Simpra POS ile e-Arşiv Fatura Kesme: Otomatik Fatura Akışı

Simpra POS ile e-Arşiv Fatura kesme, satış bilgisinin alıcı kontrolüyle e-belge servisine aktarılması ve GİB kurallarına uygun belgenin oluşturulmasıdır. Otomatik akışta POS, entegratör, e-Arşiv sistemi ve müşteri teslimatı birlikte çalışır.

Bu anlatım, Simpra POS kullanan mağaza, kafe, eczane ve diğer işletmelere yöneliktir. Entegrasyon kurulumu, e-Fatura ile e-Arşiv ayrımı, müşteri bilgilerinin doğrulanması, kontör takibi ve hatalı gönderimlerin yönetimi açıklanır.

Simpra POS e-Arşiv Fatura kesme nasıl çalışır?

Simpra POS e-Arşiv Fatura akışı, POS'ta tamamlanan satışın fatura verisine çevrilmesiyle başlar. Sistem, alıcının e-Fatura durumunu ve işlem bilgilerini kontrol eder; uygun belge tipi seçilirse kayıt entegratöre gönderilir.

İlk aşamada ürün, miktar, birim fiyat, indirim, vergi ve toplam tutar POS kaydından alınır. Müşteri fatura istediğinde ad, soyad, unvan, vergi bilgileri ve iletişim alanları da satışa eklenir.

İkinci aşamada alıcının elektronik belge durumu belirlenir. e-Fatura sistemine kayıtlı bir alıcı için genel yaklaşım e-Fatura düzenlemektir; uygun alıcılar için e-Arşiv Fatura akışı kullanılır.

Bu akışta satışın tamamlanması ile elektronik belgenin başarılı gönderilmesi arasında teknik bir ara durum bulunabilir. Kasiyer, POS fişini gördükten sonra entegratör durumunu kontrol etmeden müşteriye faturanın kesinleştiğini bildirmemelidir.

Örneğin kafe çalışanı, ödeme onayını aldıktan sonra müşteri bilgilerini ve gönderim durumunu aynı işlemde izlemelidir. Bağlantı kesilirse yeni belge oluşturmadan önce ilk isteğin sisteme ulaşıp ulaşmadığı sorgulanmalıdır.

Üçüncü aşamada belge, işletmenin yetkili e-belge hesabına aktarılır. Entegratör, veriyi teknik formata dönüştürür, gönderim sonucunu döndürür ve elektronik belge görüntüsünün müşteriye ulaştırılmasını sağlar.

Bu akışı anlamak için Getir Çarşı ile e-Arşiv Fatura Kesme ve Ingenico POS e-Arşiv Fatura akışı yazılarındaki POS mantığı da karşılaştırılabilir.

Yanlış: POS'ta satış tamamlandıysa e-Arşiv Fatura kesinleşmiştir. Doğru: Belge, gönderim sonucu başarılı olarak görülmeden tamamlanmış kabul edilmemelidir.

Menü adları, bağlantı biçimi ve durum ekranı Simpra sürümüne göre değişebilir. Bu nedenle ekrandaki alan adlarını varsaymak yerine Simpra yöneticinizden ve entegratörünüzden güncel bağlantı bilgisini alın.

Simpra POS ile e-Arşiv Fatura için hangi ön koşullar gerekir?

Simpra POS ile e-Arşiv Fatura kesmeden önce işletmenin e-belge yetkisi, entegratör hesabı ve POS bağlantısı hazır olmalıdır. Eksik yetkilendirme, doğru satış verisi bulunsa bile belgenin gönderilmesini engeller.

Önce işletme bilgilerini kontrol edin. Vergi kimlik numarası, unvan, adres, vergi dairesi, iletişim bilgileri ve varsa şube bilgileri e-belge hesabıyla aynı olmalıdır.

Sonra kullanılacak e-Arşiv kanalını belirleyin. GİB portalı, özel entegratör veya yazılım entegrasyonu arasında seçim yapılırken otomatik POS akışının desteklenip desteklenmediği doğrulanmalıdır.

