Akınsoft e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör Bağlantısı

Akınsoft e-Fatura entegrasyonu; Akınsoft modülünü yetkilendirip özel entegratör hesabını bağlayarak, alanları eşleştirip test faturası gönderme adımlarıyla yapılır. Kurulum tamamlandığında giden faturalar gönderilir, gelen faturalar ise ilgili gelen kutusuna aktarılır.

Bu rehber, Akınsoft kullanan işletme sahipleri, muhasebe çalışanları ve mali müşavirler için hazırlanmıştır. Amaç; bağlantı bilgilerinin hazırlanmasını, kontör kullanımının izlenmesini, belge eşleştirmesinin kontrolünü ve canlı kullanımdan önce test yapılmasını açıklamaktır.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonu Nedir ve Nasıl Çalışır?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonu, muhasebe veya ticari yazılımdaki fatura bilgilerinin elektronik belge sistemine aktarılmasıdır. Bu aktarım, GİB süreçlerine uygun çalışan bir özel entegratör bağlantısı üzerinden gerçekleşir.

Akınsoft üzerinde hazırlanan fatura, entegrasyon katmanında elektronik belgeye dönüştürülür. Alıcı bilgileri, vergi kalemleri, toplamlar ve belge numarası kontrol edilir. Ardından belge, entegratör kanalıyla ilgili elektronik sisteme iletilir.

e-Fatura, elektronik ortamda düzenlenen ve GİB süreçleri üzerinden iletilen ticari faturadır. Belgenin karşı tarafa ulaşması, yazıcıdan alınan kâğıt nüshadan bağımsız bir elektronik durum kaydıyla takip edilir.

Gelen faturalar ters yönde çalışır. Entegratör, işletmeye gelen belgeyi alır ve Akınsoft tarafındaki gelen belge ekranına aktarır. Muhasebe çalışanı, kabul veya muhasebeleştirme işleminden önce belge durumunu kontrol eder.

Akınsoft’un ürün sürümü, kullanılan ticari paket ve entegratörün bağlantı yöntemi menü adlarını değiştirebilir. Bu nedenle ekranda bulunmayan bir menüyü zorlamak yerine, kullanılan sürümün kurulum dokümanı ve yetkili destek kaydı incelenmelidir.

Entegrasyon mantığını farklı bir yazılımda görmek isteyenler, Opencart e-Fatura entegrasyonu rehberindeki bağlantı ve kontrol adımlarını karşılaştırabilir. Temel mantık aynı olsa da alan adları yazılıma göre değişir.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonu İçin Hangi Bilgiler Hazırlanır?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonu için öncelikle işletme bilgileri, entegratör hesabı, yetkili kullanıcı ve bağlantı parametreleri hazırlanır. Eksik veya hatalı bilgi, kurulumun tamamlanmasını ve belge gönderimini engelleyebilir.

İşletmenin unvanı, vergi kimlik numarası, vergi dairesi ve adres bilgileri resmi kayıtlardaki biçimiyle kontrol edilmelidir. Şahıs işletmelerinde kullanılacak kimlik numarası ve tüzel işletmelerde kullanılacak vergi numarası karıştırılmamalıdır.

Entegratör hesabında kullanılan kullanıcı adı, parola, API anahtarı veya benzeri erişim bilgileri, sağlayıcının sunduğu yönteme göre değişebilir. Hangi bilginin kullanılacağı, hesap açılışı veya teknik tanımlama belgesinden doğrulanmalıdır.

• Akınsoft’un ürün adı, sürümü ve e-Fatura modülünün aktif olduğu kontrol edilmelidir.
• İşletmenin vergi kimlik bilgileri resmi kayıtlardaki biçimiyle hazırlanmalıdır.
• Özel entegratör hesabının aktifliği ve sözleşme durumu doğrulanmalıdır.
• Gönderici birim, posta kutusu veya benzeri teknik tanımların hazır olduğu teyit edilmelidir.
• Bağlantı kullanıcısının fatura oluşturma, gönderme ve gelen belge görme yetkileri incelenmelidir.

Sertifika, mali mühür veya elektronik imza kullanımı gerekiyorsa cihazın bilgisayarda tanındığı test edilmelidir. Sertifikanın süresi dolmuşsa yazılım bağlantıyı kursa bile belge imzalama aşamasında hata alınabilir.

