Excel e-Fatura Entegrasyonu: Kurulum ve Kontör Bağlantısı

Excel e-Fatura Entegrasyonu Nasıl Yapılır? Kurulum ve Kontör Bağlantısı sorusunun cevabı şudur: Excel verisi önce doğrulanır, sonra e-Fatura standardına dönüştürülür ve portal veya API üzerinden gönderilir.

Bu rehber, Excel kullanan küçük işletmelere, muhasebe ekiplerine ve yazılım geliştiricilere yol gösterir. Veri alanlarını, kurulum seçeneklerini, gelen-giden belge akışını, kontör hesabını ve hata yönetimini tek süreçte açıklar.

Excel e-Fatura entegrasyonu nedir ve doğrudan Excel'den fatura kesilir mi?

Excel e-Fatura entegrasyonu, Excel'deki fatura bilgilerinin e-belge sistemine aktarılması demektir. Excel dosyası, tek başına GİB'e gönderilen geçerli bir e-Fatura değildir.

Temel akışta ürün, müşteri, tarih, tutar ve vergi bilgileri Excel'de hazırlanır. Daha sonra bu bilgiler bir şablon, portal veya ara yazılım tarafından e-Fatura veri yapısına dönüştürülür.

Sonraki aşamada belge biçimi, alıcı bilgileri, toplamlar ve vergi hesapları kontrol edilir. Uygun belge, elektronik imza veya mali mühür yöntemiyle yetkilendirilir ve özel entegratör üzerinden gönderilir.

Excel e-Fatura entegrasyonu, manuel veri girişini azaltabilir; ancak muhasebe sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Fatura numarası, senaryo, alıcı bilgisi ve vergisel kayıtlar yine işletme tarafından kontrol edilmelidir.

Yanlış: Excel dosyasını kaydetmek, faturayı otomatik olarak GİB'e göndermek anlamına gelir. Doğru: Excel dosyası, desteklenen aktarım yöntemiyle doğrulanıp elektronik belgeye çevrilmelidir.

Doğrudan Excel'den gönderim yalnızca kullanılan portal veya yazılımın uygun içe aktarma özelliği varsa mümkündür. Menü ve dosya kuralları değişebileceği için güncel teknik kılavuz kontrol edilmelidir.

Excel e-Fatura entegrasyonunda hangi veriler hazırlanır?

Excel e-Fatura entegrasyonunda öncelikle kimlik, tarih, kalem, vergi ve toplam tutar bilgileri hazırlanır. Her sütun, aktarılacağı e-Fatura alanıyla açık biçimde eşleştirilmelidir.

Satıcı için unvan, vergi kimlik numarası, adres ve iletişim bilgileri gerekir. Alıcı için unvan, vergi kimlik numarası veya uygun kimlik bilgisi, adres ve e-belge kullanıcı durumu kontrol edilir.

Fatura başlığında belge tarihi, belge numarası, para birimi, ödeme bilgisi ve açıklama alanları bulunabilir. Kullanılan senaryoya göre sipariş, irsaliye veya teslimat referansı da gerekebilir.

Kalem satırlarında ürün kodu, ürün adı, miktar, ölçü birimi, birim fiyat, indirim, vergi oranı ve satır toplamı tutulur. Miktar ile birim fiyatın sayı biçiminde olması önemlidir.

Vergi hesaplarında matrah, vergi tutarı, istisna bilgisi ve genel toplam birbirini doğrulamalıdır. İstisna veya tevkifat içeren işlemlerde ilgili kodların mali müşavir tarafından teyit edilmesi gerekir.

Yanlış: Her müşteriye aynı e-belge türünü göndermek yeterlidir. Doğru: Alıcının kayıtlı durumu, işlem türü ve mevzuat koşulları incelenerek e-Fatura veya e-Arşiv fatura seçilmelidir.

Excel verisi e-Fatura formatına nasıl dönüştürülür?

Excel verisi, sütun eşleştirme ve doğrulama kuralları uygulanarak e-Fatura formatına dönüştürülür. Standart e-Fatura belgesi genellikle UBL-TR tabanlı XML yapısında oluşturulur.