Kurulumdan önce yetkili kullanıcı listesini ve şube yapısını yazılı olarak çıkarın. Birden fazla kasada aynı belge serisinin kullanılması, bağlantı çalışsa bile sıra takibi ve raporlamada karışıklık oluşturabilir.

Entegratör hesabında kullanıcı yetkisi, firma tanımı, belge serisi ve teknik bağlantı bilgileri bulunur. API anahtarı, kullanıcı adı, parola veya sertifika gibi bilgiler yalnızca yetkili kişilerce saklanmalıdır.

Simpra tarafında entegrasyon modülü, satış noktası eşleştirmesi ve fatura gönderim ayarı bulunmalıdır. Bu özellik hesabınızda aktif değilse, otomatik gönderim yerine dosya aktarımı veya manuel portal kullanımı gerekebilir.

Ürün kartlarında ürün adı, kodu, birimi, vergi uygulaması ve fiyat bilgisi eksiksiz olmalıdır. Müşteri kartlarında ise kimlik veya vergi bilgisi, adres ve belge gönderim tercihi doğru tutulmalıdır.

e-Arşiv sürecinin kapsamını ve teknik şartlarını e-Arşiv Fatura ürün sayfasında inceleyebilirsiniz. Yükümlülük, istisna ve güncel uygulamalar için GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi ayrıca kontrol edin.

Simpra POS e-Arşiv Fatura yerine e-Fatura ne zaman seçilir?

Simpra POS e-Arşiv Fatura seçiminden önce alıcının e-Fatura sistemine kayıtlı olup olmadığı kontrol edilmelidir. Alıcı kayıtlıysa genel uygulama e-Fatura, kayıtlı değilse ve şartlar uygunsa e-Arşiv Fatura düzenlenmesidir.

Bu kontrol yalnızca müşterinin sözlü beyanına bırakılmamalıdır. Vergi kimlik numarası veya Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarasıyla yapılan alıcı sorgusu, kayıtlı adres ve şirket bilgilerinin eşleşmesini destekler.

Simpra POS içinde belge tipi otomatik belirleniyorsa sorgu sonucunun hangi alana yazıldığını kontrol edin. Otomatik seçim yoksa kasiyer, müşteri kartını ve alıcı türünü satış tamamlanmadan doğrulamalıdır.

Kasiyer ekranında yalnızca müşteri adının görünmesi yeterli değildir. Şirket müşterilerinde VKN, bireysel müşterilerde gerekli kimlik alanları ve teslimat adresi, belge gönderilmeden önce tekrar kontrol edilmelidir.

e-Fatura ürün sayfasındaki belge türü açıklamaları, kayıtlı alıcıya gönderim mantığını anlamaya yardımcı olabilir. Ancak işlem türüne ilişkin özel şartlar için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Yanlış: Her bireysel müşteriye mutlaka e-Arşiv, her şirkete mutlaka e-Fatura kesilir. Doğru: Belge türü, alıcının kayıt durumu ve işlem koşulları birlikte değerlendirilir.

Özel sektör müşterilerinde şirket unvanı ve vergi numarası eksikse otomatik fatura akışı durdurulmalıdır. Eksik bilgiyle gönderilen belge, daha sonra iptal veya düzeltme işlemi doğurabilir.

Belge türü seçimi, sadece POS ekranındaki bir seçenek değildir. GİB kayıt durumu, fatura senaryosu, müşteri bilgileri ve işletmenin e-belge yetkisi aynı kararın parçalarıdır.

Simpra POS satış verisi e-Arşiv Faturaya nasıl dönüşür?

Simpra POS satış verisi e-Arşiv Faturaya, alan eşleştirme ve belge oluşturma adımlarıyla dönüşür. POS'taki satış satırları, entegratördeki ürün, müşteri ve vergi alanlarına aktarılır.

Her satış için benzersiz sipariş veya işlem numarası kullanılması önemlidir. Bu numara, aynı satışın bağlantı kesintisi sonrasında iki kez gönderilmesini önlemeye yardımcı olur.