Kurulumdan önce bu bilgileri tek bir kontrol dosyasında toplamak, tekrar tekrar veri aramayı önler. Dosyada parolaları açık biçimde paylaşmak yerine güvenli parola yöneticisi veya yetkili erişim yöntemi kullanılmalıdır.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonu Öncesi GİB ve Mükellefiyet Kontrolü Nasıl Yapılır?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonundan önce işletmenin e-Fatura kullanıcısı olup olmadığı ve hangi elektronik belge senaryolarını kullanabileceği kontrol edilmelidir. Yazılım kurulumu, tek başına mükellefiyet başlatmaz.

İşletme bilgileri, GİB’in güncel mükellef sorgu ve duyuru ekranlarından veya mali müşavir aracılığıyla doğrulanmalıdır. Zorunluluk durumu; faaliyet, sektör, belge türü ve güncel mevzuata göre değişebileceği için sabit internet listelerine güvenilmemelidir.

Özel entegratör hesabındaki şirket bilgileri ile Akınsoft’taki şirket kartı aynı olmalıdır. Vergi kimlik numarasındaki tek hane farkı, alıcı sorgusu veya gönderim sırasında teknik hata oluşturabilir.

Giden belgelerde kullanılacak gönderici bilgisi, gelen belgelerde izlenecek posta kutusu ve yetkili kullanıcılar ayrıca belirlenmelidir. Birden fazla şube veya şirket varsa, her şirketin bilgisi ayrı ayrı eşleştirilmelidir.

Yanlış: Akınsoft’ta şirket kartını açıp GİB tarafındaki kullanıcı durumunu kontrol etmeden canlı fatura göndermektir. Doğru: Önce mükellefiyet ve entegratör aktivasyonunu doğrulayıp sonra test belgesi oluşturmaktır.

Uzman notu: Kurulum ekranındaki bağlantı başarılı görünse bile ilk canlı gönderimden önce alıcı bilgisi, belge senaryosu ve imza yetkisini ayrıca kontrol edin.

Mevzuat kapsamı, teknik uygulama ve yıllık güncellenen yükümlülükler için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Özellikle yeni işe başlayan işletmelerde yazılım kurulumu ile yasal geçiş tarihi aynı şey değildir.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonu Kurulumu Hangi Adımlarla Tamamlanır?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonu kurulumu, şirket tanımı, entegratör seçimi, kimlik doğrulama, alan eşleştirme ve test gönderimi sırasıyla tamamlanır. Menü adları sürüme göre değişse de işlem sırası genellikle bu mantığı izler.

1. Akınsoft’un kullandığınız sürümünde e-Fatura veya e-Belge modülünün aktifliğini kontrol edin.
2. Şirket kartındaki unvan, vergi kimlik numarası, adres ve iletişim bilgilerini resmi kayıtlarla karşılaştırın.
3. Özel entegratör tarafından verilen bağlantı yöntemi, kullanıcı bilgisi veya API parametrelerini ilgili tanım alanlarına girin.
4. Gönderici birim, posta kutusu ve belge numarası ayarlarını işletmenin iş akışına göre tanımlayın.
5. Fatura kalemleri, vergiler, para birimi ve alıcı bilgileri için alan eşleştirmesini tamamlayın.
6. Test belgesi gönderip entegratör ve Akınsoft ekranlarındaki durum kayıtlarını karşılaştırın.

Bağlantı kaydedildikten sonra yalnızca başarılı bağlantı mesajına bakılmamalıdır. Kullanıcı yetkisi, gelen kutusu erişimi ve belge oluşturma izni ayrı işlemler olabilir.

Kurulum sırasında mevcut fatura numarası düzeni de incelenmelidir. Yeni sistemin numara serisi, daha önce kullanılan seriyle çakışırsa mükerrer belge veya muhasebe kayıt sorunu oluşabilir.

Akınsoft’un veri tabanında yedek alınmadan toplu alan değişikliği yapılmamalıdır. Özellikle vergi kodları, stok birimleri ve cari kart eşleştirmeleri çok sayıda belgeyi aynı anda etkileyebilir.

