünün hangisine uyduğunu belirleyin.

Şube veya farklı satış kanalı kullanıyorsanız seri seçimini çalışanlara yazılı prosedürle bildirin. Örneğin mağaza ve internet siparişleri ayrı serilerle izleniyorsa çalışan, belgeyi düzenlemeden önce sipariş kanalını kontrol etmelidir. Seri değişikliğini geçmiş belgeleri yeniden numaralandırmak için kullanmayın.

İşlem günü ile muhasebe aktarım günü farklı olabilir. Bu farkı düzeltmek için bilgisayar saatini değiştirmek veya eski tarihli yeni belge açmak yerine işlem kaydını ve sistemin izin verdiği tarihi mali müşavirinizle değerlendirin.

Numara oluştuğu halde gönderim başarısız görünüyorsa yeni numarayla tekrar belge açmadan önce portal kayıtlarını inceleyin. İlk belgenin teknik olarak oluşup oluşmadığı, aynı satışın iki kez faturalanmasını önlemek için belirlenmelidir.

e-Arşiv fatura iptali veya iadesi nasıl yapılır?

e-Arşiv fatura iptali veya iadesi, belgenin durumuna, iptal kanalına ve güncel mevzuata göre yürütülür. İptal, alıcının ürünü geri vermesi ve bedelin iadesiyle aynı işlem değildir. Önce faturanın gönderilip gönderilmediğini, alıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve işlemde fiziksel iade bulunup bulunmadığını belirleyin.

Belge henüz taslaktaysa portal içinden silme veya düzenleme seçeneği bulunabilir. Belge onaylanıp gönderildiyse taslak işlemi gibi silinmez. Portalın iptal veya itiraz ekranındaki süreyi ve koşulları kontrol edin. Bu süreler ve uygulama ayrıntıları güncellenebileceği için sabit bir gün sayısına güvenmeyin.

Ürün veya hizmet gerçekten iade edilmişse, satışın iade koşullarıyla birlikte muhasebe kaydını inceleyin. Gerekli durumda iade faturası, düzeltme belgesi veya başka bir muhasebe işlemi gündeme gelebilir. Nihai tüketiciye yapılan her geri ödemede aynı belge türünün otomatik olarak kullanılacağını varsaymayın.

Yanlış: Hatalı alıcıya gönderilmiş faturayı yeni bir fatura keserek yok saymak doğru değildir. Doğru: İlk belgenin durumunu kanıtlayın, uygun iptal veya düzeltme adımını uygulayın ve yeni belgeyi ancak önceki işlemle bağlantısını kurarak düzenleyin. Emin olmadığınız durumda güncel GİB kuralını ve mali müşavirinizi kontrol edin.

İptal talebini alıcının mesajına göre doğrudan uygulamayın. Önce talebin yanlış alıcı, yanlış tutar, hiç gerçekleşmeyen satış veya gerçek ürün iadesi sebeplerinden hangisine dayandığını sınıflandırın. Her neden farklı belge ve muhasebe adımı gerektirebilir.

Örneğin kafe, yanlış e-posta girilen fakat doğru alıcıya ait faturayı, ürün iadesi varmış gibi düzenleyemez. Önce gönderim ve iptal prosedürünü inceler; iade varsa ürünün teslim alındığını ve bedel hareketini ayrıca kayıt altına alır.

İptal veya iade işlemini satış kaydından kopuk yürütmeyin. İlk fatura numarasını, talep tarihini, gerekçeyi, ilgili ürünleri ve ödeme hareketini aynı dosyada tutun. Böylece yeni düzenlenen belgenin hangi işlemden doğduğu denetimde açıklanabilir.

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark nedir?

e-Fatura ile e-Arşiv Fatura arasındaki temel fark, alıcının elektronik fatura sistemindeki statüsü ve belgenin iletim yöntemidir. e-Fatura, kayıtlı kullanıcılar arasındaki belirli senaryolarda kullanılır. e-Arşiv Fatura ise e-Fatura kullanıcısı olmayan alıcılara ve mevzuatın izin verdiği işlemlere göre düzenlenir.

Alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığını tahmin ederek belge türü seçmeyin. GİB kullanıcı sorgusu, portal uyarısı ve şirket kayıtları birlikte değerlendirilmelidir. Mevzuatta istisna veya geçiş uygulaması bulunabileceğinden, tek bir belge türünü bütün müşterilere uygulamak güvenli değildir.

İki belgenin de ürün, hizmet, vergi, tarih ve tutar bilgilerinin doğru olması gerekir. Fark, yalnızca adlandırmadan ibaret değildir; alıcı statüsü ve iletim akışı da önemlidir. e-Fatura sürecini ayrıca incelemek için e-Fatura sayfasındaki temel belge akışını e-Arşiv adımlarıyla karşılaştırabilirsiniz.

Alıcı statüsü işlemden sonra değişmez; ancak alıcının e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı güncel sorguyla belirlenir. Eski müşteri kaydını kullanmak yerine yeni satış öncesi kullanıcı durumunu tekrar kontrol edin. Şirket unvanındaki değişiklik de belge bilgilerini etkileyebilir.

e-Arşiv belgesini PDF olarak paylaşmak, e-Fatura kutusuna gönderilmiş bir belgeyle aynı akış anlamına gelmez. Belge türünü seçerken alıcı statüsünü ve kullanılan kanalın teknik durumunu birlikte kaydedin. Tereddütte güncel GİB duyurusunu kontrol edin.