Ürün satırında açıklama, miktar, birim, birim fiyat, indirim ve vergi bilgisi bulunmalıdır. POS'taki toplam ile oluşturulan fatura toplamı arasında yuvarlama farkı oluşursa gönderim öncesi uyarı verilmelidir.

Müşteri alanları da aynı şekilde eşleştirilir. Bireysel alıcı, işletme alıcısı ve yabancı müşteri için kullanılacak alanlar değişebileceğinden tek bir sabit form bütün satışlara uygulanmamalıdır.

Alan eşleştirmesini doğrulamak için aynı ürünü farklı müşteri türleriyle test edin. Testte indirimli satır, farklı vergi uygulaması ve teslimat adresi kullanılması, yalnızca basit satış denemesinden daha fazla hata yakalar.

Belge oluşturulduğunda fatura tarihi, belge numarası, benzersiz kimlik, satıcı bilgileri ve toplamlar sisteme yazılır. Elektronik veri ile PDF görünümünün aynı bilgileri taşıdığı kontrol edilmelidir.

POS ile e-Arşiv arasındaki otomatik bağlantı, stok düşümünü tek başına vergi belgesi gönderimiyle eşitlemeyebilir. Stok, muhasebe ve e-belge durumları ayrı ekranlardan izleniyorsa kayıtlar düzenli karşılaştırılmalıdır.

Getir Çarşı e-Arşiv akışı ve Ingenico POS bağlantısı incelenirken özellikle sipariş numarası, müşteri verisi ve gönderim sonucunun nasıl taşındığına bakın.

Simpra POS e-Arşiv Fatura bağlantısı nasıl kurulur?

Simpra POS e-Arşiv Fatura bağlantısı, işletme bilgilerinin, yetkili e-belge hesabının ve POS satış alanlarının eşleştirilmesiyle kurulur. Üretim bağlantısı açılmadan önce kontrollü bir deneme akışı yapılmalıdır.

1. İşletme vergi bilgilerini ve e-belge hesabındaki firma tanımını karşılaştırın.
2. Simpra POS sürümünüzde e-Arşiv veya entegrasyon modülünün aktif olduğunu doğrulayın.
3. Entegratörün istediği kullanıcı, sertifika veya API bağlantı bilgilerini yetkili alana girin.
4. Satış noktası, belge serisi, depo ve müşteri kartı eşleştirmelerini tamamlayın.
5. Alıcı türü, e-Fatura sorgusu ve e-Arşiv seçim kurallarını test edin.
6. Başarılı gönderim ve müşteri teslimatı görülmeden üretim akışını tamamen otomatikleştirmeyin.

Bağlantı ekranındaki alan adları Simpra hesabına ve kullanılan entegratöre göre farklılaşabilir. Bu nedenle burada belirli bir menü adı veya buton sırası varsaymak yerine, hesabınızdaki güncel kurulum kılavuzunu izleyin.

Test ortamı sunuluyorsa farklı müşteri tipleriyle deneme yapın. Test ortamı bulunmuyorsa, mali müşavirinizin bilgisiyle kontrollü bir satış üzerinde alan ve belge sonucu doğrulaması gerçekleştirin.

Canlıya geçiş öncesinde bir sorumlu kullanıcı belirleyin. Bu kişi, bağlantı yetkisini, belge serisini, hata bildirimlerini ve gün sonu mutabakatını aynı kontrol planında takip etmelidir.

Dia ile e-Arşiv Fatura Kesme yazısı, başka bir ticari yazılımda POS verisinin belge akışına nasıl bağlandığını anlamak için yardımcı bir karşılaştırma sunar.

Kurulum sırasında yalnızca bağlantının kurulması yeterli değildir. Belge serisi, müşteri sorgusu, vergi hesapları, PDF teslimatı ve hata bildirimleri birlikte test edilmelidir.

Ticimax e-Fatura entegrasyonu içeriğinde de kurulum ile kontör bağlantısının ayrı kontrol noktaları olduğu görülür. Simpra için de aynı ayrımı kullanmak, eksik ayarları fark etmeyi kolaylaştırır.

Simpra POS e-Arşiv Fatura akışında hangi alanlar kontrol edilir?