İlk adımda Excel başlıkları, hedef sistemdeki alanlarla eşleştirilir. Örneğin CustomerTaxNumber sütunu alıcının vergi kimlik numarasına, InvoiceDate sütunu belge tarihine bağlanabilir.

İkinci adımda veri türleri standartlaştırılır. Tarihlerin aynı biçimde yazılması, ondalık ayraçların karıştırılmaması ve boş hücrelerin gerekli alanlarda bırakılmaması gerekir.

Excel dosyasını yalnızca XML uzantısıyla kaydetmek doğru dönüşüm değildir. Dönüşüm sırasında belge profili, senaryo, vergi kodları, sıra numarası ve toplam hesapları da oluşturulmalıdır.

En güvenli yöntem, önce az sayıda örnek satırla test yapmaktır. Test sonucu beklenen alıcıya, doğru tutarla ve doğru belge durumuyla ulaşıyorsa toplu aktarım planlanabilir.

Excel e-Fatura entegrasyonu için hangi kurulum yöntemi seçilir?

Excel e-Fatura entegrasyonu için portal aktarımı, API bağlantısı veya ara yazılım yöntemi seçilebilir. Doğru seçenek, belge hacmine, teknik ekibe ve Excel'in işletmedeki rolüne göre belirlenir.

Portal aktarımı, düşük belge hacmi olan işletmelerde daha pratik olabilir. Kullanıcı Excel'i hazırlar, dosyayı desteklenen biçimde yükler, doğrulama sonucunu inceler ve belgeleri portal ekranından gönderir.

API bağlantısı, her gün düzenli belge üreten işletmelere uygundur. Excel veya satış yazılımı, belirlenen alanları otomatik gönderir ve işlem sonucunu kendi kayıtlarına alır.

Ara yazılım, Excel ile e-belge sistemi arasında eşleştirme katmanı kurar. Bu katman, veri temizleme, müşteri eşleştirme, toplam kontrolü, hata kaydı ve tekrar gönderim yönetimi sağlayabilir.

Belge sayısı azaldığında API kurmak her zaman mantıklı olmayabilir. Benzer şekilde, çok sayıda satırı manuel girmek de yoğun dönemlerde kopyalama ve numara hatalarını artırabilir.

Kullanılan yöntemin e-Fatura senaryolarını, gelen-giden kutusunu ve belge durumlarını destekleyip desteklemediği mutlaka sorulmalıdır. Teknik kapsam için e-Fatura ürün sayfasındaki güncel özellikler ve sağlayıcı belgeleri incelenebilir.

Excel dosyası e-Fatura portalına nasıl aktarılır?

Excel dosyası, portalda içe aktarma özelliği bulunuyorsa şablona uygun hazırlanarak e-Fatura portalına aktarılır. Bu özellik yoksa veriler portal ekranına manuel girilir veya API bağlantısı kullanılır.

Önce çalışma kitabının bir kopyası oluşturulur ve ham veri korunur. Aktarım dosyasında gizli formüller, birleşik hücreler, gereksiz başlık satırları ve boş ürün satırları bırakılmamalıdır.

1. Portalın güncel Excel şablonu indirilir ve sütun adları değiştirilmeden kullanılır.
2. Satıcı, alıcı, belge tarihi, belge numarası, kalem, vergi ve toplam alanları doldurulur.
3. Dosya yüklenmeden önce boş zorunlu alanlar, sayı biçimleri ve alıcı bilgileri kontrol edilir.
4. Portalın doğrulama ekranında gösterilen satır ve alan hataları düzeltilir.
5. Ön izleme ekranında alıcı, kalemler, vergiler ve genel toplam yeniden incelenir.
6. Belge yetkilendirilir, gönderilir ve sonuç durumu gelen-giden kutusundan izlenir.

Şablonun dosya uzantısı, maksimum satır sayısı veya zorunlu alanları hizmete göre değişebilir. Bu nedenle daha önce kullanılan dosya, güncel şablonla karşılaştırılmadan yeniden yüklenmemelidir.