Kurulumun hangi aşamasında hata alındığını not etmek, teknik desteği hızlandırır. Hata ekranının görüntüsü, işlem saati, şirket adı ve kullanılan kullanıcı hesabı destek kaydına eklenmelidir.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonunda Kontör Bağlantısı Nasıl Yapılır?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonunda kontör bağlantısı, yazılımın belge alışverişini özel entegratör hesabındaki ortak kontör havuzuna bağlamaktır. Bu bağlantı, yalnızca fatura ekranını değil, hesabın kullandığı diğer e-belge süreçlerini de etkileyebilir.

Kontör tanımından önce doğru işletme hesabının seçildiği kontrol edilmelidir. Birden fazla şirket veya şube aynı kullanıcıyla yönetiliyorsa, kontörün yanlış hesaba tanımlanması belge gönderimini durdurabilir.

Gelen ve giden belgelerin her biri 1 kontör düşürür. Bu nedenle yalnızca kesilen faturaları saymak yeterli değildir; gelen faturalar da aylık kullanım hesabına eklenmelidir.

Kontör bağlantısı sırasında entegratör hesabındaki bakiye, işletme bilgisi ve Akınsoft bağlantı kullanıcısı birlikte kontrol edilmelidir. Kullanıcı değiştiğinde veya parola yenilendiğinde bağlantı parametreleri yeniden doğrulanmalıdır.

Kontör hareketlerini belge durumu ile karşılaştırmak, beklenmeyen tüketimi fark etmeyi sağlar. Aynı belgeyi tekrar göndermeden önce önceki gönderimin kabul, ret veya bekleme durumunu kontrol etmek gerekir.

e-Fatura ürününün çalışma kapsamı, kullanılan bağlantı ve kontör akışı hakkında temel bilgileri e-Fatura hizmeti sayfasındaki açıklamalarla karşılaştırabilirsiniz. Hesap hareketlerinde farklılık görürseniz güncel panel kaydını ve destek yanıtını esas alın.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonunda API, Kullanıcı ve Yetki Ayarları Nasıl Kontrol Edilir?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonunda API, kullanıcı ve yetki ayarları; bağlantı adresi, kimlik doğrulama bilgisi ve işlem izinleri birlikte kontrol edilerek doğrulanır. Sağlayıcının kullandığı erişim yöntemi bilinmeden rastgele parametre girilmemelidir.

Bağlantı bilgileri arasında servis adresi, kullanıcı adı, parola, anahtar veya sertifika bulunabilir. Her entegratör aynı alanları kullanmaz. Bu nedenle örnek bir internet ayarını kopyalamak yerine, hesabınıza ait teknik bilgileri kullanın.

Kullanıcının yalnızca görüntüleme yetkisi varsa gelen faturalar görülebilir, ancak gönderim yapılamayabilir. Tersine, gönderim yetkisi olan bir kullanıcının gelen kutusu erişimi olmayabilir.

Parola değişikliği, sertifika yenileme ve şirket bilgilerindeki güncelleme sonrasında entegrasyon yeniden test edilmelidir. Bağlantı uzun süre çalıştıktan sonra hata vermesi, çoğunlukla bu değişikliklerden biriyle ilişkilidir.

Dosya aktarımıyla çalışan yapılarda XML veya benzeri belge dosyasının doğru klasöre bırakılması gerekir. API bağlantısında ise yanıt kodu, işlem numarası veya belge durumu kaydedilmelidir.

Excel ile veri hazırlanan işletmeler, Excel e-Fatura entegrasyonu rehberindeki veri kontrol yaklaşımından yararlanabilir. Ancak Excel’deki kolon adları, Akınsoft’taki alan adlarıyla birebir aynı olmayabilir.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonunda Fatura Alanları Nasıl Eşleştirilir?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonunda alan eşleştirme, cari kart, ürün, vergi, tarih, toplam ve belge numarası bilgilerinin doğru elektronik alanlara bağlanmasıdır. Gönderimden önce bu eşleştirme örnek bir faturayla doğrulanmalıdır.

Cari kartta alıcının unvanı, vergi kimlik numarası veya kimlik numarası, vergi dairesi ve adresi bulunmalıdır. Alıcı türü ile kullanılan kimlik alanı uyumsuzsa fatura alıcıya iletilemeyebilir.

Fatura satırlarında ürün adı, miktar, ölçü birimi, birim fiyat, iskonto ve vergi bilgileri kontrol edilir. Akınsoft’taki stok birimi ile elektronik belge alanındaki birim farklıysa toplamlar veya görüntüleme hatalı oluşabilir.