Simpra POS e-Arşiv Fatura akışında satıcı, alıcı, belge, satır, vergi, toplam ve teslimat alanları kontrol edilir. Bu alanlardan biri eksikse belge oluşturulmadan önce uyarı verilmesi gerekir.

Bir alanın boş olması her zaman aynı sonucu doğurmaz. Ancak zorunlu alan eksikliği, geçersiz karakter veya yanlış veri türü varsa gönderimden önce kayıt durdurulmalı ve hata hangi alandan kaynaklanıyorsa orada düzeltilmelidir.

Satıcı tarafında unvan, VKN, adres, vergi dairesi ve iletişim bilgileri bulunur. Şubeli yapılarda satış noktasının doğru şubeye bağlanması, raporlama ve belge adresi açısından ayrıca önem taşır.

Alıcı tarafında müşteri türü, ad veya unvan, kimlik ya da vergi numarası, adres ve elektronik teslimat bilgileri değerlendirilir. Zorunlu alanlar işlem türüne göre değişebileceği için sabit varsayım yapılmamalıdır.

Belge tarafında tarih, sıra veya seri numarası, benzersiz kimlik, para birimi ve ödeme bilgisi kontrol edilir. POS işlem numarası ayrıca tutulursa destek ve mükerrer kayıt incelemesi kolaylaşır.

Satır tarafında ürün açıklaması, miktar, ölçü birimi, fiyat, indirim ve vergi tutarı bulunmalıdır. KDV veya diğer vergi alanlarının ürün kartlarından doğru geldiğini, toplamın satış ekranıyla eşleştiğini kontrol edin.

Yanlış: PDF görüntüsü doğruysa elektronik veri de doğrudur. Doğru: PDF, XML veya teknik veri ve POS toplamı birlikte kontrol edilmelidir.

Logo Tiger e-Fatura entegrasyonu yazısındaki alan eşleştirme yaklaşımı, Simpra POS bağlantısında ürün, müşteri ve belge bilgilerinin ayrı ayrı kontrol edilmesi gerektiğini gösterir.

Simpra POS e-Arşiv Fatura gönderiminde kontör nasıl hesaplanır?

Simpra POS e-Arşiv Fatura gönderiminde efaturakontor.com tek havuz kullanımında her gelen ve giden belge için 1 kontör düşer. Bu nedenle giden her e-Arşiv Fatura, kontör planında ayrı bir belge olarak izlenir.

Örneğin bir işletme ay içinde 80 e-Arşiv Fatura ve 20 gelen e-belge alırsa toplam kullanım 100 kontördür. Bu hesap, belge türlerinin aynı havuzda kullanıldığı durumda belge adedi üzerinden yapılır.

Kontör hesabı satış tutarına göre değişmez. Bir liralık veya daha yüksek tutarlı işlem, sistemde ayrı bir elektronik belge oluşturuyorsa bir belge olarak değerlendirilir.

Şube sayısı arttığında yalnızca satış adedi değil, her şubenin gelen belgeleri ve düzeltme işlemleri de hesaba katılmalıdır. Bu ayrım, ay sonunda kontör bakiyesinin beklenenden hızlı azalmasının nedenini bulmayı sağlar.

Aynı satış için bağlantı zaman aşımı sonrası yeniden belge oluşturmak, mükerrer giden belge ve ek kontör kullanımı riski doğurabilir. Önce gönderim durumunu sorgulayın, sonra yeniden işlem kararı verin.

İptal, iade veya düzeltme amacıyla yeni belge oluşturulması da yeni belge adedi yaratabilir. Böyle durumlarda kontör etkisini, belge statüsünü ve uygulanacak mevzuat yöntemini mali müşavirinizle birlikte değerlendirin.

Aylık kontör planı hazırlanırken yalnızca ortalama satış sayısını kullanmayın. Kampanya dönemi, şube sayısı, iade işlemleri, manuel tekrarlar ve gelen belgeler için ayrı tahmin yapın.