Gönderimden sonra yalnızca Excel dosyasını saklamak yeterli değildir. Belgenin oluşturuldu, gönderildi, kabul edildi, reddedildi veya hata aldı durumlarından hangisinde olduğu ayrıca kaydedilmelidir.

İçe aktarma menüsü görünmüyorsa yetki, hesap tanımı veya hizmet kapsamı kontrol edilir. Menü adımları için e-Fatura sık sorulan sorular bölümü ve güncel kullanıcı kılavuzu birlikte incelenmelidir.

Excel e-Fatura API entegrasyonu nasıl kurulur?

Excel e-Fatura API entegrasyonu, Excel veya ara yazılımın belge verisini güvenli servis çağrılarıyla e-belge sistemine göndermesi demektir. Kurulum, teknik dokümandaki kimlik doğrulama ve veri kurallarına göre yapılır.

İlk olarak hesap, firma, test ortamı ve üretim ortamı bilgileri tanımlanır. Kullanıcı adı, parola, anahtar veya sertifika gibi erişim bilgileri Excel hücrelerinde açık biçimde tutulmamalıdır.

İkinci olarak Excel sütunları, API'nin istediği veri modeline eşleştirilir. API'nin JSON, XML veya başka bir taşıma biçimi kullanması mümkündür; kesin format sağlayıcının dokümanından alınmalıdır.

Üçüncü adımda test belgesi oluşturulur ve yanıt kaydedilir. Yanıt içinde belge kimliği, durum, hata kodu veya açıklama bulunabilir; bu alanların Excel'deki sonuç sütunlarına yazılması gerekir.

Aynı Excel dosyası yeniden çalıştırıldığında mükerrer belge oluşmaması için benzersiz işlem anahtarı tutulmalıdır. Zaman aşımı alan istekler, hemen tekrar gönderilmeden önce sistemde belge oluşup oluşmadığı kontrol edilmelidir.

Uzman notu: API bağlantısında en sık hata, belge gönderiminin başarılı olduğu halde Excel'e yanıt durumunun yazılmamasıdır. Her işlem için istek zamanı, dosya satırı, belge kimliği ve sonuç kaydı tutun.

VBA, Power Query veya özel bir ara uygulama kullanılabilir; ancak teknik çözümün bakım sorumlusu belirlenmelidir. API kapsamı, kimlik doğrulama ve destek kanalı için iletişim sayfasından güncel bilgi alınabilir.

Excel e-Fatura kontör bağlantısı nasıl çalışır?

Excel e-Fatura kontör bağlantısı, Excel'den gönderilen belgenin satır sayısına değil, işlem gören e-belgeye göre kontör hesabına bağlanması demektir.

Bu modelde gelen ve giden belgelerin her biri bir kontör düşürür. Bir Excel dosyasındaki on satır, on ayrı fatura olabilir veya tek faturanın on kalemini içerebilir; sonuç kontör hesabı buna göre değişir.

Örneğin bir ayda 120 giden e-Fatura ve 80 gelen e-Fatura varsa temel belge hesabı 200 kontördür. İşletme aynı havuzda e-Arşiv, e-İrsaliye, e-SMM, e-MM veya e-Bilet kullanıyorsa bunlar da kendi belge adediyle eklenir.

Bir fatura içinde on ürün satırı bulunması, normalde on ayrı fatura üretildiği anlamına gelmez. Kontör planı yapılırken Excel satırları değil, oluşacak ve alınacak belge adedi tahmin edilmelidir.

Kontör bakiyesi, entegrasyonun teknik olarak çalışıp çalışmadığından ayrı bir konudur. Veri doğru olsa bile bakiye, hesap yetkisi veya belge türü eşleştirmesi uygun değilse işlem tamamlanmayabilir.

Aylık tahmin hazırlanırken gelen belgeler, giden belgeler, mevsimsel artışlar ve diğer desteklenen e-belge türleri ayrı sayılmalıdır. Güncel paket kapsamı ve kontör koşulları kontör paketleri sayfasından kontrol edilmelidir.