Vergi oranı, istisna, tevkifat ve diğer özel durumlar her fatura türünde aynı şekilde kullanılmaz. İşletmenin işlemine uymayan bir vergi kodunu genellemek yerine mali müşavirden senaryo bazlı doğrulama alınmalıdır.

Belge tarihi, vade tarihi, para birimi ve ödeme şekli de muhasebe akışını etkiler. Bu alanlar boş bırakıldığında belge teknik olarak oluşsa bile şirket içi raporlama ve tahsilat takibi bozulabilir.

Yanlış: Her müşteri için aynı vergi kodunu ve aynı senaryoyu otomatik uygulamaktır. Doğru: Müşteri türü, işlem niteliği ve vergi durumuna göre eşleştirmeyi örnek belgelerle doğrulamaktır.

Alan eşleştirmesini tamamladıktan sonra bir normal satış faturası ve gerekiyorsa özel senaryolu bir örnek hazırlayın. Fatura görüntüsü, toplam tutar ve alıcı bilgilerinin Akınsoft ile elektronik belge ekranında aynı olduğunu karşılaştırın.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonunda Gönderim ve Gelen Kutu Nasıl Yönetilir?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonunda gönderim, belgeyi oluşturma, imzalama, iletme ve sonucunu izleme adımlarından oluşur. Gelen kutusu ise alınan belgelerin indirilmesi, kontrol edilmesi ve şirket içi işleme aktarılması için kullanılır.

Giden faturada önce cari hesap ve satır bilgileri kontrol edilir. Belge gönderildikten sonra Akınsoft’taki durum ile entegratör panelindeki durum karşılaştırılır. Kabul, ret, bekleme veya teknik hata gibi ifadelerin anlamı ayrıca incelenmelidir.

Gelen faturalar otomatik aktarılmış görünse bile belge içeriği ve mükellef bilgileri kontrol edilmelidir. Gelen belgeyi muhasebeleştirmek, elektronik sistemde kabul etmekten farklı bir şirket içi süreç olabilir.

Bir faturanın gönderim sonucu görülmeden yeniden oluşturulması, mükerrer belge riskini artırır. Önce belge numarası, işlem zamanı ve entegratör yanıtı incelenmeli; sonra desteklenen tekrar gönderim yöntemi uygulanmalıdır.

Örneğin küçük bir eczane sahibi, tedarikçiden gelen faturayı Akınsoft gelen kutusunda görür. Belgeyi stok ve cari kayıtla eşleştirmeden muhasebeleştirirse, miktar veya fiyat farkını sonradan fark edebilir.

POS veya satış sistemiyle bağlantılı senaryoları inceleyen işletmeler, Ingenico POS e-Fatura entegrasyonu yazısındaki gönderim öncesi veri kontrolü yaklaşımını kullanabilir.

Belgelerin geçmişine erişimde portal kayıtları da önemlidir. Ücretsiz e-Fatura portalında gelen-giden kutusu ve güvenli saklama özellikleri bulunuyorsa, Akınsoft kaydıyla portal kaydı gerektiğinde karşılaştırılabilir.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonu Testi Nasıl Yapılır?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonu testi, canlı kullanımdan önce örnek belge gönderip alıcı, tutar, durum ve kontör hareketini doğrulamakla yapılır. Testte yalnızca bağlantı mesajını görmek yeterli değildir.

Test için gerçek müşterinin yerine kontrol amacıyla belirlenmiş bir cari kart kullanılmalıdır. Belge tutarı, vergi kodu, para birimi ve satır bilgileri önceden not edilirse iki sistem arasındaki fark kolay bulunur.

• Test şirketinin ve gönderici bilgilerinin doğru hesapla eşleştiği kontrol edilmelidir.
• Test faturasında alıcı kimlik bilgilerinin eksiksiz olduğu doğrulanmalıdır.
• Ürün miktarı, birim fiyatı, iskonto ve vergi toplamları karşılaştırılmalıdır.
• Belgenin Akınsoft ve entegratör ekranındaki numarası aynı olmalıdır.
• Giden belgenin kabul, ret veya bekleme durumunun nerede görüldüğü belirlenmelidir.
• Gelen bir örnek belgenin Akınsoft’a aktarılıp aktarılmadığı kontrol edilmelidir.
• Test sırasında kontör hareketinin panelde nasıl görüntülendiği kaydedilmelidir.