Güncel paket ve kullanım koşulları için kontör paketleri sayfasındaki açıklamaları inceleyebilirsiniz. GİB kuralları, entegratör uygulaması veya paket koşulları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Kontör kullanımının hangi belgede oluştuğunu rapor ekranından izleyin. GİB kuralları, entegratör uygulaması veya paket koşulları değişebileceği için güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Simpra POS e-Arşiv Fatura durum ve hata takibi nasıl yapılır?

Simpra POS e-Arşiv Fatura durum takibi, POS işlem numarası ile e-belge numarasının eşleştirilmesiyle yapılır. Başarılı, bekleyen, hatalı veya teslim edilemeyen kayıtlar ayrı incelenmelidir.

Bir satışın POS'ta tamamlanması, entegratörün belgeyi aldığı anlamına gelmez. Bağlantı, doğrulama, GİB iletim ve müşteri teslimatı adımlarının her birinde farklı sonuç oluşabilir.

Durum ekranında bekleyen kayıtlar için işlem zamanı ve son sorgu zamanı not edilmelidir. Uzun süre değişmeyen kayıtlarda ağ bağlantısı, yetki bilgisi ve entegratör yanıtı birlikte incelenmelidir.

Hata kaydında işlem zamanı, POS sipariş numarası, müşteri bilgisi, hata metni ve entegratör yanıtı tutulmalıdır. Bu bilgiler olmadan destek talebi açmak, aynı satışın tekrar tekrar denenmesine yol açabilir.

Yaygın sorunlar eksik VKN veya TCKN, hatalı vergi bilgisi, boş adres, yanlış belge serisi, geçersiz ürün birimi ve bağlantı yetkisi eksikliğidir. Hata metnini okuyup ilgili alanı düzelttikten sonra yeniden deneyin.

Sık sorulan sorular bölümündeki genel açıklamalar, bağlantı ve belge durumlarını ayırmanıza yardımcı olabilir. Hata ekranındaki özel kod için ise Simpra yöneticinizin ve entegratörünüzün güncel teknik yönlendirmesini izleyin.

Yanlış: Ekran uzun süre yanıt vermeyince aynı satış için hemen yeni fatura gönderilir. Doğru: Önce entegratör durumunu ve belge numarası oluşup oluşmadığını kontrol edin.

Belge oluşmuşsa POS tarafında yeniden gönderim yerine mevcut belgeyle satış kaydının eşleştirilmesi gerekir. Belge oluşmamışsa, düzeltme sonrasında kontrollü bir yeniden gönderim yapılabilir.

Gün sonu raporunda tamamlanan POS satışlarını, başarılı e-belgeleri ve hata listesini karşılaştırın. Fark çıkan kayıtları ertesi güne bırakmadan belge durumu ve müşteri bilgileriyle inceleyin.

Simpra POS e-Arşiv Fatura iptal, iade ve düzeltme nasıl yönetilir?

Simpra POS e-Arşiv Fatura iptal veya düzeltme sürecinde POS satışını silmek yerine elektronik belgenin durumunu ayrıca yönetmek gerekir. Belge oluşturulduktan sonra atılacak adım, statüye ve işlemin niteliğine bağlıdır.

Gönderim başlamadan fark edilen hata, çoğu zaman POS veya taslak belge alanında düzeltilebilir. Belge alıcıya iletildiyse, doğrudan alan değişikliği yerine mevzuata uygun iptal, iade veya yeniden düzenleme yöntemi değerlendirilmelidir.

Karşı durumda, belge yalnızca POS ekranından silinmiş olsa bile elektronik kayıt sistemde kalabilir. Bu nedenle silme işlemi, belge statüsünün kontrolü ve muhasebe kaydının düzeltilmesi yerine geçmez.

Yanlış müşteri bilgisi, hatalı tutar, ürün iadesi ve satışın tamamen iptali aynı işlem değildir. Her biri farklı kayıt, belge ve muhasebe sonucu doğurabileceği için tek bir düzeltme düğmesiyle çözülmemelidir.

İade talebinde önce orijinal belge numarasını bulun. İade edilen ürün, miktar, tarih, müşteri ve tutar bilgilerini orijinal satışla karşılaştırın; POS stok hareketi ile e-belge hareketini birlikte izleyin.