Gelen ve giden e-Fatura için kontör hesabı nasıl yapılır?

Gelen ve giden e-Fatura kontör hesabı, ilgili dönemdeki iki belge grubunun toplanmasıyla yapılır. Her gelen belge bir kontör, her giden belge bir kontör olarak planlamaya eklenir.

Bir eczane, ay içinde tedarikçilerinden 60 gelen e-Fatura alıyor ve kurumsal müşterilerine 40 giden e-Fatura düzenliyorsa temel ihtiyaç 100 kontördür. Bu hesap yalnızca belirtilen belge gruplarını kapsar.

Eczanenin perakende satışlarının tamamı otomatik olarak e-Fatura sayılmaz. Müşterinin e-belge durumu, işlem türü ve işletmenin ilgili yükümlülükleri incelenerek e-Fatura, e-Arşiv veya başka bir belge türü belirlenmelidir.

Gelen belgeler portaldaki gelen kutusuna düştüğünde yalnızca muhasebe kaydı yapılmaz; belge adedi de kontör planına işlenir. Giden belgelerde ise Excel'den oluşturulan her ayrı belge, tahmini çıkış sayısına eklenir.

En sağlıklı tahmin, geçmiş aylardaki gelen ve giden belge adetlerinin ayrı raporlanmasıyla yapılır. Kampanya, sezon, yeni müşteri, tedarikçi artışı veya e-belge kapsamındaki değişiklikler ayrıca değerlendirilmelidir.

Yanlış: Sadece Excel'den gönderilen faturaları saymak yeterlidir. Doğru: Gelen kutusuna alınan belgeler de kontör tükettiği için iki yönlü belge akışı birlikte hesaplanmalıdır.

Excel e-Fatura entegrasyonunda hatalar nasıl düzeltilir?

Excel e-Fatura entegrasyonunda hatalar, önce hata türü belirlenerek düzeltilir. Biçim, kimlik, vergi, yetki, bakiye ve alıcı durumuna ilişkin sorunların çözümü farklıdır.

Biçim hatalarında tarih, ondalık ayraç, boş zorunlu alan ve geçersiz karakterler incelenir. Excel'de görünen sayı, sistem tarafından metin olarak okunuyorsa hücre biçimi değiştirilip dosya yeniden doğrulanır.

Kimlik hatalarında alıcının vergi numarası, unvanı ve kayıt durumu kontrol edilir. Bir müşterinin eski Excel kaydıyla gönderim yapılması, belgenin yanlış hesaba veya geçersiz alıcıya yönelmesine neden olabilir.

Vergi hatalarında satır toplamı, indirim, matrah, oran ve genel toplam karşılaştırılır. Tevkifat, istisna veya özel matrah içeren belgelerde standart satış satırı kullanmak yerine işlem türüne uygun alanlar seçilmelidir.

Yanlış: Hata veren satırı silip aynı belge numarasıyla tekrar göndermek güvenlidir. Doğru: Hata nedeni, belge durumu ve numara kuralı kontrol edilerek düzeltilmiş veriyle yeni işlem başlatılmalıdır.

Gönderilmiş ve karşı tarafa ulaşmış belgenin değiştirilmesi, basit Excel düzeltmesiyle yapılamaz. İptal, ret, iade veya düzeltme yöntemi; belge senaryosuna ve güncel mevzuata göre mali müşavirle değerlendirilmelidir.

Vergisel süreler, bildirim kuralları ve olası yaptırım tutarları yıllık olarak güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; kesin süre veya ceza rakamını eski Excel kılavuzlarından almayın.

Excel e-Fatura entegrasyonunda güvenlik nasıl sağlanır?

Excel e-Fatura entegrasyonunda güvenlik, erişim yetkisi, imzalama bilgileri, veri aktarımı ve arşiv kayıtlarının birlikte korunmasıyla sağlanır.

Excel dosyalarında müşteri adresi, vergi bilgisi, banka bilgisi ve ticari tutarlar bulunabilir. Dosya ortak klasörde tutuluyorsa erişim yetkileri rol bazında sınırlandırılmalı ve eski kopyalar kontrolsüz biçimde paylaşılmamalıdır.