Test başarısız olursa yeni belge üretmek yerine aynı işlem kaydının hata ayrıntısı incelenmelidir. Böylece yanlış eşleştirme ile bağlantı kopukluğu birbirinden ayrılır.

Canlı geçişten önce kullanıcıların görevleri yazılı hale getirilmelidir. Faturayı kim oluşturacak, kim gönderecek, kim gelen belgeyi kontrol edecek ve kim hatayı takip edecek soruları cevaplanmalıdır.

Testin sonunda tarih, belge numarası, kullanılan kullanıcı ve sonuç kaydedilmelidir. Bu kayıt, sonraki sürüm güncellemesinde veya kullanıcı değişikliğinde başlangıç karşılaştırması sağlar.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonunda Sık Hatalar Nasıl Çözülür?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonunda sık hatalar; yanlış şirket bilgisi, eksik yetki, hatalı alan eşleştirmesi, geçersiz alıcı bilgisi ve bağlantı parametresi nedeniyle oluşur. Çözüm, hata mesajını kategoriye ayırarak aranmalıdır.

Kimlik doğrulama hatasında kullanıcı adı, parola, API anahtarı veya sertifika yeniden kontrol edilir. Parola kopyalanırken başta veya sonda boşluk kalması, doğru görünen bilgilerin çalışmamasına neden olabilir.

Alıcı bilgisi hatasında cari karttaki vergi kimlik numarası, kimlik numarası, unvan ve adres karşılaştırılır. Alıcının elektronik belge sistemindeki durumu güncel değilse yazılım tarafındaki kartı düzeltmek tek başına yeterli olmayabilir.

Toplam tutar hatasında satır miktarı, birim fiyat, iskonto, vergi ve yuvarlama kuralları incelenir. Akınsoft ekranındaki görünen toplam ile elektronik belge XML’indeki toplam farklıysa alan eşleştirmesi yeniden değerlendirilmelidir.

Bağlantı hatasında internet erişimi, servis adresi, sertifika süresi ve entegratör hizmet durumu kontrol edilir. Aynı anda tüm belgeleri yeniden göndermek, sorunun nedenini gizleyebilir ve mükerrer işlem riskini artırabilir.

Yanlış: Hata alan faturayı silip aynı belgeyi defalarca yeniden oluşturmaktır. Doğru: Belge durumunu, işlem numarasını ve hata açıklamasını kaydedip nedeni giderdikten sonra uygun tekrar yöntemini kullanmaktır.

Hata çözülemiyorsa Akınsoft sürümü, işletme bilgisi, kullanıcı, işlem zamanı ve ekran mesajıyla destek kaydı açılmalıdır. Parola veya gizli anahtar, destek talebine açık metin olarak eklenmemelidir.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonunda Kontör Kullanımı Nasıl Planlanır?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonunda kontör planı, aylık giden ve gelen belge adedinin birlikte izlenmesiyle yapılır. Her gelen ve giden belge 1 kontör düşürdüğü için yalnızca satış faturası sayısı esas alınmamalıdır.

İlk hesaplama için son dönemlerdeki giden e-Fatura ve gelen e-Fatura adetleri ayrı ayrı çıkarılır. Ardından aynı ortak havuzu kullanan e-Arşiv, e-İrsaliye veya diğer aktif belge türleri varsa bunların gerçek kullanım adetleri eklenir.

Ortak havuz yaklaşımında belge türleri ayrı ayrı unutulmuş bakiyeler gibi düşünülmemelidir. Akınsoft bağlantısının hangi hesapla çalıştığı ve kontör hareketinin hangi panelde görüldüğü işletme içinde açıkça tanımlanmalıdır.

Sezonluk satış yapan işletmelerde ortalama ay yerine yoğun dönem de ayrıca incelenmelidir. Kampanya, fuar, okul dönemi veya stok yenileme gibi dönemlerde giden belge sayısı artabilir.

Örneğin küçük bir kafe sahibi, satış sisteminden çıkan faturaları ve tedarikçilerden gelen faturaları aynı ay içinde saymalıdır. Sadece müşterilere kesilen belgeleri hesaplarsa ortak kontör havuzundaki gerçek tüketimi düşük tahmin eder.

Adisyo gibi satış uygulamalarıyla belge süreçlerini birlikte değerlendiren işletmeler, Adisyo e-Fatura entegrasyonu içeriğindeki işlem hacmi ve bağlantı kontrolünü inceleyebilir.