Belge statüsü başarılı veya teslim edilmiş görünüyorsa iptal seçeneğinin kullanılabilirliği güncel kurallara ve sisteme bağlıdır. Kesin süre veya tutar vermek yerine GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol edin.

Düzeltme işlemi tamamlanınca yeni belgenin eski kayıtla ilişkilendirildiğinden emin olun. Açıklama alanında ilgili işlem bilgisi bulunması, denetim ve müşteri hizmetleri incelemesini destekler.

Hatalı belgeyi yalnızca POS ekranından kaldırmak elektronik kaydı ortadan kaldırmaz. Belge numarası, UUID, iptal veya iade sonucu ve muhasebe kaydı işletmenin arşivinde birlikte saklanmalıdır.

Simpra POS e-Arşiv Fatura için küçük işletme senaryosu nedir?

Bir eczanede Simpra POS e-Arşiv Fatura akışı, müşterinin fatura talebiyle başlar. Kasiyer satış ürünlerini tamamlar, müşteri türünü seçer ve gerekli bilgileri doğruladıktan sonra uygun elektronik belge akışını başlatır.

Örneğin eczane, gün içinde 12 bireysel müşteriye ve 3 işletme müşterisine satış yapabilir. İşletme müşterilerinden biri e-Fatura sistemine kayıtlıysa, bu satış için e-Arşiv yerine e-Fatura seçimi değerlendirilir.

Bireysel müşterinin bilgileri eksikse satış tamamlanmış olsa bile belge gönderimi beklemeye alınabilir. Kasiyer, müşteriden doğru bilgiyi almadan rastgele VKN veya TCKN girmemelidir.

Üç işletme müşterisinin ikisi e-Arşiv şartlarına uygunsa iki e-Arşiv, kayıtlı müşteri içinse e-Fatura oluşabilir. Bu durumda belge tipi sayısı farklı olsa da üç satışın her biri ayrı giden belge olarak izlenir.

Bu küçük işletme senaryosunda kasiyer önce müşteri türünü, sonra alıcı sorgusunu ve son olarak belge sonucunu kontrol eder. Sorumlu kişi gün sonunda POS, e-belge ve kontör kayıtlarını aynı işlem numaralarıyla karşılaştırır.

Gün sonunda eczane sorumlusu 15 POS satışını, 15 başarılı e-belge kaydını ve olası hata listesini karşılaştırır. Bir belge eksikse stok veya kasa raporunu değil, öncelikle gönderim durumunu inceler.

Müşteri daha sonra ürün iadesi isterse orijinal satış ve elektronik belge bulunur. İade, POS stok hareketi ve e-belge düzeltmesi birbirinden ayrılmadan mali müşavirle belirlenen yöntem uygulanır.

Bu senaryo kafe, market veya mağaza için de geçerlidir; değişen bölüm ürün ve müşteri alanlarıdır. Entegrasyonun her sektörde aynı belge türünü otomatik seçtiği varsayılmamalıdır.

Simpra POS e-Arşiv Fatura entegrasyonunda hangi kontroller yapılmalıdır?

Simpra POS e-Arşiv Fatura entegrasyonunda kontroller, canlı kullanımdan önce ve her gün tekrarlanmalıdır. En azından firma, alıcı, ürün, belge, gönderim ve arşiv kayıtları birlikte denetlenmelidir.

• Firma unvanı, VKN, adresi ve vergi dairesi e-belge hesabıyla aynı olmalıdır.
• Simpra POS satış noktası doğru şube, depo ve belge serisiyle eşleştirilmelidir.
• Ürün kartlarında birim, fiyat, vergi ve açıklama alanları eksiksiz olmalıdır.
• Alıcının e-Fatura kayıt durumu ve kimlik veya vergi bilgileri satış öncesinde doğrulanmalıdır.
• POS toplamı ile oluşturulan elektronik belgenin satır ve vergi toplamı eşleşmelidir.
• Başarılı gönderim, belge numarası ve müşteri teslimatı aynı işlemle ilişkilendirilmelidir.
• Bekleyen veya hatalı belgeler, yeni gönderim yapılmadan önce durum ekranında incelenmelidir.