Portal veya API hesabında her personele ortak parola vermek yerine kişisel kullanıcılar ve görev sınırları kullanılmalıdır. Belge oluşturma, gönderme, iptal talebi ve raporlama yetkileri mümkünse ayrı tanımlanmalıdır.

Elektronik imza veya mali mühür yöntemi işletmenin yapısına ve kullanılan sisteme göre belirlenir. İmza aracı, PIN veya sertifika dosyası Excel sayfasına yazılmamalıdır; e-imza seçenekleri incelenirken yetki ve kullanım koşulları sorulmalıdır.

Belgelerin uzun süre erişilebilir olması için portal arşivi, indirilen XML dosyaları ve muhasebe kayıtları arasında düzen kurulmalıdır. On yıl güvenli saklama özelliği bulunan portal kullanılsa bile kullanıcı erişimi ve yedekleme sorumluluğu ayrıca planlanmalıdır.

• Excel dosyasında yalnızca gerekli kullanıcıların değişiklik yapabildiğini kontrol edin.
• API anahtarını veya imza PIN bilgisini çalışma kitabında saklamayın.
• Her belgenin Excel satırıyla sistemdeki belge kimliğini eşleştirin.
• Gönderim ve hata kayıtlarını tarih, kullanıcı ve işlem sonucu ile saklayın.
• Gelen ve giden belgelerin arşiv erişimini düzenli olarak test edin.

Küçük işletmede Excel e-Fatura entegrasyonu nasıl uygulanır?

Küçük işletmede Excel e-Fatura entegrasyonu, standart bir dosya ve günlük kontrol adımlarıyla uygulanabilir. Önce belgenin kim tarafından hazırlanacağı, kim tarafından onaylanacağı ve kim tarafından gönderileceği belirlenir.

Örneğin küçük bir market, toptancı faturalarını gelen belgeler için ayrı sayfada, işletme müşterilerine düzenlediği faturaları giden belgeler sayfasında tutabilir. Her iki sayfada belge tarihi, karşı taraf ve belge kimliği bulunmalıdır.

Market, gün sonunda satış sisteminden dışa aktardığı verileri doğrudan göndermek yerine önce ürün kodlarını ve müşteri bilgilerini kontrol eder. Toplu aktarım öncesi birkaç satırın toplamı, vergi tutarı ve alıcı bilgisi elle karşılaştırılır.

Perakende müşterilerin tüm alışverişleri aynı e-belge akışına girmeyebilir. Belge türü; müşterinin statüsü, satışın niteliği ve işletmenin güncel yükümlülükleri incelenerek seçilir.

Giden belge gönderildikten sonra Excel satırına sistem belge numarası ve durum bilgisi yazılır. Gelen belgelerde ise tedarikçi, kabul durumu, muhasebe kaydı ve kontör adedi ayrı izlenir.

Belge hacmi büyüdükçe aynı dosyanın farklı kişilerce düzenlenmesi risk oluşturur. Bu durumda tek şablon, değişiklik geçmişi, yetki matrisi ve API veya ara yazılım seçeneği yeniden değerlendirilmelidir.

Excel e-Fatura entegrasyonunda günlük operasyon nasıl yönetilir?

Excel e-Fatura entegrasyonunda günlük operasyon, veri hazırlama, ön kontrol, gönderim ve durum takibi sırasıyla yönetilir. Bu sıra, yanlış alıcıya veya eksik belgeye gönderim riskini azaltır.

İş gününün başında yeni müşteri ve tedarikçi kayıtları kontrol edilir. Vergi numarası, unvan, adres ve e-belge durumu değişen kayıtlar eski Excel listesinden kopyalanmamalıdır.

Gün içinde oluşturulan belgeler bekleyen, doğrulanan ve gönderilen şeklinde ayrı durumlara ayrılabilir. Aynı belgeyi iki kişinin göndermesini önlemek için Excel'de sorumlu ve işlem zamanı sütunları tutulmalıdır.