Bir müşterinin hem kişisel hem de ticari alışveriş yaptığı işletmelerde ayrı müşteri kayıtları veya açık işlem notları kullanın. Aynı kayıt üzerinden otomatik belge türü seçmek, satış amacını gözden kaçırabilir. Bu nedenle her yeni işlemde alıcı bilgisi tekrar doğrulanmalıdır.

e-Arşiv fatura kayıtları nasıl saklanır ve denetlenir?

e-Arşiv fatura kayıtları, belge dosyasıyla birlikte numara, tarih, alıcı, toplam tutar ve sistem durumunu gösterecek şekilde saklanır. Saklama, yalnızca indirilen PDF dosyasını tutmak anlamına gelmez; belgenin elektronik kaydı ve gerektiğinde doğrulanabilir teknik bilgileri de korunmalıdır.

Her belge için fatura numarası, düzenleme tarihi, alıcı bilgisi, gönderim sonucu ve varsa iptal veya iade kaydını eşleştirin. Dosya adlarında tarih ve numara kullanmak aramayı kolaylaştırır. Aynı faturayı farklı klasörlerde çoğaltmak yerine tekil kayıt mantığı kurun; değiştirilen kopyaları ayrıca işaretleyin.

Küçük bir mahalle kafesi sahibi Ayşe Hanım, kurumsal bir müşteriye değil, kişisel tüketim yapan müşteriye paket servis satıyor. Müşterinin adı, teslimat adresi, sipariş satırları, vergi seçimi ve e-posta adresini kontrol ederek e-Arşiv oluşturuyor. Gönderimden sonra fatura numarasını sipariş kaydına bağlıyor ve portal durumunu kaydediyor.

Ayşe Hanımın müşterisi daha sonra işletmesi adına fatura istediğinde, alımın amacını ve alıcının e-Fatura statüsünü yeniden değerlendiriyor. Müşteri bilgisi değiştiyse ilk belgeyi sessizce değiştirmek yerine uygun iptal veya düzeltme yolunu araştırıyor. Bu senaryo, nihai tüketici ile ticari alıcı ayrımının neden satış anında yapılması gerektiğini gösterir.

Düzenli denetim için aylık örnekleme yapın. Örneğin seçilen faturanın PDF veya görüntüsünü, elektronik kayıt durumunu, siparişini ve ödeme kaydını birlikte açın. Numara ve tutar eşleşmiyorsa sebebi bulunmadan arşiv klasörünü kapatmayın.

Çalışan ayrıldığında kişisel cihazda kalan dosyaları ve portal erişimlerini gözden geçirin. Yedeklerin geri yüklenebildiğini belirli aralıklarla test edin. Saklama yükümlülüğü ve süreleri yıllık güncellenebileceğinden güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Saklama süresinde mevzuat, şirket prosedürü ve kullandığınız portalın hizmet koşulları birlikte dikkate alınmalıdır. Erişim yetkilerini sınırlayın, yedekleme düzeni kurun ve belgeyi gerektiğinde hızlı bulabileceğiniz bir indeks hazırlayın. Teknik veya hesap erişimi sorunu yaşarsanız iletişim kanalı üzerinden destek talebi açmadan önce fatura numarasını ve hata mesajını hazırlayın.

Özet: 5 maddede e-Arşiv fatura nasıl kesilir?

e-Arşiv fatura kesme süreci, alıcı statüsünü doğrulama, bilgileri girme, vergileri kontrol etme, belgeyi onaylama ve sonucu saklama adımlarından oluşur. Aşağıdaki beş madde, nihai tüketiciye satışta uygulanacak temel kontrol sırasını özetler.

• Alıcının nihai tüketici olduğunu ve e-Fatura kullanıcısı olmadığını, işlem koşullarıyla birlikte kontrol edin.
• Alıcı adı, adresi, gerekli kimlik alanları ve iletişim bilgisini müşterinin beyanına göre doldurun.
• Mal veya hizmet satırlarını, miktarı, fiyatı, indirimleri ve vergi uygulamasını satış kaydıyla karşılaştırın.
• Fatura tarihi, seri-sıra numarası, toplam tutar ve teslimat kanalını gönderimden önce doğrulayın.
• Belgeyi onaylayın, portal durumunu takip edin ve elektronik kaydı ilgili muhasebe belgeleriyle saklayın.

Bu kontrol sırası, her işlemde aynı ekranı kullanmayı değil, her zorunlu bilgiyi doğrulamayı amaçlar. İşlem özel matrah, tevkifat, istisna veya ticari alıcı içeriyorsa özet akıştan ayrılın ve uzman görüşü alın.

Alıcı statüsü, vergi uygulaması veya iptal yöntemi konusunda belirsizlik varsa otomatik varsayım yapmayın. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle özel matrah, tevkifat, istisna veya ticari alıcı içeren işlemler, standart nihai tüketici akışından ayrılabilir.

İşletmeniz e-Arşiv yanında başka e-belgeler de kullanıyorsa, efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar sunulur; gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Ücretsiz e-fatura portalı, 10 yıl güvenli saklama ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleri güncel koşullarıyla incelenebilir. Kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır; paket seçmeden önce güncel hizmet koşullarını ve GİB şartlarını kontrol edin.