Kontrol listesini vardiya başlangıcında ve gün sonunda iki farklı amaçla uygulayın. Başlangıç kontrolü bağlantı ve kart bilgilerini, gün sonu kontrolü ise satış-belge eşleşmesini ve bekleyen kayıtları doğrular.

Bu liste yalnızca teknik doğrulamadır; belge düzenleme zorunluluğu, istisnalar ve özel senaryolar ayrıca değerlendirilir. İşletme sahibi ile mali müşavir, kullanılan satış modelini ve güncel e-belge kapsamını birlikte incelemelidir.

Uzman notu: Bağlantı kesintisinde aynı satışı tekrar göndermeden önce işlem numarasıyla sorgu yapın; belge oluşmuşsa yeniden fatura kesmek mükerrer kayıt yaratabilir.

Haftalık kontrolde hata nedenlerini sınıflandırın. Eksik müşteri bilgileri kasiyer eğitimini, yanlış vergi eşleşmesi ürün kartı bakımını, bağlantı hataları ise teknik yetki ve ağ incelemesini gerektirir.

Mevzuat kapsamı, e-Arşiv teknik kılavuzları ve uygulama süreleri güncellenebilir. Güncel GİB duyurusunu ve mali müşavirinizi kontrol etmeden kesin had, süre veya istisna üzerinden işlem planlamayın.

Özet: 5 maddede Simpra POS e-Arşiv Fatura akışı

Simpra POS e-Arşiv Fatura akışının doğru özeti, satış verisinin doğrulanması, alıcı durumunun sorgulanması, belgenin gönderilmesi ve sonucun izlenmesidir. Otomasyon, bu adımların kontrol edilmediği durumlarda hatayı kendiliğinden düzeltmez.

Aşağıdaki beş madde, kurulumdan günlük mutabakata kadar uygulanabilecek kısa bir çalışma çerçevesi sunar. Her işletme, kendi e-belge statüsünü ve güncel GİB kurallarını ayrıca doğrulamalıdır.

Günlük uygulamada önce belge türü, sonra veri doğruluğu, ardından gönderim sonucu kontrol edilmelidir. Bu sıra, hatalı alıcı bilgisiyle belge oluşturulmasını ve bağlantı sorununda mükerrer gönderim yapılmasını azaltır.

• Alıcıyı doğrulayın: e-Fatura kayıt durumunu, VKN veya TCKN bilgisini ve unvan eşleşmesini satış tamamlanmadan kontrol edin.
• Alanları eşleştirin: Ürün, müşteri, vergi, indirim, toplam, belge serisi ve satış noktası bilgilerinin Simpra POS ile entegratörde aynı çalıştığını doğrulayın.
• Gönderim sonucunu izleyin: POS'taki tamamlanmış satış ile başarılı e-belge kaydını işlem numarası ve belge numarası üzerinden karşılaştırın.
• Mükerrer gönderimi önleyin: Zaman aşımı veya bağlantı hatasında yeni belge oluşturmadan önce mevcut durum ve UUID bilgisini sorgulayın.
• Kontörü planlayın: Gelen ve giden belgelerin her birinin 1 kontör düşürdüğünü dikkate alarak satış, iade ve belge hacmini ayrı hesaplayın.

Akışın geçerli olmadığı durumlar da vardır. Eksik müşteri bilgisi, yetkisiz entegratör hesabı, desteklenmeyen Simpra sürümü veya güncel mevzuata uymayan işlem türü varsa otomatik gönderim durdurulmalıdır.

İşletmeniz farklı e-belge türlerini aynı havuzda kullanıyorsa efaturakontor.com üzerinde 100'den 500.000 kontöre kadar paketleri ve tüm e-belgelerde geçerli kullanım yapısını inceleyebilir. Ücretsiz e-fatura portalı, Sovos altyapısına aynı gün tanımlama ve 12-18 ay kullanım süresi seçenekleri de güncel koşullarıyla kontrol edilebilir.