Kontör bakiyesi beklenenden hızlı azalırsa önce gelen-giden belge raporu, sonra tekrar gönderim kayıtları ve diğer aktif e-belge türleri kontrol edilir. Panel verisi ile Akınsoft kayıtları uyuşmuyorsa güncel entegratör açıklaması ve mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonunda Kullanıcı Rolleri Nasıl Düzenlenir?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonunda kullanıcı rolleri, belge hazırlama, gönderme, gelen kutusunu izleme ve raporlama görevlerine göre sınırlandırılmalıdır. Aynı hesabın herkes tarafından kullanılması takip edilebilirliği azaltır.

Belge hazırlayan personel ile son kontrolü yapan yetkili aynı kişi olmak zorunda değildir. İşletmenin büyüklüğüne göre bu görevler ayrılabilir; küçük işletmelerde ise sorumluluk tek kişideyse işlem kayıtları düzenli tutulmalıdır.

Yönetici hesabı yalnızca bağlantı, kullanıcı ve sistem ayarları için kullanılmalıdır. Günlük fatura kesen personele gereksiz yönetici yetkisi verilmesi, yanlış ayar değişikliklerinin etkisini büyütebilir.

Gelen faturaları kontrol eden kişi, belgeyi doğrudan muhasebeleştiren kişiden farklı olabilir. Bu ayrım, stok, cari ve vergi kayıtlarında ikinci bir kontrol noktası oluşturur.

Kullanıcı ayrıldığında veya görev değiştirdiğinde erişimi kapatılmalı ya da rolü güncellenmelidir. Parola paylaşmak yerine kişiye özel kullanıcı açmak, hangi işlemin kim tarafından yapıldığını belirlemeyi kolaylaştırır.

Luca gibi muhasebe yazılımlarındaki entegrasyon yaklaşımını incelemek isteyenler, Luca e-Fatura entegrasyonu rehberindeki kullanıcı ve veri kontrol başlıklarından yararlanabilir.

Her kullanıcıya verilecek yetki, işletmenin iç prosedürü ve mali müşavir yönlendirmesiyle belirlenmelidir. Teknik olarak mümkün olan her işlemin her kullanıcıya açılması, mevzuata uygun bir iç kontrol anlamına gelmez.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonu Canlı Kullanıma Nasıl Alınır?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonu, test sonuçları kaydedildikten, kullanıcı görevleri belirlendikten ve kontör bakiyesi doğrulandıktan sonra canlı kullanıma alınır. Geçiş günü önceden belirlenmiş bir kontrol planı bulunmalıdır.

Canlı geçişten önce açıkta kalan taslaklar, gönderim bekleyen belgeler ve gelen kutusundaki işlenmemiş faturalar listelenmelidir. Eski sistemde bekleyen kayıtların yeni sisteme nasıl aktarılacağı ayrıca kararlaştırılmalıdır.

Belge numarası serisi, tarih ayarı ve şirket kartı son kez kontrol edilir. Yeni bağlantının eski seriyle çakışıp çakışmadığı, ilk canlı faturadan önce örnek numara üzerinden incelenmelidir.

İlk canlı gönderimde düşük hacimli ve kolay kontrol edilebilir bir işlem seçmek daha güvenlidir. Gönderimden sonra alıcıya ulaşma, durum bilgisi ve Akınsoft kayıtları aynı gün karşılaştırılmalıdır.

Canlı kullanımın ilk günlerinde kontör hareketleri ve hata kayıtları daha sık izlenmelidir. İlk başarılı gönderim, bütün senaryoların sorunsuz çalıştığını göstermez; farklı müşteri, vergi ve ürün tipleri ayrıca denenmelidir.

Entegrasyon sorumlusu, mali müşavir ve teknik destek için iletişim bilgileri erişilebilir olmalıdır. Özellikle resmî belge akışında oluşan ret veya bekleme durumları, yalnızca yazılım kullanıcısının kişisel yorumuyla kapatılmamalıdır.

Canlı geçişten sonra haftalık kısa kontrol yapılması yeterli olabilir, ancak belge hacmi yüksek işletmeler daha sık izleme yapmalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmek, teknik geçiş kadar önemlidir.

Akınsoft e-Fatura Entegrasyonunda Arşiv ve Kayıt Kontrolü Nasıl Yapılır?