Gönderim sonrasında sistem yanıtı mutlaka incelenir. Başarılı görünen işlemde belge kimliği, alıcıya iletim durumu ve arşiv kaydı; hatalı işlemde ise hata açıklaması ve düzeltme sorumlusu yazılmalıdır.

Gelen kutusu da günlük olarak kontrol edilmelidir. Tedarikçi tarafından gönderilen belgelerin yalnızca indirilmesi yeterli değildir; kabul, ret, muhasebe ve ödeme süreçleri işletmenin iç prosedürüne göre yürütülmelidir.

Yoğun dönemlerde dosya birleştirmek yerine küçük gruplarla doğrulama yapmak daha kontrollüdür. Ancak portalın toplu aktarım sınırları ve sağlayıcının işlem kuralları bilinmeden sabit dosya boyutu veya süre varsayılmamalıdır.

Excel e-Fatura entegrasyonunda test ve canlı geçiş nasıl yapılır?

Excel e-Fatura entegrasyonunda canlı geçişten önce test verisiyle alan, belge ve durum kontrolleri yapılır. Test aşaması, üretim hesabına yanlış belge gönderilmesini önleyen ayrı bir doğrulama adımıdır.

Test dosyasında gerçek müşteri verisi yerine izin verilen örnek kayıtlar kullanılmalıdır. Bir adet tek kalemli, bir adet çok kalemli ve vergi uygulaması farklı bir işlem senaryosu ayrı ayrı denenebilir.

Her testte Excel satırı, oluşturulan belge ve sistem yanıtı karşılaştırılır. Alıcı bilgisi, fatura numarası, tarih, para birimi, vergi toplamı ve belge profili aynı sonucu vermelidir.

Hata yanıtları yalnızca ekran görüntüsüyle saklanmamalıdır. Hata kodu, açıklama, dosya adı, satır numarası ve düzeltme tarihi kayıt altına alınır; böylece aynı sorun sonraki dosyalarda erken bulunur.

Canlı geçişte önce küçük bir belge grubu gönderilmesi ve durumlarının izlenmesi tercih edilir. Sonuçlar doğruysa toplu aktarım artırılır; başarısızlıkta tüm dosyayı tekrar çalıştırmak yerine hatalı grup ayrılır.

Test ve canlı ortam kimliklerinin karıştırılmaması gerekir. Canlı hesabın yetki bilgileri yalnızca yetkili kişilerde bulunmalı, geçiş tamamlandığında kullanılmayan test erişimleri kapatılmalıdır.

Excel e-Fatura entegrasyonunda mevzuat ve belge türü nasıl kontrol edilir?

Excel e-Fatura entegrasyonunda mevzuat kontrolü, işletmenin faaliyetinden ve işlem türünden bağımsız bırakılamaz. Teknik aktarım başarılı olsa bile yanlış belge türü veya yanlış senaryo kullanımı sorun yaratabilir.

İşletmenin e-Fatura kapsamı, geçiş yükümlülüğü, alıcı tipi ve faaliyet alanı mali müşavirle değerlendirilmelidir. Bu değerlendirmede güncel GİB duyuruları ve yayımlanan uygulama kılavuzları esas alınır.

Belge senaryosu seçilirken ticari işlem, temel işlem, iade, tevkifat ve istisna gibi durumlar birbirinden ayrılır. Excel şablonunda senaryo alanı varsa tüm belgelerde sabit değer kullanmak doğru olmayabilir.

Belge numarası, tarih, arşivleme ve iptal süreçleri için eski bir dosyadaki uygulama doğrudan kopyalanmamalıdır. Mevzuat değişiklikleri, teknik güncellemeler ve işletmenin özel durumu birlikte incelenmelidir.

e-İrsaliye, e-SMM, e-MM ve e-Bilet gibi diğer e-belgeler e-Fatura ile aynı veri alanlarına sahip değildir. Bu türleri Excel'de tek şablona sıkıştırmak yerine her belge türünün güncel alanları kullanılmalıdır.

Karar verilemeyen durumda önce mali müşavirden işlem yorumu, sonra kullanılan özel entegratörden teknik aktarım bilgisi alınmalıdır. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; eski blog yazılarına dayanarak kesin yükümlülük sonucu çıkarmayın.

Excel e-Fatura entegrasyonu için son kontrol nasıl yapılır?

Excel e-Fatura entegrasyonunun son kontrolü, gönderimden önce veri, teknik bağlantı, belge türü, kontör ve arşiv başlıklarının birlikte incelenmesiyle yapılır.

Bir dosyanın hazır kabul edilmesi için yalnızca boş hücrelerin doldurulması yeterli değildir. Alıcı kayıtları, ürün kodları, vergi hesapları, belge numarası ve gönderim yetkisi aynı işlem üzerinde doğrulanmalıdır.

Kontrol listesi, sorumlular arasında ortak kullanılmalıdır. Hazırlayan kişi veri doğruluğunu, onaylayan kişi ticari işlemi, teknik sorumlu ise bağlantı ve sistem yanıtını kontrol edebilir.

• Excel dosyasındaki zorunlu alanların ve veri türlerinin güncel şablona uyduğunu kontrol edin.
• Alıcının vergi bilgisi, e-belge durumu ve kullanılacak belge senaryosunu doğrulayın.
• Kalem toplamı, indirim, vergi matrahı ve genel toplam arasında matematiksel uyum arayın.
• Belge numarasının daha önce kullanılmadığını ve işlem sorumlusunun belirlendiğini kontrol edin.
• API veya portal yanıtının belge kimliği ve durum bilgisiyle Excel'e işlendiğini doğrulayın.
• Gelen ve giden belge sayısını kontör planına ayrı ayrı ekleyin.
• Oluşan belgenin XML veya portal kaydının arşivde erişilebilir olduğunu test edin.

Bu kontrollerin tamamı yapılmadan toplu gönderim başlatılmamalıdır. Özellikle ilk kurulumda bir dosyanın farklı kullanıcı hesaplarında denenmesi, yetki ve görünürlük problemlerini erken gösterebilir.

Kurulum sonrasında da aylık mutabakat yapılması gerekir. Excel'deki gönderilen belge sayısı, portalın giden kutusu, gelen kutusu ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır.

Özet: 5 maddede Excel e-Fatura entegrasyonu

Excel e-Fatura entegrasyonu, Excel verisini doğrulayıp uygun portal veya API üzerinden e-belgeye dönüştürme sürecidir. Başarılı kurulum, teknik aktarım kadar belge türü, kontör ve arşiv kontrollerine de dayanır.

• Veriyi standartlaştırın: Alıcı, satıcı, kalem, vergi, tarih ve toplam alanlarını güncel şablona göre düzenleyin.
• Yöntemi hacme göre seçin: Az belge için portal aktarımını, düzenli ve yüksek hacim için API veya ara yazılımı değerlendirin.
• Belge türünü doğrulayın: Alıcının durumu, işlem senaryosu ve güncel mevzuata göre e-Fatura veya e-Arşiv seçin.
• Kontörü iki yönlü hesaplayın: Her gelen ve giden belgeyi ayrı sayın; Excel satırlarını belge adediyle karıştırmayın.
• Durum ve arşivi izleyin: Belge kimliği, gönderim sonucu, hata kaydı ve güvenli saklama bilgisini birlikte tutun.

Kuralların bazıları işletmenin faaliyet alanına, belge senaryosuna ve güncel GİB düzenlemelerine göre değişebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin; teknik ayrıntıları da kullandığınız entegratörün kılavuzuyla karşılaştırın.

İhtiyacınız olan bağlantı yöntemini belirledikten sonra efaturakontor.com'da tüm e-belgelerde geçerli havuz kontör paketleri 100'den 500.000 kontöre kadar, ücretsiz e-Fatura portalı ve Sovos altyapısına aynı gün tanımlama seçenekleriyle sunulur.

Kontörlerin kullanım süresi 12-18 aydır; güncel paket koşullarını satın almadan önce inceleyin.