Akınsoft e-Fatura entegrasyonunda arşiv kontrolü, gönderilen ve alınan belgelerin durum, numara ve erişim kayıtlarının düzenli karşılaştırılmasıdır. Belgeyi yalnızca oluşturmak, muhasebe ve saklama sürecini tamamlamaz.

Her giden belge için belge numarası, tarih, alıcı, toplam tutar ve son durum izlenmelidir. Gelen belgelerde ise gönderen, belge numarası, tarih, toplam ve işletme içindeki işleme durumu kaydedilmelidir.

Portal veya entegratör ekranı ile Akınsoft arasında kayıt farkı çıkarsa, önce filtre tarihleri ve şirket seçimi kontrol edilmelidir. Yanlış tarih aralığı, eksik belge varmış gibi görünen raporlara yol açabilir.

Elektronik belgelerin güvenli saklama koşulları, yetkili kullanıcı erişimi ve yedekleme politikası işletme içinde belirlenmelidir. Ücretsiz e-Fatura portalında 10 yıl güvenli saklama sunuluyorsa, bu özellik şirketin kendi yedekleme planının yerine geçip geçmediği açısından değerlendirilmelidir.

Bir belgenin PDF görüntüsü ile elektronik veri içeriği aynı işlevi taşımaz. PDF okumaya yardımcı olur; asıl belge doğrulaması, entegratör kaydı ve elektronik belge bilgilerindeki durumla birlikte yapılmalıdır.

Mutabakat veya dönem sonu kontrolünde yalnızca muhasebe fişleri değil, gelen ve giden elektronik belge listeleri de incelenmelidir. Eksik belge görüldüğünde kayıt silmek yerine belge akışının hangi aşamada kesildiği araştırılmalıdır.

Kayıt kontrolü için aylık bir rapor alınması, kontör hareketi ile belge adetlerini karşılaştırmayı sağlar. Fark tespit edilirse Akınsoft kayıtları, portal kayıtları ve entegratör işlem geçmişi aynı tarih aralığında incelenmelidir.

Özet: 5 maddede Akınsoft e-Fatura Entegrasyonu

Akınsoft e-Fatura entegrasyonu için başarılı kurulumun temeli, doğru şirket bilgisi, yetkili bağlantı, alan eşleştirme, test ve düzenli durum takibidir. Bu beş başlık birlikte kontrol edilmeden canlı gönderime geçilmemelidir.

• Şirket ve mükellefiyet kontrolü: Akınsoft’taki unvan, vergi kimlik numarası, adres ve kullanıcı bilgileri resmi kayıtlarla karşılaştırılmalı; güncel GİB duyurusu ve mali müşavir görüşü dikkate alınmalıdır.
• Bağlantı ve yetki tanımı: Entegratörün sağladığı servis bilgileri, kullanıcı, API veya sertifika yöntemi doğru hesapla eşleştirilmeli; gönderme ve gelen kutusu yetkileri ayrı ayrı test edilmelidir.
• Belge alanı eşleştirmesi: Cari kart, ürün satırı, miktar, birim, vergi, iskonto, toplam, para birimi ve belge numarası örnek faturalarla kontrol edilmelidir.
• Kontör takibi: Her gelen ve giden belge için 1 kontör düşeceği unutulmamalı; diğer aktif e-belgelerle ortak havuz kullanılıyorsa toplam hareket birlikte izlenmelidir.
• Test ve canlı izleme: İlk canlı gönderimden önce durum, alıcı, numara, kontör ve gelen kutusu kontrolleri tamamlanmalı; hatalı belge tekrar gönderilmeden önce işlem sonucu incelenmelidir.

Kurulum ekranlarının adı Akınsoft sürümüne göre değişebilir. Bu nedenle genel bir ekran görüntüsünü kendi sisteminizde birebir uygulamak yerine, sürüm dokümanı ve entegratör teknik bilgisi esas alınmalıdır.

Mevzuat kapsamı ve elektronik belge yükümlülükleri değişebildiğinden, güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin. Teknik bağlantı tamamlanmış olsa bile yasal geçiş veya belge senaryosu ayrıca doğrulanmalıdır.

efaturakontor.com’da e-Fatura, e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet için 100’den 500.000 kontöre kadar ortak havuz paketleri bulunur; ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama sunulur. Kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır.